Memorandum de finanţare din 10 martie 2006

MEMORANDUM DE FINANŢARE din 10 martie 2006 între Comisia Europeană şi Guvernul României privind asistenţa financiară nerambursabilă acordată prin Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare pentru măsura "Asistenţa tehnica privind elaborarea portofoliului de proiecte pentru fondurile structurale în sectorul rutier localizate în regiunile de nord-vest, nord-est, est, sud-est, sud şi în centrul României"*) Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 722 bis din 23 august 2006 __________ Notă ... *) Aprobat de Ordinul nr. 561 din 7 aprilie 2006, publicat în Monitorul Oficial Nr. 722 din 23 august 2006, Partea I.

Măsura ISPA nr. 2005/RO/16/P/PA/003 MEMORANDUM DE FINANŢARE Comisia Europeană, denumita în continuare "Comisia", actionand în numele şi pentru Comunitatea Europeană, denumita în continuare "Comunitatea", reprezentată prin dl. Graham Meadows, Director General pentru Politici Regionale, pe de o parte, şi Guvernul României, denumit în continuare "Beneficiarul", pe de altă parte, AU CONVENIT URMĂTOARELE:

Articolul 1

Măsura la care se face referire în art. 2 va fi implementata şi finanţată din resursele bugetare ale Comunităţii în conformitate cu prevederile cuprinse în prezentul memorandum. Măsura la care se face referire în art. 2 va fi implementata cu respectarea condiţiilor generale prevăzute în anexa la Acordul cadru semnat între Comisie şi Beneficiar, completat cu prevederile prezentului memorandum şi ale anexelor la acesta.

Articolul 2Identificarea măsurii

Instrumentul pentru Politici Structurale de Preaderare va contribui, sub forma asistenţei financiare nerambursabile, la finanţarea următoarei măsuri descrise în anexa nr. I:

Numărul măsurii: 2005/RO/16/P/PA/003 Denumirea măsurii: Asistenţa tehnica privind elaborarea portofoliului de proiecte pentru Fondurile Structurale în sectorul rutier Durata: Data începerii: data semnării memorandumului de finanţare de către Comisie Data finalizarii: 30 iunie 2008 Localizarea: Regiunile de nord-vest, nord-est, est, sud-est, sud şi centrul României Grupul: TEN-T

Articolul 3Angajamentul

Articolul 4Plăţile

Articolul 5Respectarea dreptului şi politicilor comunitare

Măsura se va realiza cu respectarea prevederilor relevante stabilite în acordurile europene şi va contribui la punerea în aplicare a politicilor comunitare, în special a celor referitoare la transport şi reţele transeuropene.

Articolul 6Proprietatea intelectuală

Beneficiarul şi autoritatea responsabilă cu implementarea, menţionată la pct. 3 din anexa nr. I, se vor asigura în ceea ce priveşte obţinerea tuturor drepturilor de proprietate intelectuală pentru studii, schite, planuri, publicitate şi pentru alte materiale produse în legătură cu planificarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea măsurii. Aceştia vor garanta accesul şi dreptul de a utiliza astfel de materiale de către Comisie sau de către orice alt organism ori persoana delegată de Comisie. Comisia va utiliza aceste materiale numai în scop propriu.

Articolul 7Permise şi autorizaţii

Orice tipuri de permise şi/sau autorizaţii necesare pentru implementarea măsurii trebuie să fie eliberate de autorităţile competente ale Beneficiarului la timp şi în conformitate cu legislaţia naţionala.

Articolul 8Condiţii specifice referitoare la măsura

Includerea unui proiect în cadrul listei indicative din anexa nr. I nu constituie în nici un caz un angajament din partea Comisiei de a susţine financiar realizarea proiectului respectiv.

Articolul 9

Prevederile privind implementarea cuprinse în anexele la prezentul memorandum de finanţare fac parte integrantă din acesta.

Nerespectarea condiţiilor şi prevederilor privind implementarea va fi tratata de Comisie conform procedurii stipulate în secţiunea a VIII a din anexa nr. III.1.

Articolul 10

Textul autentic al acestui memorandum de finanţare este prezentul document, semnat mai jos.

Semnat la Bucureşti, la 10 martie 2006 şi la Bruxelles, la 06 decembrie 2005 Pentru Beneficiar Sebastian Teodor Gheorghe Vladescu Ministrul Finanţelor Publice Pentru Comunitate Graham Meadows Director General Lista anexelor Anexa nr. I Descrierea măsurii Anexa nr. I.a Plan de achiziţii Anexa nr. II Plan financiar Anexa nr. III Anexa nr. III.1 Prevederi financiare privind implementarea ISPA Anexa nr. III.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA Anexa nr. III.3 Model pentru fişa de raportare către Comitetul de Monitorizare şi pentru solicitarea de modificări Anexa nr. III.4 Sisteme de management şi control pentru asistenţa financiară nerambursabilă acordată prin ISPA şi proceduri pentru realizarea de corectii financiare Anexa nr. III.5 Acord cu privire la iregularitati şi la recuperarea sumelor încasate în mod eronat prin ISPA Anexa nr. III.6 Cerinţe privind informarea şi publicitatea Anexa I Descrierea măsurii "Asistenţa tehnica privind elaborarea portofoliului de proiecte pentru Fondurile Structurale în sectorul rutier"

Numărul măsurii: 2005/RO/16/P/PA/003 1. DENUMIREA MĂSURII "Asistenţa tehnica privind elaborarea portofoliului de proiecte pentru Fondurile Structurale în sectorul rutier"

4.2. Adresa: vezi pct. 3.2.

4.3. E-mail: vezi pct. 3.3.

Dezvoltarea coridoarelor de transport transeuropene reprezintă o prioritate internationala susţinută într-un număr de acorduri şi iniţiative internaţionale, cum ar fi: Reţeaua transeuropeana de transport (TEN), Autostrada transeuropeana nord-sud (TEM), acorduri interguvernamentale şi memorandumuri pentru coridoarele de transport europene nr. IV, VII, VIII, IX şi X.

Prezenta măsura este în concordanta cu angajamentele României din cadrul Capitolului 21 "Politica Regionala şi coordonarea Instrumentelor Structurale" în pregătirea Programului Sectorial Operational pentru infrastructura de transport şi cu angajamentele din cadrul Capitolului 9 "Politica în domeniul transporturilor" unde se menţionează că pentru sectorul rutier se urmăreşte creşterea capacităţii de suport a căilor rutiere şi reabilitarea sectoarelor ce aparţin TEN-T. România a solicitat o perioadă de tranzitie pentru îndeplinirea totală a previziunilor Directivei Consiliului nr. 96/53 privind sarcinile pe osie maxime şi dimensiunile admise pentru sectoarele rutiere ce aparţin reţelei de transport trans european TEN-T.

Aceasta măsura ISPA cuprinde pregătirea următoarelor proiecte de infrastructura rutiera care vor fi propuse spre finanţare prin Fondurile Structurale şi Fondul de Coeziune: > Reabilitarea/modernizarea/construirea a patru sectoare rutiere ce aparţin reţelei de transport transeuropene TEN-T:

Termenii de referinţa pentru fiecare contract sunt supuşi spre aprobare Comisiei. Ţara beneficiara va acţiona ca autoritate contractantă. Comisia va primi rapoarte de progres, cel puţin la fiecare doua luni, cu privire la implementarea fiecărui contract.

Lista proiectelor este indicativa şi din aceasta cauza alte proiecte pot fi adăugate acesteia cu acordul scris al Comisiei, inclusiv pentru orice alte modificări la prezentul document.

Obiectivele specifice ale proiectului sunt:

În vederea depăşirii constrangerilor financiare, se are în vedere corectarea blocajelor de trafic existente în cadrul reţelei de transport transeuropene TEN-T pe teritoriul României, prin construcţia de variante de ocolire a centrelor urbane, identificate ca prioritati pe termen scurt sau mediu.

Sectorul de autostrada Cernavoda-Constanta va fi inclus în viitoarea autostrada care leagă Constanta de Marea Neagra prin Bucureşti până la granita româno-ungara şi mai departe până la Budapesta (ex. ramura de nord a Coridorului IV).

S-a prevăzut ca cea mai mare parte a asistenţei tehnice să se asigure prin contractele de servicii prezentate mai jos: > Contractul nr. 1: Asistenţa tehnica pentru studiul de fezabilitate, a proiectul tehnic şi desenele de execuţie şi documentaţia de licitaţie pentru 4 sectoare rutiere:

În plus, asistenţa tehnica pe termen scurt va asigura prezenta unor membri votanti în procesul de evaluare a ofertelor de servicii.

Pentru fiecare din cele 8 proiecte menţionate mai sus scopul include după necesitaţi: elaborarea sau revizuirea studiilor hidrologice şi hidraulice, studii referitoare la terenuri, materialele şi studii geotehnice, studii referitoare la conexiunile cu/de la reţeaua rutiera locală, studii topografice şi de control al solului, studii de teren, cercetări şi previziuni privind traficul şi sarcina pe osie, calcul de dimensionare, estimarea costului, trasarea aliniamentului, identificarea terenurilor ce trebuie expropriate, evaluarea economică în conformitate cu principiile generale pentru analizele cost-beneficiu aplicabile Fondurilor Structurale şi Fondului de Coeziune; elaborarea sau actualizarea adecvată a studiilor de evaluare a impactului asupra mediului şi supunerea acestora consultării publice; elaborarea proiectelor tehnice finale cu detalii de execuţie pentru lucrări (de exemplu, dimensionarea structurii rutiere, dimensionarea sistemului de drenaj, dimensionarea podurilor, dimensionarea podetelor casetate etc.) precum şi reamplasarea utilităţilor publice şi elaborarea documentaţiilor de licitaţie pentru licitaţiile de proiecte internaţionale; asistenţa pentru obţinerea aprobărilor legale şi a autorizaţiilor de construcţie, elaborarea planurilor de exploatare şi întreţinere, asistenţa pentru elaborarea proiectelor propuse pentru finanţare prin Fondurile Structurale/Fondul de Coeziune; traducerea în limba engleza a documentelor relevante şi a rapoartelor disponibile doar în limba română etc.

Pentru dimensionarea structurii rutiere, consultantul se va conformă Directivei Uniunii Europene 96/53 referitoare la sarcinile pe osii şi dimensiuni admise, precum şi normelor româneşti relevante.

Se presupune ca documentaţiile tehnice vor fi finalizate în cursul anului 2007 pentru a putea fi utilizate ca documente suport atunci când autorităţile române vor inainta proiectele pentru obţinerea de suport financiar din Fondurile Structurale.

Achiziţia terenurilor s-a dovedit, din experienta, a fi un proces lung şi complicat şi din aceasta cauza ar trebui să fie finalizată înainte de lansarea licitaţiilor de lucrări. Astfel, identificarea proprietarilor de terenuri şi a parcelelor de pământ va începe odată cu demararea asistenţei tehnice pentru a permite determinarea suprafeţelor de teren ce trebuie achiziţionate, imediat ce aliniamentul a fost fixat.

Defalcarea orientativa a costurilor: ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬───────────┐ │ Descriere │Cost (euro)│ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤ │1. Contract nr. 1: Asistenţa tehnica pentru studiul de fezabilitate, │ │ │ proiectul tehnic final, desenele de execuţie şi documentaţia de │ 7.587.500 │ │ licitaţie pentru 4 sectoare rutiere │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤ │2. Contract nr. 2: Asistenţa tehnica pentru studiul de fezabilitate, │ │ │ proiectul tehnic final, desenele de execuţie şi documentaţia de │ 4.303.500 │ │ licitaţie pentru 4 variante de ocolire │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤ │3. Contract nr. 3: Asistenţa tehnica privind furnizarea de experţi │ │ │ independenţi pentru verificarea autorizata a documentelor tehnice │ 760.000 │ │ elaborate în cadrul contractelor nr. 1 şi nr. 2 │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤ │4. Selectarea experţilor pe termen scurt ca membri votanti în comisiile de│ 100.000 │ │ evaluare a ofertelor de asistenţa tehnica │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼───────────┤ │Total │12.751.000 │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────┘ 10. IMPLICAREA INSTITUŢIILOR FINANCIARE INTERNAŢIONALE (IFI) În aceasta etapa nu este prevăzută implicarea IFI în cofinantarea prezentei măsuri. Ministerul Transporturilor, Construcţiilor şi Turismului a contactat BEI în vederea cofinanţării viitoarelor proiecte de investiţii, care se vor realiza prin Fondurile Structurale.

Anexa I.a Plan de achiziţii provizoriu *Font 9* ┌─────────┬─────────────────────────────────────────┬─────────────┬──────────────┬────────────┐ │ │ │ Tipul │Data prevăzută│ Rata de │ │ │ │contractului │ pentru │rambursare a│ │Licitaţia│ Descrierea lucrărilor şi a │ (lucrări, │ lansarea │ facturilor │ │ nr. │ serviciilor ce trebuie licitate │achiziţii sau│ licitaţiei │ aferente │ │ │ │ servicii) │ (luna/an) │contractului│ │ │ │ │ │ specificat │ ├─────────┼─────────────────────────────────────────┼─────────────┼──────────────┼────────────┤ │ 1 │Contract nr. 1: Asistenţa tehnica pentru │ Servicii │ trimestrul │ 75% │ │ │studiul de fezabilitate, proiectul tehnic│ │ 1/2006 │ │ │ │final, desenele de execuţie şi │ │ │ │ │ │documentaţia de licitaţie pentru 4 │ │ │ │ │ │sectoare rutiere │ │ │ │ ├─────────┼─────────────────────────────────────────┼─────────────┼──────────────┼────────────┤ │ 2 │Contract nr. 2: Asistenţa tehnica pentru │ Servicii │ trimestrul │ 75% │ │ │studiul de fezabilitate, proiectul tehnic│ │ 1/2006 │ │ │ │final, desenele de execuţie şi │ │ │ │ │ │documentaţia de licitaţie pentru 4 │ │ │ │ │ │variante de ocolire │ │ │ │ ├─────────┼─────────────────────────────────────────┼─────────────┼──────────────┼────────────┤ │ 3 │Contract nr. 3: Asistenţa tehnica privind│ Servicii │ trimestrul │ 75% │ │ │furnizarea de experţi independenţi pentru│ │ 1/2006 │ │ │ │verificarea autorizata a documentelor │ │ │ │ │ │tehnice elaborate în cadrul contractelor │ │ │ │ │ │nr. 1 şi nr. 2 │ │ │ │ ├─────────┼─────────────────────────────────────────┼─────────────┼──────────────┼────────────┤ │ Altele │Selectarea experţilor pe termen scurt ca │ Servicii │ 2006 │ 75% │ │ │membri votanti în comisiile de evaluare a│ │ │ │ │ │ofertelor de asistenţa tehnica menţionate│ │ │ │ └─────────┴─────────────────────────────────────────┴─────────────┴──────────────┴────────────┘ Condiţiile specifice pentru acordarea contractelor vor fi disponibile în Jurnalul Oficial al Comisiei Europene şi/sau pe internet. (pentru contractele care sunt numai parţial acceptate ca fiind eligibile pentru finanţarea acordată prin ISPA, rata rambursarii este calculată prin aplicarea procentului costului acceptat ca eligibil înmulţită cu rata asistenţei pentru măsura).

Anexa II PLAN FINANCIAR (bazat pe angajamentele de la bugetul UE) Titlul măsurii: Asistenţa tehnica privind elaborarea portofoliului de proiecte pentru Fondurile Structurale în sectorul rutier, localizate în regiunile de nord-vest, nord-est, est, sud-est, sud şi în centrul României Măsura ISPA nr. 2005/RO/16/P/PA/003 *Font 7* euro ┌──────────┬──────────┬──────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐┌──────────┐ │ │ │ │ Cost eligibil ││ │ │ │ │ ├──────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────────────┤│ │ │ Anul │Cost total│ Cost │ │ │ Autorităţi naţionale ││ Împrumut │ │ │ │neeligibil│ Total │ ISPA ├─────────┬──────────┬──────────┬──────┤│de la IFI │ │ │ │ │ │ │ Guvern │Autorităţi│Autorităţi│Altele││ │ │ │ │ │ │ │ │regionale │ locale │ ││ │ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┬────┼──────────┬────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┬─────┤ │ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 ││ 11 │ 12 │ │ │ │ │ │(%) │ │(%) │ │ │ │ ││ │ (%) │ │ │ =2+3 │ │=5+6+7+8+9+10│=3/1│ │=5/3│ │ │ │ ││ │=11/1│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ 2000 │ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -││ -│ -│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ 2001 │ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -││ -│ -│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ 2002 │ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -││ -│ -│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ 2003 │ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -││ -│ -│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ 2004 │ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -│ -││ -│ -│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ 2005 │ 6.048.333│ -│ 6.048.333│ 100│ 4.536.250│ 75│1.512.083│ -│ -│ -││ -│ 0│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ 2006 │ 6.702.667│ -│ 6.702.667│ 100│ 5.027.000│ 75│1.675.667│ -│ -│ -││ -│ 0│ ├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │nedefalcat│34.072.235│34.072.235│ -│ 0│ -│ -│ -│ -│ -│ -││ -│ 0│ │ pe ani │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ││ │ │

├──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┼────┼──────────┼────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────┤├────┼─────┤ │ Total │46.823.235│34.072.235│ 12.751.000│27,2│ 9.563.250│ 75│3.187.750│ -│ -│ -││ -│ 0│ └──────────┴──────────┴──────────┴─────────────┴────┴──────────┴────┴─────────┴──────────┴──────────┴──────┘└────┴─────┘ Anexa III.1 Prevederi financiare privind implementarea ISPA

Secţiunea I

Forme şi rate de asistenţa

Asistenţa rambursata către autoritatea de management sau către alta autoritate publică va fi refolosita în acelaşi scop.

Rata asistenţei şi suma maxima a asistenţei ISPA vor fi specificate în memorandumul de finanţare aferent măsurii respective.

În cazul asistenţei rambursabile sau în cazul în care exista un interes special al comunităţii, rata de asistenţa trebuie redusă ţinând cont de: (a) disponibilitatea cofinanţării; (b) capacitatea măsurii de a genera venituri; şi (c) aplicarea corespunzătoare a principiului "poluatorul plăteşte".

Comisia a elaborat recomandări privind aplicarea principiului poluatorul plăteşte.

Secţiunea a II-a Angajamente

Totuşi, angajamentele bugetare anuale referitoare la asistenţa acordată măsurilor vor fi efectuate într-unul din următoarele doua moduri: (a) angajamentele pentru măsurile finanţate prin ISPA care vor fi realizate pe parcursul a 2 ani sau mai mult trebuie, ca regula generală şi sub rezerva punctului (b), să fie efectuate în rate anuale.

Angajamentul pentru prima rata anuală va fi făcut de către Comisie la semnarea memorandumului de finanţare referitor la măsura.

Acest angajament va corespunde valorii menţionate în planul de finanţare pentru primul an. Aceasta valoare ar trebui să fie suficienta pentru a acoperi lucrările ce vor fi contractate în primii ani, în timpul perioadei în care se urmăreşte descentralizarea totală.

Angajamentele pentru ratele anuale următoare trebuie să se bazeze pe planul de finanţare iniţial sau revizuit al măsurii. Acestea vor fi acordate, în principiu, la începutul fiecărui an financiar dar nu mai târziu de 1 aprilie al anului în discuţie, cu condiţia ca, cheltuielile preconizate pentru anul viitor să le justifice şi ca progresul lucrărilor demonstreaza ca proiectul avanseaza satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare. (b) Pentru măsurile cu o durată mai mica de 2 ani şi pentru care asistenţa comunităţii nu depăşeşte 20 milioane euro, un prim angajament de până la 80% din totalul asistenţei acordate poate fi făcut când Comisia semnează memorandumul de finanţare referitor la măsura.

Diferenţa va fi angajata în condiţiile în care progresul lucrărilor demonstreaza ca proiectul înaintează satisfăcător către finalizare şi sub rezerva disponibilităţii resurselor bugetare.

În orice caz Comisia trebuie să informeze în timp util ţara beneficiara şi autoritatea desemnată atunci când exista riscul unei anulari.

Secţiunea a III-a Plati

Plăţile intermediare şi plata diferenţei finale trebuie să se refere la cheltuieli certificate şi plătite, care trebuie susţinute de facturi primite sau documente contabile cu valoare probativa echivalenta.

Ca o regulă generală, un avans de până la 20% din totalul asistenţei acordată prin ISPA, asa cum a fost iniţial decis, va fi plătit autorităţii desemnate asa cum este definită la paragraful (9).

Avansul este, ca regula generală, transferat în următoarele moduri:

Abaterile de la aceasta regula generală trebuie aprobate printr-o decizie a Comisiei în memorandumul de finanţare referitor la măsura.

Întregul avans sau părţi din acesta trebuie returnate de către autoritatea desemnată, menţionată în paragraful (2), dacă nici o cerere de plată nu a fost transmisă Comisiei în 12 luni de la data la care a fost plătit avansul. Valoarea avansului care trebuie returnat va fi stabilit de Comisie pe baza cheltuielilor eligibile efectiv plătite. Returnarea avansului nu duce la anularea asistenţei acordată de către Comunitate.

Plăţile intermediare sunt efectuate de către Comisie către autoritatea desemnată la cererea acesteia, dacă măsura progreseaza satisfăcător către finalizare şi vor fi făcute pentru a rambursa cheltuielile efectuate şi certificate, sub rezerva următoarelor condiţii:

Ţara beneficiara va fi informată de către Comisie dacă nu a îndeplinit una din condiţiile stipulate mai sus.

Va fi folosit modelul standard furnizat de Comisie pentru cererile de plată şi pentru rapoartele de progres fizic şi financiar.

Plata diferenţei finale din asistenţa acordată de către Comunitate, calculată pe baza cheltuielilor certificate şi într-adevăr efectuate, va fi facuta dacă:

Responsabilităţile Responsabilului Naţional cu Autorizarea sunt stabilite în memorandumul de înţelegere încheiat între Comisie şi ţările beneficiare.

Secţiunea a IV-a Folosirea euro

Rata de schimb care va fi folosită trebuie să fie rata financiară contabila a Comisiei aplicabilă pentru luna în care declaraţia de cheltuieli a fost înregistrată în documentele contabile ale autorităţilor responsabile cu managementul financiar al proiectului. Rata lunară de schimb este fixată conform prevederilor menţionate în articolul 7(2) al Regulamentului Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002 din data de 23 decembrie 2002 care stabileşte regulile detaliate de implementare a unor prevederi ale regulamentului general (CE, Euratom) nr. 1605/2002 asupra Regulamentului financiar aplicabil pentru bugetul general al Comunităţii Europene. Rata de schimb este rata din penultima zi lucrătoare a lunii precedente pentru care ratele sunt stabilite. Comisia va informa autorităţile responsabile cu privire la aceasta rata*1). ___________ *1) http://europa.eu.int/comm/dg19/infoeuro/fr/index.htm

Secţiunea a V-a Raportul final Autoritatea sau organismul responsabil pentru măsura trebuie să transmită Comisiei un Raport final în cel mult 6 luni de la finalizarea măsurii. Raportul final va conţine următoarele: (a) o descriere a lucrărilor efectuate, însoţită de indicatori fizici, cuantificari ale cheltuielilor pe categorii de lucrări şi măsurile luate cu privire la clauzele specifice conţinute în decizia de acordare a asistenţei; (b) certificatul de conformitate a lucrărilor cu decizia de acordare a asistenţei; (c) o primă evaluare a gradului de îndeplinire a rezultatelor asteptate, mai ales cu privire la:

Secţiunea a VI-a Amendamente la memorandumul de finanţare

O schimbare a ratei asistenţei comunităţii faţă de rata acordată iniţial sau faţă de asistenţa financiară maxima va necesita o modificare a memorandumului de finanţare conform procedurilor descrise în paragraful (3).

Secţiunea a VII-a Managementul şi controlul financiar

Secţiunea a VIII-a Monitorizarea Ţările beneficiare şi Comisia vor asigura implementarea şi monitorizarea în conformitate cu următoarele prevederi:

Comisia va întocmi aranjamentele corespunzătoare pentru aceste modificări, în funcţie de natura şi importanţa lor.

Secţiunea a IX-a Transparenta în adjudecarea contractelor

Prin urmare se va cere ofertanţilor să îşi declare naţionalitatea şi să prezinte în sprijinul acesteia probe normal acceptate de propria legislaţie. (b) În cazurile justificate corespunzător cum ar fi cofinantarea de la IFI şi după o examinare facuta din timp de Comitetul de management ISPA, Comisia poate permite naţionalilor unor terţe tari sa participe la licitaţia pentru contracte.

Secţiunea a X-a Transparenta în contabilitate şi în rapoartele proiectelor Ţara beneficiara trebuie să se asigure ca, pentru măsura la care se referă memorandumul de finanţare, toate organismele publice sau private implicate în managementul şi implementarea operaţiilor au fie un sistem separat de contabilitate fie o codificare contabila adecvată a tuturor tranzacţiilor implicate, ceea ce va facilita verificarea de către Comisie şi de către autorităţile naţionale de control, a cheltuielilor efectuate. De asemenea, trebuie să se asigure ca toate cheltuielile sunt corect atribuite proiectului în cauza.

Autorităţile responsabile vor asigura disponibilitatea tuturor documentelor justificative cu privire la cheltuielile pentru fiecare proiect pe o perioadă de 5 ani de la efectuarea ultimei plati pentru proiectul respectiv.

Secţiunea a XI-a Evaluarea ex-post Prin evaluarea ex-post se va analiza utilizarea resurselor, eficacitatea şi eficienta asistenţei şi impactului sau. Evaluarea ex-post va analiza factorii care contribuie la succesul sau esecul implementarii măsurilor, realizarile şi rezultatele.

După finalizarea măsurilor, Comisia şi ţările beneficiare vor evalua apoi modul în care acestea au fost îndeplinite, inclusiv eficacitatea şi eficienta utilizării resurselor. Evaluarea va cuprinde şi impactul real al implementarii lor pentru a stabili dacă obiectivele iniţiale au fost atinse. Printre altele, aceasta evaluare se va referi şi la contribuţia măsurilor la implementarea politicilor Comunităţii în domeniul mediului sau contribuţia acestora la politicile privind reţeaua Trans-Europeană extinsă şi transportul în comun. De asemenea, ele vor evalua şi impactul măsurilor asupra mediului.

Anexa III.2 Prevederi privind eligibilitatea cheltuielilor pentru măsurile finanţate prin ISPA

Secţiunea I

Domeniul cheltuielilor ISPA acorda asistenţa pentru următoarele măsuri:

Regulile specificate în secţiunile II-XII de mai jos referitoare la proiectele listate la punctele (1) şi (2) de mai sus sunt totuşi aplicate prin analogie şi deciziilor pentru proiectele listate la punctul (3).

Secţiunea a II-a Definiţii şi concepte de baza

În scopul prevăzut de acest document, se vor aplica următoarele definiţii:

O etapa poate acoperi de asemenea studiile preliminare, de fezabilitate sau tehnice necesare pentru îndeplinirea unui proiect.

Ca o consecinţa, orice schimbare a "autorităţii responsabile cu implementarea" unui proiect trebuie să fie aprobată de către Comisie printr-un memorandum de finanţare.

În mod normal prin acest organism se înţelege beneficiarul final al asistenţei acordată prin ISPA. Numai acest organism efectuează cheltuieli eligibile. (b) Totuşi, aceasta autoritate poate delega implementarea altui organism care poate, de asemenea, să efectueze cheltuieli eligibile. În asemenea cazuri, Comisia trebuie informată de tipul delegarilor propuse şi trebuie să primească o copie a documentelor relevante.

Administraţia publică poate cuprinde următoarele trei niveluri de guvernare:

În plus, acest concept poate include şi organismele a căror activitate poate intra într-un cadru legal sau administrativ în virtutea faptului ca sunt privite ca echivalentul unor organisme publice.

Orice cheltuiala declarata Comisiei trebuie să se bazeze pe înţelegeri legale obligatorii şi/sau pe documente. Este imperativa existenta unei evidente documentare corespunzătoare.

În scopul maximizării transparenţei şi pentru a permite controlul asupra cheltuielilor din partea Comisiei şi/sau al autorităţii naţionale de control financiar competente, fiecare ţara beneficiara trebuie să se asigure ca orice organism implicat în managementul şi implementarea proiectelor a stabilit o evidenţa contabilă separată privitoare la proiectul descris în memorandumul de finanţare.

Cheltuielile trebuie raportate la plăţile certificate şi efectiv făcute de către organismul responsabil cu implementarea, susţinute de facturi plătite sau documente contabile cu valoare probativa echivalenta. "Documentul contabil cu valoare probativa echivalenta" reprezintă orice document transmis de către autoritatea definită la punctul (2) al acestei secţiuni pentru a demonstra ca intrările contabile oferă o imagine adevarata şi corecta a tranzacţiilor reale implicate, în concordanta cu practicile contabile standard. Este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei când se folosesc documente contabile cu valoare probativa echivalenta.

Secţiunea a III-a Principalele categorii de cheltuieli eligibile Ca regula generală cheltuielile legate de:

Secţiunea a IV-a Studii de fezabilitate, planificarea şi proiectarea proiectului

În acele cazuri în care funcţionarii din administraţia publică sunt implicaţi în activităţile menţionate la punctul 1(a) al acestei secţiuni, cheltuielile pot fi acceptate ca eligibile de către Comisie, în cazuri bine justificate şi în concordanta cu următoarele criterii:

Secţiunea a V-a Pregătirea terenului şi construcţiile

În cazul în care sunt implicaţi funcţionari ai administraţiei publice, se aplică prevederile specificate la punctul 2 din secţiunea a IV-a.

Secţiunea a VI-a Achiziţii, închirieri de echipamente şi active necorporale

Achiziţiile şi utilizarea activelor necorporale, ca de exemplu patentele, sunt eligibile dacă sunt necesare pentru implementarea proiectului.

Secţiunea a VII-a Achizitionare terenuri şi taxa pe valoarea adăugată Cheltuielile cu achiziţionarea de terenuri şi taxa pe valoarea adăugată (TVA) nu sunt eligibile.

Secţiunea a VIII-a Cheltuieli administrative

Ca regula generală, cheltuielile administraţiei publice, inclusiv salariile funcţionarilor de la nivel naţional, regional şi local nu sunt eligibile pentru asistenţa (inclusiv asistenţa tehnica), cu excepţia cheltuielilor clar fundamentate provenite din obligaţiile de realizare a controalelor financiare, monitorizarii financiare şi fizice, evaluării şi prevenirii neregulilor şi cheltuielile care intra sub incidenţa obligaţiilor de recuperare a sumelor pierdute.

Cu excepţia Fondului Naţional, costurile care includ salariile legate de angajarea temporară, la iniţiativa Comisiei, a personalului temporar, fie funcţionari publici, fie proveniţi din sectorul privat pentru lucrări privind managementul, urmărirea, evaluarea şi controlul sunt eligibile prin măsuri de asistenţa tehnica asa cum sunt definite la punctul (3) din secţiunea I.

Echipamentului pentru monitorizare poate fi eligibil dacă este permis în mod specific printr-o măsura de asistenţa tehnica menţionată în memorandumul de finanţare.

Regulile prevăzute la punctul (2) de mai sus pot fi aplicate prin analogie la organizarea de intalniri ad-hoc la cererea Comisiei.

Secţiunea a IX-a Alte tipuri de cheltuieli

Cheltuielile referitoare la managementul şi supervizarea proiectului sunt, ca regula generală, eligibile. Se aplica prevederile specificate la punctele (1) şi (2) din secţiunea a IV-a.

Orice tip de costuri financiare legate de realizarea proiectului nu sunt eligibile; acestea privesc în particular dobânzile pentru finanţarea intermediara, comisioane bancare, comisioane de garanţie etc.

Garanţiile bancare legate de împrumuturile bancare folosite pentru finanţarea proiectului pot fi eligibile cu acordul Comisiei.

Fără a prejudicia prevederile punctului (2), tehnicile financiare, care nu necesita neapărat implicarea imediata a transferului activelor proprii, pot fi considerate eligibile, dacă sunt justificate şi aprobate în memorandumul de finanţare.

Ţările beneficiare trebuie să demonstreze, printr-o analiza a riscurilor, ca tehnicile folosite sunt mai avantajoase din punct de vedere economic decât achiziţionarea directa a unor bunuri.

Cheltuielile pentru măsurile luate în conformitate cu prevederile anexei nr. III.6 privind informarea şi publicitatea sunt eligibile.

Secţiunea X

Perioada de eligibilitate

Limita iniţială de timp privind eligibilitatea este evaluată diferenţiat în conformitate cu următoarele doua situaţii: (a) Când selecţia proiectului, licitaţia şi contractarea de către ţările beneficiare fac obiectul aprobării ex-ante a Comisiei3, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data la care memorandumul de finanţare al proiectului este semnat de Comisie. ___________ *3) Vezi Articolul 12.(1), Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iunie 1999.

În cazuri excepţionale şi atunci când finanţarea proiectului este realizată printr-o combinaţie fie de la BEI, fie de la alta instituţie financiară şi grantul ISPA, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data încheierii acordului cu BEI sau cu alta instituţie financiară, pentru fiecare proiect în parte. Ca regula generală, această dată nu trebuie să fie mai devreme de 6 luni de la data menţionată la primul subparagraf. Sunt obligatoriu necesare următoarele condiţii:

În cazurile de mai sus, ca regula generală, Comisia dispune aplicarea, după examinarea de către Comitetul de management ISPA, a prevederilor articolului 168 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene. (b) După decizia Comisiei de a acorda sprijin agentiilor de implementare ale ţărilor candidate în mod descentralizat4, cheltuielile sunt eligibile pentru asistenţa de la data la care aplicatia ajunge la Comisie (serviciul ISPA) cu condiţia ca aplicatia să poată fi considerată completa. ___________ *4) Vezi Articolul 12.(2), Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1266/99 din 21 iunie 1999.

Plăţile făcute înainte de data specificată la punctele (a) şi (b) de mai sus sunt neeligibile.

Regulile stabilite la paragraful (1), se aplică şi pentru eligibilitatea cheltuielilor privind modificările de mai sus. (b) Pentru orice alta modificare a proiectului, cheltuielile privind noi elemente fizice suplimentare sau extinse sunt eligibile din momentul în care cererea de modificare este primită de Comisie (serviciul ISPA). (c) Cererea pentru modificări şi informaţiile relevante ataşate la aceasta pot fi prezentate Comitetului de monitorizare, înregistrarea cererii şi a materialelor depuse trebuie să fie facuta în minuta intalnirii.

Secţiunea a XI-a Solicitarile de plată Solicitarile de plată prezentate Comisiei de către ţările beneficiare au la baza facturile deja plătite, asa cum sunt definite la punctul (6) din secţiunea a II-a.

În cazul lucrărilor angajate de către un concesionar sau un organism echivalent, autoritatea guvernamentală responsabilă trebuie să certifice corectitudinea cheltuielilor.

Solicitarile de plată trebuie să fie înregistrate şi certificate de către responsabilul naţional cu autorizarea finanţării. Solicitarile sunt apoi înaintate Comisiei prin intermediul Delegaţiei Comisiei Europene.

Secţiunea a XII-a Alte elemente nespecificate în detaliu

Anexa III.3.a MODEL CE VA FI ÎNAINTAT COMITETULUI DE MONITORIZARE DIN ZIUA/LUNA/ANUL *Font 9* ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ FIŞA DE MONITORIZARE ISPA │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Toate datele din raport trebuie să fie actualizate până la 30 iunie sau 31 decembrie ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │1A. IDENTIFICAREA MĂSURII │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Denumirea măsurii: │ │Codul măsurii ISPA: │ │Agenţia de Implementare: │ │Rata asistenţei ISPA: │ │Data semnării Memorandumului de finanţare: - Comisia │ │ - Ţara │ │Numărul amendamentului Memorandumului de finanţare: - Comisia │ │ - Ţara │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │1B. AGENŢIA DE IMPLEMENTARE (AI) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Numele: │ │Adresa: │ │Codul poştal: Localitatea: │ │Persoana de contact: │ │Telefon: │ │E-mail: │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. SCURTA DESCRIERE CRONOLOGICĂ A ACTIVITĂŢILOR/LUCRĂRILOR REALIZATE │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. CONDIŢII SPECIFICE REFERITOARE LA MĂSURA (ARTICOLUL 8 AL MEMORANDUMULUI DE FINANŢARE MF) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Se va face referire la condiţiile specifice, dacă exista, şi se va preciza modului în care au │ │fost îndeplinite, precum şi data îndeplinirii acestora (nr. scrisorii Comisiei prin care se │ │aduce la cunoştinţa îndeplinirea condiţiilor respective). │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. ACTUALIZAREA PLANULUI DE ACHIZIŢII │ ├────────────┬────────────┬──────────┬──────────────────────┬─────────────┬──────────┬───────────────┤ │ Contract │ Data │ Tipul │ Data publicării │ Costul │ Tipul │ Data semnării │

│(Nr., Tip & │ publicării │licitaţiei│anunţului de licitaţie│contractului/│ co- │ şi numele │ │Descriere(*)│anunţului de│vizate(**)├───────────┬──────────┤ costul │finanţării│castigatorului/│ │ │previzionare│ │Dacă nu s-a│ Dacă s-a │estimativ al │ │ stadiu(***) │ │ │a licitaţiei│ │ publicat │ publicat │contractului │Combinata/│ │ │ │ │ ├───────────┼──────────┤milioane euro│ paralela │ │ │ │ │ │ Data │Data, nr. │ │ │ │ │ │ │ │estimativă │ MO/ │ │ │ │ │ │ │ │ │ Internet │ │ │ │ ├────────────┼────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────────────┤ │Semnat │ │ │ │ │ │ │ │ ├────────────┼────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────────────┤ │În ├────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────────────┤ │pregătire │ │ │ │ │ │ │ │ └────────────┴────────────┴──────────┴───────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────────────┘ (*) Specificati contractul principal. (**) Indicaţi dacă acordul contractual va fi conform Cărţii FIDIC Roşii, Galbene sau Argintii.

Specificati dacă licitaţia este locală, internationala sau restrânsă şi justificati procedura în cazul precalificarii. (***) Pentru contractele aflate în pregătire, oferiti câteva detalii despre stadiul pregătirii documentelor de licitaţie. ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │5. PLAN DE CHELTUIELI UM: EURO │ ├───────┬──────────────────────┬───────────────────┬───────────────────┬───────────────┬─────────────┤ │ │Costul eligibil total │ Plăţile efectuate │Cheltuieli viitoare│ Cheltuieli │ Diferenţa/ │ │ │ │ │ estimative │ totale │ Cost │ │ ├─────────┬────────────┼───────────┬───────┼───────────┬───────┼───────┬───────┤total % (9) =│ │ Anul │Estimarea│ Estimare │ (până la │ (%) │(de la data│ (%) │ (7) = │ (%) │ (7)-(2)/ │ │ │iniţială │acceptată**)│ data │(3)/(2)│raportarii)│(5)/(2)│(3)+(5)│(7)/(2)│ /total (2) │ │ │ *) │ curenta │raportarii)│ │ │ │ │ │ │ │ ├─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ │ (1) │ (2) │ (3) │ (4) │ (5) │ (6) │ (7) │ (8) │ (9) │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ 2000 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ 2001 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ 2002 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │Trim. 1│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │Trim. 2│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │Trim. 3│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │Trim. 4│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ 2003 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │Trim. 1│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │Trim. 2│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │Trim. 3│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │Trim. 4│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤

│ 2004 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ 2005 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ 2006 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┼─────────┼────────────┼───────────┼───────┼───────────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┤ │ Total │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├───────┴─────────┴────────────┴───────────┴───────┴───────────┴───────┴───────┴───────┴─────────────┤ │Propuneri de schimbare a planului de finanţare Da [ ] Nu [ ] │ │Transmite la CE în data de: │ │Vor fi transmise la CE în data de: │ │Vor fi prezentate în cadrul Comitetului de Monitorizare (atasati planul şi motivele schimbării) │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ *) La momentul semnării Memorandumului de Finanţare **) Ultimul Comitet de Monitorizare *Font 7* ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │6. FIŞA INFORMATIVA PRIVIND EXECUŢIA FIZICA ŞI FINANCIARĂ (*) │ ├─────────────┬───────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ Execuţia fizica │ Execuţia financiară │ │Categorii de ├───────────────┬────────────┬────────────┬─────────┼─────────────┬────────────┬────────────┬──────────┬──────────┤ │ cheltuieli │ Indicatori │ Execuţia │ Execuţia │ │ Indicatori │ Cheltuieli │ Cheltuieli │ │ │ │eligibile (*)│ fizici (*) │fizica de la│fizica până │ Rata │ financiari │ de la │ până la │ Rata │ │ │ ├─────┬─────────┤ ultimul │la actualul │execuţiei├────────┬────┤ ultimul │ actualul │execuţiei │ Progres │ │ │ │ │ Comitet de │ Comitet de │ fizice │ Costul │ % │ Comitet de │ Comitet de │financiare│ fizic │ │ │ UM │Cantitate│Monitorizare│Monitorizare│ (%) │eligibil│din │Monitorizare│Monitorizare│ % │ │ │ │ │ │ │ │ │estimat │cost│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ (euro) │ │ │ │ │ │ ├─────────────┼─────┼─────────┼────────────┼────────────┼─────────┼────────┼────┼────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤ │ │ │ (1) │ (2) │ (3) │4-(3)/(1)│ (5) │(6) │ (7) │ (8) │ 9=8/5 │10=4*6/100│ ├─────────────┼─────┼─────────┼────────────┼────────────┼─────────┼────────┼────┼────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤ ├─────────────┼─────┼─────────┼────────────┼────────────┼─────────┼────────┼────┼────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤ ├─────────────┼─────┼─────────┼────────────┼────────────┼─────────┼────────┼────┼────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤

├─────────────┼─────┼─────────┼────────────┼────────────┼─────────┼────────┼────┼────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤ ├─────────────┼─────┼─────────┼────────────┼────────────┼─────────┼────────┼────┼────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤ ├─────────────┼─────┼─────────┼────────────┼────────────┼─────────┼────────┼────┼────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤ │TOTAL │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ Progres │ Progres │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │financiar │ fizic │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ total │ total │ ├─────────────┴─────┴─────────┴────────────┴────────────┴─────────┴────────┴────┴────────────┴────────────┴──────────┴──────────┤ │(*) se va acoperi 100% din coltul eligibil. │ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ *Font 9* ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │7. CAUZA DIFERENŢELOR (DACĂ EXISTA) DINTRE EXECUŢIA FIZICA ŞI CEA FINANCIARĂ │ │ EXPLICAŢII PRIVIND ÎNTÂRZIERILE (DACĂ EXISTA) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │8. PROBLEME TEHNICE, FINANCIARE SAU LEGALE (ANEXA NR. III.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Se va face referire la orice problema aparuta în implementarea măsurii, inclusiv modificări ale │ │planului de finanţare original şi se va explica ce acţiuni au fost întreprinse pentru a fi │ │corectate. │ │ Se va face referire la orice suspendare, corectie financiară şi/sau iregularitate. │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │9. OBSERVAŢII ŞI RECOMANDĂRI ALE AUTORITĂŢILOR DE INSPECŢIE NAŢIONALE ŞI/SAU COMUNITARE (ANEXA │ │ NR. III.1 LA MEMORANDUMUL DE FINANŢARE) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Se vor prezenta pe scurt observaţiile sau recomandările, dacă exista, (cu referire la sursa) şi se│ │va declara modul prin care s-a răspuns la acestea. │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │10. MĂSURI ADOPTATE PENTRU PROMOVAREA ASISTENŢEI COMUNITARE (ANEXA NR. III.6 LA MEMORANDUMUL PE │ │ FINANŢARE) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Panouri ridicate la locul execuţiei? Da [ ] Nu [ ] │ │Mijloacele de comunicare utilizate pentru informarea publicului despre măsura: │ │Presa [ ] Televiziune [ ] Radio [ ] │ │Alte mijloace audio-vizuale [ ] │ │Tipul documentaţiei tipărite aflată la dispoziţia publicului: │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │11. DATA PREVĂZUTĂ PENTRU FINALIZARE │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │În memorandumul de finanţare iniţial (data finala iniţial stabilită): │ │În memorandumul de finanţare curent (data finala în memorandumul de finanţare de modificat): │ │Data prevăzută pentru finalizare: │ │Modificarea datei va fi propusă în comitetul de monitorizare: Da [ ] │ │ Nu [ ] │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ANEXA III.3.b Model pentru solicitarea de modificări ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ PROPUNEREA DE MODIFICARE ISPA │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Autoritatea responsabilă cu implementarea: ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │1. IDENTIFICAREA MĂSURII │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Denumirea măsurii: │ │Autoritatea responsabilă cu implementarea: │ │Codul ISPA al măsurii: │ │Memorandum de finanţare nr.: Data: │ │Rata asistenţei ISPA: │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │2. SCHIMBAREA DATEI DE FINALIZARE A MĂSURII │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Data curenta: Data propusă pentru finalizare: │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │3. SCHIMBĂRI PROPUSE ÎN PLANUL DE FINANŢARE (*) Euro│ ├─────┬──────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────┤ │ │ Cheltuieli eligibile totale conform │ Cheltuieli eligibile efectuate sau previziuni │ │ │ memorandumului de finanţare în vigoare │ pentru cheltuielile totale │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │2000 │ │ │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │2001 │ │ │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │2002 │ │ │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │2003 │ │ │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │2004 │ │ │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │2005 │ │ │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │După │ │ │ │2006 │ │ │ ├─────┼──────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │Total│ │ │ ├─────┴──────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┤ │ Solicitare de creştere a asistenţei Da [ ] Nu [ ] │ │ │ │Suma creşterii solicitate (dacă este cazul) euro │ │ │ │(*) De anexat planul de finanţare modificat │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │4. MODIFICĂRI ÎN COSTURILE ELIGIBILE ALE MĂSURII EURO│ ├───────────────────────┬─────────────────────────┬──────────────────────┬───────────────────────────┤ │Categoria de cheltuieli│Costuri totale eligibile │Modificarea solicitată│ Costuri totale eligibile │ │ (*) │ curente │ │ propuse │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤ │Taxe de │ │ │ │ │planificare/proiectare │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤ │Organizare de şantier │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤ │Lucrări principale │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤

│Utilaje şi echipamente │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤ │Asistenţa tehnica │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤ │Supervizare │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤ │Altele (specificari) │ │ │ │ ├───────────────────────┼─────────────────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────┤ │Total │ │ │ │ └───────────────────────┴─────────────────────────┴──────────────────────┴───────────────────────────┘ (*) Categoriile sunt exemple, care trebuie ajustate cu scopul de a evidenţia realitatea proiectului. Este de dorit şi o defalcare pe contract. ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │5. MODIFICĂRI ALE INDICATORILOR FIZICI │ ├────────────────────┬────────────────────┬───────────────────────────────┬──────────────────────────┤ │ Tipul lucrării │ Unitatea │Data estimată pentru finalizare│ Propuneri │ ├────────────────────┼────────────────────┼───────────────────────────────┼──────────────────────────┤ ├────────────────────┼────────────────────┼───────────────────────────────┼──────────────────────────┤ ├────────────────────┼────────────────────┼───────────────────────────────┼──────────────────────────┤ ├────────────────────┼────────────────────┼───────────────────────────────┼──────────────────────────┤ ├────────────────────┼────────────────────┼───────────────────────────────┼──────────────────────────┤ ├────────────────────┴────────────────────┴───────────────────────────────┴──────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │6. MODIFICĂRI ALE CARACTERISTICILOR MĂSURII │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │A se detalia │ │ │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │7. MOTIVE PENTRU MODIFICĂRILE PROPUSE │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │A se detalia │ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Propunerea de modificare:

Data inaintarii solicitării de modificare:

Semnatura coordonatorului naţional ISPA:

Anexa III.4 Sisteme de management şi control a asistenţei nerambursabile acordate prin ISPA şi proceduri pentru realizarea de corectii financiare

Secţiunea 1

Această anexă stabilește reguli detaliate privind sistemele de management și control a asistenței nerambursabile acordate de ISPA și în ceea ce privește procedura de a aduce corecții financiare acestei asistențe.

Secţiunea a 2-a Sisteme de management şi control 1. Fiecare stat beneficiar va asigura ca: (i) Coordonatorul Naţional ISPA, (îi) Fondul Naţional şi responsabilul naţional cu autorizarea, (iii) Agenţiile de implementare şi responsabilii sectoriali cu autorizarea şi (iv) Beneficiarii finali asa cum sunt definiţi în Memorandumul de înţelegere ISPA asupra utilizării Fondului Naţional pentru ISPA, primesc o îndrumare adecvată privind crearea unor sisteme de management şi control necesare pentru asigurarea unui management solid al ISPA în conformitate cu principiile şi standardele general acceptate, şi în special pentru asigurarea adecvată a corectitudinii, regularitatii şi eligibilităţii solicitărilor pentru asistenţa ISPA, dar de asemenea să asigure ca aceste măsuri sunt derulate în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare şi cu obiectivele atribuite măsurii.

Secţiunea a 3-a Sistemele de management și control ale coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare, organismelor delegate și ale beneficiarilor finali vor prevedea, cu respectarea proporționalității în raport cu volumul asistenței administrate: (a) o definiţie clara, o alocare clara şi, în măsura în care este necesar pentru un management solid, o separare adecvată a funcţiilor în cadrul organizaţiei implicate; (b) sisteme eficace pentru a asigura ca funcţiile sunt îndeplinite într-o maniera satisfăcătoare; (c) în cazul organismelor delegate şi a beneficiarilor finali, raportarea către autoritatea responsabilă privind îndeplinirea sarcinilor şi mijloacele folosite.

Secţiunea a 4-a 1. Sistemele de management și control la care se face referire în secțiunea a 3-a vor include proceduri pentru verificarea autenticității cheltuielilor reclamate și execuția măsurii, începând de la etapa pregătitoare până la intrarea în serviciu a investiției finanțate, în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare relevant, cu obiectivele stabilite ale măsurii și cu regulile naționale și comunitare aplicabile în ceea ce privește, în special, eligibilitatea cheltuielilor în cadrul ISPA, protecția mediului, transporturile (inclusiv rețele transeuropene), concurența și adjudecarea contractelor publice.

Verificările vor acoperi toate aspectele, de natura financiară, tehnica, sau administrativă, care să determine utilizarea efectivă a asistenţei angajate.

Secţiunea a 5-a 1. Statul beneficiar va informa Comisia, într-un interval de 3 luni de la intrarea în vigoare a memorandumului de finanțare, asupra organizării coordonatorului național ISPA, Fondului Național, agențiilor de implementare și organismelor delegate responsabile pentru măsurile ISPA, așa cum au fost identificate în secțiunea a 2-a, asupra sistemelor de management și control existente în cadrul acestor autorități sau organisme și asupra îmbunătățirilor planificate ca urmare a îndrumării la care se face referire la paragraful (1) din secțiunea a 2-a.

Secţiunea a 6-a 1. Sistemele de management şi control pentru măsuri vor prevedea o pista de audit corespunzătoare.

Ei pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor ori înregistrărilor contabile la care se face referire în paragraful 4.

Secţiunea a 7-a Fondul Național va ține un registru al sumelor recuperabile din plățile deja făcute în cadrul asistenței ISPA și se va asigura ca sumele să fie recuperate fără nici o întârziere nejustificată. După recuperare, acesta va replăti sumele recuperate care fuseseră plătite neregulamentar, împreună cu dobânda primită în contul plății întârziate, prin deducerea sumelor respective din următoarea declarație de cheltuială și cerere de plată către Comisie în legătură cu măsura respectivă. Dacă aceasta este insuficientă, Comisia poate solicita ca sumele în exces să îi fie înapoiate.

Fondul Naţional va transmite Comisiei anual, în anexa la cel de-al patrulea raport trimestrial asupra recuperarilor realizate conform anexei nr. III.5, o declaraţie asupra sumelor ce vor fi recuperate din măsura ISPA la acea data, clasificate pe an al iniţierii procedurilor de recuperare.

Secţiunea a 8-a Certificarea cheltuielilor 1. Certificatele şi declaraţia cheltuielilor intermediare şi finale la care se face referire la aliniatul 5 de la paragraful (6), precum şi la paragraful (8), ambele din secţiunea a III-a din anexa nr. III.1, vor fi emise în forma stabilită în anexa nr. III.4.B de către Responsabilul Naţional cu Autorizarea Finanţării, care este independent din punct de vedere funcţional de orice serviciu care aproba solicitarile.

Secţiunea a 9-a Verificarea selectiva 1. Statul beneficiar va organiza verificările asupra măsurilor pe o baza selectiva adecvată, în special cu scopul: (a) De a verifica eficienta sistemelor de management şi control existente; (b) De a verifica în mod selectiv, pe baza unei analize de risc, declaraţiile de cheltuieli făcute la diverse nivele implicate.

Statul beneficiar va incerca sa extindă implementarea verificărilor chiar dincolo de perioada respectiva. Se va asigura o separare adecvată a sarcinilor între asemenea verificări şi procedurile de implementare sau plata privind măsurile.

Secţiunea a 10-a În cadrul controalelor statul beneficiar va incerca sa verifice următoarele: (a) aplicarea practica şi eficienta sistemelor de management şi control; (b) executarea măsurii în conformitate cu memorandumul de finanţare prin care s-a acordat asistenţa şi cu obiectivele stabilite pentru măsura; (c) pentru un număr adecvat de înregistrări contabile, conformitatea acelor înregistrări cu documentele justificative deţinute de agenţiile de implementare, organismele delegate şi beneficiarii finali; (d) prezenta unei piste de audit corespunzătoare; (e) pentru un număr adecvat de tipuri de cheltuieli, ca natura şi calendarul cheltuielilor relevante sunt în conformitate cu prevederile comunitare şi corespund specificatiilor aprobate ale măsurii şi lucrărilor executate în realitate; (f) cofinantarea naţionala corespunzătoare a fost într-adevăr disponibilizata; (g) ca măsurile cofinantate au fost implementate în conformitate cu regulile şi politicile Comunităţii, conform articolului 5 din memorandumul de finanţare.

Secţiunea a 11-a Verificările vor stabili dacă problemele întâmpinate au un caracter sistemic, ridicând un risc pentru alte măsuri sau toate măsurile operate de către aceleași agenții de implementare ori în statul beneficiar respectiv. De asemenea, vor identifica cauzele unor asemenea situații, orice examinare suplimentară considerată necesară, măsurile de corecție și acțiunile preventive necesare.

Secţiunea a 12-a Fiecare stat beneficiar și Comisia se vor consulta cel puțin o dată pe an în vederea coordonării programelor lor de control, astfel încât să se maximizeze efectul util al resurselor alocate controalelor la nivel național și comunitar. Aceste consultări vor aborda tehnicile de analiză a riscului ce trebuie aplicate și vor ține cont de controalele recente, rapoartele și comunicările autorităților naționale, ale Comisiei și Curții Europene de Conturi.

Secţiunea a 13-a În conformitate cu secțiunea a 12-a, statul beneficiar va informa Comisia până la data de 30 iunie a fiecărui an, și pentru prima dată până la data de 30 iunie 2002, asupra aplicării secțiunilor 9-11 ale acestei anexe pentru anul calendaristic precedent și, în plus, va furniza orice completare sau actualizare necesară a descrierii sistemelor de management și control, comunicate conform paragrafului (1) din secțiunea a 5-a.

Secţiunea a 14-a Declaraţia de finalizare a proiectelor Persoana sau departamentul desemnat pentru a emite declaraţii de finalizare a măsurilor, conform apendicelui C din anexa nr. III.4. va avea o funcţie independenta de Coordonatorul Naţional ISPA, Responsabilul Naţional cu Autorizarea Finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organismele delegate şi beneficiarii finali.

Acesta va conduce examinarea în conformitate cu standardele de auditare internaţional acceptate. I se vor furniza de către Coordonatorul Naţional ISPA, Responsabilul Naţional cu Autorizarea Finanţării, Fondul Naţional, agenţiile de implementare, organismele delegate şi beneficiarii finali toate informaţiile solicitate şi va avea acces la înregistrările şi documentele justificative necesare pentru elaborarea declaraţiei.

Secţiunea a 15-a Declarațiile vor fi fundamentate pe o examinare a sistemelor de management și control, pe rezultatele verificărilor deja făcute și, unde este necesar, pe o verificare selectivă suplimentară a tranzacțiilor și a raportului final elaborat conform secțiunii a V-a din anexa nr. III.1. Persoana sau departamentul ce emite declarația va face toate investigațiile necesare pentru a obține o asigurare rezonabilă că declarația certificată a cheltuielilor este corectă, că tranzacțiile sunt legale și reale și că măsura a fost realizată în conformitate cu termenii memorandumului de finanțare și cu obiectivele atribuite măsurii.

Declaraţiile vor fi elaborate pe baza modelului indicativ din apendicele C din anexa nr. III.4. şi vor fi însoţite de un raport care va include toate informaţiile relevante pentru justificarea declaraţiei, inclusiv un rezumat al rezultatelor tuturor verificărilor realizate de organismele naţionale şi comunitare, la care declarantul a avut acces.

Secţiunea a 16-a Dacă prezența unor lipsuri majore în ceea ce privește managementul și controlul, sau frecvența ridicată a iregularităților descoperite, ori unele îndoieli privind implementarea adecvată a măsurii nu permit o asigurare generală pozitivă în ceea ce privește validitatea cererii finale de plată și a certificatului final de cheltuieli, declarația se va referi la aceste circumstanțe și va estima amploarea problemei și impactul financiar al acesteia.

Într-un asemenea caz, Comisia poate cere verificarea suplimentară în vederea identificarii şi corectării iregularitatilor într-un interval specificat de timp.

Secţiunea a 17-a Informaţiile contabile ce trebuie deţinute şi comunicate Comisiei la cerere 1. Înregistrările contabile asupra măsurilor la care se face referire în apendicele A din anexa nr. III.4. vor trebui ţinute, pe cat este posibil, în format electronic. Asemenea înregistrări vor fi puse la dispoziţia Comisiei la cerere în scopul verificării documentelor şi pe teren, fără a aduce prejudicii cererii de a furniza rapoarte de progres conform secţiunii a VIII-a din anexa nr. III.1.

Secţiunea a 18-a Corectii financiare 1. Dacă, după finalizarea verificărilor necesare, Comisia ajunge la concluzia: (a) ca implementarea unei măsuri nu justifica o parte sau întreaga asistenţa acordată, inclusiv neîndeplinirea uneia din condiţiile din memorandumul de finanţare prin care se acordă asistenţa şi, în special, orice schimbare semnificativă afectand natura sau condiţiile de implementare a măsurii pentru care aprobarea Comisiei nu a fost cerută, sau (b) ca exista o iregularitate cu privire la asistenţa ISPA şi ca statul beneficiar nu a luat măsurile corective necesare, Comisia va suspenda asistenţa în ceea ce priveşte măsura respectiva şi declarand motivele, solicita statului beneficiar sa expuna comentariile sale, într-o perioadă specificată de timp.

Dacă statul beneficiar obiecteaza în ceea ce priveşte observaţiile făcute de Comisie, statul beneficiar va fi invitat la o audiere de către Comisie, în care ambele părţi vor face eforturi pentru a ajunge la un acord în privinta observaţiilor şi concluziilor finale rezultate.

Aceste decizii vor respecta principiul proportionalitatii. Comisia, atunci când decide asupra sumei ce face obiectul corectiei, va tine cont de tipul iregularitatii sau schimbării şi de amploarea impactului financiar potenţial a oricărei deficiente a sistemelor de management şi control. Orice reducere sau anulare va duce la recuperarea sumelor plătite.

Secţiunea a 19-a 1. Totalul corecțiilor financiare efectuate de Comisie în conformitate cu prevederile paragrafului (2) din secțiunea a 18-a pentru iregularități individuale sau sistemice vor fi evaluate oriunde este posibil și practic pe baza dosarelor individuale și vor fi egale cu totalul cheltuielilor atribuite greșit fondurilor ISPA, ținându-se cont de principiul proporționalității.

Secţiunea a 20-a 1. Perioada de timp în care statul beneficiar poate răspunde la o cerere conform paragrafului (1) din secțiunea a 18-a, poate înainta comentariile sale și, unde este cazul, poate face corecții, va fi de două luni, cu excepția cazurilor pe deplin justificate în care o perioadă mai lungă poate fi agreată de Comisie.

Cu excepţia cazurilor pe deplin justificate, timpul alocat pentru aceasta examinare nu va depăşi o perioadă suplimentară de doua luni, după cele doua luni la care se face referire în paragraful 1. Rezultatele unei asemenea examinari vor fi analizate în maniera specificată în al doilea aliniat din paragraful (1) din secţiunea a 18-a.

Comisia va lua în consideraţie orice dovada înaintată de statul beneficiar în perioada de timp stabilită.

Secţiunea a 21-a 1. Orice rambursare ce trebuie facută către Comisie, conform paragrafului (3) din secțiunea a 18-a, va fi efectuată înaintea datei indicate în cererea transmisă Responsabilului Național cu Autorizarea Finanțării. Aceasta va fi ultima zi a celei de-a doua luni de la data transmiterii cererii de rambursare.

Secţiunea a 22-a Nimic din aceasta anexa nu va împiedica statul beneficiar să aplice reguli mai stricte decât cele stabilite aici.

Anexa III.4.a Descrierea indicativa a cerinţelor referitoare la informaţiile necesare pentru o pista de audit corespunzătoare O pista de audit corespunzătoare, descrisă în paragraful (2) din secţiunea a 6-a, este îndeplinită, pentru o măsura data, inclusiv proiecte individuale în cadrul grupurilor de proiecte, atunci când:

Anexa III.4.b CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATA COMISIA EUROPEANĂ ISPA Certificat intermediar/final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată (De transmis la Unitatea ........... a Directoratului General pentru Politici Regionale prin intermediul canalelor oficiale) Denumirea măsurii: ..........................................................

Memorandum de finanţare nr. ................ din ............................

Referinţa Comisiei (CCI Nr.) ................................................

CERTIFICAT