1/2016. (I. 7.) ORFK utasítása a belföldi reprezentációról.

1/2016. (I. 7.) ORFK utasítása a belföldi reprezentációról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, a Rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 6. § (1)  bekezdés b)  pontjában kapott felhatalmazás alapján a  belföldi reprezentáció egységes szabályozása, a  várható kiadások tervezhetősége, valamint a normaösszegek meghatározása és a pénzügyi fegyelem szigorú betartása érdekében kiadom az alábbi utasítást: I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Ezen utasítás szervi hatálya kiterjed: a) az Országos Rendőr-főkapitányságra (a továbbiakban: ORFK); b) a Készenléti Rendőrségre (a továbbiakban: KR); c) a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságra (a továbbiakban: RRI); d) a Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézetre (a továbbiakban: BSZKI); e) a Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központra (a továbbiakban: NEBEK); f ) a Rendőrségi Oktatási és Kiképző Központra (a továbbiakban: ROKK); g) a megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságokra; h) a rendőrkapitányságokra és a határrendészeti kirendeltségekre [a továbbiakban az a)–h) alpontok együtt: költségvetési szerv]. 2. Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed: a) a költségvetési szerv 1.  mellékletben felsorolt vezetőit megillető költségtérítésre (a továbbiakban: vezetői reprezentáció); b) a költségvetési szerv éves rendezvénytervében felsorolt ünnepségekre, rendezvényekre, valamint az  éves feladattervében szereplő vezetői értekezletekre (a továbbiakban: rendezvény); c) a költségvetési szerv egyéb, a b) alpontba nem tartozó rendezvényeire (a továbbiakban: egyéb rendezvény); d) a b) alpontba nem tartozó, rendszeres vezetői értekezletekre [a továbbiakban az a)–d) alpontok együtt: belföldi reprezentáció]. II. FEJEZET A BELFÖLDI REPREZENTÁCIÓRA VALÓ JOGOSULTSÁG 3. A vezetői reprezentáció felhasználására az 1. mellékletben felsorolt vezetők az ott meghatározott keretösszeg erejéig jogosultak. 4. A vezetői reprezentáció terhére csak a  vezetői tevékenységgel összefüggő, reprezentációs célokat szolgáló alábbi kiadások számolhatók el: a) ásványvíz, üdítő; b) kávé, tea, kapucsínó- és forró csokoládé (kakaó) por; c) kávétejszín, tej, tejpor, tejszínhab; d) citrom, citrompótló; e) méz, cukor, édesítőszer; f ) édes- és sós teasütemény; g) mogyoró, ropi; h) édesség (pl. csokoládé, bonbon, keksz, cukorka); i) szendvics, hidegtál, meleg étel; j) virág; k) alkoholos, alkoholmentes italok; l) éttermi, szállodai vendéglátás; m) zöldség, gyümölcs. 5. A költségvetési szerv vezetője a  gazdálkodás körülményeire, valamint a  helyi sajátosságokra tekintettel az 1. mellékletben meghatározottaktól eltérhet, feltéve hogy a) a személyenként megállapított összeg nagysága éves szinten nem haladja meg az 1. melléklet szerinti havi keretösszeg és a jogosultsági hónapok számának szorzatát, és b) a kiadások éves összege nem haladja meg az 1. melléklet alapján számított vezetői reprezentáció keretösszegét. 6. A vezetői reprezentáció a vezetőnek a vezetői beosztásában töltött idejére jár azzal, hogy amennyiben a) a vezetői beosztása az  elszámolási időszakban változik meg, és az  új beosztásában is jogosult vezetői reprezentációra, úgy azt az elszámolási időszakon belül arányosan kell elszámolni; b) a vezetői beosztása vagy a hivatásos szolgálati, kormánytisztviselői, közalkalmazotti jogviszonya megszűnik, úgy a vezetői reprezentáció keretösszegével időarányosan köteles elszámolni. 7. Az 1. és 2.  mellékletben meghatározott keretösszegek és költségnormák felhasználására a  megbízott vezető is jogosult. Amennyiben a  kinevezett vezető más vezetői feladat ellátására is megbízást kap, úgy az  ellátott vezetői beosztásokra vonatkozó keretösszegek és költségnormák közül – az  elszámolási időszakon belül arányosan – a magasabb összegű illeti meg. 8. A vezetői reprezentáció keretösszege nem fizethető ki annak a vezetőnek, akinek távolléte – az éves rendes szabadság kivételével – megszakítás nélkül a  30 napot meghaladja. Erről a  távollétről az  érintett vezető haladéktalanul – legkésőbb a távollét 30. napját követő 2 munkanapon belül – köteles tájékoztatást adni a rendőri szerv pénzügyi feladatait ellátó szervezeti eleme felé. A keretösszeg felhasználhatóságára való jogosultság abban a hónapban szűnik meg, amikor a munkában töltött napok száma 10 napnál kevesebb, és abban a hónapban nyílik meg újra, amikor a munkában töltött napok száma meghaladja a 10 napot. 9. A rendezvény, egyéb rendezvény és a  rendszeres vezetői munkaértekezlet lebonyolítására a  2.  melléklet szerinti mértékű költségnorma jár. 10. Egyéb rendezvény lebonyolítása a  költségvetési szerv vezetőjének engedélyével a  gazdasági vezető által igazolt pénzügyi fedezet mellett történik. 11. A 2. melléklet szerinti mértékű költségnorma – a mindenkori költségvetés lehetőségeinek függvényében – túlléphető, amely a 3. melléklet szerinti igénybejelentő lapon kérelmezhető: a) az ORFK esetében a gazdasági országos rendőrfőkapitány-helyettesnél; b) a KR, valamint a NEBEK, a BSZKI és a ROKK esetében a KR – gazdasági feladatokért felelős – igazgatójánál; c) az RRI esetében – a gazdasági feladatokért felelős – igazgatóhelyettesnél; d) a megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságok, valamint a  rendőrkapitányságok és a  határrendészeti kirendeltségek esetében a gazdasági rendőrfőkapitány-helyettesnél, aki az engedélyt az igénybejelentő lapon adja meg. 12. A 2.  mellékletben nem nevesített rendezvény és vezetői értekezlet csak az  azt kezdeményező vagy lebonyolító szervezeti egység vagy elem (a továbbiakban: lebonyolító) vezetőjének a  vezetői reprezentációja terhére számolható el. 13. Rendezvény, egyéb rendezvény és rendszeres vezetői értekezlet belföldi és külföldi vendégek részére egyaránt szervezhető. III. FEJEZET A BELFÖLDI REPREZENTÁCIÓ ELSZÁMOLÁSÁNAK SZABÁLYAI 1. A vezetői reprezentáció keretösszegének elszámolási szabályai 14. Az országos rendőrfőkapitány és helyettesei a vezetői reprezentáció havi összegét előre, a tárgyhónap 10. napjáig kapják meg. 15. A keretösszeg felhasználását az érintett vezető a tárgyhó utolsó munkanapjáig, de legkésőbb a tárgynegyedév utolsó munkanapjáig a rendőri szerv pénzügyi feladatait ellátó szervezeti eleme felé – a számviteli és az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásai alapján, a  költségvetési szerv nevére kiállított – számla, bizonylat megküldésével köteles igazolni. 16. A költségvetési szerv pénzügyi feladatait ellátó szervezeti elem a számlák, bizonylatok befogadását – ennek során a jogosultság fennállásának és a számlán, bizonylaton szereplő tételek megfelelőségének dokumentált ellenőrzését – követően intézkedik a reprezentációs költségek megtérítéséről. 17. A vezetői reprezentáció összegének kifizetése – a számviteli szabályok alapján – csak az arra jogosult vezető vagy az általa meghatalmazott személy részére történhet. 2. A rendezvény, az egyéb rendezvény és a rendszeres vezetői értekezlet keretösszegének elszámolási szabályai 18. A kezdeményező – ha a rendezvényt, az egyéb rendezvényt és a rendszeres vezetői értekezletet nem maga bonyolítja le – a 4. melléklet szerinti nyomtatványon kijelöli a lebonyolítót. 19. A lebonyolító kitölti a 3. melléklet szerinti igénybejelentő lapot, és azt a kijelölésről szóló nyomtatvánnyal együtt, pénzügyi ellenjegyzés céljából, legkésőbb a  rendezvény, az  egyéb rendezvény és rendszeres vezetői értekezlet tervezett időpontja előtt öt munkanappal megküldi a  kifizetést teljesítő szervezeti egység vagy szervezeti elem (a továbbiakban: kifizető) részére. 20. A lebonyolító a  kifizetés teljesítése érdekében a  kifizető részére benyújtja az  5.  melléklet szerinti elszámoló lapot, valamint az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, bizonylatokat, továbbá a rendezvényen, az egyéb rendezvényen vagy rendszeres vezetői értekezleten ténylegesen részt vevők névsoráról készült jelenléti ívet vagy regisztrációt. 21. Az iratok hiányos benyújtása esetén a kifizető a  lebonyolítót legfeljebb 15 napos határidő tűzésével hiánypótlásra hívja fel. 22. A teljesítés igazolására – az  elszámoló lap záradékának kitöltésével – a  lebonyolító szervezeti egység vagy elem vezetője jogosult azzal, hogy amennyiben az elszámolás bármilyen okból nem megfelelő, úgy a rendezvény, az egyéb rendezvény vagy rendszeres vezetői értekezlet költségei a  kezdeményező vezetői reprezentációs keretösszegét terhelik. 23. Amennyiben a kezdeményező bonyolítja le a rendezvényt, az egyéb rendezvényt és a rendszeres vezetői értekezletet, úgy a 3. és 5. mellékletekben szereplő igénybejelentő és elszámoló lapot a kezdeményező tölti ki. Ebben az esetben az igénybejelentő lapnak a kijelölésről szóló mellékletét mellőzni kell. 24. A rendezvényhez, az egyéb rendezvényhez és a rendszeres vezetői értekezlethez kapcsolódó fogadási és vendéglátási költségnorma felhasználásának elszámolása, valamint a  költségnormának a  vezetői reprezentáció terhére történő túllépése miatt keletkezett költségek elszámolása – a  számviteli és az  általános forgalmi adóról szóló törvények előírásai alapján kiállított – számla ellenében történik. 25. Amennyiben a  rendezvény, az  egyéb rendezvény és a  rendszeres vezetői értekezlet elismerések átadásával egybekötött, úgy a  2.  melléklet szerinti normaösszeg az  összes elismerésben részesült személy száma 120%-ának megfelelő létszámú meghívott vendégre számítható fel. IV. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 26. Ez az utasítás a közzétételt követő hónap első napján lép hatályba. 27. Hatályát veszti a belföldi reprezentációról szóló 4/2007. (OT 2.) ORFK utasítás. Papp Károly r. altábornagy s. k., országos rendőrfőkapitány