FICHE N° 1 : DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL ET PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT I) Définition du télétravail L'article 2 du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature précise la définition du télétravail dans la fonction publique en le désignant comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Le télétravail est organisé au domicile de l'agent, ou dans un autre lieu privé ou dans tous lieux à usage professionnel distincts de ceux de son employeur public et de son lieu d'affectation ». Ce décret précise également que « les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d'affectation ». Ainsi, le télétravail constitue une nouvelle modalité de travail fondée sur la confiance réciproque entre l'agent et l'employeur. Il fait l'objet, dans tous les cas, d'une autorisation de l'administration. Cet outil d'organisation du travail permet de privilégier l'efficacité et la souplesse tout en favorisant un meilleur équilibre entre les différents temps de vie, personnelle et professionnelle. Le télétravail s'impose comme un vecteur d'attractivité et d'amélioration des équilibres de temps de vie des agents. Le télétravail s'exerce dans deux situations : - en situation de fonctionnement normal du service ; - lors d'une situation exceptionnelle perturbant le fonctionnement du service et l'accès au site. « Une situation exceptionnelle perturbant l'accès au site ou le travail sur site » empêche ou dégrade fortement l'accès au lieu de travail et ne permet pas la continuité des activités du service en situation normale. L'appréciation de cette situation se fait en fonction des circonstances et selon l'appréciation des pouvoirs publics et des employeurs au niveau national ou local (ex : crise sanitaire, crue centennale, catastrophes industrielles, climatiques, pics de pollution, épisode de canicule et évènement perturbant les transports ou rendant difficile le travail sur site…). En situation exceptionnelle, le télétravail demeure un outil de continuité de l'activité dont les modalités d'exercice spécifiques sont précisées par les employeurs et chefs de service. Dans cette situation exceptionnelle, le chef de service veillera à réunir et à informer dans les plus brefs délais l'instance de concertation compétente en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Tous les agents civils publics du ministère des Armées (fonctionnaires, agents non titulaires et ouvriers de l'Etat) peuvent potentiellement exercer leur activité en télétravail et le solliciter. Pour autant, le télétravail désigne une modalité d'organisation du travail qui relève de la responsabilité du chef de service qui en apprécie le besoin et en définit le volume et les modalités d'exercice, en fonction des nécessités de son service. Les apprentis, les stagiaires et les intérimaires peuvent exercer leurs activités en télétravail et doivent être particulièrement accompagnés lorsque leur mission peut s'effectuer en partie dans ce cadre. Pour les apprentis, l'accès au télétravail et les modalités doivent être précisées dans le contrat d'apprentissage. Pour ces trois catégories d'agents, l'employeur ne peut pas exclure par principe la possibilité de recourir au télétravail. En cas de situation de crise exceptionnelle, et suivant les directives propres au service dans lequel l'apprenti ou le stagiaire est affecté, le télétravail peut être également mis en place, lorsque la nature des activités le permet, en lien avec la visée de professionnalisation de la période d'apprentissage ou de stage, dans un souci de préservation de la santé et de la sécurité. II) Principes du télétravail A partir de ces définitions, sept principes généraux organisent l'exercice du télétravail au sein du ministère des Armées :

1. Le télétravail est volontaire et soumis à accord : ainsi, il ne peut pas être imposé à l'agent et, réciproquement, il ne peut pas être obtenu par l'agent sans l'accord de son supérieur hiérarchique direct ;
2. Le télétravail est organisé au domicile de l'agent, dans un autre lieu privé ou dans tout lieu à usage professionnel sous réserve d'un espace de télétravail adapté, tel que prévu par le décret du 11 février 2016 modifié ;
3. Le télétravail ne peut s'exercer que sur des activités compatibles : l'article 1er de l'arrêté du 28 avril 2021 fixant les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail au sein du ministère des Armées fixe un certain nombre d'activités incompatibles avec l'exercice d'une mission en télétravail et d'activités dont le traitement en dehors des locaux de travail ne permet pas le respect de la confidentialité des documents et données. Ainsi, il est de la responsabilité des employeurs de vérifier cette compatibilité avant d'autoriser l'agent à exercer son activité depuis son domicile ;
4. L'autorisation de télétravail est accordée de façon régulière ou ponctuelle : l'autorisation de télétravail peut prévoir l'attribution de jours fixes selon une répartition par semaine ou mois ou année ainsi que l'attribution d'un volume de jours flottants de télétravail par semaine, mois ou année. Les activités télétravaillables peuvent être réalisées par journée ou par demi-journée. Le télétravail ne peut être accordé juridiquement que sur demande de l'agent, même lorsque sa demande résulte d'une proposition de l'employeur. Toute demande de télétravail doit être obligatoirement précédée d'un entretien avec le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Cette autorisation annuelle fait l'objet d'une tacite reconduction à l'issue de la période d'autorisation, dans les mêmes conditions, sauf demande expresse d'une des deux parties.
5. L'autorisation de télétravail est réversible : l'administration ou l'agent peut décider à tout moment de mettre fin au télétravail de façon unilatérale, sous réserve d'un délai de prévenance (pour la définition précise de ce délai, cf. infra fiche n° 9 « Les modifications durant l'autorisation de télétravail »). Toutefois, ce délai peut être réduit en cas de nécessité de service et de situation de crise. De même, en cas d'incertitude sur l'efficacité de cette modalité d'exercice du travail, l'employeur peut mettre en place une période d'adaptation (période d'essai) qui ne peut excéder trois mois.
6. Les horaires des agents en télétravail correspondent à ceux qui sont en vigueur dans son service habituel (cf. fiche n° 5).
7. La quotité maximale de télétravail prévue à l'article 3 du décret modifié du 11 février 2016 est de 3 jours pour une autorisation hebdomadaire et de 12 jours par mois dans le cadre d'une base mensuelle. Il peut être dérogé à cette quotité dans les situations suivantes : - pour une durée de 6 mois maximum, à la demande des agents dont l'état de santé, le handicap ou l'état de grossesse le justifient et après avis du service de médecin de prévention ou du médecin du travail (cf. fiche n° 10) ; - pour une durée de 6 mois maximum à la demande des agents en situation de proche aidant et sur une présentation d'une déclaration sur l'honneur relative au lien familial avec la personne aidée, âgée ou handicapée (cf. fiche n° 10) ; - lors d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site après qu'une autorisation temporaire de télétravail ait été demandée et accordée à l'agent (cf. fiche n° 11). III) Mise en place d'une allocation forfaitaire télétravail
8. Cas général Une allocation forfaitaire est versée systématiquement à l'ensemble des agents du ministère. Elle est prévue à compter du 1er janvier 2022 pour indemniser le télétravail. Pour en bénéficier les agents doivent exercer leurs missions en télétravail dans les conditions fixées par la note n° 2021-29/ARM/SGA/DRH-MD/CERH-PC/BGMRHC du 20 septembre 2021 relative à la mise en place de l'allocation forfaitaire télétravail (nécessité d'une demande de l'agent, durée de l'autorisation, mentions que doit compoter l'acte d'autorisation). L'indemnité est de 2,5 € par jour de télétravail, sans seuil de déclenchement, dans la limite d'un montant de 220 € annuels. Le versement de l'indemnité se fera selon un rythme trimestriel. Enfin, l'indemnisation forfaitaire est indépendante de l'équipement fourni par l'employeur, par conséquent les employeurs peuvent prendre des initiatives complémentaires visant à améliorer les conditions de télétravail des agents publics, notamment l'ergonomie du poste de travail. Les dispositifs déjà mis en place le cas échéant peuvent donc perdurer et des dispositions peuvent être prévues dans le cadre d'accords locaux. L'allocation forfaitaire est mise en œuvre au 1er septembre
9. Le premier versement de l'allocation forfaitaire interviendra au 1er trimestre 2022, couvrant la période du 1er septembre 2021 au 31 décembre 2021 ainsi que le 1er trimestre
10. L'absence de mise à disposition des équipements censés être fournis par l'administration (Fiche n° 7) ne s'oppose pas au versement de l'indemnité télétravail.
11. Cas des agents bénéficiaires d'une DAS Les agents titulaires d'une décharge syndicale à temps complet (DSTC) bénéficient du montant plafond prévu par la règlementation de 220 € par an sur déclaration de l'organisation syndicale dont relève le DSTC (syndicat ou fédération). Les jours de télétravail effectués par les agents bénéficiant d'une dispense pour activité syndicale (DAS) partielle pendant leur période de dispense sont agrégés aux jours éventuellement effectués dans le cadre de leur activité de service pour le calcul de l'indemnisation, sur déclaration de l'organisation syndicale. FICHE N° 2 : PROCÉDURE DE DEMANDE FORMULÉE PAR L'AGENT Afin de planifier l'organisation et le fonctionnement de son service, le chef de service peut organiser une campagne de recensement des demandes de télétravail. Par ailleurs, en dehors de ce cadre, l'agent peut formuler auprès du chef de service une demande de télétravail à tout moment de l'année. En effet, hors situation exceptionnelle, le télétravail s'inscrit dans une démarche volontaire et toute demande doit nécessairement émaner de l'agent. Le supérieur hiérarchique direct peut également inviter l'agent à solliciter cette modalité de travail. Les demandes de télétravail des agents exprimées en dehors des campagnes de recensement de télétravail seront étudiées par le chef de service qui doit alors réinterroger son organisation au regard des nécessités du service. La demande de télétravail doit être formulée par écrit (courriel ou courrier) auprès du supérieur hiérarchique direct de l'agent. Afin de simplifier la procédure de demande, un modèle-type de formulaire de demande et d'autorisation d'activité en télétravail est fourni en annexe
12. Par ailleurs, à l'appui de sa demande, l'agent joindra obligatoirement les attestations de conformité du domicile ou de l'autre lieu privé de télétravail (cf. formulaire de demande d'exercice du télétravail en annexe 1). La demande de l'agent doit préciser les cinq éléments suivants :
13. Les motivations de l'agent à exercer en télétravail ;
14. Le nombre de jours ou de demi-journées télétravaillés : le temps de présence sur le lieu d'affectation de l'agent ne peut être inférieur à deux jours par semaine, que l'agent soit à temps plein ou à temps partiel (hors raison médicale ou situation exceptionnelle perturbant l'accès au site [1]. Ainsi, un agent exerçant à temps plein peut bénéficier au maximum de trois jours télétravaillés par semaine dans le cadre d'une autorisation hebdomadaire. Pour un agent à temps partiel, le nombre de jours passés en télétravail sera fonction de sa quotité de temps partiel. De manière générale, le nombre de jours télétravaillés devra respecter les règles énoncées dans le tableau suivant : Quotité de temps partiel Jours travaillés par semaine au titre du temps partiel Nombre de jours de télétravail maximum possibles (base hebdomadaire) Nombre de jours télétravail maximum possibles (base mensuelle) 50% 2,5 0,5 2 60% 3 1 4 70% 3,5 1,5 6 80% 4 2 8 90% 4,5 2,5 10 Pour les agents exerçant leur activité dans le cadre d'un cycle de 4,5 jours, la quotité maximale de télétravail est ramenée à 2,5 jours en base hebdomadaire et à 10 jours en base mensuelle. Pour les agents qui bénéficient de décharges syndicales partielles, le calcul du nombre de jours de télétravail autorisés est proratisé pour la seule quotité de présence au service. Ces seuils peuvent s'apprécier sur une base mensuelle, sous réserve que les jours télétravaillés soient réguliers et fixes.
15. Les modalités d'exercice du télétravail se font soit en jours fixes soit en jours flottants dans le cadre d'une base hebdomadaire ou d'une base mensuelle. La quotité de jours télétravaillables est de 3 jours maximum en base hebdomadaire et de 12 jours dans le cadre d'une autorisation mensuelle ou de 126 jours sur une base annuelle (42 × 3) ;
16. Le lieu ou les lieux d'exercice du télétravail : comme évoqué précédemment, le lieu d'exercice du télétravail est normalement le domicile de l'agent et/ou un autre lieu privé. Toutefois, le télétravail peut être exercé dans des locaux professionnels distincts de ceux de son établissement d'affectation ; Il revient aux employeurs de définir une politique d'aménagement de tiers-lieux adaptés au télétravail et répondant aux normes SIC de sécurité.
17. Les activités que l'agent souhaite exercer en télétravail. FICHE N° 3 : LES CRITÈRES D'ÉLIGIBILITÉ D'UNE DEMANDE D'AUTORISATION DE TÉLÉTRAVAIL La demande de l'agent doit être appréciée par le supérieur hiérarchique direct de l'agent, principalement en fonction de la nature des activités pour lesquelles est demandé le télétravail, et de l'intérêt du service. La prise en compte des critères ci-dessous peut conduire soit : - à un accord de la demande ; - à un refus de la demande ; - à un aménagement de la demande (nombre de jours, horaires de travail). I) Les conditions matérielles d'exercice Le lieu retenu pour l'exercice du télétravail est le domicile de l'agent ou tout autre lieu privé. Comme l'employeur doit prévenir tout risque professionnel lié à l'exercice de l'activité en télétravail, le lieu d'exercice du télétravail doit répondre à plusieurs exigences :
18. l'installation électrique du poste de travail doit respecter la norme électrique en vigueur. La conformité électrique de l'installation est attestée soit par une déclaration sur l'honneur soit par un certificat de conformité réalisé par un organisme professionnel à la charge de l'agent ;
19. le risque incendie doit être limité au maximum, notamment via la pose de détecteurs autonomes avertisseurs de fumées (DAAF), conformément à la législation en vigueur ;
20. le lieu de télétravail doit être équipé d'une connexion internet adaptée aux besoins professionnels de l'agent ;
21. le poste de travail doit permettre de bonnes conditions de travail : les conditions d'ergonomie doivent être suffisantes, l'agent ne doit pas être dérangé, l'organisation choisie doit être adaptée à l'environnement. Il est conseillé d'échanger avec l'ensemble de la famille afin que la frontière entre temps de travail et temps personnel soit claire et respectée. L'attestation de conformité du domicile à l'exercice du télétravail, remplie par l'agent, traite de l'ensemble des points relatifs à la conformité électrique, la présence de DAAF, l'ergonomie du poste de travail, la connexion internet et l'attestation sur l'honneur de la conformité des installations. Dans le cas d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur le site et lorsque la production de ces pièces ne sera pas possible, l'agent devra se conformer aux précautions techniques qui lui seront adressées ; Il est rappelé que pendant le télétravail, le télétravailleur ne reçoit pas de public sur son lieu de télétravail.
22. Enfin, l'agent doit pouvoir rejoindre son lieu d'affectation en cas de nécessité de service (sous réserve des délais de prévenance prévus dans l'autorisation de télétravail y compris si le lieu de télétravail est éloigné du lieu d'affectation). L'appréciation du délai raisonnable pour rallier son établissement d'affection sera faite par l'employeur de l'agent en fonction des nécessités de son service. Une approche au cas par cas est recommandée. L'employeur peut refuser une demande de télétravail lorsqu‘il a été identifié que des nécessités de service peuvent exiger un retour sur site et que l'agent propose un lieu de télétravail dont la distance avec le lieu d'affectation le met dans l'impossibilité de rejoindre son site dans des délais raisonnables. Lorsqu'un employeur accepte un lieu de télétravail éloigné du lieu d'affectation, les coûts de transports liés à une demande de retour sur site en cas de nécessité de service sont à la charge de l'agent. II) La nature des activités télétravaillables L'éligibilité au télétravail se fait tout d'abord par l'analyse des activités exercées et non par métier et le chef d'organisme dispose du pouvoir d'apprécier le bien-fondé d'une demande de télétravail au regard de sa compatibilité avec l'activité exercée. L'ensemble des activités exercées par les agents au ministère des Armées sont éligibles au télétravail, à l'exception de celles exclues par nature et énumérées à l'article 1er de l'arrêté du 28 avril 2021 armées précité. Il s'agit :. - des activités directement liées à l'emploi des forces ; - des activités impliquant une utilisation de documents classifiés ou de données non sécurisées à caractère nominative sensible ; - des activités dont le traitement en dehors des locaux de travail ne permet pas le respect de la confidentialité de ces documents ou données ; - des activités de nature manuelle ; - des activités liées au transport, notamment de personnes ; - des activités en relation avec l'accueil du public ou la surveillance des emprises. Les activités manuelles ou sur machines essentiellement pratiquées en atelier ou lors d'interventions techniques sur des sites, des installations ou des équipements, qu'elles soient exercées seules ou au sein d'une équipe, ne sont donc pas éligibles au télétravail et excluent le poste concerné du dispositif. Il est précisé que, sur un même poste, certaines activités peuvent avoir ou non un caractère éligible. Dans cette hypothèse, il convient de déterminer si les premières peuvent être regroupées dans le temps et donner lieu à un ou plusieurs jours de télétravail par semaine ou par mois. Les fiches de poste du MINARM mentionnent l'information suivante : « toute activité peut faire l'objet d'une demande de télétravail dans les conditions prévues par la réglementation ». III) L'aptitude de l'agent à télétravailler L'aptitude de l'agent est appréciée par le supérieur hiérarchique direct, notamment sur la base des critères suivants : capacité d'autonomie, d'initiative, de rigueur, sens de l'organisation, capacité à travailler seul, à faire preuve de discipline, à gérer son temps, à communiquer à distance, à savoir travailler par objectifs et rendre des comptes. L'argumentaire à l'appui de la demande de télétravail, la volonté de l'agent de s'inscrire dans ce cadre de travail ainsi que l'analyse faite par le supérieur hiérarchique doivent être clairement motivés. IV) La capacité du service à s'organiser et à maintenir une dynamique collective Le service doit maintenir une organisation permettant de préserver le travail en commun et un niveau et une qualité d'échange indispensables à la fluidité des relations professionnelles entre les agents et leur hiérarchie. Un travail préalable entre agents et encadrants sera donc nécessaire pour réfléchir aux modifications induites sur l'organisation du service. Les encadrants et les agents sont invités à suivre des formations pour appréhender les impacts du télétravail sur le service. Des espaces de discussion sur l'organisation du travail pourront être mis en place afin de nourrir la réflexion sur l'organisation du collectif de travail, avec l'appui, voire sous le pilotage du référent télétravail « de proximité » (voir fiche 12). En outre, des formations sont proposées et renforcées dans l'offre de formation du MINARM (CFMD, CFD). A ce titre, il appartient d'y inscrire en priorité les agents déjà en télétravail ou qui en font la demande. De surcroît, des formations interministérielles à destination des agents et des managers sont mises en œuvre. Par ailleurs, le suivi des personnels en situation de handicap ayant recours au télétravail doit faire l'objet d'une attention particulière. En effet, les encadrants doivent déployer une prise en charge spécifique et adaptée dans le cadre de cette organisation du travail. FICHE N° 4 : L'AUTORITÉ CHARGÉE DE L'INSTRUCTION ET L'AUTORITÉ SIGNATAIRE La demande de l'agent doit recueillir l'avis du supérieur hiérarchique direct. Cet avis aura pour but d'évaluer la compatibilité de la demande de l'agent au regard des quatre critères évoqués dans la fiche précédente (conditions matérielles d'exercice, nature des activités, aptitude de l'agent à télétravailler, capacité du service à s'organiser et à maintenir une dynamique collective). La décision de refus dûment motivée dans le formulaire de demande est signée par le chef de service après avis du supérieur hiérarchique direct. Le chef de service de l'agent valide ou non la demande de télétravail effectuée par l'agent au regard de l'avis formulé par le supérieur hiérarchique direct. En administration centrale, le chef de service, également dénommé chef d'organisme, assure ce rôle. Il peut déléguer cette validation aux sous-directeurs relevant de son autorité. Dans les services extérieurs, le chef de service désigne le chef d'organisme ou les chefs d'établissements publics sous tutelle du ministère. Le refus opposé à une demande d'autorisation de télétravail ainsi que l'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doivent être motivés et précédés d'un entretien (cf. fiche n° 6). Les refus de télétravail peuvent faire l'objet de recours (cf. fiche n° 6, II-b). FICHE N° 5 : ENTRETIEN D'EXAMEN DE LA DEMANDE DE L'AGENT La mise en œuvre du télétravail nécessite, en amont, une réflexion personnelle de l'agent sur ce mode d'organisation du travail. Un outil d'autodiagnostic pour les agents souhaitant exercer leurs missions en télétravail figure dans le présent accord (annexe 2). Une grille d'aide à la décision pour les encadrants figure également en annexe
23. Hors situation exceptionnelle perturbant l'accès ou le travail sur site, le supérieur hiérarchique s'entretiendra avec l'agent demandeur sur les éléments mentionnés ci-dessous.
24. La quotité ou le volume de jours télétravaillés : l'agent et le supérieur hiérarchique devront arrêter cette quotité tout en respectant les règles énoncées dans la fiche n° 2 « Procédure de demande formulée par l'agent ».
25. Les activités que l'agent souhaite exercer en télétravail.
26. Le calendrier des jours télétravaillés : il est arrêté par le supérieur hiérarchique direct au cours de l'entretien d'examen de la demande de télétravail régulier ou ponctuel en concertation avec l'agent et en fonction des nécessités de service. Ces jours sont transcrits dans l'autorisation de télétravail et doivent respecter les règles de présence minimale sur le lieu de travail. Pour les agents à temps plein dans le cadre d'un cycle de travail à 5 jours, la quotité autorisée de télétravail est de 3 jours maximum en base hebdomadaire et de 12 jours dans le cadre d'une autorisation mensuelle quel que soit le type de télétravail autorisé (jours fixes ou flottants) et hors situation de crise. Pour les agents à temps plein dans le cadre d'un cycle de 4,5 jours, la quotité maximale de télétravail est de 2,5 jours en base hebdomadaire et de 10 jours en base mensuelle. Cette règle de présence minimale s'applique même si l'agent est rappelé un jour programmé en télétravail sur son lieu de travail pour une réunion, un cas d'urgence ou dans l'hypothèse d'un pic temporaire d'activité ou s'il devait suivre une formation planifiée ce jour-là. L'employeur peut autoriser le report ou modifier la désignation des jours télétravaillés pour répondre à une nécessité de service, sous réserve d'un délai de prévenance de 48 heures.
27. Les horaires de travail journaliers durant lesquels l'agent doit être joignable correspondent à ceux pratiqués dans l'établissement d'affectation et prévus dans son règlement intérieur. Sur ces horaires, l'agent doit pouvoir être joint sans difficulté. Pour les ouvriers de l'Etat le régime du temps de travail en situation de télétravail est celui du forfait horaire dont ils relèvent, les heures correspondantes étant effectuées à leur domicile ou dans un autre lieu privé à usage professionnel. Pendant ces plages horaires et dans la limite du temps de travail de l'agent, ce dernier est à la disposition de l'employeur ou joignable via son téléphone et sa messagerie