40/
- (VIII. 31.) EMMI utasítása az Emberi Erőforrások Minisztériuma bélyegzőhasználati rendjéről, illetve a páncél- és lemezszekrények nyilvántartásáról. A jogalkotásról szóló
- évi CXXX. törvény
- §
(4)bekezdésének c) pontja alapján a következő utasítást adom ki: 1. Általános szabályok 1. §
(1)Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: EMMI) kormánytisztviselőire, ügykezelőire, munkavállalóira és minden munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló munkatársára (a továbbiakban együtt: munkatárs).
(2)Az utasítás területi hatálya kiterjed az EMMI Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített telephelyeire. 2. § Értelmező rendelkezések: 1. lemezszekrény: minden, fémből készült, zárható, nem minősített zárral, zárakkal rendelkező tárolóeszköz, amely 5000 N (500
- kg)kisebb lefeszítő erőnek ellenálló módon került rögzítésre; 2. nem szigorú számadású bélyegző: az a bélyegző, amely az Emberi Erőforrások Minisztériuma nem névre szóló, egyszerűsített nyilvántartásában kerül felvezetésre; 3. páncélszekrény: több ponton záródó, fémből készült, meghatározott ideig tűzálló, duplafalú, legalább három irányba záródó értéktároló, ami 10 000 N (1000
- kg)lefeszítő erőnek ellenálló módon, épületszerkezeti tartóelemhez került rögzítésre; 4. széf: egyszerű, szimpla vagy duplafalú fémből készült, zárható, bútorba épített vagy önállóan álló tárolóeszköz, amelynek zárszerkezete jellemzően egy-két, legfeljebb három irányba záródik, a szakszerű rögzítése 5000 N (500
- kg)lefeszítő erőnek ellenálló módon került kialakításra; 5. szigorú számadású bélyegző: az a bélyegző, amely az Emberi Erőforrások Minisztériuma főnyilvántartó könyvéből kapott, sorszámozott bélyegző nyilvántartásába a bélyegző lenyomatának rögzítése mellett felvezetésre és személyre szólóan kiadásra kerül. 3. § Bélyegzők használatára az utasítás személyi hatálya alá tartozó személyek az utasításban meghatározott feltételek szerint jogosultak. 4. §
(1)Szigorú számadású bélyegzők:
- a)a körbélyegző,
- b)az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző,
- c)a személyi pecsétnyomó,
- d)a speciális bélyegző.
(2)Rendszeresített, nem szigorú számadású bélyegző a fejbélyegző és az ügyviteli bélyegző.
(3)Az
(1)–
(2)bekezdésben felsorolt bélyegzők magyar nyelven készülnek, külön indoklással ellátott igénylés esetén idegen nyelven is elkészíttethetőek. 2. A bélyegzők típusai és jellemzői 5. §
(1)Az EMMI hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott magyar nyelvű körbélyegző.
(2)A minisztérium állami vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével és az „Emberi Erőforrások Minisztériuma” szöveggel ellátott körbélyegzőt használnak.
(3)A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az „Emberi Erőforrások Minisztériuma”, alul a szervezeti egység hivatalos megnevezése vagy – a lenyomatában is megjelenő – sorszám szerepel.
(4)Körbélyegző az állami vezetőnek vagy a szervezeti egységnek a feladat- és hatáskörébe tartozó kiadmányán a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.
(5)Az azonos feliratú körbélyegzőket az azonosíthatóság érdekében – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni, és ennek megfelelően kell nyilvántartani. 6. §
(1)Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők az EMMI iratain történő jogi vagy pénzügyi ellenjegyzés igazolására szolgálnak.
(2)Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző csak aláírással együtt, az aláíró nevének és az ellenjegyzés dátumának feltüntetésével használható. 7. §
(1)A személyi pecsétnyomókat a páncél- és lemezszekrények, valamint kulcsdobozok lezárására kell használni.
(2)A személyi pecsétnyomó lenyomata a lezárás után azok sértetlenségét bizonyítja.
(3)A személyi pecsétnyomó használatára az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával kerülhet sor. 8. §
(1)Speciális bélyegző a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy aláírását tartalmazó bélyegző (a továbbiakban: aláírás-bélyegző), illetve az egyedi célú felhasználásra – állami vezetői jóváhagyással – igényelt egyéb bélyegző.
(2)Speciális bélyegző használatát a közigazgatási államtitkár indoklással ellátott igénylés alapján engedélyezheti.
(3)Az aláírás-bélyegző csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás-bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak.
(4)A speciális bélyegzőket a bélyegző-nyilvántartásért felelős szervezeti egység (a továbbiakban: Nyilvántartó) által rendszeresített nyomtatványon kell igényelni (a továbbiakban: igénylőlap). 9. §
(1)A fejbélyegző az „Emberi Erőforrások Minisztériuma” felirattal ellátott téglalap alakú bélyegző, amely tartalmazhatja továbbá:
- a)a szervezeti egység megnevezését,
- b)a postacímet,
- c)és egyéb, azonosításra szolgáló adatot (pl. adószám, telefonszám).
(2)A fejbélyegző akkor használható, ha a szervezeti egységnek nem áll rendelkezésére nyomdai úton előállított, a szervezeti egységet mint feladót megjelölő boríték.
(3)A fejbélyegző a kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható. 10. §
(1)Az ügyviteli bélyegzők az iratkezeléssel összefüggő tevékenység hatékony és egységes ellátását szolgálják.
(2)Az ügyviteli bélyegzőket a hivatalos levelezésben, kiadmányokon, valamint az iratokról készített másolatok hitelesítésére lehet használni.
(3)Ügyviteli bélyegzőként használhatók:
- a)az érkeztető bélyegző,
- b)az érkeztető-iktatóbélyegző,
- c)a dátumbélyegző,
- d)a díjhitelesítő bélyegző,
- e)a hitelesítő bélyegző, f ) a minősített küldeményen a minősítési jelölés és kezelési utasítások jelölésére szolgáló bélyegzők,
- g)a tértivevények feladásánál használt bélyegzők,
- h)a nyomtatott nevet tartalmazó névbélyegzők. 3. Bélyegzők megrendelése, kiadása és nyilvántartása 11. §
(1)Bélyegző megrendeléskor igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a Nyilvántartónak.
(2)Az igénylőlapot a Nyilvántartó nyilvántartásba veszi és ellenőrzi a megrendelés szabályszerűségét. Ha hibát vagy hiányosságot észlel, az igénylőlapot visszaküldi a megrendelőnek. Szabályszerű igénylés esetén a Nyilvántartó intézkedik a bélyegző megrendeléséről. 12. §
(1)A Nyilvántartó a szigorú számadású bélyegzőket az Emberi Erőforrások Minisztériuma Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 22/2017. (V. 24.) EMMI utasítás 46. §
(3)bekezdés j) pont alapján az erre a célra rendszeresített Bélyegző-nyilvántartó könyvben veszi nyilvántartásba.
(2)A nyilvántartásba vételt követően a szigorú számadású bélyegzőt átvevő személy aláírásával igazolja, hogy az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával a bélyegző használatára jogosult.
(3)A szervezeti egység vezetője köteles intézkedni a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás Nyilvántartó felé történő írásbeli bejelentetéséről. A bejelentés alapján a Nyilvántartó intézkedik a változás rögzítéséről a nyilvántartásban.
- § A nem szigorú számadású bélyegzők kiadása az igénylőlapon történik.
- § Megbízási szerződéssel foglalkoztatott személy részére szigorú számadású bélyegző nem igényelhető.
- Bélyegző pótlása, cseréje és visszavonása
- §
(1)Ha az a személy, aki részére a szigorú számadású bélyegző kiadásra került észleli, hogy a bélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, írásban köteles haladéktalanul értesíteni a Nyilvántartót, aki gondoskodik a körbélyegző, az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző és a speciális bélyegző letiltásáról szóló közleménynek a Hivatalos Értesítőben való megjelentetéséről. A megjelentetéssel kapcsolatban felmerült költségek azt a személyt terhelik, akinél a felróhatóság megállapítható.
(2)A Nyilvántartó a bélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban rögzíti, és intézkedik a bélyegző pótlásáról.
(3)A leadott vagy megkerült bélyegzőt a Nyilvántartó visszaveszi, szükség esetén selejtezi. Elszámolási kötelezettség alá tartozó, személyre kiosztott szigorú számadású bélyegző esetén ennek tényét a nyilvántartó könyvben felvezeti. 16. §
(1)Ha a bélyegző elhasználódott, megrongálódott vagy megsemmisült, illetve a szervezeti egység elnevezése változott a szervezeti egység vezetője a Nyilvántartónál írásban, indoklással ellátva köteles kezdeményezni a bélyegző cseréjét.
(2)Szigorú számadású bélyegző cseréje során az elhasználódott, megrongálódott bélyegzőt le kell adni a Nyilvántartónak. 5. Bélyegző leadása, megsemmisítése és ellenőrzése 17. §
(1)Az áthelyezés, a tartós távollét, a jogviszony megszűnése, továbbá munkakör változás esetén a szigorú számadású bélyegzőt felvett munkatársat elszámolási kötelezettség terheli, a birtokában levő bélyegzőt a Nyilvántartónak le kell adnia.
(2)A szigorú számadású bélyegző használójának személyében történő változás esetén a 12. §
(2)és
(3)bekezdésében leírtakat kell alkalmazni.
(3)A nem szigorú számadású bélyegzőket a Nyilvántartó átveszi, ha a bélyegző:
- a)elhasználódott,
- b)megrongálódott, vagy
- c)használatára már nincs szükség.
(4)A leadott nem szigorú számadású bélyegzők megsemmisítéséről – darabszám szerinti elszámolással – a Nyilvántartó gondoskodik.
(5)A leadott szigorú számadású bélyegzők jegyzőkönyv alapján történő megsemmisítését, illetve Bélyegző-nyilvántartó könyvben történő rögzítését a Nyilvántartó végzi.
- § A Nyilvántartó minden év március 31-ig ellenőrzi a szigorú számadású bélyegzők meglétét és sértetlenségét. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.
- Lemez- és páncélszekrény használata, nyilvántartása és ellenőrzése
- §
(1)A lemez- és páncélszekrény, valamint széf a szervezeti egység vezetője által indokolt esetben, így különösen a minősített, a védendő iratok és adatok, az adathordozók és egyéb a munkavégzéshez kapcsolódó értékek tárolása céljából igényelhető.
(2)Lemez- és páncélszekrény, továbbá széf rendeléséhez az „Igénylőlap lemez- és páncélszekrény rendeléséhez, mozgatásához a Nyilvántartó felé” című igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a Nyilvántartónak.
(3)Széf vagy páncélszekrény (a továbbiakban együtt: páncélszekrény) megrendeléséhez az igénylőnek a
(2)bekezdésben meghatározottakon túl a műszaki paramétereket is meg kell adnia.
(4)Ha a megrendelés szabályszerű, a Nyilvántartó intézkedik a lemez- és páncélszekrény megrendeléséről. 20. §
(1)Az igény teljesülésének, a lemez- és páncélszekrény használatba vételének tényét a szervezeti egység vezetője köteles a Nyilvántartó részére írásban jelezni.
(2)A Nyilvántartó a lemez- és páncélszekrény nyilvántartásba vétele érdekében:
- a)matricát helyez el a lemez- vagy páncélszekrényen, amely tartalmazza a nyilvántartó könyv szerinti nyilvántartási számát (a továbbiakban: nyilvántartó matrica),
- b)átveszi a pótkulcsokat tartalmazó, a lemez- és páncélszekrény használatára jogosult szervezeti egység vezetője által lezárt, dátummal ellátott, lepecsételt borítékokat,
- c)kiadja a lemez- vagy páncélszekrényhez tartozó kulcsdobozt,
- d)a felvételre jogosult személyek részére átadja a személyi pecsétnyomókat.
(3)A kódzáras lemez- és páncélszekrények működéséhez használt kódokat lezárt, dátummal ellátott, lepecsételt, a lemez- és páncélszekrény azonosítószámával ellátott borítékban kell a Nyilvántartó részére leadni.
(4)A kizárólag kódzárral működő lemez- és páncélszekrényekhez kulcsdobozt a Nyilvántartó nem ad ki. 21. §
(1)A pótkulcsot, tartalékkódot tartalmazó borítékot kizárólag a biztonsági vezető értesítése mellett, két tanú jelenlétében lehet felbontani.
(2)A lemez- és páncélszekrény pótkulccsal, tartalékkóddal történő kinyitásáról a biztonsági vezető vagy a Nyilvántartó jelenlétében jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv tartalmazza:
- a)a kinyitás időpontját,
- b)a helyszínt,
- c)a lemez- és páncélszekrény tartalmában történt változtatásokat (kivétel, betétel),
- d)a jelenlévő személyek nevét és beosztását. 22. §
(1)A lemez- és páncélszekrények épületen belüli vagy épületek közötti mozgatása kizárólag a Nyilvántartó felé történt igénybejelentést követően történhet. Az igénybejelentést követően kerülhet sor a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság irányába a költöztetés megrendelésére.
(2)A költöztetés megtörténtét a szervezeti egység vezetője köteles jelezni a Nyilvántartónak. 23. §
(1)A Nyilvántartó a lemez- és páncélszekrényről belső nyilvántartást vezet.
(2)A nyilvántartás tartalmazza a páncél- vagy lemezszekrény:
- a)fizikai elhelyezését,
- b)KEF nyilvántartási számát,
- c)a nyilvántartó matrica számát,
- d)típusát (lemezszekrény, páncélszekrény vagy széf ),
- e)méretét, f ) színét,
- g)ajtóinak számát, valamint
- h)tartalék kulcsainak számát és tárolási helyét.
(3)Az elszállított, leselejtezett lemez- és páncélszekrényeket a nyilvántartásból a Nyilvántartó törli.
- § A Nyilvántartó minden év március 31-ig ellenőrzi a lemez- és páncélszekrényeket, a nyilvántartó matrica meglétét, sértetlenségét. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.
- Kulcsdobozok használati rendje
- §
(1)A használatban lévő, nyilvántartott lemez- és páncélszekrények kulcsait a munkaidő végén az erre a célra szolgáló kulcsdobozban a személyi pecsétnyomó lenyomatával ellátva kell leadni a portaszolgálat részére, aki a kulcsdobozok felvételéről és leadásáról nyilvántartást vezet.
(2)A biztonsági vezető a kulcsok kötelező leadása alól írásbeli, indoklással ellátott kérelemre felmentést adhat.
(3)A kulcsdobozon a Nyilvántartó által adott azonosító jelen kívül más felirat, jelzés nem helyezhető el. Az azonosító jel folyamatos, egytől kezdődő sorszám, amelyet a Nyilvántartó telephelyenként ad ki.
(4)A Nyilvántartó adja át a portaszolgálat részére az egyes kulcsdobozok felvételére jogosultak és azok személyi pecsétnyomó jelét tartalmazó listát.
(5)A szervezeti egység vezetője azonnal köteles bejelenteni a Nyilvántartó felé a kulcsdobozok felvételére jogosultak körében bekövetkezett változásokat.
- Záró rendelkezések
- § A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az Emberi Erőforrások Minisztériuma Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 22/
- (V. 24.) EMMI utasítása az irányadó.
- § Ez az utasítás a közzétételét követő
- napon lép hatályba. Balog Zoltán s. k., emberi erőforrások minisztere