Kuusalu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri

Väljaandja: Kuusalu Vallavalitsus Akti liik: määrus Teksti liik: algtekst-terviktekst Redaktsiooni jõustumise kp: 01.02.2023 Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv Avaldamismärge: RT IV, 27.01.2023, 1 Kuusalu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Vastu võetud 19.01.2023 nr 1 jõustumine 01.02.2023 Määrus kehtestatakse raamatupidamise seaduse § 11 lg 1, kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduse ja kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lg 1 p 2 alusel ja kooskõlas rahandusministri 11.detsembri 2003 määruse nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ §-ga 4. 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Kuusalu valla kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamiskorralduse alus (1) Kuusalu vald raamatupidamiskohuslasena korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Kuusalu Vallavalitsuse kaudu. (2) Kuusalu vallavalitsuse kui ametiasutuse (edaspidi ametiasutus) hallatavateks asutusteks on: 1) Kuusalu Vallavalitsus; 2) Kuusalu Keskkool; 3) Kuusalu Spordikeskus; 4) Kolga Kool; 5) Vihasoo Lasteaed- Algkool; 6) Kuusalu Lasteaed Jussike; 7) Kolga Lasteaed; 8) Kiiu Kiigepõnni Lasteaed; 9) Hugo Lepnurme Kuusalu Kunstide Kool; 10) Kuusalu Noortekeskus; 11) Kuusalu Hariduse Tugikeskus; 12) Kolga Muuseum; 13) Kuusalu Raamatukogu, mille alla kuulub 4 filiaali: Kolga Raamatukogu, Kõnnu Raamatukogu, Joaveski Raamatukogu, Vihasoo Raamatukogu; 14) Kuusalu Rahvamaja; 15) Kolgaküla Rahvamaja; 16) Viinistu Rahvamaja; 17) Vihasoo Rahvamaja; 18) Leesi Rahvamaja; 19) Kõnnu Külamaja; 20) Pärispea Seltsimaja; 21) Kolga Seltsimaja; 22) Kodasoo Seltsimaja; 23) Joaveski Rahvamaja. Rahvamajad on antud hallata rendilepingute alusel mittetulundusühingutele ( edaspidi MTÜ-d). (3) Kuusalu valla konsolideeritud bilanssi koondatakse järgmised, iseseisvat raamatupidamist omavad asutused, kellel on iseseisev tehingupartneri kood ja kelle üle Kuusalu vald omab olulist mõju: Kuusalu Soojus OÜ. (4) Kuusalu valla sidusettevõtteks on Sõnumitooja OÜ. § 2. Kuusalu Vallavalitsuse raamatupidamise sise- eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted. (1) Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi: sise-eeskiri) eesmärgiks on Kuusalu valla kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamisarvestuse korra kehtestamine ning finantsaruandluse tagamine. (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist, raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS), Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), rahvusvahelistest avaliku sektori raamatupidamise standarditest (edaspidi IPSAS), avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi juhend) ning Kuusalu valla õigusaktidest. (3) Eelarve koostamise ja täitmise arvestuse korraldus tuleneb kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest, kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest ja Kuusalu valla õigusaktidest. § 3. Sise- eeskirja kohaldamine ja sisu (1) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja ametiasutuse hallatavatele asutustele. (2) Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuste ja hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume ja arvestust, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda. (3) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse raamatupidamise seaduse fundamentaalsetest põhimõtetest ning vajadusel konsulteeritakse audiitoriga. 2. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS § 4. Raamatupidamissüsteemi struktuur (1) Raamatupidamiskohustuslase tegevust, sealhulgas raamatupidamist korraldab ametiasutus. (2) Asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritud korras, tagades seejuures iga iseseisva asutuse varade, tulude ja kulude eraldi arvestuse. (3) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, direktor, juhataja), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest. (4) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist korraldab pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. (5) Ametiasutuse ja asutuste raamatupidamisarvestust teostavad ametiasutuse raamatupidajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendites. (6) Valla raamatupidamisregistreid säilitatakse üldjuhul elektrooniliselt, vajadusel paberkandjal. (7) Raamatupidamist korraldatakse raamatupidamistarkvara PMen abil. § 5. Kontoplaan (1) Ametiasutuses on kasutusel juhendis kehtestatud kontoplaan. (2) Kontoplaan koosneb kontodest, mille koodid on kuuekohalised. Vajadusel täiendatakse koodi seitsmenda kohaga. (3) Tehingute kirjendamisel tuleb valitud kontole lisada vastavalt kontojuhisele tehingupartneri kood, tegevusala, allika või rahavoo kood, mis on kehtestatud juhendis. Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks lisaks kontoplaanile järgmisi täiendavaid tunnuseid: 1) eelarveklassifikaatorid – tunnused valla eelarve koostamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve struktuuris; 2) objekti-, projekti-, subjekti jne koodid – lisatunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni täiendavalt. (4) Raamatupidamisdokumentides kasutatakse alljärgnevaid lühendeid: 1) D –deebet 2) K – kreedit 3) TP – tehingupartner 4) A – allikas 5) RV – rahavoog 6) TA – tegevusala 7) MK – maksekorraldus § 6. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted (1) Ametiasutus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande, lähtudes raamatupidamise seaduse ja RTJdes toodud nõuetest aastaaruandele ning juhendis esitatud arvestuspõhimõtetest. (2) Kui RTJ- des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest. (3) Majandusaasta algab 01.jaanuaril ja lõpeb 31.detsembril. § 7. Aruannete esitamine (1) Vallavalitsus koostab ja kiidab heaks konsolideeritud majandusaasta aruande. Vallavanem allkirjastab digitaalselt majandusaasta aruande pärast seda kui vallavalitsus on aruande heaks kiitnud. Vallavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Kuusalu Vallavolikogule (edaspidi vallavolikogu) kinnitamiseks hiljemalt 31.05. (2) Saldoandmikud, eelarveandmikud ja makseandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadeks. (3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel. (4) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel. (5) Aruannete koostamise ja esitamise kohustus on määratud raamatupidajate ametijuhendites. § 8. Varade ja kohustiste kajastamine (1) Vallavara valdamine, kasutamine ja käsutamine toimub vallavolikogu kehtestatud vastava määruse alusel. (2) Varasid arvestatakse raamatupidamises eraldi asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle asutuse arvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab juhendi mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu. (3) Nõuded, kohustised ja laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. (4) Ametiasutuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustisi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel. § 9. Tulude ja kulude kajastamine (1) Saadud maksutulud kajastatakse ametiasutuste tuludes vastavalt esitatud teatistele. (2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse tuludes, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas. (3) Kulud kajastatakse raamatupidamises selle asutuse kuludes, kelle tegevuseks seda kasutati. (4) Varast või kohustisest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse selle asutuse tuludes või kuludes, kelle valduses on kajastatud vastav vara või kohustis. § 10. Algdokumentidele esitatavad nõuded (1) Ametiasutus on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine. (2) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised andmed: 1) toimumisaeg, 2) tehingu osapooled; 3) majanduslik sisu kirjeldus; 4) arvnäitajad (kogus, hind, summa); (3) Algdokumentideks on: 1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid); 2) sularaha kviitungid; 3) sularaha kogumislehed ja selle juurde kuuluvad lisad; 4) pangakonto väljavõtted; 5) töötasude arvestamise dokumendid (tööajaarvestuse tabelid, käskkirjad, lepingud jm); 6) müügiarved; 7) ostuarved; 8) vallavolikogu otsused; 9) vallavalitsuse korraldused; 10) vallavanema käskkirjad; 11) hallatavate asutuste käskkirjad; 12) aktid (vara arvele võtmine ja maha kandmine jne); 13) lepingud; 14) lähetuskulude aruanded; 15) majanduskulude aruanded; 16) projektiaruanded; 17) sotsiaaltoetuste väljamaksulehed; 18) avaliku sektori üksuste poolt saadetud teatised; 19) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks; 20) maksekorraldused. (4) Ametiasutus kasutab Kuusalu valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks Omniva e-arvete operaatorit (edaspidi Omniva), mis ühendab endas ostuarvete moodulit, kuluaruannete moodulit ja müügiarvete moodulit. (5) Ametiasutus ja asutused võtavad hankijatelt vastu e-arveid, mille nõuded on kehtestatud RPS-s. § 11. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine (1) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument, mis peab sisaldama: 1) majandustehingu kuupäeva; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrit; 3) debiteeritavaid ja krediteeritavaid kontosid ja vastavaid summasid; 4) majandustehingu lühikirjeldust; 5) algdokumendi (koonddokumendi) viide ja/või number; 6) kirjendi teostaja kinnitus (allkiri); 7) sihtfinantseerimise korral kajastada kuludokumendil täiendavalt projekti kood. (2) Raamatupidamiskirjendid sisestatakse raamatupidamises raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Programmis on kasutusel järgnevad osad: 1) pank/kassa, 2) arveldused, 3) pearaamat, 4) eelarve, 5) palgaarvestus, 6) põhivarad. 7) materjali, 8) arved, 9) personal. (3) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem või tema korraldusel mõni teine vastava tegevusala tegevust korraldav või volitatud ametiisik. (4) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt määratud isik. (5) Ametiasutuses ja asutustes kulusid tegev ametnik või töötaja on kohustatud: 1) enne kulude tegemist hankijale edastama informatsiooni e-arve esitamise kohustusest; 2) andma hankijale vajaliku informatsiooni e-arve esitamisel kauba saaja andmete või kontaktisiku andmete arvele lisamiseks. Eeloleva võimaluse puudumisel peab arve võtja teavitama raamatupidamist arve saabumisest ning andma infot kellelt ja mis otstarbeks on arve tulemas. (6) Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus teha vastavat volitatud isikut asendama määratud isikul või vallavanemal endal. (7) Algdokumendi kinnitanud isik vastutab selle eest, et: 1) dokument kajastab majandustehingut õigesti; 2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele; 3) tehing on seaduspärane ja vajalik; 4) tehing on kooskõlas eelarvega; 5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isikute poolt; 6) dokument jõuaks õigeaegselt vajaliku informatsiooniga raamatupidamisele; 7) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist. (8) Volitatud isiku ülesanneteks ja kohustusteks on: 1) kinnitada tema vastutada olevas tegevusalas tehtava kulutuse algdokumendid koos tegevusala numbri või nimetusega, kululiigi ja konto numbriga; 2) projektiga seotud kuludele märkida projekti nimetus; 3) korraldada tema vastutusalas oleva tegevusala eelarve koostamist ja eelarve täitmist; 4) algdokumendi kinnitamisel Omnivas peab kulujuht kommentaari lahtrisse ära märkima või lahti kirjutama kulutuse vajaduse, kui algdokumendi pealt ei ole võimalik aru saada selle sisust. Algdokument tuleb Omnivas kinnitada hiljemalt 2 tööpäeva peale kinnitamise teate saamist. (9) Algdokumentide käive: Dokumendinimetus Raamatupidamisele esitamise tähtaeg Majanduskulude aruanded koos nõuetele vastavate kuludokumentidega Hiljemalt 10 päeva jooksul pärast kulu tekkimist Hankijate arved Pärast arve saamist 2 tööpäeva jooksul Tööajaarvestuse tabel Iga kuu viimaseks tööpäevaks Tööettevõtu ja käsunduslepingud palga maksmiseks Hiljemalt 5 tööpäeva enne kuu lõppu Käskkirjad palkade, lisatasude ja puhkuste kohta Hiljemalt 5 tööpäeva enne tasude väljamaksmist Isikliku sõiduauto kasutamise sõidulehed Hiljemalt järgmise kuu 5.tööpäeval Ametiauto kasutamise sõidulehed Järgmise kuu 1.tööpäeval Teenuste arve koostamiseks vajalikud algandmed Hiljemalt järgmise kuu 7.tööpäeval Põhivarade arvele võtmine 3 päeva jooksul peale vara kättesaamist Eelarvetaotlused Hiljemalt 15. septembriks Puhkusereservi aruanne 10. jaanuariks Sidusettevõtte aastaaruanne 10. märtsiks (10) Volitatud isiku allkiri kuludokumendil muudab tehingu sooritamise raamatupidamisüksuse töötajale kohustuslikuks. (11) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisprogrammi: 1) tehingu teostamise kooskõla eelarve täitmise põhimõtetega; 2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus; 3) tekkepõhine arvestus; 4) tehingu vastaspoole andmed; 5) kas algdokument vastab nõuetele ja on kinnitatud volitatud isiku(te) poolt. (12) Dokumentide kontrollimise nõuded peavad tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt. (13) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (juhendi § 15 lõige 9): 1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri; 2) digitaalallkiri; 3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada. (14) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist. (15) Ettemaksude teostamist võimaluse korral välditakse. (16) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul tulu saava asutuse majandustehingu kirjendaja, sularahaga seotud tuludokumendi aktsepteerib sularahaga tegelev raamatupidaja. (17) Müügiarve esitamiseks vajalikud andmed esitatakse vastava asutuse raamatupidamist korraldavale raamatupidajale. Arve esitamiseks on vajalik edastada alljärgnev info: 1) arve saaja nimi ja registri-/isikukood; 2) teenuse sisu ja arvnäitajad; 3) arve saaja e-maili või postiaadress; 4) viide dokumendile, mille alusel arve esitatakse. (18) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi kohta (nt järjekorranumber). Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). Reguleerimiskannete algdokumentideks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiendid. (19) Projekti raamatupidamine: 1) projektiga seotud tehingud, tulud ja kulud eristatakse ja kajastatakse raamatupidamisarvestuses eraldi muust raamatupidamisest, kasutades selleks projekti tunnuskoodi; 2) projektiga seotud abikõlbulikud ja mitteabikõlbulikud kulud eristatakse projekti raamatupidamises, kasutades selleks raamatupidamiskoode; 3) projektiga teenitud puhastulu üle peetakse eraldi arvestust, kasutades selleks raamatupidamiskoode. § 12. Rahaliste vahendite arvestus (1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel ja sularaha ametiasutuse raamatupidamises olevas seifis. (2) Pangaoperatsioone teostatakse elektrooniliselt ja selleks volitatud isikute poolt. (3) Igapäevaselt kontrollitakse ametiasutuse põhikonto eelmise päeva laekumised ja väljaminekud ning konteeritakse PMen-is vastavalt pangaväljavõttele. Teiste kasutusel olevate arvelduskontode kontrolli ja konteerimist teostatakse vähemalt kord kuus. (4) Kassaoperatsioone teostab raamatupidaja, kassapidaja ülesannetes. (5) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgnevaid dokumente: 1) kassa sissetuleku order; 2) kassa väljamineku order; 3) kassaraamat. (6) Kassa väljamineku orderi kinnitab raamatupidaja ja pearaamatupidaja. (7) Kassaraamat trükitakse välja üks kord kuus ja selle allkirjastab ka vallavanem. (8) Kassa tehinguid võib üldjuhul kasutada: 1) sotsiaalvaldkonnas; 2) hallatavates asutustes (omatuluna laekuv raha tuuakse iga kuu lõpus kassasse või viiakse volitatud isiku poolt Coop Panka). (9) Kassa sissetuleku- ja väljamineku orderites pole lubatud teha parandusi ega üle kirjutusi. (10) Vallavalitsuse pangakaartide kasutajad määrab vallavanem. (11) Kaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. (12) Kaardi kasutaja vastutab kaardi sihipärase kasutamise eest. Kaarti ega kaardi PINkoode ei tohi anda kolmanda isiku valdusesse. (13) Kaardi kasutaja peab esitama raamatupidamisele kaardiga teostatud tehingute kohta kuluaruande Omniva e-arvetekeskuse kuluaruannete moodulis hiljemalt 10 päeva jooksul. Aruandel peab olema ka seletus kulu otstarbe kohta. § 13. Nõuete ja kohustuste kajastamine ja arvestus (1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas nõude või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem. (2) Nõuete ja kohustuste osas peetakse analüütilist arvestust iga ostja/tarnija kohta eraldi käibe ja jääkide väljatoomisega aruandekuu lõpus, mida võrreldakse pearaamatu vastavate kontode jääkidega. (3) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse kord aastas. Iga nõude laekumise tõenäosust hinnatakse eraldi. (4) Asjaolud, mille alusel hinnatakse nõude laekumine ebatõenäoliseks on: 1) kui võlgnikule on saadetud meeldetuletuskirju ja neile ei ole vastatud; 2) kui võlausaldaja on esitanud ostja või asutuse vastu hagiavalduse; 3) kui ostjale on välja kuulutatud pankrot või kustutatud äriregistrist. (5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse vallavalitsuse korraldusega. (6) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamine kinnitatakse vallavalitsuse korraldusega ning nõue ja selle allahindlus kantakse bilansist välja. (7) Ostuarvete haldamiseks on ametiasutusel sõlmitud leping Omnivaga, mis tagab arvete elektroonse arhiveerimise ning arved edastatakse sealt PMen programmi. (8) Ametisatuse poolt sõlmitud laenulepingute järgseid makseid võrreldakse regulaarselt lepingu tingimuste ja lepingu lisaks oleva laenugraafikuga. § 14. Ettemaksude arvestus (1) Ettemaksude tasumist võimaluse korral vältida. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata). (2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. (3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 10 000 eurot (ilma käibemaksuta), s.o põhivara kapitaliseerimise alampiir. § 15. Arveldused aruandvate isikutega (1) Lähetuse kulude hüvitamise aluseks on asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud ja allasutuse juhi poolt kinnitatud lähetusaruanne. Ametiasutuse hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse vallavanema käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab vallavanem. Vallavanem suunatakse lähetusse vallavolikogu otsuse alusel ja tema lähetusaruande kinnitab volikogu esimees. (2) Lähetus hõlmab nii tööalaseid- kui ka koolituslähetusi. (3) Lähetatu on kohustatud esitama lähetuskulude aruande 5 tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist. (4) Lähetuskulude ja majanduskulude aruanded lisatakse Omniva e-arvetekeskuse kuluaruannete moodulisse asutuse juhi või tema poolt määratud ametniku või töötaja poolt. (5) Arveldusi aruandvatele isikutele hüvitatavate kulude osas peetakse kontol „Võlad töötajatele majanduskulude eest“. (6) Võimalusel tuleks vältida majanduskulude tegemist ning arveldada arvete kaudu. § 16. Saadud ja antud toetused (1) Toetustena käsitletakse vahendeid, mille eest ei anta otseselt vastu kaupu ega teenuseid. Toetused võivad olla sihtotstarbelised või mittesihtotstarbelised. (2) Toetused jaotatakse järgmisteks liikideks: 1) sotsiaaltoetused – toetused füüsilistele isikutele, va toetused ettevõtluseks; 2) sihtfinantseerimine – teatud sihtotstarbel saadud ja antud toetused sh füüsilistele isikutele ettevõtluseks. Sihtfinantseerimine jaguneb kodumaiseks ja välismaiseks sihtfinantseerimiseks. Projektide ja sihtfinantseeringu kulude eristamiseks kasutatakse raamatupidamiskande tegemisel projekti tunnuskoodi; 3) mittesihtotstarbeline sihtfinantseerimine - ilma sihtotstarvet määramata ja eritingimustega sidumata juriidilistele isikutele antud toetused. Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kohe kuluna, kui on tagatud tulude-kulude vastavusprintsiip. § 17. Töötasude, muude tasude ja hüvitiste arvestus (1) Töötasude, lisatasude, toetuste, preemiate jm rahaliste tasude arvestamise algdokumentideks on tööajaarvestuse tabelid, asutuse juhi käskkirjad, lepingud ning Kuusalu Vallavolikogu ja Kuusalu Vallavalitsuse õigusaktid. (2) Töötasu arvestus sisaldab: 1) töötajatele ja teenistujatele töötasu arvestamist; 2) puhkusetasude arvestamist; 3) ühekordsete väljamaksete (hüvitised töösuhte lõpetamisel jm) arvestamist; 4) töövõtu-, käsundus- või muu võlaõigusliku lepingu alusel tasude arvestamist; 5) kahjuhüvitiste (tööõnnetuse või kutsehaigusega makstav hüvitis, kohtu poolt väljamõistetud hüvitis või viivis jm) arvestamist; 6) haiguhüvitiste arvestamist; 7) täitedokumentide alusel tehtavaid kinnipidamisi; 8) maksude kinnipidamisi; 9) muid vabatahtlikke kinnipidamisi töötasust. (3) Töötasu makstakse üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja isiklikule või muule tema poolt kirjaliku avalduse alusel soovitud arvelduskontole või sularahas järgneva kuu 10-ndaks kuupäevaks. (4) Töötaja või teenistuja esitab raamatupidamisele avalduse, kus edastab personaalse info ning avaldab soovi üksikisiku tulumaksu arvestamise kohta. (5) Üksikisiku tulumaksu arvestus rakendub avalduse esitamisest järgneval kuul. (6) Puhkusegraafikud kinnitatakse hiljemalt 31. märtsiks. (7) Puhkusele minevale töötajale või teenistujale tehakse töötasuarveldused seadusest tulenevatel tähtaegadel. Puhkusetasu arvestamise aluseks on ametiasutuse või hallatava asutuse juhi käskkirjaga kinnitatud puhkuste ajakava või käskkiri puhkusele lubamise kohta. (8) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut, kui tööandja ja töötaja või teenistuja ei ole kokku leppinud teisiti. Puhkusetasu ei tohi välja maksta hiljem kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval. (9) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude üle peab arvestust personaliga tegelev ametnik või töötaja, kes esitab vastavad andmed raamatupidamisele. (10) Töö- või teenistussuhte lõppemisel tehakse töötasuarveldused seadusest tulenevatel tähtaegadel. (11) Töötasu maksmise kuupäevast erineval ajal on lubatud maksta toetusi, preemiaid ja muid ühekordseid tasusid vastavalt asutuse juhi käskkirjale. (12) Palgalehed koostatakse tegevusalade lõikes. Töötajale ja teenistujale esitatakse iga väljamakse kohta palgalipik kas trükitult või tema poolt määratud isiklikule e-posti aadressile. Palgalehe allkirjastavad palgalehe koostaja, pearaamatupidaja ja vallavanem dokumendihaldussüsteemis Amphora. (13) Maksud peetakse palkadest kinni vastavalt kehtivatele seadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. § 18. Kinnisvarainvesteeringud (1) Kinnisvarainvesteeringuks eeskirja tähenduses loetakse ainult sellist maad või hoonete või osa hoonest, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses. (2) Hooneid ja ruume, mida kasutatakse avaliku sektori üksuste poolt, kajastatakse kui materiaalset põhivara. (3) Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse soetusmaksumuses meetodil, mille kohaselt on kinnisvarainvesteeringud arvel soetusmaksumuse summas, millest on maha arvatud kogunenud kulum ja võimalikud allahindlused. (4) Amortisatsioonimäär määratakse igale kinnisvarainvesteeringu objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. § 19. Materiaalne põhivara ja arvestus (1) Materiaalseks põhivaraks loetakse vara hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 10 000 eurost (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse arvele olenemata maksumusest. (2) Vara, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille maksumus on alla põhivara soetusmaksumuse alampiiri, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse ning võetakse arvele bilansiväliselt asutuste ja vastutavate isikute lõikes alates 1000 eurost (ilma käibemaksuta). Erandina võetakse arvele bilansiväliselt projektidega eraldatud varad, mille väärtus jääb alla 1000 euro, juhul, kui seda lepingus nõutakse. (3) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. (4) Juhendi § 40 lõike 1 alusel lähtutakse materiaalse põhivara arvestuses RTJ 5 esitatud nõuetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (v.a tööjõukuludelt arvestatud maksud). (5) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja –asukohta (soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele ja lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). (6) Põhivara parendustega seotud kulutused lisatakse põhivara soetusmaksumusele juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele (RTJ 5 tähenduses) ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele ning kulutuse maksumus on vähemalt 10 000 eurot (ilma käibemaksuta). Parenduse lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi. (7) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodi kuludes. (8) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. (9) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. (10) Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Ettepaneku amortisatsiooninormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. (11) Uute põhivarade arvele võtmisel lähtutakse järgmistest vahemikest: Põhivara liik Eeldatav kasulik eluiga aastates Amortisatsiooni norm protsentides Hooned 20- 50 a 2- 5 % Rajatised 10- 40 a 2,5- 10 % Masinad ja seadmed 5- 10 a 10- 20 % Inventar 2-10 a 10- 50 % Arvutustehnika 2- 3 a 33- 50 % Immateriaalne põhivara 2- 20 a 5- 50% (12) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindluse akti koostab vallavalitsuse poolt moodustatud komisjon ja akti kinnitab asutuse juht. (13) Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal. Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt. (14) Põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmisakti alusel. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik. (15) Põhivara võib arvele võtta kogumina ainult juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist (ilma käibemaksuta). Kui sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetusmaksumus vähemalt kapitaliseerimise alampiir). (16) Uusehitused, põhivara rekonstrueerimised ja lõpetamata ehitused võetakse arvele soetusmaksumuses vastavalt esitatud aktile, millel kajastatakse järgmised andmed: põhivara nimetus, info vara kohta (hoone aadress, maakatastritunnus, transpordivahendi registreerimisnumber ja muu vajalik info), soetusmaksumus, amortisatsiooninorm aastas, viide dokumendile, kuupäev ja vastava valdkonna vastutava spetsialisti või ametniku nimi ja allkiri. (17) Raamatupidamisele esitatava põhivara arvele võtmise aktile lisab põhivara arvestust pidav raamatupidaja konteeringu, inventari numbri ja allkirja. (18) Materiaalse põhivara ümberhindlus toimub juhendi §-s 45 esitatud tingimustel. § 20. Varude ja väheväärtuslik varade arvestus (1) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste majandustegevuse korraldamisel ei ole ette nähtud varude soetamist suuremates kogustes pikemaajaliseks kasutamiseks. Eeltoodust tulenevalt soetatakse kaupu vastavalt vajadusele ja kantakse ostmisel kuludesse. (2) Väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on 1000 kuni 9999,99 (ilma käibemaksuta) ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta, arvestatakse bilansiväliselt. (3) Väheväärtuslik vara kantakse kulusse soetamise hetkel. (4) Väheväärtuslike varade üle peetakse arvestust asutuste ja vastutavate isikute lõikes. (5) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel. Igale väheväärtuslikule varale määratakse inventarinumber. (6) Väheväärtuslik vara kantakse maha kui vara on: 1) kasutamiskõlbmatu; 2) hävinud; 3) kulunud; 4) müüdud või üle antud. (7) Väheväärtusliku vara kõlbmatuks tunnistamiseks ja mahakandmiseks vormistatakse akt, mis peab sisaldama: 1) vara nimetust; 2) inventari numbrit; 3) kogust; 4) soetusmaksumust. (8) Varade arvele võtmise-, õiguspärase kasutamise-, varguse- jms eest vastutab asutuse juht. § 21. Osalused tütar- ja sidusettevõtetes ning konsolideerimine (1) Valitseva mõju all olevateks üksusteks loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles Kuusalu vald omab mõjuvõimu määrata investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitikat ning omab äriühingute puhul üle 50% ettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest. (2) Olulise mõju all olevateks üksusteks loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles Kuusalu vald osaleb investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitika üle otsustamisel. Olulise mõjuvõimu eelduseks on arvestatud 20-50% hääleõigusest. (3) Osalusi valitseva ja olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse konsolideerimata aruannetes soetusmaksumuses. (4) Konsolideeritud aruannetes kajastatakse valitseva mõju all olevate üksuste finantsnäitajad rida-realt ja grupisisesed nõuded, kohustised tulud ja kulud elimineeritakse ning olulise mõju all olevaid äriühinguid kajastatakse kapitaliosaluse meetodil. § 22. Inventeerimise ja hindamise protseduurid (1) Ametiasutus ja tema hallatavad asutused on kohustatud viima läbi inventuure, et veenduda, kas varade tegelik seis vastab raamatupidamises olevate andmetega. (2) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki. Aasta lõpus võetakse kinnituskirjad pankadelt. Kassainventuur viiakse läbi aasta lõpus ja erakorralistel juhtudel, nt kui raamatupidaja läheb puhkusele, korraldatakse inventuur, et kassa üle anda tema asendajale. (3) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste all-registrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. Kui on erinevusi, siis tehakse vastavad paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse. (4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid saldoandmike infosüsteemi saldode ja ridade võrdlemise päringute alusel. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt elektronposti teel. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse (5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi kõigi varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. Inventeeritakse järgmisi gruppe: 1) põhivara inventuur; 2) väheväärtusliku vara inventuur; 3) varud; 4) sularaha; 5) pangakontod; 6) nõuete ja tehtud ettemaksete analüütiliste nimekirjade inventuur ja olulisemate nõuete kohta kinnituskirjade saatmine; 7) kohustuste ja saadud ettemaksete analüütiliste nimekirjade inventuur ja olulisemate nõuete kohta kinnituskirjade saatmine; 8) avaliku sektori saldoandmike võrdlus; 9) muude varade inventuur. (6) Aastainventuuri läbiviimist tõendavateks dokumentideks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimisaktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuste kajastamise korrektsust. (7) Saldoandmikke esitavate avaliku sektori üksuste vahel ei ole vajalik saata kirjalikke kinnituskirju, vaid kasutatakse saldoandmike infosüsteemi saldode ja ridade võrdlemise päringuid ning vahetatakse saldode ja käivete informatsiooni e-posti teel. (8) Ametiasutus määrab korralduse alusel inventeerimiskomisjoni. Inventeerimisekomisjoni võib jagada töörühmadeks. Iga hallatav asutus on kohustatud moodustama inventeerimiskomisjoni asutusejuhi käskkirjaga. Komisjoni peab kuuluma vähemalt kaks liiget. Komisjoni liikmeks ei tohi olla inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb komisjoni töös selgituste andjana. (9) Ametiasutus määrab ära tähtajad, mis ajaks peavad olema inventuurid esitatud. Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtajaks. (10) Kassainventuuri käigus loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, mis allkirjastatakse inventuuris osalenute poolt. (11) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust, mis kinnitatakse pangaväljavõttel kontrollija poolt. Üks kord aastas saadetakse kõikidele finantsinstitutsioonidele saldokinnituse kirjad. (12) Nõuete, tehtud ettemaksete, kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi: 1) nõuete ja kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi; 2) välisvaluutas fikseeritud nõuete ja kohustuste (v.a. ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel; 3) nõuete ja kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks; 4) intressikandvate nõuete ja kohustuste tekkepõhine arvestus; 5) maksukohustuste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega; 6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega; 7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine. (13) Põhivarade ja väheväärtusliku vara inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid: 1) varad paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada; 2) ettetäidetud inventuurilehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed põhivara järele jäänud amortisatsiooniperioodi kohta; 3) erinevuse korral ja allahindluste vajaduse ilmnemisel koostatakse puudujääkide ning allahindluse akt; 4) veendutakse põhivara amortisatsioonimäärade õigsuses; 5) hinnatakse põhivarade ümberhindluse vajadus; 6) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostatakse vara maha kandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab ametiasutuse raamatupidamises vastavad korrigeerimiskanded. 7) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatud (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara; 8) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt. (14) Avastatud üle- ja puudujäägid võetakse raamatupidamises arvele inventeerimiskomisjoni koostatud lõppakti alusel. (15) Inventuuride tulemused kinnitatakse vallavalitsuse korraldusega. § 23. Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad (1) Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises kolm aastat. Seejärel antakse dokumendid ametiasutuse arhiivi tsentraliseeritud hoidmisele, kus neid säilitatakse vastavalt ametiasutuse asjaajamiskorrale. (2) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilimise tagab e-arvekeskuse operaator. E-arvekeskuses säilitatakse: 1) tarnijatelt saabunud ostuarved; 2) majanduskulude aruanded. (3) Ametiasutuse dokumente säilitatakse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. (4) Hallatavate asutuste loodud dokumendid säilitatakse asutusesiseselt. (5) Kõik muud raamatupidamisega seotud registrid jm raamatupidamisega seonduv, mida ei ole mõistlik välja printida ega muul eelpool nimetatud võimalusel säilitada, säilitatakse digitaalselt PMen-is. Varukoopiad PMen-st säilitatakse majasisesel võrgukettal, mille säilimise eest vastutab IT-juht. (6) Projekti dokumentatsiooni säilitamine: 1) Projekti raamatupidamine säilitatakse vastavalt „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse“ § 24 ja 25; 2) projekti raamatupidamisdokumendid arhiveeritakse eraldi kaustades kuhu on märgitud säilitamise aeg; 3) tagab, et toetuse lõppsaaja säilitab toetuse saamisega seotud dokumendid sama kaua, kui seda peab tegema toetuse saaja. 3. peatükk RAKENDUSSÄTTED § 24. Õigusaktide kehtetuks tunnistamine () Tunnistada kehtetuks 29.12.2008 määrus nr 12 Kuusalu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri. § 25. Määruse jõustumine (1) Määrus jõustub 1. veebruaril 2023. (2) Määrust rakendatakse alates 1. jaanuarist 2023 algavatele arvestus- ja aruandlusperioodidele. Terje Kraanvelt vallavanem Tiia-Liis Jürgenson vallasekretär