20/2014. (HK 8.) HM KÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény beszerzési szabályzatáról.

20/2014. (HK 8.) HM KÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény beszerzési szabályzatáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény 52. § (2) bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 6. § (1) bekezdés 30. pontja alapján a következő szakutasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM) mint intézményre, a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire terjed ki. 2. A szakutasítás alkalmazásában a) beszerzés: nettó 2 millió forintot elérő, vagy meghaladó becsült értékű, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárt el nem érő becsült értékű beszerzés, ide nem értve a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 18/2014. (III. 7.) HM utasítás (a továbbiakban: beszerzési utasítás) 6. § (2) bekezdése szerinti beszerzéseket, b) beszerzési munkacsoport: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására létrehozott testület, c) kezdeményező: az a HM szerv, amely költségvetési előirányzattal vagy a költségvetési előirányzat feletti rendelkezési jogosultsággal rendelkezik és beszerzések kezdeményezésére jogosult, d) kijelölt ügyintéző: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására kijelölt személy, e) kisértékű beszerzés: a nettó 2 millió forintot el nem érő becsült értékű beszerzés, f) közbeszerzés: a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzés, g) közbeszerzési értékhatár: a mindenkor hatályos költségvetési törvényben meghatározott nemzeti közbeszerzési értékhatár, h) pályázatkérő: a közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű beszerzési eljárás kezdeményezésére és lefolytatására önállóan jogosult, költségvetési előirányzattal rendelkező HM szerv, i) SZÉBT: Szervezetszintű Éves Beszerzési Terv, amely a HM szervek részére szükséges beszerzéseket tartalmazza. 2. A beszerzési eljárásba bevont személyek felelőssége 3. A pályázatkérők vezetői felelősek a) a beszerzési eljárások ütemezésének jóváhagyásáért és betartásáért, b) a beszerzési eljárások éves ellenőrzési tervének kidolgoztatásáért, c) a beszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett iratok, így különösen ca) a pályázati felhívás, a számlazáradék, cb) a döntések és az ahhoz kapcsolódó egyéb dokumentumok, cc) a szerződések, azok módosítása, felbontása, megszüntetése, az azoktól való elállás, azok felmondása, valamint cd) az utalványrendelet aláírásáért, jog- és szakszerűségéért, d) reklamáció esetén a kivizsgálást végrehajtó bizottság kijelöléséért, majd annak javaslata alapján a szükséges döntés meghozataláért, e) a beszerzési eljárások során a jogorvoslati, reklamációs, valamint a jótállással és a szavatossággal összefüggő ügyek intézéséért és f) a beszerzési munkacsoport összetételének jóváhagyásáért. 4. Beszerzési munkacsoport létrehozása esetén a munkacsoport vezetője felelős a) a beszerzési munkacsoport munkájának irányításáért, b) a beszerzési eljárás lefolytatásához szükséges adatok, információk biztosításáért a pályázatkérők vezetői felé, c) a Szabályzatban nem szabályozott szakterület képvi selője, külső szakértő feladatának, felelősségi körének meghatározásáért, amennyiben ilyen személy kijelölésre került. 5. A HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: Referatúra) vezetője felelős: a) a beszerzési eljárások pénzügyi fedezete meglétének igazolásáért, b) a pályázati felhívás, a dokumentáció, a műszaki leírás és a szerződés jogszabályoknak, utasításoknak, belső rendelkezéseknek megfelelő kidolgozása érdekében folyamatos szakmai támogatás nyújtásáért, a pénzügyi, gazdasági területtel összefüggő szabályozók érvényesítéséért, c) szakterületének képviseletéért, d) a szerződés aláírásához szükséges, hatáskörébe tarto zó pénzügyi okmányok elkészítéséért, e) a beszerzési eljárás során felmerülő, pénzügyi gazda sági szakmai kérdésekben történő tájékoztatásért. 3. Beszerzések tervezése 6. A HM szervek a beszerzési HM utasításban foglaltak szerint állítják össze és terjesztik fel SZÉBT tervezeteiket, valamint azok módosításait. A bedolgozások elkészítéséért a HM szervek vezetői a felelősek. 7. A HM szervek a 6. pont szerinti bedolgozásainak ÉBT-be történő felvételét a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály végzi. 4. A közbeszerzési eljárások és a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések rendje 8. A kezdeményezők vezetői intézkednek a) a közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó, jogszabá lyokban és a beszerzési HM utasításban foglalt tervezési, előkészítési feladatok biztosítására, így különösen a megvalósítandó beszerzés tárgyának megfelelő tartalommal összeállított megbízás és a műszaki követelmények jóváhagyására és az ajánlatkérő részére történő megküldésére, b) a megbízások és a műszaki követelmények előkészítése során a szükséges egyeztetések végrehajtására, c) amennyiben az ajánlatkérőhöz megküldött megbízás alapján az eljárást nem lehet lefolytatni, az ajánlatkérő képviselőjével közösen jegyzőkönyv készítésére és a hiányosságok haladéktalan pótlására, d) érdekmúlás, költségvetési keret módosítása, megvonása vagy egyéb paraméterek változása esetén a megbízás visszavonására vagy módosítására; és az ajánlatkérő azonnali értesítésére. 9. A HM szervek vezetői az ajánlatkérő által létrehozott szakértői vagy bíráló bizottságba, munkacsoportba tagot delegálnak a beszerzéssel kapcsolatos szakmai szempontok képviseletére. 5. A beszerzési eljárások rendje 10. A pályázatkérő a beszerzéseit előirányzata terhére saját hatáskörben végezheti, vagy annak lefolytatására a HM VGH vagy az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár (a továbbiakban: MH BHD) számára a beszerzési HM utasításban foglaltak szerint megbízást adhat. 11. A beszerzési eljárás lefolytatására a HM szerv vezetője a HM szerv állományából ügyintézőt jelöl ki vagy beszerzési munkacsoportot hoz létre. 12. A beszerzési munkacsoport összetételét a HM szerv vezetője határozza meg. A munkacsoport tagjai a HM szerv állományából kerülnek kijelölésre. A munkacsoportban való részvételre szükség esetén külső szakértők is felkérésre kerülhetnek. 13. A kijelölt ügyintéző, illetve a beszerzési munkacsoport ütemtervet készít az eljárás megindításától a szerződés tervezett teljesítéséig terjedő folyamatra vonatkozóan. 14. Ha a pályázó a pályázati felhívásban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő tájékoztatást kér, a tájékoztatást lehetőség szerint legkésőbb a pályázati határidő lejárta előtti 3. napig kell megadni. 15. A kiegészítő tájékoztatást úgy kell megadni, hogy az ne sértse a pályázók esélyegyenlőségét. A tájékoztatás tel jes tartalmát valamennyi pályázó számára hozzáférhetővé kell tenni, illetve meg kell küldeni valamennyi gazdasági szereplő részére, amely érdeklődését az eljárás iránt a pályázatkérőnél jelezte. A tájékoztatás nem eredményezheti a pályázati felhívásban foglaltak módosítását. 16. A pályázatkérő a pályázati határidő lejártáig módosíthatja a pályázati felhívásban meghatározott feltételeket, ekkor – amennyiben a pályázati határidőből hátralévő idő kevesebb, mint két munkanap – új pályázati határidőt kell megállapítani. Az új határidő megállapítását a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi. 17. A pályázati felhívás a pályázati határidő lejártáig visszavonható, amiről a pályázókat egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell. 18. A pályázati határidőre a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A pályázati határidőt minden esetben úgy kell meghatározni, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a megfelelő pályázat elkészítésére és benyújtására. A pályázati határidőre vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá. 19. Az eljárást megindító pályázati felhívásban meghatározott pályázati határidő – indokolt esetben – egy alkalommal meghosszabbítható, melyről az eredeti határidő lejárta előtt a pályázókat egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell. A pályázati határidő meghosszabbítására a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A javaslatban meg kell indokolni a hosszabbítás szükségességét. A pályázati határidő meghosszabbítására vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá. 20. A pályázati határidőt rövidíteni nem lehet. 21. A pályázati felhívásban ki kell hangsúlyozni, hogy a pályázatot tartalmazó borítékon mindenképpen szerepeltetni kell a „Kizárólag bizottságilag bontható!” megjegyzést és a beszerzés tárgykörének megnevezését. A pályázatok érkeztetésére vonatkozóan a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás módosításáról szóló HM utasítás Mellékletével kiadott MH Egységes Iratkezelési Szabályzata előírásait kell alkalmazni. 22. A beérkezett pályázatok bontását a beszerzési munkacsoport hajtja végre. A pályázatokat tartalmazó iratok bontását a pályázati felhívásban meghatározott, a pályázati határidő lejártával egybeeső időpontban kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes pályázat felbontásra nem kerül. A pályázatkérő köteles a pályázatokat elbírálni, kivéve, ha a beszerzés megkezdését követően általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére, illetve a szerződés megkötése esetén a teljesítésre nem lenne képes. Ebben az esetben a pályázatkérőnek az eljárást eredménytelenné kell nyilvánítania. 23. A pályázatok értékeléséről szóló bírálati jegyzőkönyvet a beszerzési munkacsoport készíti el. Ha nem érkezik be legalább három pályázat, a beérkezett pályázat, illetve pályázatok alapján lehet dönteni. 24. A pályázatok értékelését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport az általa a pályázati felhívásban meghatározott szempontok és módszer szerint végzi. 25. Ha a pályázatok elbírálása során a pályázatokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok tisztázása szükséges, a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport a pályázótól felvilágosítást kérhet, melyről a többi pályázót is egyidejűleg írásban értesíteni kell. 26. Ha a pályázatkérő az értékelés során nyilvánvaló számítási hibát észlel, annak javítását a tételes alapadatokból kiindulva végzi el. 27. A pályázatok értékeléséről szóló jegyzőkönyv tartalmazza a beszerzési munkacsoport megalapozott javaslatát az eljárás kimenetelére – így különösen a nyertes kiválasztására, pályázat érvénytelenné nyilvánítására vagy a pályázó kizárására –, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. 28. Amennyiben a költségkihatás a beérkezett pályázatok elbírálásakor meghaladja a rendelkezésre álló anyagi fedezetet, a beszerzési HM utasítás 8. melléklete szerinti, a HM VGH által ellenjegyzett „Fedezetbiztosítási kérelem” elnevezésű nyomtatvány szerint igazolt fedezet alapján hirdethető ki az eredmény. 29. A pályázatkérő az összes pályázó számára azonos feltételekkel lehetőséget biztosíthat az igazolások, nyilatkozatok, illetve a pályázati felhívásban meghatározott egyéb dokumentumok utólagos csatolására, hiányosságainak pótlására. A hiánypótlási felhívás megküldését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi. 30. A kijelölt ügyintéző, illetve a beszerzési munkacsoport tagjainak a tárgyalásokra történő felkészüléséért, a tárgyalás levezetéséért a HM szerv vezetője, vagy a beszerzési munkacsoport vezetője felel. 31. Minden tárgyalási fordulóról tárgyalási jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a résztvevők aláírásukkal hitelesítenek. A jegyzőkönyv egy példányát átadás-átvételi aláírást követően a pályázó részére át kell adni. 32. A több tárgyalási forduló befejeztével, az utolsó tárgyalási fordulón a HM szerv vezetője vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kéri fel a pályázót a végső pályázat benyújtására. A végleges pályázat benyújtásának határidejét a pályázati felhívás figyelembevételével a HM szerv vezetője határozza meg. A végleges pályázatok fogadása, bontása, elbírálása megegyezik a tárgyalás nélküli eljárás menetével. 33. A pályázatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni a pályázatokról. Az írásbeli összegezést a szerződéskötés előtt az összes pályázónak meg kell küldeni. 34. A beszerzési HM utasítás 45. § (1) bekezdésében szereplő valamely feltétel fennállása esetén a 44. § szerinti eljárási rend alkalmazásától a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) írásos engedélye alapján lehet eltekinteni. A HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eljárás alkalmazását kizáró indokolást rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője engedélyezésre a HM KÁT részére terjeszt fel. 35. A beszerzési eljárás – ha eredményes – szerződéskötéssel zárul. 36. A kijelölt ügyintéző vagy beszerzési munkacsoport az összegezés pályázók részére történő megküldését követően haladéktalanul megkezdi a szerződéstervezet egyeztetését a nyertes pályázóval. 37. A szerződést a beszerzési eljárás nyertesével kell megkötni. A szerződésben a pályázati felhívásban megjelölt követelményeket, vállalásokat, feltételeket, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalási jegyzőkönyvben foglaltakat kell kikötni, attól eltérő tartalmi elemek nem jelenhetnek meg a szerződésben. 38. A beszerzési eljárás alapján megkötött szerződésekre egyebekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni. 39. A szerződéskötés időpontjára a döntési javaslatban megjelölt dátum az irányadó. 40. A szerződést legalább három példányban kell elkészíteni, melyből egy a nyertes pályázóként szerződő felet, egy a Referatúrát, egy pedig az irattárat illeti meg. 41. A szerződés a felek által csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a rendelkezésre álló előirányzat-keret igazolását tartalmazó ellenjegyzési tanúsítvány megfelelő számú példányának visszaérkezését követően írható alá. 42. Eredménytelen eljárás esetén az anyagi fedezet további megléte, valamint az igény fennállása esetén ismételten kezdeményezhető a beszerzési eljárás. 43. A felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek a pályázati felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve a pályázat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően – a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti. 44. A szerződést a beszerzési eljárás alapján nyertes pályázóként szerződő félnek kell teljesítenie. 45. A pályázatkérő köteles a nyertes pályázóként szerződött félnek a szerződésben meghatározott módon és tartalommal történt teljesítésétől számított legkésőbb harminc napon belül az ellenszolgáltatást teljesíteni, kivéve, ha törvény eltérően rendelkezik, vagy a felek az ellenszolgáltatás halasztott, a számla beérkezésétől számított harminc napon belüli, vagy részletekben történő teljesítésében állapodtak meg. 46. A pályázatkérő a teljesítés megtörténtéről az 57. pont szerint állítja ki a teljesítésigazolást. 47. A HM, valamint az Igazgatóság által megkötött szerződésekhez kapcsolódó számlákat, valamint azoknak a szerződéseknek a számláit, ahol a HM vagy az MH BHD HM Objektumok Üzemeltetési Igazgatóság igazgatója költségviselőként van jelen, a HM nevére és címére (1055 Bp., Balaton utca 7–11.) kell kiállítani. A számlákkal kapcsolatos ügyintézés az intézkedés alapján történik. 48. Amennyiben a számla tartalma és mellékletei nem felelnek meg a szerződésben előírtaknak, a kezdeményező HM szerv vezetője a kifogásolt tartalmi indokok feltüntetésével, hatáskörében eljárva intézkedik a számlával kapcsolatos további ügyintézésre. 49. A pályázatkérő és a nyertes pályázóként szerződő fél közötti vitás kérdések rendezése érdekében a szerződés megkötésekor a pályázatkérőnek törekednie kell olyan rendelkezés beiktatására, melynek értelmében a vitás kérdések rendezését a felek elsősorban tárgyalások útján kötelesek megkísérelni. 6. A kis értékű beszerzések és az azok alapján történő szerződéskötések rendje 50. A kis értékű beszerzési eljárás során törekedni kell legalább három írásbeli árajánlat bekérésére. 51. A három árajánlat bekérésétől való eltérés esetén a HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eltérés indokolását rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője aláírásával hagy jóvá. 52. A beszerzési eljárás lefolytatására a HM szerv vezetője ügyintézőt köteles kijelölni, azonban a beszerzés bonyolultságától függően erre a célra beszerzési munkacsoportot is létrehozhat, melynek feladatköre a beszerzési eljárás előkészítésére és teljes szakmai lebonyolítására terjedhet ki. 53. A HM szerveknek a szerződésben rögzíteniük kell a teljesítés módját és határidejét. A szerződésben rögzíteni kell továbbá, hogy a HM szervvel szerződő fél a teljesítéskor, illetve egy hónapnál hosszabb teljesítési határidejű szerződés esetén havonta köteles az elvégzett feladatokról írásbeli tájékoztatást nyújtani. 54. A teljesítés dokumentálásának módját úgy kell meghatározni, hogy a későbbiekben egyértelműen megállapítható legyen, hogy a teljesítés mikor és hogyan történt meg. Amennyiben indokolt, a szolgáltatás teljesítését hang-, illetve képfelvétellel kell dokumentálni. 55. A teljesítésről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben a teljesítés elfogadhatóságáról nyilatkozni kell. A jegyzőkönyvet a szerződő felek, illetve képviselőik aláírásukkal hitelesítik. 56. Részteljesítés esetén az 53.–55. pont szabályait megfelelően alkalmazni kell. 57. A teljesítés elfogadása esetén a HM szerv vezetője vagy az Igazgatóság igazgatója köteles teljesítésigazolást kiállítani. A teljesítésigazolásnak tartalmazni kell a HM szervvel, illetve az Igazgatósággal szerződést kötő fél nevét, székhelyét, pénzforgalmi jelzőszámát, adószámát, a szerződés számát, a teljesítés, illetve részteljesítés időpontját, a szerződés tárgyának rövid megjelölését, valamint azt, hogy részére a szerződésben meghatározott összeg kifizethető. 58. A teljesítésigazolás egy példányát meg kell küldeni a Referatúra részére. 7. A beszerzési eljárások dokumentálási rendje 59. A beszerzési eljárások során keletkezett minden iratot iktatólapon nyilvántartásba kell venni. 60. A HM szerveknél a beszerzések nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében az iktatólap tartalmát a szerződés teljesítésétől számított ötödik év december 31-éig kell megőrizni. 61. A beszerzéssel kapcsolatos minden iratot az adott beszerzéssel kapcsolatosan felfektetett iktatólapon kell nyilvántartani akkor is, ha azzal nem azonos ügyintézőt bíztak meg. 62. Az iktatólapot az előirányzat-keret felett rendelkező HM szerv vezetője által kijelölt személy vezeti. 8. Jelentések rendje 63. A HM szervek az ajánlatkérő vagy más pályázatkérő által kötött és saját kötelezettségvállalási hatáskörükbe tartozó szerződés teljesítéséről a teljesítést követően, a több évre áthúzódó teljesítések esetében a tárgyévet követő év január 15-ig írásos értesítést küldenek az ajánlatkérő vagy a pályázatkérő részére. 9. A beszerzési eljárások ellenőrzési rendje 64. A HM szerv vezetője a) figyelemmel kíséri a kijelölt ügyintéző vagy a beszer zési munkacsoport vezetője által kezelt, folyamatban levő beszerzési eljárásokat, ügyeket, b) szúrópróbaszerűen áttekinti a kijelölt ügyintézők vagy beszerzési munkacsoportok vezetőinek gyűjtőit az okmányok megléte és tartalma vonatkozásában, c) az ellenőrzésének tapasztalatait rövid feljegyzés formájában elhelyezi a beszerzési eljárás gyűjtőjébe. 10. Záró rendelkezések 65. Ez a szakutasítás az aláírását követő 3. napon lép hatályba. 66. A szakutasítást a hatálybalépést megelőzően megkezdett kis értékű beszerzési, beszerzési és közbeszerzési eljárások vonatkozásában is alkalmazni kell. 67. Hatályát veszti a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény Beszerzési Szabályzata kiadásáról szóló 51/2011. (HK 14.) HM KÁT intézkedés. Dr. Dankó István s. k., HM közigazgatási államtitkár