Arrêté du 26 février 1979 relatif au fonctionnement des caisses autonomes mutualistes

Article 1 Les opérations des caisses autonomes mutualistes s'effectuent sous la responsabilité du conseil d'administration de la société mutualiste, de l'union ou fédération gestionnaire. La commission de contrôle du groupement gestionnaire vérifie la comptabilité ainsi que les fonds de la caisse autonome, fournit un rapport écrit concernant les opérations effectuées au cours de l'année écoulée et la situation de l'organisme en fin d'année, avant que l'inventaire ne soit transmis au ministre chargé de la mutualité. Le rapport est joint à l'inventaire. Il est, d'autre part, présenté à l'assemblée générale du groupement gestionnaire et annexé au procès-verbal de la délibération de cette assemblée. Article 2 Le conseil d'administration de chaque caisse autonome peut déléguer une partie de ses pouvoirs à des agents placés sous son contrôle, et notamment charger un comptable de l'exécution des opérations financières, du maniement des fonds de la caisse autonome et de la tenue de la comptabilité. Lorsque le conseil d'administration a délégué une partie de ses pouvoirs à un directeur, le comptable est placé sous l'autorité administrative de ce dernier. Lorsque le conseil d'administration a chargé un caissier du maniement des espèces, ce dernier est placé sous l'autorité du comptable. Article 6 Le conseil d'administration ne peut délivrer un certificat de quitus au comptable, lors de la cessation des fonctions de cet agent, qu'après une vérification complète de sa gestion, effectuée par un fonctionnaire dépendant soit du ministre chargé de la mutualité, soit du ministre du budget. En cas de fusion ou de dissolution d'une caisse, le conseil d'administration ne peut donner quitus au comptable avant que n'ait été opéré le transfert des engagements à une autre caisse autonome ou à la caisse nationale de prévoyance. Article 7 La comptabilité des caisses autonomes comprend, d'une part, les documents qui décrivent les opérations financières et qui constituent la comptabilité financière et, d'autre part, les documents destinés à dégager la situation actuarielle de l'organisme, à fixer les bases de ses tarifs et à préciser les droits de chacun des adhérents et qui constituent la comptabilité technique. Article 8 La comptabilité financière est tenue en partie double au moyen des livres suivants : 1° Un journal grand livre qui peut être remplacé par des journaux auxiliaires centralisés au journal général. Le grand livre peut être tenu sur des feuillets mobiles ; 2° Des carnets à souches foliotés et portant le visa du président du conseil d'administration. Ces carnets servent à l'établissement de quittances pour tous les encaissements ; 3° Un répertoire des biens appartenant à la caisse, qui doit faire apparaître toutes indications permettant de suivre l'emploi des fonds placés. Ce livre peut être constitué par des fiches mobiles ; 4° Un livre des balances (au moins trimestrielles) ; 5° Un livre des inventaires donnant les résultats des inventaires annuels. A cet effet, les caisses autonomes réunissent en brochure les documents ayant servi à établir l'inventaire et les comptes de fin d'année, ainsi que toutes pièces contenant les éléments de référence permettant de retrouver immédiatement dans la comptabilité les indications portées sur ces documents. Les livres obligatoires sont foliotés et portent mention du nombre de folios ainsi que le visa du président du conseil d'administration. Article 9 La nomenclature sera publiée dans un fascicule spécial du bulletin officiel du ministère des affaires sociale et de l'intégration. Article 14 Les pièces justificatives des recettes et des dépenses sont conservées et classées par ordre chronologique. Les pièces et la correspondance sont conservées par la caisse pendant un délai de cinq ans. A l'expiration de ce délai, la production d'une pièce justificative ne peut être refusée que si sa destruction résulte d'un procès-verbal signé par un administrateur ou par un comptable. Les caisses autonomes présentent, à toute réquisition des fonctionnaires habilités pour exercer les contrôles prévus à l'article 25 du code de la mutualité, les livres comptables, les fonds de valeurs détenus par l'organisme contrôlé, la correspondance et les pièces de toute nature intéressant ledit organisme. Article 15 Chaque caisse autonome mutualiste doit confondre en une seule caisse tous les fonds qu'elle détient. Toutefois, lorsque le caissier gère à la fois les fonds d'une caisse autonome et d'autres fonds, il est tenu, soit d'avoir une caisse espèces spéciale pour la caisse autonome, soit d'établir un livre de caisse espèces retraçant jour par jour l'ensemble des opérations de maniement d'espèces qu'il effectue pour le compte des divers organismes ou établissements dont il est caissier. Article 16 Les caisses autonomes mettent à la disposition des sociétés mutualistes affiliées une provision dont le montant est fixé par leur conseil d'administration et qui est établie en fonction des paiements et des encaissements effectués par les sociétés mutualistes pour le compte de la caisse. Les sociétés mutualistes qui effectuent des opérations pour le compte d'une caisse autonome lui adressent périodiquement un relevé détaillé des recettes et des dépenses effectuées pour son compte en y joignant les pièces justificatives. La caisse autonome vérifie ces relevés et procède à la réinscription des recettes et des dépenses dans chacun des comptes et livres où elles doivent figurer par application des dispositions du présent arrêté. Article 17 Par. 1er. La comptabilité technique des caisses autonomes mutualistes comprend notamment : 1° Un répertoire des adhérents constitué à l'aide de fiches mobiles établies au nom de chaque membre et indiquant la société à laquelle il appartient. Ce répertoire doit permettre de suivre les droits des adhérents eu égard aux cotisations versées. 2° a) Pour les caisses autonomes de retraites, un livre d'enregistrement des retraites ou allocations où sont portées, par ordre chronologique, toutes indications relatives aux droits liquidés ou éventuels des adhérents. b) Pour les caisses autonomes pratiquant l'assurance en cas de vie, de décès ou d'accidents, un livre d'enregistrement des sinistres ou règlements où sont inscrits, par ordre chronologique, toutes indications permettant de suivre les événements susceptibles d'entraîner des obligations pour la caisse, ainsi que les paiements effectués pour leur règlement. 3° Un répertoire des retraites, rentes ou allocations en cours de jouissance établi sur des fiches mobiles ouvertes au nom de chaque titulaire et permettant de suivre le paiement des arrérages à chaque échéance. 4° Un répertoire des oppositions tenu par ordre chronologique, sur lequel il est fait mention des oppositions formulées des arrérages retenus et réglés aux créanciers. Par. 2. Les caisses utilisant des moyens informatiques pour la tenue de la comptabilité technique doivent être en mesure de produire par ces moyens les fiches ou les informations permettant l'établissement des répertoires et des états correspondant aux livres d'enregistrement prévus au paragraphe 1er ci-dessus. Article 18 Les caisses autonomes remettent à chaque titulaire d'une retraite, rente ou allocation une pièce établissant ses droits. Le paiement est effectué dans les conditions fixées par le règlement de chaque caisse soit sur présentation de cette pièce à la caisse autonome ou à la société mutualiste chargée du paiement, soit directement par chèque ou mandat. Article 19 Les caisses autonomes établissent chaque année un inventaire donnant la situation active et passive de la caisse et qui doit être soumis, avant le 1er juillet de l'année suivante, à l'examen du ministre chargé de la mutualité. Cet inventaire annuel fait l'objet d'une vérification de la conformité des écritures par les inspecteurs des directions régionales des affaires sanitaires et sociales. Article 20 Les états de synthèse seront publiés dans un fascicule spécial du bulletin officiel du ministère des affaires sociales et de l'intégration. Article 21 L'arrêté du 16 août 1946, modifié par les arrêtés des 3 mars 1953 et 26 mars 1964, relatif à la comptabilité des caisses autonomes mutualistes, à l'établissement des inventaires et au cautionnement des agents comptables est abrogé. Article 22 Le directeur de la sécurité sociale est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.