Arrêté du 4 juillet 1986 autorisant la création d'un système de gestion automatisée des secrétariats des commissions techniques d'orientation et de re

Article 1 Un système de gestion automatisée dénommé Cotorep est créé dans les secrétariats des commissions techniques d'orientation et de reclassement professionnel. Ce système a pour finalités : - l'instruction des demandes ; - le suivi des décisions ; - la production de statistiques relatives à la population concernée. Article 2 Le système informatique est composé de quatre fichiers. 1° Le fichier des Instances comporte les informations suivantes : Identité. Le fichier indique le nom de naissance, le nom marital, le prénom, la date de naissance, le numéro de dossier, le sexe, l'adresse, le code postal, la commune de résidence, le type de handicap, l'origine du handicap, l'antériorité. Types de demandes. Le fichier indique, pour chacun des huit types de demandes possibles, le code de la demande, la date de la demande, le code de renouvellement, l'état d'avancement du dossier, le type d'intervention, la date d'intervention, la date de passage en équipe technique, la date de passage en Cotorep, la proposition ou la décision, la durée d'effectivité, le code de recours. 2° Le fichier Historique comporte les informations suivantes : Identité. Le fichier indique le nom de naissance, le prénom, la date de naissance, le sexe, le numéro du dossier, l'antériorité, le type de handicap, l'origine du handicap. Types de demandes. Le fichier indique, pour chacun des huit types de demandes possibles, le code de la demande, la date de la décision, le code de la décision, la durée d'effectivité. 3° Le fichier Suivi des placements comporte les informations suivantes : Identité. Le fichier indique le nom de naissance, le nom marital, le prénom, la date de naissance, le numéro de dossier, l'adresse, le sexe. Informations nécessaires au suivi. Le fichier indique la date de la décision, le code de la décision, le type de suivi, la date de placement, le type de placement, le lieu de placement. 4° Le fichier Archive comporte les informations suivantes : Identité. Le fichier indique le nom de naissance, le prénom, la date de naissance, le numéro de dossier. Article 3 1° Fichier Instances : Les informations " Identité ", communes à l'ensemble des demandes pouvant être contenues dans un dossier, seront conservées pendant la durée nécessaire à l'instruction complète du dossier. Les informations relatives à chaque type de demande seront conservées pendant la durée nécessaire à l'instruction et à la prise de décision de cette demande. Elles disparaîtront de ce fichier deux mois après la date de décision. 2° Fichier Historique : Les informations " Identité " communes à l'ensemble des demandes pouvant être contenues dans un dossier en Historique seront conservées dès lors qu'il existe une ou plusieurs demandes décisionnées, potentiellement révisables et tant que l'intéressé se manifeste. Si l'intéressé ne formule aucune demande dans un délai de un an à compter de la date de fin d'effectivité de la (ou des) décision(s) le concernant, ces informations seront transférées dans le fichier Archive. Les informations relatives à chaque type de demande (demande la plus récente) seront conservées pendant la durée d'effectivité associée à la décision, durée fixée par la Cotorep conformément aux dispositions de l'article D. 323-3-15 du code du travail et de l'article 4 du décret n° 85-530 du 17 mai 1985 relatifs à l'attribution de l'allocation aux adultes handicapés. 3° Fichier Suivi des placements : Les informations contenues dans ce fichier seront conservées tant que la décision de placement en établissement ne sera pas effective. 4° Fichier Archive : Les informations contenues dans ce fichier seront conservées pendant une durée limitée à dix ans. L'ensemble des informations contenues à différents stades dans ces fichiers seront détruites dès connaissance du décès de l'intéressé. Article 4 Les traitements automatisés, dans les départements où ils sont mis en oeuvre, seront effectués sur des ordinateurs installés dans les locaux du secrétariat de la Cotorep. Aucune interconnexion ou rapprochement de fichiers n'est autorisé. Article 5 Sont directement destinataires des informations contenues dans les fichiers, à l'exception des données concernant le type et l'origine du handicap, le secrétariat de la Cotorep et dans la limite de leurs attributions définies par la loi n° 75-534 du 30 juin 1975 les organismes débiteurs de prestations (les caisses d'allocations familiales, les organismes d'assurance maladie, les caisses de mutualité sociale agricole, les directions départementales de l'action sanitaire et sociale, les directions départementales du travail et de l'emploi et les départements) et les organismes ou établissements de placement (institution mentionnée à l'article L. 5312-1 du code du travail, les centres d'aide par le travail, les ateliers protégés, les foyers d'hébergement) et de formation (les centres de rééducation professionnelle). Les informations type et origine du handicap feront l'objet d'un traitement statistique anonyme. L'ensemble des statistiques sera destiné aux autorités de tutelle, au secrétariat de la Cotorep et, à leur demande, aux organismes débiteurs de prestations ou chargés du reclassement professionnel. Article 6 Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du directeur départemental du travail et de l'emploi sous l'autorité hiérarchique duquel est placé le secrétariat de la Cotorep. Conformément à l'article 40 de la loi susvisée, les informations à caractère médical seront communiquées sous forme intelligible à l'intéressé par l'intermédiaire du médecin qu'il aura désigné à cet effet. Article 7 Le délégué à l'emploi, le directeur de l'action sociale et les préfets dans les départements, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.