10/2013. (VIII. 1.) KüM utasítása a Külügyminisztérium éves diplomáciai tervezésének menetéről.

10/2013. (VIII. 1.) KüM utasítása a Külügyminisztérium éves diplomáciai tervezésének menetéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontja alapján – a  kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12.) Korm. rendelet rendelkezéseire figyelemmel – a Külügyminisztérium éves diplomáciai tervezésének menetéről az alábbi utasítást adom ki: I. Az Éves Diplomáciai Tervre vonatkozó általános szabályok 1. (1) Jelen utasítás a Külügyminisztérium (a továbbiakban: KÜM) éves diplomáciai tervezésének menetét határozza meg a 2013/2014. évi tervidőszaktól kezdődően. (2) Az  éves diplomáciai tervezés keretében a  KÜM Éves Diplomáciai Tervet készít, amely dokumentum a  KÜM intézményi munkaterve. 2. Az Éves Diplomáciai Tervnek tartalmaznia kell: a) a KÜM egy év alatt teljesítendő céljait a külpolitika egészére vonatkozóan; b) a külképviseletek éves Relációs Terveit; c) a KÜM éves működtetési és fejlesztési tervét. 3. Az Éves Diplomáciai Terv felépítése és részei: (1) Összesített Diplomáciai Terv a) Éves külpolitikai célrendszer b) Összesített diplomáciai eszközrendszer c) Helyettes Államtitkársági Tervek ca) Relációs Tervek cb) Diplomáciai eszközök helyettes államtitkársági vagy regionális összesítése (2) A Központ Éves Működtetési és Fejlesztési Terve 4. Az Éves Diplomáciai Terv összeállításánál a magasabb szintű (hosszabb időtávú, vagy magasabb kormányzati szinten elfogadott) stratégiai tervdokumentumokat kell kiindulópontnak tekinteni. A  tervek az  e  dokumentumokban foglaltakon túlmenő célokat is tartalmazhatnak. II. Az Éves Diplomáciai Tervre vonatkozó részletes szabályok 5. Az Összesített Diplomáciai Terv (ÖDT) (1) Az ÖDT tartalmazza a magyar külpolitika közös éves célrendszerét. (2) Az ÖDT tartalmazza a  Relációs Tervekben előirányozott, a  célok elérését szolgáló diplomáciai eszközök összesítését (ez az ÖDT eszközrendszer-része). (3) Az ÖDT eszközrendszer-részét figyelembe kell venni a Külügyminisztérium utazási tervének összeállításakor, és javaslatként kell megküldeni a közjogi méltóságoknak és a társtárcáknak. A tervekben előirányozott utazásokat adatbázis („utazási mátrix”) rögzíti. Ezen utazási mátrix az utasítás egyik melléklete. 6. Helyettes Államtitkársági Tervek (HÁT Tervek) (1) A HÁT Tervek tartalmazzák a bilaterális és multilaterális Relációs Terveket. (2) A HÁT Tervek tartalmazzák a Relációs Tervekben a célokhoz rendelni javasolt diplomáciai eszközök statisztikai összesítését helyettes államtitkárságonként. Az  eszközök összesítése – az  érintett helyettes államtitkárságok együttműködésével – regionális bontásban is elkészíthető. 7. A Relációs Tervek (RT) (1) Az RT-k meghatározzák az  adott külképviselet éves céljait és az  azok eléréséhez szükséges diplomáciai eszközöket, valamint a  képviselet működtetésében és gazdálkodásában tervezett változtatásokat, fejlesztéseket a tervidőszakra vonatkozóan. (2) Kötelező RT-t készíteni minden olyan multilaterális és bilaterális relációról, amelybe nagyköveti szintű képviseletünk van akkreditálva (beleértve az utazó nagyköveteket). (3) A RT a  külképviselet és a  relációért illetékes főosztály, valamint a  felügyelő helyettes államtitkárság közös terve: megvalósításáért közösen felelnek. A több helyettes államtitkárság és/vagy főosztály felügyelete alá tartozó relációk terveiben mindegyik helyettes államtitkárság és főosztály szempontjait meg kell jeleníteni: ennek érdekében az érintett szervezeti egységeknek a tervek összeállításban együtt kell működniük. (4) A KÜM a  társminisztériumoktól bekéri és elküldi a  külképviseleteknek, a  relációkat felügyelő helyettes államtitkárságoknak és főosztályoknak a  társminisztériumok tervidőszakra vonatkozó külkapcsolati céljait, melyek a RT-k kialakításakor iránymutatást nyújthatnak. (5) Ha valamely RT más relációt is érintő célt tartalmaz, az ilyen célnak meg kell jelennie mindkét tervben. Ennek egyeztetése érdekében az  adott külképviselet/területi főosztály/helyettes államtitkárság vegye fel a  kapcsolatot a többi érintettel. (6) Olyan reláció esetén, amelyben főkonzulátus vagy konzuli iroda is működik, a RT-nek külön ezekre vonatkozó tervet kell tartalmaznia. Ezen tervek alapján történik a főkonzulok és konzuli irodavezetők beszámolása. (7) Az RT kötött szerkezetű. Az RT-t az 1. mellékletben foglalt bilaterális és multilaterális kitöltési minták szerint kell elkészíteni. (8) Az RT részei: a) Felelősök b) Mit kívánunk elérni a relációban a tervidőszak folyamán és mit kívánunk ennek érdekében tenni? c) A külképviselet működésében, gazdálkodásában tervezett változások, fejlesztések. (9) A „Felelősök” rovatban a külképviselet és a relációt felügyelő főosztály nevét kell feltüntetni. (10) A „Mit kívánunk elérni a  relációban…” rovatban konkrét, egy év alatt teljesíthető, a  teljesítés szempontjából a tervidőszak végén kiértékelhető célkitűzéseket kell megfogalmazni és ezekhez kell diplomáciai eszközöket rendelni. (11) Bilaterális reláció esetén a „Mit kívánunk elérni a relációban…” rovat célkitűzéseit az alábbi csoportosításban kell feltüntetni: a) célkitűzések diplomáciai téren; b) a fogadó ország belpolitikájával és jogalkotásával kapcsolatban; c) a kommunikáció, országimázs-tevékenység terén; d) a magyarországi szaktárcák hatásköreibe tartozó kérdésekben (a jelenlegi kormánystruktúrában a  sorrend Nemzetgazdasági Minisztérium, Nemzeti Fejlesztési Minisztérium, Vidékfejlesztési Minisztérium, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, Emberi Erőforrások Minisztériuma, Belügyminisztérium, Honvédelmi Minisztérium); e) a több tárca hatáskörébe tartozó területeken; f ) a fentiekbe nem beilleszthető más területeken. (12) Multilaterális reláció esetén a  „Mit kívánunk elérni a  relációban…” rovatban a  képviselet megfogalmazza a tevékenysége kapcsán a tervidőszakban elérni tervezett a) politikai, valamint b) kommunikációs, országimázs-tevékenységgel kapcsolatos célkitűzéseit. (13) Ha valamely tervben diplomáciai célként jelenik meg a  nemzetközi szervezetek posztjaira való kölcsönös támogatás, konkretizálni kell, hogy milyen posztok elnyeréséhez akarjuk megszerezni a fogadó reláció támogatását, és a fogadó reláció mit kíván várhatóan cserébe. (14) „A külképviselet működésében, gazdálkodásában tervezett változások, fejlesztések” rovatban a  képviselet eredményesebb, hatékonyabb működését szolgáló célkitűzéseket kell meghatározni. 8. A Központ Éves Működtetési és Fejlesztési Terve (KMFT) (1) A KMFT tartalmazza a  Központ szervezeti egységeinek összesített, a  tervidőszakban megvalósítandó vagy előkészítendő éves működtetési és fejlesztési céljait. (2) A KMFT elkészítését a Közigazgatási Államtitkárság (a továbbiakban: KÁT) koordinálja. (3) A KMFT rendelkezéseinél fel kell tüntetni a végrehajtásért felelős szervezeti egységet vagy egységeket, valamint a rendelkezés végrehajtásának határidejét. III. Az Éves Diplomáciai Terv összeállítása és végrehajtása 9. (1) Az Éves Diplomáciai Terv összeállításának lépései az alábbiak: a) A Stratégiai Tervezési Főosztály (STRAFO) a  helyettes államtitkárságokkal együttműködve elkészíti a  KÜM tervidőszakra vonatkozó éves politikai célrendszerét (az ÖDT célrendszere), valamint bekéri és összesíti a társminisztériumok azonos időszakra vonatkozó külkapcsolati terveit. b) A helyettes államtitkárságok jelen utasítás alapján, a  fenti dokumentumokat csatolva anyagkérőt intéznek a külképviseletekhez, melyben bekérik a következő évre szóló RT-javaslatokat, egyidejűleg a végrehajtás alatt álló RT-k értékelését. c) A STRAFO – a helyettes államtitkárságokkal egyeztetve – felkéri a közigazgatási államtitkárt a KMFT-javaslat összeállításának koordinálására. A  terv kialakításával kapcsolatos egyeztetéseken a  STRAFO is képviselteti magát. d) A külképviseletek felterjesztik RT-javaslataikat a relációjukat felügyelő helyettes államtitkárnak, főosztálynak, valamint a STRAFO-nak. A főosztályok köröztetik és kiegészítik a RT-javaslatokat. e) A STRAFO szaktárcánként összesíti a  RT-k társminisztériumok hatáskörét érintő céljait, és véleményezésre megküldi a  szaktárcák külkapcsolati szervezeti egységeinek, majd a  beérkező véleményeket megküldi a helyettes államtitkárságoknak. A szaktárcák részéről elmulasztott véleményt egyetértésnek kell tekinteni. f ) A főosztályok egységes rendszerben statisztikailag összesítik az általuk kezelt RT-k diplomáciai eszközjavaslatait, majd az összesítést és a módosított RT-javaslatokat megküldik a felügyeletüket ellátó helyettes államtitkárnak. g) A helyettes államtitkárságok jóváhagyják a HÁT Terveket és az ezek részét képző RT-javaslatokat, majd ezeket egyeztetik a gazdálkodási és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkárral, és megküldik a STRAFO-nak. h) A közigazgatási államtitkár jóváhagyja a KMFT-t, és megküldi a STRAFO-nak. i) STRAFO egységes szerkezetbe foglalja és – szükség esetén – az  illetékes helyettes államtitkárral egyeztetve tervezéstechnikai szempontból módosítja a HÁT Terveket, a KMFT-t, valamint az ÖDT célrendszerét, és elkészíti az ÖDT eszközrendszer-részét. Ezzel elkészül az Éves Diplomáciai Terv javaslata, amelyet megküld a parlamenti államtitkárnak. j) A PÁT a  javasolt tervet jóváhagyja, majd az  éves misszióvezetői értekezlet elé terjeszti. A  misszióvezetői értekezlet plenáris ülésén ismertetésre, majd a  regionális értekezleteken megvitatásra kerül a  javaslat és a folyamatban lévő – befejeződő – éves terv értékelése. k) A misszióvezetői értekezlet tapasztalatait a STRAFO átvezeti a tervjavaslaton, és azt megküldi a miniszternek. l) A miniszter jóváhagyja az  Éves Diplomáciai Tervet. Ha a  jóváhagyásra a  tervidőszak kezdete után kerül sor, a tervidőszak kezdete és a  jóváhagyás között a rész-tervek legmagasabb szinten jóváhagyott változatát kell követni. (2) Az  Éves Diplomáciai Terv összeállításának az  alábbi ütemezésben, a  2013/2014. évi tervidőszaktól kezdve az alábbi indikatív határidők betartásával kell történnie: március 31. Az Összesített Diplomáciai Terv célrendszerének – a KÜM következő tervidőszakra szóló külpolitikai célrendszerének – kialakítása március 31. A társminisztériumok tervidőszakra szóló külkapcsolati terveinek bekérése április 15. A jelen utasításon alapuló helyettes államtitkársági anyagkérők kiküldése a külképviseleteknek a következő tervidőszakra szóló Relációs Tervek bekéréséről (mellékelten az Összesített Diplomáciai Terv célrendszerének és a társtárcák külkapcsolati terveinek megküldése) május 15. A következő tervidőszakra szóló, a KÁT koordinálásával kidolgozott „Központ Éves Fejlesztési és Működtetési Terve” fejezet jóváhagyása május 20. A külképviseletek felterjesztik relációs tervjavaslataikat június 14. A helyettes államtitkárságok jóváhagyják a relációs terveket június 21. A teljes Éves Diplomáciai Terv összeállítása július 12. A Parlamenti Államtitkár jóváhagyja a teljes Éves Diplomáciai Tervet július 16–19. A külképviselet-vezetői értekezleten az Éves Diplomáciai Terv bemutatása, esetleges utólagos módosítások rövid határidejű megtétele miniszteri jóváhagyás 10. A STRAFO a tervezés folyamán a helyettes államtitkárságokkal együttműködve köteles biztosítani az Éves Diplomáciai Terv bármely elemének összhangját a magasabb szintű stratégiai tervdokumentumokkal. 11. A jóváhagyott Éves Diplomáciai Terv végrehajtása (1) A terv jóváhagyását követően a  relációért felelős külképviselet vagy területi főosztály a  RT-ben szereplő célkitűzések végrehajtásának részleteiről, tervezett ütemezéséről feljegyzésekben tájékoztatja a  relációt felügyelő helyettes államtitkárt. (2) A RT megvalósítását befolyásoló körülményeket a  külképviseletek jelentőmunkája és a  főosztályok elemző munkája útján folyamatosan jelezni kell a relációért felelős helyettes államtitkárnak. (3) A külképviseletek jelentőmunkájának folyamatosan tájékoztatnia kell a  célok megvalósításért tett erőfeszítésekről és ezek eredményeiről. A  RT teljesítésével kapcsolatos dokumentumokban hivatkozásként kell feltüntetni az Éves Diplomáciai Terv iktatószámát. IV. Az Éves Diplomáciai Terv teljesítésének értékelése 12. A  külképviseletek a  rájuk vonatkozó RT időarányos teljesüléséről február 15-ig „féléves” értékelést terjesztenek fel a  relációt felügyelő főosztályhoz és helyettes államtitkárhoz. Ezen értékelésben kezdeményezhető a  RT esetleges módosítása. 13. (1) A  külképviseletek a  rájuk vonatkozó RT teljesüléséről május 20-ig „éves” értékelést (a továbbiakban: éves értékelés) terjesztenek fel a relációt felügyelő főosztálynak és helyettes államtitkárnak. Ezzel egyidejűleg felterjesztik az új RT-javaslatot a relációt felügyelő főosztálynak, helyettes államtitkárnak és tájékoztatásul a STRAFO-nak. (2) Az  éves értékelés és a  következő évi RT-javaslat együttesen kiváltja a  korábbi nagyköveti éves beszámoló jelentést. Az éves nagyköveti beszámoló jelentésre vonatkozó eddigi szabályozást a továbbiakban nem kell alkalmazni. 14. (1) Az  éves értékelés kötött szerkezetű és illeszkedik a  RT felépítéséhez. Az  értékelést a  2.  mellékletben foglalt bilaterális és multilaterális értékelési minták szerint kell elkészíteni. (2) Az éves értékelés első részében értékelni kell a RT minden egyes célkitűzéseinek teljesülését. Minden célkitűzés esetében fel kell tüntetni, hogy a) a célkitűzés megvalósulása teljes/részleges/nem történt meg; b) a célkitűzés részleges vagy elmaradt megvalósulása esetén milyen erőfeszítések történtek a  célkitűzések eléréséért; c) a célkitűzés megvalósulását milyen tényezők segítették elő, illetve gátolták; d) a célkitűzés megjelenjen-e a következő évi RT-ben és ha igen, milyen formában. (3) Az éves értékelés második részében összefoglaló tájékoztatást kell nyújtani a reláció helyzetének az értékelt tervidőszak elejéhez képesti változásairól. 15. (1) Az  értékelést a  misszióvezető beszámolójakor a  főosztályvezető és a  misszióvezető egyezteti, és felterjeszti az illetékes helyettes államtitkárnak, aki – konzultálva a misszióvezetővel és a főosztállyal – jóváhagyja. (2) A  jóváhagyott értékelés egyszersmind a  misszióvezető munkájának minősítése. Az  értékelésről a  helyettes államtitkárok beszámolnak a misszióvezetői értekezleten. (3) A külképviseletek munkájának értékelését a RT-k ambíciószintjének és teljesülésének értékelését figyelembe véve kell végezni. A célkitűzések részleges vagy elmaradt megvalósulása esetén a teljesülést befolyásoló tényezők jelentőmunkában való folyamatos és következetes megjelenítését, illetve a  cél eléréséért tett erőfeszítéseket és azoknak a jelentőmunkában való folyamatos megjelenítését kell az értékeléskor figyelembe venni. V. Záró rendelkezések 16. (1) Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2013. április 20. napjától alkalmazni kell. (2) Az utasítás hatályba lépését követően egy éven belül a STRAFO koordinálásában ki kell értékelni az utasítás szerinti éves tervezési folyamat tapasztalatait, és ennek nyomán – indokolt esetben – javaslatot kell tenni az utasítás módosítására. Martonyi János s. k., külügyminiszter