Arrêté du 18 décembre 2018 relatif au cadre de référence interministériel du contrôle interne financier applicable aux contrôles internes budgétaire e
En bref
Cet arrêté établit un cadre de référence pour le contrôle interne financier de l'État, visant à maîtriser les risques budgétaires et comptables au sein des ministères. Il définit les objectifs, le périmètre, la gouvernance et la démarche de ce contrôle.
Ce qu'il réglemente
- Les dispositifs formalisés et permanents pour maîtriser les risques budgétaires et comptables.
- La réalisation des objectifs liés à la soutenabilité de la programmation budgétaire et de son exécution.
- La qualité des comptabilités budgétaire et générale de l'État.
- La mise en œuvre d'un environnement favorable à la maîtrise des risques financiers, leur identification, leur couverture et l'évaluation du dispositif.
Qui il concerne
- Chaque ministre et les responsables de tous les niveaux au sein des ministères.
- Le secrétaire général de chaque département ministériel, les ordonnateurs de l'État, les référents ministériels de contrôle interne financier et les comptables publics de l'État.
Points clés
- Le contrôle interne financier vise la soutenabilité budgétaire (programmation, suivi, exécution) et la qualité comptable (comptabilités budgétaire et générale).
- La soutenabilité budgétaire implique une programmation initiale de qualité, un suivi et une actualisation réguliers, et une exécution budgétaire adéquate aux autorisations.
- La qualité comptable exige que les comptes soient réguliers, sincères et donnent une image fidèle du patrimoine et de la situation financière de l'État, selon des critères comme la réalité, la justification, la sincérité et l'exactitude.
- La démarche de contrôle interne financier inclut l'attribution des tâches, la formation des acteurs, un système d'information, la sécurité du patrimoine, le recensement et la hiérarchisation des risques financiers, et l'évaluation continue du dispositif.
Texte de loi
ANNEXE CADRE DE RÉFÉRENCE INTERMINISTÉRIEL DU CONTRÔLE INTERNE FINANCIER APPLICABLE AUX CONTRÔLES INTERNES BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE DE L'ÉTAT Conformément au décret n° 2011-775 du 28 juin 2011 relatif à l'audit interne dans l'administration, le contrôle interne est l'ensemble des dispositifs formalisés et permanents décidés par chaque ministre, mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux, sous la coordination du secrétaire général du département ministériel, qui visent à maîtriser les risques liés à la réalisation des objectifs de chaque ministère. Le contrôle interne financier est une composante du contrôle interne de l'Etat dédiée à la maîtrise des risques budgétaires et comptables. Il se définit comme l'ensemble des dispositifs formalisés et permanents ayant pour objet de donner une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs liés à la soutenabilité de la programmation budgétaire et de son exécution, et à la qualité des comptabilités budgétaire et générale de l'Etat. Le cadre de référence interministériel du contrôle interne financier de l'Etat s'inspire du référentiel international de contrôle interne COSO II (" Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission "). Il est complété par ailleurs d'une démarche de contrôle interne bancaire propre à la direction générale des finances publiques, mettant en application des dispositions de l'arrêté du 3 novembre 2014 modifié. Sommaire
- Objectifs du contrôle interne financier 1.
- L'objectif de soutenabilité budgétaire et sa déclinaison opérationnelle 1.
- L'objectif de qualité comptable et sa déclinaison opérationnelle
- Périmètre du contrôle interne financier de l'Etat 2.
- Le périmètre budgétaire 2.
- Le périmètre comptable
- Gouvernance et acteurs du contrôle interne financier de l'Etat 3.
- La gouvernance ministérielle du contrôle interne financier 3.
- Les acteurs du contrôle interne financier de l'Etat 3.2.
- Le secrétaire général du ministère 3.2.
- Les ordonnateurs de l'Etat 3.2.
- Les référents ministériels de contrôle interne financier 3.2.
- Les comptables publics de l'Etat
- Démarche de contrôle interne financier 4.
- La mise en place d'un environnement favorable à la maîtrise des risques financiers 4.1.
- Attribution des tâches et existence d'une chaîne hiérarchique de décision 4.1.
- Formation des acteurs de la chaîne financière 4.1.
- Système d'information 4.1.
- Conditions de sécurité du patrimoine 4.
- L'identification et la couverture des risques financiers 4.2.
- Le recensement et la hiérarchisation des risques financiers 4.2.
- La définition des actions de maîtrise des risques financiers 4.
- La mise en œuvre de mesures de maîtrise des risques financiers 4.3.
- L'organisation de la chaîne financière et des points de contrôle 4.3.
- La documentation de l'organisation, des procédures et des risques financiers 4.3.
- La traçabilité des acteurs et des opérations 4.
- L'évaluation du dispositif de contrôle interne financier 4.4.
- Les acteurs de l'évaluation du dispositif de contrôle interne financier 4.4.
- L'objectif d'amélioration continue du dispositif de contrôle interne financier
- Objectifs du contrôle interne financier 1.
- L'objectif de soutenabilité budgétaire et sa déclinaison opérationnelle La soutenabilité budgétaire s'apprécie au regard de l'autorisation budgétaire annuelle et des prescriptions des lois de programmation des finances publiques. La soutenabilité budgétaire s'applique à la programmation budgétaire initiale, à son suivi et son actualisation, ainsi qu'à l'exécution budgétaire. - Soutenabilité de la programmation initiale La soutenabilité de la programmation initiale est assurée lorsque la programmation des autorisations d'engagement (AE), des crédits de paiement (CP), des recettes et des emplois est établie en début de gestion selon un référentiel d'activités pertinent, et qu'elle permet d'assurer l'adéquation entre la mise en œuvre opérationnelle des objectifs stratégiques du programme et les prescriptions des lois de finances et de programmation des finances publiques en vigueur. Elle inclut la programmation des décisions ou actes de gestion sous-jacents. Elle s'entend à la fois de manière infra-annuelle et pluriannuelle et a vocation à être déclinée au sein des budgets opérationnels de programme (BOP). - Suivi et actualisation de la programmation budgétaire Dans le respect des enveloppes fixées, le suivi et l'actualisation de la programmation doivent garantir la mise en cohérence de la programmation avec les actes de gestion et la prise en compte des corrections et évolutions survenues en cours de gestion. - Soutenabilité de l'exécution budgétaire La soutenabilité de l'exécution budgétaire se traduit par l'adéquation des projets de dépenses aux autorisations d'engagement et crédits de paiement notifiés ou qui sont susceptibles d'être mis à disposition. Elle tient compte des affectations d'autorisations d'engagement, permet la couverture des dépenses obligatoires et inéluctables et inclut la maîtrise des conséquences budgétaires des nouveaux projets de dépenses sur les années ultérieures. La déclinaison opérationnelle du principe de soutenabilité budgétaire comprend les éléments suivants : Critères de la soutenabilité budgétaire Déclinaison opérationnelle Qualité de la programmation en début de gestion, en engagements, décaissements, emplois et recettes Une stratégie de mise en œuvre des politiques est définie par programme et déclinée au sein des BOP et unités opérationnelles (UO). Une méthode d'évaluation des dépenses est définie, partagée et appliquée. L'estimation des dépenses et des recettes est fondée sur des données physiques et financières justes et complètes, dont la cohérence fait l'objet d'un contrôle et la réalisation d'un suivi. Le scénario de gestion des ressources humaines repose sur des données fiables. Il retient des hypothèses réalistes et conformes à la politique de gestion des ressources humaines du ministère. Une nomenclature d'activités est définie par programme, documentée et diffusée. Une méthode de programmation budgétaire par activité est arrêtée au niveau du programme, elle est diffusée et mise en œuvre par tous les acteurs. Une réserve de précaution et un dispositif d'auto-assurance permettent de faire face aux aléas de gestion. Qualité du suivi et de l'actualisation de la programmation Le suivi de l'exécution est effectué à termes réguliers, selon une méthode documentée et un calendrier qui permet de prendre les mesures correctrices éventuellement nécessaires. Les échéanciers de paiement sont systématiquement suivis à l'appui des engagements juridiques (EJ), justifiés et mis à jour en tant que de besoin. Les engagements ou paiements afférents à des types de dépenses faisant l'objet d'une affectation sont rattachés aux tranches fonctionnelles correspondantes. Les EJ sont mis à jour et soldés à l'issue des opérations. La programmation est actualisée lors des compte rendus de gestion, lorsque la répartition ministérielle des crédits et des emplois modifie les crédits d'un programme et en cas de modification significative de l'allocation des ressources au sein du programme. La soutenabilité de l'exécution budgétaire La mise en œuvre d'une méthode d'appréciation de la fonctionnalité des tranches permet d'affecter les montants idoines de crédits (AE) à une tranche fonctionnelle. Les montants affectés concernent des projets d'investissement aboutis et suffisamment définis. Les opérations d'achat, de travaux et de subventions préparées par les services métiers sont cohérentes avec les différents aspects de la programmation (dont priorisation de la programmation et prévisions de mise à disposition de CP). Les plans de recrutement et la politique de rémunération sont adaptés en fonction des éventuelles erreurs de prévisions des flux entrants et sortants ou du glissement vieillissement technicité (GVT). La gestion des personnels contractuels de l'Etat est conforme à la politique définie par le ministère, notamment quant aux conditions statutaires et salariales. 1.
- L'objectif de qualité comptable et sa déclinaison opérationnelle Conformément à l'article 47-2 de la Constitution et à l'article 27 de la loi organique relative aux lois de finances, les comptes de l'Etat doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle de son patrimoine et de sa situation financière. Ainsi, la qualité comptable s'applique à la comptabilité budgétaire et à la comptabilité générale. La comptabilité budgétaire retrace l'ouverture et la consommation des autorisations d'engager et de payer, ainsi que l'enregistrement des recettes autorisées. Elle permet de rendre compte de l'utilisation des crédits et, le cas échéant, des emplois mis à la disposition des ordonnateurs, conformément à la spécialisation de ces crédits et de ces emplois. La comptabilité générale, fondée sur le principe de la constatation des droits et obligations, retrace l'ensemble des mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et le résultat. En application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, elle doit répondre aux exigences de qualité au regard d'objectifs et de principes, précisés par le recueil des normes comptables de l'Etat
- s)référent(
- s)ou correspondant(
- s)du contrôle interne financier et font l'objet d'une validation annuelle par les instances de gouvernance correspondantes, afin d'en permettre l'actualisation. Les mesures de maîtrise des risques financiers sont définies en fonction de la hiérarchisation des risques et de la prise en compte de leur rapport coûts / avantages. 4.3. La mise en œuvre de mesures de maîtrise des risques financiers La mise en œuvre des dispositifs de maîtrise des risques s'effectue conformément au plan d'action défini à partir de la cartographie des risques. Trois leviers sont mobilisables dans la mise en œuvre de la maîtrise des risques : - l'organisation de la chaîne financière et des points de contrôle ; - la documentation de l'organisation, des procédures et des risques financiers ; - la traçabilité des acteurs et des opérations. 4.3.1. L'organisation de la chaîne financière et des points de contrôle - L'organisation des acteurs L'organisation doit être conçue de sorte que les tâches relatives à l'activité financière soient définies et attribuées aux acteurs, de manière exhaustive. Chaque tâche est attribuée à une ou plusieurs personnes et, en tant que de besoin, à un ou plusieurs suppléants afin de permettre la continuité de service. Il est recommandé de procéder à une rotation périodique des attributions des personnes, lorsque la taille d'un service le permet. L'organisation doit permettre d'assurer en permanence la cohérence entre les délégations, les habilitations et les tâches attribuées aux acteurs. - L'organisation des points de contrôle Pour assurer la maîtrise des risques aux différentes étapes des activités et processus financiers, différents points de contrôle peuvent être prévus dans l'organisation des structures ou intégrés directement dans les systèmes d'information. Pour le contrôle interne comptable, la détermination des points de contrôle est réalisée par processus. Il existe différents types de contrôle, en fonction des acteurs qui en sont chargés, à tous les niveaux des organisations : - l'autocontrôle est réalisé par les agents chargés de la réalisation des opérations et s'effectue, généralement, de manière concomitante à celle-ci ; - le contrôle mutuel est réalisé par un autre acteur de même niveau dans l'organisation au sein ou à l'extérieur du service ; - le contrôle de supervision est assuré par le responsable hiérarchique de l'agent chargé de l'autocontrôle et/ou du contrôle mutuel ; - le contrôle de corroboration consiste à fiabiliser les constats opérés par l'encadrement dans le cadre de ses contrôles de supervision ; il est réalisé par un acteur qui fait partie de l'organisation mais qui n'intervient pas directement dans l'activité ou le processus financier ; pour la DGFiP, ce contrôle relève de la cellule de qualité comptable (CQC) ; - le contrôle national de cohérence permet de sécuriser les opérations financières, de plusieurs services ou ministères, notamment en rapprochant des données à forte volumétrie ; il peut être mis en œuvre par les ministères ; pour la DGFiP, ce contrôle, dit de " troisième niveau ", est exercé par le comptable centralisateur des comptes de l'Etat (CCCE). En fonction de la criticité des risques financiers à couvrir et du rapport coûts / avantages, ces différents types de contrôle peuvent être combinés. Ils peuvent également être modulés en termes d'intensité (contrôles exhaustifs ou par sondage), de temporalité par rapport à la réalisation de l'opération (contrôles a priori, contemporains ou a posteriori) et de fréquence (quotidienne, mensuelle, semestrielle, annuelle, etc.). Les points de contrôle et les modalités de réalisation des contrôles doivent être documentés et connus par les acteurs concernés. Les contrôles réalisés doivent être tracés informatiquement ou matériellement, de manière à pouvoir en identifier les auteurs et leurs résultats. Les contrôles effectués et leurs résultats doivent être conservés afin de pouvoir être produits, à tout moment, notamment sur demande des auditeurs internes et externes. Au regard de l'évaluation, un contrôle non tracé est réputé ne pas avoir existé. 4.3.2. La documentation de l'organisation, des procédures et des risques financiers Cette documentation doit notamment couvrir les domaines suivants : - l'organisation de la chaîne financière ; - les activités et procédures financières ; - les risques. - La documentation de l'organisation de la chaîne financière La documentation de l'organisation de la chaîne financière se traduit notamment par l'établissement d'organigrammes fonctionnels nominatifs. Ils doivent permettre de formaliser les missions d'une structure, les tâches correspondantes, leur attribution en indiquant les titulaires et leurs suppléants, les applications informatiques utilisées et les délégations et habilitations informatiques octroyées. Les organigrammes fonctionnels nominatifs sont communiqués à l'ensemble des acteurs concernés et actualisés en fonction des mouvements de personnel et des changements d'activité. - La documentation des activités et procédures financières Les textes législatifs, réglementaires et les circulaires précisent le cadre de l'activité budgétaire et comptable des ministères. Ils sont complétés par des guides de procédures budgétaires et comptables, quelle que soit leur forme, qui décrivent les tâches à exécuter. La documentation des activités et procédures financières doit être actualisée, en tant que de besoin, et accessible à l'ensemble des acteurs concernés. - La documentation des risques Des référentiels de contrôle interne, des fiches de risque ou tout autre documentation des risques : - décrivent les risques budgétaires et comptables susceptibles de porter atteinte aux objectifs de soutenabilité budgétaire et de qualité comptable ; - précisent les mesures de contrôle interne recommandées. 4.3.3. La traçabilité des acteurs et des opérations La traçabilité est organisée pour permettre, à tout moment et à toute personne, de justifier des opérations financières réalisées. Elle concerne les acteurs et les opérations. - La traçabilité des acteurs Les acteurs qui ont réalisé les opérations doivent pouvoir être identifiés de manière fiable : soit à partir du système d'information, dès lors que les règles d'accès aux applications sont respectées (identifiant correspondant à l'acteur et confidentialité de l'authentifiant) ; - soit à partir de documents ou pièces papier sur lesquels ils apposent leur signature ou leur paraphe. - La traçabilité des opérations Afin de garantir la piste d'audit, toute opération financière, qu'elle soit budgétaire ou comptable et y compris les opérations de contrôle, doit pouvoir être tracée et justifiée, par tous moyens. Cette traçabilité des opérations suppose de bonnes conditions de sécurisation du système d'information financière et de conservation des documents financiers. 4.4. L'évaluation du dispositif de contrôle interne financier L'évaluation du dispositif de contrôle interne financier est destinée à s'assurer de l'effectivité et de l'efficacité des mesures de maîtrise des risques financiers. Réalisée par différents acteurs, l'évaluation du dispositif de contrôle interne financier doit permettre son amélioration continue. 4.4.1. Les acteurs de l'évaluation du dispositif de contrôle interne financier L'évaluation du dispositif de contrôle interne financier peut être assurée par les acteurs de la chaîne financière et par l'audit. - L'évaluation par les acteurs de la chaîne financière L'évaluation par les acteurs de la chaîne financière est réalisée à partir : - du résultat des opérations de contrôle, quelle que soit leur nature ; - des diagnostics ou auto-évaluations du dispositif de contrôle interne financier ; - de l'appréciation portée par le CBCM qui évalue chaque année le dispositif de contrôle interne budgétaire, en application de l'article 171 du décret GBCP. Pour formuler son appréciation, le CBCM peut s'appuyer sur le réseau des contrôleurs budgétaires en région. - L'évaluation par l'audit L'audit interne En application du décret du 28 juin 2011 susvisé, l'audit interne est une activité exercée de manière indépendante et objective qui donne à chaque ministre une assurance sur le degré de maîtrise des opérations budgétaires et comptables et lui apporte ses conseils pour l'améliorer. L'audit interne s'assure ainsi que le dispositif de contrôle interne financier est efficace. L'article 172 du décret du 7 novembre 2012 susvisé dispose que la programmation des audits budgétaires et comptables est arrêtée dans chaque ministère par le comité ministériel d'audit interne dont le contrôleur budgétaire et comptable ministériel est membre de droit. La direction générale des finances publiques et la direction du budget sont destinataires des rapports nationaux établis à l'issue des missions d'audit budgétaire et comptable. L'audit externe La Cour des comptes est chargée de la certification de la régularité, de la sincérité et de la fidélité des comptes de l'Etat en application de l'article 58 de la LOLF. A ce titre, pour formuler son opinion, elle évalue périodiquement le contrôle interne comptable de l'Etat. Les institutions européennes peuvent également être amenées à auditer le contrôle interne financier de l'Etat, en cas d'utilisation ou de collecte de fonds européens. D'autres audits externes peuvent également être commandités à la demande des ministères. 4.4.2. L'objectif d'amélioration continue du dispositif de contrôle interne financier L'évaluation du dispositif de contrôle interne financier permet son amélioration et son adaptation, en fonction des résultats obtenus et de l'évolution des risques. Les résultats de cette évaluation conduisent notamment à actualiser la cartographie des risques et le plan d'action. L'organisation périodique d'un compte rendu d'activité qui consiste à centraliser, consolider et restituer les résultats des mesures de maîtrise des risques permet de : - rendre compte aux instances de gouvernance et de pilotage des avancées et des marges de progression ; - informer les services en leur signalant les points et les axes d'amélioration possibles. Ainsi, au niveau central, le comptable centralisateur des comptes de l'Etat produit chaque année le rapport sur le contrôle interne comptable de l'Etat, joint aux états financiers annuels produits à l'appui du projet de loi de règlement.