10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról.

10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (4) bekezdésében és 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltakra figyelemmel, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3. §-ában foglalt kötelezettség teljesítése érdekében, valamint az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet rendelkezéseire tekintettel, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, valamint a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-a és 8. § (1) bekezdése alapján – a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 94/2018. (V. 22.) Korm. rendelet 40. § (1) bekezdés 12. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel és a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben – a következő utasítást adom ki: I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre 1. A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) jelen utasítással kiadott egyedi iratkezelési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazási köre, illetve hatálya kiterjed az  NKFI Hivatal szervezeti egységeinél keletkező, oda érkező vagy onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, azok papíralapú és elektronikus kezelésére, illetve valamennyi ügyvitelben érintett alkalmazottjára. 2. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott biztonsági szabályzat vonatkozik. 2. Értelmező rendelkezések 3. E Szabályzat alkalmazásában: 3.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása, 3.2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón, 3.3. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum, 3.4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az  irat és az  iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum, 3.5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ, 3.6. egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer: az iratkezelés közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott egyes fázisainak elvégzésére irányuló szolgáltatások, informatikai, technológiai és személyi feltételek összessége, amelyben a Kormány által arra kijelölt működtető szerv és szolgáltató biztosítja, 3.7. elektronikus adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az  ügyfél-hivatal, illetve a  hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz, 3.8. elektronikus aláírás: olyan kriptográfiai eljárás, amelynek segítségével joghatás kiváltására alkalmas dokumentum hozható létre a hatályos jogszabályok szerint, 3.9. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az  elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is, 3.10. elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az  iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja, 3.11. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak, 3.12. elektronikus irattár: az elektronikus iratok és iratképek informatikai adatbázisa, tárolási helye, illetve az a funkció, amellyel a lezárt ügyek elektronikus irataihoz, illetve iratképeihez a felhasználó szabályozottan hozzáférhet, 3.13. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át, 3.14. elektronikus ügyintézés: az  NKFI Hivatal feladatkörébe tartozó ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége, 3.15. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét, 3.16. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni, 3.17. e-Papír szolgáltatás: olyan szolgáltatás, amelynek keretében a  szolgáltató biztosítja, hogy az  ügyfél az E-ügyintézési tv. 18. § (2) bekezdése szerinti azonosítását követően az elektronikus ügyintézést biztosító szervhez szabad szöveges beadványt terjesszen elő, ha a beadvány elektronikus úton történő előterjesztését a jogszabály nem zárja ki, és a beadvány elektronikus úton történő előterjesztésére jogszabály további formai követelményt nem állapít meg; 3.18. feladatkör: azoknak a  feladatoknak az  összessége, amelyeket a  szerv vagy személy végez az  ügyintézési munkafolyamat során, 3.19. hivatali kapu: a  hatóságok számára a  benyújtott űrlapok, küldemények átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül az  NKFI Hivatal hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz. Kézi kapu esetében az erre kijelölt és jogosultsággal rendelkező személy az e célra szolgáló webes felületen keresztül tudja nyomon követni a  beérkező-, illetve kiküldeni a  Hivatal nevében expediálandó küldeményeket. Gépi kapu esetén a  Hivatal kapujára érkező küldemény automatikusan letöltésre és érkeztetésre kerül az  iktatórendszer megfelelő érkeztetőkönyvében, 3.20. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az NKFI Hivatal kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és az NKFI Hivatal hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik, 3.21. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel, 3.22. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik, 3.23. irat: az  NKFI Hivatal működése vagy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja, 3.24. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi, 3.25. irattári tételszámmal való ellátás: az  ügyiratnak az  irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása, 3.26. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi, 3.27. kezelő: küldemények – különös tekintettel az  egységes kormányzati ügykezelő rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemények – átvételére kijelölt munkatárs, 3.28. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat, 3.29. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány- (elintézés-) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről, 3.30. Központi Szolgáltató: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott államigazgatási szervek központi irattározásával kapcsolatos egyes feladatok ellátására kijelölt szolgáltató, 3.31. különös iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatókönyv, 3.32. megőrzési idő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő, 3.33. munkaanyag: valamely irat érdemi információt tartalmazó előkészítő része, 3.34. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet), 3.35. szervezeti és működési szabályzat: a  szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a  szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket, 3.36. szervezeti postafiók: az NKFI Hivatal vagy szervezeti egysége számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely, 3.37. ügyfélkapu: a  szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az  azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az  azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt, 3.38. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az  eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége, 3.39. ügyintéző: az ügy elintézésre, a döntés előkészítésére jogosult, 3.40. ügyirat (akta): az azonos tárgykörbe tartozó, az ügy intézése során keletkezett valamennyi bejövő, kimenő és helyben maradó, papíralapú és elektronikus irat összessége, 3.41. ügyiratdarab: az  ügyiratnak az  a  része, amely az  ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza, 3.42. ügykezelő: szervezeti egységenként legalább egy iratkezelési feladatokkal megbízott személy (főosztályi asszisztens), 3.43. ügyvitel: a  szerv folyamatos működésének alapja, az  ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az  ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában, 3.44. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat. 4. A 3. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során a) a  köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény, c) az  elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.), d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet, f ) az  egyes, az  elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, g) a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kr.) és h) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet rendelkezései az irányadók. 3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete 5. Az NKFI Hivatalban az  iratok kezelése vegyes iratkezelési rendszerben valósul meg. A  6.  pontban meghatározott elektronikus dokumentumkezelő rendszer centralizáltan működik. Az NKFI Hivatal iratainak érkeztetése centralizáltan működik, azonban az  NKFI Hivatal elnöke kivételesen indokolt esetben (például eltérő telephely, az  általános igazgatási ügymenet szempontjából speciális ügyek meghatározott csoportja esetén) – az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője előzetes véleményének ismeretében – engedélyezheti a decentralizált érkeztetést az NKFI Hivatal szervezeti egysége számára. A decentralizált érkeztetésre vonatkozó elnöki engedélyekről az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység nyilvántartást vezet. A szervezeti egységek (ügykezelői, továbbá iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői) az iratkezelés – érkeztetést követő – egyes fázisait önállóan végzik. 6. A szervezeti egységeknél az  elektronikus iratkezelés a  dokNET Enterprise tanúsított dokumentumkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik, a papíralapú iratkezelés mellett. Az NKFI Hivatal által kezelt, közfinanszírozású támogatással megvalósuló kutatás-fejlesztési és innovációs projektekkel összefüggő eljárások során keletkezett és kezelt iratokra jelen Szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni, kivéve, ha az NKFI hivatal elnöke az elkülönült informatikai nyilvántartási rendszerek alkalmazására tekintettel eltérően rendelkezik. 7. Az NKFI Hivatal iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője látja el, aki e feladatkörében felelős a) a  Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért és szükség szerinti módosításáért; b) a szabálytalanságok megszüntetéséért; c) a 9. pont b) alpontjába nem tartozó iratkezelési segédeszközök biztosításáért és nyilvántartásáért; d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek – a 9. pont h) alpontjába nem tartozó – szakmai képzésének, továbbképzésének megszervezéséért; e) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok megszervezéséért; f ) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételei kialakításának kezdeményezéséért; g) az iratanyag központi irattárból történő szabályos selejtezéséért és Központi Szolgáltatónál a selejtezés iránti intézkedés megtételéért; h) az  irattári tervben meghatározott idő után, a  központi irattár Központi Szolgáltató részére át nem adott iratanyagának levéltárba adásáért; i) a központi irattár selejtezett iratanyagainak biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért; j) a Központi Szolgáltató részére történő iratátadás előkészítéséért; k) a Központi Szolgáltatóval való kapcsolattartásért, amelynek részletes szabályait (iratok átadása, kölcsönzése stb.) az NKFI Hivatal elnöke külön rendelkezésben határozhatja meg; l) az  NKFI Hivatal hivatali kapu-struktúrájának meghatározásáért, a  központi hivatali kapuk adatgazdai feladataiért. 8. A szervezeti egység vezetője az irányítása alatt álló szervezeti egységénél köteles a) megszervezni az irányított szervezeti egység iratkezelését, gondoskodni annak szabályszerűségéről, szükség esetén a szabálytalanságok megszüntetéséről, b) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az  ügyiratok irattárba helyezésére, amennyiben ez  a  megállapított hiányosságok, szabálytalanságok miatt indokolt, az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni az ellenőrzés eredményéről, c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát, d) gondoskodni – a Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról, e) kezdeményezni az  iratkezelési szoftver-hozzáférési jogosultságok (szerepkörök) beállítását (regisztrálást, törlést, módosítást) a rendszeradminisztrátornál, f ) a  szervezeti egységéhez érkező iratokat kiszignálni, dönteni az  egyes iratok ügyintézőjének személyéről, kiadmányozni, jóváhagyni, g) a szervezeti egységhez tartozó egyedi hivatali kapuk adatgazdai feladatait ellátni. 9. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység felelős a) az iratkezelési szoftver üzemeltetéséért, működtetéséért; b) az  iratkezeléshez szükséges számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges informatikai eszközök biztosításáért vagy azok biztosításának a  Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. felé való intézkedéséért; c) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények meghatározásáért és azok betartásáért; d) a hivatali kapuk biztosításához szükséges ügyintézésért, a hivatali kapu jogosultságok nyilvántartásáért; e) az elektronikus ügyintézés informatikai infrastruktúrájának működtetéséért; f ) az iratkezelési szoftver hibás működésének elhárításáért; g) az  iratkezelési szoftvert leíró felhasználói kézikönyv naprakész változatának beszerzéséért, az  NKFI Hivatal intranetes oldalán való közzétételéért; h) az iratkezelési szoftver rendszeradminisztrátori feladatainak ellátásáért; i) az iratkezelési szoftver használatára vonatkozó képzésért és továbbképzésért; j) az  elektronikus aláírások biztosításához szükséges ügyintézésért, a  kiadott elektronikus aláírások nyilvántartásáért. 10. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység munkakörében erre kijelölt munkatársa ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszeradminisztrátori feladatait (a továbbiakban: rendszeradminisztrátor), ennek körében feladatai a következők: a) az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek megnyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése; b) az irattári terv alapján az irattári tételszámok elektronikus rendszerbe történő feltöltése; c) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak (szerepkörök) és a helyettesítési jogoknak a beállítása, valamint a jogosultságok naprakész nyilvántartása; d) iratkezelési szoftver törzsadatainak naprakészen tartása; e) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján a helyettesítési jogok beállítása; f ) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása; g) a felhasználók részére általános kezelési segítségnyújtás; h) kapcsolattartás az iratkezelési szoftver támogatójával, fejlesztőjével. 11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak: a) az  irat iktatása, az  iratok jóváhagyásra, illetve kiadmányozásra felterjesztése, a  kiadmányozott iratok expediálásra történő előkészítése, a Szabályzatban meghatározott esetekben azok expediálása; b) döntés az előzményiratok végleges szereléséről; c) az irattári tételszám meghatározása; d) egyéb ügykezelői utasítások megadása; e) a rábízott iratok megfelelő tárolása; f ) az iratokkal való elszámolás, átmeneti irattárnak való átadás; g) az  iratok nyomonkövethetőségének biztosítása az  iratkezelés eseményeinek iratkezelő rendszerben való rögzítésével. 12. Az ügykezelő feladatai az alábbiak: a) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó iratok átvétele, iratok csatolása, szerelése, szignálásra előkészítése és – amennyiben a  főosztályvezető rendelkezése szerint arra nem az ügyintéző köteles – a  főosztályi iratok érkeztetése, iktatása; b) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó iratok postázásra, kézbesítésre történő előkészítése (expediálása), c) a  szervezeti egységnél lévő papíralapú iratnak az  ügyintéző részére történő dokumentált ki- és átadása, valamint visszavétele, d) a  szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átmeneti irattárban történő átvétele és rendszerezett őrzése, központi irattár részére történő, rendszerezett átadása, e) az  iratkezeléssel kapcsolatos egyéb technikai feladatok ellátása, a  szervezeti egység ügyintézőinek és vezetőjének támogatása, f ) az papíralapú ügyiratok és iratok vezetői jóváhagyásának iratkezelési szoftverben való berögzítése. 13. Az ügykezelőnek és az  ügyintézőnek a  kinevezését követő 3 hónapon belül – az  igazgatási és az  informatikai feladatokért felelős szervezeti egység által szervezett vagy koordinált – továbbképzés keretében a  Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az  iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson részt kell vennie. Az oktatáson a részvételt az NKFI Hivatal más munkatársa számára is biztosítani kell. 4. Az irattári terv 14. Az 1.  melléklet tartalmazza az  NKFI Hivatal irattári tervét, amelynek szerkezetére, rendszerére a  Kr. rendelkezései irányadók. 15. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe az NKFI Hivatal működtetésével kapcsolatos, több hivatali egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint irattári tételszámmal ellátni. 16. Amennyiben valamely irat nem rendelhető az 1. melléklet szerinti irattári tételszámok egyikéhez sem, az ügyintéző vagy ügykezelő tájékoztatja az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik új irattári tételszám rendelkezésre bocsátásáról – a  Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL), valamint a  köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) egyetértésének beszerzésével – ezt követően az aktualizált irattári terv, jelen szabályzat módosítása útján történő kiadásáról. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI 5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása 17. Az ügyiratokat, valamint az NKFI Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb iratokat az irat ügyintézőjének – legkésőbb az  ügy befejezésével egyidejűleg, még az  átmeneti irattárba helyezésük előtt – az  irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell sorolni. 18. Az NKFI Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az  azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A  több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek. 19. Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az  azonos ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. 20. A kizárólag elektronikus formában létező ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az iratkezelési szoftver biztosítja. 21. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az  NKFI Hivatal elnöke által meghatározott és közzétett előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső. 22. Az iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével – a Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az  elektronikus iktatókönyvet az  ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. 23. Az iratforgalom keretében az  iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy az  iratkezelési szoftveren keresztül a  szignálási rend betartásával egyértelműen megállapítható legyen az  átadó és az  átvevő személye, az átadás időpontja és módja. Papíralapú iratot csak úgy lehet átvenni, ha az  irat fizikai átvételével egy időben ennek ténye az iratkezelési szoftverben is rögzítésre kerül. 24. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott papíralapú ügyiratokat az átmeneti irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az elektronikus ügyiratok megőrzése az iratkezelési szoftveren keresztül történik. 6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben 25. A munkatárs iratkezelési szoftverhez való hozzáférését biztosító jogosultságának beállítását, módosítását, – az ügyiratokkal történő maradéktalan elszámolást követő – törlését az érintett munkatárs szervezeti egységének vezetője írásban, jogosultság-igénylőlap kitöltésével kérelmezi a rendszeradminisztrátornál. A rendszeradminisztrátor a tájékoztatásnak megfelelően beállítja, módosítja vagy visszavonja az iratkezelési szoftverre vonatkozó, munkakörnek megfelelő hozzáférési jogosultságot. 26. A rendszeradminisztrátor a  meglévő jogosultságokról – az  NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatának megfelelően – naprakész nyilvántartást vezet. 27. A rendszeradminisztrátor minden esetben elektronikus üzenetben értesíti a  jogosultságra vonatkozó kérés végrehajtását az azt kezdeményezőnél. 28. A munkatárs szabadsága, távolléte vagy akadályoztatása esetére a helyettesítésről – annak várható időtartamára – a szervezeti egység vezetője gondoskodik jogosultság-igénylőlap kitöltésével és a rendszeradminisztrátornak való megküldésével. A  rendszeradminisztrátor az  iratkezelési szoftver helyettesítés funkcióját használva rögzíti a  helyettesítés tényét, ezáltal biztosítva a  helyettes részére a  megfelelő jogosultságokat. A  közvetlen vezető által kijelölt helyettes a  helyettesített ügyintézésében lévő iratok tekintetében a  helyettesítésre vonatkozó szabályok szerint jár el. 29. A szervezeti egység vezetője az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjénél kérelmezheti különös iktatókönyv létrehozását, amennyiben személyiségi jogi vagy egyéb indok szükségessé teszi és előreláthatóan az  adott témakörben nagyszámú irat iktatása válik szükségessé. A  kérelemben meg kell jelölni annak indokát és azokat a munkatársakat vagy a szervezeti egységhez tartozó munkaköröket, akik számára hozzáférési jogosultságot kell biztosítani. 30. Az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője a kérelem jóváhagyásakor meghatározza azt a kört is, akik számára a  különös iktatókönyvhöz hozzáférés biztosítható és döntését – a  kezdeményező szervezeti egység vezetőjének egy idejű tájékoztatása mellett – a  jogosultság-igénylőlappal megküldi a  rendszeradminisztrátornak, aki  gondoskodik a  különös iktatókönyv megnyitásáról és a  kapcsolódó jogosultságok beállításáról. Különös iktatókönyvhöz csak a meghatározott jogosultsági kör számára biztosítható hozzáférés, azzal, hogy az elnök különös iktatókönyvhöz való hozzáférési jogosultsága nem korlátozható. 31. A különös iktatókönyvhöz kapcsolódóan az érintett szervezeti egység az NKFI Hivatal elnökének engedélye alapján decentralizált érkeztetést is végezhet. 32. Amennyiben a 29. pont szerinti kérelmet az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője nem hagyja jóvá, a  kezdeményező szervezeti egység vezetője az  elnökhöz fordulhat, aki az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérését követően dönt a 29. pont szerinti kérelemről. 7. Az iratok tárolása, munkahelyen kívüli kezelése, betekintés, másolatkészítés, kölcsönzés, megismerés 33. Az iratkezelés feladatait a  feladatkör és az  iratforgalom nagysága alapján az egyes szervezeti egységek ügykezelői vagy az iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzik. 34. A papíralapú iratokat az ügyintézés során úgy kell kezelni és tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Ennek érdekében munkaidőn kívül az iratokat zárható irodai szekrényekben kell tárolni. 35. Munkaidőben a felügyelet nélkül hagyott olyan helyiséget, ahol – akár ideiglenes, akár rendszeres jelleggel – iratot tárolnak, munkaidő alatt is be kell zárni, az ott tárolt iratok és technikai eszközök védelme érdekében. Amennyiben az ilyen helyiséget úgy kell felnyitni, hogy nincs jelen olyan munkatárs, aki az adott helyiségért felelős, jegyzőkönyvet kell felvenni, megjelölve a felnyitás okát, a jelenlévők nevét, és amennyiben a helyiségből iratot vittek el, vagy abba betekintettek, akkor annak tényét. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni, és egy példányát meg kell küldeni az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének, aki szükség szerint további intézkedéseket tehet. 36. Ha szükséges, a  papíralapú iratok kezelésére – ide nem értve a  központi irattár helyiségét – a  szervezeti egység vezetőjének kezdeményezésére az NKFI Hivatal elnöke vagy az általa erre felhatalmazott személy külön helyiséget jelöl ki. A helyiség kijelölésről az elnök az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérésével dönt. Az iratok elhelyezésére rendszeresített helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. 37. Az NKFI Hivatal munkatársai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyekre az illetékes szervezeti egység vezetője vagy az NKFI Hivatal elnöke felhatalmazást ad. 38. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, úgy, hogy annak tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg. A  személyes adatok kezelése vonatkozásában az  NKFI Hivatal a  jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtása során köteles a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletét (2016. április 27.) (általános adatvédelmi rendelet) érvényesíteni. 39. Az iratokba való betekintést és a  másolatkészítést – a  vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. 40. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell. 41. Azon, nem selejtezhető iratok használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az NKFI Hivatal őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 42. A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló törvény rendelkezései irányadók. 43. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló általános vagy különös iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben kell tárolni, és a továbbiakban a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni. 44. Az NKFI Hivatal az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi intézkedésekről, beleértve a  vírusvédelmet és a  kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is, informatikai biztonsági szabályzatában rendelkezik, amely biztosítja az  illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében. 8. A papír alapon és az elektronikus formában kezelt iratok, az iratok nyomtatása 45. Az NKFI Hivatalban az iratok kezelése elsődlegesen az erre rendszeresített iratkezelési szoftver használatával történik. Nem kötelező – az  egységes kormányzati ügykezelő rendszer kötelező használata kivételével – a  dokumentumok elektronikus kezelése akkor, ha azt jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz, belső szabályzat kizárja, vagy ha az irat papíralapú kezelése jog érvényesítése vagy kötelezettség teljesítése érdekében különösen indokolt. 46. A közvetlenül az  NKFI Hivatalhoz benyújtott, valamint a  saját készítésű papíralapú iratokat dokumentumszkenner segítségével kell digitalizálni és az  iktatókönyvben a  megfelelő iktatószámhoz kell rendelni, figyelemmel a 45. pontra. 47. A papír alapon kiadmányozásra került iratokat – a 45. pontban foglalt kivételekkel – kiküldés előtt be kell szkennelni, majd a szkennelt dokumentumot fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe, az iktatószámnak megfelelő irathoz. 48. A papíralapú és az  elektronikus irat, akkor minősül hiteles kiadmánynak, ha megfelel a  Kr. 53.  §-ában foglalt feltételeknek. 49. Amennyiben elektronikus aláírás-szolgáltatással lett kiadmányozva az irat, akkor az így aláírt elektronikus dokumentum lesz az irattári hiteles példány. 50. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az  eredeti iratról készült másolaton az alábbi tartalmú hitelesítési záradékot kell elhelyezni: a) „eredetivel mindenben megegyező másolat” szöveg; b) a hitelesítés kelte; c) a hitelesítést végző személy neve és beosztása; d) a hitelesítést végző személy saját kezű aláírása; e) a hitelesítést végző vezető szervezeti egységének hivatalos bélyegzőlenyomata. 51. Amennyiben elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a  papíralapú másolaton az alábbi tartalmú hitelesítési záradékot kell elhelyezni: a) az „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget, b) a kiadmányozó nevét, c) elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevét, d) a kiadmányozás időpontját, e) másolatkészítő szervezet nevét, f ) másolat hitelesítésére jogosult személy nevét, g) másolat hitelesítésére jogosult személy aláírását, h) másolat keltezését, valamint i) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát. 52. Amennyiben az irat több oldalból áll, csak az első oldalt kell ellátni hitelesítési záradékkal, a másolat további oldalainak fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni. 53. Az elektronikus iktatókönyvben dokumentálni kell a hiteles másolat kiadásának tényét és idejét és a másolatot kapó személy megnevezését. 54. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó iratok és azok mellékletei példányszámát a  szerződéskötési és gazdálkodási szabályzatok határozzák meg. Nem kell kinyomtatni azokat a mellékleteket, amelyek csak tájékoztatás céljából, háttér-információként, munkaanyagként kerülnek feltöltésre az iratkezelési szoftverbe. 55. Az e  pontban felsorolt irattípusok esetén legalább két (illetve az  érintettek számának függvényében számított) példányt ki kell nyomtatni, amelynek rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról az alább megjelölt (és a  további érintett) szervezeti egység vezetője gondoskodik: a) elnöki utasítások – jogi feladatokért felelős szervezeti egység; b) közbeszerzések iratai – közbeszerzésért felelős szervezeti egység; c) együttműködési megállapodások és pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó egyéb szerződések – jogi feladatokért felelős szervezeti egység; d) a b) alpontba és az 54. pontba nem tartozó egyéb, kötelezettségvállalást tartalmazó iratok – gazdálkodásért felelős szervezeti egység; e) hatósági ügyben keletkezett iratok – hatósági feladatokért felelős szervezeti egység; f ) körlevelek, intézkedési tervek és egyéb belső szervezetszabályozó eszközök – a  dokumentum szabályozási körébe tartozó feladatért felelős szervezeti egység. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELÉTŐL AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSÉIG 9. A küldemények átvétele 56. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása útján (együttesen: papíralapú küldemény) vagy informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, hivatali kapu útján (együttesen: elektronikus küldemény) kerül az NKFI Hivatal jelen szabályzatban meghatározott szervezeti egységéhez. 57. A küldemények átvételére – a jelen Szabályzatban meghatározott kivétellel – elsősorban a munkakörében erre kijelölt munkatárs (a továbbiakban: kezelő) jogosult. 58. A kezelőn, a címzetten és az általa meghatalmazott személyen kívül a küldemények átvételére jogosult: a) az elnök valamennyi küldemény tekintetében; b) az elnökhelyettes az irányítása alá tartozó szervezeti egységeknek vagy az oda beosztott munkatársnak címzett küldemény tekintetében; c) a szervezeti egység vezetője és a szervezeti egység ügykezelője a szervezeti egységnek vagy az oda beosztott munkatársnak címzett küldemény tekintetében; d) az  ügyfélszolgálat munkatársa az  ügyfélszolgálat részére címzett küldemény vagy bármely más küldemény tekintetében, amely címzéséből egyértelműen megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat feladatkörébe tartozó küldeményről van szó, továbbá azon küldemények tekintetében is, amelyek átvételére az NKFI Hivatal elnöke az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység véleményének ismeretében az  ügyfélszolgálatot felhatalmazza (ez esetben az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egységet az átvételi jogosultság elnöki jóváhagyásáról egyidejűleg értesíteni kell); e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy; f ) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a szervezeti egység hivatalos elektronikus postafiókja; g) központi kézi hivatali kapura érkező küldeményt az  igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység munkatársa, egyedi (szervezeti egység által kezelt) kézi hivatali kapu esetén az azt kezelő szervezeti egységnek a főosztályvezető által kijelöl munkatársa, gépi kapu esetében az iratkezelési szoftver. 59. Amennyiben olyan személy veszi át a  küldeményt, aki annak átvételére az  58.  pont szerint nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie, és azt haladéktalanul továbbítani kell a kezelőnek vagy az 58. pont szerint az egyéb átvételre jogosultnak. 60. A küldeményt átvevő szükség esetén aláírásával, az átvétel dátumának és nevének olvasható feltüntetésével igazolja az  átvételt. Ha az  ügyfél az  iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az  átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni. 61. A küldemény átvételekor ellenőrizni kell: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot; b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét; c) az iratot tartalmazó zárt boríték vagy csomagolás sértetlenségét. 62. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell rögzíteni az  iratkezelési szoftverben, ahol a  küldeményen található jelzést is jelezni kell. Az  ilyen küldeményt a  címzettnek vagy annak, akinek részére a  küldeményt egyébként továbbítani kell, haladéktalanul át kell adni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. 63. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. 64. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A  megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a  küldő szervet, személyt értesíteni kell, értesítéséről az ügyintéző kijelölését követően az irat ügyintézője azonnal gondoskodik. 65. Az elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a  címzett, központi e-mail-címre elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a  központi e-mail-cím kezelésére kijelölt munkatárs végzi. Az  egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldeményeket a  kezelő veszi át és továbbítja a  címzett szervezeti egység ügykezelőjének. 66. Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét az NKFI Hivatal köteles megtagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a számítástechnikai rendszerére. 67. Az elektronikus úton érkezett küldemény az  NKFI Hivatal számítástechnikai rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha a) az NKFI Hivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja; b) az  a)  pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul; c) az  a)  pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 68. Az NKFI Hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Nem köteles az NKFI Hivatal értesíteni a feladót, ha a küldemény egyértelműen kéretlen reklámlevél (spam), nem hivatali tartalmú rosszindulatú küldemény, vagy ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az  adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező, 66. pont szerinti küldemény. 10. A küldemények felbontása 69. A küldeményeket, a  Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában a  kezelő bontja fel. Az  egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények bontását külön adatfeldolgozási szerződés alapján az e feladatokat ellátó adatfeldolgozó végzi. 70. Felbontás nélkül, az alábbiak szerint kell továbbítani a következő küldeményeket: a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, minden esetben csak a  címzett, tartós akadályoztatása esetén a  címzett