10/2015. (VII. 28.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal közbeszerzési és beszerzési szabályzatáról.

10/2015. (VII. 28.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal közbeszerzési és beszerzési szabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6.  §-a és 8.  § (1)  bekezdése alapján, a  közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény 22.  § (1) bekezdésében, valamint a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet 13. § (3) bekezdésében foglaltakra tekintettel a következő utasítást adom ki: 1. Az utasítás hatálya 1. Az  utasítás személyi hatálya a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) nevében eljáró, az NKFI Hivatal által megindított közbeszerzési eljárásokba bevont személyekre terjed ki. 2. Az utasítás alkalmazási köre kiterjed valamennyi, az NKFI Hivatal által a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) és a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladatés hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R1.) alapján kezdeményezett beszerzésre, az  ilyen eljárások eredményeképpen megkötött szerződések módosítására és az azok teljesítésével kapcsolatos közbeszerzési kötelezettségekre. 2. A közbeszerzési eljárások tervezése 3. A főosztályi szintű szervezeti egységek vezetői – elnökhelyettes irányítása alá tartozó főosztály esetén az elnökhelyettes jóváhagyásával – minden év március 10. napjáig írásban (elektronikusan és papír alapon, feljegyzésként is) kötelesek megküldeni az  adott költségvetési évre vonatkozó beszerzési igényeiket az  1.  mellékletben foglalt minta alapján az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztály Beszerzési és Üzemeltetési Osztálya (a továbbiakban: Beszerzési és Üzemeltetési Osztály) részére. A közbeszerzési eljárások lebonyolításához szükséges időigényről, a kapcsolódó kötelezettségekről, az eljárás lebonyolításának feltételeiről (így különösen: értékhatárok, kivételek, részekre bontás tilalma) az eljárások tervezhetősége érdekében a közbeszerzési ügyekért felelős Beszerzési és Üzemeltetési Osztály kérésre tájékoztatást ad. 4. A Kbt. 33. §-a, valamint az R1. 17. § (2) és (3) bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési tervet – a 3. pontban leírt adatszolgáltatás alapján – a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály készíti el és küldi meg jóváhagyásra az NKFI Hivatal elnökének (a továbbiakban: elnök). A tervet – a jóváhagyást követően – a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály küldi meg az  NKFI Hivatal webmesterének (a továbbiakban: webmester) közzétételre, valamint a  jóváhagyást követő 3  munkanapon belül a  közbeszerzésekért felelős miniszter által vezetett minisztériumnak (a továbbiakban: minisztérium), továbbá gondoskodik a terv Közbeszerzési Adatbázisba történő feltöltéséről és legkésőbb a tárgyév május 15. napjáig a  központosított közbeszerzési portálra történő feltöltéséről is. A  terv módosításakor ugyanez az eljárásrend az irányadó. 5. A  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a  Kbt. 32.  §-a szerinti előzetes összesített tájékoztatót készíthet, amelyet az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztályának (a továbbiakban: Költségvetési Főosztály) vezetője küld meg az elnöknek jóváhagyásra. 3. Éves statisztikai összegezés, közzétételi kötelezettségek 6. A  közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a  hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az  éves statisztikai összegezésről szóló 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet 36. § (1) bekezdése szerinti statisztikai összegezést a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály készíti el, és a  Költségvetési Főosztály vezetője küldi meg jóváhagyásra az  elnöknek, majd – a  jóváhagyást követően – megküldi azt a  Közbeszerzési Hatóságnak, valamint gondoskodik a  statisztikai összegezés közbeszerzési portálra történő feltöltéséről. 7. A  közbeszerzésekkel kapcsolatos, a  Kbt. 31.  §-ában foglalt közzétételi kötelezettségek teljesítését a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy végzi. 4. A közbeszerzési eljárások kezdeményezése és előkészítése 8. Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére az  NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában megállapított valamennyi főosztály szervezetiegység-vezetője jogosult (a továbbiakban: kezdeményező) a 2. mellékletben foglalt minta alapján elkészített egyedi közbeszerzési adatlap alkalmazásával. Ha a  megindítani kívánt eljárás nem, vagy eltérő adatokkal szerepel a  közbeszerzési tervben, úgy a  kezdeményező egyúttal a  közbeszerzési terv megfelelő módosítását kezdeményezi az 1. melléklet szerinti közbeszerzési tervlap alkalmazásával. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály minden esetben vizsgálja azt, hogy a beszerzés tárgya nem tartozik-e az R1. hatálya alá, amennyiben igen, van-e arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, valamint hogy fennáll-e a Kbt. alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége. A véglegesített egyedi közbeszerzési adatlapot a  Beszerzési és Üzemeltetési Osztály az  elnök általi jóváhagyásra felterjeszti. 9. Amennyiben a beszerzés tárgya nem tartozik az R1. hatálya alá, vagy a hatálya alá tartozik, de nincs arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, és fennáll a Kbt. alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály az egyedi közbeszerzési adatlap elnök általi jóváhagyását követően a) felhívja a kezdeményezőt, hogy az eljárás megindítására vonatkozó kezdeményezéshez elkészített egyedi közbeszerzési adatlaphoz csatolja aa) a beszerzési tárgyra vonatkozó részletes feladatspecifikációt (műszaki leírást), ab) a műszaki-szakmai alkalmasság megítéléséhez szükséges szempontokat, ac) a bírálati szempontra, részszempontokra, súlyszámokra vonatkozó javaslatokat, ad) a becsült érték meghatározásához szükséges adatokat, ae) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás, a Kbt. 122. § (7) bekezdése szerinti eljárás és a Kbt. 122/A. §-a szerinti eljárás esetében az ajánlattételre felhívni javasoltak listáját legalább név, székhely, e-mail cím, levelezési cím megjelölésével, b) megvizsgálja a kezdeményező által benyújtott adatokat közbeszerzési szempontból, elvégzi a szükséges belső egyeztetéseket, c) felkéri az NKFI Hivatal Jogi és Igazgatási Főosztályát (a továbbiakban: Jogi és Igazgatási Főosztály), hogy a  dokumentáció részét képező, a kezdeményező és a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály által előkészített szerződéstervezetet a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal szerződéskötési és szerződésnyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltak szerint véleményezze, d) összeállítja az ajánlati, részvételi vagy ajánlattételi felhívást és dokumentációt, a minisztériumi előterjesztést, egyezteti az így összeállított iratokat a kezdeményezővel, e) szükség esetén összeállítja a Kbt. 100. § (1) bekezdésben előírt iratokat, f ) tájékoztatja a kezdeményezőt az eljárás időigényéről és lefolytatásáról, g) a bírálóbizottság tagjai részére előkészíti a megbízó leveleket, h) elkészíti, és a bírálóbizottság tagjaitól beszerzi az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatokat, felhívja az erre kötelezetteket vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségükre, i) elkészíti a 3. melléklet szerinti fedezetigazolást, és gondoskodik a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult általi aláírásáról. 10. A 9. pont a) alpontjában foglaltak összeállításához a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály kérésre a kezdeményező számára közbeszerzési szakmai segítséget nyújt. A 8. és 9. pontban foglaltakat követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője az elnök részére jóváhagyásra felterjeszti az alábbiakat: a) előterjesztés a minisztérium részére (kivéve, ha egészben vagy részben nem hazai forrásból történik a beszerzés), b) ajánlati, részvételi vagy ajánlattételi felhívás és dokumentáció, c) amennyiben fennáll a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás lefolytatásának jogalapja, és az NKFI Hivatal ezen eljárásforma alkalmazását választja, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megindításához (Kbt. 94–100. §) szükséges dokumentumok, d) javaslat a bírálóbizottság elnökének és tagjainak személyére, e) nem nyílt eljárás esetén az ajánlattételre felhívni javasolt gazdasági szereplők listája. 11. A 10. pont szerinti elnöki jóváhagyást követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a vonatkozó iratokat megküldi a minisztériumnak a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R2.) 3. és 4. §-a szerinti hozzájárulás megkérése céljából, kivéve ha egészben vagy részben nem hazai forrásból történik a beszerzés. Ez utóbbi esetben a 6. alcím rendelkezéseit kell alkalmazni. 12. Amennyiben a minisztérium az R2. 4/A. § (1) bekezdése alapján a hozzájárulás megadásához szükséges további adatok benyújtását kéri, a tájékoztatás megadásáról a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály gondoskodik. 13. Amennyiben a minisztérium az eljárás megindításához hozzájárul, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály intézkedik az eljárás megindítása iránt. Amennyiben a minisztérium az eljárás megindítását feltételhez vagy módosításhoz köti, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a jelzett igénynek megfelelően az ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívást vagy dokumentációt módosítja, és jóváhagyásra felterjeszti az elnöknek, és azt követően intézkedik az eljárás megindítása iránt. 5. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása 14. A közbeszerzési eljárás lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a) összehívja a bírálóbizottságot, b) elkészíti a bírálóbizottság üléséről a jegyzőkönyvet, c) összegyűjti és nyilvántartja a bírálóbizottsági tagok összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatait, bírálati lapjait. 15. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály tart kapcsolatot az ajánlattevőkkel; ennek keretében a) szükség esetén elkészíti és megküldi részükre a kiegészítő tájékoztatást, b) átadás-átvételi elismervénnyel átveszi, és – a részvételi vagy ajánlattételi határidő lejártakor – jegyzőkönyv felvétele mellett bontja az ajánlatokat vagy részvételi jelentkezéseket azzal, hogy a bontást a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály közbeszerzési munkakörben alkalmazott kormánytisztviselője vagy az e célból megbízott, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személy végzi, c) elkészíti és kiküldi az ajánlattevőknek a hiánypótlási felhívásokat, d) tájékoztatja az ajánlattevőket az ajánlatban található, az értékelés eredményére kiható számítási hiba javításáról, e) szükség esetén felvilágosítást kér az ajánlattevőktől, f ) bekéri az ajánlattevőtől a Kbt. 69. §-a vagy 70. §-a szerinti adatokat, indokolást, g) fogadja a kiegészítő tájékoztatásra irányuló kéréseket, hiánypótlásokat, felvilágosításokat, adatokat, indokolásokat, h) elkészíti és megküldi a minisztérium, illetve az operatív programok egységes eljárásrendek mentén történő, koordinált végrehajtását biztosító szervezeti egységek és az ajánlattevők részére az írásbeli összegezést, szükség szerint gondoskodik annak javításáról, módosításáról. 16. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottsági tag köteles a) a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály által megadott határidőket betartani, b) az eljárási cselekményeken részt venni, c) álláspontját kialakítani, az alapján a bírálati lapot kitölteni és aláírni, d) kiegészítő tájékoztatás kérése esetén a részére a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály által továbbított kérdésekre a válaszok tervezetét a Beszerzési és Üzemeltetési Osztálynak megküldeni, e) a részére átadott ajánlati vagy részvételi jelentkezés példányokat bizalmasan kezelni, megőrizni és az eljárás befejezését követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály részére visszaadni. 17. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottság vizsgálja a) a benyújtott hiánypótlások és felvilágosítások elfogadhatóságát, b) a Kbt. 69. §-a és 70. §-a szerinti adatok, valamint indokolás elfogadhatóságát és gazdasági ésszerűséggel való összeegyeztethetőségét, c) az ajánlatok érvénytelenségét. 18. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője javaslatot tesz az elnök részére a) az ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás vagy dokumentáció visszavonására, módosítására, b) az ajánlattételi vagy részvételi határidő meghosszabbítására. 19. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a bírálóbizottság tesz javaslatot az elnök részére a) az ajánlatok érvényessé vagy érvénytelenné nyilvánítására, b) az ajánlattevő kizárására, alkalmatlanságának megállapítására, c) az eljárás eredménytelenné nyilvánítására, d) az eljárás eredményére, ennek keretében a nyertes ajánlattevő személyére és adott esetben a nyertest követő legkedvezőbb ajánlattevő személyére. 20. A bírálóbizottság elnöke megnyitja, vezeti és lezárja a bírálóbizottsági üléseket. Az ülések, tárgyalások vezetésével a  bírálóbizottság elnöke más bírálóbizottsági tagot is megbízhat. A bírálóbizottság ülésének jegyzőkönyvét a Beszerzési és Üzemeltetési Osztálynak a Költségvetési Főosztály vezetője által kijelölt munkatársa készíti el. 21. Az elnök a bírálóbizottság döntési javaslatára figyelemmel hozza meg döntését, egyetértése esetén a döntési javaslat aláírásával. Amennyiben az elnök a döntési javaslattal nem ért egyet, a javaslattól eltérő döntését is írásban rögzíti. A bírálóbizottság javaslata alapján az elnök dönt a 19. pontban felsoroltakról, az eljárások ajánlati szakaszában az R2. 7. §-a szerinti esetben a minisztérium állásfoglalását követően. 22. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály gondoskodik a) a hirdetmények közzétételre történő feladásáról, b) az előzetes vitarendezési kérelmekkel kapcsolatos intézkedések megtételéről, c) az iratbetekintés biztosításáról. 6. Európai uniós alapokból származó támogatás igénybevételével megvalósuló közbeszerzések 23. Amennyiben a közbeszerzés valamely európai uniós alapból származó támogatás igénybevételével kerül megvalósításra, a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a 2007–2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet, illetve a 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet folyamatba épített ellenőrzésre vagy utóellenőrzésre vonatkozó szabályainak betartásával kell eljárni. 24. Az európai uniós értékhatárokat el nem érő értékű közbeszerzési eljárás, továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a 300 000 000 forintot el nem érő értékű közbeszerzési eljárás esetében a közbeszerzési eljárás előírt iratanyagát a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály adatközlése alapján a projektvezető küldi meg az ajánlatok bírálatáról szóló összegezés megküldését követő 3 napon belül a közreműködő szervezet részére. 25. Az európai uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárás, továbbá építési beruházás, építési koncesszió esetén a 300 000 000 forintot elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárás esetében a  közbeszerzési eljárás kizárólag támogató tartalmú minőség-ellenőrzési tanúsítvány birtokában kezdhető meg. Az eljárás során a közbeszerzési eljárás előírt iratanyagát a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály adatközlése alapján a projektvezető küldi meg folyamatosan a központi koordinációs szerv részére, és végzi el a kötelező adatközléseket. 7. A közbeszerzési szerződések teljesítése, módosítása, jogorvoslat 26. A közbeszerzési eljárás eredményeképpen kötött szerződés teljesítésének elismeréséről és a teljesítésigazolás kiadásáról vagy az elismerés megtagadásáról a Kbt. 130. § (1) és (2) bekezdésében foglalt határidőkben köteles a  teljesítés igazolására jogosult nyilatkozni. A Kbt. 130. § (3)–(6) bekezdésében rögzített fizetési feltételekkel kapcsolatos ajánlatkérői kötelezettségek megtartásáért a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály felelős. 27. Közbeszerzési szerződés módosítását a Kbt. 132. §-a és 128. § (3) bekezdése alapján a 4. mellékletben foglalt formanyomtatványon a Beszerzési és Üzemeltetési Osztálynál kell kezdeményezni. Amennyiben a szerződés a Kbt. előírásai alapján módosítható, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály kidolgozza a szerződés módosítását, amelyet a  Jogi és Igazgatási Főosztály az NKFI Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasítás szerint véleményez. A szerződésmódosítást a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály terjeszti fel ezt követően az elnöknek, aki – az R2. 12. § (1) bekezdésében foglalt esetben a minisztérium jóváhagyásától függően – dönt a  szerződésmódosítás engedélyezéséről. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a döntést követően gondoskodik a  szerződés módosításáról, elkészíti a szerződésmódosításról szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetményt, továbbá gondoskodik a hirdetmény feladásáról és a módosítás, valamint a hirdetmény közzétételéről. 28. Amennyiben a közbeszerzési jogszabályok megsértése miatt a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt jogorvoslati eljárás indul az NKFI Hivatallal szemben, az ezzel kapcsolatos közzétételi kötelezettségek teljesítéséről és az NKFI Hivatal képviseletéről a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vagy az e célból megbízott hivatalos közbeszerzési tanácsadó gondoskodik. Az eljáráshoz a Jogi és Igazgatási Főosztály a Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti hatáskörében nyújt támogató segítséget, szükség esetén megbízott ügyvéd közreműködésével. 8. Az NKFI Hivatal nevében eljáró és a közbeszerzési eljárásba bevont személyekkel kapcsolatos szabályok 29. Az NKFI Hivatalnál a közbeszerzési feladatokat a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője és a közbeszerzési munkakörben foglalkoztatott kormánytisztviselők általános jelleggel, az elnök által megbízott más személyek eseti jelleggel látják el. 30. Közbeszerzési eljárásban az NKFI Hivatal munkatársai közül kizárólag az járhat el, az eljárásba kizárólag az vonható be, az eljárást csak olyan személy ellenőrizheti, aki az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényben foglaltak szerint – több eljárásban való részvétel esetén legalább évente, június 30-ig – vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének – az NKFI Hivatal Humánpolitikai Osztálya (a továbbiakban: Humánpolitikai Osztály) felé – eleget tett (amelyre a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály külön felhívja az érintett figyelmét, és egyúttal tájékoztatja a Humánpolitikai Osztályt az érintett személyekről), valamint akivel szemben a Kbt. 24. §-ában foglalt összeférhetetlenségi helyzet nem áll fenn, és erről, továbbá titoktartási kötelezettségéről nyilatkozik. 31. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a jelen utasításban és a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott, a  közbeszerzési eljárásokkal összefüggő kötelezettségeinek teljesítéséért és a közbeszerzésekre vonatkozó jogszabályok betartásáért, az eljárásba bevont jogi szakértő a szerződéstervezet és a szerződési feltételek jogszerűségéért, a pénzügyi szakértő a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáért, a fizetési feltételek teljesíthetőségéért és a gazdálkodási, államháztartási, adózási szabályoknak való megfelelésért felelős. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező szervezeti egység felel a műszaki leírásért és az ajánlatok szakmai értékeléséért. 32. Az egyes közbeszerzési eljárások esetén az elnök dönthet külső, közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet vagy személy (a továbbiakban: külső közbeszerzési szakértő) igénybevételéről. A külső közbeszerzési szakértő az NKFI Hivatal nevében lebonyolítja a közbeszerzési eljárást. Ezen esetekben az NKFI Hivatal megbízási szerződést köt a külső közbeszerzési szakértővel. A megbízási szerződésben az eljárásra vonatkozó döntési jogosultság nem telepíthető a külső közbeszerzési szakértőre. 33. A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti, pénzügyi, jogi és közbeszerzési szakértelmet biztosító tagjainak és esetleges póttagjainak személyére a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője tesz az érintett szakterületi főosztályvezetőkkel egyeztetett és általuk jóváhagyott javaslatot. Egységes javaslat hiányában a személyekről a felek véleményének ismeretében az elnök dönt. A bírálóbizottság elnöke az NKFI Hivatal vezető beosztással rendelkező kormánytisztviselője lehet. 34. A bírálóbizottság összetételét az elnök hagyja jóvá, aki jogosult a bírálóbizottság bármely tagja személyében bekövetkező változás engedélyezésére is. 35. A kezdeményező szervezeti egységnek lehetősége van külső szakmai szakértő bevonására is javaslatot tenni. A külső szakmai szakértővel az NKFI Hivatal megbízási szerződést köt. 36. A kezdeményező és a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező szakmai főosztály felel azért, hogy a beszerzés tárgyaként és mennyiségeként közölt adatok, a műszaki leírásban meghatározottak szakmai szempontból helytállóak és a valóságnak megfelelnek. 37. A pénzügyi, a jogi és a közbeszerzési szakértelmet biztosító bírálóbizottsági tagoknak a kezdeményező és a közbeszerzés tárgya szerinti szakértő által meghatározott műszaki tartalom, bírálati szempontrendszer, általános joggyakorlat során alkalmazott szerződéses feltételek vonatkozásában a Kbt. és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabályok betartása érdekében szakterületükön figyelmeztetési kötelezettségük van a bírálóbizottság irányában, amennyiben ezen feltételek jogellenessége nyilvánvalóan megállapítható, és arról tudomást szereznek. 38. A bírálóbizottsági tag a 16. pontban foglaltakon túl köteles a) biztosítani az általa képviselt szakértelmet az eljárás során, b) tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, az esélyegyenlőség és az egyenlő bánásmód elvét, c) az eljárás előkészítése és lefolytatása során az eljárásban részt vevőkkel folyamatosan együttműködni. 9. Központosított közbeszerzés 39. A központosított közbeszerzéseket is az éves összesített közbeszerzési tervben kell rögzíteni, az ide tartozó a) utazásszervezéssel kapcsolatos beszerzéseket az NKFI Hivatal Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya, b) egyéb beszerzésekre vonatkozó igényeket a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály jelenti be a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) portáljára. Az éves közbeszerzési tervben rögzített, a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R3.) szerinti kormányzati kommunikációs feladatok ellátását biztosító kommunikációs szolgáltatások és az azokhoz kapcsolódó termékek beszerzési igényeit és összesített tájékoztatóit az NKFI Hivatal Kommunikációs Osztálya (a  továbbiakban: Kommunikációs Osztály) küldi meg a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOH) részére, szükség esetén papír alapon is, a vezetője útján. 40. A központosított közbeszerzéssel történő beszerzésekkel kapcsolatos feladatokat a 39. pont szerinti szervezeti egységek végzik, amelyek különösen az alábbiak: a) intézkedés a központi közbeszerzési rendszerbe történő igénybejelentésről, b) szükség szerint a központi közbeszerzési rendszerben kezelt, Hivatalra vonatkozó adatok aktualizálása, c) adminisztratív és adatszolgáltatási – így különösen az R1. 28. § (4) bekezdése szerinti – teendők ellátása a KEF, valamint az NKOH felé, d) a központosított közbeszerzési igények összesítése és folyamatos frissítése, azoknak a közbeszerzési terv módosításának kezdeményezésével történő rögzítése. 41. Az egyes szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a saját szervezeti egységük szakmai feladataihoz szükséges központosított közbeszerzés alá eső anyagok, eszközök, szolgáltatási igények összegyűjtéséről és azoknak a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály, valamint a Kommunikációs Osztály vezetőjéhez történő megküldéséről. 42. A saját hatáskörben történő beszerzés esetén az adott termékkör beszerzésére a 39. pont szerinti szervezeti egységtől a KEF-hez bejelentett munkatárs köteles az NKFI Hivatal beszerzési igényét előzetesen a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton bejelenteni, illetve arról az NKOH-t tájékoztatni. A saját hatáskörben megvalósított beszerzés eredményeként megkötött szerződésnek az R1. 7. § (4) bekezdése szerinti alapadatait, valamint a szerződés teljesítésének dokumentumait az adott termékkör beszerzésére a 39. pont szerinti szervezeti egységtől a KEF-hez bejelentett munkatárs köteles a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton feltölteni, illetve a szerződést és a teljesítési dokumentumokat az NKOH-nak megküldeni. 43. Amennyiben a beszerzés tárgya az R1. hatálya alá tartozik, és van arra vonatkozóan hatályos keretmegállapodás vagy keretszerződés, de a keretmegállapodás verseny-újranyitási vagy konzultációs kötelezettséget ír elő, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály az egyedi közbeszerzési adatlap elnök általi jóváhagyását követően a) felhívja a kezdeményezőt, hogy az eljárás megindítására vonatkozó kezdeményezéshez elkészített egyedi közbeszerzési adatlaphoz adja meg a beszerezni kívánt kiemelt termék KEF szerinti cikkszámát és a beszerzési mennyiséget, b) megvizsgálja a kezdeményező által benyújtott adatokat közbeszerzési szempontból, elvégzi a szükséges belső egyeztetéseket, c) összeállítja a szerződési feltételeket, és előkészíti a dokumentáció részét képező szerződéstervezetet, és azt véleményezésre megküldi a Jogi és Igazgatási Főosztálynak, d) összeállítja az ajánlattételi felhívást és a dokumentációt, a minisztériumi előterjesztést, egyezteti az így összeállított iratokat a kezdeményezővel, e) tájékoztatja a kezdeményezőt az eljárás időigényéről és menetéről, f ) a bírálóbizottság tagjai részére előkészíti a megbízó leveleket, g) elkészíti, és a bírálóbizottság tagjaitól beszerzi az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatokat, felhívja az erre kötelezetteket vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségükre, h) elkészíti a 3. melléklet szerinti fedezetigazolást, és gondoskodik a pénzügyi ellenjegyzésre jogosult általi aláírásáról. 44. A 43. pontban foglaltakat követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője az elnök részére jóváhagyásra felterjeszti a) az előterjesztést a minisztérium részére, kivéve ha egészben vagy részben nem hazai forrásból történik a beszerzés, amely esetben a 6. alcím rendelkezéseit kell alkalmazni, b) az ajánlattételi felhívást és szükség esetén a dokumentációt, c) az érintett szervezeti egységek vezetőjével egyeztetett javaslattételt a bírálóbizottság elnökének és tagjainak személyére. 45. A 44. pont szerinti elnöki jóváhagyást követően a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a vonatkozó iratokat megküldi a minisztériumnak az R2. 3. és 4. §-a szerinti hozzájárulás megkérése céljából, kivéve ha egészben vagy részben nem hazai forrásból történik a beszerzés. 46. Amennyiben a minisztérium az R2. 4/A. § (1) bekezdése alapján a hozzájárulás megadásához szükséges további adatok benyújtását kéri, a tájékoztatás megadásáról a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály gondoskodik. 47. Amennyiben a minisztérium az eljárás megindításához hozzájárul, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály intézkedik az eljárás megindítása iránt. Amennyiben a minisztérium az eljárás megindítását feltételhez vagy módosításhoz köti, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály a jelzett igénynek megfelelően az ajánlati, ajánlattételi, részvételi felhívást vagy dokumentációt módosítja, és jóváhagyásra felterjeszti az elnöknek, és azt követően intézkedik az eljárás megindítása iránt. 10. Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések 48. Amennyiben nem kell közbeszerzési eljárást lefolytatni, akkor a beszerzések során ezen alcím előírásait kell alkalmazni, figyelemmel az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzatáról, valamint a szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltakra. 49. A közbeszerzésen kívüli beszerzések vonatkozásában is be kell tartani a hatékony és felelős gazdálkodás követelményét. A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések során a Kbt.-ben rögzített összeférhetetlenségi szabályokat irányadónak kell tekinteni. 50. Amennyiben a beszerzés értéke nem éri el a 100 000 forintot (általános forgalmi adóval együttesen számítva), akkor a  beszerzéshez nem kötelező három ajánlatot kérni, hanem a kezdeményező által szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbbnek ítélt partnertől lehet a szolgáltatást igénybe venni vagy a terméket megvásárolni az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzatáról, valamint a szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltak betartásával. 51. Amennyiben a beszerzés értéke eléri vagy meghaladja a 100 000 forintot (általános forgalmi adóval együttesen számítva), akkor a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására az NKFI Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglalt vonatkozó rendelkezések irányadók. Az ajánlatok kiértékelésének szempontjai lehetnek különösen a termék vagy szolgáltatás ára, minősége, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok. A beérkezett ajánlatok kiértékelésére és a nyertes ajánlatról való döntéshozatalra az NKFI Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről szóló elnöki utasításban foglaltakat kell alkalmazni. 52. Amennyiben valamely okból nem lehetséges három ajánlat bekérése, ennek okait a kezdeményezőnek írásban dokumentálnia kell. Nem szükséges három ajánlat bekérése, ha a szerződés a) teljesítésére kizárólagosan egy szervezet vagy személy képes, b) tárgya ügyvédi megbízás, jogi szakértelmet igénylő feladat, egészségügyi szolgáltatás igénybevétele, c) a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény szerinti szakértők és testületi tagok felkérésére (megbízására) irányul, d) speciális szakértelemmel rendelkező természetes személy (így különösen adott szakterületen tudományos fokozatot szerzett személy) egyedi szellemi tevékenységével teljesíthető, e) megkötésére költségvetési szervvel kerül sor, f ) korábban kötött szerződés módosítására irányul. 53. A kezdeményező köteles a beszerzés teljes iratanyagát a Beszerzési és Üzemeltetési Osztályra ellenőrzés céljából benyújtani. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály megvizsgálja, hogy a beérkezett ajánlatok alapján a beszerzés becsült értéke megfelelően lett-e meghatározva, a három ajánlat bekérésének mellőzése a vonatkozó szabályzatokban, elnöki utasításokban foglaltaknak megfelelően történt-e, az ajánlatok alapján a felelős gazdálkodás szempontjából legmegfelelőbb partner került-e megjelölésre a javaslatban. Amennyiben a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vizsgálata szerint a szerződéses partner kiválasztása megfelelően történt, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője a javaslatot döntésre felterjeszti az elnök részére. Amennyiben a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vizsgálata szerint a szerződéses partner kiválasztása nem megfelelően történt, és így a beszerzés a javasolt partnerrel nem valósítható meg, a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály vezetője a szükséges feladatokról egyeztetést kezdeményez a beszerzés kezdeményezőjével, és tájékoztatja a megfelelő eljárásról. A Beszerzési és Üzemeltetési Osztály ellenőrzési hatásköre a kezdeményező által irányított szakterület felelősségi körébe tartozó, a beszerzéssel összefüggő szakmai kérdésekre nem terjed ki. Amennyiben a kezdeményező a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály véleményével nem ért egyet, az ügyet teljes iratanyagával együtt döntésre felterjeszti az elnöknek. 54. Amennyiben a beszerzés az egyes európai uniós alapokból származó támogatásból valósul meg, és az uniós vagy a projektelőírások az ezen alcímben szereplőeknél szigorúbb előírásokat tartalmaznak, akkor azon előírásokat kell megfelelően alkalmazni. 11. Ellenőrzés, dokumentálási rend 55. A jelen utasításban és a vonatkozó jogszabályokban foglaltak betartását és a közbeszerzéseket az NKFI Hivatal belső ellenőre a belső ellenőrzési tervben foglaltak szerint, valamint soron kívül ellenőrzi. 56. A közbeszerzési eljárásnak a Kbt. 34. § (1) bekezdésében foglaltak szerinti, az eljárás kezdeményezésétől a szerződés teljesítéséig dokumentált, az adott közbeszerzési eljárásra vonatkozó valamennyi iratát a Beszerzési és Üzemeltetési Osztály köteles összegyűjteni és megőrizni, a dokumentumokat a belső ellenőr vagy más ellenőrzésre jogosult kérésére átadás-átvételi jegyzőkönyvvel ellenőrzésre átadni vagy lehetővé tenni az elektronikus úton történő hozzáférést. 57. A Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti bejelentést az NKFI Hivatal képviseletében kizárólag az elnök tehet. Az NKFI Hivatal nevében eljáró, a közbeszerzési, beszerzési eljárásba bevont kormánytisztviselő a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a vagy az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikke szerinti rendelkezések nyilvánvaló megsértésének észlelése vagy annak alapos okkal történő feltételezése esetén az elnököt köteles értesíteni. 12. Záró rendelkezések 58. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 59. Jelen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően indított közbeszerzési eljárásokra kell alkalmazni. 60. Hatályát veszti a Nemzeti Innovációs Hivatal közbeszerzési szabályzatáról szóló 7/2014. (VI. 30.) NIH utasítás. Dr. Pálinkás József s. k., elnök