Dostop do podatkov v elektronski evidenci delovnega časa + - Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem
- 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj. Datum: 14.11.2022 Številka: 07121-1/2022/1214 Kategorije: --> Kategorije: Delovna razmerja, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne
- 2022 prejeli vaše vprašanje o tem, ali lahko elektronski sistem za evidentiranje delovnega časa prek intraneta obvešča druge zaposlene o odsotnosti zaposlenih – možni statusi so službena pot, dopust, bolniška odsotnost (ne konkretno, kateri tip). Podatki se kasneje uporabijo tudi pri izplačilu plač, vodenju evidence dopustov itd. To vas zanima v zvezi z javnimi zavodi. Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z
- členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne
- aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov),
- točko prvega odstavka
- člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) ter
- členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se lahko IP dokončno opredeli do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov le v morebitnem inšpekcijskem postopku ali pritožbenem postopku po zakonu, ki ureja dostop do informacij javnega značaja. Če gre za javne uslužbence v javnem zavodu, je dopustno, da so njihovi podatki v elektronskem sistemu evidence delovnega časa dostopni drugim zaposlenim, in sicer »odsotnost/prisotnost« in razlog »službena odsotnost«. Tistim zaposlenim, ki po odločitvi oziroma po navodilih upravljavca izvajajo konkretne naloge s področja vodenja zbirk s področja delovnih razmerij, obračunavanja plač, organizacije dela ter odobritev in kontrole odsotnosti (npr. računovodstvo, kadrovska služba, vodje organizacijskih enot) so lahko dostopni vsi podatki iz evidence, če so ti podatki potrebni in primerni za izvajanje delovnih nalog. O b r a z l o ž i t e v: Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ) vsakomur (npr. tudi zaposlenim pri organizaciji oz. organu, ki je zavezanec za posredovanje informacij javnega značaja) omogoča dostop do tistih dokumentov (npr. tudi podatkov iz internih informatiziranih zbirk podatkov), ki izpolnjujejo pogoje za obstoj informacije javnega značaja in glede katerih ni podanih izjem od prostega dostopa iz
- ali 5.a člena ZDIJZ. Poseben odstop od izjem je določen v tretjem odstavku
- člena ZDIJZ, po katerem se, ne glede na določbe prvega odstavka (torej ne glede na splošno izjemo varstva osebnih podatkov), dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Ker gre v vašem primeru za delodajalca, ki je javni zavod, so podatki o zaposlenih javnih uslužbencih podvrženi pravilom iz ZDIJZ. Z vidika pravil o dostopu do informacij javnega značaja – ta torej veljajo tudi v razmerju med samimi zaposlenimi – so prosto dostopne informacije o prisotnosti na delovnem mestu ter informacije o odsotnosti z delovnega mesta določenega javnega uslužbenca. Ker pa konkreten razlog odsotnosti ni v dovolj tesni zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca v smislu tretjega odstavka
- člena ZDIJZ, niso prosto dostopne informacije o odsotnosti za malico, bolniški odsotnosti ne glede na konkreten razlog, dopustu ne glede na vrsto dopusta in zasebnem izhodu; izjema je informacija o službeni odsotnosti. Drugačna pravila veljajo za tiste zaposlene, ki do podatkov v evidenci delovnega časa interno dostopajo zaradi potrebe opravljanja dela, za katerega so pooblaščeni. Ti dostopajo do podatkov v imenu delodajalca kot upravljavca zbirk osebnih podatkov. Če ti zaposleni (npr. osebe v kadrovski službi ali računovodstvu in vodje organizacijskih enot) za opravljanje službenega dela neizogibno potrebujejo dostop do vseh konkretnih podatkov o prisotnosti oziroma odsotnosti določenega zaposlenega, je tak dostop dopusten. Za tovrstne dostope ni relevanten ZDIJZ, temveč zlasti
- člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), b. točka prvega odstavka
- člena Splošne uredbe in b. točka drugega odstavka
- člena Splošne uredbe. Delovne naloge oziroma pooblastila in s tem potrebne interne dostope do osebnih podatkov določa upravljavec. Ta je tisti, ki mora v skladu z zahtevo po zagotavljanju varnosti podatkov (
- in
- člen Splošne uredbe) že vnaprej poskrbeti za ustrezna pooblastila in omejitve glede dostopov do osebnih podatkov, ki jih v imenu upravljavca izvajajo zaposleni. V zasebnem sektorju pravila iz ZDIJZ ne veljajo, zaradi česar informacije o prisotnosti oziroma odsotnosti iz delodajalčeve zbirke osebnih podatkov ne bi smele biti prosto javno dostopne vsem zaposlenim. Prijazen pozdrav, Pripravil: mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav. informacijska pooblaščenka O NAS Informacijski pooblaščenec Dunajska cesta 22 1000 Ljubljana, Slovenija Zemljevid (vir: najdi.si) Telefon: 01 230 97 30 Poštni in varni e-predal: gp.ip(at)ip-rs.si Odgovorna oseba za informacije za medije: dr. Jelena Virant Burnik. Kontakt za medije: Barbara Repovš, mediji@ip-rs.si ali 01 230 97 30 Prijava kršitev (Navodila in obrazci) URADNE URE PON - PET 9.00 - 12.00 POVEZAVE Informacije javnega značaja Priročniki in smernice Obrazci Politika zasebnosti Informacije o obdelavi osebnih podatkov Izjava o dostopnosti Podpora za majhna podjetja Pravice posameznikov Prijava na prejemanje e-novic Informacijski pooblaščenec | 2026