17/2017. (HK 8.) HM VGHÁT szakutasítása a Magyarország határain kívüli válságkezelőés béketámogató műveletekben résztvevők és nemzetközi szervezetekhe

17/2017. (HK 8.) HM VGHÁT szakutasítása a Magyarország határain kívüli válságkezelőés béketámogató műveletekben résztvevők és nemzetközi szervezetekhez vezényelt katonai megfigyelők pénzügyi biztosításáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (2) bekezdése alapján – figyelemmel a Magyarország határain kívüli válságreagáló és béketámogató műveletekkel kapcsolatos Magyar Honvédséget érintő feladatokról szóló 78/2007. (HK 15.) HM utasítás előírásaira – a Magyarország határain kívüli válságkezelő- és béketámogató műveletekben résztvevő katonai szervezetek és egyéni beosztást betöltők pénzügyi biztosítása végrehajtásának részletes szabályairól a következő szakutasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. A szakutasítás hatálya a HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH), a Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló HM utasításban meghatározott sajátosan gazdálkodó szervezetek pénzügyi és számviteli szervezeti elemeire, az MH katonai szervek pénzügyi referatúráira, Magyarország határain kívüli válságkezelő- és béketámogató műveletekben résztvevő katonai szervezetek (a továbbiakban: kontingensek) pénzügyi szakállományára terjed ki. 2. A válságkezelő- és béketámogató műveletek pénzügyi és számviteli biztosítása a jóváhagyott Ideiglenes Állománytábla, vagy Állományjegyzék, a Hadrendi alárendeltség, valamint a pénzügyi utaltsági rend figyelembevételével kerül megtervezésre és végrehajtásra. 3. Az MH Összhaderőnemi Parancsnokság (a továbbiakban: MH ÖHP) alárendeltségében szolgálatot teljesítő kontingensek, egyéni beosztást betöltő személyek és a nemzetközi szervezetekhez vezényelt katonai megfigyelők pénzügyi és számviteli biztosítását a HM VGH Nemzetközi Igazgatóság (a továbbiakban: NKI) Nemzetközi Békeműveleti Osztály (a továbbiakban: NBO) végzi, együttműködésben az MH 64. Boconádi Szabó József Logisztikai Ezred (a továbbiakban: MH 64.log.e) – mint a logisztikai biztosításért felelős szervezet – Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúrával (a továbbiakban: GTPER), valamint a kontingensek pénzügyi szakállományával (a továbbiakban: pénzügyi részleg). 4. A kontingensek gazdálkodási tevékenységének pénzügyi és számviteli biztosítását a Magyar Honvédségre vonatkozó rendelkezések, különösen a Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló HM utasítás alapján kell megszervezni és végrehajtani. 5. Az NBO folyamatosan részt vesz a békeműveleti koncepciók és feladatok kidolgozásában, javaslatokat tesz a kontingensek megalakításával kapcsolatos pénzügyi feladatokra és kidolgozza azok pénzügyi és számviteli belső szabályozóját. 2. Kiválasztás, felkészítés 6. A kontingensek pénzügyi szakbeosztásainak feltöltésére – az MH ÖHP felkérése alapján – a HM VGH tesz javaslatot. A HM VGH által kiírt pályáztatás során a jelentkezők közül elsősorban a pénzügyi szakállományból történik a kiválasztás. A pénzügyi szakállomány leterheltsége függvényében más beosztásban lévő, megfelelő szakmai képesítéssel rendelkező jelentkezők is – azok vezetőinek előzetes egyetértésével – kijelölésre, kiválasztásra kerülhetnek. A válságkezelő- és béketámogató műveletekben résztvevő pénzügyi szakállomány kiválasztására a beérkezett pályázatok alapján az NKI tesz javaslatot a HM VGH főigazgatója részére. 7. A kontingensekbe kijelölt pénzügyi állomány szakmai felkészítéséért, valamint a béketámogató műveletek pénzügyi és számviteli biztosításával kapcsolatos feladatok koordinálásáért az NKI igazgatója a felelős. A pénzügyi beosztásra kijelölt és valuta pénztárosi végzettséggel nem rendelkező állomány a HM VGH által központilag kerül beiskolázásra a tanfolyamra. 8. Az MH ÖHP igénye szerint, az általa a felkészítésre kijelölt katonai szervezetnél a kontingens teljes személyi állománya részére az NBO egy alkalommal a külszolgálati juttatásokról és a nem külszolgálattal összefüggő járandóságok (a továbbiakban: hazai járandóságok) külföldi szolgálattal összefüggő változásairól ismertető foglalkozást vezet le. 9. A kijelölt személy pénzügyi szakmai felkészítésének megszervezése, végrehajtása az NBO feladata. Az NBO kaposvári bázisán a béketámogató műveletekbe felajánlott kontingensek felkészítésének időszakában, a pénz-ügyi beosztás ellátására kijelölt állomány részére speciális szakkiképzést hajt végre. Az adott kontingens pénzügyi beosztásába tervezett személyek pénzügyi szakkiképzését úgy kell megtervezni, végrehajtani, hogy azon a kontingensben pénzügyi beosztásban korábban szolgálatot teljesített személy, vagy személyek is – amennyiben az indokolt – részt vehessenek. 10. A szakkiképzésre a kijelölt személyt az MH ÖHP parancsnokának, a kontingens állományváltására vonatkozó parancsában foglalt kiképzési, felkészítési ütemterve szerint kell vezényelni. 3. Jelentések, kapcsolattartás 11. A kontingensek pénzügyi szakállományával – szakmai munkájuk segítése és a megfelelő információáramlás érdekében – az NBO folyamatos kapcsolatot tart. 12. A kontingensek pénzügyi részlegei a személyi állomány külszolgálati ellátmánnyal, hazai illetménnyel való ellátásának helyzetéről, a járandóságok folyósításával kapcsolatos kérdésekről, javaslatokról; a pénzforgalommal járó gazdasági eseményeket alátámasztó okmányok (összesítő bizonylatok, eredeti pénzforgalmi okmányok) NBO részére történő továbbításáról, valamint a pénzügyi biztosítást, ellátást érintő feladatokról, azok helyzetéről a 6. sz. mellélet szerinti adattartalommal heti jelentést készít. 13. A jelentést az NKI igazgató részére az NBO útján, elektronikus úton (hm.vgh.nbvo@hm.gov.hu) kell megküldeni, minden hét csütörtök 10:00 óráig. Az NBO hetente értékeli a kontingensek jelentéseit, a jelzett problémákat a HM VGH érintett szakterületi vezetői részére továbbítja, megoldásukra javaslatot készít elő, a felvetett problémákat a szakterületi vezetőktől kapott válaszok alapján a lehető legrövidebb időn belül megválaszolja. Az NBO heti jelentések által nyert tapasztalatokról – szükség esetén – eseti feljegyzést készít az NKI igazgatója részére. 4. A költségvetés tervezése, jóváhagyása és módosítása 14. A válságkezelő- és béketámogató műveletek hosszú távú stratégiai, valamint a rövid távú erőforrás tervei a miniszter által meghatározott rend alapján kerülnek kidolgozásra. Az erőforrás tervek összeállítása során a pénzügyi jellegű költségvetési előirányzatok tervezése a keretgazda szervezetekkel együttműködve az NBO feladata. 15. A válságkezelő- és béketámogató műveletek költségvetési előirányzati kereteit, valamint az alcímtartalékba bevont vagy visszatartott kereteket az NKI Nemzetközi Együttműködési Osztály (a továbbiakban: NEO) tartja nyilván. A keretekkel kapcsolatos műveleteket a NEO végzi. 16. A válságkezelő- és béketámogató műveletek adott évre vonatkozó elemi költségvetési tervének összeállítása, valamint a pénzügyi jellegű költségvetési előirányzatok megtervezése az intézményi és központi költségvetési javaslatok elkészítésének és jóváhagyásának miniszter által meghatározott rendje alapján, a keretgazda szervezetekkel együttműködve, az NBO feladata. A költségvetési előirányzatok tervezéséhez a kontingensek pénzügyi részlegei – az NBO által meghatározott határidőre és formában – adatokat szolgáltatnak, különösen: a) a munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak létszáma, foglalkoztatásuk tervezett, engedélyezett időtartama, megbízási díjuk összege, b) külföldön felmerülő hatósági díjak, illetékek, bankköltségek kiadásai tekintetében. 17. A jóváhagyott költségvetési előirányzatok kiadását a költségviselő szervezetek felé az NBO készíti elő. 18. A jóváhagyott költségvetési előirányzatokból – a hazai járandóságok kivételével – mind a hazai, mind a külföldön valutában, devizában felmerülő kiadásokat biztosítani kell. 19. A válságkezelő- és béketámogató műveletek költségvetési előirányzatainak módosítását a honvédelmi szervezetek saját hatáskörű előirányzat-módosításának rendjéről szóló HM utasítás alapján, az azt meghaladó hatáskörben a HM VGH útján kell kezdeményezni. Az NBO a keretgazda szervezettel együttműködve készíti elő az előirányzat módosításokat és kezdeményezi azok jóváhagyatását, valamint a jóváhagyást követően előkészíti az előirányzatok kiadását. A NEO nyilvántartja a keretekben történő változásokat. 20. A kontingensek gazdálkodása során befolyó nemzetközi bevételek előirányzatosításával kapcsolatos feladatokat – függetlenül attól, hogy annak analitikus nyilvántartását a kontingens pénzügyi részlege vagy az NBO végzi – az intézményi bevételekkel kapcsolatos feladatokról szóló HM utasítás alapján az NBO hajtja végre együttműködve a NEO-val. 21. A kontingensek megszüntetése, valamint az új kontingensek létrehozása esetén jelentkező pénzügyi szakfeladatok – a HM VGH bedolgozása alapján – HM utasítás, HM KÁT-HVKF együttes intézkedés illetve MH ÖHP intézkedésben, parancsban kerülnek meghatározásra. 5. Finanszírozás, könyvviteli feladatok végrehajtása 22. A kontingens pénzforgalmának biztosítása érdekében – amennyiben a műveleti terület biztonsági és pénzintézeti infrastruktúrájának helyzete megengedi – a Honvédelmi Minisztérium fejezet egységes számviteli politikájáról szóló 9/2017. (HK 5.) HM VGHÁT szakutasítás (a továbbiakban: számviteli politika) 7. függelékében (a továbbiakban: pénzkezelési szabályzat) foglaltak szerint, a HM VGH főigazgató engedélye alapján, helyi bankban devizaszámlát nyithat. A devizaszámla megnyitása előtt a biztonsági kockázatok megítélése érdekében a művelet irányításáért felelős parancsnokság és a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) véleményét ki kell kérni. A devizaszámláról kell biztosítani a műveleti területen végrehajtott beszerzések, igénybe vett szolgáltatások kiegyenlítését, valamint a valutapénztár készpénzzel történő feltöltését. 23. A műveleti területen bankszámlával nem rendelkező, béketámogató műveletekbe felajánlott ideiglenes katonai szervezet részére a gazdálkodáshoz és a külszolgálati ellátmány kifizetéséhez szükséges pénzeszközöket a megkötött technikai megállapodás szerinti átutalással az együttműködő szövetséges nemzet útján, vagy készpénzben kell biztosítani. A valuta – országhatáron belüli, a műveleti területre történő kiszállítást végző szervezet telephelyére történő – szállítását a pénzkezelési szabályzatban foglaltak szerint kell végrehajtani. 24. A technikai megállapodás alapján más szervezet bankszámlájára történő finanszírozás esetén az átutalt ellátást a bankszámláról egy összegben kell felvenni, azon az MH pénzeszközei csak ideiglenes jelleggel – a finanszírozás végrehajtásáig – kezelhetőek. 25. A kontingens a napi működési kiadásainak biztosítására, a külszolgálati ellátmány kifizetésére valutapénztárt működtet. A valutapénztár működésére a pénzkezelési szabályzat vonatkozó előírásait kell alkalmazni. Azoknál a kontingenseknél, ahol a pénzügyi tiszt és a pénztáros személye azonos, a HM VGH főigazgatója külön engedélyt ad ki az egyszemélyes pénzkezelésre. 26. A valutapénztárak készpénzkészletének felső határa valutanemenként, forintban kerül megállapításra. A készpénzkészlet forintértékének meghatározásakor, a biztonsági, őrzésvédelmi feltételek kialakítása során a HM Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszerben (a továbbiakban: HM KGIR) rögzített érvényes MNB árfolyamot kell alkalmazni. 27. A kontingens gazdálkodásához szükséges költségvetési támogatás – a kontingens adatszolgáltatása alapján – az MH 64. log.e Magyar Államkincstárnál (a továbbiakban: Kincstár) vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlájáról, devizaszámláiról kerül biztosításra. A kontingens a tárgyhavi támogatási igényt az igényelt devizanemben a tárgyhónapot megelőző hónap 15-ig küldi meg az NBO részére. 28. A pénzügyi részleg a devizaszámlához és a valutapénztárhoz kapcsolódó gazdasági eseményekről pénzforgalmi naponként analitikus nyilvántartást vezet. 29. A pénzügyi részleg a devizaszámla és a valutapénztár pénzforgalmát alátámasztó bizonylatokról – a könyvviteli feladatok végrehajtása érdekében – számviteli politika 4. függeléke részét képező mintatár szerinti „Összesítő bizonylatot” készít és azt az NBO részére a pénzforgalom megtörténtét követő 5 napon belül elektronikus úton scannelve – elektronikus továbbítási lehetőség hiányában telefaxon – továbbítja. A könyvelési bizonylatok, így különösen: számlák és a kapcsolódó utalványozási záradékok, kiadási és bevételi pénztárbizonylatok, eszközutalványok, napi pénztárjelentések eredeti példányát az Összesítő bizonylatok eredeti példányaival együtt havonta, vagy a helyi postajárat gyakoriságának függvényében – de legalább a pénzügyi beosztást betöltő(k) állományváltásának időpontjában – az NBO részére továbbítja. Az okmányok teljes körű továbbításáért, az okmányok teljes körűségéért a kontingens pénzügyi részleg vezetője a felelős. A megküldés előtt a könyvelési bizonylatokról másolatot kell készíteni, mely a későbbiekben a könyvelés alapokmánya lesz a műveleti területen. A másolatokat a gazdasági esemény pénzforgalmi teljesítését követő 3. év december 31-ig kell megőrizni. 30. A könyvelési adatok HM KGIR-ben történő rögzítését – a 29. pont szerinti elektronikusan scannelve vagy telefaxon megküldött Összesítő bizonylatok alapján – az NBO végzi. Az NBO a kontingensek részére, az általuk igényelt adattartalommal a könyvelési adatokról szóló főkönyvi kivonatot küld. 6. A jóváhagyott előirányzatok felhasználása, nyilvántartása és elszámolása 31. A kontingensek működésének biztosításához szükséges beszerzések – beleértve a műveleti beszerzéseket is – a szükséges engedélyezési és ellenjegyzési eljárásokat követően hajthatóak végre. Az ellenjegyzési feladatokat a kötelezettségvállalások ellenjegyzéséről és bejelentésének rendjéről szóló HM utasításban foglalt ellenjegyzési okmányok alkalmazásával kell végrehajtani. 32. A műveleti beszerzésekre vonatkozó előírásokat kell alkalmazni a műveleti területen végrehajtott pénzügyi jellegű beszerzések, így különösen: reprezentáció, illeték kiadások, repülőjegy beszerzés esetében is. 33. A költségvetési előirányzatok nyilvántartását az MH ÖHP által kiadott intézkedés szerint kell végrehajtani. A külföldi fizetőeszközben teljesített kifizetések esetén a forint összeg meghatározását a Számviteli politika 2. függeléke (Értékelési szabályzat) szerinti árfolyamon kell meghatározni. 34. A kontingens pénzügyi, költségvetési beszámolási kötelezettségeinek (zárszámadással illetve időközi mérlegjelentés, költségvetési jelentéssel kapcsolatos feladatok) az MH 64. log.e tesz eleget, a kontingensek által a gazdálkodás vitele során biztosított, illetve a 35. pont szerint megküldött adatok alapján. A könyvviteli zárlatok és időközi mérlegjelentések összeállítását a kiadásra kerülő HM VGHÁT szakutasításban foglaltak alapján kell végrehajtani. 35. A kontingensek pénzügyi részlegeinek – a 34. pontban meghatározottakon túl – az adott időszakra vonatkozó könyvviteli zárlat, beszámolók elkészíthetősége érdekében az alábbi feladatokat kell végrehajtaniuk: a) az adott hónap gazdasági eseményeiről készített Összesítő bizonylatok, a pénzforgalommal kapcsolatban vezetett analitikus nyilvántartások – különösen a követelés- és kötelezettség jellegű sajátos elszámolásokról, bevételekről – megküldése az NBO részére legkésőbb a tárgyhónapot követő hó 3-ig, b) a pénzeszközökről készített leltározási okmányok megküldése az NBO részére legkésőbb a tárgyévet követő hó 5-ig c) a megelőző gazdasági év gazdálkodásának értékelése, az éves szöveges beszámoló jelentésének megküldése az NBO részére a tárgyévet követő év február 20-ig. 36. Az NBO a könyvviteli zárlat, a beszámolók elkészítéséhez további adatszolgáltatásokat is bekérhet. 37. A HM VGH Költségvetési, Számviteli és Ellenjegyzési Igazgatóság (a továbbiakban: KSZEI) Számviteli Osztálya (a továbbiakban: SZVO) az intézményi, központi és fejezeti költségvetési javaslatok elkészítésének és jóváhagyásának rendjéről kiadott miniszteri körlevélben meghatározott, ellátó katonai szervezetek könyvviteli zárlataiban és számszaki beszámolóiban szerepelteti a békeműveletek biztosítására jóváhagyott tárgyévi költségvetésének teljes körű elszámolását. 7. Követelésekkel kapcsolatos feladatok végrehajtása 38. A kontingensek gazdálkodása során keletkezett bevételek nyilvántartását a kontingensek pénzügyi részlegének és az NBO-nak kell végrehajtania. a) Az ENSZ-szel megkötött nemzetközi szerződésen alapuló követelésállomány, illetve más nemzetek személyi állománya részére teljesített ellátásokhoz kapcsolódó követelésállomány pénzforgalmi nyilvántartása az UNFICYP Magyar Kontingens esetében: aa) Az UNFICYP Magyar Kontingens esetében a követelésállomány pénzforgalmi nyilvántartása, kezelése az MH 64.log.e Kincstárnál vezetett devizaszámláján kerül végrehajtásra. A nemzetközi szerződéssel kapcsolatos bevételhez kapcsolódó analitikus nyilvántartást – a kontingens adatszolgáltatása alapján – az NBO vezeti. ab) Az analitikus nyilvántartás vezetése érdekében a kontingens havonta (tárgyhónapot követő hónap 10-ig) az ENSZ-szel szemben fennálló követelésállományról, illetve félévente (a félévet követő hónap 10-ig) a más nemzetekkel szemben fennálló követelésállományról elszámolási javaslatot küld az NBO részére, mely legalább az alábbi adatokat tartalmazza: aba) ENSZ-szel szemben fennálló követelésállomány esetében – havi átlaglétszám; – alaptérítés, speciális beosztást betöltők utáni térítés és az egyéb térítés összege; – havi térítés összesen az átlaglétszám alapján. abb) Más nemzetekkel szemben fennálló követelésállo mány esetében – az ellátás pénzügyi teljesítésének éve, hónapja; – az ellátást igénybevevő személyi állomány létszáma; – kifizetett ellátás összege, pénzneme. ac) Az elszámolási javaslat adatait az NBO felülvizsgál ja, megállapítja és nyilvántartásba veszi az ENSZ-szel és a más nemzetekkel szemben fennálló követelésállomány összegét, majd az elszámolási javaslatot megküldi az NKI részére. b) Az a) ponton kívüli kontingenssel, szerepvállalásokkal – kiemelten az RSM feladattal – kapcsolatban megkötött két- vagy többoldalú nemzetközi szerződéseken, egyezményeken alapuló követelésállomány pénzforgalmi nyilvántartása: ba) A feladattal kapcsolatban megkötött nemzetközi szerződéseken, egyezményeken alapuló követelésállomány pénzforgalmi nyilvántartása, kezelése az MH 64.log.e Kincstárnál vezetett devizaszámláin kerül végrehajtásra. A nemzetközi szerződéssel, egyezményekkel kapcsolatos bevételhez kapcsolódó analitikus nyilvántartást – a kontingens adatszolgáltatása alapján – az NBO vezeti; bb) A kontingens a nemzetközi szerződések alapján végrehajtja a STANAG 2034-es okmányok és a kapcsolódó kimutatások, a magyar adó- és számviteli szabályok szerinti számlák kiállítását; bc) A kiállított számlák eredeti, első számú példányait, valamint azok másodpéldányait havonta, a tárgyhónapot követő hónap 15-ig megküldi az NBO részére; bd) Az NBO az okmányok alapján nyilvántartásba veszi a követelésállományt és az eredeti okmányokat – a vevők részére történő továbbítás végett – megküldi az NKI részére. 8. Hazai pénzügyi járandóságok 39. A kontingensbe vezényelt állomány pénzügyi-személyi gyűjtőit – a KNBSZ állományának kivételével – a vezénylést követő hónap 15-ig az állományilletékes katonai szervezet pénzügyi referatúrájának le kell zárnia és megküldeni az NBO részére. A vezénylés megszüntetését követően – tárgyhónapot követő hónap 15-ig – a pénzügyi gyűjtők zárását és továbbítását az állományilletékes katonai szervezetek részére az NBO hajtja végre. 40. Az NBO kontingensenként ideiglenes fizetési jegyzéket létesít, melyre a kontingensbe vezényelt állományt a külszolgálat megkezdésének napjától a vezénylés megszűnését követő hónap 15-ig az állományilletékes alakulat pénzügyi referatúrája áthelyezi. Az ideiglenes fizetési jegyzékek adatait úgy kell beállítani, hogy a hazai járandóságok az állományilletékes katonai szervezet költségvetését és létszámát terheljék. 41. A vezénylés időtartama alatt az NBO – az állományilletékes katonai szervezetek által megküldött parancskivonatok alapján – ellenőrzi a számfejtett, folyósított juttatások helyességét. Jogalap nélküli kifizetések, visszatartások esetén az NBO az állományilletékes alakulat pénzügyi referatúrájánál írásban kezdeményezi a járandóságok visszavonását, vagy azok folyósítását. 42. A vezénylés ideje alatt az illetményekkel kapcsolatos változás-visszaigazolások és egyéb pénzügyi okmányok (különösen a személyi jövedelemadó megállapításával és bevallásával, adókedvezmények igénybevételével kapcsolatos nyilatkozatok) megküldése a kontingens részére az NBO feladata. A vezényeltek pénzügyi áthelyezéséig az állományilletékes alakulat pénzügyi referatúrája a változás-visszaigazolásokat és egyéb pénzügyi okmányokat a kontingensekhez történő kijuttatás céljából az NBO részére küldi meg. 43. Az NBO a járandóságok szabályoknak megfelelő megállapítása érdekében az állományilletékes alakulatok személyügyi szerveivel együttműködik. A vezényelt állomány hazai járandóságaira vonatkozó illetmény-besorolási jogkör a külszolgálat időtartama alatt az állományilletékes katonai szervezetnél marad. 44. A kontingens személyi állománya után felszámítandó pénzügyi kereteket (illetményelőleg, segély) az állományilletékes katonai szervezetnél kell képezni. A vezényelt állomány pénzügyi keretek terhére folyósítható juttatás iránti, így különösen illetményelőleg, segély kérelmét az állományilletékes katonai szervezet parancsnoka részére kell felterjeszteni. 45. Az esetenként megállapított és bankszámlára kiutalandó járandóságokkal kapcsolatos ügyintézéséért az NBO a felelős. Az NBO köteles az igényléshez szükséges nyomtatványokat a kontingens részére kijuttatni. Amennyiben a járandóság megállapítása az állományilletékes katonai szervezet parancsnokának hatáskörébe tartozik, a kontingensben kitöltött igényléseket az NBO útján az állományilletékes katonai szervezetekhez kell megküldeni. A juttatás feladása a HM KGIR-ben az NBO feladata. 9. Külföldi pénznemben folyósított járandóságok 46. A külföldi szolgálatot teljesítők egyes járandóságairól szóló 18/2013. (IX. 5.) HM rendelet (a továbbiakban: Rendelet) IV. és V. fejezetének hatálya alá tartozó személyek külszolgálati ellátmányának számfejtését, folyósítását az alábbi feladatmegosztásban kell végrehajtani: a) a külszolgálati ellátmány mértékét, összegét meghatározó parancsok feldolgozását, gyűjtőzését a kontingens pénzügyi részlege és az NBO is végrehajtja; b) a külszolgálati ellátmány tárgyhavi, időarányos összegének megállapítását – beleértve az átutalással és a készpénzben kifizetendő külszolgálati ellátmány külföldi fizetőeszközbeli összegének meghatározását – az NBO végzi a HM KGIR alkalmazásával; c) a tárgyhónapra megállapított külszolgálati ellátmány kifizetése ca) készpénzben: a műveleti területen a kontingens pénzügyi részlegének feladata az e) pont szerinti adatszolgáltatás alapján, cb) a jogosult által megadott devizaszámlára történő utalással: az NBO feladata a HM VGH Központi Illetményszámfejtő és Rendszerüzemeltető Igazgatóság (a továbbiakban: KIRI) részére megküldött utalási fájllal; d) a kontingens pénzügyi részlege a kontingens személyi állományának külszolgálati ellátmányát érintően bankszámlára történő utalást nem hajthat végre; e) a kontingensek pénzügyi részlege a havi külszolgálati ellátmány összegének megállapításához az 1. melléklet 1. pontja szerinti adatszolgáltatást teljesít az NBO részére; f) az NBO a tárgyhónapra megállapított külszolgálati ellátmány összegéről, a kontingensek által az e) pont szerinti adatszolgáltatás feldolgozásáról és a tárgyhavi devizaellátás során jelentkező problémákról – esetlegesen előforduló külszolgálati ellátmány túlfizetés vagy visszatartás, a HM KGIR zárása miatt fel nem dolgozott okmányok – az 1. melléklet 2. pontja szerinti adatszolgáltatást teljesít a kontingensek pénzügyi részlege részére. 47. A külszolgálati ellátmány megállapítását, kifizetését kizárólag a Rendelet szerint elkészített és a HM VGH Pénzügyi és Ellenőrzési Igazgatóság által ellenjegyzett külszolgálati ellátmány besorolási parancs, vezénylési parancs alapján lehet végrehajtani. Külszolgálati ellátmány besorolási parancs hiányában devizaellátást végrehajtani, külszolgálati ellátmányt folyósítani nem lehet. 48. Azon személyek részére, akik olyan béketámogató műveletben teljesítenek tartós külföldi szolgálatot, amelyben önálló pénzügyi részleggel rendelkező kontingens nem vesz részt, földrajzi távolságból vagy műveleti okokból adódóan ellátásuk kontingens által nem biztosítható, illetve az állomáshely sajátosságai a készpénzbeni kifizetést nem teszik lehetővé, az NBO a vezénylés megkezdése előtt honi területen a vezénylés időtartamára – a havi készpénzfelvételeket kiváltandó – külszolgálati ellátmányelőleget fizet ki. A Rendelet 39. § (4)–(5) bekezdése szerint ezen beosztásokat, állomáshelyeket az MH ÖHP határozza meg. 49. A külszolgálati ellátmány-számfejtés rendszere, folyamata magában foglalja: a) a 2. melléklet szerinti „Megbízás külszolgálati ellátmány átutalására” okmányon (a továbbiakban: Megbízás okmány) feltüntetett adatok – devizaszámla szám, ellátmányelőleg, havi készpénzbeli ellátmány kifizetés – HM KGIR rendszerben történő feldolgozását, rögzítését; b) külszolgálatra történő vezénylési parancsok, határozatok adatainak tételes egyeztetését a HM KGIR-ben – a Rendelet szerint arra jogosult szervezet személyügyi szerve által – rögzített adatokkal, információkkal; c) a kontingensek pénzügyi részlege által az 1. melléklet 1. pontja szerinti adatszolgáltatások adatainak feldolgozását, egyeztetését az arra jogosult szervezet által kiadott parancsokkal, határozatokkal, valamint a HM KGIR-ben rögzített adatokkal; d) a kiadmányozott vezénylési – külszolgálati ellátmány besorolási – parancsban, határozatban megállapított besorolás szerinti alapellátmány, alapellátmány-kiegészítés, vezetői ellátmánypótlék tárgyhónapra járó, időarányos összegének megállapítását; e) a tárgyhónapban átutalással és készpénzbeli kifizetéssel teljesítendő külszolgálati összegének megállapítását; f) a HM KGIR-ben a feldolgozások végrehajtását, az átutalás kezdeményezését az KIRI-nél. 50. A Rendelet szerinti devizaellátások kifizetésére az ott meghatározott határidőkig, a HM KGIR alkalmazásával, a devizaszámlára átutalandó külszolgálati ellátmány tekintetében a hóközi kifizetésekre vonatkozó határidők – KIRI által kiadott havi zárási időpontok – betartásával kell intézkedni. A kifizetett nettó devizaellátás bruttósítását a hóvégi számfejtésekkel egyidőben hajtja végre az KIRI. 51. A havi devizaellátás végrehajtása érdekében – a HM KGIR-ben – a következő feldolgozásokat – a felsorolás sorrendjében – kell eszközölni: „Teszt számfejtés”, „Éles számfejtés”, „Teszt utalás”, „Éles utalás”. A „Teszt számfejtés” kimutatás adattartama megegyezik a szakutasítás 1. számú mellékletének 2.1 pontja szerinti „Kimutatás a havi külszolgálati ellátmány számfejtéséről” kimutatás tartamával. 52. Az átutalás – „Éles utalás” – kezdeményezése a HM KGIR rendszerből kinyomtatott és az NBO vezetője – munkaköri leírásban kijelölt személy – által „A táblázat szerinti külszolgálati ellátmány éles számfejtés végrehajtható, utalásra adható!” záradékkal ellátott „Teszt számfejtési” kimutatás alapján hajtható végre. Az „Éles utalás” feldolgozás eredményeként előállított utalási file számát, az utalásra kerülő külszolgálati ellátmány összegét a kifizetés pénznemében, az átutalásban érintett személyek számát, a külszolgálati ellátmány beazonosításához szükséges megjegyzést a KIRI részére outlook üzenetben kell megküldeni. Az üzenethez csatolni kell az utalási kimutatást. 53. Az 52. pont szerinti feldolgozások során elkészített kimutatásokat, az 1. és 2. melléklet szerinti adatszolgáltatásokat, a KIRI részére megküldött és kinyomtatott outlook üzeneteket, valamint az KIRI által megküldött utalási jegyzéket kontingensenként, külön iktatólapon kell irattározni. 10. A Rendelet hatálya alá nem tartozó személyek ellátása 54. A Rendelet hatálya alá nem tartozó személyek – különösen a Belügyminisztérium állományába tartozó személyek, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak – járandóságainak megállapítását az alábbi feladatmegosztásban kell végrehajtani: a) az ellátás és költségtérítés mértékét, összegét meghatározó okmányok, így különösen: BM vezénylési parancsok, megbízási szerződések feldolgozását, gyűjtőzését a kontingens pénzügyi részlege és az NBO is végrehajtja; b) az ellátás és költségtérítés tárgyhavi, időarányos összegének megállapítását – beleértve az átutalással és a készpénzben kifizetendő külszolgálati ellátmány külföldi pénznembeli összegének meghatározását – a kontingens pénzügyi részlege végzi; c) a tárgyhónapra számfejtett ellátás és költségtérítés kifizetését készpénzben – műveleti területen – a kontingens pénzügyi részlege, a jogosult devizaszámlájára történő utalással – a HM KGIR FIN alrendszer alkalmazásával – az NBO végzi. A kontingensek pénzügyi részlege bankszámlára történő utalást az ellátás és költségtérítés vonatkozásában nem hajthat végre; d) a kontingensek pénzügyi részlege a havi ellátás és költségtérítés összegének megállapításáról, az átutalással kifizetendő ellátás összegéről az 1. melléklet 1.5. pontja szerint teljesít adatszolgáltatást az NBO részére; e) az NBO az adatszolgáltatás és az érintett személy nyilatkozata alapján végrehajtja a kifizetett ellátás és költségtérítés adó- és járulék-elszámolási feladatait, valamint tájékoztatja az illetékes társszervezetet a BM állomány részére kifizetett ellátásról és költségtérítésről. 55. Az 54. pont d) alpontja szerint megküldött kimutatások alapján az NBO az MH 64.log.e belső szabályzata alapján engedélyezteti, majd azt követően végrehajtja az ellátás és költségtérítés kifizetését a HM KGIR FIN alrendszeren keresztül. 11. Az ellátására vonatkozó közös szabályok 56. A személyi állomány részére ellátás – külszolgálati ellátmány, megbízási szerződés alapján megbízási díj, költségtérítés – átutalását kizárólag a külföldi szolgálatra történő vezénylést megelőzően, a 2. melléklet szerinti Megbízás okmányon tett nyilatkozata alapján, az ott feltüntetett bankszámlára lehet teljesíteni. A Megbízás okmány hiányában deviza-átutalást teljesíteni nem lehet. A Megbízás okmányok eredeti példányait – a KNBSZ és a BM állománya kivételével – az NBO-nak a 39. pont szerint megküldött pénzügyi személyügyi gyűjtőbe kell lefűzni. 57. A személyi állomány által kitöltött Megbízás okmányok összegyűjtését, adatainak ellenőrzését a kontingensek kiutazó pénzügyi részlegei, vagy a kontingens állományából kijelölt személy hajtja végre. Az ellenőrzött Megbízás okmányokat és az azok alapján elkészített adatbázist az NBO-nak kell átadni, megküldeni a kiutazást, vezénylést legalább 15 nappal megelőzően. Az adatbázis legalább a következő adatokat kell, hogy tartalmazza: név, rendfokozat, állományilletékes alakulat, személyügyi törzsszám, adóazonosító jel, devizaszámla száma és SWIFT kódja, külszolgálati ellátmány előleg és a havi készpénzbeni kifizetés összege és valutaneme, kiutazás várható dátuma. Az NBO részére átadott adatbázis egy példányát a kontingens pénzügyi részlegénél meg kell őrizni, azt esetleges változás esetén folyamatosan naprakészen kell tartani. 58. A Rendelet szerinti külszolgálati ellátmányelőlegek jogosultak részére történő kifizetését, valamint annak visszatérítését az alábbi eljárási rendben kell végrehajtani: a) a Rendelet 44. § (1) bekezdése szerinti külszolgálat esetén a 2. melléklet szerinti Megbízás okmány 6. pontjának kitöltésével – a teljes vezénylés szerinti hónapok számának figyelembevételével – kell igényelni a kontingens pénzügyi részlegétől, az 50. pont hatálya alá tartozók esetében az NBO-tól. A kifizetett, illetve a műveleti területen kifizetendő ellátmányelőleg összegéről az NBO a kontingensek pénzügyi részlegét tájékoztatja, és az előleg levonására az NBO – az első havi külszolgálati ellátmányból – a kontingens pénzügyi részlege által a 46. e) pont szerinti elkészített adatszolgáltatás alapján illetve a 48. pont hatálya alá tartozók esetében a saját nyilvántartásai alapján intézkedik; b) a Rendelet 36. § (2) bekezdése szerint vezényeltek részére a Rendelet 30. § szerinti utazási előleget a 3. melléklet szerinti formában kell az NBO-tól igényelni. A kérelem alapján az NBO – amennyiben a kifizetés és annak megtérítése, visszafizetése belföldön végrehajtható – kifizeti az igényelt előleg összegét és meghatározza a visszafizetés módját, vagy a kontingens irányába intézkedik annak kifizetésére és megtérítésére; c) a Rendelet V. fejezete szerinti katonai megfigyelők részére a 30. § szerinti utazási előleget a 4. melléklet szerinti formában kell az NBO-tól igényelni; 59. A külszolgálati ellátmányt, megbízási díjat, költségtérítést érintő jogalap nélküli kifizetések kezelését – fizetési felszólítás kiállítása, befizetés figyelemmel kísérése, átutalása a KIRI részére – az NBO hajtja végre. 60. A fizetési felszólítás tartalmazza: a) az érintett személy nevét, rendfokozatát, levelezési címét, adóazonosító jelét, személyügyi törzsszámát; b) a jogalap nélkül kifizetett külszolgálati ellátmány, megbízási díj, költségtérítés nettó összegét; c) a túlfizetés mely havi külszolgálati ellátmányt, meg bízási díjat, költségtérítést és milyen összegben, devizanemben érintette; d) a túlfizetés megállapításának alapjául szolgáló parancs, határozat számát; e) a jogalap nélküli kifizetés visszakövetelésére rendelkezésre álló – a honvédek jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény által biztosított – elévülési időre és paragrafusra történő hivatkozást; f) a visszatérítésre rendelkezésre álló időintervallumot és annak módját – banki átutalás, készpénzes befizetés –, mértékét, részletfizetés esetén annak összegét és ütemezését; g) banki átutalással történő fizetés esetén a MH 64.log.e kincstári számlájának adatait; h) felhívást a fizetési felszólítás nyilvántartási számára történő hivatkozásra az átutalás kezdeményezésekor. 61. A külszolgálati ellátmányt, megbízási díjat, költségtérítést érintő jogalap nélküli kifizetések vonatkozásában az NBO analitikus nyilvántartást vezet, mely tartalmazza a túlfizetésekre, valamint annak rendezésére, aktuális helyzetére vonatkozó adatokat. 62. A külszolgálati ellátmányt, megbízási díjat, költségtérítést érintő túlfizetések átutalással történő rendezése, visszafizetése esetén a túlfizetés visszautalását a forintban az MH 64.log.e Kincstárnál vezetett számlájára kell teljesíteni. 63. A visszatérített túlfizetés forint összegét – előzetes tájékoztatását követően – az NBO az KIRI részére átutalja. Az KIRI részére megküldendő előzetes tájékoztatásnak tartalmaznia kell: a) a túlfizetésben érintett személy nevét, rendfokozatát, személyügyi törzsszámát; b) a visszatérített külszolgálati ellátmány, megbízási díj, költségtérítés összegét külföldi pénznemben, a túlfizetésben érintett hónapot; c) a jóváíró bankkivonat számát, dátumát; d) a HM VGH KIRI részére átutalandó forint összeget, az alkalmazott árfolyamot. 64. A tartós külszolgálat utolsó hónapjára vonatkozó külszolgálati ellátmány számfejtését követően az NBO elkészíti az „Összesítő kimutatás a havi külszolgálati ellátmány számfejtéséről” okmányt, mely jogosultsági hóna ponkénti részletezettséggel – a teljes külföldi szolgálat idejére vonatkozóan – tartalmazza az 1. számú melléklet 2.1 pontja szerinti adatokat. Az összesítő kimutatást 2 példányban kell elkészíteni, az egyik példányt a pénzügyi személyi gyűjtőbe kell nyilvántartásba venni (Belső leltár), illetve a KNBSZ állomány esetében az illetékes pénzügyi referatúra részére megküldeni, a másik példányt – a munkavállaló részére számfejtett külszolgálati ellátmány számításáról szóló tájékoztatás céljából – a havi változás-visszaigazolás munkavállalói példányához kell csatolni, melyet az állományilletékes alakulatok GTPER-i adnak át a munkavállaló részére. 12. Ellenőrzési feladatok, egyéb adatszolgáltatások végrehajtása 65. A pénzeszközök kezelésével, felhasználásával és elszámolásával összefüggő feladatokra kiterjedő belső szakellenőrzési feladatokat a munka- és ellenőrzési tervekben kell rögzíteni, mind a kontingensnél, mind az NBO-nál. A belső szakellenőrzési feladatok végrehajtása során a pénzügyi és számviteli szakellenőrzésének rendjéről szóló HM VGHÁT szakutasítás előírásai szerint kell eljárni. 66. A kontingensek pénzügyi szolgálata által a szakellenőrzésre vonatkozó szakutasítás alapján elkészített szakellenőrzési tervet és a végrehajtott ellenőrzésekről készített ellenőri jelentést 15 napon belül az NBO részére megküldik. 67. Az ellenőrzési feladatokat úgy kell megszervezni, hogy a jelen szakutasításban meghatározott szakmai feladatok teljes körűen ellenőrzésre kerüljenek. Az NBO a kontingensek gazdálkodási feladataival összefüggő pénzforgalmi okmányok, kifizetések és analitikus nyilvántartások ellenőrzésével kapcsolatos megállapításait a kontingens pénzügyi részlege részére megküldi. 68. Az MH 64.log.e és a kontingensekben szolgálatot teljesítő személyi állomány részére juttatott egyes meghatározott és béren kívüli juttatások után a munkáltatót terhelő adó bevallásához és megfizetéséhez szükséges összesített adatszolgáltatást az MH 64.log.e pénzügyi referatúrája készíti el, a kontingensek pénzügyi részlege által biztosított adatszolgáltatások alapján. 69. A kontingensek pénzügyi részlegei a 68. pont szerinti adatszolgáltatást az egyes meghatározott és béren kívüli juttatások után a munkáltatót terhelő adó bevallásához és megfizetéséhez szükséges adatszolgáltatás teljesítéséről szóló szakutasítás mellékletei szerinti formában tárgyhónapot követő hónap 5-ig küldik meg az MH 64.log.e pénzügyi referatúrája részére. 13. A pénzügyi beosztások átadás-átvétele 70. A kontingens pénzügyi részlegvezetői beosztás átadás-átvételekor – a fordulónap szerinti állapotnak megfelelően – a jegyzőkönyvben rögzíteni kell minimálisan az alábbi feladatok állapotát, amelyhez az NBO szükség esetén információt biztosít: a kontingens részére biztosított költségvetési előirányzatok felhasználásának helyzetét; b) a pénzügyi részlegvezető külszolgálata alatti időszak gazdálkodásának szöveges értékelését; c) a hatályos szerződések felsorolását; d) az állomány külszolgálati ellátmánnyal és egyéb já randósággal való ellátottságának helyzetét; e) a valutapénztár készpénzkészletét, egyezőségét, a de vizabankszámla egyezőségét az utolsó számlakivonattal, a szigorú számadásköteles okmányok meglétét; f) a gazdálkodással kapcsolatos okmányoknak az NBO felé továbbításának helyzetét, így különösen: összesítő bizonylatok, eredeti pénzforgalmi okmányok, kiállított számlák; g) a nyilvántartott követelések és kötelezettségek állományát, helyzetét; h) a pénzforgalommal kapcsolatban vezetett analitikus nyilvántartások, így különösen a követelés- és kötelezettség jellegű sajátos elszámolásokról, a fizetett előlegekről vezetett analitikus kimutatások egyenlegét, a kapcsolódó gazdasági események felsorolását; i) a reprezentációs keretek felhasználásának helyzetét; j) a pénzügyi részleg munkakörülményeinek helyzetét, a pénzügytechnikai eszközök általános állapotát, azokkal történő ellátottságot és a szakterület adott körülmények közötti legfontosabb kérdéseit; k) az átadó pénzügyi részlegvezető által végrehajtott belső pénzügyi szakellenőrzések összegzett megállapításait, l) a folyamatban lévő feladatokat, kiemelten a személyi állomány külszolgálati ellátmánnyal, a költségvetési előirányzatok biztosításával, valamint az ellenőrzésekkel kapcsolatos feladatokat. 71. A kontingens pénzügyi részlege az átadás-átvételről készült jegyzőkönyv egy példányát az NKI részére megküldi. 14. Tapasztalatok feldolgozása 72. A missziós felkészítés és kiképzés, ezen belül is a pénzügyi szakkiképzés gördülékenyebbé tétele, hatékonyságának fokozása, valamint a missziós állomány pénzügyi ellátása színvonalának emelése érdekében szükséges a misszióban részt vett és részt vevő pénzügyi tisztek, altisztek szakmai, missziós tapasztalatainak összegyűjtése, feldolgozása és értékelése. 73. Fentiek érdekében, az átadó pénzügyi állománynak a misszió befejezését követő 30 napon belül az 5. mellékletben szereplő kérdőívet ki kell tölteni és az NKI-ra el kell juttatni. A beérkezett kérdőívek és a 6. sz. melléklet szerinti heti jelentés feldolgozása során, a HM VGH nemzetközi igazgatójának javaslata alapján a HM VGH főigazgatója dönt egy adott témakör vagy probléma MH Műveleti-Tapasztalat Feldolgozó Rendszerbe (a továbbiakban: TAFE) történő beillesztéséről. A kérdőív kitöltése során törekedni kell a válaszok világos, egyértelmű és teljes körű megfogalmazására, megválaszolására. 74. A válaszok visszaérkezésének nyilvánvaló módja miatt – e-mail, fax – a válaszadó anonimitását garantálni nem lehet, ezért – az NBO végrehajtásért felelős ügyintézőin kívül – azokba csak a főigazgató és helyettese tekinthet bele. A NBO a kérdőíveket bizalmasan kezeli, azokról egy általános, anonim összefoglaló jelentést készít a főigazgató részére tárgyévet követő év március 31-ig. A tapasztalatok a válaszadó adatainak feltüntetése nélkül kerülnek feldolgozásra. 75. Mivel a kérdőív és az abban szereplő vélemény nem tekinthető az adott misszió hivatalos kiadmányának, ez egy szakmai felmérés, ezért azt a kiadmányozásra jogosult elöljáróval sem láttamoztatni, sem jóváhagyatni nem kell. 76. Az NBO osztályvezetője évente értékelje az összegyűlt információkat, ezek alapján tegyen javaslatot a missziós pénzügyi szakkiképzés oktatási és kiképzési okmányainak, illetve a Végrehajtási Terv kidolgozására, aktualizálására és a Központi Tapasztalat-adatbázisba (a továbbiakban: KTAb) történő feltöltésére. 15. Záró rendelkezések 77. Ez a szakutasítás az aláírást követő 8. napon lép hatályba. 78. Hatályát veszti a Magyarország határain kívüli válságkezelő- és béketámogató műveletekben résztvevők és nemzetközi szervezetekhez vezényelt katonai megfigyelők pénzügyi biztosításáról 10/2012. (HK 7.) HM VGHÁT szakutasítás. Sulyok János s. k., HM védelemgazdaságért felelős helyettes álamtitkár