10/
- (VIII. 1.) KüM utasítása a Külügyminisztérium éves diplomáciai tervezésének menetéről. A jogalkotásról szóló
- évi CXXX. törvény
- §
(4)bekezdés c) pontja alapján – a kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendelet rendelkezéseire figyelemmel – a Külügyminisztérium éves diplomáciai tervezésének menetéről az alábbi utasítást adom ki: I. Az Éves Diplomáciai Tervre vonatkozó általános szabályok 1.
(1)Jelen utasítás a Külügyminisztérium (a továbbiakban: KÜM) éves diplomáciai tervezésének menetét határozza meg a 2013/2014. évi tervidőszaktól kezdődően.
(2)Az éves diplomáciai tervezés keretében a KÜM Éves Diplomáciai Tervet készít, amely dokumentum a KÜM intézményi munkaterve. 2. Az Éves Diplomáciai Tervnek tartalmaznia kell:
- a)a KÜM egy év alatt teljesítendő céljait a külpolitika egészére vonatkozóan;
- b)a külképviseletek éves Relációs Terveit;
- c)a KÜM éves működtetési és fejlesztési tervét. 3. Az Éves Diplomáciai Terv felépítése és részei:
(1)Összesített Diplomáciai Terv
- a)Éves külpolitikai célrendszer
- b)Összesített diplomáciai eszközrendszer
- c)Helyettes Államtitkársági Tervek
- ca)Relációs Tervek
- cb)Diplomáciai eszközök helyettes államtitkársági vagy regionális összesítése
(2)A Központ Éves Működtetési és Fejlesztési Terve
- Az Éves Diplomáciai Terv összeállításánál a magasabb szintű (hosszabb időtávú, vagy magasabb kormányzati szinten elfogadott) stratégiai tervdokumentumokat kell kiindulópontnak tekinteni. A tervek az e dokumentumokban foglaltakon túlmenő célokat is tartalmazhatnak. II. Az Éves Diplomáciai Tervre vonatkozó részletes szabályok
- Az Összesített Diplomáciai Terv (ÖDT)
(1)Az ÖDT tartalmazza a magyar külpolitika közös éves célrendszerét.
(2)Az ÖDT tartalmazza a Relációs Tervekben előirányozott, a célok elérését szolgáló diplomáciai eszközök összesítését (ez az ÖDT eszközrendszer-része).
(3)Az ÖDT eszközrendszer-részét figyelembe kell venni a Külügyminisztérium utazási tervének összeállításakor, és javaslatként kell megküldeni a közjogi méltóságoknak és a társtárcáknak. A tervekben előirányozott utazásokat adatbázis („utazási mátrix”) rögzíti. Ezen utazási mátrix az utasítás egyik melléklete. 6. Helyettes Államtitkársági Tervek (HÁT Tervek)
(1)A HÁT Tervek tartalmazzák a bilaterális és multilaterális Relációs Terveket.
(2)A HÁT Tervek tartalmazzák a Relációs Tervekben a célokhoz rendelni javasolt diplomáciai eszközök statisztikai összesítését helyettes államtitkárságonként. Az eszközök összesítése – az érintett helyettes államtitkárságok együttműködésével – regionális bontásban is elkészíthető. 7. A Relációs Tervek (RT)
(1)Az RT-k meghatározzák az adott külképviselet éves céljait és az azok eléréséhez szükséges diplomáciai eszközöket, valamint a képviselet működtetésében és gazdálkodásában tervezett változtatásokat, fejlesztéseket a tervidőszakra vonatkozóan.
(2)Kötelező RT-t készíteni minden olyan multilaterális és bilaterális relációról, amelybe nagyköveti szintű képviseletünk van akkreditálva (beleértve az utazó nagyköveteket).
(3)A RT a külképviselet és a relációért illetékes főosztály, valamint a felügyelő helyettes államtitkárság közös terve: megvalósításáért közösen felelnek. A több helyettes államtitkárság és/vagy főosztály felügyelete alá tartozó relációk terveiben mindegyik helyettes államtitkárság és főosztály szempontjait meg kell jeleníteni: ennek érdekében az érintett szervezeti egységeknek a tervek összeállításban együtt kell működniük.
(4)A KÜM a társminisztériumoktól bekéri és elküldi a külképviseleteknek, a relációkat felügyelő helyettes államtitkárságoknak és főosztályoknak a társminisztériumok tervidőszakra vonatkozó külkapcsolati céljait, melyek a RT-k kialakításakor iránymutatást nyújthatnak.
(5)Ha valamely RT más relációt is érintő célt tartalmaz, az ilyen célnak meg kell jelennie mindkét tervben. Ennek egyeztetése érdekében az adott külképviselet/területi főosztály/helyettes államtitkárság vegye fel a kapcsolatot a többi érintettel.
(6)Olyan reláció esetén, amelyben főkonzulátus vagy konzuli iroda is működik, a RT-nek külön ezekre vonatkozó tervet kell tartalmaznia. Ezen tervek alapján történik a főkonzulok és konzuli irodavezetők beszámolása.
(7)Az RT kötött szerkezetű. Az RT-t az 1. mellékletben foglalt bilaterális és multilaterális kitöltési minták szerint kell elkészíteni.
(8)Az RT részei:
- a)Felelősök
- b)Mit kívánunk elérni a relációban a tervidőszak folyamán és mit kívánunk ennek érdekében tenni?
- c)A külképviselet működésében, gazdálkodásában tervezett változások, fejlesztések.
(9)A „Felelősök” rovatban a külképviselet és a relációt felügyelő főosztály nevét kell feltüntetni.
(10)A „Mit kívánunk elérni a relációban…” rovatban konkrét, egy év alatt teljesíthető, a teljesítés szempontjából a tervidőszak végén kiértékelhető célkitűzéseket kell megfogalmazni és ezekhez kell diplomáciai eszközöket rendelni.
(11)Bilaterális reláció esetén a „Mit kívánunk elérni a relációban…” rovat célkitűzéseit az alábbi csoportosításban kell feltüntetni:
- a)célkitűzések diplomáciai téren;
- b)a fogadó ország belpolitikájával és jogalkotásával kapcsolatban;
- c)a kommunikáció, országimázs-tevékenység terén;
- d)a magyarországi szaktárcák hatásköreibe tartozó kérdésekben (a jelenlegi kormánystruktúrában a sorrend Nemzetgazdasági Minisztérium, Nemzeti Fejlesztési Minisztérium, Vidékfejlesztési Minisztérium, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, Emberi Erőforrások Minisztériuma, Belügyminisztérium, Honvédelmi Minisztérium);
- e)a több tárca hatáskörébe tartozó területeken; f ) a fentiekbe nem beilleszthető más területeken.
(12)Multilaterális reláció esetén a „Mit kívánunk elérni a relációban…” rovatban a képviselet megfogalmazza a tevékenysége kapcsán a tervidőszakban elérni tervezett a) politikai, valamint b) kommunikációs, országimázs-tevékenységgel kapcsolatos célkitűzéseit.
(13)Ha valamely tervben diplomáciai célként jelenik meg a nemzetközi szervezetek posztjaira való kölcsönös támogatás, konkretizálni kell, hogy milyen posztok elnyeréséhez akarjuk megszerezni a fogadó reláció támogatását, és a fogadó reláció mit kíván várhatóan cserébe.
(14)„A külképviselet működésében, gazdálkodásában tervezett változások, fejlesztések” rovatban a képviselet eredményesebb, hatékonyabb működését szolgáló célkitűzéseket kell meghatározni. 8. A Központ Éves Működtetési és Fejlesztési Terve (KMFT)
(1)A KMFT tartalmazza a Központ szervezeti egységeinek összesített, a tervidőszakban megvalósítandó vagy előkészítendő éves működtetési és fejlesztési céljait.
(2)A KMFT elkészítését a Közigazgatási Államtitkárság (a továbbiakban: KÁT) koordinálja.
(3)A KMFT rendelkezéseinél fel kell tüntetni a végrehajtásért felelős szervezeti egységet vagy egységeket, valamint a rendelkezés végrehajtásának határidejét. III. Az Éves Diplomáciai Terv összeállítása és végrehajtása 9.
(1)Az Éves Diplomáciai Terv összeállításának lépései az alábbiak:
- a)A Stratégiai Tervezési Főosztály (STRAFO) a helyettes államtitkárságokkal együttműködve elkészíti a KÜM tervidőszakra vonatkozó éves politikai célrendszerét (az ÖDT célrendszere), valamint bekéri és összesíti a társminisztériumok azonos időszakra vonatkozó külkapcsolati terveit.
- b)A helyettes államtitkárságok jelen utasítás alapján, a fenti dokumentumokat csatolva anyagkérőt intéznek a külképviseletekhez, melyben bekérik a következő évre szóló RT-javaslatokat, egyidejűleg a végrehajtás alatt álló RT-k értékelését.
- c)A STRAFO – a helyettes államtitkárságokkal egyeztetve – felkéri a közigazgatási államtitkárt a KMFT-javaslat összeállításának koordinálására. A terv kialakításával kapcsolatos egyeztetéseken a STRAFO is képviselteti magát.
- d)A külképviseletek felterjesztik RT-javaslataikat a relációjukat felügyelő helyettes államtitkárnak, főosztálynak, valamint a STRAFO-nak. A főosztályok köröztetik és kiegészítik a RT-javaslatokat.
- e)A STRAFO szaktárcánként összesíti a RT-k társminisztériumok hatáskörét érintő céljait, és véleményezésre megküldi a szaktárcák külkapcsolati szervezeti egységeinek, majd a beérkező véleményeket megküldi a helyettes államtitkárságoknak. A szaktárcák részéről elmulasztott véleményt egyetértésnek kell tekinteni. f ) A főosztályok egységes rendszerben statisztikailag összesítik az általuk kezelt RT-k diplomáciai eszközjavaslatait, majd az összesítést és a módosított RT-javaslatokat megküldik a felügyeletüket ellátó helyettes államtitkárnak.
- g)A helyettes államtitkárságok jóváhagyják a HÁT Terveket és az ezek részét képző RT-javaslatokat, majd ezeket egyeztetik a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárral, és megküldik a STRAFO-nak.
- h)A közigazgatási államtitkár jóváhagyja a KMFT-t, és megküldi a STRAFO-nak.
- i)STRAFO egységes szerkezetbe foglalja és – szükség esetén – az illetékes helyettes államtitkárral egyeztetve tervezéstechnikai szempontból módosítja a HÁT Terveket, a KMFT-t, valamint az ÖDT célrendszerét, és elkészíti az ÖDT eszközrendszer-részét. Ezzel elkészül az Éves Diplomáciai Terv javaslata, amelyet megküld a parlamenti államtitkárnak.
- j)A PÁT a javasolt tervet jóváhagyja, majd az éves misszióvezetői értekezlet elé terjeszti. A misszióvezetői értekezlet plenáris ülésén ismertetésre, majd a regionális értekezleteken megvitatásra kerül a javaslat és a folyamatban lévő – befejeződő – éves terv értékelése.
- k)A misszióvezetői értekezlet tapasztalatait a STRAFO átvezeti a tervjavaslaton, és azt megküldi a miniszternek.
- l)A miniszter jóváhagyja az Éves Diplomáciai Tervet. Ha a jóváhagyásra a tervidőszak kezdete után kerül sor, a tervidőszak kezdete és a jóváhagyás között a rész-tervek legmagasabb szinten jóváhagyott változatát kell követni.
(2)Az Éves Diplomáciai Terv összeállításának az alábbi ütemezésben, a 2013/
- évi tervidőszaktól kezdve az alábbi indikatív határidők betartásával kell történnie: március
- Az Összesített Diplomáciai Terv célrendszerének – a KÜM következő tervidőszakra szóló külpolitikai célrendszerének – kialakítása március
- A társminisztériumok tervidőszakra szóló külkapcsolati terveinek bekérése április
- A jelen utasításon alapuló helyettes államtitkársági anyagkérők kiküldése a külképviseleteknek a következő tervidőszakra szóló Relációs Tervek bekéréséről (mellékelten az Összesített Diplomáciai Terv célrendszerének és a társtárcák külkapcsolati terveinek megküldése) május
- A következő tervidőszakra szóló, a KÁT koordinálásával kidolgozott „Központ Éves Fejlesztési és Működtetési Terve” fejezet jóváhagyása május
- A külképviseletek felterjesztik relációs tervjavaslataikat június
- A helyettes államtitkárságok jóváhagyják a relációs terveket június
- A teljes Éves Diplomáciai Terv összeállítása július
- A Parlamenti Államtitkár jóváhagyja a teljes Éves Diplomáciai Tervet július 16–
- A külképviselet-vezetői értekezleten az Éves Diplomáciai Terv bemutatása, esetleges utólagos módosítások rövid határidejű megtétele miniszteri jóváhagyás
- A STRAFO a tervezés folyamán a helyettes államtitkárságokkal együttműködve köteles biztosítani az Éves Diplomáciai Terv bármely elemének összhangját a magasabb szintű stratégiai tervdokumentumokkal.
- A jóváhagyott Éves Diplomáciai Terv végrehajtása
(1)A terv jóváhagyását követően a relációért felelős külképviselet vagy területi főosztály a RT-ben szereplő célkitűzések végrehajtásának részleteiről, tervezett ütemezéséről feljegyzésekben tájékoztatja a relációt felügyelő helyettes államtitkárt.
(2)A RT megvalósítását befolyásoló körülményeket a külképviseletek jelentőmunkája és a főosztályok elemző munkája útján folyamatosan jelezni kell a relációért felelős helyettes államtitkárnak.
(3)A külképviseletek jelentőmunkájának folyamatosan tájékoztatnia kell a célok megvalósításért tett erőfeszítésekről és ezek eredményeiről. A RT teljesítésével kapcsolatos dokumentumokban hivatkozásként kell feltüntetni az Éves Diplomáciai Terv iktatószámát. IV. Az Éves Diplomáciai Terv teljesítésének értékelése 12. A külképviseletek a rájuk vonatkozó RT időarányos teljesüléséről február 15-ig „féléves” értékelést terjesztenek fel a relációt felügyelő főosztályhoz és helyettes államtitkárhoz. Ezen értékelésben kezdeményezhető a RT esetleges módosítása. 13.
(1)A külképviseletek a rájuk vonatkozó RT teljesüléséről május 20-ig „éves” értékelést (a továbbiakban: éves értékelés) terjesztenek fel a relációt felügyelő főosztálynak és helyettes államtitkárnak. Ezzel egyidejűleg felterjesztik az új RT-javaslatot a relációt felügyelő főosztálynak, helyettes államtitkárnak és tájékoztatásul a STRAFO-nak.
(2)Az éves értékelés és a következő évi RT-javaslat együttesen kiváltja a korábbi nagyköveti éves beszámoló jelentést. Az éves nagyköveti beszámoló jelentésre vonatkozó eddigi szabályozást a továbbiakban nem kell alkalmazni. 14.
(1)Az éves értékelés kötött szerkezetű és illeszkedik a RT felépítéséhez. Az értékelést a 2. mellékletben foglalt bilaterális és multilaterális értékelési minták szerint kell elkészíteni.
(2)Az éves értékelés első részében értékelni kell a RT minden egyes célkitűzéseinek teljesülését. Minden célkitűzés esetében fel kell tüntetni, hogy
- a)a célkitűzés megvalósulása teljes/részleges/nem történt meg;
- b)a célkitűzés részleges vagy elmaradt megvalósulása esetén milyen erőfeszítések történtek a célkitűzések eléréséért;
- c)a célkitűzés megvalósulását milyen tényezők segítették elő, illetve gátolták;
- d)a célkitűzés megjelenjen-e a következő évi RT-ben és ha igen, milyen formában.
(3)Az éves értékelés második részében összefoglaló tájékoztatást kell nyújtani a reláció helyzetének az értékelt tervidőszak elejéhez képesti változásairól. 15.
(1)Az értékelést a misszióvezető beszámolójakor a főosztályvezető és a misszióvezető egyezteti, és felterjeszti az illetékes helyettes államtitkárnak, aki – konzultálva a misszióvezetővel és a főosztállyal – jóváhagyja.
(2)A jóváhagyott értékelés egyszersmind a misszióvezető munkájának minősítése. Az értékelésről a helyettes államtitkárok beszámolnak a misszióvezetői értekezleten.
(3)A külképviseletek munkájának értékelését a RT-k ambíciószintjének és teljesülésének értékelését figyelembe véve kell végezni. A célkitűzések részleges vagy elmaradt megvalósulása esetén a teljesülést befolyásoló tényezők jelentőmunkában való folyamatos és következetes megjelenítését, illetve a cél eléréséért tett erőfeszítéseket és azoknak a jelentőmunkában való folyamatos megjelenítését kell az értékeléskor figyelembe venni. V. Záró rendelkezések 16.
(1)Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2013. április 20. napjától alkalmazni kell.
(2)Az utasítás hatályba lépését követően egy éven belül a STRAFO koordinálásában ki kell értékelni az utasítás szerinti éves tervezési folyamat tapasztalatait, és ennek nyomán – indokolt esetben – javaslatot kell tenni az utasítás módosítására. Martonyi János s. k., külügyminiszter