1/2015. (IV. 2.) NAV utasítása a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Egységes Iratkezelési Szabályzatáról.

1/2015. (IV. 2.) NAV utasítása a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Egységes Iratkezelési Szabályzatáról. A köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10.  § (3)  bekezdésében, valamint a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, továbbá a Nemzeti Adó- és Vámhivatalról szóló 2010. évi CXXII. törvény 6.  § (1)  bekezdésében meghatározott hatáskörömben eljárva, a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével, a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével a következő utasítást adom ki: 1. § A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a  továbbiakban: Szabályzat) az  utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg. 2. § Az utasítás szervezeti és személyi hatálya a Nemzeti Adó- és Vámhivatal szervezetéről és egyes szervek kijelöléséről szóló 273/2010. (XII. 9.) Korm. rendelet 1. §-ában felsorolt központi, valamint közép- és alsó fokú szervekre, továbbá e szervek személyi állományára (a továbbiakban: foglalkoztatott) terjed ki. 3. § Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) szerveihez beérkező és az ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratok (a továbbiakban: irat) kezelésére. 4. § A minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell a Szabályzatot alkalmazni, összhangban a NAV Biztonsági Szabályzatával. 5. § A NAV gazdálkodási tevékenysége során keletkező számviteli bizonylatok vonatkozásában a  Szabályzatot a  számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben, illetve a  vonatkozó irányító eszközökben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni, a pénzügyi bizonylatokat iratként nem kell nyilvántartásba venni. 6. § A NAV bűnügyi szerveinek iratkezelési folyamataira vonatkozó általános és különös szabályokat a Szabályzat V. fejezete tartalmazza. 7. § A NAV Központi Hivatalának iratkezelési folyamataira vonatkozó különös szabályokat a  Szabályzat VI. fejezete tartalmazza. 8. § A NAV Képzési, Egészségügyi és Kulturális Intézetének iratkezelési folyamataira vonatkozó különös szabályokat a Szabályzat VII. fejezete tartalmazza. 9. § A NAV Informatikai Intézetének iratkezelési folyamataira vonatkozó különös szabályokat a  Szabályzat VIII. fejezete tartalmazza. 10. § A NAV Kiemelt Adó és Vám Főigazgatóságának képfeldolgozással megvalósuló iratkezelési folyamataira vonatkozó különös szabályokat a Szabályzat IX. fejezete tartalmazza. 11. § Az utasítás mellékleteként kiadott Szabályzat általános ügyviteli és iratkezelési szabályaitól eltérő ügyviteli szabályozást a  NAV alaptevékenységével összefüggő szakmai eljárásokat, illetve a  funkcionális tevékenységet támogató rendszerek működését vagy a  szakmai folyamatok ügyviteli rendjét szabályozó irányító eszközök – jogszabályban meghatározott speciális szabályok kivételével – nem tartalmazhatnak. 12. § A NAV által magánszemélyekkel, jogi személyekkel és jogi személyiséggel nem rendelkező egyéb szervekkel kötött polgári jogi szerződéseknek – amennyiben a  szerződés tárgya azt indokolja – utalást kell tartalmazniuk arra vonatkozóan, hogy a  teljesítésben részt vevő személyek a  Szabályzatot a  szükséges mértékben megismerik, és az abban foglaltakat alkalmazzák, erre írásbeli nyilatkozatukkal kötelezettséget vállalnak. 13. § A Szabályzatot szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni. 14. § Ahol a  Szabályzat NAV szerv, szervezeti egység vezetője részére körlevél kiadását teszi kötelezővé, a  körlevél kiadásának határideje az utasítás hatálybalépését követő 60. nap. 15. § Az iratkezelés tárgyában kiadott körleveleket a  NAV szervek az  utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül kötelesek felülvizsgálni és a Szabályzat tartalmával összhangba hozni. 16. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő 5. napon lép hatályba azzal, hogy a rendelkezéseit a folyamatban lévő és a NAV irattáraiban kezelt ügyekre is alkalmazni kell. (2) Hatályát veszti a Nemzeti Adó- és Vámhivatal Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 2/2012. (X. 31.) NAV utasítás. 17. § (1) A Szabályzat függelékét a következő dokumentumok képezik: 1. számú függelék: A DOKU rendszerre vonatkozó eltérő, illetve speciális szoftver követelmények 2. számú függelék: A NAV Irattári Terve – DOKU rendszer 3. számú függelék: A NAV Irattári Terve – RobotZsaru Neo rendszer 4. számú függelék: Dokumentumsablonok 5. számú függelék: A Bűnügyi Főigazgatóság iktatókönyv azonosítói és iktatószám képzése (2) Az (1) bekezdésben felsorolt függelékek a NAV belső intranet hálózatán kerülnek közzétételre. Dr. Vida Ildikó s. k., elnök