11/2016. (VI. 17.) NKFIH utasítása az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatáról.

11/2016. (VI. 17.) NKFIH utasítása az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatáról. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. § (5) bekezdés a) pontjában, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdésében, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés a)  pontjában foglaltak alapján, tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-ára és 8. § (1) bekezdésére a következő utasítást adom ki: 1. A szabályzat alkalmazási köre 1. A jelen utasítást (a továbbiakban: szabályzat) a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal hivatali szervezete (a továbbiakban: NKFI Hivatal) által kezelt eszközökre és forrásokra kell alkalmazni. 2. A szabályzat rendelkezései az NKFI Hivatal valamennyi szervezeti egységére, illetve az NKFI Hivatal állományába tartozó személyekre terjednek ki. A szabályzatban foglalt feladatok és kötelezettségek teljesítéséért – amennyiben a  szabályzat másként nem rendelkezik – az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztálya (a továbbiakban: Költségvetési Főosztály) vagy annak a szabályzatban kijelölt szervezeti egysége felelős. 2. Értelmező rendelkezések 3. A szabályzat alkalmazásában: a) egyeztetés: az a leltározási módszer, amikor egyeztető levéllel vagy személyes egyeztetéssel kerül megállapításra az eszköz, forrás mennyisége (általában a követelések és kötelezettségek leltározására szolgál), másrészt a  főkönyvi számlák egyeztetését jelenti az analitikus nyilvántartásokkal, illetve a főkönyvi könyvelés okmányaival; b) belső egyeztetés: az NKFI Hivatalnál már rendelkezésre álló, a másik fél által korábban megküldött szerződések, megállapodások, számlák, átadás-átvételt igazoló okmányok, pénzforgalmi kivonatok, értesítések, piaci értéket igazoló dokumentumok alapján történő egyeztetés, mely során a főkönyvi számlák egyeztetését jelenti az analitikus nyilvántartásokkal, illetve a főkönyvi könyvelés okmányaival; c) leltár: olyan tételes kimutatás, amely a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források, valamint kötelezettségvállalások valós állományát egy meghatározott időpontra vonatkozóan mennyiségben és értékben is tartalmazza; d) leltárellenőr: a leltározásban részt vevőktől független, a leltározással kapcsolatos tevékenységében a leltározás vezetőjének irányítása alatt álló személy, aki a leltározás teljes folyamatában és a leltár befejezése után ellenőrzi a leltárfelvétel teljes körűségét, illetve a mennyiségi felvételek helyességét, a leltári tárgyak azonosításának szakszerűségét, a leltárak alaki és tartalmi követelményeinek betartását; e) leltárfelelős: az a leltári körzetenként kijelölt kormánytisztviselő vagy kormányzati ügykezelő, akinek feladata az eszközmozgások bizonylatainak kezelése, közreműködés a leltározás előkészítésében, lebonyolításában, a  leltári eltérések rendezésében, a felesleges eszközök feltárásában, a használatból kivont eszközök elkülönítésében, a szabályzatban meghatározott feladatok végrehajtásában; f ) leltárjegy: az analitikus nyilvántartás tényadatainak aktualizálását biztosító dokumentum, Forrás KGR rendszer által előállított szigorúan sorszámozott bizonylat; g) leltárkörzet: a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szervezeti egységek, valamint az elhelyezési körülmények figyelembevételével kialakított helyiségek csoportja; h) leltárkülönbözet: a leltározás eredményeként megállapított mennyiség és a nyilvántartásokban szereplő mennyiség közötti eltérés, amely lehet hiány vagy többlet; i) leltározás: olyan tevékenység, amellyel az NKFI Hivatal a vagyonkezelésében lévő vagy tartós használatba adott eszközöket és azok forrásait, valamint kötelezettségvállalásait számba veszi, megállapítja azoknak a valóságban meglévő állományát; a leltározási tevékenység kiterjed az NKFI Hivatal birtokában lévő idegen eszközökre is; j) leltározási ütemterv: olyan feladatterv, amelynek összeállításáról a Költségvetési Főosztály vezetője (a  továbbiakban: gazdasági vezető) gondoskodik a leltározást megelőzően, mely kiterjed az összes eszközés  forráscsoport leltározási feladataira, tartalmazva a gazdasági vezető javaslatát a leltári körzetekre, a leltárfelelősök személyére, a leltározók és a leltárellenőrök kijelölésére; k) leltározó: az a személy, aki a leltározást ténylegesen lebonyolítja; l) mennyiségi felvétel: olyan leltározási módszer, amelynél az eszközök számbavétele tényleges számlálással, méréssel történik. A mennyiségi felvétel történhet a nyilvántartással való összehasonlítással vagy a nyilvántartástól függetlenül; m) speciális egyeztetés: az a leltározási módszer, amikor a bizonylatok adatait kell összehasonlítani a nyilvántartás alapadataival; n) szobaleltár: fizikailag elhatárolható és azonosítható területhez tartozó tárgyak felsorolása, jegyzéke. 3. A leltározásra vonatkozó előírások 4. Az NKFI Hivatal könyveinek év végi zárásához, az éves költségvetési beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő, a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. A leltár összeállításáért a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya felelős. 5. A mérleg fordulónapjára a költségvetési számvitelben kimutatott kötelezettségvállalásokat is leltározni kell. 6. A leltározást a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 69. §-ában foglaltak alapján kell végrehajtani azzal, hogy a) a vagyonkezelésbe adott eszközöket a működtető vagy a vagyonkezelő által elkészített és hitelesített leltárral kell alátámasztani; b) a vagyonkezelői szerződésben rögzíteni kell, hogy a működtető vagy a vagyonkezelő köteles a leltározást külön térítés és díjazás nélkül évente elvégezni; c) a használt, de a mérlegben értékkel nem szereplő immateriális javakat, tárgyi eszközöket, készleteket a szabályzatban meghatározott módon kell leltározni. 7. Amennyiben az NKFI Hivatal megszűnik, kötelező a megszűnés fordulónapján teljes körű leltározást lefolytatni, amely magában foglalja a mennyiségi felvételt, az egyeztetést és a mérlegben értékkel nem szereplő tételek mennyiségi felvételét. 8. A mérleg teljessége érdekében a leltár tételesen tartalmazza az NKFI Hivatal mérlegében kimutatandó minden eszközét és ezek forrásait, függetlenül attól, hogy azok a leltározás időpontjában az NKFI Hivatal területén vannak-e vagy sem. 9. Leltárnak kell tekinteni a mennyiségi felvételt nem igénylő vagyonrészek nyilvántartását tartalmazó, egyeztetéssel ellenőrzött és a főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartásokból készített kivonatokat is. 10. A leltározás során az NKFI Hivatal tárgyieszköz-nyilvántartásával megbízott kormánytisztviselője nem lehet leltárfelelős, leltározó és leltárellenőr. 11. A leltározási tevékenységhez tartozik: a) a leltár előkészítése, megszervezése; b) az NKFI Hivatal tulajdonában (kezelésében) lévő eszköz- és forrásállomány tényleges mennyiségi, valamint értékben történő megállapítása; c) a könyv szerinti és a tényleges állomány közötti különbözet (a hiányok és többletek) megállapítása és rendezése (elszámolása); d) az esetlegesen úton lévő készletek jegyzékbe vétele; e) az adósok és hitelezők, valamint a munkavállalók tartozásainak és követeléseinek egyeztetett és tisztázott, az év végi fordulónappal készített leltára; f ) a szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján helyesbített és ellenőrzött, a főkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartások. 4. A leltározásra vonatkozó elvek és általános követelmények 12. A leltározás során biztosítani kell, hogy valamennyi vagyontárgy felvételre kerüljön, és ennek eredményeként a mérlegvalódiság érvényesüljön. 13. A leltárnak lehetővé kell tenni: a) az éves beszámoló tételeinek alátámasztását, a mérleg valódiságának biztosítását; b) a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzését, a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítését; c) az eltérések kimutatását, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetnek megfelelő rendezését; d) a vagyon védelmét, az anyagi felelősök elszámoltatását. 14. A leltározás időpontjában az NKFI Hivatal területén lévő, de vagyonkezelésébe nem tartozó eszközöket egyéb rendelkezés hiányában a leltárban érték nélkül kell kimutatni, kivéve a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltatató Zrt. (a továbbiakban: NISZ Zrt.) vagyonkezelésében levő eszközöket. Ezek leltárát, eltérő megállapodás hiányában, a leltározás befejezését követő 30 napon belül a tulajdonosoknak meg kell küldeni. 15. Amennyiben a kijelölt leltározási körzetben nem található leltározandó eszköz, akkor ezt a teljesség elvének érvényesítése érdekében jegyzőkönyvben rögzíteni kell. 16. A valódiság biztosítása céljából a leltárnak az eszközök leltározáskor felvett tényleges mennyiségét és nyilvántartási értékét kell tartalmaznia. 17. Mindazon eszközöket, amelyeket méréssel, számlálással, számítással vagy egyéb módon számba lehet venni, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. A tényleges felvétellel számba nem vehető eszközöket és forrásokat a  hitelt érdemlő okmányokkal egyeztetett analitikus nyilvántartások és főkönyvi számlák alapján kell leltározni. A leltár valódisága előfeltétele a mérleg valódiságának. 18. A világosság elve alapján a leltárnak az eszközöket leltározási helyek szerint, ezen belül fajta, típus, minőség szerinti részletességgel kell tartalmaznia a helyes számbavétel és értékelés lehetőségének biztosítása érdekében. Az egy helyen tárolt és összecserélhető tételeket – eltérő belső szabályozás hiányában – nem szabad összevonni. Nem szabad összevonni továbbá az ugyanazon adósnak vagy hitelezőnek több számlából adódó, azonos jellegű tartozásait vagy követeléseit, hanem azokat tételesen, bruttó módon kell a leltárban kimutatni. 19. Az egyedi értékelés elvéből következik, hogy az eszközöket és a kötelezettségeket a könyvvezetés- és a költségvetési beszámoló készítés során egyedileg kell rögzíteni és értékelni. Az Szt. alapján az eszközöket és a kötelezettségeket leltározással, egyeztetéssel ellenőrizni és egyedenként értékelni kell. A leltárnak az eszközök és források mennyisége, fajtája mellett tartalmaznia kell az egységárat (ahol ez releváns) és az (össz)értéket is, az Szt.-ben előírt módon. 20. A leltár áttekinthetősége érdekében a leltárral kapcsolatos okmányokon a javítást csak a hibás bejegyzés áthúzásával és a helyes adat fölé vagy alá írásával szabad elvégezni úgy, hogy a javítást végző személy „javította” jelzéssel, dátummal és kézjegyével látja el a leltári dokumentumot. 21. A leltár hitelessége érdekében biztosítani kell, hogy a bizonylatok – így különösen a leltárjegyek –, továbbá az egyéb dokumentációk – így különösen a jegyzőkönyvek és a kimutatások – az előírásoknak megfelelően, egyértelműen és hiánytalanul legyenek kitöltve, valamint a szükséges záradékok és aláírások (leltározás vezetője, leltározók, leltárellenőrök, számadásra kötelezett személy aláírása) a dokumentumokon rajta legyenek. 5. A leltározás felelőseinek, lebonyolítóinak és a leltározás ellenőrének feladatai, felelőssége 22. Az NKFI Hivatal elnökének feladatai: a) a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás 1. melléklet 33. § (1) bekezdés c) pontjában foglaltak szerinti elnöki rendelkezésként jóváhagyja a leltározási ütemtervet és annak módosításait; b) megbízza a leltározás vezetőjét, valamint a leltározási ütemterv szerinti leltárfelelősöket, leltározókat és leltárellenőröket; c) a leltárkiértékelést követően a gazdasági vezető javaslata alapján dönt a feltárt eltérés tárgyi eszköz nyilvántartásban és a főkönyvi könyvelésben történő átvezetéséről, valamint az esetleges kártérítési eljárás megindításáról. 23. Az NKFI Hivatal gazdasági vezetőjének feladata: a) legfeljebb a leltározást megelőző 30 nappal elkészíti a leltározási ütemtervet; b) gondoskodik az elnök által jóváhagyott leltározási ütemterv NKFI Hivatal belső intranetes felületén való közzétételéről; c) a leltározási ütemterv alapján gondoskodik a leltározás vezetője, a leltárfelelősök, a leltározók és a leltárellenőrök megbízóleveleinek előkészítéséről és elnöki jóváhagyásra való felterjesztéséről; d) szükség esetén előkészíti a leltározási ütemterv módosítását; e) koordinálja a leltározás megkezdését megelőző feladatok végrehajtását, jelzi az NKFI Hivatal elnöke felé a  vezetői döntések szükségességét, üzemeltetési és szükség esetén informatikai kormánytisztviselő útján gondoskodik a leltározás lebonyolításához szükséges tárgyi, technikai feltételek biztosításáról; f ) gondoskodik a kijelölt leltárkörzetek leltározásra történő előkészítéséről; g) a leltározás megkezdése előtt leltárértekezletet tart; h) a leltározás folyamán a leltározók és leltárellenőrök részére szakmai tájékoztatást nyújt a munkák szakszerű viteléhez; i) ellenőrzi a szabályzatban és a leltározási ütemtervben foglaltak maradéktalan betartását. 24. A leltározás vezetője leltározás irányításával kapcsolatban felelős: a) a jogszabályi rendelkezések betartatásáért; b) a leltározási feladat határidőre történő elvégzéséért; c) a leltár teljességéért, valódiságáért; d) a leltárbizonylatok teljeskörűségéért; e) a bizonylati rendért; f ) a leltárellenőrzés végrehajtásáért; g) az értékelés helyességéért; h) a leltári többletek és hiányok kimutatásáért. 25. A leltárfelelős feladata: a) a gazdasági vezető iránymutatása alapján biztosítja a leltározók számára a szervezeti egységükhöz rendelt leltárkörzetekben a leltározandó eszközök hozzáférhetőségét, valamint a szervezeti egységükhöz rendelt leltárkörzetekben ellenőrzi a leltár teljeskörűségét; b) aláírásával igazolja a tárgyi eszközök (ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok, gépek, berendezések, felszerelések és járművek) leltárfelvételét követően a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya által megküldött – a leltározók és leltárellenőr által aláírt – leltárjegyeken a leltárfelvételt. 26. A leltározó feladata: a) a kijelölt leltárkörzetekben vonalkód-leolvasó eszköz alkalmazásával elvégzi a leltározandó eszközök azonosítását; b) kigenerálja és ellenőrzi a leltárjegyeket; c) ellenőrzi a leltározandó eszközök teljeskörűségét; d) elvégez minden olyan adminisztrációs munkát, amely a leltározás során, illetve annak befejezése után a leltározással kapcsolatban felmerül; e) a mennyiségileg nem számba vehető eszközöknél és forrásoknál elvégzi az egyeztetési feladatokat. 27. A leltárellenőr feladata: a) a leltár előkészítésének, előfeltételei biztosításának ellenőrzése; b) a leltározás előírt időbeli ütemezés szerinti megvalósításának ellenőrzése; c) a leltározás végrehajtása során ellenőrzi, hogy ne történjenek meg nem engedett eszközmozgatások; d) ellenőrzi, hogy a különböző helyeken lévő, azonos eszközök leltározása egy időben történjen; e) ellenőrzi, hogy a leltározási előírások maradéktalanul betartásra kerüljenek; f ) ellenőrzi a leltározás során keletkezett dokumentumok, nyomtatványok sorszámozással történő kezelését és pontos elszámolását; g) a leltározás során észlelt, az NKFI Hivatal vagyonát veszélyeztető körülményeket haladéktalanul jelezi a leltározás vezetőjének; h) szúrópróbaszerűen ellenőrzi a leltárbizonylatok adatainak valódiságát; i) ellenőrzi a leltárbizonylatok helyes és szakszerű kitöltését; j) ellenőrzi a leltárjegyek generálását; k) az ellenőrzés tényét valamennyi ellenőrzött bizonylaton, összesítőn, kiértékelésen aláírásával igazolja. 6. A leltározás megkezdését megelőző feladatok 28. A leltározás előtt – a feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosítására és selejtezésére vonatkozó szabályokra tekintettel – teljes körűen le kell zárni a feleslegessé vált eszközök felülvizsgálatát, az esetlegesen felmerülő értékesítéseket, illetve a selejtezési eljárást, beleértve az eszközök elszállítását, megsemmisítését és nyilvántartásokból történő kivezetését is. 29. A Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztályának fel kell mérnie a leltározással összefüggő elvégzendő feladatokat, időben gondoskodnia kell arról, hogy a szükséges létszám (leltározók) és munkaeszköz (laptop, vonalkód-leolvasó) rendelkezésre álljanak. A leltározási feladatok a kormánytisztviselő kinevezésében és munkaköri leírásában foglalt feladatok végrehajtását nem akadályozhatják. Amennyiben a leltározási feladatok akadályozzák a kormánytisztviselő alapfeladatainak végrehajtását, az érintett szervezeti egység vezetője helyette új munkatársat jelölhet a leltárellenőri feladatokra. 30. A leltározási ütemtervben ki kell jelölni a leltárkörzeteket, valamint a leltározásban részt vevőket (leltárfelelős, leltározó, leltárellenőr), amennyiben azok nem a Költségvetési Főosztály munkatársai, az érintett szervezeti egység vezetőjének javaslata alapján. A tárgyieszköz-nyilvántartást végző kormánytisztviselő köteles felülvizsgálni a  szobaleltárakat és az évközi eszközmozgások átvezetését. Intézkedni kell, hogy a leltárfelvétel idején az eszközmozgások a lehetőségekhez képest szüneteljenek, illetve csak indokolt esetben történjenek. 31. A leltározás megkezdése előtt a végrehajtásba bevont személyek körében leltárértekezletet kell tartani, melynek keretében tételesen meg kell határozni a leltározás módját, ismertetni kell a leltározási szabályzatot, a leltározási ütemtervet, az elvégzendő feladatokat, valamint a kapcsolódó nyilvántartások rendelkezésre bocsátásának és  alkalmazásának módját. A leltárértekezletről jegyzőkönyvet kell felvenni, megtartása után pedig a leltározásra rendelt résztvevők a jelenléti íven aláírásukkal igazolják, hogy feladataikat részletesen megismerték, és a feladatok végrehajtásához szükséges tájékoztatást megkapták. A hiányzók részére aláírással igazolt pótértekezletet kell tartani. 7. A leltározás időpontja, módja, a leltárak felvétele 32. A leltározás végrehajtását leltárral kell alátámasztani. A költségvetési évről december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat – ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is – minden évben leltározni kell, kivéve azon tárgyi eszközöket, amelyekről az NKFI Hivatal Gazdasági osztálya folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet. Ezen eszközöket december 31-i fordulónappal csak háromévenként kell leltározni. A december 31-ei időponttól eltérő – rendkívüli – leltár elrendelésére a Hivatal elnöke jogosult. 33. Az eszközök – kivéve az immateriális javakat és a követeléseket – leltározását mennyiségi felvétellel, a csak értékben kimutatott eszközök – az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt letétbe helyezett, vagyonkezelésben lévő értékpapírok – és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. 34. Az idegen helyen tárolt saját eszközök, a saját területen tárolt idegen eszközök – a NISZ Zrt. vagyonkezelésében lévő eszközök kivételével – és az üzemeltetésre átadott eszközök nyilvántartásban szereplő adatait egyeztetés végett az érdekelt félnek meg kell küldeni, és nyilatkoztatni kell az eszközök meglétéről. 35. A gazdasági vezető köteles gondoskodni az üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök vonatkozásában az üzemeltetést, kezelést végző szerv által elkészített, december 31-ei fordulónapi leltár bekéréséről. 36. A könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő, kis értékű tárgyi eszközök, immateriális javak és 0-ra leírt tárgyi eszközök leltározása a könyvviteli mérlegben értékkel szereplő eszközökkel azonos módon történik. 37. Az NKFI Hivatal az immateriális javakról és tárgyi eszközökről egyedi nyilvántartást vezet a költségvetési gazdálkodás informatikai rendszerének (a továbbiakban: Forrás KGR rendszer) a eszköz moduljában. A leltárfelvétel során az immateriális javakat és tárgyi eszközöket egyedileg kell felvenni. 38. Az NKFI Hivatal a kötelezettségvállalások állományát is köteles leltározni a mérleg fordulónapjára, és köteles elkülöníteni és kimutatni a tárgyéven túli kötelezettségvállalásokat. 39. Az analitikus nyilvántartásba felvett összes eszköz (főkönyvi számlák szerint csoportosított) összesített bruttó értékét, halmozott értékcsökkenését, nettó értékét egyeztetni kell a főkönyvi számlákkal. Eltérés esetén a hibát fel kell tárni, és a nyilvántartásokat helyesbíteni kell. Amennyiben a főkönyvi számlákon a hiba nem található meg, akkor a főkönyvi számlát az ellenőrzött analitikára kell helyesbíteni. 8. Leltározandó eszközök és források 8.1. Befektetett eszközök 8.1.1. Immateriális javak 40. Az immateriális javakat csak értékben kell nyilvántartani, a leltárral való alátámasztásuk is csak értékben egyeztetéssel történik. Az immateriális javak leltározását minden évben kötelező végrehajtani. Az egyeztetést a főkönyvi számlák analitikus nyilvántartásokkal, egyéb dokumentumokkal való összevetésével kell elvégezni, melyet az informatikai területért vagy az érintett immateriális javakért felelős más szervezeti egység igazol. 8.1.2. Tárgyi eszközök 41. Az épületeket, építményeket és tartozékaikat évente mennyiségi felvétellel kell leltározni. A leltározás minden esetben a helyszínen történik a helyszínrajzok, tulajdoni lapok, egyéb okmányok alapján. 42. Gépek, berendezések, egyéb felszerelések, valamint a járművek és tartozékaik leltározását évente mennyiségi felvétellel kell végrehajtani. Az ilyen eszközök leltározása során ki kell mutatni a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett, a tevékenységet szolgáló számítás- és ügyvitel-, valamint híradástechnikai eszközöket, továbbá az  ezen eszközökön és a mérlegben nem szerepeltethető ilyen eszközökön végzett és aktivált beruházásokat és felújításokat, valamint az üzembe nem helyezett, használatba nem vett kisértékű tárgyi eszközöket. 43. Egyeztetéssel kell számba venni a mérleg adatokat az ingatlanok beszerzése, létesítése, az informatikai eszközök beszerzése, létesítése vagy az egyéb tárgyi eszközök beszerzése, létesítése rovatokhoz vezetett nyilvántartási számlákon nyilvántartott végleges kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek közül: a) a rendeltetésszerűen használatba nem vett, üzembe nem helyezett tárgyi eszközök végleges kötelezettségvállalásként, más fizetési kötelezettségként nyilvántartott vételárát, kisajátítás útján szerzett ingatlan esetén a kártalanítás összegét; b) az Szt. 47. § (5) és (6) bekezdése szerinti munkák pénzügyi számvitelben elszámolt költségeit; c) a tárgyi eszközök bővítését, rendeltetésszerű megváltoztatását, átalakítását, valamint élettartamának növelését eredményező költségeket az üzembe helyezésig, rendeltetésszerű használatba vételig. 44. A felújításoknál az ingatlanok felújítása, informatikai eszközök felújítása, egyéb tárgyi eszközök felújítása rovatokhoz vezetett nyilvántartási számlákon nyilvántartott végleges kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek közül a mérlegben szereplő és a mérlegben nem szerepeltetett tárgyi eszközökön végzett, az Szt. 3. § (4) bekezdés 8. pontja szerinti tevékenységek kimutatott költségeit egyeztetéssel kell számba venni. 8.1.3. Befektetett pénzügyi eszközök 45. A befektetett pénzügyi eszközök leltározását minden év végén egyeztetéssel kell elvégezni, melynek során a szerződések, az analitikus nyilvántartás és a mérleg adatainak egyezőségét kell vizsgálni. 8.1.4. Vagyonkezelésbe adott, vagyonkezelésbe vett eszközök 46. A vagyonkezelésbe adott eszközök leltározása során az eszközök tételes leltári számot is tartalmazó jegyzékét meg kell küldeni az érintett fél részére, és nyilatkoztatni kell az eszközök meglétéről. 47. A vagyonkezelésbe vett eszközöket évente mennyiségi felvétellel leltározni kell. 8.2. Forgó eszközök 48. Az NKFI Hivatal raktárral nem rendelkezik, a készletek a beszerzést követően egy összegben kiadásként kerülnek elszámolásra, így az NKFI Hivatal év végén készletet nem tart nyilván. 49. A követeléseket a leltárban csak értékben kell szerepeltetni, a leltározás december 31-ei nappal, egyeztetéssel történik. Az egyeztetés során vizsgálni kell a főkönyv és a) a vonatkozó számlakivonat egyezését pénzintézettel szembeni követelésnél; b) a vonatkozó számlák egyezését másokkal szembeni követeléseknél; c) az analitikus nyilvántartások egyezését az adósokkal és a munkavállalókkal szembeni követeléseknél; d) az egyeztető levelek egyezését vevőkkel, adósokkal szembeni követeléseknél. 50. A követelések vevő általi elismerésének minősül, ha az egyeztető leveleket a vevők aláírásukkal igazolják, illetve, ha az egyeztető levél kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül nem érkezik válasz. 51. A mérlegvalódiság elvéből fakadóan a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatónak és bizonyíthatónak kell lenniük. Követeléseknek azok az aktívák tekinthetők, illetve a mérlegben csak azok szerepeltethetők, melyeket az adós elismert. 52. A pénzeszközöket minden év december 31-én, könyv szerinti értéken kell a leltárban szerepeltetni, és egyeztetéssel kell leltározni a pénztár fordulónapi pénzkészletének figyelembevételével. 53. A pénzintézettel szemben mutatkozó követeléseket az év utolsó napjával a kivonatok, bankértesítések alapján egyeztetéssel kell leltározni. 54. December 31-én a pénztárkönyv zárása alapján jegyzőkönyvbe kell foglalni címletenként a pénzkészlet állományát, valamint a pénztárban kezelt, a készpénzt helyettesítő fizetési eszközöket sorszámonként nyilvántartva (így különösen: utalvány, átadásra váró utazásra jogosító bérletszelvény). 55. Az aktív és passzív pénzügyi elszámolások leltározása december 31-ei nappal, speciális egyeztetéssel történik. Az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokról részletes, a keletkezés okát is feltüntető, tételes kimutatást kell készíteni, és az egyeztetés során a bizonylatok adatait kell összehasonlítani a nyilvántartás adataival. Nem számolható el aktív pénzügyi elszámolásként olyan tétel, amelynek következménye a tartalékok valóságnak nem megfelelő bemutatása. A tételes egyeztetés során a függő elszámolások rendezése érdekében szükséges intézkedéseket a számviteli politikában foglaltak szerint kell megtenni. 8.3. Források 56. A források (saját tőke, tartalékok, kötelezettségek, egyéb passzív pénzügyi elszámolások) leltározásánál az egyeztetés módszerét kell alkalmazni, melynek során a főkönyvi könyvelés adatait kell az analitikus nyilvántartás adataival egyeztetni. A mérlegben a könyv szerinti értéket kell figyelembe venni. 57. A tartós tőke mérlegbe beállítandó, fordulónapi értékének egyeztetése az analitikából történik. Tartós tőkeként kell a mérlegben kimutatni az alapítással egyidejűleg az alapító által rendelkezésre bocsátott forrást, figyelembe véve az átszervezés alkalmával történt változásokat. 58. A kötelezettségek (szállítók, egyéb kötelezettség) leltározását december 31-ei nappal az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel, de az analitikák alapdokumentumait is vizsgálva kell elvégezni. Ha a szállítókkal szembeni kötelezettség devizában keletkezett, úgy az analitikus nyilvántartást devizanemenként is vezetni kell. 59. Az egyéb forrásokat az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetést követően kell a mérlegbe beállítani. 9. Az eszközmozgatás rendje a leltározás alatt 60. A leltározás időszaka alatt a tárgyi eszközök mozgatása kizárólag leltárkörzeten belül lehetséges. Olyan leltárkörzetben, ahol éppen folyik a leltárfelvétel, csak olyan mértékű eszközmozgatás lehetséges, mely a leltárfelvételt nem akadályozza. 61. Rendkívüli esetben – így különösen elromlott számítógép azonnali cseréjének szükségessége – az átadás-átvételi bizonylatokat alá kell íratni az érintett területek leltárfelelősével is. 10. A leltár és a mérleg kapcsolata 62. A mérlegvalódiság elvéből következően a leltárba nem lehet saját tulajdonként felvenni a) a bérelt vagy kölcsönvett; b) az eladott, de el nem szállított; c) az NKFI Hivatalnál tárolt, idegen tulajdont képező eszközöket. 63. A leltárnak mennyiségileg és a tulajdonviszonyok, továbbá az eszközállapot minősítése szempontjából is a valóságot kell tükröznie. A leltárban nem szerepelhet csökkent értékű eszköz teljes értékűként. 11. A leltározás lebonyolítási folyamata 64. Az éves leltározási feladatok ellátásához a Forrás KGR rendszert és a hozzá kapcsolódó Eszköz és Vonalkódos leltár modult kell alkalmazni. 65. A leltározás során az Eszköz modulból a Vonalkódos leltár modulba át kell tölteni az adatokat a tényleges leltár lebonyolítására, ezt követően az adatokat vissza kell küldeni az Eszköz modulnak, és a Leltár modul leltárívei alapján kigenerált leltárjegyeket ki kell nyomtatni. A tényleges fizikai számbavételezést követően kerül sor a felvett és a nyilvántartási adatok egyeztetésére. Az egyeztetés során megállapított eltérésekről (hiány, többlet) jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben fel kell tüntetni az eltérések okát és körülményét. 66. Az eltérések rendezését követően a leltárfelvétel lezárása után a leltárjegyeket ki kell nyomtatni. A leltározásban részt vevőknek (leltárfelelős, leltározó, leltárellenőr) a leltár hitelességét aláírásukkal igazolni kell. 67. A leltár zárásáról leltárzáró jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a leltározás vezetője, a leltárellenőr és a leltározók aláírnak. 12. A leltározás bizonylati rendje és a leltár alaki követelményei 68. A Leltár modulból számítógéppel előállított nyomtatványokat leltározási bizonylatnak kell tekinteni, ennek megfelelően kell kezelni és irattárazni. 69. A leltározási bizonylatok fajtái: a) megbízólevél; b) leltárív; c) leltárjegy; d) leltárkülönbözet-kivizsgálási jegyzőkönyv; e) leltárösszesítő, amely főkönyvi számonként tartalmazza értékben és mennyiségben a leltározott tételeket; f ) leltárzáró jegyzőkönyv. 70. A leltárív az alábbiakat tartalmazza [a Forrás-KGR leltár modulja által használt (paraméterezett) elnevezés feltüntetésével]: a) a leltárív sorszáma; b) a gazdálkodó szervezet megnevezése; c) a szervezeti egység megnevezése (munkahely); d) a leltár fordulónapja; e) a leltárfelvétel időpontja (kiállítás kelte); f ) a leltározási körzet megnevezése; g) a személyeknek kiadott eszközök esetében az érintett személy neve; h) a leltározott tárgyi eszközök leltári száma (vonalkód), megnevezése/leírása, gyártási száma, eszközazonosító és leltározott mennyiség; i) a leltárfelelősök és a leltározó aláírása; j) a leltárellenőr – amennyiben az adott leltárfelvételt ellenőrizte – aláírása. 71. A leltárjegy az alábbiakat tartalmazza: a) a leltárjegy sorszáma; b) a gazdálkodó szervezet megnevezése; c) a szervezeti egység megnevezése (tárhely típus); d) a leltár fordulónapja; e) a leltározási körzet megnevezése; f ) a leltározott tárgyi eszközök leltári száma, megnevezése, gyári száma, vonalkód leltározott mennyiség, eszközazonosító; g) a tényleges leltárfelvétel mennyiségét; h) a ténylegesen felvett és az eszköz nyilvántartás közötti eltéréseket; i) a leltárfelelősök és a leltározó aláírása; j) a leltárellenőr és a leltározás vezetőjének aláírása. 72. Egy leltárívre csak egy leltárkörzeten belüli eszközök vehetők fel. A leltáríven és a leltárjegyen minden eszközt darabonként egyedileg kell feltüntetni, csoportos leltárfelvétel nem engedélyezett. 73. Az ingatlanok, gépjárművek leltározása során az analitikus nyilvántartásból kinyomtatott eszköz törzslap adatait egyeztetni kell a tulajdoni lappal, törzslappal, forgalmi engedély adataival. 74. Az egyeztetéssel végzett leltárfelvételről jegyzőkönyvet kell készíteni az egyeztetést végzők aláírásával. A jegyzőkönyvben részletesen rögzíteni kell az egyeztetés lefolytatását, az egyeztetés eredményét, melyhez csatolni kell az egyeztetést tanúsító levelezést, feljegyzést. 75. Számítógépes leltárfelvételi modul alkalmazása esetén a leltárbizonylatok előzetesen nem kerülnek kiadásra, kizárólag a leltárfelvételt követően kerülnek – aláírás céljából – átadásra. 76. A leltárbizonylatok kitöltése során mindenben eleget kell tenni a következő tartalmi követelményeknek: a) a leltárban radírozni vagy olyan vegyszert használni, amelynek segítségével az eredeti bejegyzés megváltoztatható, nem szabad; b) a leltárakon javítást végrehajtani csak a 20. pont szerint lehet; c) a leltározónak minden egyes leltárívet és leltárjegyet aláírásával kell igazolnia; d) a leltárellenőrnek az általa ellenőrzött leltáríveket, illetve egyéb, a leltározáshoz kapcsolódó ellenőrzött 69. pont szerinti bizonylatot aláírásával kell igazolnia. 77. A leltárbizonylatokat a leltárfelvételi modulban kell kitölteni. 78. Minden leltárnak tartalmaznia kell: a) az NKFI Hivatal pontos megnevezését, címét; b) a leltárbizonylatok sorszámát; c) a leltár fordulónapját; d) a leltározási körzetet; e) a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját; f ) az eszköz megjelölését; g) a leltározott eszközök és források tételeinek vagy azok csoportjainak pontos meghatározását, a beazonosításukhoz szükséges adatokat (gyári szám, típus, nyilvántartási szám stb.); h) a leltározott eszközök ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, a források értékét az Szt.-ben előírt módon; i) a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimutatását; j) a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a személyi használatra kiadott eszközök leltára során számadásra kötelezett személyek aláírását. 13. A leltár értékelése 79. Az eszközöket és kötelezettségeket leltározással, egyeztetéssel ellenőrizni és egyedenként értékelnie kell az  eszköznyilvántartást ellátó kormánytisztviselőnek. A mérlegtételek értékelésének szabályait külön utasítás határozza meg. Az értékelést jegyzőkönyvben kell rögzíteni a mérlegsor pontos megjelölésével. A jegyzőkönyvben megállapított különbözetek okait ki kell vizsgálni és rendezni kell. 80. A kivizsgálást követően a jegyzőkönyvben rögzíteni kell a leltárkülönbözet mennyiségét és értékét, valamint a különbözetet előidéző okokat. 14. Tárgyi eszköz leltárjegyek egyeztetése az analitikával 81. A tárgyi eszközök nyilvántartása tárolási helyenként történik. A leltárkörzetek ennek megfelelően kerülnek kialakításra. 82. A leltározás és a könyvviteli nyilvántartás egyeztetése során a Forrás KGR rendszerből ki kell nyomtatni a leltárjegyeket. A leltárjegyen szereplő eszközöket és azok adatait a tárgyi eszköz nyilvántartásért felelős kormánytisztviselő ellenőrzi, az eltérésekről jegyzőkönyvet készít, valamint az elnöki jóváhagyást követően intézkedik a módosítások eszköz analitikában történő átvezetéséről. 83. Számítógépes leltármodul alkalmazásával az egyeztetést az ügyviteli rendszer automatikusan elvégzi. Az eltérésekről az eszköznyilvántartást ellátó kormánytisztviselőnek összesítő kimutatást kell készítenie, és azt ki kell nyomtatnia. 15. Leltárkülönbözetek 84. A leltározás eredményeként megállapított eltérésekről – hiányokról és többletekről – a leltározási ütemtervben meghatározott időpontig a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztályának jegyzőkönyvet kell készítenie, amely alapján vizsgálni kell az eltérés okát. A leltárkülönbözetekről készült jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a leltárkülönbözetek pontos megnevezését, mennyiségét, értékét, továbbá mindazon tényezőket, amelyek indokolják a különbözetek keletkezését. 85. A nyilvántartásokat a szabályszerűen felvett leltár alapján helyesbíteni kell. A leltározás kapcsán feltárt eltérések, a hiányok és többletek kivizsgálása a gazdasági vezető által kijelölt személy feladata. 86. A gazdasági vezető minden esetben köteles intézkedni a hiányt előidéző okok megszüntetéséről. 87. A leltárkülönbözeteket legkésőbb a leltározást követő könyvviteli zárlat alkalmával kell rendezni. A leltáreltéréseket (hiány, többlet) a megfelelő eszközszámlán fel kell venni, vagy ki kell vezetni a nyilvántartásokból az eszköz nyilvántartási feladatokat ellátó kormánytisztviselőnek a pénzügyi számvitelben rögzített szabályok szerint. Az éves mérlegbe csak a leltárkülönbözetekkel módosított eszközérték vehető fel. 88. A tárgyi eszközök hiányait terven felüli értékcsökkenésként kell elszámolni. A tárgyi eszközök többleteit piaci, forgalmi értéken állományba kell venni. 16. A leltározás ellenőrzése 89. A leltározás vezetője ellenőrzi a leltározási folyamat teljeskörűségét. Az ellenőrzés kiterjed: a) az előkészítő munkák során kiadott intézkedések jogszabályi előírásoknak, belső szabályzatoknak és utasításoknak megfelelő végrehajtására; b) a leltárfelvételi bizonylatok adatainak valódiságára, számszerű és tartalmi helyességére; c) a leltárkülönbözetek megállapításának helyességére, az esetleges kompenzálások szabályszerűségére; d) a leltározás során felvételre kerülő leltározási jegyzőkönyv megnyitására, tartalmára és befejezésére; e) a végleges hiányok, többletek könyvviteli elszámolásának megtörténtére és helyességére. 90. Az ellenőrzés megtörténtét és eredményét a leltári bizonylatokon a leltározás vezetője aláírásával igazolja. 17. A leltározás és az éves költségvetési beszámoló 91. Az éves költségvetési beszámoló bizonylati alátámasztását a leltárkészítés során helyesbített analitikus nyilvántartással számszerűen egyező főkönyvi számlák, illetve az ezek alapján készített főkönyvi kivonaton kívül az alábbiak szolgáltatják: a) megbízólevelek (leltározás vezetője, leltárfelelősök, leltározók, leltárellenőrök); b) az egyeztetés során felvett, a szabályszerű végrehajtást igazoló bizonylatok (leltárívek, leltárjegyek, leltárkülönbözeti kimutatások, egyeztető okmányok, jegyzőkönyvek); c) a leltárkészítés ellenőrzése során készített feljegyzések; d) az adósok és hitelezők, a kormánytisztviselők tartozásának és egyéb kötelezettségeknek az év végi fordulónappal készített és egyeztetett kivonata, elismerő nyilatkozatok az idegen helyen tárolt eszközökről; e) az eltérések, azok kivizsgálását és rendezését tartalmazó okmányok; f ) leltárzáró jegyzőkönyv. 18. Egyéb rendelkezések 92. A szabályzat kiadásáért – mint a költségvetési szerv vezetője – az NKFI Hivatal elnöke felelős. A szabályzat előkészítéséért, aktualizálásáért és annak végrehajtásáért az NKFI Hivatal gazdasági vezetője a felelős. Az NKFI Hivatal munkatársai a szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás szerinti feladat- és hatáskörükben felelősek. 19. Záró rendelkezések 93. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 94. A szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. 95. Hatályát veszti az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatáról szóló 2/2015. (V. 15.) NKFIH utasítás. Dr. Pálinkás József s. k., elnök