← Magyarország

20/2014. (HK 8.) HM KÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény beszerzési szabályzatáról.

Röviden

Ez a szakutasítás a Honvédelmi Minisztérium (HM) és alárendelt szervezetei, valamint a Magyar Honvédség (MH) katonai szervezetei beszerzési eljárásait szabályozza. Célja, hogy egységes keretet biztosítson a nettó 2 millió forintot elérő vagy meghaladó, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések lebonyolítására.

Amit szabályoz

Akire vonatkozik

Főbb pontok

Jogszabály szövege

20/

  1. (HK 8.) HM KÁT szakutasítása a Honvédelmi Minisztérium mint intézmény beszerzési szabályzatáról. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló
  2. évi CXIII. törvény
  3. §

(2)bekezdése, valamint a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló
  1. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/
  2. (XII. 22.) Korm. rendelet
  3. §
(1)bekezdés
  1. pontja alapján a következő szakutasítást adom ki:
  2. Általános rendelkezések
  3. A szakutasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM) mint intézményre, a honvédelmi miniszter közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire terjed ki.
  4. A szakutasítás alkalmazásában a) beszerzés: nettó 2 millió forintot elérő, vagy meghaladó becsült értékű, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárt el nem érő becsült értékű beszerzés, ide nem értve a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 18/
  5. (III. 7.) HM utasítás (a továbbiakban: beszerzési utasítás)
  6. §
(2)bekezdése szerinti beszerzéseket,
  1. b)beszerzési munkacsoport: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására létrehozott testület,
  2. c)kezdeményező: az a HM szerv, amely költségvetési előirányzattal vagy a költségvetési előirányzat feletti rendelkezési jogosultsággal rendelkezik és beszerzések kezdeményezésére jogosult,
  3. d)kijelölt ügyintéző: a beszerzési eljárás előkészítésére, értékelésére és teljes szakmai lebonyolítására kijelölt személy,
  4. e)kisértékű beszerzés: a nettó 2 millió forintot el nem érő becsült értékű beszerzés,
  5. f)közbeszerzés: a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzés,
  6. g)közbeszerzési értékhatár: a mindenkor hatályos költségvetési törvényben meghatározott nemzeti közbeszerzési értékhatár,
  7. h)pályázatkérő: a közbeszerzési értékhatárt el nem érő értékű beszerzési eljárás kezdeményezésére és lefolytatására önállóan jogosult, költségvetési előirányzattal rendelkező HM szerv,
  8. i)SZÉBT: Szervezetszintű Éves Beszerzési Terv, amely a HM szervek részére szükséges beszerzéseket tartalmazza. 2. A beszerzési eljárásba bevont személyek felelőssége 3. A pályázatkérők vezetői felelősek
  9. a)a beszerzési eljárások ütemezésének jóváhagyásáért és betartásáért,
  10. b)a beszerzési eljárások éves ellenőrzési tervének kidolgoztatásáért,
  11. c)a beszerzési eljárással kapcsolatban keletkezett iratok, így különösen
  12. ca)a pályázati felhívás, a számlazáradék,
  13. cb)a döntések és az ahhoz kapcsolódó egyéb dokumentumok,
  14. cc)a szerződések, azok módosítása, felbontása, megszüntetése, az azoktól való elállás, azok felmondása, valamint
  15. cd)az utalványrendelet aláírásáért, jog- és szakszerűségéért,
  16. d)reklamáció esetén a kivizsgálást végrehajtó bizottság kijelöléséért, majd annak javaslata alapján a szükséges döntés meghozataláért,
  17. e)a beszerzési eljárások során a jogorvoslati, reklamációs, valamint a jótállással és a szavatossággal összefüggő ügyek intézéséért és
  18. f)a beszerzési munkacsoport összetételének jóváhagyásáért. 4. Beszerzési munkacsoport létrehozása esetén a munkacsoport vezetője felelős
  19. a)a beszerzési munkacsoport munkájának irányításáért,
  20. b)a beszerzési eljárás lefolytatásához szükséges adatok, információk biztosításáért a pályázatkérők vezetői felé,
  21. c)a Szabályzatban nem szabályozott szakterület képvi selője, külső szakértő feladatának, felelősségi körének meghatározásáért, amennyiben ilyen személy kijelölésre került. 5. A HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) HM I. Objektum Gazdálkodás Támogató és Pénzügyi Ellátó Referatúra (a továbbiakban: Referatúra) vezetője felelős:
  22. a)a beszerzési eljárások pénzügyi fedezete meglétének igazolásáért,
  23. b)a pályázati felhívás, a dokumentáció, a műszaki leírás és a szerződés jogszabályoknak, utasításoknak, belső rendelkezéseknek megfelelő kidolgozása érdekében folyamatos szakmai támogatás nyújtásáért, a pénzügyi, gazdasági területtel összefüggő szabályozók érvényesítéséért,
  24. c)szakterületének képviseletéért,
  25. d)a szerződés aláírásához szükséges, hatáskörébe tarto zó pénzügyi okmányok elkészítéséért,
  26. e)a beszerzési eljárás során felmerülő, pénzügyi gazda sági szakmai kérdésekben történő tájékoztatásért. 3. Beszerzések tervezése 6. A HM szervek a beszerzési HM utasításban foglaltak szerint állítják össze és terjesztik fel SZÉBT tervezeteiket, valamint azok módosításait. A bedolgozások elkészítéséért a HM szervek vezetői a felelősek. 7. A HM szervek a 6. pont szerinti bedolgozásainak ÉBT-be történő felvételét a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály végzi. 4. A közbeszerzési eljárások és a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott jogszabályok alapján végrehajtott beszerzések rendje 8. A kezdeményezők vezetői intézkednek
  27. a)a közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó, jogszabá lyokban és a beszerzési HM utasításban foglalt tervezési, előkészítési feladatok biztosítására, így különösen a megvalósítandó beszerzés tárgyának megfelelő tartalommal összeállított megbízás és a műszaki követelmények jóváhagyására és az ajánlatkérő részére történő megküldésére,
  28. b)a megbízások és a műszaki követelmények előkészítése során a szükséges egyeztetések végrehajtására,
  29. c)amennyiben az ajánlatkérőhöz megküldött megbízás alapján az eljárást nem lehet lefolytatni, az ajánlatkérő képviselőjével közösen jegyzőkönyv készítésére és a hiányosságok haladéktalan pótlására,
  30. d)érdekmúlás, költségvetési keret módosítása, megvonása vagy egyéb paraméterek változása esetén a megbízás visszavonására vagy módosítására; és az ajánlatkérő azonnali értesítésére. 9. A HM szervek vezetői az ajánlatkérő által létrehozott szakértői vagy bíráló bizottságba, munkacsoportba tagot delegálnak a beszerzéssel kapcsolatos szakmai szempontok képviseletére. 5. A beszerzési eljárások rendje 10. A pályázatkérő a beszerzéseit előirányzata terhére saját hatáskörben végezheti, vagy annak lefolytatására a HM VGH vagy az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár (a továbbiakban: MH BHD) számára a beszerzési HM utasításban foglaltak szerint megbízást adhat. 11. A beszerzési eljárás lefolytatására a HM szerv vezetője a HM szerv állományából ügyintézőt jelöl ki vagy beszerzési munkacsoportot hoz létre. 12. A beszerzési munkacsoport összetételét a HM szerv vezetője határozza meg. A munkacsoport tagjai a HM szerv állományából kerülnek kijelölésre. A munkacsoportban való részvételre szükség esetén külső szakértők is felkérésre kerülhetnek. 13. A kijelölt ügyintéző, illetve a beszerzési munkacsoport ütemtervet készít az eljárás megindításától a szerződés tervezett teljesítéséig terjedő folyamatra vonatkozóan. 14. Ha a pályázó a pályázati felhívásban foglaltakkal kapcsolatban írásban kiegészítő tájékoztatást kér, a tájékoztatást lehetőség szerint legkésőbb a pályázati határidő lejárta előtti 3. napig kell megadni. 15. A kiegészítő tájékoztatást úgy kell megadni, hogy az ne sértse a pályázók esélyegyenlőségét. A tájékoztatás tel jes tartalmát valamennyi pályázó számára hozzáférhetővé kell tenni, illetve meg kell küldeni valamennyi gazdasági szereplő részére, amely érdeklődését az eljárás iránt a pályázatkérőnél jelezte. A tájékoztatás nem eredményezheti a pályázati felhívásban foglaltak módosítását. 16. A pályázatkérő a pályázati határidő lejártáig módosíthatja a pályázati felhívásban meghatározott feltételeket, ekkor – amennyiben a pályázati határidőből hátralévő idő kevesebb, mint két munkanap – új pályázati határidőt kell megállapítani. Az új határidő megállapítását a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi. 17. A pályázati felhívás a pályázati határidő lejártáig visszavonható, amiről a pályázókat egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell. 18. A pályázati határidőre a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A pályázati határidőt minden esetben úgy kell meghatározni, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a megfelelő pályázat elkészítésére és benyújtására. A pályázati határidőre vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá. 19. Az eljárást megindító pályázati felhívásban meghatározott pályázati határidő – indokolt esetben – egy alkalommal meghosszabbítható, melyről az eredeti határidő lejárta előtt a pályázókat egyidejűleg és írásban tájékoztatni kell. A pályázati határidő meghosszabbítására a beszerzési munkacsoport vezetője tesz javaslatot. A javaslatban meg kell indokolni a hosszabbítás szükségességét. A pályázati határidő meghosszabbítására vonatkozó javaslatot a HM szerv vezetője hagyja jóvá. 20. A pályázati határidőt rövidíteni nem lehet. 21. A pályázati felhívásban ki kell hangsúlyozni, hogy a pályázatot tartalmazó borítékon mindenképpen szerepeltetni kell a „Kizárólag bizottságilag bontható!” megjegyzést és a beszerzés tárgykörének megnevezését. A pályázatok érkeztetésére vonatkozóan a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás módosításáról szóló HM utasítás Mellékletével kiadott MH Egységes Iratkezelési Szabályzata előírásait kell alkalmazni. 22. A beérkezett pályázatok bontását a beszerzési munkacsoport hajtja végre. A pályázatokat tartalmazó iratok bontását a pályázati felhívásban meghatározott, a pályázati határidő lejártával egybeeső időpontban kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes pályázat felbontásra nem kerül. A pályázatkérő köteles a pályázatokat elbírálni, kivéve, ha a beszerzés megkezdését követően általa előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében beállott lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére, illetve a szerződés megkötése esetén a teljesítésre nem lenne képes. Ebben az esetben a pályázatkérőnek az eljárást eredménytelenné kell nyilvánítania. 23. A pályázatok értékeléséről szóló bírálati jegyzőkönyvet a beszerzési munkacsoport készíti el. Ha nem érkezik be legalább három pályázat, a beérkezett pályázat, illetve pályázatok alapján lehet dönteni. 24. A pályázatok értékelését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport az általa a pályázati felhívásban meghatározott szempontok és módszer szerint végzi. 25. Ha a pályázatok elbírálása során a pályázatokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok tisztázása szükséges, a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport a pályázótól felvilágosítást kérhet, melyről a többi pályázót is egyidejűleg írásban értesíteni kell. 26. Ha a pályázatkérő az értékelés során nyilvánvaló számítási hibát észlel, annak javítását a tételes alapadatokból kiindulva végzi el. 27. A pályázatok értékeléséről szóló jegyzőkönyv tartalmazza a beszerzési munkacsoport megalapozott javaslatát az eljárás kimenetelére – így különösen a nyertes kiválasztására, pályázat érvénytelenné nyilvánítására vagy a pályázó kizárására –, melynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. 28. Amennyiben a költségkihatás a beérkezett pályázatok elbírálásakor meghaladja a rendelkezésre álló anyagi fedezetet, a beszerzési HM utasítás 8. melléklete szerinti, a HM VGH által ellenjegyzett „Fedezetbiztosítási kérelem” elnevezésű nyomtatvány szerint igazolt fedezet alapján hirdethető ki az eredmény. 29. A pályázatkérő az összes pályázó számára azonos feltételekkel lehetőséget biztosíthat az igazolások, nyilatkozatok, illetve a pályázati felhívásban meghatározott egyéb dokumentumok utólagos csatolására, hiányosságainak pótlására. A hiánypótlási felhívás megküldését a kijelölt ügyintéző vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kezdeményezi. 30. A kijelölt ügyintéző, illetve a beszerzési munkacsoport tagjainak a tárgyalásokra történő felkészüléséért, a tárgyalás levezetéséért a HM szerv vezetője, vagy a beszerzési munkacsoport vezetője felel. 31. Minden tárgyalási fordulóról tárgyalási jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a résztvevők aláírásukkal hitelesítenek. A jegyzőkönyv egy példányát átadás-átvételi aláírást követően a pályázó részére át kell adni. 32. A több tárgyalási forduló befejeztével, az utolsó tárgyalási fordulón a HM szerv vezetője vagy a beszerzési munkacsoport vezetője kéri fel a pályázót a végső pályázat benyújtására. A végleges pályázat benyújtásának határidejét a pályázati felhívás figyelembevételével a HM szerv vezetője határozza meg. A végleges pályázatok fogadása, bontása, elbírálása megegyezik a tárgyalás nélküli eljárás menetével. 33. A pályázatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni a pályázatokról. Az írásbeli összegezést a szerződéskötés előtt az összes pályázónak meg kell küldeni. 34. A beszerzési HM utasítás 45. §
(1)bekezdésében szereplő valamely feltétel fennállása esetén a
  1. § szerinti eljárási rend alkalmazásától a HM közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) írásos engedélye alapján lehet eltekinteni. A HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eljárás alkalmazását kizáró indokolást rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője engedélyezésre a HM KÁT részére terjeszt fel.
  2. A beszerzési eljárás – ha eredményes – szerződéskötéssel zárul.
  3. A kijelölt ügyintéző vagy beszerzési munkacsoport az összegezés pályázók részére történő megküldését követően haladéktalanul megkezdi a szerződéstervezet egyeztetését a nyertes pályázóval.
  4. A szerződést a beszerzési eljárás nyertesével kell megkötni. A szerződésben a pályázati felhívásban megjelölt követelményeket, vállalásokat, feltételeket, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalási jegyzőkönyvben foglaltakat kell kikötni, attól eltérő tartalmi elemek nem jelenhetnek meg a szerződésben.
  5. A beszerzési eljárás alapján megkötött szerződésekre egyebekben a Polgári Törvénykönyvről szóló
  6. évi V. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.
  7. A szerződéskötés időpontjára a döntési javaslatban megjelölt dátum az irányadó.
  8. A szerződést legalább három példányban kell elkészíteni, melyből egy a nyertes pályázóként szerződő felet, egy a Referatúrát, egy pedig az irattárat illeti meg.
  9. A szerződés a felek által csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a rendelkezésre álló előirányzat-keret igazolását tartalmazó ellenjegyzési tanúsítvány megfelelő számú példányának visszaérkezését követően írható alá.
  10. Eredménytelen eljárás esetén az anyagi fedezet további megléte, valamint az igény fennállása esetén ismételten kezdeményezhető a beszerzési eljárás.
  11. A felek csak akkor módosíthatják a szerződésnek a pályázati felhívás, a dokumentáció feltételei, illetve a pályázat tartalma alapján meghatározott részét, ha a szerződéskötést követően – a szerződéskötéskor előre nem látható ok következtében – beállott körülmény miatt a szerződés valamelyik fél lényeges jogos érdekét sérti.
  12. A szerződést a beszerzési eljárás alapján nyertes pályázóként szerződő félnek kell teljesítenie.
  13. A pályázatkérő köteles a nyertes pályázóként szerződött félnek a szerződésben meghatározott módon és tartalommal történt teljesítésétől számított legkésőbb harminc napon belül az ellenszolgáltatást teljesíteni, kivéve, ha törvény eltérően rendelkezik, vagy a felek az ellenszolgáltatás halasztott, a számla beérkezésétől számított harminc napon belüli, vagy részletekben történő teljesítésében állapodtak meg.
  14. A pályázatkérő a teljesítés megtörténtéről az
  15. pont szerint állítja ki a teljesítésigazolást.
  16. A HM, valamint az Igazgatóság által megkötött szerződésekhez kapcsolódó számlákat, valamint azoknak a szerződéseknek a számláit, ahol a HM vagy az MH BHD HM Objektumok Üzemeltetési Igazgatóság igazgatója költségviselőként van jelen, a HM nevére és címére (1055 Bp., Balaton utca 7–11.) kell kiállítani. A számlákkal kapcsolatos ügyintézés az intézkedés alapján történik.
  17. Amennyiben a számla tartalma és mellékletei nem felelnek meg a szerződésben előírtaknak, a kezdeményező HM szerv vezetője a kifogásolt tartalmi indokok feltüntetésével, hatáskörében eljárva intézkedik a számlával kapcsolatos további ügyintézésre.
  18. A pályázatkérő és a nyertes pályázóként szerződő fél közötti vitás kérdések rendezése érdekében a szerződés megkötésekor a pályázatkérőnek törekednie kell olyan rendelkezés beiktatására, melynek értelmében a vitás kérdések rendezését a felek elsősorban tárgyalások útján kötelesek megkísérelni.
  19. A kis értékű beszerzések és az azok alapján történő szerződéskötések rendje
  20. A kis értékű beszerzési eljárás során törekedni kell legalább három írásbeli árajánlat bekérésére.
  21. A három árajánlat bekérésétől való eltérés esetén a HM szerv vezetője részére készített döntési javaslatban az eltérés indokolását rögzíteni kell, melyet a HM szerv vezetője aláírásával hagy jóvá.
  22. A beszerzési eljárás lefolytatására a HM szerv vezetője ügyintézőt köteles kijelölni, azonban a beszerzés bonyolultságától függően erre a célra beszerzési munkacsoportot is létrehozhat, melynek feladatköre a beszerzési eljárás előkészítésére és teljes szakmai lebonyolítására terjedhet ki.
  23. A HM szerveknek a szerződésben rögzíteniük kell a teljesítés módját és határidejét. A szerződésben rögzíteni kell továbbá, hogy a HM szervvel szerződő fél a teljesítéskor, illetve egy hónapnál hosszabb teljesítési határidejű szerződés esetén havonta köteles az elvégzett feladatokról írásbeli tájékoztatást nyújtani.
  24. A teljesítés dokumentálásának módját úgy kell meghatározni, hogy a későbbiekben egyértelműen megállapítható legyen, hogy a teljesítés mikor és hogyan történt meg. Amennyiben indokolt, a szolgáltatás teljesítését hang-, illetve képfelvétellel kell dokumentálni.
  25. A teljesítésről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben a teljesítés elfogadhatóságáról nyilatkozni kell. A jegyzőkönyvet a szerződő felek, illetve képviselőik aláírásukkal hitelesítik.
  26. Részteljesítés esetén az 53.–
  27. pont szabályait megfelelően alkalmazni kell.
  28. A teljesítés elfogadása esetén a HM szerv vezetője vagy az Igazgatóság igazgatója köteles teljesítésigazolást kiállítani. A teljesítésigazolásnak tartalmazni kell a HM szervvel, illetve az Igazgatósággal szerződést kötő fél nevét, székhelyét, pénzforgalmi jelzőszámát, adószámát, a szerződés számát, a teljesítés, illetve részteljesítés időpontját, a szerződés tárgyának rövid megjelölését, valamint azt, hogy részére a szerződésben meghatározott összeg kifizethető.
  29. A teljesítésigazolás egy példányát meg kell küldeni a Referatúra részére.
  30. A beszerzési eljárások dokumentálási rendje
  31. A beszerzési eljárások során keletkezett minden iratot iktatólapon nyilvántartásba kell venni.
  32. A HM szerveknél a beszerzések nyilvántartásának, kezelhetőségének és áttekinthetőségének érdekében az iktatólap tartalmát a szerződés teljesítésétől számított ötödik év december 31-éig kell megőrizni.
  33. A beszerzéssel kapcsolatos minden iratot az adott beszerzéssel kapcsolatosan felfektetett iktatólapon kell nyilvántartani akkor is, ha azzal nem azonos ügyintézőt bíztak meg.
  34. Az iktatólapot az előirányzat-keret felett rendelkező HM szerv vezetője által kijelölt személy vezeti.
  35. Jelentések rendje
  36. A HM szervek az ajánlatkérő vagy más pályázatkérő által kötött és saját kötelezettségvállalási hatáskörükbe tartozó szerződés teljesítéséről a teljesítést követően, a több évre áthúzódó teljesítések esetében a tárgyévet követő év január 15-ig írásos értesítést küldenek az ajánlatkérő vagy a pályázatkérő részére.
  37. A beszerzési eljárások ellenőrzési rendje
  38. A HM szerv vezetője a) figyelemmel kíséri a kijelölt ügyintéző vagy a beszer zési munkacsoport vezetője által kezelt, folyamatban levő beszerzési eljárásokat, ügyeket, b) szúrópróbaszerűen áttekinti a kijelölt ügyintézők vagy beszerzési munkacsoportok vezetőinek gyűjtőit az okmányok megléte és tartalma vonatkozásában, c) az ellenőrzésének tapasztalatait rövid feljegyzés formájában elhelyezi a beszerzési eljárás gyűjtőjébe.
  39. Záró rendelkezések
  40. Ez a szakutasítás az aláírását követő
  41. napon lép hatályba.
  42. A szakutasítást a hatálybalépést megelőzően megkezdett kis értékű beszerzési, beszerzési és közbeszerzési eljárások vonatkozásában is alkalmazni kell.
  43. Hatályát veszti a Honvédelmi Minisztérium, mint intézmény Beszerzési Szabályzata kiadásáról szóló 51/
  44. (HK 14.) HM KÁT intézkedés. Dr. Dankó István s. k., HM közigazgatási államtitkár

MI-magyarázat a hivatalos jogszabályszöveg alapján. Tájékoztató jellegű, nem helyettesíti a jogi tanácsadást.