Ordin nr. 5.281 din 21 octombrie 2003

ORDIN nr. 5.281 din 21 octombrie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 879 din 10 decembrie 2003 În conformitate cu prevederile art. 11 lit. a) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, vazand Avizul Unităţii Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern, de pe lângă Ministerul Finanţelor Publice, nr. 420.237 din 29 septembrie 2003, în temeiul Hotărârii Guvernului nr. 741/2003 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, ministrul educaţiei, cercetării şi tineretului emite prezentul ordin.

Articolul 1

Se aprobă Normele metodologice privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Articolul 2

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Articolul 3

Direcţia audit va duce la îndeplinire prevederile prezentului ordin.

Ministrul educaţiei, cercetării şi tineretului, Alexandru Athanasiu Bucureşti, 21 octombrie 2003.

Nr. 5.281.

Anexa NORME METODOLOGICE privind organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern în structura Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului şi în unităţile aflate în subordinea sau coordonarea Ministerului Educaţiei, Cercetării şi Tineretului Prezentele norme sunt elaborate în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002, privind auditul public intern şi ale Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 38/2003, pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern. Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, organizează şi exercită activitatea de audit public intern în structura proprie şi în instituţiile subordonate sau coordonate.

Prin unităţi şi instituţii aflate în subordinea şi coordonarea Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, nominalizate în anexele Hotărârii Guvernului nr. 741/2003 privind organizarea şi funcţionarea MECT, se înţeleg: Consiliile Consultative ale Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, inspectoratele şcolare judeţene şi al municipiului Bucureşti, instituţiile de învăţământ superior de stat, instituţiile şi unităţile de cercetare ştiinţifică, dezvoltare tehnologică şi inovare şi alte unităţi finanţate sau subvenţionate total sau parţial de la bugetul de stat, prin Ministerul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, bibliotecile centrale universitare şi pedagogice, casele universitarilor, casele de cultura şi complexele cultural-sportive studenţeşti, Agenţia Naţionala a Taberelor şi Turismului Şcolar din România, Palatul Naţional al Copiilor din Bucureşti, palatele şi cluburile culturale ale elevilor, cluburile sportive şcolare, casele corpului didactic.

Partea I APLICAREA NORMELOR DE AUDIT PUBLIC INTERN LA UNITĂŢILE AFLATE ÎN SUBORDINEA ŞI COORDONAREA MINISTERULUI EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI

Capitolul I

ORGANIZAREA ŞI ATRIBUŢIUNILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Auditul public intern reprezintă o activitate independenta organizată sub forma Direcţiei de Audit, la nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului şi sub forma compartimentelor de audit la nivelul unor instituţii subordonate, constituite în directa subordonare a conducătorilor instituţiei respective. Dacă la nivelul unor instituţii subordonate, nu se înfiinţează compartiment de audit public intern, auditul public intern al entitatii respective, se efectuează de către compartimentul de audit public intern al instituţiei ierarhic superioare.

Compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern şi în desfăşurarea activităţilor supuse acestui control.

Auditorii interni care sunt funcţionari publici sunt selectaţi şi au drepturile, obligaţiile şi incompatibilităţile prevăzute de Statutul funcţionarilor publici.

Auditorii interni, au un nivel de salarizare corespunzător ierarhiei acestei funcţii în cadrul sistemului de salarizare a funcţionarilor publici, totodată auditorii interni, beneficiază de un spor pentru complexitatea muncii de 25% aplicat la salariul de baza brut lunar.

Auditorii interni care nu sunt funcţionari publici, beneficiază de sporul de 25%, în aceleaşi condiţii ca şi funcţionarii publici.

A. Organizarea auditului public intern 1. La nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului Activitatea de audit public intern în cadrul MECT, este organizată şi funcţionează în cadrul Direcţiei de Audit, subordonata nemijlocit ministrului educaţiei cercetării şi tineretului.

La nivelul consiliilor consultative ale Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, nominalizate în anexa nr. 2, la H.G. nr. 741/2003, privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, nu se organizează compartimente de audit public intern. Auditarea acestor unităţi se realizează de Direcţia Audit a MECT.

Casele corpului didactic, palatele copiilor, cluburile sportive şcolare judeţene, nu organizează compartimente de audit public intern. Activitatea de audit public intern la aceste unităţi se realizează de către compartimentele de audit ale inspectoratelor şcolare judeţene, respectiv serviciul de audit al inspectoratului şcolar al Municipiului Bucureşti.

Compartimentele de audit public intern sunt subordonate nemijlocit rectorului universitatii.

La aceste unităţi, activitatea de audit public intern va fi efectuată de către Direcţia de Audit a MECT.

Auditul se va asigura de către auditorii interni ai MECT sau de auditori interni ai universitatilor din raza lor teritorială, nominalizaţi prin ordin al ministrului educaţiei cercetării şi tineretului.

B. Atribuţiile compartimentului de audit public intern 1. Atribuţiile Direcţiei de Audit din cadrul MECT

Normele metodologice se elaborează cu avizul Unităţii Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern.

Unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, nu elaborează Norme metodologice proprii.

Direcţia Audit Public Intern din cadrul MECT auditeaza la unităţile care sunt cuprinse în plan, cel puţin odată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

În acest sens, Direcţia de Audit din cadrul MECT, transmite UCAAPI, sinteze ale recomandărilor neinsusite de conducătorul instituţiei publice auditate, precum şi consecinţele neimplementarii acestora, însoţite de documentaţia justificativă. Transmiterea sintezelor se va face până la 10 ale lunii următoare pentru trimestrul trecut.

Direcţia de Audit Public Intern, din cadrul MECT transmite la cerere la UCAAPI, raportări privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitatea de audit desfăşurată.

Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din activitatea de audit public intern, stadiul implementarii recomandărilor, eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi informaţii referitoare la pregătirea profesională a auditorilor.

Raportarile anuale întocmite de Direcţia de Audit a MECT, privind activitatea de audit public intern, se transmit la UCAAPI până la 25 ianuarie.

În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditata, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entitatii publice şi structura de inspecţie, sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile.

În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite.

Compartimentele de audit din cadrul unităţilor subordonate sau coordonate de MECT, auditeaza la unităţile care sunt cuprinse în plan, cel puţin odată la trei ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

În acest sens, compartimentul de audit public intern transmite la MECT, sinteze ale recomandărilor neinsusite de către conducătorul entitatii şi consecinţele neimplementarii acestora, însoţite de documente relevante. Transmiterea sintezelor la MECT, se face trimestrial până la data de 5 a lunii următoare încheierii trimestrului.

Compartimentele audit public intern din cadrul entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, transmit la cerere, Direcţiei Audit Public Intern din cadrul MECT rapoarte, privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activitatea de audit desfăşurată.

Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din activitatea de audit public intern, stadiul implementarii recomandărilor, eventualele prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi referitoare la pregătirea profesională a auditorilor.

Raportarile anuale întocmite de compartimentele audit public intern din cadrul entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, vor transmite Direcţiei Audit Public Intern a MECT, rapoartele anuale, până la data de 10 ianuarie.

În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constata abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entitatii publice şi structura de inspecţie, sau o alta structura de control intern stabilită de conducătorul entitatii publice, în termen de 3 zile.

În cazul identificarii unor iregularitati majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entitatii care a aprobat-o dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimeaza ca prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite.

C. Norme aplicabile compartimentului de audit public intern Norme de calificare 1. Carta auditului intern şi Codul privind conduita etica a auditorului intern Carta auditului intern defineste potrivit legii, drepturile şi obligaţiile auditorilor interni. Carta oferă informaţii despre obiectivele şi metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduita.

Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezintă un ansamblu de reguli şi principii de conduita, care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni.

Codul privind conduita auditorilor interni cuprinde regulile pe care auditorii trebuie să le respecte în exercitarea atribuţiilor.

Activitatea de audit public intern nu trebuie supusă nici unei ingerinţe externe, începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor.

Obiectivitate individuală Auditorii trebuie să aibă atitudine impartiala, sa nu aibă prejudecati şi sa evite conflictele de interese.

Auditorii interni, trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit public intern.

Numirea şi destituirea şefului compartimentului de audit public intern

Entitatile subordonate sau aflate în coordonarea MECT, solicita avizul de destituire a şefului compartimentului de audit public intern de la conducerea MECT.

Numirea şi revocarea auditorilor interni Numirea sau revocarea auditorilor publici interni, se face de către conducătorul entitatii publice, numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public intern astfel:

Pierderea independentei şi obiectivitatii auditorilor interni Sunt incompatibili cu funcţia de auditor intern în aceeaşi unitate:

Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus au obligaţia de a informa în scris conducătorul entitatii publice şi şeful structurii de audit public intern, despre eventualele incompatibilităţi.

Misiunile de audit public intern, vor fi încredinţate acelor persoane cu pregătire şi experienta necesară, corespunzătoare nivelului de complexitate al misiunii.

Compartimentul da audit public intern, trebuie să dispună de metodologii, sisteme moderne de informatizare, sa folosească metode de esantionare statistica şi instrumente de control ale sistemelor informatice.

Pentru cunoştinţe de stricta specialitate, pot fi contractate servicii de consultanţa din afară entitatii publice.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competenţa şi experienta necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienta corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.

Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

Constiinta profesională Auditorul intern trebuie ca în cursul desfăşurării misiunii sale să depună toate eforturile şi sa ia în considerare următoarele elemente:

Pregătirea profesională continua Auditorii interni trebuie să-şi imbunatateasca cunoştinţele profesionale, printr-o pregătire profesională continua. Şeful compartimentului de audit public intern şi conducerea entitatii publice, vor trebui să asigure condiţiile pentru pregătirea profesională continua, durata minima afectată pregătirii profesionale a auditorilor interni, fiind de minim 15 zile anual.

Evaluarea programului de calitate Auditul public intern, necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe.

Evaluarea interna Presupune efectuarea de controale permanente, prin care şeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest context, supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienţelor, iniţierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern şi perfecţionarea activităţilor de perfecţionare profesională.

Evaluarea externa Evaluarea externa este efectuată de către UCAAPI, prin:

D. Norme de funcţionare a auditului public intern 1. Cerinţe privind funcţionarea compartimentului de audit public intern Directorul Direcţiei de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului şi şefii compartimentelor de audit public intern din unităţile subordonate sau cele aflate în coordonarea MECT, sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern în entitatile în care îşi desfăşoară activitatea.

În unităţile în care activitatea de audit public intern nu este organizată în compartiment distinct de audit public intern iar activitatea de audit se desfăşoară de un singur auditor, responsabilitatea pentru organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit public intern, revine acestuia, prin decizie a ordonatorului de credite.

1.1. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern, se întocmeşte anual de către Direcţia de Audit Public Intern a MECT şi de compartimentele de audit public intern ale entitatilor aflate în subordinea sau coordonarea MECT, care au organizate astfel de compartimente.

Selectarea misiunilor de audit public intern, se face în funcţie de următoarele elemente de fundamentare: a. Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni; b. Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior în rapoartele de audit; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecţiilor; deficiente consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialişti, experţi etc., cu privire la structura şi dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcţionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evolueaza sistemul auditat; c. Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entitatilor publice sunt obligaţi sa ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entitatii publice, realizate în bune condiţii şi raportate în termenul fixat; d. Numărul entitatilor publice subordonate; e. Respectarea periodicitatii în auditare, cel puţin o dată la 3 ani; f. Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata; g. Recomandările Curţii de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.

Conducătorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent. Unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, care au organizate compartimente de audit public intern, vor inainta la MECT spre avizare proiectul planului de audit public intern, până la data de 10 decembrie a anului curent.

Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituţiei publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale.

1.2. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este însoţit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan.

Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal şi alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.

1.3. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are următoarea structura:

1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face în funcţie de:

Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entitatii publice.

1.5. Gestionarea resurselor umane Directorul Direcţiei de Audit Public Intern, conducătorii compartimentelor de audit public intern, sau persoana imputernicita sa coordoneze activitatea de audit public intern la unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT, sunt responsabili pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

1.6. Reglementarea activităţii compartimentului de audit public intern Unităţile aflate în subordonarea sau coordonarea MECT, nu elaborează norme proprii de audit public intern. Activitatea de audit public intern, se va desfăşura în conformitate cu prevederile prezentelor norme.

1.7. Raportarea activităţii de audit public intern Raportul de audit public intern, finalizat împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entitatii publice care a aprobat efectuarea misiunii de audit public intern, pentru analiza şi avizare.

Compartimentul de audit public intern asigura: ● raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activitatea de audit; ● elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern; ● în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, se raportează conducătorului entitatii publice şi structurii de control intern; ● informarea UCAAPI despre recomandările neinsusite de către conducătorul entitatii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora; ● verificarea şi raportarea la UCAAPI, sau la organul ierarhic imediat superior asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operaţiilor şi sistemelor informatice ale entitatii publice privind: ● fiabilitatea şi integritatea informaţiilor financiare şi operationale; ● eficacitatea şi eficienta operaţiilor; ● protejarea patrimoniului; ● respectarea legilor, reglementărilor şi contractelor În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

2.2. Evaluarea sistemelor de control Auditul public intern ajuta entitatea publică sa menţină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitatii şi eficientei acestuia, contribuind la îmbunătăţirea lui continua.

În cursul misiunii, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern, în acord cu obiectivele misiunii, în vederea identificarii tuturor deficienţelor semnificative ale acestora.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entitatii publice, a definit criterii adecvate de apreciere şi dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate şi de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni, trebuie, împreună cu conducerea entitatii publice sa elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.

Capitolul II

NORME METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN În desfăşurarea unei misiuni de audit public intern, sunt necesare următoarele etape şi proceduri:

1.2. Declaraţia de independenta Independenta auditorilor interni selectaţi pentru realizarea unei misiuni de audit, trebuie declarata prin întocmirea unei declaraţii de independenta, de către fiecare auditor.

1.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern Compartimentul de audit public intern, notifica entitatea care urmează a fi auditata cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum şi despre faptul ca pe parcursul misiunii de audit public intern vor avea loc deplasări în cadrul structurilor entitatii ce urmează a fi auditate, deplasări al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord cu entitatea auditata.

1.4. Colectarea informaţiilor În aceasta etapa auditorii interni solicita şi colectează informaţii cu caracter general despre entitatea auditata. Colectarea acestor informaţii trebuie să atinga în final următoarele scopuri:

1.5. Prelucrarea informaţiilor Prelucrarea informaţiilor consta în:

1.6. Identificarea obiectivelor auditabile Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practica.

Etapele identificarii obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile se realizează în trei etape:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile Lista centralizatoare a obiectelor auditabile constituie suportul analizei riscurilor.

1.7. Analiza riscurilor Definirea riscului Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii entitatii publice de a realiza obiectivele.

Categorii de riscuri a. riscuri de organizare În această categorie se includ riscuri produse ca urmare a lipsei unor responsabilităţi precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaţie insuficienta şi neactuala. b. riscuri operationale Se întâlnesc în situaţia neinregistrarilor în evidentele contabile; păstrarea şi utilizarea necorespunzătoare a arhivei; lipsa unui control asupra operaţiunilor cu risc ridicat. c. riscuri financiare Constau în plati nesecurizate; nedetectarea operaţiunilor cu risc financiar. d. riscuri generate de schimbări legislative, structurale, manageriale etc.

Componentele riscului Componentele riscului sunt:

Scopul analizei riscurilor Analiza riscurilor reprezintă o etapa importanţa şi are drept scop:

Fazele analizei riscurilor Fazele care trebuie urmărite în analiza riscurilor sunt următoarele:

Măsurarea riscurilor Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului şi de gravitatea consecinţelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor, se utilizează drept instrumente de măsurare, criteriile de apreciere.

Măsurarea probabilitatii Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilitatii de aparitie a riscului, sunt:

Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine şi este exprimată pe o scara de valori pe trei niveluri:

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţa asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi:

Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele:

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern al entitatii, pe trei niveluri:

Măsurarea gravitatii consecinţelor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate exprima pe o scara de valori pe trei niveluri:

Metoda-model de analiza a riscurilor Efectuarea analizei riscurilor se face prin parcurgerea următorilor pasi:

Punctajul total al riscului se obţine utilizând formula: n ___ T = /__ P(i) x N(i) i=1 unde:

P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x ... x Ni unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

1.8. Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor de auditat selectate, este semnată de directorul direcţiei de audit public intern a Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului şi/sau de şefii compartimentelor de audit public intern din unităţile aflate în subordinea sau coordonarea MECT şi este adusă la cunoştinţa principalilor responsabili ai entitatii auditate în cadrul şedinţei de deschidere.

Programul de audit public intern Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

1.9. Programul preliminar al interventiilor la faţa locului.

Programul preliminar al interventiilor la faţa locului se întocmeşte în baza programului de audit public intern şi prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului.

1.10. Deschiderea intervenţiei la faţa locului Şedinţa de deschidere Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se derulează la unitatea auditata cu participarea auditorilor interni şi a personalului entitatii auditate.

Ordinea de zi a şedinţei de deschidere trebuie să cuprindă:

Entitatea auditata, poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate. Amânarea trebuie discutata cu compartimentul de audit public intern şi notificată la conducătorul entitatii publice.

Minuta şedinţei de deschidere Data şedinţei de deschidere, participanţii, aspectele importante rezultate în urma discuţiilor vor trebui consemnate în minuta şedinţei de deschidere.

1.11. Notificarea privind realizarea interventiilor la faţa locului Direcţia de audit Public Intern a MECT, sau compartimentele de audit public intern care efectuează misiunea de audit, trebuie să notifice entitatea auditata despre programul verificărilor care urmează să fie realizate la faţa locului, inclusiv perioadele de desfăşurare a acestora. Odată cu notificarea se transmite şi Carta auditorului intern.

Intervenţia la faţa locului cuprinde următoarele etape:

2.2. Tehnici şi instrumente de audit intern Principalele tehnici de audit intern Verificarea trebuie să asigure validarea, confirmarea, acuratetea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanta cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

Comparatia - confirma identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

Examinarea - presupune urmărirea şi detectarea erorilor sau a iregularitatilor;

Recalcularea - consta în operaţiunea de verificare a tuturor calculelor matematice;

Confirmarea - consta în solicitarea de informaţii din două sau mai multe surse independente, cu scopul validării acesteia;

Punerea de acord - reprezintă procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

Garantarea - consta în verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

Urmărirea - reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative, către articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate modificările patrimoniale au fost înregistrate.

Observarea fizica - reprezintă modul prin care auditorii interni îşi formează o părere proprie.

Interviul - reprezintă procedeul prin care auditorii obţin informaţii prin intervievarea persoanelor care au legătură cu problematica verificata de auditor.

Analiza - consta în descompunerea unei entităţi în elemente care pot fi izolate, cuantificate şi măsurate distinct.

Principalele instrumente de audit intern ● Chestionarul - cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni.

Chestionarul este de mai multe tipuri:

Chestionarul de luare la cunoştinţa - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizatoric, organizarea interna, funcţionarea entitatii auditate;

Chestionarul de control intern - orienteaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfunctiilor şi cauzelor reale ale acestor disfunctii;

Chestionarul-lista de verificare - este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile metodele şi mijloacele financiare, tehnice şi de informare, resursele umane existente. ● Tabloul de prezentare a circuitului auditului care permite:

2.3. Dosarele de audit public intern Dosarele de audit public intern, asigura legătură între sarcina de audit, intervenţia la faţa locului şi raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.

Dosarele de audit public intern sunt de mai multe tipuri: a. Dosarul permanent - cuprinde următoarele secţiuni:

Secţiunea A - Raportul de audit public intern şi anexele acestuia:

Secţiunea B - Administrativă:

Secţiunea C - Documentaţia misiunii de audit public intern:

Secţiunea D - Supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern şi a rezultatelor acestuia:

2.4. Revizuirea - Se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător.

2.5. Păstrarea şi arhivarea dosarelor de audit public intern Dosarele de audit public intern sunt confidenţiale. Ele se păstrează până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhiveaza în concordanta cu prevederile legii.

2.6. Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului, are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern şi a calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmeşte o minuta a şedinţei de închidere.

3.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern Proiectul Raportului de audit public intern, trebuie să cuprindă cel puţin următoarele elemente:

3.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate transmite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de către auditorii interni.

3.4. Reuniunea de conciliere În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează şedinţa de conciliere cu structura auditata în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmeşte o minuta privind desfăşurarea reuniunii de conciliere.

3.5. Elaborarea Raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoţit de o sinteza a principalelor constatări şi recomandări.

Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să informeze UCAAPI sau organul ierarhic superior despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entitatii publice. Aceste recomandări vor fi însoţite de documentaţia de sustinere.

3.6. Difuzarea Raportului de audit public intern Şeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducătorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza şi avizare.

Pentru instituţia publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.

3.7. Urmărirea recomandărilor Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandările menţionate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite şi ca conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.

Structura auditata trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor.

3.8. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor consta în:

3.9. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern Compartimentul de audit public intern verifica şi raportează la UCAAPI, sau la organul ierarhic superior asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

Compartimentul de audit public intern va comunică conducătorului entitatii publice stadiul implementarii recomandărilor.

3.10. Supervizarea misiunii de audit public intern Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfăşurare a misiunii de audit public intern.

Scopul acţiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate. Prin acţiunea de supervizare se stabilesc instrucţiunile necesare derulării misiunii de audit, se verifica executarea corecta a programului misiunii de audit, se verifica existenta elementelor probante, se verifica dacă redactarea raportului de audit intermediar şi final este exactă, clara şi concisă şi se efectuează în termenele fixate.

În cazul în care şeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

Capitolul III

GHID PROCEDURAL PROCEDURA P-01 ORDINUL DE SERVICIU Model A-01 Scopul:

De repartizare a sarcinilor de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit public intern.

Premise:

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie şi se întocmeşte pe baza planului anual de audit public intern.

Procedura:

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Nr. ....... din ............

ORDIN DE SERVICIU În conformitate cu prevederile ........... şi cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la .................., în perioada ............ Scopul misiunii de audit este.........., iar obiectivele acesteia sunt .................. .

Menţionăm ca se va efectua un audit de .......................... .

Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori ......... .

DIRECTOR-DA-MECT/Şeful compartimentului de audit public intern/Conducătorul instituţiei care aproba efectuarea misiunii de audit în situaţia în care în instituţie nu este decât un auditor PROCEDURA P-02 DECLARAREA INDEPENDENTEI Scopul:

De a demonstra independenta auditorilor faţă de entitatea auditata Premise:

În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern, vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentul de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate reală sau presupusa, auditorii sunt obligaţi sa informeze conducerea.

Procedura:

DECLARAŢIA DE INDEPENDENTA - Model A-02 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Se completează de fiecare auditor în parte, inclusiv consultanţii.

Numele ................. Data .............(1) Misiunea de audit public intern ........... ___________

Model A-02 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern/ Conducătorul instituţiei care aproba efectuarea misiunii de audit în situaţia în care în instituţie nu este decât un auditor.

Se completează de şeful compartimentului de audit 1. Incompatibilităţi personale. În cazul în care exista se trec din rândul celor inserate în tabelul anterior.

Data şi semnatura .................

PROCEDURA P-03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Scopul:

Sa informeze entitatea auditata despre declanşarea misiunii de audit public intern.

Premise:

Se intenţionează ca prin notificarea entitatii să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.

Procedura:

Model B-01 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Data ............

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Către .................

De la ................. Directorul Direcţiei de Audit a MECT/Conducătorul compartimentului de audit public intern, sau conducătorul instituţiei care dispune efectuarea misiunii de audit.

Ref ................... Se denumeste misiunea de audit public intern Stimate(a) ............

În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada ........, sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema ......., la unitatea dumneavoastră.

Auditul va examina responsabilităţile asumate de către unitatea dumneavoastră şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile într-un mod eficient şi efectiv.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţa de deschidere în vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinzând:

Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastră, va rugăm sa ne puneti la dispoziţie următoarea documentaţie ................................. .

Dacă aveti unele întrebări privind aceasta acţiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului), sau pe mine.

Cu stima Conducătorul compartimentului de audit public intern .............................

Data .............

PROCEDURA P-04 COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR Scopul:

Cunoaşterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor să se familiarizeze cu entitatea auditata. Colectarea informaţiilor facilitează procedurile de analiza de risc şi cele de verificare.

Premise:

Colectarea, este de fapt pregătirea informaţiilor în vederea efectuării analizei de risc şi pentru identificarea informaţiilor necesare, în vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit public intern.

Colectarea informaţiilor presupune:

Procedura:

PROCEDURA P-05 ANALIZA RISCURILOR Scopul:

Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea auditata, modul în care controalele interne sau procedurile entitatii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii controlului intern.

Premise:

Analiza riscurilor, reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului cu punctele tari şi punctele slabe, Aprecierea unui risc are la baza doua estimari:

Riscurile potenţiale se pot concretiza în recomandări de audit. Punctele tari şi punctele slabe, se exprima calitativ şi cantitativ în funcţie de rezultatele asteptate şi de condiţiile de obţinere a acestora. Un punct forte sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcţionare a entitatii, sau atingerea unui rezultat scontat.

Procedura:

Exemplu MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Model C-01 Tabelul "PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE"

Denumirea misiunii de audit ........... Perioada supusă auditului Întocmit de .............

Data .........

Aprobat de ..............

Data .........

Ghidul de Evaluare al controlului intern PROCEDURA P06 - ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT Scopul:

Asigura conducătorul compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern şi asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor.

Premise:

Programul de audit este un document de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar de intervenţie la faţa locului se întocmeşte în baza programului de audit public intern şi prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului.

Procedura:

PROGRAMUL DE AUDIT Model A03 Perioada supusă auditului Întocmit de ............ Data .........

Aprobat de ............. Data .........

Model A03-1 PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de .............

Data .........

Aprobat de ..............

Data .........

PROCEDURA P-07 ŞEDINŢA DE DESCHIDERE Scopul:

Sa efectueze o şedinţa de deschidere cu reprezentanţii entitatii auditate, pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind auditul.

Premise:

Şedinţa de deschidere serveşte ca intalnire de început a misiunii de audit. Ordinea de zi a şedinţei de deschidere va cuprinde:

Procedura:

Exemplu MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE PROCEDURA P-08 COLECTAREA INFORMAŢIILOR Scopul:

Informaţiile colectate asigura o evidenta suficienta şi oferă baza pentru constatările şi concluziile auditorilor.

Premise:

În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări în concordanta cu programul de audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii şi recomandări.

Procedura:

Exemplu Model A-04 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit/Compartimentul de audit public intern CHESTIONARUL-LISTA DE VERIFICARE Denumirea misiunii de audit ............ Perioada supusă auditului Întocmit de ............

Data .........

Aprobat de .............

Data .........

Model A-05 PROCEDURA P-09 CONSTATAREA ŞI RAPORTAREA IREGULARITATILOR Scopul:

De a furniza un ghid în cazurile de descoperire de iregularitati Premise:

Când auditorii ajung la concluzia bazată pe FIAP-uri ca s-a comis o iregularitate vor trebui să raporteze cel mai târziu a doua zi conducătorului compartimentului audit public intern prin transmiterea formularului de constatare şi raportare a iregularitatilor.

Procedura: *2) În cazul inspectoratelor şcolare judeţene şi al universitatilor la care nu exista funcţia de conducător al compartimentului de audit public intern, sarcina informării inspectorului şcolar general şi a rectorului revine auditorului care efectuează misiunea de audit public intern.

FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITATILOR Model A-06 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public Intern Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern În urma misiunii de audit public intern ........................... efectuată la .......................... s-au constatat următoarele:

Auditor .....................

Data .../.../.......

PROCEDURA P-10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Scopul:

Sa asigure ca documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi ca acestea furnizează sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.

Premise:

Auditorii revad FIAP-urile şi documentele de lucru din punct de vedere al formatului şi al conţinutului, asigurându-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie să fie suficienta şi relevanta.

Procedura:

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Denumirea misiunii de audit .............

Perioada auditata ....................

Întocmit de ............ Data ........

Auditori, PROCEDURA P-11 ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE Scopul:

Permite prezentarea către entitatea auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul raportului de audit public intern.

Premise:

Sa se asigure ca raportul de audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant.

Clar - adică să fie uşor de înţeles, evident, sa nu permită interpretări;

Obiectiv - sa nu fie partinitor;

Fundamentat - fiecare constatare să aibă la baza documente doveditoare şi să facă trimiteri la textul legal incident;

Relevant - aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii în luarea deciziilor manageriale.

Procedura:

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE PROCEDURA P-12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT Scopul:

Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor publici interni.

Premise:

În elaborarea raportului de audit public intern, auditorul foloseşte dovezile de audit, raportate în fişele de identificare şi analiza problemelor şi în formularul de constatare şi raportare a iregularitatilor.

Procedura:

Model A-07-1 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Pagina de titlu şi cuprinsul Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor.

Semnatura Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată şi de către şeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.

Stabilirea metodologiei Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările şi recomandările auditului Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entitatii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura:

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi minore.

PROCEDURA P-13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN Scopul:

Sa asigure entitatii auditate posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit şi de a formula un punct de vedere la constatările şi recomandările auditului.

Premise:

Proiectul de raport de audit transmis la entitatea auditata trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor şi concluziilor la care face referire.

Procedura:

PROCEDURA P-14 REUNIUNEA DE CONCILIERE Scopul:

Acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de către auditori în proiectul raportului de audit şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.

Premise:

Auditorii pregătesc reuniunea de conciliere Procedura:

Exemplu MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE PROCEDURA P-15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul:

Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala şi pentru tipărire.

Sa constate dacă raportul de audit este complet, incluzând punctul de vedere al entitatii auditate.

Premise:

Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de calitate a raportului de audit şi întocmirea unei liste complete.

Procedura:

Model A07-2 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia Audit Public Intern/Compartimentul de audit public intern Pagina de titlu şi cuprinsul Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor.

Semnatura Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată şi de către Directorul Direcţiei de Audit a MECT, sau de şeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.

Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit;

Stabilirea metodologiei Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările şi recomandările auditului Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final.

Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproportionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entitatii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfunctionalitati sau tendinte negative la nivelul entitatii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entitatii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura:

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienta constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi minore.

PROCEDURA P-16 SUPERVIZAREA Scopul:

De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate.

Premise:

Conducătorul compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.

Procedura:

PROCEDURA P-17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Scopul:

Analizarea şi avizarea recomandărilor din raportul de audit Premise:

Raportul de audit final trebuie să conţină şi o sinteza a constatărilor şi recomandărilor. Pentru instituţia mica raportul este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

Proceduri:

PROCEDURA P-18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR Scopul:

Este de a urmări dacă scopul şi obiectivele misiunii de audit intern au fost corect formulate.

Premise:

Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entitatii auditata pe baza recomandărilor din raportul de audit public intern.

Procedura:

Exemplu Model A-08 MINISTERUL EDUCAŢIEI CERCETĂRII ŞI TINERETULUI Direcţia de Audit Public Intern/Compartimentul de Audit Public Intern FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

Capitolul IV

CARTA AUDITORULUI INTERN I. Rolul şi obiectivele auditului public intern 1. Rolul auditului intern Prezenta carta stabileşte drepturile şi obligaţiile auditorilor interni, din cadrul Direcţiei de Audit a Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, defineste obiectivele, drepturile şi obligaţiile acestora, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduita.

Activitatea de audit public intern, este activitate funcţional independenta şi obiectivă care da asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor ministerului. Ajuta la îndeplinirea obiectivelor, abordandu-le sistematic şi metodic, evaluand şi imbunatatind eficienta şi eficacitatea sistemelor de conducere, având ca baza evaluarea riscurilor, a controlului şi a proceselor de administrare.

Auditul intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern.

Conform prevederilor inserate la art. 2 lit b) din Legea nr. 672/2002, "controlul intern reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanta cu obiectivele acesteia, şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; include de asemenea structurile organizatorice, metodele şi procedurile".

Rolul auditului public intern organizat în cadrul MECT, este de a contribui la buna gestionare a fondurilor de care ministerul şi unităţile subordonate beneficiază în cadrul fiecărui exerciţiu financiar. Activitatea de audit public intern, trebuie să urmărească promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv şi eficient.

2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern Misiunile de audit efectuate de auditorii din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, trebuie să urmărească doua obiective principale:

UCAAPI, este condusă de un director general, numit de ministrul finanţelor publice, cu avizul Comitetului pentru Audit Public Intern (CAPI).

UCAAPI, are atribuţii de elaborare a strategiei şi a cadrului normativ general, de coordonare şi evaluare a activităţii de audit public intern la nivel naţional, dezvolta şi implementeaza proceduri şi metodologii uniforme, bazate pe standardele internaţionale, inclusiv manuale de audit public intern, elaborează Codul privind conduita etica a auditorului intern.

3.2. Comitetul de Audit Public Intern CAPI, este un organism cu caracter consultativ care funcţionează pe lângă UCAAPI şi contribuie la definirea strategiei şi îmbunătăţirea activităţii de audit public intern în sectorul public. CAPI, este condus de un preşedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioadă de 3 ani.

3.3. Direcţia de Audit Public Intern Direcţia de Audit Public Intern, este constituită la nivelul Ministerului Educaţiei Cercetării şi Tineretului, având şi rolul de a coordona activitatea de audit public intern la unităţile aflate în subordinea şi coordonarea MECT.

II. Statutul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT Direcţia de audit public intern a MECT, funcţionează în directa subordonare a ministrului educaţiei cercetării şi tineretului, exercitând o funcţie distinctă şi independenta de activităţile ministerului. Direcţia de audit public intern a MECT, nu este implicata în elaborarea procedurilor de control intern.

III. Principiile aplicabile compartimentului de audit public intern şi auditorului intern 1. Independenta şi obiectivitate Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerintelor externe, începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.

Directorul direcţiei de audit din cadrul MECT, este numit de ministru, cu avizul UCAAPI.

Persoanele care sunt rude sau afini până la gradul patru cu ministrul educaţiei cercetării şi tineretului, nu pot fi auditori în cadrul Direcţiei de Audit a MECT.

Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, nu pot efectua misiuni de audit la unităţi aflate în subordinea sau coordonarea MECT, dacă sunt soţi, rude, afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe.

Auditorii interni din cadrul Direcţiei de Audit a MECT, nu trebuie să primească misiuni de audit public intern, la unităţi din subordinea sau coordonarea MECT, dacă au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod în activitatea acestora. Aceasta interdicţie se poate ridica doar după trecerea unei perioade de 3 ani.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit, vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienta corespunzătoare nivelului de complexitate a sarcinilor.

În cazul în care pentru finalizarea unei misiuni de audit public intern, este nevoie de servicii de expertiza din afară, acestea vor fi supervizate de Direcţia de Audit a MECT.

În cadrul Direcţiei de Audit a MECT, trebuie să existe metodologii şi tehnici de informare, moderne, metode de analiza analitica şi instrumente de control ale sistemelor informatice.

Se vor adopta măsuri organizatorice pentru asigurarea condiţiilor necesare efectuării unui număr de minim 15 zile de pregătire pe an a fiecărui auditor.

Auditul public intern va fi supravegheat şi evaluat în permanenta, prin evaluări interne şi externe.

Evaluarea interna, presupune atât controale permanente privind buna funcţionare a auditului public intern cat şi controale periodice, efectuate de auditorii înşişi.

Directorul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT, va examina eficacitatea normelor interne de audit, pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit.

Evaluarea interna va permite depistarea insuficientelor şi va întreprinde îmbunătăţirile necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit.

Evaluarea externa, este exercitată de UCAAPI, prin:

IV. Metodologie 1. Planul anual de audit public intern Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către Direcţia de Audit a MECT, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni, precum şi prin preluarea sugestiilor ministrului educaţiei cercetării şi tineretului, ţinând cont de recomandările Curţii de Conturi.

Ministrul Educaţiei Cercetării şi Tineretului, aproba anual proiectul planului de audit public intern.

Auditorul intern desfăşoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

Reprezentanţilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li se asigura drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acest sens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau inspecţiei la faţa locului.

Relaţiile cu entitatea auditata, obiectul auditului Contactarea responsabililor entitatii auditate Responsabilul entitatii este informat înainte de misiune cu privire la data de intervenţie a auditului şi a conţinutului sau, definite într-un ordin de serviciu.

Realizarea misiunii la faţa locului Auditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuşi rolul auditului public intern, care în esenta vizează îmbunătăţirea funcţionarii entitatii şi răspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât şedinţa de deschidere cat şi transmiterea cartei de audit public intern.

Şedinţa de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiţiilor sale materiale, stabilirea intalnirilor şi a contactelor, şi diminuarea perturbarilor în funcţionarea entitatii.

Transmiterea rezultatelor Constatările şi recomandările sunt aduse la cunoştinţa entitatii auditate pe măsura obţinerii acestora, dacă ele prezintă importanţa. Răspunsurile responsabililor entitatii reprezintă un element de validare şi de corectare pentru auditor, fără a fi necesar să se aştepte finalizarea raportului. Acestea pot sa determine corectarea aprecierii auditului şi reorientarea cercetărilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la faţa locului, prin care se realizează informarea responsabililor entitatii auditate asupra observaţiilor principale relevante, validarea acestor observaţii şi aplicarea primelor măsuri corective de către cei interesaţi.

Proiectul raportului de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, Direcţia de Audit Public Intern, organizează reuniunea de conciliere cu structura auditata, în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate.

Directorul Direcţiei de Audit Public Intern a MECT, trimite raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, ministrului educaţiei cercetării şi tineretului, pentru analiza şi avizare. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

Urmărirea misiunilor de audit Reuniunea de conciliere fixează modalităţile de aplicare a recomandărilor.

Responsabilul entitatii auditate, respectiv directorii şi directorii generali din cadrul MECT, inspectorii şcolari generali, rectorii sau conducătorii unităţilor de învăţământ auditate, trebuie să propună planul de acţiune însoţit de un calendar de implementare a recomandărilor, în cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate şi acceptate de comun acord.

Responsabilul entitatii auditate asigura urmărirea aplicării planului de acţiune. El îl informează pe auditor periodic în privinta acestui lucru.

V. Reguli de conduita Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale şi trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce priveşte informaţiile colectate.

Auditorul exercita o funcţie de evaluare independenta, care se concretizează în recomandări.

Auditorul trebuie să respecte codul privind conduita etica.

Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip şi neregulile grave care fac obiectul auditului.

Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncii sale (constatările şi recomandările) responsabilului entitatii auditate.

Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de către responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de către un auditor care nu a participat la misiune. Acesta se asigura ca sunt validate constatările şi informaţiile probante.

Auditatul are drept de răspuns la constatările şi recomandările prezentate în raport. În acest sens, el are la dispoziţie un termen de 15 zile. -----------