18/2012. (HK 12.) HM KÁT szakutasítása kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről (egységes szerkezetben).

18/2012. (HK 12.) HM KÁT szakutasítása kincstári számlakezelés és pénzforgalom rendjéről (egységes szerkezetben). A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (2) bekezdése, valamint a honvédelmi szervezetek számláiról és a pénzkezelési szabályokról szóló 60/2012. (VIII. 31.) HM utasítás 30. § (1) bekezdése alapján a honvédelmi szervezetek kincstári számlái kezelésére és pénzforgalmának rendjére a következők szakutasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelemért felelős miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, továbbá a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki. 2. Felkérem a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) főigazgatóját, valamint a honvédelemért felelős miniszter fenntartói irányítása alá tartozó köznevelési intézmény vezetőjét, hogy a szakutasítás végrehajtását szervezete vonatkozásában tegye lehetővé. 3. Ezen szakutasítást a vonatkozó jogszabályokban, különösen államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.), a pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet (a továbbiakban: MNB rendelet), továbbá az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 80. § (2) bekezdése szerint a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) által kiadott szabályzatok, valamint a HM fejezet egységes számviteli politikájáról és számlarendjéről szóló 4/2012. (HK 5.) HM VGHÁT szakutasítás (a továbbiakban: a HM fejezet egységes számviteli politikája) szabályaival együtt kell alkalmazni. 4. A szakutasítás alkalmazása tekintetében: a) kincstári számla (a továbbiakban: számla) alatt a 3. pont szerinti a forintszámla-vezetési és devizaszámla-vezetési szolgáltatásokról szóló szabályzatokban meghatározott kincstári számlákat kell érteni. Ezen szakutasítás számlára vonatkozó előírásait kell alkalmazni a honvédelmi szervezetek részére hitelintézetnél vezetett számlára is; b) pénzügyi és számviteli szerv és annak vezetője alatt, a rá vonatkozó illetékességi és hatásköri szabályoknak megfelelően: ba) a honvédelmi szervezetek pénzügyi és számviteli szervezeti egységét, annak hiányában – az ellátási-utaltsá gi rendnek megfelelően – az ellátásra kijelölt honvédelmi szervezet pénzügyi és számviteli szervezeti egységét, vagy a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGHVGH) állományából a honvédelmi szervezetek pénzügyi és számviteli ellátásra kikülönített szervezeti egységeit, bb) a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek esetében a kontingens ideiglenes állománytáblájában rendszeresített pénzügyi és számviteli részleget és azok vezetőjét kell érteni; c) szakszolgálat és a szakszolgálati főnök alatt, a rá vonatkozó illetékességi és hatásköri szabályoknak megfelelően – a Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 89/2011. (VIII. 4.) HM utasításban meghatározott – anyagnemekhez tartozó szakanyagokkal gazdálkodó szervezeti egységet és annak vezetőjét kell érteni; d) szigorú számadású nyomtatványok, különösen: da) az olyan bizonylatok, amelyek a készpénz kezelésé hez vagy jogszabályi előírás alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódnak, így különösen a számla, az egyszerűsített számla és a nyugta, db) a sorszámozott készpénzfelvételi utalványtömbök és egyéb készpénzkímélő fizetési eszközök, dc) minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni – így különösen az étkezési utalvány – vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, amennyiben azok kezelését közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső rendelkezés a pénzügyi és számviteli szerv feladataként írja elő. 5. A szakutasításban foglaltakat, amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik, a külföldi fizetőeszközök kezelése tekintetében is alkalmazni kell. 2. A számlákkal kapcsolatos feladatok 6. A HM VGH: a) az Intézmény- és számla törzsadatok bejelentése című nyomtatvány benyújtásával kezdeményezi a Kincstártnál a honvédelmi szervezetek részére számla nyitását, megszüntetését és a számla törzsadataiban szükséges módosításokat; b) igényli a Nemzetgazdasági Minisztériumtól a számlanyitáshoz szükséges államháztartási azonosítót (ÁHT-I.); c) a költségvetési törvény szerkezeti rendjének megfelelő számláiról havonta biztosítja – az elektronikus úton megküldött költségvetési támogatási igények alapján, az előirányzatok felülvizsgálatát követően – a honvédelmi szervezetek működéséhez, valamint a tárca központi illetmény- és bérfolyósításához, továbbá járulék-befizetéséhez szükséges költségvetési támogatási kereteket és a támogatás értékű bevételeket. 7. A központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet részére nyitott számla megnevezésében utalni kell a HM VGH-ra, például HM VGH MH 47. HKE, de a 6. pont a) alpontja szerinti nyomtatványon az ellátott honvédelmi szervezet törzsadatait kell feltüntetni. 8. Intézményi kincstári kártya alkalmazásával kell a pénzellátást biztosítani a pénzügyi ellátó honvédelmi szervezettől eltérő helyőrségben települő, vagy az egy hónapot meghaladó ideiglenesen kikülönített szervezeti egységek és azon honvédelmi szervezetek részére, melyek a számlájukat vezető kincstári igazgatóságtól eltérő települési helyen működnek. 8a. A 8. pontban meghatározottaktól eltérő pénzellátás a HM KÁT engedélye esetén alkalmazható, melyre vonatkozó kérelmet a HM VGH útján kell felterjeszteni. 9. Az intézményi- és VIP kincstári kártya alkalmazásához szükséges kincstári kártyafedezeti számla nyitását a honvédelmi szervezet vezetője – a pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet vonatkozásában az ellátó pénzügyi és számviteli szerv vezetőjével egyetértésben – kezdeményezi a HM VGH-nál. 10. A honvédelmi szervezetek vezetője a számla feletti – pénz-, illetve pénzforgalom nélküli műveletekre irányuló – rendelkezési jogát, az arra kijelölt személyek által a) HM VGH, a KNBSZ és az MH Egészségügyi Központ (a továbbiakban: MH EK) esetében az átutalási megbízás, átutalási megbízás kiegészítő szelvény és készpénzfelvételi utalvány, b) a honvédelmi szervezetek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 346/2009. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban Korm. rendelet) 2. § (4) bekezdés a) pontja szerinti központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetek vonatkozásában a készpénzfelvételi utalvány, nyomtatványok kékszínű irónnal történő aláírásával gyakorolja. 11. A fizetési megbízásra vonatkozó bizonylatok aláírása mellett a 10. pont a) alpontja szerinti rendelkezési jog gyakorlására elektronikus megszemélyesítő eszköz használatával történő elektronikus aláírás is alkalmazható. Az elektronikus megszemélyesítő eszköz használatbavételének és bevonásának szabályait a 1. melléklet tartalmazza. 12. A 10. pont szerint kijelölt személyekről aláírás-bejelentőt, az e célra rendszeresített P 21-es nyomtatvány alkalmazásával kell készíteni, melyet a) a központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetek a HM VGH útján, b) a KNBSZ és az MH EK közvetlenül küldik meg a Kincstár részére. 13. Minden számlához kékszínű irónnal kitöltött aláírás-bejelentőt kell készíteni. 14. A HM VGH, illetve a KNBSZ és az MH EK az aláírás-bejelentőket – a 3. pont szerinti, a számlák feletti rendelkezési jogosultságról szóló kincstári szabályzat általános rendelkezése alapján – azok vezetői aláírásának igazo lását szolgáló, közjegyző által aláírás-hitelesítéssel ellátott címpéldánnyal küldik meg a Kincstár részére. 15. Az aláírás-bejelentőkhöz nem kell csatolni a 14. pont szerinti vezetők kincstári szabályzatban előírt kinevezési okiratát, azok a Kincstár által vezetett törzskönyvi nyilvántartásba vételhez központilag kerülnek megküldésre. 16. A KNBSZ és az MH EK esetében: a) a számla feletti rendelkezési jog gyakorlására jogo sultak körét a honvédelmi szervezet vezetője két csoportban, írásban jelöli ki. Az első csoportba a honvédelmi szervezet vezetője és megbízottja(i), a második csoportba a pénzügyi és számviteli szerv vezetője és megbízottja(i) tartozhatnak. A különféle megbízásokat aláírók közül az egyik aláírót mindig az első csoportból, a másikat a második csoportból kell kijelölni; b) Az aláírás-bejelentőn a számlatulajdonos bélyegzője helyen a pénzügyi és számviteli szerv bélyegző lenyomatát kell alkalmazni. A bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője helyen a honvédelmi szervezet vezetője ír alá és saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést. A számlatulajdonos felügyeleti hatósága rovatot nem kell kitölteni. 17. A központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetek esetében –figyelemmel a honvédelmi szervezetek számláiról, finanszírozásáról és a pénzkezelési szabályokról szóló 60/2012. (VIII. 31.) HM utasítás (a továbbiakban: HM ut.) 6. § b) pontjában foglaltakra – a különféle átutalásokat a számlákról forintban és devizában történő kiegyenlítés esetén a pénzügyi és számviteli szerv által a HM Költségvetés Gazdálkodási és Információs Rendszerbe (a továbbiakban: HM KGIR) történő rögzítés vagy K-2 deviza átutalási megbízás megküldése alapján a HM VGH készíti el és továbbítja a Kincstár részére. 18. 19. A központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetek esetében a számla feletti rendelkezési jog gyakorlására – az átutalási megbízások teljesítésére – jogosultak körét a HM VGH főigazgatója két csoportban, írásban jelöli ki. A három példányban kiállított aláírás-bejelentőn – melynek két példánya a Kincstáré, egy példánya a HM VGH-t illeti meg a) a számlatulajdonos bélyegzője helyen a HM VGH központi pénzügyi és számviteli feladatok végrehajtását végző szervezeti egységeinek bélyegző lenyomatát kell alkalmazni, b) a bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője rovatot a HM VGH főigazgatója írja alá és a saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést, c) a számlatulajdonos felügyeleti hatósága részt nem kell kitölteni. 20. A központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt azon honvédelmi szervezetek részére, melyek számláját vezető kincstári igazgatóság a települési helyükön működik és intézményi kincstári kártyát nem igényelnek, a fo rint- és valutapénztár készpénz készletének kiegészítéséhez szükséges készpénzfelvételhez aláírás-bejelentőt kell készíteni. Aláírásra jogosultként a honvédelmi szervezet vezetőjét vagy az általa kijelölt személyt, valamint a pénzügyi és számviteli szerv állományából kijelölt személyeket kell bejelenteni. A négy példányban elkészített aláírás-bejelentőn a) a számlatulajdonos bélyegzője helyen az ellátott honvédelmi szervezet pénzügy feliratú, számozott bélyegző lenyomatát kell feltüntetni, b) a bejelentő szerv vezetőjének aláírása és bélyegzője rovatot a HM VGH főigazgatója írja alá és a saját bélyegzőjével érvényesíti a bejelentést, c) a számlatulajdonos felügyeleti hatósága rovatot nem kell kitölteni, d) a karton első oldalának bal felső sarkán és hátoldalán az egyéb kikötések rovaton piros nagybetűkkel fel kell tüntetni: „CSAK KÉSZPÉNZ FELVÉTELRE JOGOSÍT!”. Az aláírás-bejelentő egy példánya a honvédelmi szervezetet, egy példánya a HM VGH-t illeti meg, kettő példánya pedig a Kincstáré. 21. A készpénzfelvételre kijelölt személyekről a Magyar Államkincstár pénztárában készpénzfelvételre jogosultak bejelentése című nyomtatványon – a 12. pont szerinti eljárási rendben – kell értesíteni az illetékes kincstári igazgatóságot. A készpénzfelvételre jogosultak a forintpénztár és a valutapénztár esetében külön-külön kell bejelenteni. A nyomtatványt az aláírás-bejelentőn szereplő személyek közül kettő fő aláírásával és a honvédelmi szervezet pénzügy feliratú, számozott bélyegző lenyomatával kell hitelesíteni. A központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetek a nyomtatványt négy példányban készítik, melyből egy példány a pénzügyi és számviteli szervé, kettő példány a Kincstáré és egy példány a HM VGH-t illeti meg. A KNBSZ és az MH EK a nyomtatványt három példányban küldi a Kincstár részére.” 22. A külföldön szolgálatot teljesítő honvédelmi szervezetek vagy szervezeti egységek vezetője: a) számla nyitását a szolgálatteljesítés helyén, az adott ország pénzintézeti szabályai szerint – a HM ut. 4. § (4) bekezdésében meghatározott engedély megléte esetén – úgy kezdeményezi, hogy a számlatulajdonos neveként a honvédelmi szervezet, vagy szervezeti egység angol megnevezését rögzíti; b) a honvédelmi szervezetek alapításáról és szabályzatairól szóló 80/2011. (VII. 29.) HM utasítás 4. A honvédelmi szervezetek szabályzata alcím rendelkezései szerinti gazdálkodási intézkedésében, vagy ügyrendjében szabályozza a bankszámla feletti rendelkezési jogosultság előírásait, így különösen az aláírás-bejelentéshez, annak módosításához, valamint a pénzforgalomhoz kapcsolódó adminisztrációs feladatokat továbbá az aláírásra jogosultak körét; c) a bankszámla feletti rendelkezési jog gyakorlására jogosultak körét a 16. pont a) alpontja szerint két csoportban jelöli ki. 3. Fizetési módozatok 23. A honvédelmi szervezetek jogszabályban meghatározott keretek között – figyelemmel a Kincstár működési rendjére – az MNB rendeletben meghatározott módon bankszámlák közötti elszámolással, készpénz-helyettesítő fizetési eszközök alkalmazásával és készpénzfizetéssel teljesíthetik fizetési kötelezettségüket. 24. A pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor egységes rovat azonosító kódot (a továbbiakban: ERA-kód) kell alkalmazni. Az egyes ERA-kódok rendezésének kezdeményezése – átutalási-megbízás kiegészítő szelvényen, vagy elektronikus úton – a számla feletti rendelkezési jogkört gyakorló feladatkörébe tartozik. 25. A honvédelmi szervezetek fizetési kötelezettségeinek teljesítésére irányuló utalványozás, majd az azt követő feladás előtt, a pénzügyi és számviteli szerv állományából munkaköri leírásban kijelölt személy az eredeti bizonylatok alapján, az Ávr. 58. § (1) bekezdése szerint – a 102–104. pontokban előírtak figyelembevételével – a számlát érvényesíti. 26. A 10. pont szerint kijelölt és bejelentett személyekkel a pénzügyi és számviteli szerv, valamint a HM VGH központi pénzügyi és számviteli feladatokat végző szervezeti egységeinek vezetői a munkaköri leírásban rögzítve kötelesek ismertetni az aláírással kapcsolatos feladatokat, felelősséget, jogokat és kötelezettségeket. 27. Kitöltetlen átutalási megbízási okmányt aláírni nem lehet. 28. Készpénzfizetéssel teljesíthetőek: a) a 100 000 forintot meg nem haladó készlet- és kis ér tékű tárgyi eszköz beszerzések, kis összegű szolgáltatási kiadások; b) a reprezentációs kiadások; c) a kegyeleti kiadások; d) a külképviseletek személyi kiadásai; e) a tartós és ideiglenes külföldi szolgálatot teljesítők ré szére nem illetményként fizetett juttatások, költségtérítések; f) a külföldi kiküldetési, tanulmányi és képzési költségek; g) a külföldön felmerülő megbízási díjak, tiszteletdíjak, fordítói díjak az állományba tartozók és az állományba nem tartozók részére egyaránt, valamint az alkalmi munkavállalók bérezése; h) külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek és a külképviseletek esetében a működés feltételeihez szükséges kiadások, melyek teljesítése bankszámlák közötti elszámolással nem teljesíthető; i) a belföldi kiküldetés, továbbá a hivatásos és szerződéses katonák, valamint honvédségi közalkalmazottak egyes költségtérítéseiről szóló HM rendeletben meghatározott egyéb utazások költségei; j) a közfoglalkoztatási program keretében a foglalkoztatottak juttatásai, k) külföldi állampolgárok részére megbízási díjak, tiszteletdíjak és költségtérítések. 28a. A protokolláris rendezvényekhez, az üdültetési és a rekreációs feladatokhoz kapcsolódó élelmezési,- büfé- és egyéb ellátás zavartalan biztosítása érdekében a 28. pont a) alpontja szerinti értékhatártól történő eltérést a honvédelmi szervezet vezetője egyedi esetekben írásban engedélyezheti.” 29. Eszközbeszerzésből, vagy szolgáltatás vásárlásából (a továbbiakban együtt: beszerzések) származó fizetési kötelezettség csak az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott, vagy a NATO STANAG szerinti bizonylat – számla, egyszerűsített számla – eredeti első példánya ellenében teljesíthető. Ha a bizonylat megsemmisül vagy elvész, a fizetési kötelezettség a bizonylatmásolat és az elvesztésről, megsemmisülésről készült – az utalványozásra és annak érvényesítésére jogosult által aláírt – jegyzőkönyv alapján teljesíthető. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az elvesztés, megsemmisülés körülményeit, a felelősök megnevezését. A bizonylatmásolat hitelességét a bizonylatot kibocsátó hitelesítési záradéka igazolja. 30. A 29. pont szerinti bizonylatok alapján történő fizetési kötelezettség teljesítése előtt meg kell győződni arról, hogy a bizonylat megfelel-e a számviteli szabályok előírásainak, továbbá ellenőrizni kell az utalványon a HM fejezet egységes számviteli politikájában meghatározottak szerinti záradékok meglétét, a szolgáltatás teljesítésének, a beszerzett eszköz átvételének és nyilvántartásba vételének igazolását, a bizonylatok formai és számszaki helyességét. Készpénzzel történő fizetés esetén az utalványozási záradék és a nyilvántartásba vétel igazolásának ellenőrzését utólag, legkésőbb a vásárlási előleggel történő elszámoláskor kell végrehajtani. Az utalványnak tartalmaznia kell a bizonylat azonosításához szükséges információkat, így különösen a számla számát, kiállítóját, végösszegét. 31. A beszerzett eszköz nyilvántartásba vételét az eszközutalvány, illetőleg a szolgáltatás teljesítését az érintett szakszolgálati főnök záradéka igazolja. A záradéknak tartalmaznia kell a megfelelő kiadási előirányzat megterhelését, a kiadás forrását, a szerződésre, az átadás-átvételi-, illetve az analitikus nyilvántartásba vételi okmányokra történő megfelelő hivatkozást. 32. A beszerzési szerződésből eredő fizetési kötelezettség teljesítésének határidejét a kötelezettségvállalásra jogosult honvédelmi szervezet vezetője a szállítóval, szolgáltatóval kötött szerződésben, megállapodásban rögzíti. Ha a jogszabály eltérő határidőt nem állapít meg, a fizetési határidő a számla keltétől számított legfeljebb harminc nap lehet. Készpénzzel történő vásárlás esetén az ellenértéket azonnal ki kell fizetni. 33. A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzések esetén a fizetési határidőt, a Kbt. 130. § (4) bekezdésében meghatározottak alapján kell megállapítani. 34. A fizetési határidő be nem tartásából eredő költségtöbblet, mint például a kamat, bírság, perköltség stb. felmerülése esetén a felelősökkel szemben a vonatkozó szabályok szerint kártérítési eljárást kell lefolytatni. 4. Pénztárszolgálat ellátása 35. A pénztárszolgálat megszervezéséért, megfelelő működéséért és a készpénz biztonságos őrzéséért a honvédelmi szervezet, valamint a pénzügyi és számviteli szerv vezetője, továbbá a pénztáros együttesen felelős. 36. A külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek esetében: a) ezen szakutasításban meghatározott általános pénztárszolgálati szabályokat kell alkalmazni a helyi sajátosságok figyelembevételével, az azoktól való eltérést a HM VGH főigazgatója egyedileg engedélyezi. b) ahol bankszámla a kontingens részére nem nyitható, a pénztárszolgálat speciális szabályait a HM VGH főigazgatója egyedileg határozza meg. 37. A pénzügyi és számviteli szerv az előirányzat-felhasználás keretszámláról, deviza-számláról, vagy az intézményi kincstári kártyával felvett és a készpénzben befizetett összegeket a pénztárban köteles kezelni. 38. A pénztárban – a honvédelmi szervezet vezetőjének külön engedélye nélkül – idegen szervezetek, személyek pénze nem tartható, egyéb, letéti stb. pénzek megőrzésével, vagy kezelésével a pénztárost megbízni nem lehet. A pénztárost akár hivatalos, akár magánjellegű pénzgyűjtések lebonyolításával és pénzváltással megbízni nem lehet. 39. Nem lehet pénztáros az, aki: a) érvényesítési, utalványozási jogkörrel rendelkezik; b) a készpénzfizetésekhez kapcsolódó számfejtést végzi; c) pénztári ellenőrzési feladatokat lát el, kivéve az önel lenőrzést; d) bevételek előírásának elrendelésével, követelések megállapításával és elengedésével, törlésével van megbízva. 40. A honvédelmi szervezet vezetője átmeneti időre, így különösen betegség, vagy szabadság miatt felmentést adhat a 39. pontban meghatározott feltételek teljesítése alól, azonban ezekben az esetekben intézkedik az érintett időszakban keletkezett számviteli bizonylatok és a pénzforgalom utólagos, tételes ellenőrzésére. Egyéb esetekben a 39. pontban meghatározott követelményektől eltérni – általános érvénnyel – csak a külföldön szolgálatot teljesítő kontingenseknél és az egy fős pénzügyi és számviteli szervnél lehet. 41. A pénztári feladatok ellátását a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel, a megőrzési felelősség szabá lyai szerint végzi. Ennek vállalásáról írásbeli nyilatkozatot kell adnia. A nyilatkozatot a személyi anyaggyűjtőben kell elhelyezni. 42. A pénztáros feladatai: a) a készpénz, az általa birtokolt, vagy megőrzésre át vett kincstári kártya kezelése, illetőleg megőrzése; b) a készpénzforgalmat alátámasztó, elrendelő bizony latok kifizetést megelőző ellenőrzése; c) pénztári számítógépes analitika, annak hiányában kézi analitikus nyilvántartás vezetése; d) a szigorú számadású pénzügyi nyomtatványok keze lése, őrzése és nyilvántartása; e) kisforgalmú pénztárban egyéb ügyintézői, ügyviteli munkák végzése, kivéve a 39. pontban meghatározottakat. 43. Kettő, vagy több személy egy időpontban, közösen, ugyanazt a pénztárat még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. A pénztárból ki- és befizetéseket csak a pénztáros végezhet, melyről bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylatot köteles kiállítani. Gondoskodni kell arról, hogy a pénztárszekrénybe illetéktelen személy ne nyúlhasson be, a készpénzhez és az okmányokhoz ne férhessen hozzá. 44. Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a pénztáros beosztásából végleg távozik, akkor átadás-átvételt, s annak részeként pénztárzárlatot kell végrehajtani, melynek során: a) a pénztárzárlatnál az átadónak és átvevőnek, valamint a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének jelen kell lennie. Az ettől eltérő esetekben bizottságot kell kijelölni az átadás-átvételre. Az átadás-átvétel megtörténtét a Napi pénztárjelentésen rögzíteni kell. A záradéknak – a szokásos adatokon túlmenően – tartalmazni kell a pénztárállomány egyezőségét, a pénztárkulcsok számát és jelzéseit, illetőleg az átadó és átvevő, valamint a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének aláírását; b) az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni, ha a pénztáros beosztásából végleg távozik. Ilyen esetben az érintett zárakat és a pénztári kulcsokat és/vagy kódokat szükség szerint módosítani, a távozó pénztáros HM KGIR pénztárosi jogosultságainak megszüntetésére pedig intézkedni kell. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a pénztáregyezőséget, a pénztárállományt, az intézményi kincstári kártyák számát és azok kincstári kártyafedezeti számlájának egyenlegét, a szigorú számadású nyomtatványok, a bélyegzők, pénztárkulcsok – ideértve a tartalék kulcsokat is –, a feldolgozatlan és egyéb okmányok, nyilvántartások felsorolását és átadását. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni. 5. A készpénz biztosítása 45. A pénztárosnak gondoskodnia kell arról, hogy a pénztárból helyileg fizetendő kiadások teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon a pénztárban rendelkezésre. A szükséges kész pénzt olyan időben kell a Kincstártól – külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek esetében a hitelintézettől – igényelni, vagy intézményi kincstári kártyával felvenni, hogy a kifizetések esedékességekor az rendelkezésre álljon. 46. A pénztár készpénzzel történő ellátását a 8. pont hatálya alá tartozó honvédelmi szervezetnek kincstári kártya alkalmazásával, a 8. pont hatálya alá nem tartozó honvédelmi szervezetnek pedig a kincstár igazgatóság útján készpénzfelvételi és valutafelvételi igény-bejelentési bizonylattal kell biztosítani. 47. A kincstári kártyarendszerbe történő belépés és a kincstári kártyahasználat részletes szabályait a 2. és 3. melléklet tartalmazza. 48. 49. 50. 6. A készpénzkészlet felső határa 51. A központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezeteknél és a külföldön szolgálatot teljesítő kontingenseknél a pénztárban és tiszti (összevont) étkezdék „pénztárában” pénzkezelő helyén, valamint a központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezeteknél állandó jelleggel müködtetett pénzkezelő helyeken a napi pénztárzárlat után tartható készpénz és készpénz helyettesítő eszköz összegének felső határát a HM VGH főigazgatója, a KNBSZ és az MH EK esetében annak vezetője, az indokolt helyi pénzszükséglet, a biztonságos pénzkezelés, valamint az őrzés követelményeinek figyelembevételével írásban határozza meg. 52. A honvédelmi szervezeteknél ideiglenes jelleggel működtetett pénzkezelő helyek napi pénztárzárlat után tartható készpénz és készpénz helyettesítő eszköz összegének felső határát az üzemeltető honvédelmi szervezet vezetője – az 51. pont szerinti követelmények figyelembevételével – saját hatáskörben határozza meg. 52a. Amennyiben a pénzkezelő hely a honvédelmi szervezet pénztárának zárását követően is működik és a napi pénztárzárlat után tartható készpénz biztonságos őrzése a pénzkezelő helyen nem biztosítható, a honvédelmi szervezet vezetője az Ávr. 12. § (2) bekezdése szerinti gazdálkodási intézkedésében a) a pénztár rugalmas munkaidejének elrendelésével, vagy b) a készpénz tárolására vonatkozó rendelkezéseivel szabályozza a készpénz biztonságos őrzését. 7. Készpénzszállítás-és kezelés 53. A pénztár feltöltéséhez a pénzt elsősorban a pénztáros, vagy a pénzügyi és számviteli szerv állományából kijelölt személy köteles felvenni, de a honvédelmi szervezet vezetőjének kijelölése alapján a honvédelmi szervezet ál lományába tartozó más személyt is ki lehet jelölni a pénzfelvételre. 54. Más felvevő a pénz hiánytalan felvételéért a pénztárban történő átadásig és elhelyezésig tartozik megőrzési felelőséggel. A felvett készpénznek a pénztárba történő átadásánál a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének, vagy az általa kijelölt személynek is jelen kell lennie. A készpénz bevételezését, átadását, bevételi pénztárbizonylattal kell végrehajtani. 55. A pénzszállítás kisérésére történő felkészítés és a pénzszállítás kisérésének szabályait a 4. és 5. melléklet tartalmazza. 56. A felvett bankjegyeket és pénzérméket átvételkor darabonként, kötegenként meg kell számolni. Kivételt képeznek a Kincstár, vagy hitelintézet által csomagolt, szoros kötésben lévő bankjegyek és pénzérmék. A felvett pénz meglétét a pénztárba való behelyezés előtt, a Kincstár, vagy hitelintézet hivatalos csomagolása alapján a pénztárosnak, a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének jelenlétében ellenőrizni kell. 57. Amennyiben a Kincstár, vagy hitelintézet által csomagolt bankjegyeknél, pénzérméknél a csomag felbontásakor hiány, többlet vagy sérült bankjegy mutatkozik, bizottsági jegyzőkönyvet kell felvenni és annak egy példányát a kötegcímkével együtt – többlet esetén is – el kell juttatni a kifizető Kincstárnak, hitelintézetnek. Az ilyen esetet – összeghatártól függetlenül – jelenteni kell a honvédelmi szervezet vezetőjének. 58. A készpénzkészletet valutanemenként úgy kell a pénztárban kezelni, hogy az azonos címletű bankjegyek és pénzérmék együtt legyenek. A bankjegyeket száz darabot tartalmazó kötegben, a pénzérméket pedig meghatározott kerek összegeket tartalmazó csomagban kell tartani. 59. A hazai valutapénztárban kezelhető legkisebb valuta egység az 1 EURO, 1 USD stb. A kifizetéseknél – a kerekítés általános szabályaitól eltérően – a felkerekítés szabályait – például 1,1 EURO = 2 EURO, vagy 0,1 USD = 1 USD – kell alkalmazni. A legkisebb valuta egységre vonatkozó szabályok a külföldön működtetett valuta pénztárban nem alkalmazhatóak. 60. A pénztáros csak valódi és forgalomképes bankjegyeket és érméket fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem lehet elfogadni sérült, beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos stb. bankjegyet. Ha a pénztáros a befizetett pénz között hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, vagy érmét talál, jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a befizetővel is alá kell íratni. A jegyzőkönyvbe fel kell venni a bankjegyek feldolgozásáról, forgalmazásáról, valamint hamisítás elleni védelmével kapcsolatos technikai feladatokról szóló 11/2011. (IX. 6.) MNB rendeletben meghatározott adatokat, különösen a befizető nevét, lakcímét, személyi igazolványának számát, a bankjegy, érme adatait és a befizető nyilatkozatát a bankjegy, érme eredetéről. A jegyzőkönyvet a hamis pénzzel meg kell küldeni az MNB Készpénzszakértői Csoport részére. 61. A pénztár pénzvizsgáló-, számláló eszközökkel történő ellátását a központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet vonatkozásában HM VGH főigazgatója, az MH EK és a KNBSZ esetében annak vezetője biztosítja. 62. A 66. pontban foglaltakra figyelemmel pénztár pénztárszekrényében kell kezelni a honvédelmi szervezet pénzeszközeit és kincstári kártyáit, továbbá ezektől elkülönítve – indokolt esetben külön lemezszekrényben – kell tárolni: a) az értékjelzéssel ellátott nyomtatványokat, így például a pénzügyi és számviteli szerv által kezelt étkezési utalványt; b) a feldolgozatlan okmányokat; c) az utalványtömböket, az elszámolás tárgyát képező okmányokat és az azokkal kapcsolatos nyilvántartásokat; d) az összevont (tiszti) étkezde pénztára által – étkezési térítési díjként – átvett, külön lezárt, bélyegzővel, a pénztáros aláírásával és az érték megjelölésével megőrzésre átadott borítékolt, vagy csomagolt étkezési utalványokat; e) a honvédelmi szervezet vezetője engedélyével egyéb értékeket és letéti pénzeszközöket. 63. A 62. pont d) és e) alpontjai szerint megőrzésre átvett pénzeszközöket és egyéb értékeket a honvédelmi szervezet pénzvagyonától elkülönítve, feltűnően névvel, összeggel megjelölve külön lezárt borítékban, vagy csomagban, vagy dobozban kell elhelyezni. Ezekről az értékekről Kimutatás-t kell készíteni. 64. A pénztári ki- és befizetéseket a pénztári órák alatt kell teljesíteni. A pénztári órákat – amelyeket igény szerint megosztva is ki lehet jelölni – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének javaslata alapján a honvédelmi szervezet vezetője állapítja meg úgy, hogy a napi készpénzforgalommal kapcsolatos adminisztratív feladatok végrehajtására a pénztáros részére elegendő idő álljon rendelkezésére. A pénztár nyitvatartási rendjét a pénztárhelyiségnél írásban ki kell függeszteni. A pénztári órákon kívül kifizetéseket – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjével előzetesen egyeztetve – csak a honvédelmi szervezet vezetője engedélyezheti. 8. Pénztárhelyiség 65. A pénztárak – a készpénzzel történő feltöltés kivételével – a tárgyidőszakot megelőző naptári félévenként számolt átlagos napi pénzforgalom alapján a következő csoportokba sorolhatók: a) kisebb értékű pénzforgalom napi 800 000 forintig; b) nagyobb értékű pénzforgalom napi 800 000 és 2 000 000 forint között; c) jelentős értékű pénzforgalom napi 2 000 000 és 5 000 000 forint között; d) különösen nagy pénzforgalom napi 5 000 000 forint felett. 66. A nagyobb és a jelentős értékű, továbbá a különösen nagy pénzforgalmú pénztárak esetében a pénztárnak külön helyiséget, a kisebb értékű pénzforgalmat bonyolító pénztárak részére helyiségrészt kell biztosítani. A pénztárban lévő készpénz és az ott tartható értékek megőrzéséről a következők szerint kell gondoskodni: a) a 800 000 forintot el nem érő záró állományú pénztárak pénzkészletét és az értékjelzéssel ellátott nyomtatványokat (a továbbiakban együtt: pénzkészlet) vaskazettában, vagy lemezszekrényében, vagy munkaidő után a pénztáros által lezárt és lepecsételt vaskazettát a pénzügyi és számviteli szerv lemezszekrényében, b) a 800 000 forint és 2 000 000 forint közötti záró állományú pénztárak pénzkészletét lemezszekrényben, c) a 2 000 000 forint feletti záró állományú pénztárak pénzkészletét betörésbiztos páncélszekrényben kell őrizni. 67. A pénztárhelyiség ablakait és ajtaját vasráccsal, vagy azonos minőségű védelmet biztosító eszközzel és biztonsági zárral kell felszerelni. Az ajtót és vasrácsot a szolgálati, munkaidő lejártakor a pénztáros pecsétnyomójával le kell pecsételni. 68. A pénztár elkülönített helyiségébe a pénztáros és az ellenőrzésre jogosultakon kívül másnak belépni tilos. Ha a pénztáros munkahelyét a pénztári órák alatt – csak rövid időre is – elhagyja, köteles a pénzt elzárni és a pénztár fizetőablakát, külön pénztárhelyiség esetén annak ajtaját is lezárni. 69. A 800 000 forint feletti záró állományú pénztárak esetén a pénztárhelyiséget riasztó-berendezéssel kell felszerelni. Az 5 000 000 forint feletti záró állományú, különösen nagy pénzforgalmú pénztárak esetén a pénztár helyiségét és a pénz tárolására szolgáló páncélszekrényt egymástól elkülönítetten üzemelő riasztó berendezéssel kell felszerelni. 70. Gyakorlatok alkalmával, vagy ha a pénztár állandó elhelyezési körletéből kikerül, a szükséges készpénz és okmányok szállítására és őrzésére biztonsági zárral ellátott pénztárládát kell használni. Ennek biztonságos szállításáról és őrzéséről, a pénztári szolgálat ellátásához megfelelő munkahelyről, annak fegyveres őrzéséről – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének javaslata alapján – a honvédelmi szervezet vezetője gondoskodik. 9. Pénztárkulcs 71. A pénztárszekrény kulcsainak kettő példányban kell rendelkezésre állni. Egyzáras pénztárszekrény kulcsát a pénztáros köteles őrizni. Kétzáras pénztárszekrény egyik kulcsát a pénztáros, másikat a pénzügyi és számviteli szerv vezetője kezeli. A különösen nagy pénzforgalmú pénztárak háromzáras pénztárszekrényének fő-, vagy közép- és egyik mellékzárjának kulcsát a pénztáros, a másik mellékzár kulcsát a pénzügyi és számviteli szerv vezetője köteles őrizni. 72. A kulcsok másodpéldányait, a kulcsokat kezelő személyek által záradékolt, lezárt, lepecsételt, átírt, árnyékolt borítékban az ügyviteli szervnél kell tárolni. Ezekről a kulcsokról az ügyviteli szervnél Tartalékkulcs nyilvántartást kell vezetni úgy, hogy a felvevő személy(ek) neve mindenkor megállapítható legyen. A kulcsok felvételét, átadás-átvételét minden esetben rögzíteni kell. 73. A pénztárkulcs elvesztését a honvédelmi szervezet vezetőjének azonnal jelenteni kell, s intézkedni kell arra, hogy a pénztárszekrény az elveszett kulccsal többé ne legyen nyitható. A zár szerkezetét meg kell változtatni még abban az esetben is, ha a tartalékkulcs rendelkezésre áll. Az elvesztett kulcs helyett nem lehet másolatot készíttetni. A kulcsot elvesztő személy ellen káreljárást kell lefolytatni. 74. A pénztárkulcsok átadás-átvétel tárgyát képezik. Pénztár átadás-átvételnél meg kell győződni a kulcsok meglétéről. Az ügyviteli szervnél tárolt másodpéldány részére új borítékot kell készíteni és azt az átvevőnek záradékolni kell. 75. A pénztárhelyiség, páncélszekrény tartalékkulcsainak és/vagy kódjainak kezelésére és használatára vonatkozó részletes szabályokat a helyi körülmények figyelembevételével a honvédelmi szervezet vezetője – a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjével egyeztetve – állapítja meg. 10. Pénztári bevételezések és kifizetések szabályai 76. A pénztárból kifizetést, illetőleg bevételezést teljesíteni csak érvényesített okmány alapján lehet. 77. A pénztári forgalomról napi Pénztári jelentés analitikus nyilvántartást kell vezetni. A valutapénztár az analitikus nyilvántartást valutanemenként vezeti. 78. A honvédelmi szervezetet meg nem illető készpénzt átvenni nem szabad, a tévedésből történt többletbefizetéseket pedig vissza kell téríteni. 79. A pénztáros a kiadási és bevételi pénztárbizonylaton a készpénz átvevőjének és befizetőjének aláírásával minden esetben elismerteti a kiadás, vagy befizetés megtörténtét. 80. A készpénz kifizetést, valamint a készpénz előleg felvételét engedélyezők körét, a külföldi szolgálatot elrendelő döntések kivételével a honvédelmi szervezet vezetőjének – a 22. pont b) alpontja szerinti – gazdálkodási intézkedésében kell rögzíteni és azok aláírás-mintáját a pénztáros részére biztosítani kell. 81. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. A meghatalmazás formai és tartalmi követelményeit a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 196. § (1) bekezdésének a)–b) pontjai tartalmazzák. 11. Pénztárzárlat, pénztárellenőrzés 82. Amennyiben az előző munkanaphoz viszonyítva a pénztárállományban – készpénz és okmányok – változás történt, a pénztáros köteles pénztárzárlatot készíteni. 83. A pénztárzárlatról Napi pénztárjelentés-t kell készíteni. Az esetleges eltérés tényét és az eltérés összegét a jelentésen kell rögzíteni, amelyet a pénztárosnak aláírásával kell igazolni. A 200 forintot, valutapénztár esetén a – 59. pont szerinti – hazai valutapénztárban kezelhető legkisebb valuta egységet meghaladó összegű eltérést a pénztáros a pénzügyi és számviteli szerv vezetőjének jelenti. A 2000 forintot, valutapénztár esetén az annak megfelelő, az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet szerinti nyilvántartási árfolyamon átszámított valutaösszeget meghaladó eltérést a honvédelmi szervezet vezetőjének 24 órán belül jelenteni kell. 84. Eltérés esetén a hiány összegét az Egyéb dologi kiadások,- a többletet az Egyéb működési bevétel számlacsoporton kell könyvelni. 85. A parancsnoki pénztárellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat külön HM KÁT–HVKF együttes intézkedés szabályozza. 12. Előlegek elszámolása 86. Elszámolásra előleget kiadni csak a 80. pont szerinti előlegfelvétel engedélyezésre jogosult vezető írásbeli engedélye alapján lehet. 87. Előleg fizethető készpénzben: a) a 28. pont, a)–c), e), f) és h)–i) alpontjaiban meghatá rozott kiadásokra; b) a 8a. pont szerinti engedéllyel rendelkező honvédel mi szervezetek, továbbá a honvédelmi szervezetek pénztárával azonos helyőrségben települő pénzkezelő helyei részére; c) váltópénz biztosítása céljából a pénzkezelő helyek részére. 88. Mindazon kiadásokra, amelyekre az előleg folyósítását jogszabály vagy HM utasítás elrendeli az előleg folyószámlára történő utalással biztosítható. 89. A munkábajárási előleg folyósításának és elszámolásának rendjét a pénzbeni juttatások folyósításának rendjéről szóló HM KÁT–HVKF együttes intézkedés tartalmazza. 90. Készpénz előleget csak kiadási pénztárbizonylat alapján lehet kiadni, a kiadott előlegekről utólagosan is ellenőrizhető nyilvántartást kell vezetni. 91. Külföldi kiküldetés esetén a napidíj előleget a külföldi szolgálatot teljesítők egyes járandóságairól szóló 18/2013. (IX. 5.) HM rendelet HM rendeletben (a továbbiakban: HM rendelet) meghatározott valutanemben kell kiadni és elszámolni, azt más valutanemre átváltani nem lehet. 92. Az Európai Unión kívüli külföldi kiküldetésre kiadott előlegek estén, amennyiben annak összege meghaladja a 10 000 EUR-t, az előleget felvevő személy vámnyilatkozattételi kötelezettségének teljesítéséhez szükséges – az Európai Parlament és a Tanács 1889/2005/EK rendeletében előírt – nyomtatványt a valutapénztáros adja ki. Ugyanígy kell eljárni a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek ellátása érdekében külföldre szállított készpénz esetében is. 93. Az előlegeket a bruttó elszámolás elvének megfelelően – a Számlarendben előírtak szerint – kell könyvelni. 94. Az elszámolásra kiadott összegekkel az elszámolásra kötelezett személyek, a következő határidőre kötelesek elszámolni: a) szolgálati és egyéb utazásokkal kapcsolatosan felvett előlegekkel az utazás befejezése napjától számított öt munkanapon belül; b) vásárlásra kapott összegekkel – ide értve a jutalomtárgyak vásárlására kapott előlegeket is – a felvételtől számított nyolc munkanapon belül. Amennyiben a beszerzés más helyőrségben történik, az előlegekkel a visszaérkezés napjától számított nyolc munkanapon belül; c) az olyan szervezeti egységek és alegységek képviselőinek, melyek ideiglenesen a pénzügyi és számviteli szervtől távol, kikülönítve, más helyőrségekbe települnek, az általuk felvett előleggel a kikülönítésből történt visszaérkezés után öt munkanapon belül; d) Amennyiben a 8. pont szerinti szervezeti egységek készpénzellátása kincstári kártya alkalmazásával biztosított, úgy a felvett készpénzzel harminc napon belül; e) egyéb esetekben a számla, vagy egyéb bizonylat keltét követő öt munkanapon belül; f) a 87. pont c) alpontja szerint kiadott előleggel évente egy alkalommal december 15-éig. 95. A 94. pont a)–e) alpontjaiban az elszámolásra meghatározott határidőtől történő eltérést a honvédelmi szervezet vezetője ideiglenes jelleggel, egyedi elbírálás alapján engedélyezheti. 96. Külföldi kiküldetéssel kapcsolatban kiadott előlegek elszámolásának határidejét a) a b) alpontban foglaltak kivételével HM rendelet, b) a tartós külföldi szolgálatot teljesítők részére repre zentáció céljából kiadott előlegek esetében a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről szóló HM utasítás szabályozza. 97. A házipénztárból ugyanaz a személy elszámolásra, azonos jogcímen, újabb összeget a 98. pontban foglaltak kivételével csak akkor vehet fel, ha a korábban felvett összeggel elszámolt, függetlenül attól, hogy az annak elszámolására kikötött határidő még nem járt le. 98. Külföldi utazások esetében a valuta pénztárból ugyanaz a személy elszámolásra, azonos jogcímen, újabb összeget is felvehet, amennyiben érvényes kiutazási engedéllyel rendelkezik, de a korábbi útielőleggel a 94. pontban meghatározott határidőn belül objektív okok miatt – így különösen akkor, ha az utazások között nem áll rendelkezésre elegendő idő, vagy a korábbi utazás egyes kiadásainak engedélyezése folyamatban van – nem számolt el. 99. Az elszámolásra kötelezett személy az elszámolás eredményeként megmaradt összeget köteles visszafizetni készpénzben még akkor is, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. A pénztárosnak, valutapénztár esetén pedig az előleg és az utazás költségeinek számfejtését végző előadónak meg kell győződni arról, hogy az előleget felvevő a korábban felvett előleggel elszámolt. 100. A pénztáros, valuta pénztár esetén pedig az előleg és az utazás költségeinek számfejtését végző előadó köteles a kiadott előlegek határidőre történő elszámolását megkövetelni. Ha a felvevő az előírt határidőre nem számol el, a pénzügyi és számviteli szerv vezetője írásban – legfeljebb nyolc napos póthatáridő kitűzésével – figyelmezteti a határidő lejártára. Ha a figyelmeztetés ellenére a felvevő nem tesz eleget elszámolási kötelezettségének, a pénztáros, valuta pénztáros a szolgálati út betartásával az állományilletékes parancsnoknál kezdeményezi az előleg illetményből történő levonását. 101. Gyakorlatok, kikülönített elhelyezés alkalmával a pénztárszolgálatot külön meg kell szervezni. A pénzkezelő vagy pénztáros a pénztárszolgálatot ezen szakutasításban meghatározottak szerint köteles ellátni azzal az eltéréssel, hogy a könyvelési feladásoknál külön szabályok szerint köteles eljárni. 13. A pénzforgalom bizonylatolása 102. A kincstári számláról, a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek részére nyitott hitelintézeti számláról, vagy a pénztárból történő kiadás és bevétel teljesítéséhez bizonylat szükséges. Az alaki és tartalmi követelményeknek nem megfelelő bizonylat elfogadásáért az érvényesítést végrehajtó pénzügyi és számviteli szakállomány a felelős. 103. A bizonylatokra vonatkozó alaki és tartalmi követelményeket a HM fejezet egységes számviteli politikájának 4. mellékleteként kiadott BIZONYLATI REND tartalmazza, ideértve a külföldön szolgálatot teljesítő kontingensek által meghatározott esetekben alkalmazott STANAG formanyomtatványokat is. Olyan bizonylatok alapján, amelyeken törlések, átírások, kaparások láthatók, vagy hiányoznak a bizonylati kellékek, adatok, olvashatatlanok, a kifizetést, bevételezést végrehajtani nem lehet. 104. A pénzügyi és számviteli szerv állományából munkaköri leírásban kijelölt személy a pénzforgalmi okmányok ellenőrzésének megtörténtét záradék és bélyegzőlenyomat formájában köteles kifejezésre juttatni, érvényesíteni. A záradéknak tartalmazni kell az Ávr. 58. § (1) bekez désében meghatározott ellenőrzési feladatok végrehajtását. 105. Beszerzések és értékesítések esetében a számlához csatolni kell az eszközök honvédelmi szerveknél történő számítógépes analitikus nyilvántartásáról szóló szakutasításban meghatározottaknak megfelelően a szakszolgálatok által kötelezően készítendő és hitelesítendő ESZKÖZ UTALVÁNY-t. Az anyagmozgások tényleges megtörténtéről az utalvány alapján, a számla ellenértékének kifizetése előtt kell meggyőződni. 106. Pénztári készpénzforgalom esetén kiadási, vagy bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztárbizonylat kitöltését és kezelését a BIZONYLATI REND tartalmazza. 107. A pénztáros kifizetéskor, vagy bevételezéskor a Kifizettem, illetőleg Bevételeztem bélyegzővel az okmány szövegrészét köteles úgy felülbélyegezni, hogy a pénzösszeg olvashatóan, tisztán maradjon. A bélyegző alatt keltezéssel és aláírással igazolja a kifizetés, vagy bevételezés megtörténtét. Készpénzes vásárlás esetén, a számlamásolati példányon is alkalmazni kell a Kifizettem bélyegzőt. Több okmány összesítése, vagy mellékletek esetén minden okmányt felül kell bélyegezni, keltezéssel és aláírással kell ellátni. 108. Ha az okmányok ellenőrzésekor megállapítást nyert, hogy pontatlan, vagy hiányos elszámolás történt, az okmányt, amennyiben lehetséges, még a záradék rávezetése előtt – a HM fejezet egységes számviteli politikája Bizonylati Rendjének II. 4. pontja szerint – helyesbíteni kell. Ha a helyesbítés nem hajtható végre, úgy az okmányt nem lehet elfogadni. A javítást röviden, szabatosan kell megindokolni. Az eredeti szöveget, összeget olvasható javítással kell helyesbíteni úgy, hogy az eredeti számok és az írás olvasható maradjon. A javítást a javító személy kézjegyével igazolja. 109. A helyesbítés alapján a túlfizetéseket megtérítésre, bevételezésre, a kevesebb felszámításokat pedig pótlólagos kifizetésre, kiadásba való helyezésre kell előírni. Jogtalan kifizetések, terhelések esetén a kártérítési szabályok szerint kell eljárni. 110. Amennyiben az észrevétel – hiány, többlet – azonnal nem rendezhető, az elszámolásra kötelezett féllel szemben – hiány esetén – a kártérítési eljárás lefolytatását kell kezdeményezni. 111. A szállítási szerződésben mindig ki kell kötni a fizetés módját és határidejét, továbbá meg kell jelölni azt a honvédelmi szervezetet, mely a terméket, szolgáltatást átveszi és azt, amely a számla ellenértékét kifizeti, továbbá meg kell határozni, hogy a szállító a megbízást – számlát és mellékleteket – hová és hány példányban küldje meg. 112. Szállítási szerződés alapján történő kifizetések okmányolása során: a) a megrendelő honvédelmi szervezet szakszolgálata a beérkezett, a pénzügyi és számviteli szerv által iktatott számlákat számszakilag ellenőrzi és a kapcsolódó okmányokkal együtt megvizsgálja, hogy azok egyeznek-e a megrendeléssel és rendelkeznek-e a jogszabályban előírt kellékekkel. Ezt követően a számlákat záradékolja, szakmai teljesítési igazolással látja el és további ellenőrzésre átadja a pénzügyi és számviteli szervnek. A pénzügyi és számviteli szerv a számlákat alakilag és tartalmilag felülvizsgálja, érvényesítési záradékkal látja el, majd a kifizetés elrendelését – az utalványozást – követően a megállapodás szerinti határidőn belül és módon a KNBSZ és az MH EK esetében végrehajtja, a központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezet vonatkozásában pedig kezdeményezi a számla összegének kiegyenlítését. Ha a számla a kifizetés okmányolására nem alkalmas, vagy az előírt kellékekkel nem rendelkezik, így különösen, ha a bevételi utalvány hiányzik, a számlát vissza kell küldeni az elszámolásra kötelezett részére és új számlát, vagy a hiányzó bizonylatot be kell kérni. A számlákon fel kell tüntetni a kifizetés feladási, könyvelési tételszámát és keltét; b) a számla felülvizsgálata és összegének kiegyenlítése előtt – figyelemmel a 105. pontban foglaltakra is – a hozzá csatolt utalvány rendeleten igazoltatni kell az áru, termék átvételét, a szolgáltatás megtörténtét. Amennyiben az átvevő és a fizető szerv nem azonos, a megrendelő honvédelmi szervezet saját hatáskörében szabályozza, hogy az átvevő honvédelmi szervezet a teljesítés igazolását és számla megküldését mennyi idő alatt köteles elvégezni, mely határidő azonban a számlának az átvevő részére való megküldése napjától számított huszonöt naptári napnál hosszabb nem lehet. A számla készpénzzel történő azonnali kiegyenlítése esetén az ellenőrzést annak elszámolásakor kell végrehajtani; c) a számlák pénzügyi teljesítése végrehajtásának a HM KGIR-en keresztül történő visszaigazolását, visszajegyzését a központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetek estében a HM VGH, a KNBSZ és az MH EK esetében pedig a pénzügyi és számviteli szerv végzi; d) a honvédelmi szervezetnél da) a számláról indított kifizetés alapjául szolgáló 29. pont szerinti bizonylat első számú – előírt kellékekkel felszerelt – eredeti példányát a számla kifizetését visszaigazoló kincstári számlakivonathoz, db) a devizaszámláról indított kifizetés alapjául szolgáló 29. pont szerinti bizonylat első számú – előírt kellékekkel felszerelt – eredeti példányát a hitelintézeti számlakivonathoz kell csatolni; e) a szakszolgálatok által kezelt megrendelések, szállítási szerződések gyűjtői, költségvetési előirányzat nyilvántartásai tartalmazzák a számlamásolatokat, átvételi jegyzőkönyveket és egyéb okmányokat; f) a pénzforgalommal kapcsolatos kincstári értesítések a pénzügyi és számviteli szerv hivatalos okmányai, melyeket a szerv vezetője vagy megbízottja a belső ellenőrzés szabályai szerint köteles ellenőrizni. 14. Szállítási és egyéb polgári jogi szerződések megszegéséből eredő követelések érvényesítése, kifizetése, beszedése és nyilvántartása 113. A honvédelmi szervezet érintett szakszolgálatai minden teljesített, illetve érvényesített szerződést biztosító mellékkötelezettségről – így különösen a kötbérről, késedelmi kamatról stb. –írásban értesítik a pénzügyi és számviteli szervet. Ha a szállítási és egyéb polgári jogi szerződésekben (a továbbiakban: szerződések) résztvevő szerződéses felek bírósági eljárás nélkül elismerik a szerződésszegés tényét és az ebből fakadó követelések jogalapját, összegszerűségét és teljesítésének határidejét, úgy ezek kifizetését, illetőleg beszedését a megállapodás szerinti fizetési móddal kell teljesíteni. A szerződések megszegéséből eredő jogvitákban a honvédelmi szervezetek jogi képviseletének egyes szabályairól szóló 72/2013. (XI. 29.) HM utasítás (a továbbiakban: 72/2013. HM utasítás) szabályai szerint kell eljárni. 114. Szerződő félként a honvédelmi szervezet a 113. pont szerinti követelés teljesítésekor kifizetési, érvényesítésekor bevétel előírási okmányt állít ki. Mindkét esetben, a szerződés megkötésére jogosult honvédelmi szervezet vezetője, vagy megbízottja által aláírt okmány tartalmazza a követelés mértékét és kiszámításának módját, jogcímét, valamint hivatkozást arra a szerződésre, amely alapján a követelés felmerült. A kifizetési okmányon záradék formájában kifejezésre kell juttatni, hogy a szerződésszegés bekövetkezéséért van-e felelős személy, illetőleg a felmerült követeléssel kapcsolatban kártérítésre kötelezés történt-e. 115. A késedelmes teljesítés esetén a szállító fél által a megrendelő szervvel szemben érvényesített követeléseket a felek által megállapított határidőn belül átutalással ki kell egyenlíteni. 116. A követelés késedelmes teljesítéséből fakadó kár érvényesítésére a kártérítési felelősségről, valamint egyes meg nem térülő károk leírásának és törlésének szabályairól szóló 10/2013. (VIII. 12.) HM rendeletszabályai az irányadóak. 117. Ha a szerződések megszegése miatt a honvédelmi szervezetnek követelést kell érvényesíteni, a követelés érvényesítésére a honvédelmi szervezet kötelezettség vállalásra jogosult vezetője az elévülési határidőn belül köteles intézkedni. A követelésből eredő kifizetéseket a megrendelő szerv kincstári számlájára kell átutaltatni. Ha a felszólítás ellenére a követelés címzettje nem teljesít a felszólításban előírt határidőn belül, a 72/2013. HM utasítás szerint bírósághoz kell fordulni. 118. A végrehajtható bírósági határozat szerinti követelést – önkéntes teljesítés hiányában – a követelést érvényesítő honvédelmi szervezet elsősorban beszedési megbízással, a kincstár útján érvényesíti. Beszedési megbízás lehetőségének hiányában követelését a bírósági végrehajtás szabályai szerint érvényesíti. Beszedési megbízás esetében a jóváírási értesítésen fel kell tüntetni, hogy a befolyt összeg melyik megrendelésre, megrendelési számra vonatkozik. 119. A 117. pont szerinti jogvita esetén a honvédelmi szervezetnek a HM Igazgatási és Jogi Képviseleti Főosztály részére meg kell küldeni a tényállást és az észrevételeket rögzítő ügyiratokat. Az ügyiratoknak tartalmaznia kell: a) a szerződő felek – megrendelő, szállító, vállalkozó – megnevezését és pontos címét; b) az ajánlatot és az annak elfogadását rögzítő okiratot; c) az ajánlat bruttó értékét; d) a szerződést biztosító mellékkötelezettség fajtáját, mértékét, kiszámított összegét; e) a vitás kérdés világos és rövid ismertetését, a vita alapjául szolgáló tényállás előadását és a bizonyítékok megjelölését, különös tekintettel a felek közötti egyeztetésen elhangzott álláspontokra, továbbá az üggyel kapcsolatos esetleges korábbi bírósági határozat ügyszámát és tartalmának lényegét. 120. Ha a szerződés alapján a számlát nem a szerződést kötő szerv, hanem valamely más szerv fizeti ki, a követelés érvényesítésével, illetve teljesítésével kapcsolatos intézkedéseket ilyen esetekben is a szerződést megkötő szerv hajtja végre. A szerződést megkötő szerv bekéri a szükséges tájékoztatást, adatszolgáltatást a kifizető szervtől és jogvita esetén ezeket továbbítja a képviseletet ellátó szervezethez. 121. A pénzügyi és számviteli szerv az általa kifizetett, valamint a beszedett követelések összegeit köteles nyilvántartani. Olyan nyilvántartást kell vezetni, melyből folyamatosan megállapítható, hogy a szerződést kötő honvédelmi szervezet a szerződésszegésen alapuló, kötelezően érvényesítendő jogait érvényesítette. 122. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a) a szerződés számát, b) a szerződő felek megnevezését és levelezési címét, c) a szerződéskötés, illetve módosítás időpontját, d) az ellenszolgáltatás összegét, e) a teljesítési határidőt, f) a tényleges teljesítés időpontját, g) a szerződést biztosító mellékötelezettségből fakadó követelés érvényesítésének jogcímét, így különösen a késedelem-, vagy hibás teljesítést, a meghiúsulást, h) a követelés érvényesítéséből befolyt összeget, a jóváírás időpontját és a könyvelés tételszámát. 123. A nyilvántartásba vett iratok: a) a létrejött szerződés; b) a teljesítést igazoló bizonylatok; c) a követelés kiegyenlítés bizonylatai. 124. A szerződésekkel összefüggő más költségek – eljá rási költség, kamat, kapacitás-lekötési díj, előszállítási díj – kifizetését, átutalását, beszedését és nyilvántartását a 113–123. pontokban foglalt rendelkezések szerint kell végrehajtani. 15. Szigorú számadású pénzügyi nyomtatványok kezelése, nyilvántartása 125. A szigorú számadású pénzügyi nyomtatványokat, jogszabály, vagy HM utasítás eltérő rendelkezés hiányában – a 126. pontban foglaltak kivételével – a ruházati szakszolgálat szerzi be. 126. A készpénzfelvételi utalványtömböket a Kincstártól a) a KNBSZ és az MH EK részére annak pénzügyi és számviteli szerve, b) a központi pénzügyi és számviteli ellátásra utalt honvédelmi szervezetek részére a HM VGH szerzi be. 127. A HM VGH a 126. pont b) alpontja szerinti beszerzést követően az utalványtömböket nyilvántartásba veszi és az érintett honvédelmi szervezetek részére elosztja. 128. A szigorú számadású nyomtatványokat valamennyi beszerző-, kezelő-, elosztó-, felhasználó szervezetnél bizonylat alapján kell hitelesített nyilvántartásba venni. Ezeket a bizonylatokat a nyilvántartás mellé kell csatolni. A nyilvántartás megjegyzés rovatában – bevételezésnél és kiadásnál is – a hivatkozási tételszámot, a nyomtatványokon pedig a nyilvántartás kiadás-bevételi tételszámait fel kell tüntetni. A bevételezéskor meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványtömbökben az űrlapok teljes számban megvannak-e, a sorszámok és esetleges egyéb jelzések helyesek-e. 129. A tőszelvényeket, vagy a tömbben maradó példányokat is tartalmazó számadásköteles nyomtatványok betelt tömbjeit, illetve a számadásköteles nyomtatványok átadás-átvételét – felhasználását – igazoló bizonylatokat – átvételi elismervényeket, listákat, kimutatásokat – a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása mellékleteként, a pénztár-bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni és megőrizni. 130. A szigorú számadású nyomtatványok a 44. pont szerinti átadás-átvétel tárgyát képezik, melyek tényét a nyilvántartásban, záradék formájában rögzíteni kell. 16. Záró rendelkezések 131. Ez a szakutasítás a közzététele napját követő napon lép hatályba. 132. Hatályát veszti a honvédelmi szervezetek számláiról és a pénzkezelési szabályokról szóló 62/2011. (HK 13.) HM KPH főigazgatói szakutasítás. Fodor Lajos s. k., HM közigazgatási államtitkár