98/2008. (HK 19.) HM utasítása a nemzetközi gyakorlatok, rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről.

98/2008. (HK 19.) HM utasítása a nemzetközi gyakorlatok, rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 52. §-a (1) bekezdésének f) pontja alapján – figyelemmel az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 97. §-ában foglaltakra – a nemzetközi rendezvények költségvetési tervezésének, végrehajtásának, finanszírozásának és elszámolásának rendjére az alábbi utasítást adom ki: Általános rendelkezések 1. § (1) Ezen utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a honvédelmi miniszter alárendeltségébe, közvetlen és fenntartói irányítása, valamint közvetlen felügyelete alá tartozó szervezetekre, továbbá a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezetei terjed ki. (2) A Multilaterális Együttműködési Tervben és a Kétoldalú Nemzetközi Együttműködési Tervben szereplő programokat, valamint a tárca éves képzési tervében szereplő hosszú és rövid távú nemzetközi tanfolyamokat külön utasítások szabályozzák. 2. § Ezen utasítás alkalmazásában: a) Nemzetközi rendezvény (a továbbiakban: rendez vény): nemzetközi kötelezettségvállalásból, két és többoldalú kapcsolatokból eredő gyakorlatok, törzsgyakorlások, kiképzések, önálló jogszabályokban, utasításokban vagy belső rendelkezésekben nem szabályozott nemzetközi feladatok és velük kapcsolatosan a hazánk által szervezett, illetve részvételével végrehajtott nemzetközi konferenciák, tanfolyamok, melyek nem tartoznak az 1. § (2) bekezdés hatálya alá. b) Szakmai felügyeletet gyakorló szervezet: Azon szervezet, amely a keretgazda részére meghatározza a honvédelmi miniszter által kitűzött politikai célok elérését szolgáló nemzetközi feladatokkal kapcsolatos prioritásokat, valamint a szakmai feladatok végrehajtásával kapcsolatos beszámolás módját és rendjét. c) Keretgazda szervezet: Azon szervezet, amely a keretek szakmai tervezésének végrehajtatását és azok összesítését, felhasználásának szakmai irányítását, a feladatok végrehajtásáért felelős szervezetek beszámoltatását, valamint a felügyeletet gyakorló szerv felé történő szakmai beszámolást és nagybani költségelszámolást végzi. d) A végrehajtásért felelős katonai szervezet: Azon szervezet, amely a keretgazda által megfogalmazott céloknak és a jóváhagyott feladattervnek megfelelően összeállítja a rendezvény költségtervét, illetve az alapján a költségvetési tervjavaslatát. A rendelkezésére bocsátott pénzeszközök felhasználásával a meglévő szabályzók, valamint a meghatározott tervezési, pénzellátási és elszámolási rend alapján megszervezi, és a költségviselő katonai szervezetekkel együttműködésben megvalósítja a rendezvényt. e) Elöljáró szervezet: Ezen utasítás szempontjából azon katonai szervezet, mely a végrehajtásért felelős katonai szervezet részére feladatot szabhat, intézkedési jogkörrel bír és logisztikai, valamint erőforrás tervezéséért felelős szervezeti elemmel rendelkezik. f) Költségterv: Azon terv, amely a rendezvény végrehajtása érdekében felmerülő pénzbeli és természetbeli ellátás keretében megfogalmazott igényeket tartalmazza, amely a keretgazda szervezet által kerül jóváhagyásra. g) Költségviselő katonai szervezet: Azon szervezet, amely a rendelkezésére bocsátott költségvetési előirányzatok rendeltetésszerű felhasználásával valósítja meg a végrehajtásért felelős katonai szervezet által meghatározott feladatokat. h) Részköltségvetés: a rendezvény megvalósításában részt vevő költségviselő katonai kiadásait és bevételeit tartalmazó dokumentum. i) Összesített költségvetés: a részköltségvetési tervek és költségtervek alapján összeállított, a rendezvény megrendezéséhez szükséges valamennyi kiadást és bevételt tartalmazó költségvetési dokumentum, amelyet az arra jogosult személy hagy jóvá. j) Célelőirányzat: a rendezvénnyel kapcsolatban felmerült valamely kiadás és bevétel előirányzat-szükséglete, amely a költségviselő katonai szervezet adott évi költségvetésén felül kerül biztosításra, és csak az adott feladat ellátására használható fel. k) Felhasználási engedély: a költségviselő katonai szervezet részére jóváhagyott kiadási és bevételi előirányzatok hiányában a keretgazda szervezetek – a rendezvény zavartalan előkészítése érdekében a rendezvény végrehatásáért felelős katonai szervezet kezdeményezésére – felhasználási engedélyt adhatnak ki. A felhasználási engedélyeket minden esetben az illetékes felsőszintű anyagnemfelelős útján kell a keretgazda szervezethez felterjeszteni. l) Előfinanszírozás: jóváhagyott költségvetés hiányában a keretgazda szervezet által kiadott felhasználási engedély alapján a végrehajtásért felelős katonai szervezetek által a HM Közgazdasági és Pénzügyi Ügynökségtől (a továbbiakban: HM KPÜ) kérhető pénzügyi fedezet. m) Megrendelés: azon okmány, amivel a rendezvény megszervezéséért és végrehajtásáért felelős katonai szervezetek anyagok, eszközök, készletek biztosítását, valamint szolgáltatások igénybevételét kérelmezik az azt biztosítani képes, vagy köteles költségviselő katonai szervezettől. A költségvetés tervezése, jóváhagyása és módosítása 3. § A rendezvények pénzügyi fedezete a keretgazda szervezet által összeállított igények alapján az MH nemzetközi keretei között feladatcentrikusan kerül megtervezésre, illetve jóváhagyásra. A katonai szervezetek tárgyévi költségvetésében erre a célra előirányzat nem tervezhető. 4. § (1) A végrehajtásért felelős katonai szervezet a költségviselők bevonásával költségtervet állít össze a rendezvény megkezdése előtt 40 nappal, melyet a keretgazda szervezet részére terjeszt fel jóváhagyásra. A keretgazda 5 napon belül visszaigazolja a költségtervet. (2) A költségterv összeállításáért és annak elszámolásáért, a rendezvény megszervezésére és végrehajtására kijelölt katonai szervezet logisztikai és infrastrukturális ellátást biztosító szervezeti elemei és a pénzügyi referatúra együttesen felelnek. (3) A költségtervnek a pénzbeli kiadásokat, valamint külön kimutatásban a korábban beszerzett, az adott rendezvényre felhasználásra kerülő, raktárból történő eszközés készletfelhasználásokat számszerűsítve is tartalmaznia kell. 5. § (1) A költségviselő katonai szervezetek a költségterv, valamint részköltségvetési terv javaslatukat a költségvetés felterjesztését megelőző 30 nappal, az 1. számú melléklet szerinti formában megküldik a rendezvény megszervezéséért, végrehajtásáért és elszámolásáért felelős katonai szervezetnek. (2) A részköltségvetések alapján a rendezvény megszervezéséért és végrehajtásáért felelős katonai szervezet pénzügyi ellátó szerve a katonai szervezettel együttműködésben összeállítja a rendezvény összesített költségvetési tervét, amelyet, ha az logisztikai, elhelyezési vagy egészségügyi kiadásokat is tartalmaz, felülvizsgálat céljából a feladat megkezdését megelőző 25 nappal a szolgálati elöljáró útján felterjeszt a felsőszintű szakanyagnem felelős szervezet részére. (3) A HM Fejlesztési és Logisztikai Ügynökség (a továbbiakban: HM FLÜ), MH Dr. Radó György Honvéd Egészségügyi Központ (a továbbiakban: MH HEK) és/vagy a HM Infrastrukturális Ügynökség (a továbbiakban: HM IÜ) a véleményezés eredményéről 5 munkanapon belül tájékoztatja a felterjesztőt. (4) A szolgálati elöljáró a szakmai felülvizsgálat eredményéről, az esetlegesen felmerülő módosítási javaslatairól a rendezvény megkezdése előtt 20 nappal a végrehajtásért felelős katonai szervezetet köteles írásban értesíteni. (5) A rendezvénnyel összefüggő valamennyi kiadást tartalmazó összesített költségvetés kiadási tételeit a 2. számú mellékletben meghatározott formában kell tervezni. 6. § A jóváhagyott költségterv alapján a szakmailag felülvizsgált, összesített költségvetési tervet – a szakmai vélemények csatolásával – a feladat megkezdése előtt 15 nappal a végrehajtásért felelős katonai szervezet megküldi a HM KPÜ részére. 7. § (1) A rendezvény költségvetését lehetőleg a rendezvény megkezdése előtt 10 nappal – amennyiben forrásoldala csak költségvetési támogatást tartalmaz – a HM KPÜ vezérigazgatója, amennyiben egyéb bevételt is tartalmaz, a honvédelmi miniszter hagyja jóvá. (2) A költségviselő katonai szervezet részére a kiadások fedezetét célelőirányzatként kell jóváhagyni, a finanszírozást pedig céltámogatásként kell biztosítani. (3) Feladatváltozás esetén az előirányzatok módosítását a részköltségvetés összeállításáért felelős vezető szolgálati úton soron kívül a HM KPÜ-nél kezdeményezi. A módosítás jóváhagyására jogosult: a) amennyiben a költségvetés fő összege változik: a ke retgazda szervezet egyetértését követően az (1) bekezdés szerinti jóváhagyó, b) amennyiben a költségvetés fő összege nem változik: a HM KPÜ vezérigazgatója ba) pénzügyi jellegű kiadásoknál saját hatáskörben, bb) logisztikai jellegű kiadásoknál az MH ÖHP vagy HM FLÜ, bc) infrastrukturális jellegű kiadásoknál a HM IÜ, bd) egészségügyi kiadásoknál az MH HEK, szakmai javaslatai alapján. Finanszírozás 8. § (1) A rendezvények előkészítő szakaszában, a költségvetés jóváhagyását megelőzően bármilyen kiadás, kötelezettségvállalás csak a keretgazda szervezet vezetőjének előzetes engedélyével teljesíthető. Az erre irányuló igényeket a költségviselő katonai szervezetek – a kiadás jellegétől függően az MH ÖHP, az MH HEK, a HM FLÜ, a HM IÜ, illetve a HM KPÜ útján – a keretgazdák részére felterjesztik. (2) Engedélyezést követően forráshiány esetében – amennyiben az alapköltségvetése terhére nem megelőlegezhető – a költségviselő katonai szervezet előfinanszírozást kérhet. 9. § A külföldi résztvevők helyszíni térítéseit, illetve az átutalásaikat be kell építeni a rendezvény költségvetésébe, és a kiadások fedezetére kell felhasználni. A jóváhagyott előirányzatok felhasználása, elszámolása 10. § A jóváhagyott célelőirányzatok terhére kötelezettséget vállalni annak a szervnek a vezetője jogosult, amely szerv részére az előirányzat biztosításra került. 11. § A rendezvénnyel kapcsolatban felmerült kiadásokkal, felhasználásokkal kapcsolatos okmányokon (számlák, utalványok stb.) fel kell tüntetni a rendezvény megnevezését, azt, hogy a kiadás, felhasználás mely résztvevőt terheli, a címrendkódot, valamint a rendezvényre meghatározott projektkódokat. 12. § (1) A költségviselő katonai szervezetek ellátását biztosító pénzügyi referatúra vezetőjének az érintett logisztikai és infrastrukturális ág vezetőivel együttműködésben a rendezvénnyel összefüggésben felmerült kiadásokról elszámolást kell készítenie. Az elszámolás elkészítéséért a költségviselő katonai szervezet parancsnoka és a katonai szervezet ellátását biztosító pénzügyi referatúra vezetője együttesen felelős. Az elszámolásokat a HM KPÜ részére, a rendezvény végrehajtásáért felelős katonai szervezet útján kell megküldeni a rendezvény befejezését követő 20 napon belül. (2) A rendezvény végrehajtásáért felelős és arra célelőirányzatban is részesült katonai szervezet ellátását biztosító pénzügyi referatúra vezetője, az érintett katonai szervezetek által megküldött, a 3. számú melléklet szerinti elszámolások alapján, a jóváhagyott költségvetésről szóló összesített elszámolást készít. Az elszámolást a rendezvény befejezését követő 30 napon belül meg kell küldeni a HM KPÜ részére. (3) A HM KPÜ a gyakorlatokon ténylegesen felhasznált költségvetési kiadásokról – gyakorlat és kiemelt előirányzat csoportonként – a keretgazda szervezeteket negyedévente írásban tájékoztatja a 4. számú melléklet szerinti formában. Egyéb rendelkezések 13. § (1) A rendezvényben érintett és célelőirányzatban részesült katonai szervezet a rendezvényhez szükséges anyagok, eszközök, készletek biztosítására és szolgáltatások igénybevételére MH-n belül, megrendelés megküldésével köteles igényeinek kielégítését kezdeményezni, illetve biztosítani. Külföldön végrehajtott gyakorlatok alkalmával a fogadó nemzettől igénybe vett szolgáltatások és technikai eszközök térítési rendjéről angol nyelvű technikai megállapodást (Technical Agreement) kell készíteni. (2) Minden – a katonai szervezet részére biztosított célelőirányzat felhasználásával járó – kiadást, a kiadás jellege szerinti főkönyvi számlán és az MH Számlarendjében meghatározott szakfeladatra kell elszámolni. Ebben az esetben a költség részét képezi a termékbeszerzést, szolgáltatás igénybevételét terhelő, előzetesen felszámított általános forgalmi adó összege is, tekintet nélkül arra, hogy annak elszámolása külön főkönyvi számlán történik. A felmerült kiadások egységes könyvviteli elszámolására a meghatározott címrend és projekt kódokat kell alkalmazni. (3) A rendezvényekhez kapcsolódó megbízási díjakat, pótlékokat az állományilletékes katonai szervezetek intézményi költségvetésükben tervezik, illetve a vonatkozó jogszabályok, utasítások és belső rendelkezések alapján annak terhére számolják el. (4) A rendezvények végrehajtásával kapcsolatos szakmai és nagybani, feladatorientált költségelszámolást a végrehajtásért felelős szervezet adatszolgáltatása alapján a keretgazda, a részletes pénzügyi elszámolást a HM KPÜ készíti el. Záró rendelkezések 14. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba. (2) Ezen utasítás hatálybalépésekor folyamatban lévő és jóváhagyott költségvetési előirányzattal bíró nemzetközi rendezvények esetében a költségvetési előirányzatok elszámolá sakor a nemzetközi rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről szóló 83/1998. (HK 4/1999.) HM utasítás előírásait kell alkalmazni. (3) Ezen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a nemzetközi rendezvények egyes költségvetési és pénzügyi kérdéseiről szóló 83/1998. (HK 4/1999.) HM utasítás. Dr. Szekeres Imre s. k., honvédelmi miniszter