9/2017. (IX. 29.) FM utasítása a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból pályázati úton vagy egyedi döntés alapján pénzeszköz- vagy előirányza

9/2017. (IX. 29.) FM utasítása a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból pályázati úton vagy egyedi döntés alapján pénzeszköz- vagy előirányzat-átadással biztosított támogatások kapcsán elszámolható költségekről, a támogatások felhasználása ellenőrzésének és a beszámolók összeállításának szabályairól. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján – figyelemmel az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (3) bekezdésében foglaltakra – a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § Az utasítás hatálya kiterjed a) minden eredeti tárgyévi támogatási előirányzattal rendelkező, év közben keletkezett bevételből, valamint maradványból működő fejezeti kezelésű előirányzatra, amelyből államháztartáson belüli és kívüli szervezetek törvény, kormányrendelet, a  Kormány egyedi határozata vagy egyedi, illetve pályázati úton benyújtott támogatási igény alapján vagy hatósági szerződéssel, támogatói okirattal vagy támogatási szerződéssel költségvetési támogatáshoz juthatnak, továbbá b) azon fejezeti kezelésű előirányzatra, amely esetében a forrásátadás lebonyolító szerven keresztül történik, és a  lebonyolító szerv nem rendelkezik saját eljárásrenddel vagy a  beszámoló ellenőrzésére vonatkozó részletszabályokkal. 2. § Az utasítás alkalmazásában: 1. beszámoló: a kedvezményezett vagy az egyéb kedvezményezett által a projekt megvalósításáról és a támogató által átadott forrás felhasználásáról készített szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás együtt, 2. egyéb kedvezményezett: a  Földművelésügyi Minisztérium (a továbbiakban: FM) irányítása és felügyelete alá nem tartozó költségvetési szerv és a költségvetési szervnek nem menősülő jogi személy, 3. érdekelt: olyan jogi személy vagy egyéb szervezet, amelyben a  kedvezményezett vagy az  egyéb kedvezményezett, továbbá annak tagja, tulajdonosa, részvényese, képviselője, ügyvezetője vagy ügyvezető testületének tagja; képviselőjének, ügyvezetőjének, ügyvezető testülete tagjának a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 8:1. § (1) bekezdés 1. pontja szerinti közeli hozzátartozója; belső ellenőrzésért felelős tisztségviselője vagy az  ellenőrző testület tagja, könyvvizsgálója, alapítvány alapítója, az alapítói jogok gyakorlója, az alapítványhoz csatlakozott személy, az alapítvány kuratóriumának vagy felügyelőbizottságának tagja; vagy a  jogi személlyel, egyéb szervezettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló személy (pl. munkavállaló, megbízott) az előbb említett jogok vagy tisztségek bármelyikével – egyedül vagy együttesen, illetve testület tagjaként – rendelkezik, vagy a  felsorolt tisztségek bármelyikét viseli, 4. jogosulatlanul igénybe vett támogatás: a jogszabálysértő módon, nem rendeltetésszerűen vagy szerződésellenes módon felhasznált költségvetési támogatás, 5. kedvezményezett: az FM irányítása és felügyelete alá tartozó költségvetési szerv, 6. költségterv: a  támogatott projekt megvalósításával összefüggő kiadások előzetes bemutatása a  pályázati kiírásnak vagy az  ellátandó feladatnak megfelelően, szükség szerint költség-haszon elemzéssel, megvalósíthatósági tanulmánnyal vagy az egyes tételek indokoltságát alátámasztó dokumentumokkal, illetve számításokkal együtt, amelyekhez a kedvezményezett vagy az egyéb kedvezményezett egyenként megjelöli támogatási igényét; költségtervként értelmezendő a számszaki adatokat tartalmazó feladatterv is, 7. kötelezettségvállalás dokumentuma: támogatási szerződés, hatósági szerződés, két- vagy többoldalú megállapodás, támogatói okirat, 8. lebonyolító szerv: a  támogató által nyújtott költségvetési támogatásokkal kapcsolatos előkészítő és döntésvégrehajtó feladatok ellátását végző szervezet, amely az  átadott előirányzatot a  földművelésügyi miniszterrel kötött megállapodásban foglaltak szerint a kedvezményezett részére rendelkezésre bocsátja, 9. módosított költségterv: a  pályázati kiírás vagy az  egyedi támogatási döntés alapján meghatározott szerződéskötési feltételek alapján módosított tartalommal összeállított költségterv vagy a projekt megvalósítási ideje alatt a kötelezettségvállalás dokumentumában foglaltaknak megfelelően módosított költségterv, 10. mozgó záradék: a támogatás terhére elszámolni kívánt számla, bizonylat másolatán szereplő olyan, a támogatás terhére történő elszámolásra utaló záradék, mely az adott számla vagy bizonylat egy későbbi másolatán már nem ugyanott található, mint a korábban készült másolaton, 11. pénzügyi ellenőrzés: az  FM Költségvetési Főosztálya (a továbbiakban: KF) által végzett feladat, amely során az  elszámolásra benyújtott számláknak, bizonylatoknak, ezekhez kapcsolódó egyéb dokumentumoknak a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.), az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.), valamint az  egyéb vonatkozó jogszabályi előírásoknak való megfelelését vizsgálja, 12. projekt: tartalmilag és formailag részletesen kidolgozott, megfelelő pénzügyi háttérrel és végrehajtási ütemezéssel rendelkező feladat vagy célkitűzés, 13. szakmai ellenőrzés: támogatás nyújtására a  támogató részéről kötelezettséget vállaló szervezeti egység (a továbbiakban: kötelezettségvállaló) által végzett, elsősorban a támogatott feladat, megrendelt szolgáltatás végrehajtásának szakmai szempontú értékelésére, valamint az elszámolásra benyújtott számlák tartalmának és a projekt megvalósításával való kapcsolatának vizsgálatára irányuló tevékenység, 14. szakmai kezelő: az egyes szakterületek irányításáért, felügyeletéért az FM Szervezeti és Működési Szabályzata szerint felelős szervezeti egység, 15. támogatás: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 1. § 14. pontja alapján, a fejezeti kezelésű előirányzatokból a támogató által megvalósításra érdemesnek ítélt projekt megvalósításához egyedi miniszteri döntés alapján, illetve pályázati úton nyújtott költségvetési támogatás, 16. támogató: az Áht. 1. § 14. pontja szerinti támogatást nyújtó FM, 17. teljesítésigazoló: az előirányzatok felhasználásához kapcsolódó teljesítések igazolására kijelölt személy, 18. teljesítést elfogadó nyilatkozat: pályázati úton benyújtott vagy egyedi támogatási igény esetén a beszámoló elfogadását követően a kötelezettségvállaló vagy a megnevezett szakmai teljesítésigazoló írásbeli nyilatkozata a  kötelezettségvállalás dokumentumában, illetve a  támogatásra vonatkozó jogszabályokban foglaltak teljesüléséről, a támogatás jog-, szerződés- és rendeltetésszerű felhasználásáról. 2. Szerződéskötés, költségterv, szerződésmódosítás 3. § (1) Az 1. melléklet 1. függelékében szereplő előírásokat figyelembe kell venni a támogatandó projekt meghatározásakor, továbbá a pályázati kiírás, illetve a kötelezettségvállalás dokumentumának összeállításakor. (2) Az 1. mellékletben szereplő Beszámoló című nyomtatvány és az 1. függelék a kötelezettségvállalás dokumentumának kötelező mellékletét képezi, amelyeket a  kötelezettségvállaló elektronikus úton megküld a  kedvezményezettnek vagy az egyéb kedvezményezettnek. (3) A kötelezettségvállalás dokumentumában rendelkezni kell a beszámoló tartalmáról oly módon, hogy a) a kedvezményezett esetében az 1. melléklet szerinti Beszámoló benyújtását kell előírni úgy, hogy ahhoz nem kell csatolni további dokumentummásolatokat, azonban a beszámolóban szereplő tételekhez tartozó számlák és számlát helyettesítő bizonylatok eredeti példányaira fel kell vezetni a támogatás terhére történő elszámolás tényét, b) az egyéb kedvezményezett esetében tételes elszámolási kötelezettséget kell előírni. (4) A kötelezettségvállalás dokumentumában elidegenítési tilalmat kell alapítani a támogató javára a) a  támogatással létrehozott vagyon (tárgyi eszköz, immateriális jószág) esetén 5 éves időtartamra, azonban ennél hosszabb vagy rövidebb idő is kiköthető a létrehozott vagyon értéke vagy elévülési ideje alapján, b) a támogatással megvalósuló beruházás vagy fejlesztés esetén az érintett ingatlanra legalább 15 év időtartamra. (5) Az  elidegenítési tilalom lejárta előtti elidegenítéshez a  támogató írásbeli hozzájárulásának beszerzését, valamint az  államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) szerinti egyéb kötelezettségeket kell előírni. A kötelezettségvállalás dokumentumában rögzíteni szükséges azt, hogy amennyiben a támogatásból létrehozott vagyon az előírt megőrzési vagy fenntartási időszak letelte előtt megsemmisül vagy eltulajdonítják, arról a kedvezményezett vagy az egyéb kedvezményezett köteles a támogatót haladéktalanul értesíteni, továbbá azt saját forrásból pótolni, a pótlást megfelelő dokumentumokkal igazolni és az így keletkezett vagyont a támogatásból eredetileg beszerzett vagyon elidegenítési tilalmi idejének lejártáig megőrizni, ellenőrzés alkalmával azt bemutatni. (6) A kötelezettségvállalás dokumentumának rendelkeznie kell arról, hogy a projekt megvalósításában közreműködővel kötött szerződésnek tartalmaznia kell a feladat, a szolgáltatás, az áru egyértelmű megnevezését, mennyiségi egységét és egységárát, a teljesítési határidőt, a részteljesítési igazolások alapján történő számlázás lehetőségét. 4. § (1) A megítélt támogatás felhasználása kapcsán elszámolható költségek körét a kötelezettségvállalás dokumentumában vagy annak elválaszthatatlan mellékletét képező költségtervben kell meghatározni. (2) A  költségtervnek kellő részletességgel kell tartalmaznia a  kötelezettségvállalás dokumentumában meghatározott feladat végrehajtása kapcsán felmerülő és a támogató által elfogadott költségelemeket. Amennyiben egy-egy jogcím esetében szükséges, kalkulációt is szerepeltetni kell (például fő/nap/forint). (3) A  fedezetigazolásra vagy pénzügyi ellenjegyzésre megküldött kötelezettségvállalás dokumentumához minden esetben csatolni kell a kedvezményezett vagy az egyéb kedvezményezett által összeállított, a XII. Földművelésügyi Minisztérium költségvetési fejezethez tartozó fejezeti és központi kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos gazdálkodásról szóló 7/2017. (VII. 6.) FM utasítás (a továbbiakban: FM utasítás) 6. melléklete szerinti költségtervet is, melyet a fedezetigazoló vagy pénzügyi ellenjegyző az egyedi támogatási igények esetében véleményez. Amennyiben a fedezetigazoló vagy pénzügyi ellenjegyző a költségterv módosítására tesz javaslatot, a kötelezettségvállaló ennek alapján megteszi a szükséges intézkedést. (4) Speciális célú, egyedi döntés alapján nyújtott költségvetési támogatás esetében a kötelezettségvállalás dokumentuma kivételesen az  1.  melléklet 1. függelékében foglaltaktól eltérően is meghatározhatja az  elszámolás tartalmát és módját. 5. § (1) A költségtervben szereplő sorok közötti eltérés szerződésmódosítást nem igénylő mértéke legfeljebb ±20%, mely eltérésről az  elszámolás során indoklást kell kérni a  kedvezményezettől vagy az  egyéb kedvezményezettől. Arra az  esetre, ha a  +20%-nál nem nagyobb mértékű eltérés összege meghaladja az  500 000 forintot, vagy az  eltérés mértéke meghaladja a +20%-ot, a kötelezettségvállalás dokumentumában a dokumentum módosítására vonatkozó kötelezettséget kell előírni azzal, hogy a módosítási kérelemnek a  támogatott feladat megvalósítási határidejének lejárta előtt legalább 15 nappal be kell érkeznie a szakmai kezelőhöz. (2) Amennyiben az  (1)  bekezdés alapján a  költségterv módosítása szükséges, de a  módosítás a  kötelezettségvállalás dokumentumának a költségterven kívüli egyéb részeit nem érinti, a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezhet úgy is, hogy csak a költségterv módosul a szakmai kezelő arra vonatkozó elfogadó nyilatkozata alapján. (3) A  szakmai kezelő által elfogadott és visszaigazolt módosított költségterv a  továbbiakban a  kötelezettségvállalás dokumentumának elválaszthatatlan mellékletét képezi. A  beszámolót az  utolsó érvényes költségterv alapján kell összeállítani. 3. A beszámoló benyújtása, hiánypótlás és a beszámoló elfogadása 6. § (1) A  kötelezettségvállalás dokumentumában elő kell írni, hogy az  abban rögzített feladat végrehajtásáról, a  nyújtott támogatás felhasználásáról és elszámolásáról szóló beszámolót az  1.  melléklet szerinti nyomtatványon legkésőbb a  kötelezettségvállalás dokumentumában meghatározott teljesítési vagy felhasználási határidőt követő 30 napon belül kell a kedvezményezettnek és az egyéb kedvezményezettnek a szakmai kezelőhöz benyújtani. A fel nem használt támogatásnak a  beszámoló benyújtásával egyidejűleg történő visszafizetésének kötelezettségéről a kötelezettségvállalás dokumentumában rendelkezni kell. Az így teljesített önkéntes visszafizetés kamatmentes. (2) Egyéb kedvezményezett esetében, amennyiben 20 darabnál több számla kerül elszámolásra, a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezhet arról, hogy a számlák az egyéb kedvezményezett által hitelesített, papíralapú másolatain kívül minden egyéb dokumentum színesben szkennelt és elektronikus adathordozóra írt, lehetőség szerint elektronikus aláírással ellátott változatban is benyújtható. (3) A beszámoló benyújtási határidejének eredménytelen eltelte esetén a szakmai kezelő hiánypótlás keretében felszólítja a kedvezményezettet vagy az egyéb kedvezményezettet a beszámoló benyújtására 15 napos határidővel. A 15 napos határidő leteltével további hiánypótlásra nincs lehetőség. A hiánypótlásra való felszólítás megküldhető elektronikusan is, amennyiben arról a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezik. 7. § A beszámoló alapján, annak beérkezését követően, egyedi döntés alapján nyújtott költségvetési támogatás esetén 30, pályázati kiírás alapján nyújtott költségvetési támogatás esetén 60 napon belül a szakmai kezelő ellenőrzi a feladat szakmai teljesítését és az  elszámolásban szereplő számlák tartalmát a  támogatott feladathoz való illeszkedés tekintetében. 8. § (1) Tételes elszámolás esetén a  pénzügyi ellenőrzéshez a  szakmai kezelő a  KF részére megküldi a  beszámoló teljes anyagával együtt a  kötelezettségvállalás dokumentumának és a  költségtervnek a  papíralapú vagy elektronikus másolatát, egyúttal jelezve, hogy a szakmai beszámoló elfogadható vagy hiánypótlás szükséges. A szakmai kezelő nyilatkozik arról is, hogy a pénzügyi elszámolásban szereplő számlák tartalma illeszkedik-e a támogatott feladathoz és az elfogadott költségtervhez. (2) Az  (1)  bekezdés szerinti nyilatkozat hiányában a  KF érdemi ellenőrzés nélkül visszaküldi a  beszámolót a  szakmai kezelő részére szakmai szempontú ellenőrzés céljából. (3) A  szakmai kezelő csak a  kedvezményezett által benyújtott 1.  melléklet szerinti Beszámolót küldi meg pénzügyi ellenőrzésre. (4) Az 1. melléklet szerinti Beszámoló alapján szúrópróbaszerű, tételes papíralapú vagy helyszíni ellenőrzés is végezhető. (5) A  KF a  beszámoló pénzügyi ellenőrzését az  (1)  bekezdésben foglalt dokumentumok teljes körű kézhezvételétől számított 20 napon belül végzi el. (6) A  KF a  pénzügyi szempontú vizsgálat befejezését követően az  (1)  bekezdés szerinti dokumentumokat a  szakmai kezelő részére visszaküldi, egyúttal nyilatkozik a beszámoló pénzügyi szempontú elfogadhatóságáról vagy értesíti a szakmai kezelőt a hiánypótlás szükségességéről. 9. § (1) A  beszámoló ellenőrzését (az egyes költségtételek dokumentumokkal való alátámasztását) az  1.  melléklet 1. függelékében foglaltak alapján kell elvégezni. (2) A  beszámolóval kapcsolatos szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlásra egy alkalommal van lehetőség, amennyiben a hiánypótlásra a kötelezettségvállalás dokumentuma lehetőséget biztosít. A hiánypótlási kötelezettséget a  szakmai kezelő rendeli el. A  hiánypótlás keretében a  költségvetési támogatás céljához nem illeszkedő számlák helyett lehetőséget kell biztosítani megfelelő számlák benyújtására. (3) A szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlás határideje a felszólítás kézhezvételétől számított 15. nap. A hiánypótlás teljesítésének időpontja a postára adás napja. 10. § (1) Amennyiben azt a kötelezettségvállalás dokumentuma lehetővé teszi, és a szakmai kezelő 8. § (1) bekezdése alapján adott szakmai állásfoglalása szerint nem szükséges hiánypótlás, a  KF közvetlenül – a  szakmai kezelő egyidejű tájékoztatása mellett – elektronikus úton is bekérheti a pénzügyi szempontú hiánypótlást a kedvezményezettől vagy az egyéb kedvezményezettől. (2) A beérkezett hiánypótlást a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi a 7. §-ban foglaltak szerint. Amennyiben a hiánypótlással kiegészített beszámoló elfogadást nyer, a szakmai kezelő intézkedik a KF felé a még kifizetésre váró támogatás utalásával kapcsolatban az FM utasítás 1. melléklete szerinti Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése adatlap megküldésével. (3) A teljesítés igazolására jogosult személy a szakmai kezelő útján indokolt esetben pénzügyi szempontú felülvizsgálatot kérhet a  KF-től a  hiánypótlással kapcsolatban. A  KF 20 napon belül tájékoztatja a  szakmai kezelőt a  hiánypótlás pénzügyi szempontból történő elfogadásáról vagy arról, hogy a beszámoló továbbra is tartalmaz el nem fogadható tételeket, megjelölve ennek indokát és a javasolt további intézkedéseket. (4) Amennyiben a hiánypótlást követően sem teljes körű a beszámoló, azt a tartalma alapján kell értékelni. Ha a teljesítés ez  alapján nem 100%-os, és a  beszámoló alapján az  összköltség csökken, a  költségvetési támogatás összegét az összköltség arányában csökkenteni kell, több forrás esetén az eredeti arányoknak megfelelően. (5) Amennyiben a támogatás egy összegben előlegként került átadásra, és a (4) bekezdésben foglaltakra figyelemmel a  költségvetési támogatás összegét csökkenteni kell, a  visszafizetést az  Áht. szerinti határidő kitűzésével és az államháztartáson kívüli egyéb kedvezményezettek esetében kamattal növelten kell visszakövetelni. Amennyiben előleg nyújtására nem került sor, az  elfogadott teljesítésnek megfelelően kell a  csökkentett összegű kifizetés teljesítését előírni. (6) Amennyiben előleg igénybevételére került sor, és a beszámoló ellenőrzése alapján csökkentett összeget a támogatás visszatartott része nem fedezi, akkor a fennmaradó részt az előleg terhére kell a kedvezményezettől vagy az egyéb kedvezményezettől – az Áht. szerinti határidővel és kamattal növelt mértékben – visszakövetelni. (7) A támogatás ellenőrzése során megállapított jogosulatlan felhasználás vagy fel nem használt támogatás esetében meghatározott visszafizetési kötelezettséggel kapcsolatban a  kötelezettségvállalás dokumentumát nem kell módosítani. (8) A  szakmai kezelő a  KF beszámolóval és hiánypótlással kapcsolatos véleményét figyelembe veszi az  elfogadott teljesítés százalékos arányának meghatározásában. (9) Amennyiben az államháztartáson kívüli egyéb kedvezményezett a visszafizetési felszólításnak határidőre nem tesz eleget, a  követelés érvényesítésével kapcsolatban a  szakmai kezelő a  kötelezettségvállalás dokumentumában, az Ávr.-ben és a Ptk.-ban meghatározott intézkedéseket teszi meg, az ügyiratot előzetesen bemutatva a KF részére a követelés nyilvántartásba vétele céljából. Amennyiben a biztosíték felhatalmazó levél, az alapján azonnali beszedési megbízás igénybevételével kell megkísérelni a  követelés érvényesítését. Az  azonnali beszedési megbízás Magyar Államkincstárhoz való benyújtásában a KF közreműködik. Amennyiben az azonnali beszedési megbízás nem vezet eredményre, az  Áht. 53/A.  § (3)  bekezdése alapján a  visszafizetési kötelezettség érvényesítésével kapcsolatban az állami adóhatóság intézkedik. 11. § (1) Előlegfinanszírozás esetén az előleggel való elszámolás elfogadásával egy időben a szakmai kezelő intézkedik a KF felé az  FM utasítás 1.  mellékletében szereplő teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése adatlap megküldésével a kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti következő támogatási előleg kifizetéséről. (2) Amennyiben előleg nyújtására nem kerül sor, a projekt lezárásával vagy elfogadó nyilatkozat kiadásával egyidejűleg a szakmai kezelő az (1) bekezdés szerinti, megfelelően kitöltött adatlappal megkeresi a KF-et a kifizetéssel kapcsolatos intézkedés érdekében. 12. § Amennyiben a  beszámoló mind szakmai, mind pénzügyi szempontból elfogadható, a  beszámoló elfogadásáról, valamint a  pályázat lezárásáról a  szakmai kezelő írásban értesíti a  KF-et, a  kedvezményezettet és az  egyéb kedvezményezettet, egyúttal nyilatkozik a felhatalmazó levelek visszavonásáról is. 4. Záró rendelkezések 13. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Az  utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni azon folyamatban lévő támogatási igények alapján létrejövő kötelezettségvállalási dokumentumok vonatkozásában, melyekben a  költségvetési támogatás felhasználásának elszámolási határideje későbbi, mint az utasítás hatálybalépését követő 45. nap. 14. § Hatályát veszti a) a  központosított bevételek befizetésének eljárási szabályairól a  vidékfejlesztési miniszter által irányított és felügyelt háttérintézményeknél szóló 24/2012. (XII. 21.) VM utasítás, b) a  minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból nyújtott támogatások felhasználása ellenőrzésének, és a beszámolók összeállításának szabályairól szóló 25/2012. (XII. 29.) VM utasítás, valamint c) a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból pályázati úton vagy egyedi döntés alapján pénzeszköz- vagy előirányzat-átadással biztosított támogatások kapcsán elszámolható költségekről, a támogatások felhasználása ellenőrzésének és a beszámolók összeállításának szabályairól szóló 1/2016. (I. 22.) FM utasítás. Dr. Fazekas Sándor s. k., földművelésügyi miniszter