8/2017. (V. 24.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal pénzkezelési szabályzatáról.

8/2017. (V. 24.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal pénzkezelési szabályzatáról. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésében, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. § (5) bekezdés d)  pontjában és az  államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13.  § (2)  bekezdés a)  pontjában foglaltak alapján, tekintettel a  jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontjára és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-ára és 8. § (1) bekezdésére a következő utasítást adom ki: ELSŐ RÉSZ Általános rendelkezések I. Fejezet A szabályzat alkalmazási köre, felelősségi rend 1. Jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) alkalmazási köre kiterjed a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) által alkalmazott pénzforgalmi számlaforgalomra és készpénzforgalomra, az  azokkal kapcsolatos pénzkezelési eljárásokra, az  eljárások során keletkező dokumentációra, nyilvántartásra és adatra. 2. A  jelen szabályzat előkészítéséért, aktualizálásáért és az  abban foglaltak végrehajtásának koordinálásáért az  NKFI Hivatal Költségvetési Főosztályának vezetője a felelős. 3. Az NKFI Hivatal kormánytisztviselői, munkavállalói és kormányzati ügykezelői a szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás szerinti feladat- és hatáskörükben felelősek. II. Fejezet A pénzforgalom feltételrendszere 4. Pénzügyi teljesítés – a  készpénzfelvételre vonatkozó szabályok kivételével – (pénztári kifizetés, vagy hitelintézeti átutalás) csak teljesítésigazolással ellátott, érvényesített és utalványozott bizonylat alapján történhet, a bizonylaton megjelölt jogosult részére, címre vagy számlaszámra. 5. A  kötelezettségvállalás, a  pénzügyi ellenjegyzés, a  teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás előírásait, a  kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítésigazolásra, érvényesítésre, utalványozásra jogosultak körét az NKFI Hivatal Gazdálkodási Szabályzata (a továbbiakban: Gazdálkodási szabályzat) tartalmazza. MÁSODIK RÉSZ Részletes rendelkezések III. Fejezet A kincstári számlaforgalom lebonyolítási rendje 1. Az NKFI Hivatal fizetési számlái 6. Az  NKFI Hivatal a  következő, Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) által vezetett fizetési számlákkal rendelkezik: a) előirányzat-felhasználási keretszámla: 10032000-00334820-00000000; b) VIP kártyafedezeti számla: 10032000-00334820-00070003; c) kincstári devizaszámla: 10004885-10002010-01012231; d) intézményi kártyafedezeti számla: 10032000-00334820-00060004. 7. Az  előirányzat-felhasználási keretszámla az  NKFI Hivatal költségvetési gazdálkodási feladatainak ellátásához kapcsolódó pénzforgalom lebonyolítására szolgál. 8. A  VIP kártyafedezeti számla és az  intézményi kártyafedezeti számla (a továbbiakban együttesen: kártyafedezeti számla) a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére, valamint a házipénztár részére történő készpénz felvételére szolgáló, kártyatípusonként nyitható számla. 9. A pénzügyi fedezet biztosításáról az NKFI Hivatal a Kincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási keretszámlája terhére benyújtott átutalási megbízással gondoskodik. Az  NKFI Hivatal a  kártyafedezeti számlára elkülönített fedezetből, illetve a  kincstári Kártyafedezeti Tükörszámláról a  kártyafedezeti számlára teljes OTP direkt funkcióval felruházott kártyával tud fedezetet visszavezetni a Kincstár kincstári kártyaforgalomról szóló szabályzatában foglaltak alapján. A  kártyafedezeti számla igénylése a  Kincstár honlapján közzétett nyomtatvány kitöltésével történik, amelyet a  XXXV.  fejezet vezetőjéhez engedélyezésre kell továbbítani. Indokolt esetben több azonos típusú kártyafedezeti számla is igényelhető. 10. A 9. pontban meghatározott feladatokat az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya (a továbbiakban: Gazdasági Osztály) végzi. 11. Kincstári devizaszámlán a Gazdasági Osztály az Európai Uniótól kapott támogatásokat, visszatérüléseket kezeli. 2. Az NKFI Hivatal számlái feletti rendelkezési jog 12. Az  előirányzat-felhasználási keretszámla és a  kincstári devizaszámla terhére az  utalványozott kiadás vagy bevétel pénzügyi teljesítése – a Gazdálkodási szabályzat rendelkezéseinek figyelembevételével – a Kincstár felé bejelentett két személy együttes aláírásával és a Kincstár felé bejelentett bélyegző lenyomatának használatával rendelhető el. 13. A kártyafedezeti számla felett a rendelkezés jogát az előirányzat-felhasználási keretszámla felett rendelkezési joggal bíró kormánytisztviselők gyakorolják, továbbá a  kincstári kártya használatára feljogosított személyek jogosultak a kártyafedezeti számla terhére kifizetéseket eszközölni. 14. A fizetési számlák feletti rendelkezési joggal rendelkező, az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztályának állományába tartozó kormánytisztviselők (a továbbiakban: Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselő) nevét és aláírásmintáját a vonatkozó kincstári aláírás-bejelentő karton tartalmazza, amelyet az NKFI Hivatal elnöke hagy jóvá. Amennyiben a fizetési számlák feletti rendelkezési jogosultság gyakorlására kijelölt személyekben változás következik be, a Kincstárhoz új kincstári aláírás-bejelentő kartont kell benyújtani. A fizetési számlák feletti rendelkezési joggal rendelkező személyekről a Gazdasági Osztály nyilvántartást vezet. 15. A  fizetési számla feletti rendelkezési jogot elektronikus utalás (GIRO) alkalmazása esetén két olyan Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselő együttesen gyakorolja, akik az azonosításra szolgáló eszközt kézhez vették. 16. A készpénzfelvételre feljogosítottak nevét, azonosító adatait írásban, 2 példányban kell a Kincstár részére bejelenteni a Kincstár honlapján közzétett mintában foglaltak szerint. A nyomtatvány aláírására a Költségvetési Főosztály vezetője – akadályoztatása esetén a  helyettesítésére írásban, általa meghatalmazott személy – és a  Gazdasági Osztály egy, a Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselője jogosult. 17. Az  NKFI Hivatal fizetési számlái közötti pénzmozgások, átvezetések jóváhagyására, a Kincstár részére történő bejelentésére a  Költségvetési Főosztály vezetője – akadályoztatása esetén a  helyettesítésére írásban, általa meghatalmazott személy – és a Költségvetési Főosztály egy másik Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező kormánytisztviselője jogosult. 18. A  kincstári aláírás-bejelentő kartonon, valamint a  bizonylatokon az  aláírásokat kék színű tintával kell megtenni. Az előirányzat-felhasználási keretszámlához az 5. számú pecsét tartozik. 19. A  kincstári számlanyitás és megszüntetés, számlaforgalom bonyolítása esetén alkalmazandó nyomtatványokat a Kincstár honlapján közzétett szabályzatai tartalmazzák. 20. A kincstári aláírás-bejelentő kartonok egy példányát a Gazdasági Osztály 10 évig köteles megőrizni. 3. Kincstári számlaforgalom 21. Az NKFI Hivatal fizetési számláira érkező befizetések jóváírása az alábbiak alapján történhet: a) átutalási megbízás; b) készpénz-átutalási megbízás; c) készpénz befizetése pénztárban számlára. 22. Az NKFI Hivatal kincstári fizetési számláiról a következő módon történhet kifizetés: a) átutalási megbízással; b) elektronikus átutalással GIRO rendszeren keresztül; c) készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal; d) kincstári kártyával történő fizetéssel vagy készpénzfelvétellel; e) beszedési megbízással (felhatalmazó levélen alapuló beszedés, határidős beszedés, okmányos beszedés). 23. Az  átutalási formanyomtatványt számítógéppel vagy kézzel lehet kiállítani. A  két részből (feladóvevényből és készpénz-átutalási megbízó részből) álló készpénz-átutalási megbízás nyomtatvány az  NKFI Hivatal megrendelése alapján nyomdailag kerül legyártásra. 24. Elektronikus átutalás (GIRO) esetében a teljesítésigazolással ellátott, érvényesített és utalványozott, utalásra kijelölt tételek a Forrás KGR rendszerben rögzítésre kerülnek. A rögzítést követően a Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2 kormánytisztviselő tételesen egyezteti az  utalandó tételeket a  Forrás KGR rendszer utalási listájával (kivéve: bérszámfejtés feladások). A rögzített tételekről a Forrás KGR rendszer tételes szűrt alaplistát készít, melyet forint és tételszám szerint összesít. Az  utalás előtt a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2  kormánytisztviselő ellenőrzi az  egyes tételeket, egyezteti a  vonatkozó utalványrendeletekkel, majd egyezőség esetén jóváhagyja a  kinyomtatott listát. Az  utalást a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2 kormánytisztviselő elektronikus aláírásával igazolja a GIRO rendszerben. Az utalást követően a GIRO rendszer átadási jegyzéket nyomtat, melyet – ellenőrzést követően – a  Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező 2  kormánytisztviselő aláírásával hitelesít. Csoportos átutalási megbízás (több bank több bankszámlájára történő azonos jogcímű átutalás) kizárólag elektronikus (GIRO) utalás formájában nyújtható be a Kincstár részére. 25. A kincstári kártyák használatának részletes szabályait az V. Fejezet tartalmazza. 26. A  Kincstár beszedési megbízást az  előirányzat-felhasználási keretszámla terhére a  Gazdasági Osztály bejelentése szerint Felhatalmazó levél alapján teljesíthet. 27. Beszedési megbízás alkalmazására különösen indokolt esetben, a kötelezettségvállalásban meghatározottak szerint kerülhet sor. 28. A  beszedési megbízásra vonatkozó felhatalmazó levél kiállításáról és a  Kincstár részére történő bejelentéséről a Gazdasági Osztály gondoskodik. 29. Beszedési megbízás esetében – amennyiben a  terhelendő vagy jóváírandó számla ERA kód vagy ÁHT azonosító használatára kötelezett – a Kincstárhoz a Gazdasági Osztály benyújtja a kötelezett és a jogosult közötti megállapodást, amelynek tartalmaznia kell a kiadási, illetve bevételi ERA kódot vagy ÁHT azonosítót. 30. A pénzintézeti postautalvánnyal történő kifizetés nem alkalmazható. 31. A kincstári számlaforgalom szabályszerű lebonyolításáért a Költségvetési Főosztály vezetője felelős. 4. Fizetési számlák kivonatai 32. A  Kincstár, illetve a  pénzintézet által naponta megküldött fizetési számlakivonat alapján, amelyen tételesen szerepelnek a  kötelezett vagy a  jogosult azonosító adatai (név, bankszámla száma, postai befizetés esetén a  cím) és a terhelés vagy a jóváírás összege forintban, a főkönyvi könyvelés megtörténtekor egyeztetni kell a fizetési számla napi egyenlegét. Az egyező könyvelés után a számlakivonatot sorszámának megfelelő sorrendben a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt a  számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 169.  §-ában meghatározott módon és ideig kell megőrizni és tárolni, és az alapbizonylatra rá kell vezetni a fizetési számla kivonatának számát. 33. A számlakivonat, értesítő alapján a napi könyvelés megtörténtekor egyeztetni szükséges a banki és kincstári számla egyenlegét. A pénzforgalmi és kincstári számlákra a könyvelés tételesen, ellenszámlánként történik. 34. A főkönyvi könyvelési alapegyezőségeiből következően minden kivonat könyvelése után egyeztetni kell az előirányzatfelhasználási keretszámlák forgalmát és egyenlegét is. Eltérés esetén a hiba okát meg kell keresni, a javítást végre kell hajtani, és kizárólag ekkor lehet a következő napi könyvelést elkezdeni. Egyező könyvelés után a számlakivonatot sorszámának megfelelő sorrendben, a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt az Szt. 169. §-ában meghatározott módon és ideig kell megőrizni és tárolni. 35. A havi főkönyvi könyvelés helyességének kontrollját követően történik meg havonta egyszer az ERA kódok rendezése a Kincstár felé oly módon, hogy alapul szolgáljon az Ávr. 169. § (2) bekezdésében foglalt kötelezettség teljesítéséhez. 36. A 32–35. pontokban foglalt feladatok végrehajtásáért a Gazdasági Osztály vezetője felelős. 5. Finanszírozás 37. Az NKFI Hivatal költségvetése finanszírozási feladatait, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 130. § (4) bekezdése szerinti kérelem előkészítését és Kincstár részére történő benyújtását a Gazdasági Osztály végzi a Gazdálkodási szabályzatban meghatározott rend szerint. 6. A fizetési megbízások teljesítési határideje, előzetes bejelentés a Kincstár felé 38. A fizetési megbízások előkészítése és Kincstár részére történő benyújtása során figyelemmel kell lenni a Kincstár által közzétett hirdetményre, amely a munkanapon belül meghatározza azt a kezdő és záró időpontot, amelyek között a  fizetési megbízásokat a  Kincstár befogadja, valamint ezen belül azt az  időpontot, ameddig a  befogadott, illetve a beérkezett megbízások teljesítését a tárgynapon teljesíti. 39. Az Ávr. 5. melléklete szerinti táblázat 10. és 11. soraiban foglalt adatszolgáltatást az ott meghatározott határidőre a Forrás KGR rendszerben végleges kötelezettségként rögzített tételek alapján a Gazdasági Osztály jelenti be a Kincstár részére. 40. Készpénzfelvétel Kincstárhoz történő bejelentését a  Kincstár honlapján közzétett rend szerint kell végrehajtani. A  bejelentés aláírására a  Költségvetési Főosztály Kincstárnál bejelentett aláírási joggal rendelkező két kormánytisztviselője jogosult. IV. Fejezet Készpénzkezelési szabályok 7. A házipénztár 41. A házipénztár az NKFI Hivatal működéséhez szükséges készpénz és egyéb érték megőrzésével, valamint forgalmával kapcsolatos feladatokat látja el. 42. A pénztárhelyiség biztonsági ráccsal és zárral felszerelt ajtóval, valamint nem nyitható ablakkal rendelkező helyiség, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és őrzéséhez kellő biztonságot nyújtó páncélszekrényt kell elhelyezni. A pénztárhelyiségben csak a házipénztár működhet, más célra még ideiglenesen sem vehető igénybe. 43. A  pénztárhelyiségben gondoskodni kell a  kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre jogosultak aláírásmintáinak rendelkezésre állásáról. 8. A házipénztár pénzkészlete és kezelése 44. A házipénztárban kell kezelni a) a Kincstárnál vezetett számláról készpénzkifizetés céljára felvett ellátmányokat; b) a költségvetés javára készpénzben történő befizetéseket. 45. Az NKFI Hivatalban törekedni kell a házipénztári készpénzforgalom csökkentésére. Ennek érdekében az NKFI Hivatal a  foglalkoztatottak járandóságait folyószámlára utalja, a  szállítói és vevői számlák, kiküldetési kiadások esetében teljes mértékig az átutalással történő fizetésre törekszik, továbbá egyes rendszeresen felmerülő készpénzes kiadások fedezésére kincstári kártyákat bocsát rendelkezésre. 46. A házipénztárból az Ávr. 148. § (3) bekezdésében meghatározott célú kifizetések teljesíthetőek. 47. A  házipénztárból előleget felvenni írásbeli előlegigénylés alapján, a  szervezeti egység vezetőjének vagy az  általa meghatalmazott személy aláírásával lehet. 48. A  házipénztárban a  pénztárzárlat után tartható készpénz értékhatára 500 000 forint. Az  ezen felüli összeget a pénztárzárlat előtt be kell fizetni az előirányzat-felhasználási keretszámlára. 49. Házipénztárban idegen – a gazdálkodással nem kapcsolatos – pénz és érték nem tartható. 9. Kerekítési szabályok 50. A nem öt forintra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő vagy bevételezendő végösszeg esetén az alábbi kerekítési szabályokat kell alkalmazni: a) a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b) a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; c) az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d) a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. 51. A  nem öt forintra vagy annak egész számú többszörösére végződő fizetendő végösszeg és a  kerekítési szabályok alapján meghatározott készpénzben fizetendő, illetve bevételezendő összeg különbsége kerekítési különbözetnek minősül. 10. Pénzkezeléssel kapcsolatos feladatkörök 52. A  házipénztár a  Gazdasági Osztály szervezeti keretén belül működik. A  házipénztár pénzkezelésével kapcsolatos feladatokat a pénztáros, illetve tartós távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt személy látja el. 11. A pénztáros 53. A pénztárosi feladatokat a munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő végzi, aki a munkaköri leírása átvételekor a 3. melléklet szerinti nyilatkozat aláírásával a házipénztár kezeléséért önálló és teljes anyagi felelősséget vállal. 54. A pénztárosi munkakört összeférhetetlenség címén nem töltheti be a) az érvényesítési joggal vagy utalványozási joggal rendelkező; b) a főkönyvi könyvelési feladatokat ellátó; c) a pénztárellenőrzéssel megbízott személy. 55. A  pénztáros feladata a  házipénztárban tartott készpénz kezelése, igénylése és megőrzése, a  befizetett készpénz átvétele, az utalványozott teljesítések kifizetése, az azzal kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások, valamint a szigorú számadású nyomtatványok őrzése és azok nyilvántartásának vezetése. 56. A pénzforgalom zavartalanságának biztosítása érdekében a pénztáros kötelessége gondoskodni arról, hogy: a) az esedékes és várható kifizetések teljesítéséhez mindenkor megfelelő mennyiségű és címletű bankjegy és érme álljon rendelkezésre; b) a pénz címletenként elkülönítve legyen; c) a pénztárban elhelyezett pénzvizsgáló berendezésen a befizetett papírpénz valódisága ellenőrzésre kerüljön. 57. A pénztáros csak érvényesített és utalványozott bevételezéseket és kifizetéseket teljesíthet. A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra és érvényesítésre, valamint az ellenjegyzésre jogosultak körét a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás szabályait a Gazdálkodási szabályzat tartalmazza. 12. A pénztáros helyettesítése 58. A pénztáros tartós távollétében (10 munkanapot meghaladó szabadság, betegség) történő helyettesítésére helyettest kell kijelölni. A pénztároshelyettesi kijelölés feltételei azonosak a pénztároséval. A kijelölés csak a pénztáros tartós távollétének esetére vonatkozik, a  pénztárt egy időben közösen még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti egyidejűleg a pénztáros és a helyettesítésre kijelölt kormánytisztviselő. Minden átadás-átvételkor átadás és átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni. A pénztáros a pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen lezárja, és pénztárzárlatot készít. A pénztáros akadályoztatása esetén az átadás-átvétellel kapcsolatos feladatokat a Gazdasági Osztály vezetője végzi el. 59. A pénztáros akadályoztatása esetén köteles a nála lévő pénztárkulcsokat zárt borítékban, a ragasztás helyén aláírva a Gazdasági Osztály vezetőjének eljuttatni. 13. A pénztárellenőr 60. A házipénztár működésének közvetlen vizsgálatát a pénztárellenőr látja el. 61. A pénztári ellenőrzés az alap- és a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését, valamint a pénztárzárás után a  pénztárjelentés helyességének és a  kimutatott pénzkészlet meglétének utólagos ellenőrzését jelenti. A  pénztári ellenőrzésnek biztosítania kell a szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének és a vezetett nyilvántartások rendszeres (utólagos) ellenőrzését. 62. A pénztárellenőr alaki szempontból az alábbiak szerint köteles megvizsgálni a bizonylatokat (formai ellenőrzés): a) az alapbizonylatok megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak; b) a pénztári be- és kifizetések bizonylatolása megfelelő-e; c) a bevételi, illetve kiadási bizonylatok minden rovatát megfelelően kitöltötték-e; d) szerepelnek-e a bizonylaton a szükséges aláírások; e) a bizonylatokat szabályszerűen állították-e ki, nincsenek-e rajta törlések és szabálytalan javítások. 63. A pénztárellenőr a bizonylatok tartalmi ellenőrzése során vizsgálni köteles, hogy a) a bizonylatot illetékes személy állította-e ki; b) a bizonylathoz valamennyi alapokmányt, mellékletet csatolták-e; c) az alapbizonylatok tartalmazzák-e a teljesítés igazolását; d) a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok adatai megegyeznek-e; e) megtörtént-e az alapbizonylatok szabályszerű érvényesítése és utalványozása; f ) a  bizonylatok számadatai helyes bejegyzéseket tartalmaznak-e, és fennáll-e a  bejegyzések számszaki összefüggése. 64. A  pénztárjelentés helyességének és a  kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos. Ennek során a  pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy a  pénztárjelentésbe bevezetett tételeknek megvannak-e a  pénztári és az alapbizonylatai (különösen: számla, útiköltség-elszámolás, ki- vagy befizetést elrendelő utalvány), ellenőriznie kell továbbá a kimutatott pénzkészlet helyességét és meglétét, a záró egyenleggel való egyezőségét. A pénztárellenőr az  általa ellenőrzött pénztárjelentést, pénztárkönyvet kézjegyével és keltezéssel köteles ellátni. A  pénztárellenőr a pénztárban kezelt szigorú számadású nyomtatványok meglétét évente a beszámoló alátámasztásául szolgáló leltár során, az  egyéb értékeket negyedévente az  időközi mérlegjelentés összeállítását megelőzően köteles ellenőrizni, egyeztetni a 4. melléklet szerinti jegyzőkönyv alkalmazásával. 65. A pénztárellenőr, ha az előírt pénzkezelési szabályoktól eltérő eljárást, mulasztást, szabálytalanságot vagy visszaélést tapasztal, azonnal köteles jelenteni felettesének, akinek kötelessége a szükséges intézkedést megtenni. 66. A  pénztárellenőri feladatokat a  munkaköri leírásában erre kijelölt, a  Költségvetési Főosztály állományába tartozó kormánytisztviselő látja el. 67. Az  összeférhetetlenséggel összefüggésben – az  Ávr. 60.  § (1)  bekezdésében foglaltak figyelembevétele mellett – az egyes munkaköröket a következők szerint kell kialakítani: a) érvényesítő és pénztárellenőr nem lehet ugyanaz a személy; b) nem bízható meg a  pénztáros a  fizetési (pénzforgalmi) számla feletti rendelkezési jogosultsággal, pénztárellenőri feladatokkal, utalványozási joggal, pénztár- és fizetési (pénzforgalmi) számlaforgalom könyvelésével. 14. A pénzszállítás szabályai 68. A pénz szállításánál a pénzt biztonsági zárral ellátott táskában, gépjárművel kell szállítani a) 500 000 forintig egy fő kísérővel; b) 500 000 forint feletti összeg szállításához két fő kísérővel. 69. A  készpénz felvételével és szállításával megbízott munkatársak felelősek az  általuk átvett készpénzért. A  pénz felvételével és szállításával megbízott munkatársak felelőssége addig tart, amíg a  pénzt a  házipénztárban át nem adták, és ott el nem helyezték. 15. A készpénz őrzése 70. A házipénztári pénzállomány biztonságos őrzésének feltételeit a Költségvetési Főosztály vezetője köteles biztosítani. 71. A páncélszekrény és a pénztárhelyiség bejárati kulcsait (pénztárkulcsok) – beleértve a pénztárkulcsok másolatait is – a pénztáros kezeli. A pénztárkulcsok másodpéldányát a Gazdasági Osztály vezetője által aláírt, hivatali bélyegzővel lepecsételt zárt borítékban az osztályvezető által meghatározott helyiségben, biztonságosan elzárva kell tartani. Tilos a  páncélszekrény eredeti vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol ahhoz illetéktelen személy hozzáfér. A pénztárkulcsok a pénztáros helyettesítése esetén az átadás-átvétel tárgyát képezik. 72. A  készpénz megfelelő őrzése érdekében a  pénztáros köteles a  páncélszekrényt bezárni és pénztárhelyiség ajtaját lezárni, ha azt bármilyen okból, bármilyen időtartamra elhagyja. 73. A  páncélszekrény vagy a  pénztárhelyiség bejárati kulcsának elvesztését, eltörését, a  zárak elromlását a  pénztáros azonnal köteles jelenteni a  Költségvetési Főosztály vezetőjének és a  Gazdasági Osztály vezetőjének a  szükséges intézkedések megtétele végett. 74. Pénztári nyitvatartási órák alatt a pénztáros köteles a pénztárt működtetni. 75. A házipénztárban a pénztári nyitvatartási órák kivételével kizárólag a pénztáros, a pénztár ellenőrzéskor a pénztáros és a  pénztárellenőr tartózkodhat. A  pénztárhelyiségbe az  NKFI Hivatal munkatársai kizárólag akkor léphetnek be, ha a pénztáros a helyiségben tartózkodik. 16. A pénztár nyitva tartása (pénztári napok) 76. A pénztár nyitvatartási rendje a következő: Munkanapokon hétfőtől péntekig 10–12 óráig. 17. Teendők a nem forgalomképes, hamis pénzekkel 77. A  pénztáros csak forgalomképes pénzt (bankjegyet és érmét) fogadhat el a  befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadhat el sérült (különösen: beszakadt, rongálódott, megcsonkult, egyes részeiben hiányos) bankjegyeket. 78. A  pénztáros a  pénztárban elhelyezett pénzvizsgáló berendezésen köteles ellenőrizni a  befizetett papírpénz valódiságát. 79. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál – a bankjegy és érme valódisága iránti legcsekélyebb kétsége esetén is –, azt fizetésként nem fogadhatja el, és köteles felhívni a befizető figyelmét a bankjegyek feldolgozásáról, forgalmazásáról, valamint hamisítás elleni védelmével kapcsolatos technikai feladatokról szóló 11/2011. (IX. 6.) MNB rendelet és az  érmék feldolgozásáról, forgalmazásáról, valamint hamisítás elleni védelmével kapcsolatos technikai feladatokról szóló 12/2011. (IX. 6.) MNB rendelet hamis bankjegy és hamis érme kezelésére vonatkozó előírásaira. A pénztáros a befizetőt meghallgatja arra nézve, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, érmét. Az esetről a pénztáros az 5. melléklet szerinti jegyzőkönyvet köteles felvenni, amelyben rögzíteni kell a befizető adatait is. A jegyzőkönyvet 4 példányban kell elkészíteni, és azt a  pénztárosnak és a  befizetőnek is alá kell írnia. Amennyiben a  befizető a  jegyzőkönyv aláírását megtagadja, a megtagadás tényét a jegyzőkönyvben köteles a pénztáros rögzíteni. Az átvett hamis vagy hamisnak látszó pénzről a pénztáros a 6. melléklet szerinti átvételi elismervényt állítja ki, amelyben – bankjegy esetén – fel kell tüntetni annak címletét, sorozat- és sorszámát. Az átvételi elismervényt 2 példányban kell elkészíteni, és a pénztárosnak alá kell írnia, majd egy példányt át kell adnia a  befizetőnek. A  jegyzőkönyv egy példányának a  hamis vagy hamisnak látszó bankjeggyel, érmével együtt a  Magyar Nemzeti Bank részére szakértői vizsgálat céljából történő megküldéséről a Költségvetési Főosztály vezetője gondoskodik. 80. Amennyiben a pénz mégsem bizonyul hamisnak, és azt az Magyar Nemzeti Bank visszaküldi, azt vissza kell juttatni a befizetőnek. 18. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása 81. A házipénztári be- és kifizetésekhez szabványos bevételi pénztárbizonylatot, illetve kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A  bizonylatok a  Forrás KGR rendszer pénztár moduljából kerülnek kiállításra. A  Forrás KGR rendszerből kiállított folyamatos sorszámozású bizonylatok megegyeznek a  következő szigorú számadású bizonylatokkal, melyeket rendkívüli esetben (így különösen a Forrás KGR rendszer meghibásodása miatt) a Költségvetési Főosztály vezetőjének engedélye alapján van lehetőség használni: a) Bevételi pénztárbizonylat B. 318-102/a.; b) Kiadási pénztárbizonylat B. 318-103 V.R.Sz.; c) Pénztárjelentés (időszaki) B. 13-21/V.r.sz. 82. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. 83. Pénztári alapokmánynak minősül különösen a  beérkező számla, a  készpénzjegyzék, a  pénzügyi elszámolások, a ki- vagy befizetéseket elrendelő utalvány. 84. A  rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell, és helyette új bizonylatot kell kiállítani. A  rontott bizonylatot a pénztárjelentésben sorszám szerint kell feltüntetni. 19. A pénztári bevételek bizonylatolása 85. A házipénztári befizetésekről – a vonatkozó alapokmányokkal egyezően – bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételezendő összegeket a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni (a Forrás KGR rendszer által előállított bevételi pénztárbizonylaton csak számmal). A  jogcímek szerint részletezett összegeket össze kell adni, és  az  összeadás eredményét a  nyomtatvány „összesen” rovatában kell feltüntetni. Az „összesen” rovatban szereplő összegnek minden esetben meg kell egyeznie a fejrészben feltüntetett összeggel. 86. A  bevételi pénztárbizonylatot a  befizetett és bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. Nem személyes befizetés esetén a befizető aláírása céljára szolgáló rovatban hivatkozni kell a vonatkozó okiratra (így különösen postautalványra). A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak kell aláírásával igazolnia. A  bizonylatot kiállító, a  bizonylati adatokat érvényesítő, utalványozó, az  ellenőrzést végző és könyvelő köteles feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylathoz kapcsolódó utalványrendeletet aláírni. 87. A  bevételi pénztárbizonylatot két példányban kell kinyomtatni, illetve szükség esetén kiállítani. Az  első példány a  pénztár bizonylata. E  példányhoz kell csatolni a  pénztári alapokmányokat, majd a  bizonylatokat a  vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. 20. A pénztári kifizetések bizonylatolása 88. Minden házipénztári kifizetésről – a  vonatkozó okmányokkal egyezően – kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A kiadási pénztárbizonylatot értelemszerűen azonos módon kell kiállítani a bevételi pénztárbizonylattal. 89. A  pénztáros csak szabályszerűen kiállított, érvényesített és utalványozott készpénzes utalványrendelet alapján teljesíthet a pénztárból kifizetést. 90. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha  a  pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a  pénztárban, megbízottja részére az  összeg csak az 1. melléklet szerinti, szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél az esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a  meghatalmazásokról a  pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni. 91. Egy kiadási pénztárbizonylaton csak egy személy vehet át pénzt. 92. A  pénz átvevőjének személyazonosságát szolgálati vagy személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A  pénz átvételét az átvevőnek (nem személyes megjelenés esetén a meghatalmazottnak) a kiadási pénztárbizonylaton aláírásával kell elismernie. 93. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) alá kell írnia. 94. A kiadási pénztárbizonylatot két példányban kell kinyomtatni, illetve szükség esetén kiállítani. Az első példányhoz kell csatolni a  pénztári alapokmányokat, majd a  bizonylatokat a  vonatkozó pénztárjelentéssel együtt kell könyvelésre átadni. A második példány az átvevő példánya. 21. A házipénztári pénzkészlet nyilvántartása (pénztárjelentés) 95. A  napi pénzforgalomról a  pénztáros a  be- és kifizetések felmerülésének sorrendjében Időszaki Pénztárjelentés elnevezésű bizonylatot nyomtat a Forrás KGR rendszerből, illetve szükség esetén pénztárjelentés elnevezésű szigorú számadású bizonylatot állít ki. A pénztárjelentést – amely felmerülésük sorrendjében tartalmazza a pénztári befizetést és kifizetést – a Forrás KGR rendszerből kell kinyomtatni minden pénztári napon, amikor forgalom volt a pénztárban. 22. A házipénztár zárása 96. A  pénztáros minden pénztári napon, amikor forgalom volt a  pénztárban, köteles pénztárzárlatot készíteni. A pénztárzárlat során meg kell állapítani a) a pénztárban levő készpénzállományt, címletenkénti részletezésben; b) a pénztárjelentés alapján a napi bevételek és kiadások végösszegét az előző időszak készpénzmaradványának figyelembevételével; c) a pénztárjelentés szerinti egyenleget, melyet egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal. 97. Az egyeztetés, illetve a zárlat megtörténtét a pénztárjelentésen a pénztárosnak aláírásával kell igazolnia. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérést még aznap fel kell deríteni és rendezni kell. Adminisztratív hiba (különösen: elírás) esetén a hibát a Bizonylati rendben előírtak szerint kell javítani. A Forrás KGR rendszerből előállított pénztárjelentésen kézzel nem lehet javítani. 98. Eltérés esetén tájékoztatni kell a pénztárellenőrt, aki az ellenőrzés után köteles jegyzőkönyvet felvenni, az eltérés okát kivizsgálni, az ellenőrzés megállapításairól jelentést írni. A pénztárellenőr a jegyzőkönyv alapján intézkedik az eltérés rendezésére, hiány esetén annak összegét „K355. Egyéb dologi kiadások”, többlet esetén „B411. Egyéb működési bevétel” számlacsoporton kell elszámolni. 99. A  jegyzőkönyvet a  pénztárellenőr és a  pénztáros írják alá, abból egy példányt átadnak a  Költségvetési Főosztály vezetőjének a  vizsgálat eredményéről készített jelentéssel együtt. Amennyiben az  ellenőrzés hiányt tárt fel, a  Költségvetési Főosztály vezetője arról haladéktalanul tájékoztatja az  NKFI Hivatal elnökét, aki dönt a  szükséges intézkedésekről. 100. A pénztáros felelőssége, hogy a pénztár zárása után a zárókészlet ne lépje túl az engedélyezett ötszázezer forintot. Indokolt esetben a  Költségvetési Főosztály vezetője az  adott napra vonatkozóan engedélyezi nagyobb összegű zárókészlet házipénztárban tartását. 101. A  pénztárellenőr rendkívüli pénztárzárlatot rendelhet el, és szúrópróbaszerűen ellenőrzést is tarthat. Évenként, december 31-ei fordulónappal, az  NKFI Hivatal Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat előírásainak megfelelően, leltárt kell tartani a házipénztárban. 102. Ha a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy a pénztárosi feladatok ellátása kikerül munkaköréből, vagy kormányzati szolgálati jogviszonya megszűnik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a pénztáros által kezelt pénzt, bizonylatokat és nyilvántartásokat a  pénztárat átvevőnek át kell adni, aki az  átvétel alkalmával az  elszámolások helyességéről meggyőződni köteles. A pénztárzárlatnál, illetve az átadásnál az átvevőnek és az átadónak, valamint pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. Az  átadásról a  7.  melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt mindhármuknak alá kell írni. Amennyiben a  pénztáros mint átadó az  átadás-átvételnél nem tud jelen lenni, helyette az  átadói feladatokat a  Költségvetési Főosztály vezetője látja el. 23. Elszámolásra kiadott összegek (készpénzelőleg) 103. Készpénzt elszámolásra kiadni csak az Ávr. 148. § (3) bekezdés c)–h) pontjaiban meghatározott jogcímekre lehet. 104. A készpénzelőleg felvétele írásbeli előlegigénylés alapján történhet. Az előlegigénylésnek a következő adatokat kell tartalmaznia: a) az igénylő neve, szervezeti egysége; b) az igénylés dátuma; c) az előlegfelvétel indoka a hozzá kapcsolódó ügyirat iktatószámával; d) az előleg összege; e) az igénylő szervezeti egysége vezetőjének vagy az általa meghatalmazott személy aláírása. 105. Az NKFI Hivatal elnökének jóváhagyásával a főosztályvezetők a 104. pontban meghatározottak figyelembevételével évente egy alkalommal, legkésőbb a  tárgyév január 15-ig, írásbeli előlegigénylést nyújthatnak be a  Költségvetési Főosztály vezetője részére a  főosztály vezetője által meghatározott mértékben, az  egységes rovatrend K31., K33., K34. és K123. rovatokon elszámolandó, százezer forint értéket el nem érő kiadások fedezetének folyamatos biztosítása érdekében. 106. A  105.  pont szerinti jóváhagyással rendelkező főosztály vezetője a  felvett előleggel – a  111.  pontban foglaltaktól eltérően – az előleg felvételét követő 30 napon belül köteles elszámolni, abban az esetben is, amennyiben annak terhére beszerzés nem történt. 107. A  házipénztárból a  105.  pont szerinti, elnöki jóváhagyással rendelkező főosztály részére – az  előleggel történő elszámolást követően – az ott meghatározott rendben benyújtott előlegigénylés alapján, az abban meghatározott összeggel ismételt kifizetés teljesíthető. 108. Készpénzt elszámolásra csak személyre szólóan, utalványozott bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetését és az elszámolás határidejét is feltüntették. Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. 109. A pénztárosnak az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetnie. 110. A nyilvántartásban elszámolási tételként legalább a következő adatokat kell feltüntetni: a) a pénzt felvevő személy neve; b) a pénz felvételének időpontja; c) a kiadási pénztárbizonylat száma; d) a felvétel jogcíme; e) az elszámolásra felvett összeg; f ) az elszámolás határideje; g) az elszámolás tényleges időpontja; h) a ténylegesen felhasznált összeg; i) a bevételezési pénztárbizonylat száma. 111. Az elszámolásra kiadott pénzzel a cél megvalósulását követően 5 napon belül, de legkésőbb a kiadástól számított 30 napon belül el kell számolni. 112. Az  elszámolásra kiadott összeg nyilvántartását a  pénztárosnak rendszeresen ellenőrizni kell. Ha az  elszámolásra kötelezett a  megjelölt határidőig nem számolt el, a  pénztárosnak haladéktalanul fel kell szólítania a  mulasztást elkövetőt a  visszafizetésre. Az  elszámolásra kiadott teljes összeg elszámolásáig ugyanazon személy részére újabb előleg nem adható ki. 113. Az év utolsó pénztári napján minden elszámolásra kiadott előleggel el kell számolni a pénztárban, függetlenül attól, hogy a cél megvalósult-e vagy sem. Az utolsó pénztári nap dátumáról a Költségvetési Főosztály vezetője tájékoztatja az NKFI Hivatal munkatársait. 114. A 30 napon túl el nem számolt előlegeket a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. §-a értelmében kamatkedvezményből származó jövedelem miatti adó terheli, az  adót a  kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony esetében a magánszemélynek kell megfizetnie. 24. Szigorú számadású nyomtatványok kezelése és felhasználásuk nyilvántartása 115. A  házipénztár ügyvitelében alkalmazott szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával és ügykezelésével kapcsolatban a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírásainak megfelelően kell eljárni. 116. A sorszámmal ellátott felhasználatlan, az alábbiakban felsorolt nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni: a) készpénzcsekk (készpénzfelvételi utalvány); b) pénztárjelentés; c) bevételi és kiadási pénztárbizonylat; d) számlatömbök; e) gépjármű-menetlevél; f ) belföldi kiküldetési rendelvény. 117. A felsorolt nyomtatványokból a beszerzett készletet a pénztárosnak át kell adni megőrzésre. 118. A  B-15-46. számú nyomtatványtömbben az  egyes nyomtatványtömböket fajtánként elkülönítve kell felsorolni, a beszerzés sorrendjében. Kivételt képez a készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása, amit nem tömbönként, hanem külön laponként (felhasználás sorrendjében) kell nyilvántartani. 119. Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az űrlapokon a sorszámok és esetleges jelzések helyesek-e. 120. A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadási nyomtatványokat a pénztárhelyiségben elzárva kell megőrizni. 121. Amennyiben a megőrzéssel megbízott pénztáros a kezelésében lévő nyomtatványkészletből az annak felhasználásával megbízott személy részére nyomtatványt ad ki, a  kiadás és az  átvétel tényét a  nyilvántartás vonatkozó tételénél az átvevőnek aláírásával kell elismernie. 122. A betelt szigorú számadású nyomtatványok visszamaradó tőszelvényeinek 10 évig való megőrzéséről a Gazdasági Osztály vezetője gondoskodik. 123. A  szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartására vonatkozó előírásokon túlmenően a  bankszámla terhére kibocsátott készpénzfelvételi utalványok felhasználásáról tételes nyilvántartást kell vezetni. 25. Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos pénzkezelési szabályok 124. A házipénztárban valuta nem tartható. 125. A  külföldi kiküldetések napidíj- és dologi kiadások előlegét a  Gazdasági Osztály – jóváhagyott külföldi utazási engedély alapján, mely a kötelezettségvállalás dokumentuma – a kiküldött által megadott bankszámlára forintban, a  kiküldetés megkezdését megelőző hónap 15-én érvényes MNB árfolyam figyelembevételével utalja. Az  előleg utalására legkorábban az  utazás megkezdését megelőző 5. munkanapon kerül sor. Az  ennél korábbi utalásra vonatkozó igényét a kiküldött köteles a külföldi utazási engedélyen feltüntetni és indokolni. 126. A  külföldi kiküldetések napidíj- és dologi kiadások előlege a  125.  ponttól eltérően, a  kiküldött választása szerint készpénzben is felvehető a házipénztárból. 127. A  bel- és külföldi kiküldetésre kiadott előlegek és a  kiküldetésekhez kapcsolódó egyéb költségek elszámolásáról az NKFI Hivatal külön szabályzatban rendelkezik. 26. A házipénztárban tárolt egyéb értékek 128. A házipénztárban a készpénzállománytól és egymástól is elkülönítetten elhelyezve és nyilvántartva az alábbi értékek tárolhatók: a) Erzsébet-utalványok; b) utazási bérletek, utazási kártyák; c) értékpapírok; d) egyéb utalványok, kártyák. 129. A  pénztári nyilvántartásnak, a  pénztárzárásnak, átadás-átvételnek, ellenőrzésnek a  128.  pontban meghatározott értékekre is ki kell terjednie. A 128. pontban meghatározott értékek kezeléséért a pénztáros a készpénzkezeléssel azonos felelősséggel tartozik. 130. A  házipénztárban tárolt egyéb értékeket a  szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó szabályok szerint kell nyilvántartani. 27. A munkába járáshoz kapcsolódó helyi és helyközi utazási költségtérítés, utazási támogatás kifizetésével kapcsolatos szabályok 131. A munkába járáshoz kapcsolódó helyi és helyközi utazási költségtérítések, valamint az utazási támogatások esetén az NKFI Hivatal Közszolgálati Szabályzatában foglaltak szerint kell eljárni. 132. A helyi és helyközi utazási költségtérítések, valamint az utazási támogatások kifizetését – a bérszámfejtés feladása alapján – átutalással kell teljesíteni. Rendkívüli esetben (így különösen kilépés miatti elszámoláskor) a Költségvetési Főosztály vezetőjének engedélye alapján a költségtérítés összege a házipénztárból is kifizethető. 28. A házipénztár készpénzforgalmára vonatkozó további szabályok 133. A  házipénztári készpénzforgalom nyilvántartása a  Forrás KGR rendszer alkalmazásával történik, biztosítva ezzel a bizonylatok zárt rendszerben történő kezelését. 29. Vezetői ellenőrzés 134. A Költségvetési Főosztály vezetője évente legalább egyszer, a Gazdasági Osztály vezetője legalább félévente köteles a házipénztár rendjét szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Az ellenőrzés megtörténtét a napi pénztárjelentésen aláírásával kell igazolnia. A házipénztárban megtartott pénzkészlet-ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell felvenni. 135. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie: a) a pénztárállománynak és egyéb értékeknek a nyilvántartással való egyezőségére; b) a pénz- és értékkezelésre; c) a bizonylatok szabályszerűségére; valamint d) a pénz őrzésének biztonságára. V. Fejezet A kincstári kártya használatára vonatkozó szabályok 30. A kincstári kártya típusai 136. Az intézményi kártya a készletek, a kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres, kétszázezer forint alatti szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló, forintalapú, kizárólag belföldön használható, elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz. 137. A VIP arany-, illetve ezüstkártya reprezentációs célú és utazási kiadások, valamint készletek, kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, nem rendszeres szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló, külföldön és belföldön egyaránt használható, elektronikus és készpénzt helyettesítő módon is elfogadható fizetési eszköz. 31. A kincstári kártya használatának általános szabályai 138. A  kincstári kártya használatára jogosultak körét és a  napi limitek összegét az  elnök határozza meg kártyánként. A kártyabirtokosok kötelességeik és felelősségük elismeréséről a 2. mellékletben meghatározott formában kötelesek a  kártya átvételével egyidejűleg nyilatkozni. Kincstári VIP aranykártya használatára az  NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei, valamint a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztály vezetője külön engedélyezés nélkül, VIP ezüstkártya használatára az erre irányuló kérelem elnök általi jóváhagyása alapján jogosult az NKFI Hivatal kormánytisztviselője és munkavállalója. 139. Az NKFI Hivatal a Kincstárral kötött Kincstári Bankkártya Szerződés alapján a kártyabirtokosok számának megfelelő számú kincstári kártyát igényel az erre rendszeresített adatlapok kitöltésével. 140. Az  egyéni adatlapok tartalmazzák a  kártyabirtokosok részére a  naponta felhasználható értékhatárokat (limitek), amely mértékéig használhatják kártyájukat vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére, készpénz felvételére, valamint azt is, hogy azt csak belföldön vagy külföldön is használhatják. 141. Az igényelt kártyák és az azokhoz tartozó PIN-kódok biztonságos szállításáról, a kártyabirtokos részére zárt borítékban történő eljuttatásáról a kártyák átvételére meghatalmazott személy köteles gondoskodni. 142. A kincstári kártya kizárólag hivatali célú dologi kiadások kifizetésére használható. Magáncélú kincstári kártyahasználat – a  magáncélú használat megfizettetése mellett – fegyelmi eljárást vonhat maga után. Magáncélú használatnak minősül minden, a jelen szabályzatban vagy az NKFI Hivatal szabályzatai szerinti jóváhagyás nélküli, kincstári kártyával történő nem engedélyezett kifizetés, készpénzes vásárláshoz mérten indokolatlan összegű készpénzfelvétel, bizonylattal (NKFI Hivatal nevére szóló számla) nem alátámasztott kártyahasználat. 143. A  kártyabirtokos a  jelen szabályzatban rögzített elszámolási és anyagi felelősséggel tartozik a  birtokában lévő kártyáért és az azzal végzett tranzakciókért. 144. A  kártyabirtokosok részére a  Gazdasági Osztály vezetője folyamatosan biztosítja a  kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztatóanyagokba és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumokba való betekintés lehetőségét. 145. A Gazdasági Osztály vezetője köteles a kártyabirtokos kormányzati szolgálati jogviszonyának vagy munkaviszonyának megszűnése esetén, valamint a  kártyahasználatra vonatkozó jogosultság visszavonásakor a  kártyabirtokostól a kincstári kártyát azonnal bevonni. 146. A Gazdasági Osztály vezetője köteles eljárni a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél, ha jogosulatlan kártyaműveletekkel terhelték meg a kártyafedezeti számlát. Jogosulatlan kártyahasználat esetén a kincstári kártyát azonnali hatállyal le kell tiltatni. 32. Vásárlás intézményi kártyával 147. Az intézményi kártya kizárólag az elnök vagy a gazdasági vezető által engedélyezett kiadások kifizetésére használható. Az intézményi kártya felhasználható napi kerete nem lehet több 200 000 forintnál. 148. A kártyabirtokosoknak a kártyával történt vásárlás alkalmával áfás számlát kell kérni, amelyet az NKFI Hivatal nevére kell kiállíttatni. 149. A  kártyával történt fizetés igazolásaként az  elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott, a  kártyabirtokos aláírásával igazolt bizonylatot meg kell őrizni, és elszámoláskor a számlával együtt kell továbbítani utalványozásra. 33. Készpénzfelvétel intézményi kártyával 150. Intézményi kártyáról történő készpénzfelvétel kizárólag az elnök, valamint a Költségvetési Főosztály vagy a Gazdasági Osztály vezetőjének engedélyével lehetséges. Az  intézményi kártya készpénzfelvételi napi kerete nem lehet több 50 000 forintnál. 151. Intézményi kártyával történő készpénzfelvételkor a  kártyabirtokos köteles megőrizni az  elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylatot, továbbá köteles a  kapcsolódó készpénzes vásárlásról az  NKFI Hivatal nevére szóló áfás számlát kérni. 152. Amennyiben készpénzfelvételkor a  bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, arról a  Gazdasági Osztályt értesíteni kell, és a  kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a  készpénzfelvétel dátumáról, összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. 153. A  készpénzfelvétel esetén a  költségkímélés céljából törekedni kell arra, hogy az  OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. 34. Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása 154. A kártyabirtokos az intézményi kártyával történt tranzakciókról elszámolást köteles készíteni heti gyakorisággal. 155. Elszámoláskor a kártyabirtokos köteles összesíteni a kifizetéseket, tételesen felsorolva a vásárlások és készpénzfelvételek adatait, mellékelve a kapott bizonylatokat (NKFI Hivatal nevére szóló áfás számla és kártyabizonylat). A kártyabirtokos az  elszámolás során az  összesítővel együtt a  bizonylatokat azok Forrás KGR rendszerben történő nyilvántartásba vételük érdekében köteles átadni a Gazdasági Osztály részére. 156. A  készpénzfelvétel összege és az  NKFI Hivatal nevére kiállított áfás számla különbségét a  házipénztárába történő befizetéssel kell rendezni. 35. Vásárlás VIP kártyával belföldön 157. VIP kártya belföldi használata kizárólag a 137. pontban meghatározott célú kiadások fedezetére használható abban az esetben, ha a termék vagy szolgáltatás átutalással történő fizetése nem lehetséges. A VIP kártya felhasználható napi kerete az elnök esetében 1 000 000 forint, egyéb esetben nem lehet több 500 000 forintnál. 158. A kártyabirtokosoknak a kártyával történt vásárlás alkalmával az NKFI Hivatal nevére kiállított áfás számlát kell kérniük. 159. A  kártyával történt fizetés igazolásaként az  elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott bizonylatot meg kell őrizni, és azt az elszámoláskor a számlával együtt kell továbbítani a 155. pontban foglaltak szerinti nyilvántartásba vétel érdekében. 36. Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön 160. VIP kártya belföldön készpénzfelvételre kizárólag a 137. pontban meghatározott célú kiadások fedezésére használható abban az  esetben, ha a  termék vagy szolgáltatás átutalással vagy VIP kártyával történő fizetése nem lehetséges. A VIP kártya készpénzfelvételi napi kerete nem lehet több 200 000 forintnál. 161. VIP kártyával történő készpénzfelvételkor a  kártyabirtokos köteles megőrizni az  elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylatot, továbbá köteles a kapcsolódó készpénzes vásárlásról az NKFI Hivatal nevére szóló áfás számlát kérni. 162. Amennyiben készpénzfelvételkor a  bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, arról a  Gazdasági Osztályt értesíteni kell, és a  kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a  készpénzfelvétel dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. 163. A  készpénzfelvétel esetén a  költségkímélés céljából törekedni kell arra, hogy az  OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. 37. Vásárlás VIP kártyával külföldön 164. A  VIP kártya külföldi használata kizárólag előzetesen, a  külföldi kiküldetési engedélyben engedélyezett hivatali kiküldetések kiadásainak kifizetésére használható. Egyéb kiadásokat a kártyabirtokosok a VIP kártyával külföldön nem teljesíthetnek. 165. A kártyabirtokos a hivatalos külföldi kiküldetése alkalmával a külföldön kártyával történt szolgáltatás ellenértékének fizetéséről a  tartózkodási ország pénznemében kiállított számlát és kártyabizonylatot kap. A  kártyabizonylaton a  kártyabirtokos aláírásával igazolja a  külföldi vásárlás megtörténtét és annak kifizetését, miután ellenőrizte a  kártyabizonylaton szereplő adatokat. A  számlákat és kártyabizonylatokat a  kártyabirtokos köteles megőrizni és az utazás elszámolásakor a Gazdasági Osztály részére leadni. 38. Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön 166. A kártyabirtokos hivatalos kiküldetése alkalmával csak a 137. pontban megjelölt kiadások kifizetésére használhatja kártyáját készpénzfelvételre a  kártyához kapcsolódó napi készpénzfelvételi limit összegéig, abban az  esetben, ha a termék vagy szolgáltatás átutalással vagy kincstári kártyával történő fizetése nem lehetséges. A készpénzfelvételi napi limit összege nem lehet több 200 000 Ft-nál. 167. Külföldön a kártyával minden esetben a tartózkodási ország valutájában jut készpénzhez a kártyabirtokos, amelyet a kártyabizonylat igazol. A kártyabirtokos köteles a kártyabizonylatot, valamint a tartózkodási ország pénznemében az NKFI Hivatal nevére kiállított számlát megőrizni, elszámoláskor a Gazdasági Osztály részére leadni. 39. VIP kártya használatának elszámolása 168. A kártyabirtokos a VIP kártyával történt felhasználásokról elszámolást köteles készíteni belföldi felhasználás esetén heti gyakorisággal, külföldi felhasználás esetén a kiküldetés lejártát követően 5 munkanapon belül. 169. A  VIP kártyát terhelő forgalom elszámolását a  kártyabirtokos a  155.  pontban meghatározottak szerint köteles végrehajtani. 170. A  készpénzfelvétel összege és az  NKFI Hivatal nevére kiállított áfás számla különbségét a  házipénztárába történő befizetéssel, forintban kell rendezni. 40. Kártyaletiltás, pótkártyaigénylés és kártyamegújítás 171. Amennyiben a  kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy egyébként kikerül az  ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul köteles letiltani. A  letiltáshoz szükséges elérhetőségeket a  kártyabirtokosok a  kártya átvételekor kapják kézhez. A  kártya letiltását követően a  letiltás tényéről a  kártyabirtokosnak haladéktalanul tájékoztatnia kell a Költségvetési Főosztály vezetőjét. Sikertelen letiltás esetén is azonnal értesíteni kell a Költségvetési Főosztály vezetőjét, aki gondoskodik a letiltásról. 172. A  pótkártyákat, valamint a  kártyamegújítás esetén kiadott kártyákat a  kártyabirtokosok személyesen, illetve meghatalmazottjuk által veszik át az illetékes pénzintézetnél. 173. A Gazdasági Osztály nyilvántartást vezet a kártyabirtokosokról és az általuk használt kártyákról. 41. Kincstári kártyák visszavonása 174. A kincstári kártyákat a kormányzati szolgálati jogviszony vagy a munkaviszony megszűnésekor, adott munkakörből történő felmentéskor, fegyelmi eljárás esetén az eljárás ideje alatt, szabályellenes használat esetén az elnök utasítására, intézményi kártya esetén a  megbízás visszavonásakor, valamint erre irányuló elnöki döntés alapján a  pénztáros részére, átadás-átvételi bizonylat kiállítása mellett le kell adni. 175. A kincstári kártya leadásakor a kifizetések még el nem számolt, az arra jogosult által utalványozott bizonylatait (NKFI Hivatal nevére szóló számla és kártyabizonylat) a  pénztárosnak át kell adni, aki ellenőrzi és igazolja, hogy a kártyabirtokosnak további tartozása nem áll fenn. 176. A  kincstári kártyát a  pénztáros részére történő leadásakor, kivéve a  fegyelmi eljárás idejére történő leadást, érvényteleníteni (kilyukasztani) kell. Az érvénytelenítés tényét az átadás-átvételi bizonylaton rögzíteni kell. VI. Fejezet A pénzkezelésre vonatkozó további szabályok 42. Kintlévőségek kezelése 177. Az NKFI Hivatal által kiállított számlák, számlát helyettesítő bizonylatok (a továbbiakban együttesen: kiállított számla) pénzügyi teljesülését a Gazdasági Osztály folyamatosan ellenőrzi. Amennyiben a kiállított számla fizetési határideje lejár, a Gazdasági Osztály a lejáratot követő 3 munkanapon belül felszólító levelet készít (első felszólítás), és megküldi az  adós részére. Amennyiben az  adós a  felszólító levélben meghatározott határidőre nem teljesíti fizetési kötelezettségét, a Gazdasági Osztály ismételten felszólító levelet küld (második felszólítás) a részére, melyben értesíti, hogy amennyiben 1 hónapon belül fizetési kötelezettségének nem tesz eleget, a követelés behajtását az NKFI Hivatal jogi útra tereli, amelynek kezdeményezése érdekében a Költségvetési Főosztály a szükséges ügyiratokat, bizonylatokat és egyéb dokumentumokat átadja a Jogi és Igazgatási Főosztálynak. 178. Amennyiben a  vevő a  számla vonatkozásában kifogással él (különösen: helytelen címzés, helytelen összeg) a Költségvetési Főosztály vezetője – szükség esetén a Jogi és Igazgatási Főosztály bevonásával – megvizsgálja az adós kifogását, melynek jogossága esetén új számlát állít ki. Az új számla fizetési határideje megállapításánál a szerződésben, megrendelésben rögzítetteket a kifogásra is tekintettel kell figyelembe venni. Az új számlában meghatározott fizetési határidő eredménytelen lejártakor a felszólítási eljárás újrakezdődik. 179. Az adós által késedelmesen fizetett számlákra vonatkozóan a jogszabályban vagy szerződésben rögzítettek szerint késedelmi kamatot kell számlázni. 180. A követelések nyilvántartásba vétele szabályait a Gazdálkodási szabályzat tartalmazza. 43. Szállítói számlák pénzügyi teljesítésének követése 181. Az  NKFI Hivatalhoz beérkező szállítói számlákat a  Gazdálkodási szabályzatban foglalt eljárásrend szerint kell nyilvántartásba venni. 182. A  számlák fizetési határidőre történő pénzügyi teljesítését a  Gazdasági Osztály folyamatosan figyelemmel kíséri. A pénzügyileg nem teljesített, lejárt fizetési határidejű számlákról a Gazdasági Osztály a Gazdálkodási szabályzatban rögzítettek szerint teljesít adatszolgáltatást a Kincstár részére. 183. A szállító által hibásan kiállított számlát – beleértve a nem szerződésszerű teljesítésből adódó kifogásokat is – vissza kell küldeni a szállítónak. A visszaküldött számlához a Költségvetési Főosztály vezetője által aláírt, a kifogás indokát tartalmazó levelet kell csatolni. A visszaküldött számláról egy másolati példányt meg kell őrizni, a számlát a Forrás KGR rendszerből törölni kell. HARMADIK RÉSZ Záró rendelkezések 184. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 185. Hatályát veszti a pénzkezelési szabályzatról szóló 4/2015. (V. 15.) NKFIH utasítás. 186. Jelen utasítást rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. Dr. Pálinkás József s. k., elnök