5/2016. (VI. 8.) MK utasítása a Miniszterelnöki Kabinetiroda Közbeszerzési Szabályzatáról.

5/2016. (VI. 8.) MK utasítása a Miniszterelnöki Kabinetiroda Közbeszerzési Szabályzatáról. A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdése, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5)  bekezdése, az  államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13.  § (2)  bekezdés b) pontja, valamint a Miniszterelnöki Kabinetiroda Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 1/2015. (X. 27.) MK utasítás 83. § (1)  bekezdés c)  pontja alapján, figyelemmel a  jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontjára, a Miniszterelnöki Kabinetiroda közbeszerzéseinek szabályairól az alábbiak szerint rendelkezem: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. Az utasítás hatálya 1. § Jelen utasítás szabályozza a  Miniszterelnöki Kabinetiroda (a továbbiakban: Minisztérium) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a  Minisztérium nevében eljáró és a  közbeszerzési eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a  közbeszerzési eljárások dokumentálási és adatszolgáltatási rendjét. 2. § (1) Az utasítás hatálya a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerinti közbeszerzésekre terjed ki. (2) Amennyiben a  tervezett közbeszerzés speciális jellege vagy egyéb lényeges körülmény indokolja, a közbeszerzési eljárás – a közigazgatási államtitkár döntése alapján – a Kbt. 27. § (2) bekezdésére tekintettel egyedi eljárásrendben is lefolytatható. (3) Eltérő rendelkezés hiányában az utasítást az európai uniós források felhasználására is megfelelően alkalmazni kell. (4) Az utasítás hatálya nem terjed ki a minősített adatot, illetve az alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő, valamint a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzésekre. (5) Az utasítás által nem szabályozott kérdésekben a Miniszterelnöki Kabinetiroda gazdálkodási és kötelezettségvállalási szabályzatáról szóló 1/2016. (I. 7.) MK utasítást (a továbbiakban: Gazdálkodási Szabályzat) kell alkalmazni. (6) A  közbeszerzési értékhatárt el nem érő, valamint a  Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések előkészítésével, kötelezettségvállalásával és kifizetésével kapcsolatos részletszabályokat – a  Minisztérium minősített beszerzési eljárásainak kivételével – a Gazdálkodási Szabályzat tartalmazza. (7) A közbeszerzési értékhatárt el nem érő, valamint a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések kötelezettségvállalója – a Gazdálkodási Szabályzatban foglalt előírásokon túl – a kötelezettségvállalás feltételeként megkövetelheti az adott beszerzési igényre vonatkozó előzetes piacfelmérést, valamint ennek keretében árajánlatok bekérését és a beszerzés ellenértékének árajánlattal történő alátámasztását. 2. Fogalmak 3. § Az utasítás alkalmazásában 1. bírálóbizottság: az ajánlatoknak a Kbt. 70. § (1)–(3) bekezdése szerinti elbírálására, valamint a jelen utasításban előírt feladatok ellátására létrehozott, a Kbt. 27. § (3) bekezdésének megfelelően közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel rendelkező legalább háromtagú – lehetőség szerint páratlan létszámú – bizottság, amelynek egy pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagját a Pénzügyi Főosztály vezetője, további tagjait a döntéshozó jelöli ki. A bírálóbizottság elnöke a szakterület vezetője vagy a döntéshozó által felhatalmazott személy; 2. döntéshozó: az eljárás előkészítésének kezdeményezését jóváhagyó, kötelezettségvállalásra jogosult vezető; 3. kezdeményező irat: a közbeszerzés szükségességét bemutató, a szakterület vezetője és a felettes vezető által aláírt feljegyzés, valamint a  közbeszerzés kezdeményezésére rendszeresített, a  kötelezettségvállaló által jóváhagyott, jelen utasításban meghatározott mellékleteket tartalmazó nyomtatvány együttese; 4. munkacsoport: a közbeszerzési eljárásban közreműködő személyek összessége, tagjai: a) a bírálóbizottság tagjai; b) a Magánjogi Főosztály (a továbbiakban: MJFO) vezetője által kijelölt személy; c) a Pénzügyi Főosztály vezetője által kijelölt személy; d) a Kbt. vagy külön jogszabály által meghatározott személy(ek), szervezet(ek); e) a döntéshozó által a munkacsoportba delegált egyéb személy(ek), szervezet(ek). II. Fejezet A közbeszerzések tervezése, adatszolgáltatási és közzétételi kötelezettségek teljesítése 4. § (1) A tárgyévre tervezhető, a Kbt. szerinti közbeszerzési értékhatárt várhatóan elérő vagy meghaladó értékű beszerzésekről a szakterület vezetőjének közbeszerzési tervet kell készítenie, melyet legkésőbb tárgyév március 15. napjáig meg kell küldenie a  gazdasági vezető részére. A  közbeszerzési tervben a  központosított közbeszerzés keretében tervezett beszerzéseket is fel kell tüntetni. (2) A közbeszerzés becsült értékének megállapításához szükséges piackutatás, költségfelmérés elvégzése a szakterület feladata. A szakterület megkeresésére az MJFO tájékoztatást nyújt arról, hogy a beszerzés a Kbt. hatálya alá esik-e. (3) A Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervét az MJFO a Minisztérium szervezeti egységeinek adatszolgáltatása alapján állítja össze, és gondoskodik annak a  Közbeszerzési Adatbázisban a  tárgyév március 31. napjáig történő közzétételéről. Az éves összesített közbeszerzési terv év közben szükséges módosítása iránt az MJFO intézkedik. 5. § A Kbt. szerinti további közzétételi és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – szükség szerint a Minisztérium más szervezeti egységeinek bevonásával, illetve adatszolgáltatása alapján – az MJFO feladata. 6. § A  közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti előterjesztések benyújtása és az adatszolgáltatás, valamint az ellenőrzésre jogosult szervezettel történő kapcsolattartás az MJFO feladata. III. Fejezet A közbeszerzések lefolytatása 3. A közbeszerzési eljárás kezdeményezése 7. § (1) A közbeszerzési eljárás a kezdeményező iratnak a gazdasági vezető részére történő megküldésével kezdeményezhető. (2) A kezdeményezésre szolgáló nyomtatványban a szakterületnek meg kell határoznia különösen: a) a beszerzés szükségességét és indokoltságát megalapozó adatokat, körülményeket; b) a beszerzés tárgyát és mennyiségét; c) a Kbt. 17–19. §-ában foglaltakra tekintettel megállapított becsült értéket; d) az igényelt pénzügyi fedezet összegét és forrását; e) amennyiben a  közbeszerzési eljárás a  Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervében nem szerepel, a módosításának indokát a Kbt. 42. § (3) bekezdésében foglaltakra figyelemmel; f ) amennyiben az adott beszerzés a Kbt. szerint többféle eljárás keretében is megvalósítható, a közbeszerzési eljárás típusának meghatározását; g) a bírálóbizottság tagjaira vonatkozó javaslatot, megjelölve a tagok által biztosított – a Kbt. 27. § (3) bekezdése szerinti – szakértelmet; h) hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetében az ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők megnevezését figyelemmel a Kbt.-ben, különösen a Kbt. 115. § (2) bekezdésében foglaltakra és az ajánlattételi felhívás megküldéséhez szükséges kapcsolattartási adatait. (3) A kezdeményező irathoz a szakterület csatolni köteles: a) a  kezdeményező iratban megjelölt, az  eljárásba bevont személyek titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatát, valamint a döntéshozó által aláírandó titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot; b) a  műszaki leírás tervezetét, amelyben megjelölésre kerülnek a  teljesítés során irányadó jogszabályok, szakhatósági engedélyköteles tevékenység esetén a szükséges engedélyek; c) amennyiben a  beszerzéshez jogszabály vagy a  Kormány döntése valamely szerv, hatóság, testület nyilatkozatának beszerzését írja elő, ennek a nyilatkozatnak a másolatát. (4) A műszaki leírásban a teljesítés mennyiségi, minőségi, tartalmi és formai feltételeit akként kell meghatározni, hogy az a szerződésszerű teljesítés minimumfeltételeit tartalmazza, és a teljesítés ellenőrizhető legyen. 8. § (1) A  Kbt. 53.  § (5)–(6)  bekezdése esetében támogatási szerződés hiányában akkor kezdeményezhető közbeszerzési eljárás, ha azt szakmai szempontok indokolják, és a  szakterület a  kezdeményező irathoz csatolja a  támogatási döntésről vagy a benyújtott pályázat befogadásáról szóló dokumentumok másolatát. (2) A szakterület köteles a támogatás igénybevételére irányuló pályázat elbírálására vonatkozó okiratot az MJFO részére haladéktalanul megküldeni. 9. § A szakterület vezetője és a felettes a vezető által aláírt kezdeményező iratot és mellékleteit a kötelezettségvállalásra jogosult részére kell megküldeni jóváhagyásra. A  kötelezettségvállaló egyetértése esetén a  közbeszerzési eljárás előkészítését a  kezdeményező irat aláírásával jóváhagyja, valamint döntéshozóként megteszi a  titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot, és valamennyi iratot továbbítja a gazdasági vezető részére. 4. A közbeszerzési eljárás előkészítése 10. § A  közbeszerzési eljárás előkészítése és lebonyolítása során a  szükséges jogi, közbeszerzési tárgyú kompetencia biztosítása az MJFO feladata. 11. § (1) Az MJFO a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozat megtétele érdekében az erre rendszeresített nyomtatványt a Pénzügyi Főosztályra megküldi. (2) Amennyiben a  pénzügyi fedezet tekintetében egyeztetés szükséges, azt a  Pénzügyi Főosztály folytatja le, ezzel egyidejűleg az egyeztetésről az MJFO-t tájékoztatja. Amennyiben az egyeztetés eredményeként a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozat megtételére szolgáló nyomtatvány tartalma változik, a módosítást a Pénzügyi Főosztály a fedezet igazolása során külön is jelzi. (3) Amennyiben a pénzügyi fedezet igazolására nincs lehetőség, haladéktalanul tájékoztatni kell a gazdasági vezetőt, az MJFO-t, valamint a szakterület kezdeményező iratban megjelölt kapcsolattartóját. (4) Amennyiben a fedezet biztosított, a Pénzügyi Főosztály vezetője annak tényét két munkanapon belül a nyomtatványon igazolja, és kijelöli a  közbeszerzési eljárás bírálóbizottságába a  pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyt, és a nyomtatványt visszaküldi az MJFO részére. (5) A pénzügyi fedezet igazolásától számított három munkanapon belül az MJFO intézkedik a munkacsoport közbeszerzési eljárás indítását megelőző alakuló ülése időpontjának kitűzéséről és a munkacsoport tagjainak meghívásáról. 12. § (1) Az alakuló ülésen a munkacsoport tagjai vesznek részt. A munkacsoport titkári feladatait az MJFO eljárásba bevont tagja látja el. (2) Az  alakuló ülés célja, hogy tisztázza az  eljárás indításához, így különösen az  eljárást indító felhívás, valamint a dokumentáció elkészítéséhez szükséges információkat, továbbá valamennyi lényeges körülményt és adatot. (3) Az alakuló ülésen meg kell határozni: a) a  beszerzés tárgyát képező árubeszerzést, építési beruházást, szolgáltatást, építési vagy szolgáltatási koncessziót, valamint azok mennyiségét; b) az eljárást indító felhívás tartalmát; c) amennyiben a  megjelölt eljárástípust csak a  Kbt. által meghatározott feltételek fennállása esetén lehet alkalmazni, a  választott eljárástípus részletes, igazolható tényeken alapuló indoklását (a vonatkozó kormányhatározatra, kormányrendeletre, kizárólagos jogra történő hivatkozás stb.); d) a Kbt. által megengedett esetben a felkérendő ajánlattevő(k) nevét, címét és elérhetőségét; e) a  műszaki-szakmai ajánlat tartalmi követelményeit, a  pénzügyi ajánlatot, az  árazott költségvetés részletezettségére vonatkozó elvárást; f ) egyéb, az eljárás lefolytatása szempontjából jelentőséggel bíró szakmai szempontokat, tényeket, információkat, így különösen: amennyiben az  ajánlatkérő ajánlati, teljesítési biztosíték adását igényli, ennek tényét és összegét, a dokumentáció rendelkezésre bocsátásának módját, a dokumentáció ellenértékét; g) a  közbeszerzési eljárás alapján megkötendő szerződéshez kapcsolódóan a  szakterület által rendelkezésre bocsátott adatokat; h) valamennyi egyéb adatot, amely az MJFO számára a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges. (4) Az alakuló ülésről a munkacsoport titkára jegyzőkönyvet készít. Amennyiben a jegyzőkönyv egyidejű elkészítésére nincs lehetőség, a munkacsoport titkára az alakuló ülésről kettő munkanapon belül emlékeztetőt készít, és megküldi az alakuló ülésen jelen levők részére egyeztetés, majd ennek alapján aláírás céljából. 13. § (1) Amennyiben az alakuló ülésen nem áll rendelkezésre valamennyi, a közbeszerzés megindításához szükséges adat, vagy a  közbeszerzési eljárás körülményei nem tisztázottak, a  munkacsoport tagjai elektronikus levelezés útján egyeztetnek. (2) A  tisztázandó kérdéseket és a  szükséges információk rendelkezésre bocsátásáért felelős személyek megjelölését az alakuló ülés jegyzőkönyvében, illetve emlékeztetőjében kell írásba foglalni. (3) Amennyiben az egyeztetés nem vezet eredményre, a munkacsoport újabb ülést tart, amelyről a 12. § (4) bekezdése szerinti jegyzőkönyv vagy emlékeztető készül. 5. A közbeszerzési eljárás megindítása 14. § (1) Amennyiben minden szükséges adat rendelkezésre áll, illetve minden körülmény tisztázásra került, a munkacsoport titkára az alakuló ülésről, illetve a 13. § szerinti további ülésekről készített jegyzőkönyvben foglaltak alapján, annak aláírásokkal ellátott példánya kézhezvételétől számított öt munkanapon belül a  kezdeményező iratban kijelölt kapcsolattartó közreműködésével elkészíti az  eljárás megindításához szükséges iratokat (a továbbiakban: indító iratok). (2) Az indító iratok különösen a felhívás és a dokumentáció. 15. § (1) A  dokumentáció ajánlattevők részére történő rendelkezésre bocsátásának módjáról, ellenértékéről (Kbt. 57.  §) a bírálóbizottság dönt. (2) A bírálóbizottság felelőssége annak mérlegelése, hogy az ajánlati biztosíték, illetve teljesítési, jólteljesítési biztosíték alkalmazása szükséges-e. A  bírálóbizottság felelőssége továbbá – piaci ismereteik figyelembevételével – annak megítélése, hogy az ajánlati biztosíték, illetve teljesítési biztosíték alkalmazása az ajánlattevők árait milyen módon befolyásolhatja. 16. § (1) Az  indító iratokat az  MJFO megküldi a  munkacsoport tagjai részére egyeztetés céljából. A  munkacsoport tagjai esetleges észrevételeikről, egyetértésükről haladéktalanul, de legkésőbb kettő munkanapon belül tájékoztatják az MJFO-t. Az MJFO az indító iratot a munkacsoport tagjaival történt egyeztetés alapján véglegesíti. (2) Amennyiben a közbeszerzési eljárás megindításához jogszabály más szerv vagy személy egyetértését, nyilatkozatát vagy tanúsítvány meglétét írja elő, annak beszerzése iránt az MJFO intézkedik. 17. § A  16.  § (1)  bekezdése szerinti irat rendelkezésre állását követően az  MJFO az  indító iratokat jóváhagyásra a döntéshozónak felterjeszti. A döntéshozó jóváhagyása hiányában a közbeszerzési eljárás nem indítható meg. 18. § Az MJFO a jóváhagyott indító iratok kézhezvételét követően kettő munkanapon belül intézkedik a felhívás közzétételre történő továbbításáról vagy – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívás megküldéséről. 19. § (1) Amennyiben a  részvételi határidő vagy az  ajánlattételi határidő lejárta előtt a  felhívás, a  dokumentáció, illetve a hirdetmény módosítása szükséges, a módosításról, illetve annak tartalmáról a bírálóbizottság dönt. (2) A felhívás, illetve a hirdetmény visszavonásáról a döntéshozó jogosult dönteni. 6. A munkacsoport működésére vonatkozó szabályok 20. § (1) A döntéshozó a munkacsoport munkájába külső szakértőket is bevonhat. (2) A munkacsoportban az MJFO munkatársának szakmai kompetenciája a Kbt., valamint a közbeszerzési eljárás alapján megkötendő szerződésben a felek jogviszonyára vonatkozó szabályokra, a Pénzügyi Főosztály vezetője által kijelölt személy szakmai kompetenciája a gazdálkodásra vonatkozó szabályokra terjed ki. 21. § (1) A  munkacsoport tagjai kötelesek mind az  eljárás előkészítése, mind pedig lefolytatása során folyamatosan együttműködni, a felhívás és a dokumentáció tartalmát együttesen kialakítani. (2) A munkacsoport tagjai kötelesek a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11.  §-ában vagy az  Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101.  cikkében foglaltak fennállásának (kartellezési tilalom megszegése) alapos gyanúja esetén azt a  bírálóbizottság elnökének írásban bejelenteni a Kbt. 36. § (2) bekezdésének alkalmazása érdekében. (3) A munkacsoport tagjainak felelőssége kiterjed az eljárás Kbt.-nek megfelelő lefolytatására. (4) A  szakterület által a  munkacsoport tagjának javasolt személyek a  szakterületet képviselve kizárólagosan felelnek azért, hogy a  beszerzés tárgyaként és mennyiségeként közölt adatok, a  műszaki leírásban meghatározottak a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szempontból helytállóak, a valóságnak megfelelnek. Az általuk közölt adatok és szakmai elvárások helyességének ellenőrzése nem képezi az MJFO vezetője által kijelölt személy feladatát. (5) Az  MJFO vezetője által kijelölt személynek a  szakterület által meghatározott műszaki tartalom, bírálati szempontrendszer, általános joggyakorlat során alkalmazott szerződéses feltételek vonatkozásában a  Kbt. és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabályok betartása érdekében írásbeli figyelmeztetési kötelezettsége van a munkacsoport irányában, amennyiben ezen feltételek jogellenessége megállapítható, és arról tudomást szerez. (6) Az MJFO vezetője által kijelölt személyek az (5) bekezdésben meghatározott szakmai kompetenciához képest speciális szakértelmet, szaktudást igénylő kérdések tekintetében figyelmeztetési kötelezettséggel nem tartoznak, annak megítélése a  bírálóbizottság, illetőleg a  munkacsoport szakértelemmel rendelkező tagjának a  feladata. Speciális szakértelmet igénylő kérdés különösen a  közbeszerzésre vonatkozó ismereteken felüli végzettséget, képesítést, szakképzést, piaci ismereteket igénylő kérdés. 22. § Amennyiben a  közbeszerzési eljárásba az  arra jogosult szervezet megfigyelőt delegál, a  delegált személlyel a kapcsolatot az MJFO tartja, részére a szükséges iratokat az MJFO küldi meg. 7. Az ajánlatok bontása, elbírálása 23. § (1) A beérkezett ajánlatok bontása, az ajánlatok dokumentációban meghatározott formai és az alkalmassági igazolások mennyiségi (darabszám szerinti) szempontból történő előzetes vizsgálata az MJFO feladata. (2) Az  ajánlattevők pénzügyi-gazdasági és műszaki-szakmai alkalmasságának érdemi vizsgálata a  bírálóbizottság kizárólagos feladatát képezi. (3) A bírálóbizottság pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagjának feladatát képezi annak vizsgálata, hogy a pénzügyi ajánlat összhangban van-e az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezéseivel, illetve a  rendelkezésre álló pénzügyi fedezettel, továbbá az  ajánlatok pénzügyi számadatai helyességének matematikai módszerrel történő vizsgálata. 24. § (1) Az  ajánlatok alaki követelményeknek való megfeleléséről, az  ajánlattevők alkalmasságának formai és mennyiség szerinti vizsgálatáról, valamint a  kizáró okok vizsgálatáról és az  ezek során megállapított tényekről az  MJFO közbeszerzési szakvéleményt készít. (2) Az  alkalmasságot az  MJFO csak a  hivatkozott körben, forma és mennyiség (darabszám) alapján vizsgálhatja. A mennyiségi vizsgálat részét képezi az alkalmassági igazolások, nyilatkozatok áttekintése. 25. § (1) A  közbeszerzési szakvélemény javaslatot tartalmaz a  vizsgálat eredménye alapján szükségessé váló eljárási cselekményekről (hiánypótlás, érvénytelenné nyilvánítás, kizárás, felvilágosításkérés, indokoláskérés), amelyeket az MJFO a bírálóbizottság elnöke elé terjeszt. (2) Az  MJFO közbeszerzési szakvéleménye alapján a  bírálóbizottság dönt a  közbeszerzési eljárás lefolytatása során az egyes eljárási cselekmények elrendeléséről. 26. § (1) A bírálóbizottság kizárólagos feladatkörét képezi a Kbt. 71. § (1) bekezdése szerinti – értékelés szempontjából lényeges ajánlati elemek tartalmát megalapozó – adatok vizsgálata és az ajánlatnak a bírálati részszempontok szerinti tartalmi elemének a Kbt. 72. § (1) bekezdése szerinti vizsgálata. (2) A bírálóbizottság hivatalból, illetve az MJFO kifejezett felhívására a Kbt. 71. §-a szerint hiánypótlást, felvilágosítást, indokolást, tájékoztatást kérhet. A  bírálóbizottság az  indokolás, illetve tájékoztatás elfogadása vagy elutasítása vonatkozásában a Kbt. 69. § (1) bekezdése esetében a Kbt. 71. § (2)–(7) bekezdésében, a Kbt. 72. § (1) bekezdése esetében a Kbt. 70. § (2)–(5) bekezdésében foglaltak szerint köteles eljárni. (3) A  bírálóbizottság a  döntéseit többségi szavazással határozza meg, szavazategyenlőség esetén a  bírálóbizottság elnöke dönt. A bírálóbizottság akkor határozatképes, ha az ülésén legalább a tagok kétharmada jelen van, és a Kbt. 27. § (3) bekezdése szerinti valamennyi szakértelem biztosított. 27. § (1) A  bírálóbizottság írásbeli szakvéleményét és döntési javaslatát a  bírálóbizottság ülésének jegyzőkönyvébe kell foglalni. (2) Az ajánlatok elbírálására vonatkozó végleges döntési javaslatról készült jegyzőkönyvhöz csatolni kell a bírálóbizottság tagjainak egyéni bírálati lapját. (3) Az egyéni bírálati lapon rögzíteni kell az ajánlat vagy részvételi jelentkezés érvényességére vagy érvénytelenségére vonatkozó megállapítást, a  részletes, egyedi, szakmai alapú indokolást, továbbá a  döntéshozó részére a  döntési javaslatot. (4) Amennyiben az eljárást lezáró döntés meghozatala előtt más szerv vagy személy egyetértése, nyilatkozata, tanúsítvány beszerzése szükséges, arról az MJFO gondoskodik. 28. § (1) Az  MJFO az  eljárási cselekményeket összefoglaló feljegyzéssel megküldi a  döntéshozó részére a  bírálóbizottság üléseiről készített jegyzőkönyveket és az eljárás eredményéről készített írásbeli összegezés tervezetét. (2) A döntéshozó a döntési javaslat alapján, az arra jogosult szervezeteknek az eljárást lezáró döntés meghozatalához szükséges nyilatkozattételét követően, annak figyelembevételével hozza meg döntését. (3) A döntéshozó az eljárást lezáró döntését az összegezés jóváhagyásával hozza meg. 29. § A Kbt. szerinti értesítések, tájékoztatások, jegyzőkönyvek, jelenléti ívek, az eljárás eredményéről szóló tájékoztató és összegezés elkészítése, megküldése és közzétételre történő továbbítása, valamint a  tárgyalótermek biztosítása az MJFO feladata. 8. Az eredményről szóló írásbeli összegezés megküldése 30. § A  részvételi szakasz eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről, illetőleg a  közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről az MJFO gondoskodik. 31. § (1) Indokolt esetben a bírálóbizottság az ajánlati kötöttség lejártának időpontját megelőzően kezdeményezheti az MJFO vezetőjénél, hogy az  MJFO kérje fel az  ajánlattevőket ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartására, illetve szükség szerint az ajánlati biztosíték fenntartására. (2) Az ajánlati kötöttség kiterjesztése nem haladhatja meg az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontjától számított 60 napot. (3) Amennyiben az  ajánlattevő az  ajánlatkérő által megadott határidőben nem nyilatkozik, úgy kell tekinteni, hogy ajánlatát az ajánlatkérő által megjelölt időpontig fenntartja. (4) Amennyiben valamelyik ajánlattevő ajánlatát nem tartja fenn, az  ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontját követően az eljárás további részében az értékelés során ajánlatát figyelmen kívül kell hagyni. 32. § Amennyiben a döntéshozó által aláírt döntés az ajánlati kötöttség lejártát megelőző munkanap 10 óráig az MJFO részére nem érkezik meg, az MJFO vezetője jogosult az ajánlattevők ajánlatainak meghatározott időpontig történő további fenntartása iránt a bírálóbizottság kezdeményezése hiányában is intézkedni. 9. A szerződés megkötése 33. § (1) A közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződést az MJFO készíti el az eljárást indító felhívás, a dokumentáció, a  dokumentáció részeként kiadott szerződéstervezet vagy szerződéses feltételek, szükség esetén a  tárgyalási jegyzőkönyv, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően. (2) Az MJFO – amennyiben annak feltételei fennállnak – a szerződést jogi ellenjegyzéssel látja el. A szerződés összefűzött és jogi ellenjegyzéssel ellátott példányait az írásbeli összegezés megküldését követő öt munkanapon belül továbbítja pénzügyi ellenjegyzésre. (3) Amennyiben a szerződésben kikötött felelősségbiztosítást, tanúsítványt, hatósági igazolást a nyertes ajánlattevő csak az  írásbeli összegezés megküldését követően köteles rendelkezésre bocsátani, úgy csak ezt követően kerülhet sor a szerződés jogi és pénzügyi ellenjegyzésére. 34. § Amennyiben annak feltételei fennállnak, a pénzügyi ellenjegyző a szerződést két munkanapon belül ellenjegyzéssel látja el, majd szakmai ellenjegyzés céljából haladéktalanul továbbítja azt a szakterület részére. 35. § A  szakmai ellenjegyző a  szerződést ellenjegyzéssel látja el, majd az  iratokat a  kötelezettségvállaló részére haladéktalanul felterjeszti. 36. § (1) A kötelezettségvállaló az aláírását követően az iratokat az MJFO-nak visszaküldi. (2) A szerződésnek a szerződő féllel történő aláíratásáról, illetve az aláírt szerződések egyes példányainak a szerződésben megjelölt személyeknek, illetve szervezeti egységeknek történő megküldéséről az MJFO gondoskodik. IV. Fejezet A szerződések teljesítésével kapcsolatos feladatok, a szerződés módosítása 37. § (1) A szakterület vezetője köteles figyelemmel kísérni és ellenőrizni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését, ennek keretében köteles gondoskodni a  Minisztériumot terhelő szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről, valamint köteles a szerződő féltől az általa történő szerződésszerű teljesítést követelni. (2) A szakterület vezetője a teljesítésigazolásról, illetve a teljesítésigazolás kiállításának megtagadásáról – az erről szóló okirat másolatának megküldésével – négy munkanapon belül írásban értesíti az MJFO-t. 38. § A Kbt. 43. § (1) bekezdés f ) pontjában meghatározott, a szerződés (rész)teljesítéséről szóló információk közzététele, valamint a 6. § szerinti, a szerződés teljesítésére vonatkozó tájékoztatás iránt – a szakterület vezetőjének és a Pénzügyi Főosztály vezetőjének tájékoztatása alapján – az MJFO intézkedik. 39. § (1) Amennyiben a szerződésben teljesítési biztosíték került kikötésre, a  teljesítési biztosíték visszafizetési feltételeinek vizsgálata – a teljesítésigazolások alapján – a Pénzügyi Főosztály feladata. (2) Amennyiben a  teljesítésigazolások alapján nem állapítható meg kétséget kizáróan a  teljesítési biztosíték visszafizethetősége, a  Pénzügyi Főosztály megkeresése alapján az  MJFO beszerzi a  teljesítésigazolásra jogosult személytől az  arra vonatkozó tájékoztatást, hogy a  szerződő féllel szemben a  szerződés teljesítéséből eredően szükséges-e követelést érvényesíteni a teljesítési biztosíték terhére. (3) A Pénzügyi Főosztály a tájékoztatás figyelembevételével intézkedik a teljesítési biztosíték visszafizetése iránt. 40. § (1) A közbeszerzési eljárások keretében megkötött szerződések módosítására kizárólag a Kbt. 141. §-ában meghatározott feltételek figyelembevételével van lehetőség. (2) A  szerződés módosításának kezdeményezésére a  7.  §-ban írtakat kell megfelelően alkalmazni azzal, hogy a feljegyzésben részletesen be kell mutatni a szerződésmódosítás indokait, és csatolni kell az indokok alátámasztását szolgáló dokumentumokat. (3) A szerződésmódosítás elkészítésére egyebekben a 33–36. §-ban foglaltakat kell megfelelően alkalmazni. (4) Amennyiben a  szerződésmódosításhoz más szerv vagy személy egyetértése, nyilatkozata, tanúsítvány beszerzése szükséges, arról az MJFO gondoskodik. (5) Az  MJFO a  szerződésmódosítás aláírt példányainak kézhezvételét követően két munkanapon belül gondoskodik a Kbt. 37. § (5) bekezdésében meghatározott hirdetmény elkészítéséről és határidőben történő feladásáról. 41. § A szerződés megszüntetésére a 40. § (2)–(5) bekezdéseiben foglaltakat kell megfelelően alkalmazni. V. Fejezet A központosított közbeszerzési eljárások második részére vonatkozó rendelkezések 42. § A  központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a  központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 27/B. §-a szerinti keretmegállapodásos eljárás második részének (a továbbiakban: központosított közbeszerzési eljárás második része) lebonyolítása során a III. Fejezetben foglaltakat a Kbt. 104–105. §-a, valamint a vonatkozó keretmegállapodás figyelembevételével, a jelen fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. 43. § (1) A beszerzési igény meghatározása, valamint a termék kiválasztása, továbbá annak megítélése, hogy melyik termék felel meg a Minisztérium mint ajánlatkérő igényének, a szakterület feladata. (2) A szakterület meghatározza a beszerzés tárgyát, és áttekinti a Közbeszerzési Portál adatbázisából, hogy a beszerzés tárgya hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodás terhére beszerezhető-e. 44. § Amennyiben a  beszerzési igény kielégítése a  központosított közbeszerzési eljárás alapján megkötött keretmegállapodás terhére nem történhet meg, a Minisztérium a beszerzést saját hatáskörben valósítja meg. 45. § Amennyiben a beszerzésnek közbeszerzési szempontból akadálya nincsen, az MJFO gondoskodik az igénybejelentésről a  Közbeszerzési Portálon. A  központosított közbeszerzési eljárás második része a  Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság általi jóváhagyását és visszaigazolását követően indítható meg. 46. § (1) A  nemzetközi utazásszervezések körébe tartozó szolgáltatások megrendelését a  kezdeményező szervezeti egység – amennyiben az adott beszerzési igény a Minisztérium kiutazási és fogadási tervében szerepel – a Pénzügyi Főosztály részére közvetlenül megküldendő feljegyzéssel kezdeményezi. (2) A  tárgyi költségvetési évre vonatkozó kiutazási és fogadási terv elfogadását követően felmerülő igény esetén a kezdeményezéshez a közigazgatási államtitkár jóváhagyása szükséges. (3) A verseny újraindítását és a megrendelést a Pénzügyi Főosztály a szolgáltatók vonatkozó ajánlatait tartalmazó online utazási foglalási rendszer útján valósítja meg. VI. Fejezet Záró rendelkezések 47. § Az utasítás végrehajtásához szükséges formanyomtatványokat és tájékoztatókat a gazdasági vezető a Minisztérium intranet hálózatán közzéteszi. 48. § Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba. 49. § Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. Rogán Antal s. k., miniszterelnök kabinetfőnöke miniszter