5/2017. (VI. 22.) FM utasítása a projektek nyomon követéséről.

5/2017. (VI. 22.) FM utasítása a projektek nyomon követéséről. A Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendeletben meghatározott feladat- és hatáskörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a projektek nyomon követéséről az alábbi utasítást adom ki: 1. § Az utasításban foglaltakat a Földművelésügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) önálló szervezeti egységei (a továbbiakban: Minisztérium szervezeti egysége) és a földművelésügyi miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó központi költségvetési szervek, a  vagyonkezelésébe vagy a  tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok, valamint azok többségi részesedésével működő gazdasági társaságok (a továbbiakban: Intézmény) által kezdeményezett projektek előkészítése és végrehajtása (a továbbiakban: projekt) során kell alkalmazni. 2. § Ezen utasítás alkalmazásában 1. mérföldkő: olyan kulcsdöntési pontok (állomások) egy projekt kezdete és vége között, amelyeket a projektnek el kell érnie egy adott időpontban, hogy megvalósíthassa a végső projektcélokat; 2. projekt: meghatározott cél elérésére irányuló határidő-, költség-, erőforrás- és minőségkorlátokkal rendelkező, adott szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat, amely konkrét célokat valósít meg, és a célok eléréséhez erőforrásokat rendel. Időben és térben jól körülhatárolt, összetett feladat, amely a kijelölt világos céloknak megfelelő tevékenységek és a  rendelkezésre álló erőforrások összehangolt ésszerű felhasználásával valósítható meg; 3. projektötlet: egy lehetséges projekt körvonalait fogalmazza meg, többnyire sok bizonytalanságot tartalmaz, a szakmai tartalom nem rögzített, a költségek csupán nagyságrendi szinten becsültek, esetleg több alternatívában megfogalmazva; 4. intézményi adminisztrátor: a  Minisztérium szervezeti egységei és az  Intézmények részéről kijelölt kapcsolattartó, aki felelősségi körébe tartozik a Minisztérium Pályázati Monitoring Rendszer (a továbbiakban: PMR) adatokkal való feltöltése. 3. § A Minisztérium a jelen utasításban foglalt feladatait – a miniszter irányításával, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár közvetlen felügyelete mellett – a Projektirányítási és Informatikai Főosztály (a továbbiakban: PIF) útján látja el. 4. § A PIF a  projektek nyomon követése érdekében létrehozta a  PMR-t, amely a  http: // pmr.fm.gov. hu címen érhető el. A PMR bevezetésének célja egy ágazati monitoring rendszer kidolgozása, amely segítséget nyújt a Minisztériumhoz kapcsolódó Európai Unió által finanszírozott, hazai és egyéb forrásból megvalósuló projektek engedélyezésében, státuszkövetésében és a projektmenedzsment folyamatainak portfólió szintű összefogásában. 5. § A Minisztérium szervezeti egységei, illetve az  Intézmények a  projektek nyomon követése érdekében intézményi adminisztrátort kötelesek kijelölni az  utasítás hatálybalépését követő 10 napon belül. A  kijelölést az  1.  melléklet szerinti levélben kell kezdeményezni a PIF főosztályvezetője felé. A PIF a kijelölt intézményi adminisztrátor számára hozzáférést biztosít a PMR rendszerhez. 6. § (1) A  Minisztérium szervezeti egysége, illetve az  Intézmény a  tervezett projektötlete kapcsán köteles a  PIF előzetes egyetértését kérni. A  kérelemhez csatolni kell a  Minisztérium szervezeti egysége szakmai irányítását ellátó állami vezető, illetve az Intézmény szakmai felügyeletét ellátó szakmai főosztály főosztályvezetője (a továbbiakban: Szakmai Főosztály) által aláírt, a  2.  melléklet szerinti támogató nyilatkozatot. Támogató nyilatkozat hiányában a  PIF-nek a kezdeményezést érdemi vizsgálat nélkül el kell utasítania. (2) A kezdeményezést a PMR-en keresztül kell megindítani. A PMR által generált adatlapot a PIF vezetője részére a PMR rendszeren keresztül, szkennelve, elektronikusan kell benyújtani a  Minisztérium szervezeti egysége vezetőjének, illetve az  Intézmény képviseletére jogosult vezetőjének aláírásával ellátva. A  PIF a  kezdeményezést megvizsgálja, indokolt esetben további adatokat kér a kezdeményezést benyújtó szervezeti egység, illetve az Intézmény vezetőjétől vagy a  Szakmai Főosztálytól vagy az  Intézmény szakmai irányítását gyakorló állami vezetőtől, és ezek alapján gyakorolja előzetes egyetértési jogát, melyről a PMR-en keresztül tájékoztatja az  Intézményt. A PIF a  tájékoztatást a kezdeményezésről szóló aláírt nyilatkozat PIF-hez érkezését követő 5 munkanapon belül küldi meg. (3) A  Minisztérium szervezeti egységének, illetve az  Intézménynek a  PMR megfelelő felületén kell kezdeményeznie az  elfogadott projektötletei alapján meginduló, valamint az  utasítás hatálybalépésekor már benyújtott vagy támogatási szerződéssel már rendelkező projektjei nyilvántartásba vételét. A PIF a kezdeményezett nyilvántartásba vételt megvizsgálja, indokolt esetben további adatokat kér a  Minisztérium szervezeti egységétől, illetve az  Intézménytől, vagy jóváhagyja a  projekt nyilvántartásba vételét, melyről a  PMR-en keresztül tájékoztatja a Minisztérium szervezeti egységét, illetve az Intézményt. A PIF a tájékoztatást a kezdeményezés hivatalos formájának PIF-hez érkezését követő 5 munkanapon belül küldi meg. (4) A Minisztérium szervezeti egységének, illetve az Intézménynek a benyújtott pályázatok elbírálásának eredményéről, a  pályázattal kapcsolatos minden fontosabb eseményről, teendőről (támogatási szerződéssel, mérföldkövekkel, elszámolásokkal, beszerzésekkel, ellenőrzésekkel kapcsolatos információk) időszakos előrehaladási jelentést kell küldenie a  PMR megfelelő felületén keresztül a  PIF részére az  esemény felmerülésekor, de legalább havi rendszerességgel. (5) A  Minisztérium szervezeti egységének, illetve az  Intézménynek a  projekttel kapcsolatos kockázatokról azonnal tájékoztatást kell küldenie a PMR megfelelő felületén keresztül. (6) A Minisztérium szervezeti egységének, illetve az Intézménynek minden projekt esetében fel kell töltenie a projekthez kapcsolódó, a 3. melléklet szerinti fontosabb dokumentumokat a PMR rendszerbe. (7) Az Intézmény a PIF kérésére köteles eseti beszámolót készíteni. 7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Hatályát veszti a  vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a vagyonkezelésébe, vagy tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok fejlesztéseinek és projektjeinek egyes kérdéseiről szóló 7/2013. (III. 29.) VM utasítás. Dr. Fazekas Sándor s. k., földművelésügyi miniszter