Tallinna uuringute infosüsteemi põhimäärus

Väljaandja: Tallinna Linnavalitsus Akti liik: määrus Teksti liik: terviktekst Redaktsiooni jõustumise kp: 05.07.2021 Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv Avaldamismärge: RT IV, 02.07.2021, 31 Tallinna uuringute infosüsteemi põhimäärus Vastu võetud 19.12.2019 nr 35 RT IV, 28.12.2019, 1 jõustumine 31.12.2019 Muudetud järgmiste aktidega Vastuvõtmine - Avaldamine - Jõustumine 21.06.2021 - RT IV, 02.07.2021, 3 - 05.07.2021 Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 2 ja § 30 lg 1 p 2 alusel ja kooskõlas avaliku teabe seaduse § 28 lg 1 p-ga 18 ja § 43⁵ lg-ga 1 ning Tallinna Linnavolikogu 10. detsembri 2009 otsuse nr 242 „Tallinna uuringute infosüsteemi asutamine“ p-ga 5. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Reguleerimisala Määrusega kehtestatakse Tallinna uuringute infosüsteemi (edaspidi andmekogu) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja andmekogu haldamise kord. § 2. Terminid Määruses kasutatakse termineid järgmises tähenduses: 1) uuring - ametiasutuse tehtud, tellitud või kavandatav uuring või analüüs avaliku teabe seaduse tähenduses. Uuringuks ei loeta põhjendatud juhtudel asutusesiseselt adresseeritud dokumente, näiteks arvamusi, teateid, memosid, õiendeid ja nõuandeid; 2) kavandatav uuring - uuring, mida on ametiasutuses otsustatud tegema hakata või tellida või mis on võetud ametiasutuse töö- või tegevusplaani; 3) Raestipendiumi saaja uurimistöö - Raestipendiumi saanud magistrandi või doktorandi magistritöö, doktoritöö või teaduspublikatsioon. § 3. Andmekogu pidamise eesmärgid Andmekogu pidamise eesmärgid: 1) koondada nii Tallinna linna ametiasutuste (edaspidi ametiasutused) tehtud või tellitud kui ka kavandatavad uuringud ja Raestipendiumi saajate uurimistööd ühtsesse andmekogusse; 2) saada uuringutest ülevaade ning säilitada nende andmed korrastatud kujul; 3) parandada uuringute kättesaadavust ametiasutustele ja avalikkusele; 4) vältida topeltuuringute tegemist Tallinna omavalitsusüksuses; 5) aidata kaasa Tallinna linna rahvusvahelisele koostööle ja andmevahetusele ning kõrgkoolide ja teiste teadusasutuste ning kohalike omavalitsustega uuringute valdkonnas tehtavale koostööle ja andmevahetusele. § 4. Andmekogu nimetus (1) Andmekogu ametlik nimetus on Tallinna uuringute infosüsteem. (2) Andmekogu lühinimi on tlnuurib. 2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE, ANDMEKOGUSSE KANTAVAD ANDMED JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE 1. jagu Andmekogu pidamine § 5. Andmekogu pidamise viis (1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna. (2) Andmekogul on viis kasutajataset: 1) vastutava töötleja vaade − õigus kasutada isikul, kes on määratud vastutava töötleja õiguste teostajaks; 2) tehnilise töötleja vaade − õigus kasutada asutusel või isikul, kellega on Tallinna Strateegiakeskus (edaspidi strateegiakeskus) sõlminud lepingu andmekogu tehniliseks ülalpidamiseks; [RT IV, 02.07.2021, 3 - jõust. 05.07.2021] 3) volitatud töötleja vaade − õigus kasutada isikul, kes on määratud volitatud töötleja õiguste teostajaks; 4) ametnikuvaade − õigus kasutada kõigil ametiasutuste teenistujatel; (3) avalik vaade − õigus kasutada igaühel. § 6. Andmekogu andmete säilitamine Andmekogu andmeid säilitatakse järgmiselt: 1) andmekogus avalikustatud uuringute andmeid säilitatakse alaliselt; 2) logifaile säilitatakse alaliselt. § 7. Andmekogu pidamise kulud Andmekogu pidamise kulud katab vastutav töötleja. § 8. Andmekogusse kantud andmete kaitse (1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse. (2) Andmekogu turvaklass on K1T1S1, turbeaste on L (madal). § 9. Vastutav töötleja (1) Andmekogu vastutav töötleja on strateegiakeskus (edaspidi vastutav töötleja). [RT IV, 02.07.2021, 3 - jõust. 05.07.2021] (2) Vastutav töötleja: 1) korraldab andmekogu tööd; 2) sisestab andmekogusse enda uuringute andmed, vastutab andmete õigsuse ja neis sisalduvate isikuandmete kaitse eest, sh selle eest, et vastutava töötleja uuringute andmetes ei oleks juurdepääsupiiranguga isikuandmeid; 3) sisestab andmekogusse volitatud töötlejate edastatud uuringute andmed; 4) teeb järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise ja andmekogusse sisestatud teabe õigsuse üle; 5) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks; 6) teeb andmekogu kättesaadavaks nii Tallinna veebilehel kui ka linna sisevõrgus (intranetis); 7) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest; 8) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid. (3) Andmekogu vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid. § 10. Volitatud töötleja (1) Andmekogu volitatud töötlejad on kõik Tallinna linna ametiasutused (edaspidi volitatud töötleja), välja arvatud strateegiakeskus. [RT IV, 02.07.2021, 3 - jõust. 05.07.2021] (2) Volitatud töötleja: 1) sisestab andmekogusse enda uuringute andmed või edastab need sisestamiseks vastutavale töötlejale; 2) vastutab enda uuringute andmete õigsuse ning neis sisalduvate isikuandmete kaitse eest, sh selle eest, et volitatud töötleja uuringute andmetes ei oleks juurdepääsupiiranguga isikuandmeid; 3) täidab vastutava töötleja korraldusi. (3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õiguste teostaja(d) ja teavitab sellest vastutavat töötlejat. § 11. Tehniline töötleja (1) Andmekogu tehniline töötleja (edaspidi tehniline töötleja) on asutus või isik, kellega strateegiakeskus on sõlminud andmekogu tehnilise ülalpidamise lepingu. [RT IV, 02.07.2021, 3 - jõust. 05.07.2021] (2) Tehniline töötleja, vastavalt oma pädevusele: 1) teeb kooskõlastatult vastutava töötlejaga andmekogu pidamiseks vajalikke projekteerimis- ja arendustöid; 2) osaleb arendustööde lähteülesannete koostamisel ja korraldab andmekogu muudatuste testimist; 3) võtab andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks kasutusele andmekogu turvanõuetele vastavad organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmed ning rakendab neid järjepidevalt; 4) tagab andmekogu hooldamise ja majutamise; 5) täidab vastutava töötleja poolt andmete turvaliseks töötlemiseks ning andmekogu hooldamiseks ja majutamiseks antud juhiseid ja korraldusi; 6) käsitleb ja lahendab intsidente teenuse osutamisel ning tagab koostöös vastutava töötlejaga kasutajatoe toimimise; 7) korraldab andmete nõuetekohase säilimise ja varukoopiate tegemise. 2. jagu Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed § 12. Andmekogu ülesehitus Andmekogu koosneb järgmistest osadest: 1) uuringud - võimalik sisestada, muuta ja vaadata uuringute andmeid; 2) otsingud - nii eeldefineeritud otsingud uuringu tunnuste alusel kui ka täistekstiotsing; 3) CSV-vormingus väljavõte uuringute andmetest; 4) seaded - võimalik lisada, muuta ja kustutada juurdepääsupiiranguid, ametiasutusi, kasutajaid jms. § 13. Andmekogu andmed (1) Andmekogusse kogutakse andmed ametiasutuste uuringute ja Raestipendiumi saajate uurimistööde kohta. (2) Ametiasutuste uuringute kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) uuringu number (andmekogu genereerib selle automaatselt); 2) uuringu pealkiri; 3) uuringu tellija (uuringu teinud, tellinud või kavandanud ametiasutuse nimetus, välisprojekti raames tehtavate uuringute puhul projekti hoidja); 4) valdkond (etteantud valik); 5) kokkuvõte (uuringu lühikirjeldus); 6) valmimisaeg (minimaalselt aastase ja maksimaalselt kuu täpsusega); 7) teostaja (uuringut tegeva juriidilise ja/või füüsilise isiku nimi); 8) välisrahastuse olemasolu (kas uuringut on osaliselt või täielikult rahastatud väljastpoolt linna eelarvet); 9) maksumus (summa eurodes ilma käibemaksuta); 10) uuringu aruande fail(id). (3) Raestipendiumi saajate uurimistööde kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) uurimistöö number (andmekogu genereerib selle automaatselt); 2) uurimistöö pealkiri; 3) Raestipendiumi saaja nimi; 4) kõrgkool (kõrgkool, mille magistri- või doktoritöö või teaduspublikatsiooni eest Raestipendiumi saaja stipendiumi sai); 5) juhendajad (uurimistöö juhendaja või juhendajad); 6) valdkond (etteantud valik); 7) kokkuvõte (uurimistöö lühikirjeldus); 8) valmimisaasta; 9) uurimistöö fail(id). (4) Andmekogu töötleja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed: 1) isikukood; 2) eesnimi: 3) perekonnanimi; 4) asutus; 5) aktiivne (millal töötleja viimati aktiivne oli); 6) viimane sisselogimine. § 14. Andmekogu pidamist ja järelevalvet abistavad andmed Andmekogu pidamist ja järelevalvet abistavad andmed on: 1) andmete töötleja ees- ja perekonnanimi; 2) andmete töötlemise kuupäev ja kellaaeg. 3. jagu Andmete kandmine andmekogusse § 15. Vastutava töötleja kohustused andmete sisestamisel andmekogusse (1) Vastutav töötleja sisestab andmekogusse enda kavandatavate uuringute andmed kümne tööpäeva jooksul alates uuringu tegemise otsustamisest ning valmis uuringute andmed kümne tööpäeva jooksul uuringu lõplikust valmimisest. (2) Vastutav töötleja sisestab andmekogusse volitatud töötlejate edastatud uuringute andmed kümne tööpäeva jooksul alates andmete saamisest. (3) Vastutav töötleja sisestab andmekogusse Tallinna Linnavalitsuse õppe- ja teaduskoostöö komisjoni (edaspidi õppe- ja teaduskoostöö komisjon) edastatud Raestipendiumi saajate uurimistööde andmed kümne tööpäeva jooksul alates andmete saamisest. Vastutavale töötlejale edastatavate andmete õigsuse eest vastutab õppe- ja teaduskoostöö komisjon. Uurimistöö andmetes sisalduvate isikuandmete kasutamise õiguspärasuse eest vastutab Raestipendiumi saaja. (4) Vastutav töötleja on kohustatud jälgima enda uuringute andmete õigsust andmekogus ning vajaduse korral andmeid muutma. § 16. Volitatud töötleja kohustused andmete sisestamisel andmekogusse (1) Volitatud töötleja sisestab andmekogusse enda kavandatavate uuringute andmed kümne tööpäeva jooksul alates uuringu tegemise otsustamisest ning valmis uuringute andmed kümne tööpäeva jooksul uuringu lõplikust valmimisest või edastab need e-posti teel vastutavale töötlejale sisestamiseks. (2) Volitatud töötleja on kohustatud jälgima uuringute andmete õigsust andmekogus ning vajaduse korral andmeid muutma või edastama andmed e-kirjaga vastutavale töötlejale muutmiseks. 4. jagu Andmete õiguslik tähendus ja juurdepääs andmetele § 17. Andmekogusse kantud andmete õiguslik tähendus Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus. § 18. Juurdepääs andmekogu andmetele (1) Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele sõltub § 5 lõikes 2 nimetatud kasutajatasemest: 1) vastutava töötleja vaate kasutaja näeb, saab sisestada ja muuta kõikide uuringute ja Raestipendiumi saajate uurimistööde andmeid; 2) tehnilise töötleja vaate kasutaja näeb kõikide uuringute ja Raestipendiumi saajate uurimistööde andmeid, aga ei saa neid sisestada ega muuta; 3) volitatud töötleja vaate kasutaja näeb, saab sisestada ja muuta oma ametiasutuse uuringute andmeid ning näeb teiste ametiasutuste valmis ja kavandatavate uuringute andmeid ja Raestipendiumi saajate uurimistööde andmeid; 4) ametnikuvaate kasutaja näeb ametiasutuste valmis ja kavandatavate uuringute andmeid ning Raestipendiumi saajate uurimistööde andmeid; 5) avaliku vaate kasutaja näeb ametiasutuste valmis uuringute andmeid ja Raestipendiumi saajate uurimistööde andmeid. (2) Kavandatava uuringu andmed on nähtavad üksnes vastutava töötleja, tehnilise töötleja, volitatud töötleja ja ametnikuvaates. Valmis uuringu andmed, v.a uuringu maksumuse ja välisrahastuse olemasolu andmed, on nähtavad kõikides vaadetes. Teave maksumuse ja välisrahastuse kohta avaldatakse avalikkusele passiivselt, s.t teavet antakse teabenõude alusel. (3) Uuringutes ja Raestipendiumi saajate uurimistöödes sisalduva teabe publitseerimise korral on selle kasutaja kohustatud viitama uuringu või Raestipendiumi saajate uurimistöö pealkirjale, autorile ja uuringu tegemise ajale. (4) Andmekogu kasutamine on kõikidele kasutajatele tasuta. § 19. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine (1) Vastutava ja volitatud töötleja õiguste teostaja õigused lõpevad, kui isik ei ole enam Tallinna linna ametiasutuse teenistuja. (2) Vastutav töötleja võib vastutava või volitatud töötleja õiguste teostajalt andmekogu kasutamise õiguse ära võtta, kui: 1) isik on rikkunud andmete töötlemise nõudeid; 2) isik on võimaldanud oma õigusi andmekogu suhtes kasutada teisel isikul; 3) isik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt. 3. peatükk ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE § 20. Andmekogu pidamise lõpetamine (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu. (2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. (3) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või Tallinna Linnaarhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab andmete üleandmise või hävitamise tähtaja. (4) Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest. (5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse asjakohane akt. 4. peatükk RAKENDUSSÄTE § 21. Määruse kehtetuks tunnistamine [Käesolevast tekstist välja jäetud.]