Evidenca o izrabi delovnega časa - IPRS

(1)Splošne uredbe, predstavljata Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), ki glede na določbo člena 6 (2 in 3) Splošne uredbe ostajata v veljavi tudi po njeni uveljavitvi. ZEPDSV določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v 12. členu tega zakona, in med njimi je tudi evidenca o izrabi delovnega časa. Vsebino evidence o izrabi delovnega časa določa 18. člen ZEPDSV, ki taksativno našteva podatke, ki jih, za posameznega delavca, delodajalec dnevno vpisuje vanjo, in sicer: podatke o številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa. V 19. členu ZEPDSV je urejeno vodenje te evidence z vidika časovnega okvira začetka in konca vodenja evidence o izrabi delovnega časa, ki sta vezana na sklenitev oziroma prenehanje pogodbe o zaposlitvi. Glede na navedeno IP opozarja, da ne samo, da lahko vzpostavite evidenco o izrabi delovnega časa, skladno z ZEPDSV jo celo morate. Vsebina evidence za vsakega zaposlenega je opredeljena v zgoraj opisanem 18. členu ZEPDSV, pri čemer v zvezi s podatkom o številu ur (prva alineja 18. člena ZEPDSV) lahko vodite čas prihoda in odhoda z dela in skupno število ur prisotnosti na delovnem mestu ter druge podatke, ki so navedeni v omenjenem členu. Podatke v evidenci o izrabi delovnega časa lahko vodite poimensko za zaposlene, torej z navedbo njihovega imena in priimka, zato uporaba psevdonimov (omenjate denimo naključno dodeljeno kodo) načeloma ne bi bila potrebna. Ker pa omenjate kronološki način zapisa, zaradi katerega bi imeli vsi zaposleni ob vpisovanju v evidenco vpogled v podatke drugih zaposlenih, lahko kot dodaten ukrep varovanja osebnih podatkov uvedete tovrstno naključno dodeljene kode. Uporaba podatka EMŠO pa vsekakor ne bi bila primerna, saj gre za enolični identifikator, ki razkriva več podatkov (namreč datum in državo rojstva ter spol) in v primeru zlorabe oziroma nepooblaščene uporabe tega podatka lahko pride do resne škode oziroma negativnih posledic za pravice posameznika. Pri obdelavi osebnih podatkov je treba upoštevati tudi načelo sorazmernosti, kot ga določa točka

1. c)prvega odstavka člena 5 Splošne pogodbe o varstvu podatkov, ki določa, da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«). Uporaba imena in priimka ali, celo bolje, psevdonimov, je v konkretnem primeru dovolj za dosego namenov, ki jih zasledujete glede beleženja izrabe delovnega časa. Za konec IP še pripominja, da mora biti mapa, v katero se vpisujejo prihodi in odhodi zaposlenih, shranjena tako, da se prepreči nepooblaščena obdelava osebnih podatkov. Opisujete, da je mapa pod stalnim nadzorom tam zaposlene osebe, vendar glede tega pripominjamo, da morate kot upravljavec osebnih podatkov sprejeti tudi druge tehnične in organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Zavarovanje osebnih podatkov v skladu s še veljavnim prvim odstavkom 24. člena ZVOP-1 obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava teh podatkov tako, da se: varujejo prostori, oprema in sistemsko programska oprema, vključno z vhodno-izhodnimi enotami; varuje aplikativna programska oprema, s katero se obdelujejo osebni podatki; preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih; zagotavlja učinkovit način blokiranja, uničenja, izbrisa ali anonimiziranja osebnih podatkov; omogoča poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko osebnih podatkov, uporabljeni ali drugače obdelani in kdo je to storil, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja ali obdelave osebnih podatkov. V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo. Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka Pripravila: mag. Polona Merc Svetovalka pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.
2. si)Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026