Arrêté du 29 avril 2024 portant application pour les ministères chargés des affaires sociales de l'article 9 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 rel

Article 1 Le dossier individuel de l'agent (DIA) sur support électronique concerne les agents affectés, gérés ou rémunérés par les ministères chargés des affaires sociales dans le cadre du système d'information des ressources humaines « Renouveau des outils informatiques relatifs aux ressources humaines » (RenoiRH). La gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique, au sens du décret du 15 juin 2011 susvisé, est réalisée via l'application « Gestion de l'archivage et du stockage unifiés du dossier individuel agent » (GAUdDI), intégrée au SIRH visé à l'alinéa précédent. Article 2 La liste des documents faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel des agents sur support électronique en référence à la nomenclature cadre mentionnée en annexe de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé, figure en annexe au présent arrêté. Article 3 La mise en œuvre du passage à la gestion des dossiers sur support électronique des agents des périmètres ministériels intervient à compter du 1er janvier 2024 et au plus tard le 31 décembre

1. Les agents publics concernés sont informés de la dématérialisation de leur dossier individuel. Article 4 Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date, sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique. Les documents sous une forme papier mentionnés à l'alinéa précédent peuvent faire l'objet d'une numérisation. A défaut, ils demeurent sous forme papier. Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé : - au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ; - l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ; - au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle de la mission des archives des ministères chargés des affaires sociales. Article 5 Le service en charge de la gestion du système d'information des ressources humaines au sein des ministères chargés des affaires sociales délivre des habilitations, dans les conditions prévues par l'article 6 du décret du 15 juin 2011 susvisé : 1° Aux agents chargés de la gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique ; 2° Le cas échéant, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire. Ces habilitations sont retirées selon les mêmes modalités dès lors que les bénéficiaires ne remplissent plus les conditions d'accès au dossier individuel des agents sur support électronique. Le contenu des habilitations permettant la consultation et la réalisation d'opérations sur des documents dans GaudDI. Cette description des habilitations comprend notamment leurs limites dans le temps et les listes des opérations de consultation et de gestion autorisées. Article 6 L'agent accède par l'intermédiaire de GaudDI à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant la durée maximale de conservation prévue par l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. Pour les dossiers individuels conservés sous format papier, les modalités de consultation restent inchangées. Les agents sont tenus informés des modalités pratiques de consultation des documents, quel que soit leur support, d'obtention d'une copie et de l'exercice des droits mentionnés dans la loi du 6 janvier
2. Ces modalités pratiques leur sont précisées par l'autorité de gestion des agents des ministères chargés des affaires sociales. Ils peuvent lui adresser toute demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document soit lors de la consultation soit ultérieurement. Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné. Article 7 Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont informés des modalités de consultation des documents du dossier individuel de l'agent, dans les limites de leurs attributions légales ou réglementaires qu'ils soient contenus dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique ou demeurés sur format papier, notamment à travers les dispositions prévues à cet effet par la décision mentionnée à l'article
3. Article 8 Chaque autorité de gestion des agents des ministères chargés des affaires sociales prend, pour son périmètre, toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité et la lisibilité du dossier individuel des agents sur support électronique. Article 9 Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française. Article LEGIARTI000049551028 ANNEXE Rubrique Type de document Présent dans dossier numérique (Oui /Non)
4. Etat civil Photographie OUI Numéro d'immatriculation au répertoire national des personnes physiques OUI Extrait d'acte de naissance OUI Photocopie de la carte d'identité/ titre de séjour portant mention de l'autorisation de travail OUI Certificat de nationalité OUI Jugement portant changement de nom patronymique OUI Déclaration de choix de nom d'usage OUI Déclaration de domicile OUI
5. Situation de famille Photocopie du livret de famille OUI Extrait d'acte de naissance ou d'adoption des enfants OUI Extrait d'acte de mariage / Certificat de concubinage OUI Jugement de divorce (sous la forme d'extrait : voir circulaire FP/no 1118 du 8 mars 1973) OUI Pacte civil de solidarité (PACS) OUI Attestation de rupture de PACS OUI Attestation de scolarité des enfants OUI
6. Situation militaire Certificat de position militaire OUI Etat signalétique et des services OUI
7. Recrutement Titularisation 4.1 Recrutement titulaire - non titulaire Extrait de casier judiciaire (bulletin n° 2) OUI Certificat médical d'aptitude (sans aucune mention de pathologie à l'origine d'un éventuel handicap) OUI Etat des services accomplis OUI Engagement à servir l'Etat OUI Rapport sur la manière de servir pendant le stage OUI Déclaration de cumul des pensions OUI Acte portant titularisation/classement OUI Acte portant nomination/reclassement OUI Contrat de travail et avenants OUI Curriculum vitae OUI Diplômes OUI 4.2 Recrutement art. L. 4139-2 du code de la défense Dossier de candidature OUI Lettre de recrutement OUI Notice de renseignements OUI Arrêté de détachement prononcé par l'administration d'origine OUI Intégration - Demande OUI Intégration - Arrêté OUI Intégration - Notification OUI 4.3 Recrutement contractuel handicapé Lettre de candidature OUI Attestation de reconnaissance de la commission mentionnée à l'article L146-9 du code de l'action sociale et des familles OUI Contrat OUI 4.4 Non-titularisation Acte portant réintégration dans le corps d'origine OUI Notification OUI Accusé de réception de la notification de réintégration OUI Acte portant décision de licenciement OUI Notification de licenciement OUI Accusé de réception de la notification de licenciement OUI
8. Changement de position statutaire ou mobilité- réintégration 5.1 Détachement /intégration Demande de l'organisme d'accueil OUI Candidature de l'agent et avis de la hiérarchie OUI Notice de renseignements OUI Acte portant détachement OUI Acte portant nomination dans l'administration d'accueil OUI Lettre d'information de l'administration d'origine OUI Certificat de cessation de paiement NON Visa du contrôle budgétaire et comptable NON Acte portant intégration dans le corps d'accueil OUI 5.2 Mise à disposition Candidature de l'agent (y compris réserve sanitaire) NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante) Acte portant mise à disposition et avis de la hiérarchie NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante) Convention de mise à disposition (y compris pour exercice dans la réserve sanitaire) NON (MAD entrante) / OUI (MAD sortante) 5.3 Disponibilité Demande de mise en disponibilité et pièces justificatives OUI Demande de renouvellement OUI Acte portant mise en disponibilité/ ou maintien en disponibilité OUI 5.4 Congé parental Demande de congé parental (initiale et renouvellement) OUI Acte de mise congé parental OUI 5.5 Hors cadre Candidature de l'agent OUI Acte portant position hors cadre (+ ajout de la "publication de l'arrêté" si obligatoire) OUI 5.6 Réintégration Demande de réintégration OUI Réponse de l'administration après demande de réintégration OUI Acte portant réintégration OUI Certificat d'aptitude physique (nécessaire dans certains cas de réintégration) OUI
9. Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie Saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie OUI Avis de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie OUI Pièces pour la saisine de la Haute autorité pour la transparence de la vie publique / Commission de déontologie OUI
10. Cumul d'emploi public Déclaration de cumul d'emploi public NON Décision de l'administration NON
11. Cumul pour création ou reprise d'entreprise Déclaration d'exercice d'une activité privée NON Demande d'autorisation d'exercice d'une activité privée NON Décision de l'administration NON
12. Cumul d'activité accessoire Demande d'autorisation NON Décision de l'administration NON
13. Changement de modalités de temps de travail Demande de travail à temps partiel y compris demande de surcotisation OUI Décision/notification de temps partiel et avenants de changement de quotité OUI Décision d'autorisation de surcotisation OUI
14. Gestion des congés et absences Demande de congé maternité ou adoption NON Décision de congé maternité ou d'adoption NON Demande de congé paternité ou d'adoption NON Décision de congé paternité ou d'adoption NON Demande de congé de formation professionnelle NON Décision ou avenant de congé de formation professionnelle NON Attestation d'assiduité NON Demande de congé ordinaire de maladie (NB : au bout de 3 mois, l'agent passe à ½ traitement. La durée maximale du congé ordinaire de maladie est d'un an) NON Demande de congé longue maladie NON Demande de congé de grave maladie (agents non titulaires) NON Décision de congé de longue maladie NON Décision de congé de grave maladie NON Demande de congé de longue durée NON Décision de congé de longue durée NON Demande de reprise de temps partiel thérapeutique NON Décision de temps partiel thérapeutique NON Demande de congés bonifiés/ administratifs NON Décision de congés bonifiés/ administratifs NON Demande de congé de solidarité familiale (effacer les éventuelles mentions relatives à l'identité du tiers aidé) NON Décision de congé de solidarité familiale (effacer toute information susceptible de révéler l'identité des tiers concernés) NON Demande de congé de proche aidant NON Décision de congé de proche aidant NON Demande de congé sans traitement pour mobilité NON Demande de congé sans traitement pour convenance personnelle NON Arrêté de congé sans traitement / sans rémunération NON Demande de congé de formation syndicale NON Décision de congé de formation syndicale NON Demande d'autorisation de décharges syndicales NON Autorisation de décharges syndicales NON Demande de congé de représentation (association, mutuelle) NON Décision de congé de représentation NON Demande d'autorisation d'absence pour motif médical ou autre NON Autorisation d'absence NON Demande de congé de présence parentale NON Certificat médical pour congé de présence parentale NON Acte portant congé présence parentale NON Demande de congé pour exercice de la réserve (sauf réserve sanitaire : rubrique 5.3) NON Décision de congé réserve NON 12.Evaluation notation/avancement d'échelon Notification individuelle d'avancement d'échelon NON Réduction/majoration d'ancienneté OUI Fiche de notation OUI Compte rendu d'évaluation (compte rendu de l'entretien d'évaluation ou compte rendu de l'entretien professionnel) NON Dossier d'appel de notation/recours OUI
15. Avancement/ Promotion Demande de l'agent/fiche de candidature OUI Rapport d'aptitude OUI Arrêté ou décision OUI Notification individuelle de changement de grade/corps/cadre d'emploi OUI
16. Mutation - affectation Demande de mutation/fiche de vœux d'affectation lors du recrutement OUI Pièces justificatives en cas de demande prioritaire de mutation OUI Décision de mutation ou arrêté d'affectation OUI Décision de reclassement OUI Notification mutation / reclassement OUI
17. Gestion des compétences Attestation de formation NON Fiche individuelle de formation récapitulative ou passeport de formation NON Compte rendu des entretiens de formation NON Attestation de bilan de compétence NON Suivi d'utilisation du droit individuel à la formation (DIF) NON
18. Discipline Dossier d'enquête et pièces annexes OUI Rapport au conseil de discipline OUI Arrêté portant sanction (sauf avertissement) OUI Notification OUI Recours OUI
19. Cessation de fonction Demande de radiation OUI Arrêté de radiation des cadres OUI Notification de l'arrêté de radiation des cadres OUI Demande d'admission à la retraite OUI Décision d'admission à la retraite OUI Notification d'admission à la retraite OUI Décompte provisoire des droits à pensions OUI Demande de cessation progressive d'activité OUI Acte portant cessation progressive d'activité (la DGFIP a précisé : uniquement en reprise) OUI Demande de démission OUI Arrêté/notification de démission OUI Décision/notification de révocation OUI Décision/notification de licenciement pour insuffisance professionnelle OUI Décision/notification d'abandon de poste OUI
20. Services publics - activités privées Déclaration de services publics OUI Etats des services accomplis dans d'autres administrations OUI Dossier de validation de services OUI Etat des trimestres validés dans une activité privée OUI
21. Distinctions honorifiques Distinctions honorifiques NON Lettre de félicitations (suite à des distinctions honorifiques ou autres) NON
22. Accident de service / Maladie professionnelle Déclaration d'accident de service ou maladie professionnelle NON Rapport d'enquête suite à accident de service NON Allocation temporaire d'invalidité NON Notification du taux d'IPP NON
23. Evénements divers Demande de consultation du dossier NON Autres correspondances de l'agent et réponses de l'administration NON Interventions, projet de réponse et réponse définitive NON Recours hiérarchique et recours gracieux NON