Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung über die Einrichtung einer Verfahren

Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung über die Einrichtung einer Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle für den Justizvollzug des Freistaates Sachsen (VwV Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle – VwVVEPS) Vom 17. November 2023 I. Einrichtung und Bezeichnung Bei der Justizvollzugsanstalt Waldheim wird eine Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle für den Justizvollzug des Freistaates Sachsen eingerichtet. Sie führt die Bezeichnung „Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle für den Justizvollzug des Freistaates Sachsen“ (Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle). II. Organisation 1. Die Leiterin oder der Leiter und deren Vertreterin oder dessen Vertreter sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle werden vom Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung bestellt. Die Vertretung der Leiterin oder des Leiters wird von der für den Aufgabenbereich Zentrales Prozessmanagement gemäß Ziffer III Nummer 2 verantwortlichen Person wahrgenommen. 2. Anordnungen zur Erfüllung der Aufgaben gemäß Ziffer III kann der Leiterin oder dem Leiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle ausschließlich das Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung erteilen. Die Leiterin oder der Leiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle berichtet unmittelbar dem Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung und stimmt die Wahrnehmung der Aufgaben mit diesem ab. Die Beurteilung der Leiterin oder des Leiters der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle erfolgt durch die Leiterin oder den Leiter der Justizvollzugsanstalt Waldheim im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung. Die Beurteilung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle erfolgt durch die Leiterin oder den Leiter der Justizvollzugsanstalt Waldheim im Einvernehmen mit der Leiterin oder dem Leiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle. 3. Die Leiterin oder der Leiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle ist Vorgesetzte oder Vorgesetzter der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle, soweit diese Aufgaben der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle wahrnehmen. III. Aufgaben Der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle obliegen Aufgaben 1. im Bereich Informationstechnik (IT)

1. a)inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Durchführung der Einführung neuer justizvollzugsspezifischer IT-Fachverfahren und -Anwendungen,
2. b)fachliche Betreuung der justizvollzugsspezifischen IT-Fachverfahren und -Anwendungen, IT-Anwenderbetreuung für justizvollzugsspezifische IT-Fachverfahren und -Anwendungen,
3. c)Tests von Updates,
4. d)fachliche Begleitung der Entwicklung von sachsenspezifischen zentralen IT-Anwendungen für die Justizvollzugseinrichtungen,
5. e)Unterstützung der Justizvollzugseinrichtungen bei grundsätzlichen Fragen zur IT-Beschaffung,
6. f)Organisation zentraler IT-Anwenderschulungen für justizvollzugsspezifische IT-Fachverfahren und -Anwendungen sowie
7. g)Organisationsoptimierung im Rahmen der Verfahrenseinführung und auf Grundlage der Einführungskonzeption in allen Justizvollzugseinrichtungen. 2. im Bereich Zentrales Prozessmanagement
8. a)Mitwirkung in Projektteams, insbesondere Aufgaben der Projektorganisation und -koordination,
9. b)Aufnahme, Prüfung und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen der Justizvollzugseinrichtungen,
10. c)Abbildung und visuelle Darstellung von Geschäftsprozessen,
11. d)zentrale Bereitstellung und Pflege einer IT-Wissensdatenbank,
12. e)Identifizierung von weitergehenden Optimierungen zur kontinuierlichen Verbesserung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen,
13. f)Unterstützung der Justizvollzugseinrichtungen bei grundsätzlichen Fragen zu Prozessabläufen und deren Umsetzung sowie Digitalisierung. IV. Ausstattung und Befugnisse 1. Die Leiterin oder der Leiter der Justizvollzugsanstalt Waldheim stellt der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle geeignete Räumlichkeiten sowie die erforderlichen Ausstattungsgegenstände und den Geschäftsbedarf zur Verfügung. 2. Die Leiterinnen und Leiter der Justizvollzugseinrichtungen unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Auf Anforderung sind die zur Aufgabenerfüllung benötigten Informationen und Unterlagen der Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle zur Verfügung zu stellen. V. Inkrafttreten, Außerkrafttreten Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2024 in Kraft. Gleichzeitig tritt die VwV Verfahrensentwicklungs- und Pflegestelle vom 29. August 2019 (SächsJMBl. S. 327), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), außer Kraft. Dresden, den 17. November 2023 Die Staatsministerin der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung Katja Meier