Orden TES/539/2026, de 25 de mayo, por la que se regula la legalización en formato electrónico de libros en el ámbito del Registro de Sociedades Cooperativas

200 ok De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 109 de la Ley 27/1999, de 16 de julio, de Cooperativas, al Registro de Sociedades Cooperativas le corresponde, entre otras funciones, la legalización de los libros de las sociedades cooperativas.

En este sentido, el artículo 27 del Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, aprobado por el Real Decreto 136/2002, de 1 de febrero es el encargado de recoger el procedimiento concreto para la realización de la citada legalización, si bien dicho procedimiento, aunque recoge la posibilidad de legalización de libros confeccionados en formato electrónico, no desarrolla un procedimiento electrónico de legalización.

Desde su entrada en vigor en el año 2016, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, prevé, en su artículo 14.2, que, en todo caso, las personas jurídicas, entre otros sujetos, estarán obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

Así, dado que las sociedades cooperativas ostentan la condición de persona jurídica, debe habilitarse un procedimiento de legalización electrónica de libros sociales y contables, de tal manera que se cumpla con el mandato contenido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Esta orden se ajusta a los principios de buena regulación señalados en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y, en concreto, a los de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia.

De acuerdo con los principios de necesidad y eficacia, esta orden se justifica en el interés general, toda vez que articula una actuación necesaria para el cumplimiento de un mandato exigido por la normativa vigente como es el contenido en el citado artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, respondiendo al fin perseguido, que no es otro que la regulación de un procedimiento electrónico concreto que permita la legalización de libros sociales y contables de las sociedades cooperativas. Es, además, el mejor instrumento para lograrlo, pues el Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas en su disposición final tercera faculta, a la persona titular del hoy Ministerio de Trabajo y Economía Social, a dictar las disposiciones de aplicación y ejecución del citado reglamento.

La norma se ajusta al principio de proporcionalidad, en la medida en la que garantiza el cumplimiento de los objetivos planteados valiéndose de la regulación imprescindible y sin afectar a los derechos y deberes de la ciudadanía, toda vez que centra su objeto únicamente en el citado procedimiento electrónico de legalización de libros.

Por otro lado, la norma contribuye a una mayor seguridad jurídica, al ejercerse de manera coherente con el resto del ordenamiento jurídico y contribuyendo a establecer un marco predecible, integrado, claro y de certidumbre, que facilite su conocimiento y comprensión y, en consecuencia, la actuación y toma de decisiones de las personas y entidades interesadas. En concreto, el establecimiento a través de esta orden de un procedimiento concreto, tasado en el tiempo y con las garantías jurídicas necesarias para aquellas entidades que concurran al mismo, estando además en línea con la regulación mínima dispuesta en el Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, permite la observancia del citado principio.

La norma obedece al principio de transparencia, al preverse su publicación en «Boletín Oficial del Estado» con el fin de posibilitar el acceso sencillo, universal y actualizado a esta y, además, haberse sometido la misma al trámite de audiencia e información pública, permitiendo la participación activa de sus potenciales destinatarios. Finalmente, la norma resulta eficiente, en la medida en la que evita cargas administrativas innecesarias, pues únicamente impone aquellas que son fundamentales para lograr alcanzar el objetivo propuesto, que no es otro que regular el procedimiento electrónico de legalización de libros ante el Registro de Sociedades Cooperativas.

En su tramitación se ha recabado informe preceptivo de la Agencia Española de Protección de Datos, de acuerdo con el artículo 5.3, letra b), del Real Decreto 389/2021, de 1 de junio, por el que se aprueba el Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos.

En su virtud, con la aprobación previa del Ministro para la Transformación Digital y de la Función Pública, dispongo:

Artículo 1Objeto

Esta orden tiene por objeto regular el sistema de legalización electrónica de los siguientes libros, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 27/1999, de 16 de julio, de Cooperativas y en el artículo 27 del Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, aprobado por el Real Decreto 136/2002, de 1 de febrero:

Artículo 2Forma y plazo de presentación

Artículo 3Legalización de los Libros y tracto sucesivo

Artículo 4Rectificación de los libros ya legalizados

Para la rectificación de los libros ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente de la solicitud de rectificación un archivo en el que conste certificación de la persona titular de la Secretaría, con el visto bueno de la persona titular de la Presidencia del Consejo Rector de la respectiva sociedad cooperativa, por el que se dé cuenta del error cometido.

A esta certificación se unirá el archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

Artículo 5Forma de legalización

Artículo 6Seguridad, integridad y protección de datos en los archivos sometidos a legalización

No obstante, el Registro de Sociedades Cooperativas mantendrá la huella digital generada en la legalización de los libros presentados, a fin de garantizar la integridad de estos a efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

Asimismo, los tratamientos de datos personales efectuados por el responsable al amparo de esta orden se ajustarán a los principios relativos al tratamiento establecidos en el artículo 5 del RGPD, en particular a los de licitud, lealtad, transparencia, limitación de la finalidad, minimización de datos, exactitud, limitación del plazo de conservación e integridad y confidencialidad. De igual modo, el responsable del tratamiento de datos adoptará las medidas técnicas organizativas apropiadas previstas en el artículo 32 del RGPD para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental.

Disposición adicional única. Excepcionalidad en la utilización de otros medios.

Disposición transitoria primera. Libros legalizados en papel.

Los libros que, en el momento de la entrada en vigor de esta norma, estuvieran ya legalizados en formato papel por el Registro de Sociedades Cooperativas podrán seguirse utilizando hasta que se agoten.

Disposición transitoria segunda. Sistema de legalización electrónica.

Los libros presentados para su legalización que correspondan a un ejercicio económico cuya finalización se produzca durante el ejercicio 2026 podrán legalizarse en papel de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27.1 del Real Decreto 136/2002, de 1 de febrero.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente orden entrará en vigor el día 1 de julio de 2026.

Madrid, 25 de mayo de 2026.–La Vicepresidenta Segunda del Gobierno y Ministra de Trabajo y Economía Social, Yolanda Díaz Pérez.