25/2012. (XII. 29.) VM utasítása a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból nyújtott támogatások felhasználása ellenőrzésének, és a beszámolók

25/2012. (XII. 29.) VM utasítása a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból nyújtott támogatások felhasználása ellenőrzésének, és a beszámolók összeállításának szabályairól. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben (továbbiakban: Áht.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (továbbiakban: Ávr.) foglalt szabályozás alapján a Vidékfejlesztési Minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból államháztartáson belüli, vagy azon kívüli szervezetek számára nyújtott támogatásokkal kapcsolatos pályázati felhívások összeállítására, támogatási szerződések megkötésére és a támogatások felhasználásáról szóló szakmai és pénzügyi beszámolók ellenőrzésére vonatkozóan az alábbi utasítást adom ki: Értelmező rendelkezések 1. § Az utasítás alkalmazásában: 1. Támogató: a projekt megvalósításához anyagi forrást biztosító fél (a Vidékfejlesztési Minisztérium), (a Vidékfejlesztési Minisztérium a továbbiakban: Támogató). 2. Kedvezményezett: a projekt megvalósításához anyagi forrást kapó fél. 3. Lebonyolító szervezet: a Támogató megbízása alapján a pályázati felhívásra beérkezett pályázatokat kezeli, általában a pályázatok befogadásától azok lezárásáig (a döntés meghozatala és a szerződéskötés kivételével), a támogatások utalását is ide értve. 4. Támogatás: a fejezeti kezelésű előirányzatokból a Támogató által megvalósításra érdemesnek ítélt pályázati programokhoz, vagy egyedi miniszteri döntés alapján egy bizonyos program, vagy feladat megvalósításához nyújtott pénzbeli támogatás, illetve támogatási megállapodás, vagy megbízási szerződés alapján a Támogató alapfeladatainak ellátásához igénybe vett külső szervezet részére nyújtott forrás. 5. Projekt: tartalmilag és formailag részletesen kidolgozott, megfelelő pénzügyi háttérrel és végrehajtási ütemezéssel rendelkező fejlesztési elképzelés, feladat, illetve elérni kívánt cél. 6. Beszámoló: a Kedvezményezett által a Projekt megvalósításáról és a kapott Támogatás felhasználásáról készített szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás együtt. 7. Szakmai ellenőrzés: a szerződést, megállapodást aláíró, azaz kötelezettséget vállaló szakfőosztály (a továbbiakban: Szakfőosztály) által végzett ellenőrzés, mely elsősorban a támogatott feladat, megrendelt szolgáltatás szakmai szempontú végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozik, az elszámolásra benyújtott számlák tartalmának a megvalósításhoz kapcsolódó ellenőrzése mellett. 8. Pénzügyi ellenőrzés: a Támogató Költségvetési és Gazdálkodási Főosztálya (továbbiakban: KGF) végzi az elszámolásra benyújtott számlák, bizonylatok számviteli, és az Áfa-törvényben szereplő előírások, valamint egyéb vonatkozó jogszabályi előírások alapján; a számlák tartalmának megfeleltetése a pénzügyi szabályoknak. 9. Jogosulatlanul igénybe vett támogatás: a jogszabálysértően, nem rendeltetésszerűen vagy szerződésellenes módon felhasznált költségvetési támogatás. 10. Költségvetés: mindazon pénzügyi tétel felsorolása, kalkulációval történő alátámasztása, melyek a támogatandó Projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek, és amelyekre vonatkozóan egyenként megjelöli a Kedvezményezett támogatási igényét, a megvalósításhoz biztosított önerőt, a feladat végrehajtásához szükséges bruttó költséget (Támogatás+önerő), valamint a Támogatásból finanszírozandó költségek visszaigényelhető áfa-tartalmát. Önerő csak a pályázati felhívás előírása alapján szerepel a költségvetésben. 11. Módosított költségvetés: amennyiben a támogatási igény, pályázat az eredetileg benyújtott költségvetéshez képest kisebb összeggel kerül támogatásra, a pályázati felhívás, vagy szerződéskötési feltételek értelmében módosított tartalommal összeállított költségvetés, mely az eredetihez képest nem tartalmaz új költségelemeket. 12. Támogatás elkülönített kezelése: a könyvelésben a Támogatás felhasználását az egyéb pénzeszközöktől elkülönítve kell könyvelni és kezelni. 13. Lezárás, elfogadó nyilatkozat: pályázat és egyéb támogatás esetén a beszámoló elfogadását követően a kötelezettségvállaló írásban nyilatkozik a beszámoló, illetve a szakmai teljesítés elfogadásáról. Az Utasítás hatálya 2. § (1) Jelen utasítás nem vonatkozik azon fejezeti kezelésű előirányzatokra, melyek esetében a forrásátadás kizárólag lebonyolító szervezeten keresztül történik. (2) Jelen utasítás hatálya kiterjed minden további eredeti tárgyévi, valamint maradványból működő előirányzatra, melyből államháztartáson belüli és kívüli szervezetek (szerződés, megbízás, megállapodás alapján) pénzügyi forráshoz juthatnak. Szerződéskötés, költségvetés és beszámolási útmutató 3. § (1) A melléklet útmutatójában szereplő előírásokat figyelembe kell venni a Projekt meghatározásakor és a pályázati felhívás, illetve a szerződés összeállításakor. (2) A felek által aláírt támogatási szerződés elválaszthatatlan részét képezi a Támogató honlapján elektronikusan elérhető „beszámoló” nyomtatvány és annak függeléke. (3) A „beszámoló” nyomtatvány és a függelék elektronikus úton való folyamatos elérését a Támogató honlapján kell biztosítani. (4) A Kedvezményezett feladata a szerződés ezen mellékletének letöltése és kitöltött formában, határidőre való megküldése. 4. § (1) A megítélt Támogatás felhasználása kapcsán keletkező és elszámolható költségek körét a szerződésben, vagy annak elválaszthatatlan mellékletét képező Költségvetésben kell rögzíteni. (2) A Költségvetésnek kellő részletességgel kell tartalmaznia a szerződésben rögzített feladat végrehajtása kapcsán felmerülő és a Támogató által elfogadott költségelemeket. Szükség esetén egy-egy költségvetési tétel esetében kalkulációt is szerepeltetni kell (pl. főnapFt ). Beszámoló, hiánypótlás és elfogadás 5. § (1) A támogatási szerződésben rögzített feladat végrehajtásáról, a nyújtott Támogatás felhasználásáról és elszámolásáról szóló Beszámolót a szerződésben rögzített teljesítési határidőt követő 30 napon belül kell a Szakfőosztályhoz benyújtani. (2) A Beszámoló benyújtási határidejének eredménytelen eltelte esetén a Szakfőosztály felszólítja a Támogatottat a Beszámoló benyújtására 15 munkanapos határidővel. 6. § A Beszámoló alapján, annak beérkezését követő 30 napon belül a Szakfőosztály ellenőrzi a feladat szakmai teljesítését és az elszámolásban szereplő számlák tartalmát a feladathoz való illeszkedés tekintetében. 7. § (1) A Beszámoló teljes pénzügyi szempontú ellenőrzését a KGF végzi. (2) A pénzügyi ellenőrzéshez a Szakfőosztály a KGF részére megküldi a Beszámoló teljes anyagával együtt a támogatási szerződést és a Költségvetést, egyúttal jelzi, hogy a szakmai beszámoló elfogadható vagy hiánypótlás szükséges. 8. § (1) A Beszámoló ellenőrzését jelen utasítás 1. melléklete szerint kell végezni. (2) A Beszámolóval kapcsolatos hiánypótlásra egy alkalommal van lehetőség. (3) A szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlás határideje a felszólítás kézhezvételétől számított 15. munkanap. A számítását az Ávr. 89. §-a szerint kell alkalmazni. 9. § (1) A Beszámolóval kapcsolatos egyszeri hiánypótoltatást a Szakfőosztály végzi. (2) A szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlási felhívást egyszerre, egy küldeményben kell közölni a Kedvezményezettel. (3) A pénzügyi szempontú (elszámolást érintő) hiánypótlást a KGF jelzi a Szakfőosztálynak a KGF-re érkezést követő 15 munkanapon belül. (4) A beérkezett hiánypótlást a Szakfőosztály ellenőrzi a 6. §-ban leírtak szerint. Amennyiben a hiánypótlással kiegészített Beszámoló elfogadást nyer, intézkedik a KGF felé a még kifizetésre váró Támogatás utalásával kapcsolatban. (5) A Szakfőosztály szükség esetén a hiánypótlást a Beszámolóval együtt megküldi a KGF-re pénzügyi ellenőrzés céljából. A KGF 15 munkanapon belül tájékoztatja a Szakfőosztályt a hiánypótlás pénzügyi szempontból történő elfogadásáról, vagy a továbbra sem elfogadható tételekről, indoklással együtt. (6) Amennyiben a hiánypótlást követően sem teljes körű a Beszámoló, azt a megismert tartalma alapján kell értékelni. Ha a teljesítés nem ítélhető meg 100%-osnak, az Ávr.-ben meghatározottak szerinti szankciót kell alkalmazni. Teljes összegű előfinanszírozás esetén a Támogatást részben vagy egészben kamatokkal kell visszafizettetni az Ávr. szerinti határidő tűzésével és kamat alkalmazásával. a) Utófinanszírozás esetén az elfogadott teljesítésnek megfelelően kell a csökkentett összegű kifizetést teljesíteni. b) A Szakfőosztály a KGF Beszámolóval és hiánypótlással kapcsolatos véleményét figyelembe veszi az elfogadott teljesítés %-os arányának meghatározásában. (7) Amennyiben a (6) bekezdés alapján kiadott visszafizetési felszólítás határidőre nem teljesül, a követelés érvényesítésével kapcsolatban az Ávr., illetve a Polgári Törvénykönyv szerinti intézkedéseket kell megtenni. 10. § Amennyiben a Beszámoló mind szakmai, mind pénzügyi szempontból elfogadható, arról, illetve a pályázat lezárásáról a Szakfőosztály írásban értesíti a Kedvezményezettet, egyúttal nyilatkozik – a szerződésben foglaltaknak megfelelően – a felhatalmazó levelek visszavonásáról is. 11. § Utófinanszírozás esetén a lezárással vagy elfogadó nyilatkozattal egy időben a Szakfőosztály megkéri a KGF intézkedését a kifizetéssel kapcsolatban a 22/2012. (X. 27.) VM utasítás kitöltött 1. sz. melléklete (Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése adatlap) megküldésével. Hatálybalépés 12. § Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Dr. Fazekas Sándor s. k., vidékfejlesztési miniszter