Verordnung über die elektronische Aktenführung in Ordnungsgeldverfahren beim Bundesamt für Justiz

Kurz gesagt

Diese Verordnung regelt die elektronische Führung von Akten in Ordnungsgeldverfahren beim Bundesamt für Justiz. Sie legt fest, wie und wann diese Akten digitalisiert und verwaltet werden müssen.

Was sie regelt

Die elektronische Aktenführung in Ordnungsgeldverfahren.
Die Anforderungen an die verwendete Software für die elektronische Vorgangsbearbeitung.
Die Übertragung von Dokumenten in elektronische Form und die Erstellung elektronischer Akten.
Die Speicherung elektronischer Akten nach Abschluss des Verfahrens.

Wen es betrifft

Das Bundesamt für Justiz.
Verfahrensbeteiligte in Ordnungsgeldverfahren nach dem Handelsgesetzbuch und dem Publizitätsgesetz.

Eckpunkte

Das Bundesamt für Justiz muss Verfahrensakten ab dem 1. Januar 2018 elektronisch führen.
Alte elektronische Akten können bis zum 31. Dezember 2025 in der bis Ende 2017 verwendeten Form weitergeführt werden.
Papierakten, die vor dem 1. Januar 2018 begonnen wurden, können bis zum 31. Dezember 2025 in Papierform weitergeführt werden.
Alle Dokumente müssen in elektronische Dokumente übertragen werden, und es muss sichergestellt sein, dass diese nicht nachträglich verändert werden können.

Gesetzestext

Obsah (6)

§ 1 § 2 § 3 § 4 § 5 § 6

Verordnung über die elektronische Aktenführung in Ordnungsgeldverfahren beim Bundesamt für JustizStandGeändert durch Art. 1 V v. 21.12.2017 I 4030

(+++ Textnachweis ab: 22.1.2008 +++)

EingangsformelAuf Grund des § 335 Abs. 2a des Handelsgesetzbuchs, der durch Artikel 8 des Gesetzes vom

Dezember 2007 (BGBl. I S. 2833) eingefügt worden ist, in Verbindung mit § 110b Abs. 1 Satz 1, 2 und 4, Abs. 2 bis 4 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten, der durch Artikel 7 Nr. 6 des Gesetzes vom
März 2005 (BGBl. I S. 837) eingefügt worden ist, verordnet das Bundesministerium der Justiz:

§ 1Elektronische Aktenführung

(1)Das Bundesamt für Justiz hat die Verfahrensakten im Ordnungsgeldverfahren nach den §§ 335, 340o und 341o des Handelsgesetzbuchs, nach § 21 des Publizitätsgesetzes sowie nach anderen Bestimmungen, die wegen des Ordnungsgeldverfahrens auf § 335 des Handelsgesetzbuchs verweisen, einschließlich der Verfahrensakten in der Zwangsvollstreckung ab dem 1. Januar 2018 elektronisch zu führen.

(2)Die Verfahrensakten können bis zum

Dezember 2025 in der bis zum
Dezember 2017 verwendeten elektronischen Form weitergeführt werden.

(3)Verfahrensakten, die vor dem

Januar 2018 in Papierform geführt worden sind, können in dieser Form bis zum
Dezember 2025 weitergeführt werden.

§ 2Fachverfahren nach dem Stand der Technik

Das eingesetzte Fachverfahren hat dem Stand der Technik für die elektronische Vorgangsbearbeitung in der Bundesverwaltung zu genügen.

§ 3Übertragung von Dokumenten in elektronische Dokumente; elektronische Akte

(1)Werden Akten elektronisch geführt, sind sämtliche zu den Akten gehörenden Dokumente in elektronische Dokumente zu übertragen. Vermerke zum Geschäftsgang sind elektronisch zu erstellen. Zu den Akten gehören sämtliche Dokumente, die das für das Verfahren bedeutsame Handeln des Betroffenen sowie der Behörde dokumentieren. Es ist sicherzustellen, dass in elektronische Dokumente übertragene Dokumente sowie Vermerke nicht nachträglich verändert werden können.

(2)Für jeden Vorgang ist eine elektronische Akte anzulegen.

§ 4Mit Datenverarbeitungsanlagen erstellte Dokumente

Bei Dokumenten, die unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen erstellt werden, können die Unterschrift und die Namenswiedergabe fehlen. In diesem Fall müssen die Dokumente jedoch den Hinweis enthalten, dass sie nicht zu unterzeichnen sind und dass das Dokument unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen erstellt worden ist. Satz 1 gilt nicht für behördeninterne Verfügungen.

§ 5Speicherung

Nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens sind die elektronischen Akten bis zu ihrer Löschung oder Übergabe an das Bundesarchiv in Dateiformaten zu speichern, die eine nachträgliche Veränderung nicht zulassen.

§ 6Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

KI-Erklärung auf Basis des amtlichen Gesetzestextes. Orientierend, ersetzt keine Rechtsberatung.