6/2018. (II. 23.) HM utasítása a Magyarországon és külföldön végrehajtott nemzetközi gyakorlatok és kiképzési rendezvények egyes költségvetési és pénz

6/2018. (II. 23.) HM utasítása a Magyarországon és külföldön végrehajtott nemzetközi gyakorlatok és kiképzési rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, továbbá a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a  különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § (1) Az  utasítás hatálya a  Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a  honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre és a  fenntartói irányítása alá tartozó köznevelési intézményre, a  Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálatra (a továbbiakban: KNBSZ), valamint a  Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezet) terjed ki. (2) Felkérem a Nemzeti Közszolgálati Egyetem rektorát az utasításban foglaltak végrehajtásában történő együttműködésre. 2. § Ezen utasítás alkalmazásában a) előzetes költségvetési terv: a részköltségvetési és összesített költségvetési terveket megelőzően, a rendezvény előkészítéséhez szükséges előzetes feladatok kiadásaira – az 1. melléklet szerint – összeállított terv, b) gyakorlattervezésért felelős kijelölt személy: a  végrehajtásért felelős és a  költségviselő katonai szervezetek állományából kijelölt tiszt, aki a parancsnok felhatalmazása alapján teljes felelősséggel tartozik a rendezvény tervezésével, előkészítésével, végrehajtásával, értékelésével és elemzésével kapcsolatos feladatkörök végrehajtásáért, c) keretgazda szervezet: az intézményi, a központi, valamint a fejezeti kezelésű előirányzatok elemi költségvetési javaslatainak elkészítésére vonatkozó feladatokat és követelményeket tartalmazó eljárásrend mellékletében felsorolt honvédelmi szervezet vagy HM szerv, d) költségviselő katonai szervezet: azon honvédelmi szervezet, amely a  részére jóváhagyott nemzetközi költségvetési előirányzatok rendeltetésszerű felhasználásával valósítja meg a  végrehajtásért felelős katonai szervezet által meghatározott feladatokat, e) nemzetközi költségvetési előirányzat: a rendezvény előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatban felmerült valamennyi kiadási és bevételi előirányzat, amely a  költségviselő katonai szervezet részére a  tárgyévi költségvetésén felül célelőirányzatként kerül biztosításra, f ) összesített költségvetési terv: a részköltségvetési tervek alapján összeállított, a rendezvény megrendezéséhez szükséges valamennyi pénzbeli és természetbeli kiadást és bevételt tartalmazó költségvetési dokumentum a 2. melléklet szerint, amely a keretgazda szervezet által kerül szakmai jóváhagyásra, g) rendezvény: nemzetközi kötelezettségvállalásból, két- vagy többoldalú kapcsolatokból eredő, Magyarországon és külföldön végrehajtott felkészítés, kiképzés, gyakorlás, törzsgyakorlás, gyakorlat, továbbá a jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben vagy belső rendelkezésekben nem szabályozott nemzetközi feladat, és a felsoroltakkal kapcsolatosan Magyarország által szervezett, illetve részvételével végrehajtott nemzetközi konferencia vagy tanfolyam, h) részköltségvetési terv: a rendezvény megvalósításában részt vevő költségviselő katonai szervezet kiadásait és bevételeit tartalmazó, 1. melléklet szerinti dokumentum. 2. A rendezvények költségvetése tervezésének és jóváhagyásának rendje 3. § A  rendezvények nemzetközi költségvetési előirányzat fedezete a  keretgazda szervezet által összeállított igények alapján az  MH nemzetközi keretei között, projektazonosító kódonként kerül megtervezésre, illetve jóváhagyásra. A  katonai szervezetek tárgyévi költségvetésében erre a  célra előirányzat nem tervezhető. Az  előzetes, forráskorlát nélküli – az előző év teljesített előirányzatának figyelembevételével végrehajtott – tervezést a végrehajtásért felelős katonai szervezetek által a  tárgyévet megelőző év június 30-ig – a  keretgazda szervezet iránymutatásának megfelelően – kell megvalósítani. 4. § (1) A  végrehajtásért felelős katonai szervezet a  költségviselő katonai szervezetek bevonásával, a  gyakorlattervezésért felelős kijelölt személy által biztosított kiinduló adatok alapján szöveges indokolással alátámasztott összesített költségvetési tervet állít össze, amelynek keretében a) a gyakorlattervezésért felelős kijelölt személy által biztosított adatok alapján a költségviselő katonai szervezetek a  szöveges indokolással alátámasztott részköltségvetési terveiket a  biztosított kiinduló adatok alapján az 1. melléklet szerint állítják össze, és legkésőbb a rendezvény megkezdését megelőző 55. napig megküldik a végrehajtásért felelős katonai szervezet részére, b) a  részköltségvetési tervek alapján a  rendezvény végrehajtásáért felelős katonai szervezet a  rendezvény kezdetét megelőző 50. napig összeállítja a rendezvény összesített költségvetési tervét a 2. melléklet szerint, amelyet szakmai felülvizsgálat céljából a szolgálati elöljáró – amennyiben védelem-egészségügyi kiadásokat tartalmaz, az  MH Egészségügyi Központ, amennyiben logisztikai vagy katonai elhelyezési és védelemegészségügyi kiadásokat tartalmaz, a  Honvéd Vezérkar Logisztikai Csoportfőnökség, amennyiben infrastrukturális kiadásokat tartalmaz, a  HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH) – útján felterjeszt a keretgazda szervezet részére a rendezvény megkezdését megelőző 45. napig, c) a keretgazda szervezet ca) a szakmai felülvizsgálat eredményéről és döntéséről a rendezvény megkezdését megelőző 40. napig – a szolgálati elöljáró útján – a végrehajtásért felelős katonai szervezetet írásban értesíti, cb) az  általa szakmailag felülvizsgált és jóváhagyott összesített költségvetési tervet a  rendezvény megkezdését megelőző 35. napig megküldi a  HM VGH részére költségvetési jóváhagyás céljából, továbbá d) a HM VGH főigazgatója a rendezvény összesített költségvetési tervét a rendezvény megkezdését megelőző 30. napig jóváhagyja és a nemzetközi költségvetési előirányzatokat kiadja a költségviselő katonai szervezetek részére, kivéve da) a nemzetközi központi logisztikai előirányzatokat és db) a  külföldön végrehajtott rendezvények esetében a  személyi juttatások, azok járulékai és a kiutazásokhoz kapcsolódó pénzügyi dologi nemzetközi költségvetési előirányzatokat, így különösen a szállás és utazási költségeket, valamint a konferencia és egyéb díjakat. (2) Az  (1)  bekezdés d)  pont da) és db)  alpontja szerinti előirányzatok a  tárgyév elején a  költségviselő központi ellátó szervezetek részére kerülnek kiadásra a PROJ megnevezésű alapértelmezett projektazonosító kódra. (3) Egy rendezvénnyel kapcsolatosan felmerülő költségek két fázisban, két költségvetési tervben is tervezhetőek. Első fázisban a  rendezvénnyel kapcsolatos előkészítő rendezvények és tervező konferenciák, második fázisban a  rendezvény tényleges végrehajtásával kapcsolatosan felmerülő kiadások tervezhetőek. Az  egyes fázisok költségvetési tervezésének folyamata során az (1) bekezdés szerint kell eljárni. 5. § (1) A rendezvények nemzetközi költségvetési előirányzatainak terhére csak a rendezvény érdekében felmerülő, a) a külföldi kiutazásokhoz kapcsolódó személyi juttatások és azok járulékai, b) pénzügyi dologi és c) intézményi, valamint központi dologi kiadások tervezhetőek. (2) A  rendezvényekhez kapcsolódó illetménypótlékokat az  állományilletékes katonai szervezetek – a  vonatkozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök és belső rendelkezések alapján – intézményi költségvetésükben tervezik és annak terhére számolják el. (3) A  rendezvények infrastrukturális kiadásainak tervezése a  hazai és nemzetközi résztvevőkkel Magyarországon végrehajtott kiképzési rendezvények és gyakorlatok infrastrukturális biztosításának rendjéről szóló, a  HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkára (a továbbiakban: HM VGHÁT) által kiadott szakutasítás szerint történik. 6. § A Magyarországon végrehajtott rendezvények protokolláris elemének a) élelmezési ellátásával kapcsolatban felmerülő kiadások fedezetét, amennyiben az aa) a honvédelmi szervezeten belül saját erőből kerül biztosításra, az élelmezési ellátást végző katonai szervezetnél, ab) külső szolgáltatótól történő megrendeléssel kerül biztosításra, a HM VGH mint költségviselő részére, valamint b) kulturális jellegű és szállodai szolgáltatási költségeinek nemzetközi költségvetési előirányzat fedezetét a HM VGH mint költségviselő részére kell tervezni. 7. § A  külföldön végrehajtott rendezvényekkel kapcsolatban a  külföldi féltől – különösen a  korábbi rendezetlen elszámolások, számlahelyesbítések következtében – a  gyakorlat végrehajtását követő években érkező számlák fedezetére a  keretgazda szervezet a  tárgyévben elkülönített projektazonosító kódon tartalékot képez és szükség esetén annak terhére átcsoportosítást kezdeményez a számla kifizetése érdekében azon tárgyévi projektazonosító kódra, amelynek terhére a pénzügyi teljesítés történik. 8. § Az összesített költségvetési terv tartalmazza az 510-es, 610-es és az egyéb címrendkódokkal (a továbbiakban: CRK) megjelölt, a rendezvény érdekében felmerülő összes kiadást – így különösen a személyi juttatásokat és a munkaadót terhelő járulékokat, a  rendezvényekhez kapcsolódó pénzügyi és központi logisztikai kiadásokat, az  intézményi logisztikai és reprezentációs kiadásokat, a korábban beszerzett és az adott nemzetközi rendezvényre raktárból kiadott készletek értékét – és költségvetési támogatás forrású bevételt. 9. § Az  összesített költségvetési terv összeállításáért és annak elszámolásáért a  végrehajtásért felelős szerv, illetve szervezet vezetője, parancsnoka felel. 3. A jóváhagyott előirányzatok felhasználása és az előirányzat-átcsoportosítás 10. § (1) A  jóváhagyott nemzetközi költségvetési előirányzatok terhére kötelezettséget vállalni a  költségviselő katonai szervezet vezetője jogosult. (2) Amennyiben a  rendezvény előkészítési fázisára nem készül a  4.  § (3)  bekezdése szerinti önálló költségvetési terv, kötelezettségvállalás a rendezvény előkészítő szakaszában az összesített költségvetési terv jóváhagyását megelőzően csak a  költségviselő katonai szervezet által felterjesztett és a  4.  § szerinti eljárásrendben jóváhagyott előzetes költségvetési terv alapján teljesíthető. Az ebben jóváhagyott előirányzatokat az összesített költségvetési tervben már nem kell szerepeltetni. 11. § A Magyarországon végrehajtott a) rendezvény során felmerült kiadásokkal kapcsolatos okmányokon – így különösen a  számlákon és az  utalványokon – fel kell tüntetni a  rendezvény megnevezését, a  CRK-t és a  rendezvényre meghatározott projektazonosító kódot, b) rendezvény során a  külföldi félnek térítés ellenében biztosított szolgáltatásokról a  költségviselő szervezet számlát állít ki, amelyhez a külföldi fél által hitelesített teljesítésigazolást is csatolni kell, és c) protokolláris rendezvények élelmezési, kulturális és szállodai szolgáltatások megrendelését a nemzetközi és belföldi (hazai) katonai együttműködéssel összefüggő egyes protokolláris és vendéglátási kérdésekről szóló 74/2011. (VII. 8.) HM utasítás rendelkezései szerint megküldött igénylések alapján az MH vitéz Szurmay Sándor Budapest Helyőrség Dandár készíti el. 12. § (1) A külföldön végrehajtott a) rendezvény során az  igénybe vett szolgáltatásokról összeállított és a  katonai szervezet rendezvényen részt vevő állományának parancsnoka vagy az  állományából írásban kijelölt személy által hitelesített teljesítésigazolást kell a  szolgáltatást biztosító féltől kérni, és azt a  hazaérkezést követően a  költségviselő katonai szervezetek részére haladéktalanul át kell adni, b) rendezvényről történő hazaérkezést követően, a  várható kifizetések pontosítása és nyilvántartásba vétele érdekében soron kívüli adatszolgáltatást kell nyújtani a  rendezvény költségvetési terve alapján – az  ACSA Order, STANAG 2034 szerint – külföldön vállalt kötelezettségekről a keretgazda szervezet és a HM VGH részére. (2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti adatszolgáltatásnak részletesen tartalmaznia kell a rendezvény projektazonosító kóddal történő azonosítását, a kötelezettségvállalások felsorolását, becsült vagy konkrét összegét, devizában, illetve forintban, továbbá a  számla költségviselő katonai szervezethez történő beérkezésének várható idejét. Az adatszolgáltatást az úti jelentéstől külön kell végrehajtani, csatolva az írásban végrehajtott kötelezettségvállalások hiteles másolati példányát. 13. § Feladatváltozás esetén a nemzetközi költségvetési előirányzatok átcsoportosítását vagy módosítását a költségviselő katonai szervezet vezetője soron kívül – szolgálati úton – a HM VGH-nál kezdeményezi. A rendezvény elszámolásával kapcsolatos előirányzat-átcsoportosítás rendjét a  14.  § (2)–(4)  bekezdése tartalmazza. Az  előirányzatok átcsoportosításának vagy módosításának jóváhagyására, miniszteri hatáskör esetén azok felterjesztésére a HM VGH főigazgatója jogosult. Amennyiben az  előirányzat átcsoportosítás vagy módosítás az  adott feladatra jóváhagyott költségvetés fő összegét érinti, azt a HM VGH főigazgatója a keretgazda szervezet vezetőjének egyetértésével hagyja jóvá. 4. Az előirányzatok elszámolása 14. § (1) A végrehajtásért felelős katonai szervezet gyakorlattervezésért felelős kijelölt személye írásban értesíti a költségviselő katonai szervezeteket a rendezvény befejezéséről. (2) Az  értesítést követően a  költségviselő katonai szervezetek elkészítik a  3.  melléklet szerinti elszámolásukat és azt a HM VGH, valamint a keretgazda szervezet részére a rendezvény befejezését követő 30. napig, de legkésőbb a tárgyév november 30-ig megküldik. A  határidő betartását akadályozó tényezők esetén az  akadályoztatás okáról minden esetben tájékoztató jelentést kell küldeni a HM VGH és a keretgazda szervezet részére. (3) Az  elszámolás a  költségviselő katonai szervezet részére kiadott nemzetközi költségvetési előirányzatokat, az  azok terhére történt felhasználást, az – elvonható kötelezettségvállalással nem terhelt és a kötelezettségvállalással terhelt – előirányzat maradványt és a bevételeket, valamint a szükséges előirányzat-átcsoportosítási – előirányzat lemondási, pótelőirányzat igénylési – javaslatot tartalmazza. (4) A  (2)  bekezdés szerinti határidőig el nem számolt rendezvény kötelezettségvállalással nem terhelt nemzetközi költségvetési előirányzatainak elvonását és átcsoportosítását a  HM VGH főigazgatója a  keretgazda szervezet vezetőjének egyetértésével kezdeményezi. (5) Amennyiben a  rendezvény végrehajtása során hajtóanyag-beszerzésre vagy -kiadásra kerül sor, azt a  külföldi szervezetek eszközei magyarországi, valamint a  Magyar Honvédség eszközei külföldön végrehajtott üzemanyagfeltöltésének és elszámolásának rendjéről szóló HM VGHÁT szakutasítás szerint kell elszámolni. Az  elszámolásnak tartalmaznia kell a rendezvény projektazonosító kódját is. (6) A HM VGH a) a költségviselőktől bekért adatszolgáltatás és a tényleges könyvelési adatok alapján, a 4. § (1) bekezdés d) pont db)  alpontja szerint kiadott előirányzatokról félévente elszámolást készít a  keretgazda szervezet részére a 3. melléklet szerint, továbbá b) a rendezvényeken ténylegesen felhasznált költségvetési kiadásokról – a 4. melléklet szerinti adatszolgáltatás formában – a keretgazda szervezetet havonta tájékoztatja. (7) Az  MH Logisztikai Központ a  költségviselőktől bekért adatszolgáltatás és a  tényleges könyvelési adatok alapján, a 4. § (1) bekezdés d) pont da) alpontja szerint kiadott, a rendezvényeken ténylegesen felhasznált központi logisztikai előirányzatok aktuális helyzetéről – rendezvényenként és kiemelt előirányzat bontásban – a keretgazda szervezetet havonta tájékoztatja. 5. A bevételek kezelése 15. § (1) A külföldi résztvevők által térítés ellenében igénybe vett szolgáltatások kiadásait a rendezvény költségvetési tervébe költségvetési támogatási forrással kell beállítani és a megjegyzés rovatban jelezni, hogy ez bevételként teljesülni fog. (2) A  (3)  bekezdésben foglaltak kivételével, a  szolgáltatás biztosítását követően a  költségviselő katonai szervezet – függetlenül attól, hogy a biztosított szolgáltatás az intézményi előirányzatok vagy a központi természetbeni ellátás terhére valósult meg – haladéktalanul számlát állít ki a szolgáltatás igénybe vevője részére, és azt kiegyenlítés céljából soron kívül megküldi vagy átadja a szolgáltatást igénybe vevő képviselőjének. (3) Az üzemanyag ellátást biztosító katonai szervezet a külföldi szervezetek eszközei magyarországi, valamint a Magyar Honvédség eszközei külföldön végrehajtott üzemanyag-feltöltésének és elszámolásának rendjéről szóló HM VGHÁT szakutasítás rendelkezései szerint jár el, ide értve a befolyt bevételek kezelését is. (4) Amennyiben a  térítés bankszámlák közötti átutalással történik, a  számlán fizetési határidőnek a  rendezvényre vonatkozó megállapodásban rögzített határidőt, annak hiányában 30 napot kell rögzíteni. (5) A  számlát kiállító költségviselő katonai szervezet a  fizetési határidőt 30 nappal meghaladó késedelem esetén haladéktalanul, a  keretgazda szervezet vezetőjének tájékoztatásával egyidejűleg, az  adott rendezvény technikai megállapodásának aláírója útján fizetési felszólítást küld a külföldi költségviselő részére. További 30 napos késedelem esetén a költségviselő katonai szervezet a HM Nemzetközi Együttműködési Főosztályon keresztül felveszi a kapcsolatot a késedelmesen teljesítő külföldi szervezettel a számla ellenértékének kifizetése érdekében. (6) A teljesített bevételeket a költségviselő katonai szervezet visszatérülésként, az üzemanyag ellátásból befolyt bevételek kivételével a  HM tárca központosított bevételeként – az  intézményi bevételekkel kapcsolatos feladatokról szóló 1/2011. (I. 11.) HM utasítás szerint – kezeli és fizeti be. (7) Az (1)–(6) bekezdés szerinti feladatok végrehajtását a költségviselő katonai szervezet logisztikai vezetője irányítja. 6. A rendezvényekhez kapcsolódó további rendelkezések 16. § Külföldön végrehajtott rendezvény alkalmával a fogadó nemzettől igénybe vett szolgáltatások és technikai eszközök térítési rendjéről angol nyelvű megállapodást kell kötni. 17. § A 30 millió forintot elérő vagy azt meghaladó költségvetésű vagy 50 főnél nagyobb létszámú magyar résztvevővel külföldön végrehajtott rendezvények és azok tervező konferenciái esetében, a  pénzügyi biztosítás érdekében a  HM  VGH állományából pénzügyi szakfeladatok ellátására rendszeresített beosztást, munkakört ellátó személyt (a  továbbiakban: pénzügyi tiszt) kell kijelölni. Egyéb esetekben a  külföldön végrehajtott rendezvény pénzügyi ellátására – a  végrehajtásért felelős katonai szervezet igénylésére figyelemmel – indokolt esetben a  HM VGH főigazgatója a HM VGH állományából pénzügyi tisztet jelöl ki. 18. § A KNBSZ az általa szervezett rendezvényt – a miniszter által jóváhagyott rövid, közép- és hosszú távú tervei alapján – éves költségvetése terhére tervezi és számolja el. 7. Záró rendelkezések 19. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 20. § Hatályát veszti a nemzetközi gyakorlatok, rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről szóló 98/2008. (HK 19.) HM utasítás. Dr. Simicskó István s. k., honvédelmi miniszter