40/2017. (VIII. 31.) EMMI utasítása az Emberi Erőforrások Minisztériuma bélyegzőhasználati rendjéről, illetve a páncél- és lemezszekrények nyilvántart

40/2017. (VIII. 31.) EMMI utasítása az Emberi Erőforrások Minisztériuma bélyegzőhasználati rendjéről, illetve a páncél- és lemezszekrények nyilvántartásáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdésének c) pontja alapján a következő utasítást adom ki: 1. Általános szabályok 1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: EMMI) kormánytisztviselőire, ügykezelőire, munkavállalóira és minden munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló munkatársára (a továbbiakban együtt: munkatárs). (2) Az utasítás területi hatálya kiterjed az EMMI Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített telephelyeire. 2. § Értelmező rendelkezések: 1. lemezszekrény: minden, fémből készült, zárható, nem minősített zárral, zárakkal rendelkező tárolóeszköz, amely 5000 N (500 kg) kisebb lefeszítő erőnek ellenálló módon került rögzítésre; 2. nem szigorú számadású bélyegző: az a bélyegző, amely az Emberi Erőforrások Minisztériuma nem névre szóló, egyszerűsített nyilvántartásában kerül felvezetésre; 3. páncélszekrény: több ponton záródó, fémből készült, meghatározott ideig tűzálló, duplafalú, legalább három irányba záródó értéktároló, ami 10 000 N (1000 kg) lefeszítő erőnek ellenálló módon, épületszerkezeti tartóelemhez került rögzítésre; 4. széf: egyszerű, szimpla vagy duplafalú fémből készült, zárható, bútorba épített vagy önállóan álló tárolóeszköz, amelynek zárszerkezete jellemzően egy-két, legfeljebb három irányba záródik, a szakszerű rögzítése 5000 N (500 kg) lefeszítő erőnek ellenálló módon került kialakításra; 5. szigorú számadású bélyegző: az  a  bélyegző, amely az  Emberi Erőforrások Minisztériuma főnyilvántartó könyvéből kapott, sorszámozott bélyegző nyilvántartásába a  bélyegző lenyomatának rögzítése mellett felvezetésre és személyre szólóan kiadásra kerül. 3. § Bélyegzők használatára az utasítás személyi hatálya alá tartozó személyek az utasításban meghatározott feltételek szerint jogosultak. 4. § (1) Szigorú számadású bélyegzők: a) a körbélyegző, b) az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző, c) a személyi pecsétnyomó, d) a speciális bélyegző. (2) Rendszeresített, nem szigorú számadású bélyegző a fejbélyegző és az ügyviteli bélyegző. (3) Az  (1)–(2)  bekezdésben felsorolt bélyegzők magyar nyelven készülnek, külön indoklással ellátott igénylés esetén idegen nyelven is elkészíttethetőek. 2. A bélyegzők típusai és jellemzői 5. § (1) Az EMMI hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott magyar nyelvű körbélyegző. (2) A minisztérium állami vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével és az „Emberi Erőforrások Minisztériuma” szöveggel ellátott körbélyegzőt használnak. (3) A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az „Emberi Erőforrások Minisztériuma”, alul a szervezeti egység hivatalos megnevezése vagy – a lenyomatában is megjelenő – sorszám szerepel. (4) Körbélyegző az  állami vezetőnek vagy a  szervezeti egységnek a  feladat- és hatáskörébe tartozó kiadmányán a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. (5) Az azonos feliratú körbélyegzőket az azonosíthatóság érdekében – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni, és ennek megfelelően kell nyilvántartani. 6. § (1) Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők az EMMI iratain történő jogi vagy pénzügyi ellenjegyzés igazolására szolgálnak. (2) Az  ellenjegyzésre szolgáló bélyegző csak aláírással együtt, az  aláíró nevének és az  ellenjegyzés dátumának feltüntetésével használható. 7. § (1) A személyi pecsétnyomókat a páncél- és lemezszekrények, valamint kulcsdobozok lezárására kell használni. (2) A személyi pecsétnyomó lenyomata a lezárás után azok sértetlenségét bizonyítja. (3) A személyi pecsétnyomó használatára az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával kerülhet sor. 8. § (1) Speciális bélyegző a  kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy aláírását tartalmazó bélyegző (a továbbiakban: aláírás-bélyegző), illetve az egyedi célú felhasználásra – állami vezetői jóváhagyással – igényelt egyéb bélyegző. (2) Speciális bélyegző használatát a közigazgatási államtitkár indoklással ellátott igénylés alapján engedélyezheti. (3) Az aláírás-bélyegző csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás-bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak. (4) A  speciális bélyegzőket a  bélyegző-nyilvántartásért felelős szervezeti egység (a továbbiakban: Nyilvántartó) által rendszeresített nyomtatványon kell igényelni (a továbbiakban: igénylőlap). 9. § (1) A fejbélyegző az „Emberi Erőforrások Minisztériuma” felirattal ellátott téglalap alakú bélyegző, amely tartalmazhatja továbbá: a) a szervezeti egység megnevezését, b) a postacímet, c) és egyéb, azonosításra szolgáló adatot (pl. adószám, telefonszám). (2) A  fejbélyegző akkor használható, ha a  szervezeti egységnek nem áll rendelkezésére nyomdai úton előállított, a szervezeti egységet mint feladót megjelölő boríték. (3) A fejbélyegző a kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható. 10. § (1) Az ügyviteli bélyegzők az iratkezeléssel összefüggő tevékenység hatékony és egységes ellátását szolgálják. (2) Az  ügyviteli bélyegzőket a  hivatalos levelezésben, kiadmányokon, valamint az  iratokról készített másolatok hitelesítésére lehet használni. (3) Ügyviteli bélyegzőként használhatók: a) az érkeztető bélyegző, b) az érkeztető-iktatóbélyegző, c) a dátumbélyegző, d) a díjhitelesítő bélyegző, e) a hitelesítő bélyegző, f ) a minősített küldeményen a minősítési jelölés és kezelési utasítások jelölésére szolgáló bélyegzők, g) a tértivevények feladásánál használt bélyegzők, h) a nyomtatott nevet tartalmazó névbélyegzők. 3. Bélyegzők megrendelése, kiadása és nyilvántartása 11. § (1) Bélyegző megrendeléskor igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a Nyilvántartónak. (2) Az  igénylőlapot a  Nyilvántartó nyilvántartásba veszi és ellenőrzi a  megrendelés szabályszerűségét. Ha hibát vagy hiányosságot észlel, az  igénylőlapot visszaküldi a  megrendelőnek. Szabályszerű igénylés esetén a  Nyilvántartó intézkedik a bélyegző megrendeléséről. 12. § (1) A  Nyilvántartó a  szigorú számadású bélyegzőket az  Emberi Erőforrások Minisztériuma Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 22/2017. (V. 24.) EMMI utasítás 46. § (3) bekezdés j) pont alapján az erre a célra rendszeresített Bélyegző-nyilvántartó könyvben veszi nyilvántartásba. (2) A nyilvántartásba vételt követően a szigorú számadású bélyegzőt átvevő személy aláírásával igazolja, hogy az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával a bélyegző használatára jogosult. (3) A  szervezeti egység vezetője köteles intézkedni a  bélyegző használójának személyében bekövetkező változás Nyilvántartó felé történő írásbeli bejelentetéséről. A bejelentés alapján a Nyilvántartó intézkedik a változás rögzítéséről a nyilvántartásban. 13. § A nem szigorú számadású bélyegzők kiadása az igénylőlapon történik. 14. § Megbízási szerződéssel foglalkoztatott személy részére szigorú számadású bélyegző nem igényelhető. 4. Bélyegző pótlása, cseréje és visszavonása 15. § (1) Ha az a személy, aki részére a szigorú számadású bélyegző kiadásra került észleli, hogy a bélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, írásban köteles haladéktalanul értesíteni a  Nyilvántartót, aki gondoskodik a  körbélyegző, az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző és a speciális bélyegző letiltásáról szóló közleménynek a Hivatalos Értesítőben való megjelentetéséről. A  megjelentetéssel kapcsolatban felmerült költségek azt a  személyt terhelik, akinél a felróhatóság megállapítható. (2) A  Nyilvántartó a  bélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a  bélyegző-nyilvántartásban rögzíti, és intézkedik a bélyegző pótlásáról. (3) A leadott vagy megkerült bélyegzőt a Nyilvántartó visszaveszi, szükség esetén selejtezi. Elszámolási kötelezettség alá tartozó, személyre kiosztott szigorú számadású bélyegző esetén ennek tényét a nyilvántartó könyvben felvezeti. 16. § (1) Ha a bélyegző elhasználódott, megrongálódott vagy megsemmisült, illetve a szervezeti egység elnevezése változott a szervezeti egység vezetője a Nyilvántartónál írásban, indoklással ellátva köteles kezdeményezni a bélyegző cseréjét. (2) Szigorú számadású bélyegző cseréje során az elhasználódott, megrongálódott bélyegzőt le kell adni a Nyilvántartónak. 5. Bélyegző leadása, megsemmisítése és ellenőrzése 17. § (1) Az áthelyezés, a tartós távollét, a jogviszony megszűnése, továbbá munkakör változás esetén a szigorú számadású bélyegzőt felvett munkatársat elszámolási kötelezettség terheli, a birtokában levő bélyegzőt a Nyilvántartónak le kell adnia. (2) A szigorú számadású bélyegző használójának személyében történő változás esetén a 12. § (2) és (3) bekezdésében leírtakat kell alkalmazni. (3) A nem szigorú számadású bélyegzőket a Nyilvántartó átveszi, ha a bélyegző: a) elhasználódott, b) megrongálódott, vagy c) használatára már nincs szükség. (4) A leadott nem szigorú számadású bélyegzők megsemmisítéséről – darabszám szerinti elszámolással – a Nyilvántartó gondoskodik. (5) A leadott szigorú számadású bélyegzők jegyzőkönyv alapján történő megsemmisítését, illetve Bélyegző-nyilvántartó könyvben történő rögzítését a Nyilvántartó végzi. 18. § A  Nyilvántartó minden év március 31-ig ellenőrzi a  szigorú számadású bélyegzők meglétét és sértetlenségét. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül. 6. Lemez- és páncélszekrény használata, nyilvántartása és ellenőrzése 19. § (1) A  lemez- és páncélszekrény, valamint széf a  szervezeti egység vezetője által indokolt esetben, így különösen a minősített, a védendő iratok és adatok, az adathordozók és egyéb a munkavégzéshez kapcsolódó értékek tárolása céljából igényelhető. (2) Lemez- és páncélszekrény, továbbá széf rendeléséhez az  „Igénylőlap lemez- és páncélszekrény rendeléséhez, mozgatásához a Nyilvántartó felé” című igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a Nyilvántartónak. (3) Széf vagy páncélszekrény (a továbbiakban együtt: páncélszekrény) megrendeléséhez az igénylőnek a (2) bekezdésben meghatározottakon túl a műszaki paramétereket is meg kell adnia. (4) Ha a megrendelés szabályszerű, a Nyilvántartó intézkedik a lemez- és páncélszekrény megrendeléséről. 20. § (1) Az igény teljesülésének, a lemez- és páncélszekrény használatba vételének tényét a szervezeti egység vezetője köteles a Nyilvántartó részére írásban jelezni. (2) A Nyilvántartó a lemez- és páncélszekrény nyilvántartásba vétele érdekében: a) matricát helyez el a  lemez- vagy páncélszekrényen, amely tartalmazza a  nyilvántartó könyv szerinti nyilvántartási számát (a továbbiakban: nyilvántartó matrica), b) átveszi a pótkulcsokat tartalmazó, a lemez- és páncélszekrény használatára jogosult szervezeti egység vezetője által lezárt, dátummal ellátott, lepecsételt borítékokat, c) kiadja a lemez- vagy páncélszekrényhez tartozó kulcsdobozt, d) a felvételre jogosult személyek részére átadja a személyi pecsétnyomókat. (3) A  kódzáras lemez- és páncélszekrények működéséhez használt kódokat lezárt, dátummal ellátott, lepecsételt, a lemez- és páncélszekrény azonosítószámával ellátott borítékban kell a Nyilvántartó részére leadni. (4) A kizárólag kódzárral működő lemez- és páncélszekrényekhez kulcsdobozt a Nyilvántartó nem ad ki. 21. § (1) A pótkulcsot, tartalékkódot tartalmazó borítékot kizárólag a biztonsági vezető értesítése mellett, két tanú jelenlétében lehet felbontani. (2) A lemez- és páncélszekrény pótkulccsal, tartalékkóddal történő kinyitásáról a biztonsági vezető vagy a Nyilvántartó jelenlétében jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv tartalmazza: a) a kinyitás időpontját, b) a helyszínt, c) a lemez- és páncélszekrény tartalmában történt változtatásokat (kivétel, betétel), d) a jelenlévő személyek nevét és beosztását. 22. § (1) A lemez- és páncélszekrények épületen belüli vagy épületek közötti mozgatása kizárólag a Nyilvántartó felé történt igénybejelentést követően történhet. Az  igénybejelentést követően kerülhet sor a  Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság irányába a költöztetés megrendelésére. (2) A költöztetés megtörténtét a szervezeti egység vezetője köteles jelezni a Nyilvántartónak. 23. § (1) A Nyilvántartó a lemez- és páncélszekrényről belső nyilvántartást vezet. (2) A nyilvántartás tartalmazza a páncél- vagy lemezszekrény: a) fizikai elhelyezését, b) KEF nyilvántartási számát, c) a nyilvántartó matrica számát, d) típusát (lemezszekrény, páncélszekrény vagy széf ), e) méretét, f ) színét, g) ajtóinak számát, valamint h) tartalék kulcsainak számát és tárolási helyét. (3) Az elszállított, leselejtezett lemez- és páncélszekrényeket a nyilvántartásból a Nyilvántartó törli. 24. § A Nyilvántartó minden év március 31-ig ellenőrzi a lemez- és páncélszekrényeket, a nyilvántartó matrica meglétét, sértetlenségét. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül. 7. Kulcsdobozok használati rendje 25. § (1) A használatban lévő, nyilvántartott lemez- és páncélszekrények kulcsait a munkaidő végén az erre a célra szolgáló kulcsdobozban a személyi pecsétnyomó lenyomatával ellátva kell leadni a portaszolgálat részére, aki a kulcsdobozok felvételéről és leadásáról nyilvántartást vezet. (2) A biztonsági vezető a kulcsok kötelező leadása alól írásbeli, indoklással ellátott kérelemre felmentést adhat. (3) A kulcsdobozon a Nyilvántartó által adott azonosító jelen kívül más felirat, jelzés nem helyezhető el. Az azonosító jel folyamatos, egytől kezdődő sorszám, amelyet a Nyilvántartó telephelyenként ad ki. (4) A  Nyilvántartó adja át a  portaszolgálat részére az  egyes kulcsdobozok felvételére jogosultak és azok személyi pecsétnyomó jelét tartalmazó listát. (5) A szervezeti egység vezetője azonnal köteles bejelenteni a Nyilvántartó felé a kulcsdobozok felvételére jogosultak körében bekövetkezett változásokat. 8. Záró rendelkezések 26. § A  jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az  Emberi Erőforrások Minisztériuma Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 22/2017. (V. 24.) EMMI utasítása az irányadó. 27. § Ez az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba. Balog Zoltán s. k., emberi erőforrások minisztere