2/2016. (II. 25.) NVI utasítása a kiküldetések rendjéről.

2/2016. (II. 25.) NVI utasítása a kiküldetések rendjéről. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés c) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a következő utasítást adom ki: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. § (1) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed a  belföldi kiküldetést (a továbbiakban: kiküldetés), valamint az  ideiglenes külföldi kiküldetést (a továbbiakban: külföldi kiküldetés) elrendelő, kezdeményező, a  kiküldött, valamint a  kiküldetésben részt vevő technikai – előkészítési, engedélyezési, elszámolási, beszámoltatási és nyilvántartási – feladatokat ellátó, a) a Nemzeti Választási Irodával (a továbbiakban: Iroda) közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőre és b) az Irodával munkaviszonyban álló munkavállalóra [a továbbiakban az a) és b) pont együtt: munkatárs]. (2) A külföldi kiküldetésekre a II. Fejezetben foglalt rendelkezéseket a III. Fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. II. Fejezet A belföldi kiküldetés 1. A kiküldetés elrendelése 2. § (1) A kiküldetést az  önálló szervezeti egység vezetője (a továbbiakban: kezdeményező) kezdeményezi a  kiküldetés megkezdése előtt legalább három munkanappal az  1.  melléklet szerinti belföldi kiküldetési rendelvény (a továbbiakban: rendelvény) alkalmazásával. (2) Az önálló szervezeti egység vezetőjének kiküldetését az irányítását ellátó elnökhelyettes kezdeményezi. (3) Az elnök, az elnökhelyettes, valamint az elnök közvetlen irányítása alá tartozó önálló szervezeti egység vezetőjének kiküldetését az érintett kezdeményezi. (4) A munkatárs kiküldetésének elrendeléséről az elnök (a továbbiakban: elrendelő) dönt. (5) Az elnök nevére kiállított rendelvényt az általános elnökhelyettes kiadmányozza. 3. § (1) A kezdeményező a rendelvényt két példányban – a kiküldött munkatárssal egyeztetve – tölti ki és írja alá. A kitöltött rendelvényeket a kiküldött munkatárs is aláírja. (2) Ha a  kiküldetés tervezett költsége meghaladja a  bruttó 100 000 Ft-ot, az  elrendelést megelőzően a  kitöltött rendelvényt a Gazdálkodási Főosztály részére továbbítani kell előzetes pénzügyi ellenjegyzésre. (3) A kiküldetési rendelvényhez – ha rendelkezésre áll – programtervet kell mellékelni. (4) A kiküldött munkatársat – a rendelvény vonatkozó részének kitöltése esetén – dologi kiadásokra előleg illeti meg, amelynek kifizetését a Gazdálkodási Főosztály az Iroda házipénztára útján készpénzben vagy a kiküldött munkatárs bankszámlájára történő átutalással biztosítja. (5) A kitöltött és aláírt rendelvény egy példánya a kiküldött munkatársat illeti meg. (6) Az engedélyezett kiküldetések dokumentációját a Gazdálkodási Főosztály tartja nyilván. (7) A kiküldetésnek a kiküldendő munkatárs személyes érdekkörében felmerült ok miatti elmaradása esetén a kiküldött munkatárs haladéktalanul köteles írásban értesíteni az  elrendelőt és a  kezdeményezőt. A  kötelezettség felróható elmulasztása esetén az ebből eredő költség a kiküldött munkatársat terheli. 2. Költségtérítés 4. § A kiküldött munkatársat a) napidíj, b) utazási költség, c) szállásköltség, illetve d) egyéb költség, így különösen da) helyi közlekedési költség, db) taxiköltség, dc) üzleti vendéglátás, dd) reprezentációs kiadások a kiküldetési rendelvényen engedélyezett esetben és mértékben, az  Iroda reprezentációs szabályzatáról szóló NVI utasításban meghatározott módon, de) hivatali célú telefon-, telefax-, valamint internethasználat költsége, df ) a kiküldött munkatárs ruházatának tisztíttatási költsége egyszeri alkalommal, valamint dg) gépkocsihasználathoz közvetlenül kapcsolódó költségek, különösen üzemanyagköltség, autópályadíj, parkolási díj elszámolására illeti meg költségtérítés. 5. § (1) A kiküldött köztisztviselőt a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvényben meghatározott összegű napidíj illeti meg. (2) A kiküldött munkavállalót költségátalányként 500 Ft napidíj illeti meg. 6. § A kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszközt a kezdeményező határozza meg, aki az előzetesen kért utazási ajánlatok, illetve útiköltség-számítás alapján – a  legcélszerűbb útvonal, időtartam és a  költségtakarékosság figyelembevételével – dönt az igénybe vehető eszközről. 7. § (1) A kiküldetéshez saját vagy – az Üzemeltetés vezetőjével történt előzetes egyeztetést követően – hivatali gépkocsi igénybevételét is engedélyezheti az  elrendelő. Hivatali gépkocsi engedélyezése esetén a  kitöltött rendelvény másolatát meg kell küldeni az Üzemeltetés részére. (2) Hivatali gépkocsi igénybevételével történő kiküldetés elmaradása esetén az elrendelő haladéktalanul írásban értesíti az Üzemeltetés vezetőjét. (3) A hivatali vagy saját gépkocsi igénybevételére vonatkozó egyéb szabályokat az Iroda gépjárműszabályzatáról szóló NVI utasítás tartalmazza. 8. § (1) A kiküldött munkatársat – ha nem hivatali vagy saját gépjárművet vett igénybe a  kiküldetés során – utazási költségtérítés illeti meg. (2) A kiküldött munkatárs részére az Iroda a) vasúton történő utazása esetén II. osztályú, teljes árú menetjegyet, illetve ehhez kapcsolódó pótjegyet, valamint b) autóbuszon történő utazása esetén teljes árú autóbusz-menetjegyet, valamint c) hajón, kompon történő utazása esetén I. osztályú vagy annak megfelelő kategóriájú menetjegyet, illetve ehhez kapcsolódó pótjegyet térít meg. 9. § (1) A kiküldött munkatárs szállásköltség megtérítésére jogosult, ha a feladatát az érkezés napján nem tudja befejezni, illetve a feladata befejezése napján hazautazni nem tud, vagy a feladat ellátásának napján, annak kezdő időpontjára a  helyszínre érkezése másként nem oldható meg. Ha a  kiküldött munkatárs a  tartózkodása során térítésmentes elszállásolásban részesül, szállásköltség-térítésre nem jogosult. (2) A szállásköltség-térítés mértéke a) az elnök és az elnökhelyettesek esetében legfeljebb bruttó 40 000 Ft, b) a többi munkatárs esetében legfeljebb bruttó 30 000 Ft éjszakánként. (3) Ha az elszállásolás másként nem oldható meg, vagy több eltérő mértékű költségtérítésre jogosult kiküldött esetén az  ugyanazon szálláshelyen való elszállásolás érdekében a  (2)  bekezdéstől eltérően az  elnök engedélyezheti a szállásköltség értékhatárától való legfeljebb 25%-os eltérést. 3. Elszámolás 10. § (1) Az ezen utasítás hatálya alá tartozó költségtérítést – ha ezen utasítás eltérően nem rendelkezik – az  Iroda nevére kiállított számla – az egyéb költségek esetén, ha számla kiállítására nincs mód, nyugta, illetve menetjegy – alapján lehet elszámolni, amelyeket az elszámolási lapon szereplő minden tételhez mellékelni kell. (2) A számláknak, nyugtáknak, menetjegyeknek olvashatóan kell tartalmazniuk az  igénybevétel pontos időpontját, amelynek meg kell felelnie a kiküldetés időtartamának. 11. § (1) A kiküldött munkatárs a visszaérkezésétől számított öt munkanapon belül kitölti a 2. melléklet szerinti elszámolólapot (a továbbiakban: elszámolólap), és azt számlákkal és nyugtákkal, valamint kártyahasználati bizonylatokkal, menetjegyekkel és – az  elrendelő előzetes utasítása alapján – úti jelentéssel együtt továbbítja a  kezdeményező részére, aki további öt munkanapon belül az elszámolólap aláírásával igazolja a teljesítéseket, ezt követően továbbítja a Gazdálkodási Főosztály részére. (2) Ha a  kiküldött munkatárs két kiküldetése között öt munkanapnál kevesebb idő telik el, az  első úthoz kapcsolódó elszámolólapot legkésőbb a második úthoz kapcsolódó elszámolólappal egy időben is továbbíthatja a kezdeményező a Gazdálkodási Főosztály részére. 12. § (1) A Gazdálkodási Főosztály ellenőrzi az  elszámolást, szükség esetén az  elszámolólapot dokumentációjával együtt megküldi javításra, illetve hiánypótlásra a kiküldött munkatársnak. (2) A Gazdálkodási Főosztály gondoskodik a napidíj és a napidíj után fizetendő adó számfejtéséről. (3) A kiküldetési költségek esetében a napidíj bankszámlára történő átutalására az adott hónapban abban az esetben kerül sor, ha a  szabályosan kitöltött, illetve javított és hiánypótolt elszámolólap a  hónap tizenötödik napjáig megküldésre kerül a  Gazdálkodási Főosztály részére. Az  ezen időpontig megküldött elszámolások alapján a Gazdálkodási Főosztály az adó- és járulékvonzattal járó költségek átutalása iránt intézkedik úgy, hogy azok legkésőbb az esedékes havi illetmény vagy munkabér számfejtése során érvényesítésre kerülhessenek. (4) Ha a (3) bekezdés szerinti határidőig a szabályosan kitöltött, illetve javított és hiánypótolt elszámolólap nem kerül megküldésre a Gazdálkodási Főosztály részére, az elszámolások legkésőbb a következő havi illetmény vagy munkabér számfejtése során kerülnek érvényesítésre. (5) Az elszámoláskor a  dologi kiadásokra adott előleg és az  elszámolható összeg közötti különbözetet a  Gazdasági Főosztály által készített bizonylat alapján, az  elszámolólap leadásától számított nyolc munkanapon belül kell visszafizetni, illetve kifizetni. (6) Ha a  kiküldetés tényleges összköltsége meghaladja a  kiküldetési rendelvényen vállalt kötelezettség összegét, a túllépés engedélyeztetésére az Iroda gazdálkodási szabályzatáról szóló NVI utasítás szabályait kell alkalmazni. 13. § (1) Ha a  kiküldött munkatárs a  felvett előleggel – önhibájából – határidőben nem számol el, és ebből az  Irodának jogszabály szerinti adó- és járulékfizetési kötelezettsége keletkezik, a  kiküldött munkatárs annak értékét köteles megtéríteni. (2) A Gazdálkodási Főosztály által ellenjegyzett rendelvénnyel elrendelt kiküldetés elmaradása esetén a kezdeményező köteles haladéktalanul írásban értesíteni a Gazdálkodási Főosztály vezetőjét. (3) Ha a kiküldetés elmarad, és az előleg felvételére sor került, a munkatárs köteles az előleg összegét az elmaradásról történő tudomásszerzést követő nyolc munkanapon belül átutalni az Iroda – Gazdálkodási Főosztály által megjelölt – bankszámlaszámára vagy befizetni az Iroda házipénztárába. 14. § A napidíj a  további kiküldetési költségekkel együtt kerül átutalásra a  kiküldött munkatárs bankszámlájára. Nem számolható el napidíj, ha az Iroda a kiküldött munkatárs élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja. 15. § (1) Saját gépkocsi igénybevételével történt utazási költségtérítést a 3. melléklet szerinti nyomtatvány alkalmazásával kell elszámolni. A  kitöltött nyomtatványt a  Gazdálkodási Főosztály részére kell továbbítani. Az  elszámolást műszaki szempontból az Üzemeltetés vezetője ellenőrzi. (2) Az üzemanyagköltség megtérítése a  Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett, a  tárgyhónapban a  fogyasztási norma szerinti üzemanyagköltség-elszámolással kapcsolatosan alkalmazható üzemanyagár alkalmazásával történik. (3) Saját tulajdonú gépkocsi igénybevétele esetén az amortizáció költsége a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján kerül megtérítésre. A saját tulajdonú gépkocsi igénybevétele esetén az elszámoláshoz csatolni kell a) a gépkocsi forgalmi engedélyének másolatát, valamint b) a gépkocsira kötött kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás befizetését igazoló dokumentum másolatát. 16. § (1) A kiküldetés során felmerülő szállásköltséget átutalással vagy bankkártyás fizetéssel kell teljesíteni. (2) A szállásköltséggel kiszámlázott, a számlán önálló tételként feltüntetett reggeli és a szálláshoz kötődően alkalmazott, adójellegű tételek összege a kiküldetés költségeként számolható el. 4. El nem számolható költségek 17. § (1) Nem számolható el különösen a) a kiküldött munkatárs magatartásával összefüggésben keletkezett kár ellenértéke, b) közlekedésrendészeti kihágás és egyéb hatósági büntetés költségei, c) a kiküldött munkatárs által nem hivatali célból igénybe vett utazás, szolgáltatás, fogyasztás, valamint d) ezen utasítás előírásainak alaki vagy tartalmi szempontból nem megfelelő számlák, illetve bizonylatok. (2) A hivatali bankkártyával történő magáncélú fogyasztás költségét a  kiküldött munkatárs a  Gazdálkodási Főosztály értesítése alapján az Iroda házipénztárán keresztül vagy átutalással köteles megtéríteni. III. Fejezet A külföldi kiküldetés 5. A külföldi kiküldetés elrendelése 18. § A külföldi kiküldetést a kezdeményező a 4. melléklet szerinti külföldi kiküldetési rendelvény (a továbbiakban: külföldi kiküldetési rendelvény) alkalmazásával kezdeményezi. 19. § (1) A kitöltött külföldi kiküldetési rendelvényt a  Gazdálkodási Főosztály részére továbbítani kell előzetes pénzügyi ellenjegyzésre. (2) A 3. § (7) bekezdésében meghatározott esetben a Kommunikációs és Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályát is értesíteni kell. 6. Költségtérítés 20. § (1) A kiküldött munkatárs a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) III. Fejezetében meghatározott napidíjra jogosult az e §-ban meghatározottak szerint. Az  R. 43.  § (7)  bekezdése szerinti nyilatkozattételi kötelezettséget az  5.  melléklet szerinti nyomtatványon (a továbbiakban: külföldi elszámolólap) kell teljesíteni. (2) Repülőgép vagy hajó igénybevétele esetén a  külföldi kiküldetés kezdő időpontja a  menetrend szerinti indulási időpontnál egy órával korábbi, befejező időpontja a  menetrend szerinti érkezési időpontnál egy órával későbbi időpont. 21. § (1) A kiküldött munkatárs repülővel történő utazása során a  legalacsonyabb komfortosztálynak megfelelő repülőjegy igénybevételére jogosult. Az elnök és az elnökhelyettes részére öt órát meghaladó menetrend szerinti repülési idő esetén magasabb komfortosztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható. (2) Több, egyszerre kiküldött munkatárs esetén, ha közülük egy fő jogosult a magasabb komfortosztályú jegyre, további egy kiküldött munkatárs részére is biztosítható azonos komfortosztályú jegy. 22. § A kiküldött munkatárs vasúton történő utazása esetén az  elrendelő – az  utazás időtartamára, illetve a  vasúti szolgáltatás minőségére tekintettel – előzetesen engedélyezheti I. osztályú, teljes árú menetjegy, illetve ehhez kapcsolódó pótjegy megtérítését. 23. § A külföldi kiküldetéshez saját gépkocsit abban az esetben lehet igénybe venni, ha a kiküldetéshez hivatali gépkocsi nem biztosítható, és az utazás tömegközlekedési eszközzel nem gazdaságosabb. 24. § (1) Belföldi transzfer – az indulási hely és a repülőtér vagy pályaudvar közötti út – költségeként az igénybe vett minibuszvagy taxiköltség számolható el. (2) Külföldi transzfer – a  célállomás és a  repülőtér vagy pályaudvar közötti út – költségeként elszámolható a tömegközlekedési eszközön felhasznált menetjegy, illetve a külföldi kiküldetési rendelvényen kezdeményezett és engedélyezett taxiszolgáltatás. Előre nem látható ok felmerülése esetén az  indokolt taxiszolgáltatás igénybevétele utólag is jóváhagyható. 25. § A szállásköltség-térítés mértéke a) az elnök és az elnökhelyettesek esetében legfeljebb 200 euró, b) a többi munkatárs esetében legfeljebb 150 euró éjszakánként. 7. Egyéb költségek 26. § (1) A külföldi kiküldetéssel kapcsolatban Magyarországon felmerülő egyéb költség – így különösen vízum, védőoltás és az ezek igénybevételéhez kapcsolódó utazási költségek – kifizetése átutalással vagy kincstári kártyával történik. (2) Egyéb költségként elszámolható a  legrövidebb érvényességi időszakra a kiküldött munkatárs nevére szóló útlevél kiállításának díja, ha a külföldi kiküldetés elrendelésének időpontjában nem rendelkezik – a vízum kiadására vonatkozó előírásokat is figyelembe véve – érvényes útlevéllel, és a külföldi kiküldetés célországa a belépést ennek meglétéhez köti. Az útlevéllel és vízummal kapcsolatban felmerülő egyéb költség – így különösen a sürgősségi díj – csak abban az esetben téríthető meg, ha a kezdeményező annak indokoltságát igazolja. Ebben az esetben a kezdeményezőnek az ezt alátámasztó dokumentumot csatolnia kell a külföldi kiküldetési rendelvényhez. (3) Nemzetközi használatú kincstári VIP bankkártyával rendelkezők kivételével a  kiküldött munkatárs részére utas- és balesetbiztosítás megkötéséről a Kommunikációs és Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya gondoskodik. 27. § A külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben külföldön felmerült egyéb, indokolt, illetve előzetesen engedélyezett dologi költségek téríthetők meg, így különösen a) a repülőtéri vagy egyéb illeték és b) az utazási előleg és a célország hivatalos valutájának eltérése esetén felmerülő pénzváltási jutalék. 8. Úti jelentés 28. § (1) Külföldi kiküldetés esetén a kiküldött a kiküldetést követő öt munkanapon belül úti jelentésben számol be a szakmai tapasztalatokról, az  Iroda tevékenységével összefüggésben hasznosítható szabályozásokról, eljárásokról és egyéb lényeges információkról. (2) Az úti jelentést a kezdeményezőnek – kivéve, ha az maga a kiküldött –, az elrendelőnek, valamint a Nemzetközi és Kommunikációs Kapcsolatok Főosztályának meg kell küldeni. 9. Elszámolás 29. § (1) A kiküldött munkatárs az elszámolást a külföldi elszámolólap kitöltésével kezdeményezi. (2) A külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő költség kifizetését alátámasztó idegen nyelvű bizonylat – az  elszámolás szempontjából lényeges kifejezéseinek – magyar nyelvre történő lefordításáról – az  angol nyelv kivételével – a kiküldött munkatárs – a Nemzetközi és Kommunikációs Kapcsolatok Főosztályának közreműködésével – gondoskodik. Magyar nyelvű fordítás nélkül a dokumentáció nem vehető át elszámolásra. 30. § (1) Az egyéb költségek kizárólag a  felmerülés helye szerinti ország számviteli és adójogszabályai alapján kiállított számlával, számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy a költség kifizetését alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt összegben számolhatók el, kizárólag a külföldi kiküldetés célja érdekében, annak időtartama alatt felmerült, indokolt és a kezdeményező személy által igazolt kiadásokra. (2) Ha a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó egyéb költség kifizetése az utazás megkezdése előtt merül fel, és a költség intézményi kártyával kerül kiegyenlítésre, a kiküldött munkatárs köteles a számlát a kiegyenlítését követő öt napon belül – a teljesítésigazolással együtt – a Gazdálkodási Főosztály részére továbbítani. (3) Üzemanyagköltségként az (1) bekezdés szerint igazolt teljes üzemanyagköltséget meg kell téríteni. (4) A biztosítási kötvényt és az úti jelentést a költségelszámoláshoz csatolni kell. IV. Fejezet 10. Záró rendelkezések 31. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Dr. Pálffy Ilona s. k., elnök