1/2016. (II. 18.) NFM utasítása az illetményszámfejtés eljárási rendjéről.

1/2016. (II. 18.) NFM utasítása az illetményszámfejtés eljárási rendjéről. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 62. §-a előírásai alapján – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumnál a központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat és eljárási rendet az alábbiak szerint szabályozom: 1. Az utasítás hatálya 1. § Az  utasítás hatálya a  Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) mint illetményszámfejtő helyet működtető költségvetési szerv állami vezetői, miniszteri biztosai, az NFM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselők és kormányzati ügykezelők, munkaviszonyban álló munkavállalók, valamint munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók (ösztöndíjas foglalkoztatottak, prémium évek programba helyezettek) (a  továbbiakban együtt: foglalkoztatott) illetményének és egyéb járandóságainak számfejtésével összefüggő feladatokra terjed ki. 2. Értelmező rendelkezések 2. § Az utasítás alkalmazásában: 1. központosított illetményszámfejtés: a  Magyar Államkincstár (a továbbiakban: MÁK) által biztosított egységes illetmény-számfejtési, eljárási és információs rendszer, amely az  NFM-ben foglalkoztatottak illetményének számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki; 2. NFM illetményszámfejtő hely: az NFM Gazdálkodási Főosztály. 3. Az illetményszámfejtés működése 3. § (1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat a MÁK és az NFM illetményszámfejtő hely közösen látja el. (2) Az NFM illetményszámfejtő hely feladatai magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatást, az illetményszámfejtés ellenőrzését, valamint a nem rendszeres és külső személyi juttatások intézményi ágon történő számfejtését. 4. Rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatok 4. § (1) Az NFM illetményszámfejtő hely rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai: a) a  jogviszony létesítése, módosítása, továbbá a  jogviszony megszüntetése a  KIRA illetményszámfejtő rendszerben (a továbbiakban: KIRA); b) a  járandóságokat terhelő levonásokkal, egészségbiztosítási ellátásokkal kapcsolatos dokumentumok, bizonylatok felülvizsgálata, a MÁK részére történő megküldése. (2) Az  NFM illetményszámfejtő hely feladata a  Személyügyi Főosztály (a továbbiakban: SZF) által megküldött, az  1.  § szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumok rögzítése a KIRA-ban: a) kinevezés; b) adatfelvételi lap a foglalkoztatott törzsadatairól; c) ösztöndíjas foglalkoztatott szerződése és adatfelvételi lapja; d) prémiuméves foglalkoztatott, valamint különleges foglakoztatási állományba helyezett foglakoztatásról szóló megállapodás meghosszabbítása; e) önkéntes nyugdíjpénztári belépési nyilatkozat; f ) egészségpénztári belépési nyilatkozat; g) cafetéria-nyilatkozat; h) levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok (szakszervezeti tagság, önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári saját rész, meghatalmazás folyószámlára való fix összegű utalásról). (3) Az  NFM illetményszámfejtő hely feladata az  SZF által megküldött, a  jogviszonyok létesítésével kapcsolatos alábbi dokumentumok továbbítása a MÁK részére: a) előző munkáltatótól kapott igazolások: adóadatlap, levonásokkal kapcsolatos nyilatkozatok, munkaviszony igazolás (az előző jogviszonyból származó igazolások hiányában a  foglalkoztatott nyilatkozata a köztartozás-mentességről); b) igazolvány a  biztosítási jogviszonyról és az  egészségbiztosítási ellátásokról (TB kiskönyv), ennek hiányában a foglalkoztatott nyilatkozata arról, hogy azt kiadni, pótolni nem tudja; c) letiltások (köztartozások, gyermektartási díj esetén); d) adókedvezmények érvényesítéséről szóló bizonylatok. (4) Az  NFM illetményszámfejtő hely feladata az  SZF által megküldött, az  1.  § szerinti jogviszonyok megszüntetésével kapcsolatos alábbi dokumentumok továbbítása a MÁK részére: a) jogviszonyt megszüntető dokumentum; b) cafetéria-elszámolás; c) elszámolólap. (5) Az  NFM illetményszámfejtő hely feladata a  jogviszonnyal kapcsolatos egyéb dokumentumok továbbítása a MÁK részére: a) az  önálló szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján az  igazolt és igazolatlan távollétek, betegség miatti távollétek, gyermek gondozása, ápolása miatti távollétek rögzített állománya; b) egészségbiztosítási ellátásokkal (táppénz, üzemi baleseti táppénz, csecsemőgondozási díj, gyermekgondozási díj) kapcsolatos igazolások, igénybejelentések; c) a bírósági letiltás, jogerős végrehajtási határozat alapján történő végrehajtás (egyidejűleg az érintett munkatárs, valamint a letiltás érvényesítését kérő személy értesítése a letiltás foganatosításáról); d) szervezeti átalakulás esetén az egyes önálló szervezeti egységek részére biztosított azonosító kódok. (6) A  MÁK havi számfejtési ütemterve alapján az  SZF a  főszámfejtés zárását megelőzően legkésőbb két nappal az NFM illetményszámfejtő hely rendelkezésére bocsátja a tárgyhónapban jogviszonyt létesítőknek az 1. § szerinti jogviszonyok létesítésével kapcsolatos okiratait. (7) Az  NFM illetményszámfejtő hely ellenőrzi a  MÁK által megküldött havi illetmény-számfejtési állományt, majd a javításokat, módosításokat megküldi a MÁK részére. (8) A MÁK által végzett havi főszámfejtést követően az NFM illetményszámfejtő hely a KIRA E-adattárból letöltött alábbi utalási állományok alapján gondoskodik az utalásról: a) a MÁK által elszámolt nettó járandóságok; b) pénzbeli egészségbiztosítási ellátások; c) letiltások, levonások; d) önkéntes kölcsönös nyugdíj- és egészségpénztári egyéni tagdíjak és munkáltatói kiegészítések; e) nem rendszeres ágon számfejtett kifizetések. (9) Az NFM illetményszámfejtő hely feladata az (1)–(8) bekezdésben foglaltakon túlmenően: a) a  munkáltatói szerződések megkötésének előkészítése az  önkéntes kölcsönös nyugdíj-, valamint egészségpénztárakkal; b) az  önkéntes nyugdíj- és egészségpénztári bevallással kapcsolatban a  MÁK által megküldött összesített, pénztárankénti lista ellenőrzése és továbbítása a pénztárak felé; c) a  jövedelemre vonatkozó igazolások, valamint az  Európai Egészségbiztosítási Kártya igénylésére szolgáló igazolások kiadása; d) a  személyi jövedelemadó bevallással kapcsolatos munkáltatói igazolások, nyilatkozatok, aláíróívek kiadása az  önálló szervezeti egységek részére (az év közben megszűnt jogviszony esetén a  munkáltatói igazolás megküldése a foglalkoztatott lakcímére); e) az adóbevallással kapcsolatos nyilatkozatok, kedvezményre jogosító igazolások megküldése a MÁK részére; f ) az éves adóelszámolások, aláírólisták megküldése az NFM önálló szervezeti egységei részére, a visszaérkező listák továbbítása a MÁK felé; g) a fővárosi és megyei kormányhivatalok megkereséseire vonatkozó adatszolgáltatás; h) a munkáltató részére szükséges éves, havi, napi szintű kimutatások előállítása a KIRA rendszer segítségével. 5. Az NFM illetményszámfejtő hely nem rendszeres illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatai 5. § (1) Az NFM illetményszámfejtő hely az alábbi, nem rendszeres kifizetéseket rögzíti a KIRA-ban: a) deviza napidíj az NFM Igazgatás (a továbbiakban: Igazgatás) elszámolása alapján; b) kitüntetésekkel járó pénzjutalom az SZF feljegyzése alapján; c) célfeladathoz kötődő céljuttatás a  közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: KÁT) által jóváhagyott teljesítésigazolások alapján, amelyeket az SZF továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére; d) teljesítményértékelő rendszerhez kapcsolódó jutalom a  KÁT által jóváhagyott lista alapján, amelyet az  SZF továbbít az NFM illetményszámfejtő hely részére; e) utazási költségtérítés az Igazgatás elszámolása alapján; f ) rendszeres ágon nem számfejthető természetbeni juttatások az egyéni cafetéria-nyilatkozatok alapján; g) személyhez nem köthető egyéb kifizetések (pl. szakmai képzések költsége) a Gazdálkodási Főosztály összesítője alapján; h) számlával elszámoló személyek juttatásai az Igazgatás elszámolási bizonylata alapján. (2) Az  NFM illetményszámfejtő hely végzi a  megbízási díjak számfejtését a  részére megküldött teljesítésigazolások alapján, valamint a változóbérek számfejtését (pl. szabadidő-megváltás, helyettesítési díj) az SZF feljegyzése alapján. 6. Az illetmények kifizetése 6. § (1) Az  illetmény kifizetésének napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 5. napja, amennyiben ez a nap szabadvagy munkaszüneti nap, akkor az  azt megelőző munkanap. A  fizetési jegyzékek kiadásának napja legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 10. napja. (2) A  rendszeres juttatások számfejtésének időszaka a  tárgyhónap, amely hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a tárgyhó utolsó napjáig terjed. (3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak elszámolási időszaka – az önálló szervezeti egységek által megküldött távolmaradási jelentések alapján – a tárgyhónap 1. napjától a hónap utolsó napjáig tart. 7. Záró rendelkezések 7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Hatályát veszti az illetményszámfejtés eljárási rendjéről szóló 11/2014. (III. 31.) NFM utasítás. (3) Jelen utasítás 4.  § (5)  bekezdés b)  pontjának rendelkezéseit a  csecsemőgondozási díj vonatkozásában a  2015. január 1. napját követően született gyermekek esetében kell alkalmazni. Dr. Seszták Miklós s. k., nemzeti fejlesztési miniszter