20/2015. (XI. 19.) NKFIH utasítása az ideiglenes külföldi és belföldi kiküldetések rendjéről, valamint az NKFI Hivatal költségvetése terhére biztosíto

20/2015. (XI. 19.) NKFIH utasítása az ideiglenes külföldi és belföldi kiküldetések rendjéről, valamint az NKFI Hivatal költségvetése terhére biztosított egyéb utazásokról. A tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-a és 8. § (1) bekezdése, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés c) pontja és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. A szabályzat hatálya 1. Jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) alkalmazási köre kiterjed a  Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) költségvetése terhére, továbbá az NKFI Hivatal által átvett pénzeszközökből finanszírozott vagy abból megelőlegezett belföldi és ideiglenes külföldi kiküldetések elrendelésére, lebonyolítására és elszámolására. A szabályzatot alkalmazni kell továbbá a szabályzat hatálya alá tartozó személyeket fogadó harmadik fél által finanszírozott ideiglenes külföldi kiküldetések elrendelésére és lebonyolítására is. 2. A szabályozás hatálya kiterjed az NKFI Hivatal kormánytisztviselőire, kormányzati ügykezelőire, munkajogviszonyban álló munkavállalóira, valamint az NKFI Hivatallal egyéb jogviszonyban álló személyekre. 2. Értelmező rendelkezések 3. Ezen utasítás alkalmazásában: a) ideiglenes külföldi kiküldetés: az NKFI Hivatal által meghatározott célból, illetve az NKFI Hivatal tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében történő, Magyarország területén kívüli munkavégzés (beleértve a képzést, továbbképzést, tapasztalatcserét), amelynek tervezett időtartama nem haladja meg a 3 hónapot; b) kiküldetési terv: a költségvetési évre vonatkozó ideiglenes külföldi kiküldetéseket a szabályzat szerint, táblázatos formában bemutató dokumentum; c) kiküldött: az NKFI Hivatal elnökének – vagy az általa felhatalmazott személy – elrendelése alapján ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy (ideértve a külsős kiküldöttet is); d) külsős kiküldött: az  NKFI Hivatallal kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló, az NKFI Hivatal elnökének – vagy az általa felhatalmazott személynek – elrendelése alapján ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy. II. Fejezet Az ideiglenes külföldi kiküldetésre vonatkozó szabályok 3. A kiküldetési terv 4. A Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának vezetője a  szervezeti egységek vezetőinek javaslatai alapján minden év december 15-ig a következő évre vonatkozó kiküldetési tervet készít. A kiküldetési tervben az előre nem tervezhető utazásokra legalább az  NKFI Hivatal költségvetésében kiküldetésekre rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 30%-ának megfelelő tartalékot kell képezni. 5. A kiküldetési tervnek kiküldetésenként tartalmaznia kell: a) a kiküldött (külsős kiküldött) nevét, szervezeti egységét; b) a kiutazás helyszínét; c) a kiküldetés tervezett időpontját; d) az utazás tervezett időtartamát; e) a kiküldetés célját; f ) az utazás tervezett költségét költségtételenként és összesen; g) a fedezet 6. pont szerinti forrását; h) az esetleges várható visszatérítés összegét. 6. Az ideiglenes külföldi kiküldetések költségeinek fedezete lehet: a) az NKFI Hivatal költségvetése; b) az Európai Uniótól közvetlenül kapott pénzeszköz (EU projektek); c) harmadik fél által történő finanszírozás; d) egyéb forrás (pontos forrásmegjelöléssel). 7. A kiküldetési tervet a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya és a Költségvetési Főosztály vezetőjének szignálása után a Hivatal elnöke hagyja jóvá. A jóváhagyott kiküldetési tervet az NKFI Hivatal belső Intranetes hálózatán közzé kell tenni. 8. A Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya a Gazdasági Osztály által készített kimutatás felhasználásával tárgyév június 30-ig értékeli a  kiküldetési terv végrehajtását, valamint a  rendelkezésre álló információk alapján felülvizsgálja, és szükség esetén (pl. új és módosult feladatok, tervezéskor még nem ismert adatok stb.) a  II. félévre vonatkozóan módosítja azt. A módosított kiküldetési tervet a 7. pontban meghatározottak szerint kell jóváhagyni. 4. A külföldi utazási engedély 9. A kiküldött – külsős kiküldött esetén a kapcsolattartásra kijelölt személy – az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt az 1. melléklet szerinti külföldi utazási engedélyt készít 1 példányban, amelyen fel kell tüntetni a 8. cím szerinti elszámolható költségeket, valamint röviden ismertetni kell a  kiküldetés indokoltságát, a  kiküldött feladatait és a  tárgyalási irányelveket. A  külföldi utazási engedélyhez 1 példányban csatolni kell a  kiküldetéshez kapcsolódó rendezvény napirendjét, valamint – amennyiben az rendelkezésre áll – a meghívólevelet. 10. Ha a kiküldött nem egyedül utazik, akkor a külföldi utazási engedély megfelelő rovatában szerepeltetni kell a vele együtt utazó nevét is. Abban az esetben is jelezni kell az együttutazót, ha az a kiküldöttel nem azonos időben indul vagy érkezik, de van olyan rendezvénye a kiküldetésnek, ahol együtt vesznek részt. 11. A külföldi utazási engedélyen minden várható költséget fel kell tüntetni. Az elszámolható költségeket jelen szabályzat 8. címe tartalmazza. A  várható költségek pontos meghatározására a  jóváhagyott kiküldetési terv szolgál iránymutatásként, amennyiben a  külföldi kiküldetés várható költsége ennél magasabb, azt az  indoklásban engedélyeztetni kell. A kiküldetési tervben nem szereplő út esetén előzetes ajánlatadás szükséges, amelyet az utazási szolgáltatások megrendeléséért felelős referens (a továbbiakban: utaztató) az  erre irányuló megkeresést követő 2  munkanapon belül megküld a  kiküldött részére. Ilyen esetben a  várható költségeket az  ajánlat alapján kell meghatározni, és az  ajánlatokat csatolni kell a  külföldi utazási engedélyhez. A  határidőben történő útindításkor az ajánlatkérés időigényét a kiküldött köteles figyelembe venni. 12. A külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni, hogy az  összes tervezett kiadásból mekkora összeg terheli az  NKFI Hivatalt, a  külső (fogadó) fél a  költségekből mennyit térít meg, valamint azt, hogy a  kiküldött a  kiküldetés során díjtalan ebédben vagy vacsorában részesül-e. 13. Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát lehetőleg úgy kell megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az  esetben, ha a  kiutazásra a  kiküldetési feladat kezdetének napját megelőző napon, illetve a  hazautazásra a  kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor – amennyiben a  közlekedési eszköz indulási ideje nem indokolja –, ennek indokoltságát a külföldi utazási engedélyen alá kell támasztani. 14. A külföldi utazási engedély iktatása során az  NKFI Hivatal iratkezelési szabályzata szerint kell eljárni azzal, hogy iratkezelőként minden esetben hozzá kell adni az utaztatót és az utazás pénzügyi elszámolásának feladatait végző munkatársat is. 5. Szakmai ellenjegyzés 15. A kiküldött közvetlen vezetője a külföldi utazási engedély megfelelő helyen történő aláírásával igazolja a kiküldetés szakmai indokoltságát (a továbbiakban: szakmai ellenjegyzés). A külföldi utazási engedély szakmai ellenjegyzésének legalább a kiküldetés megkezdése előtt 15 munkanappal meg kell történnie. 16. Amennyiben a szakmai ellenjegyzésre a kiküldetés megkezdése előtti 15 munkanapon belül kerül sor (a továbbiakban: késedelmes útindítás), a  külföldi utazási engedélyhez feljegyzést kell csatolni a  késés okának részletezésére. Késedelmes útindításnak minősül az is, ha a kiküldött a külföldi utazási engedélyt hiányos adattartalommal indítja, és a hiánypótlás a kiküldetés megkezdése előtt legkésőbb 15 munkanapig nem történik meg. 17. A szakmai ellenjegyzés során ellenőrizni kell, hogy a) a külföldi utazási engedélyen minden szükséges adatot feltüntettek; b) a kiküldetési tervben nem szereplő kiküldetés esetén a  9. és 11.  pontban leírt mellékleteket hiánytalanul csatolták; c) külső kiküldött esetén a megbízás vagy a meghatalmazás a vonatkozó belső szabályok szerinti rendelkezésre áll, és a szabályzat 5. mellékletében foglaltaknak megfelelő nyilatkozat aláírásra került; d) a kiküldött az előző kiküldetéséről az utazási jelentést elkészítette. 18. Szakmai ellenjegyzésre csak akkor kerülhet sor, ha a  külföldi utazási engedély a  17.  pont a)–d)  alpontjában meghatározott feltételeknek megfelel, ellenkező esetben azt a szakmai ellenjegyzést végző vezető köteles visszaadni a kiküldöttnek javításra, aki legfeljebb 2 munkanapon belül pótolja a hiányosságokat. 19. A szakmailag ellenjegyzett külföldi utazási engedélyt a szervezeti egység vezetője 2 munkanapon belül továbbítja a Költségvetési Főosztály részére pénzügyi ellenjegyzésre. 6. Pénzügyi ellenjegyzés 20. A Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya az átvételt követő 2 munkanapon belül ellenőrzi a fedezet meglétét, és előzetesen nyilvántartásba veszi a külföldi utazási engedély szerinti, tervezett kötelezettségvállalást. 21. A külföldi utazási engedély pénzügyi ellenjegyzésére a  gazdasági vezető vagy az  általa írásban meghatalmazott személy jogosult. A pénzügyi ellenjegyzést követő 2 munkanapon belül a Költségvetési Főosztály továbbítja a külföldi utazási engedélyt kötelezettségvállalásra. 7. Engedélyezés, kötelezettségvállalás 22. Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi. Az elnök ideiglenes külföldi kiküldetését az innovációs és általános elnökhelyettes engedélyezi. 23. Az engedélyezést követő 2 munkanapon belül az Elnöki Titkárság gondoskodik a külföldi utazási engedély utaztató részére történő továbbításáról, aki feltölti a  jóváhagyott külföldi utazási engedélyt az  NKFI Hivatal iratkezelő rendszerébe, majd továbbítja azt a Költségvetési Főosztály részére. A külföldi utazási engedélyt a kötelezettségvállalás dokumentumának kell tekinteni. 24. Az ideiglenes külföldi kiküldetés elutasításának tényét a külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni, amely alapján a kötelezettségvállalás a nyilvántartásból törlésre kerül. 8. Az elszámolható költségek 25. A kiküldöttet az  ideiglenes külföldi kiküldetése során felmerülő, 26.  pont szerinti, indokolt mértékű költségeinek fedezésére költségtérítés, valamint a 9. cím szerinti napidíj illeti meg. 26. A kiküldött az alábbi költségek megtérítésére jogosult: a) szállásköltség; b) a kiküldött lakóhelye és a kiküldetés helye között történő ki- és visszautazás költsége (beleértve a minibusz, illetve indokolt esetben a taxi költségét); c) az ideiglenes külföldi kiküldetés céljaként megjelölt rendezvény részvételi díja; d) az ideiglenes külföldi kiküldetés teljes időtartamára kiterjedő utazási biztosítás (baleset-, betegség-, poggyászbiztosítás); e) külföldi helyi és helyközi közlekedési eszköz költsége; f ) az NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei esetében – a Miniszterelnökséget vezető miniszter kormányváró használatára vonatkozó eseti engedélye alapján – repülőtéri kormányváró használati díja; g) hordárköltség, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott; h) túlsúlyköltség, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott; i) vízumköltség; j) hivatali reprezentáció, ajándék, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott; k) egyéb indokolt dologi költségek, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott. 9. A napidíj 27. A napidíj mértéke naptári naponként 40 euró. 28. A kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Az eltelt idő kiszámításának módja a következő: a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó tört rész – amennyiben az  legalább 8 óra – egész napnak számít. Fél naptári napként kell figyelembe venni azt a  napot, amelynek során a kiutazó 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb időt tölt külföldön. 29. A kiküldetés indulási, illetve érkezési ideje Magyarország államhatára átlépésének időpontja. Az államhatár átlépése időpontjának megállapítása szempontjából légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni. Vasúton és gépjárművel történő utazás esetén az államhatár átlépésének tényleges időpontja az irányadó. 30. Amennyiben a  kiküldött az  ideiglenes külföldi kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben és/vagy vacsorában részesült, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell a külföldi kiküldetés befejezését követően leadott, 4. melléklet szerinti nyilatkozat alapján. 31. A kiküldött a külföldi utazási engedélyen és a kiküldetés befejezését követően egyaránt köteles nyilatkozni arról, hogy a  kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben és/vagy vacsorában részesül(t)-e. A  nyilatkozatot a  kiküldetés befejezését követő 3 munkanapon belül a Költségvetési Főosztály részére kell leadni, és amennyiben a kiküldöttnek visszafizetési kötelezettsége keletkezik, azt a kiküldetést követő 5 munkanapon belül köteles teljesíteni. 32. A napidíjat az  ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt a  pénzkezelési szabályzatról szóló 4/2015. (V. 15.) NKFIH utasítás szerint (a továbbiakban: pénzkezelési szabályzat) kell kifizetni. A kifizetéséről a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya a kiküldetés megkezdése előtt legalább 2 munkanappal gondoskodik. 33. A külföldi utazási engedélyen a  kiküldött köteles nyilatkozni arról, hogy a  26.  pont b), e), g), i) és k)  alpontokban megjelölt elszámolható költségekre előleget igényel-e, vagy a  felmerült kiadások utólagos elszámolást követő átutalással történő teljesítésére tart-e igényt. Az előleg kifizetéséről a Gazdasági Osztály a kiküldetés megkezdése előtt legalább 2 munkanappal, a pénzkezelési szabályzat szerint gondoskodik. 34. A napidíjat a  Gazdasági Osztály számfejti a  központi illetményszámfejtő rendszerben. Az  NKFI Hivatal kormánytisztviselői, kormányzati ügykezelői és munkavállalói részére a  napidíj bruttó módon kerül kifizetésre, a  személyi jövedelemadó előlege pedig a  következő havi illetmény, illetve munkabér számfejtése során kerül levonásra. A  külsős kiküldöttek részére a  napidíj személyi jövedelemadóval csökkentett összege kerül kifizetésre. A napidíjakat terhelő járulékok befizetésére a központi illetményszámfejtő rendszerhez kapcsolódóan központilag kerül sor a nettó finanszírozás keretében. 10. Utazási költségek 35. A kiküldött turistaosztályra szóló repülőjegyre jogosult, magasabb komfortfokozatú jegyet abban az esetben lehet igénybe venni, ha a  járatok telítettsége miatt az  adott városba más módon nem lehet eljutni, és a  megjelenés mindenképpen szükséges az  NKFI Hivatal számára. Ezen alapelvtől kizárólag az  indoklás részben feltüntetett, kötelezettségvállaló által engedélyezett módon lehet eltérni. 36. Az NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei a négy órát meghaladó tengeren túli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál – a  Miniszterelnökséget vezető miniszter egyetértésével – magasabb komfortosztálynak megfelelő repülőjegyre jogosultak. 37. Vonattal történő utazás esetén a  kiküldöttek részére II. osztályú menetjegy, helyjegy vagy hálókocsipótjegy számolható el, kivéve ha a kötelezettségvállaló a külföldi utazási engedélyen jelzett és indokolt magasabb osztály beszerzését jóváhagyja. 38. Amennyiben a kiküldetés helyszíne tömegközlekedéssel nem, vagy csak jelentős nehézségek árán közelíthető meg, a  kiutazáshoz gépjármű is igénybe vehető. Gépjármű igénybevétele esetén a  gépjárművek igénybevételének és használatának rendjéről szóló NKFIH utasítás (a továbbiakban: gépjármű szabályzat) rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell. 39. Hordárköltség, túlsúlyköltség csak hivatalos küldemények szállítása esetén számolható el a  kötelezettségvállaló előzetes engedélye alapján. 40. Az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével kapcsolatos helyi közlekedés során elsősorban a  tömegközlekedési járműveket (metró, busz, vonat, minibusz, egyéb transzfer) kell igénybe venni. Igazoltan indokolt esetben (tömegközlekedéssel a helyszín nem, vagy csak nehézkesen közelíthető meg, a rendelkezésre álló idő túl rövid) taxi is igénybe vehető. Az  Európai Unió szervei által finanszírozott utazások esetén tömegközlekedési járműveket kell igénybe venni, tekintettel arra, hogy kizárólag ilyen típusú helyi közlekedési költségek kerülnek megtérítésre. 41. A kiküldetéssel kapcsolatosan nem számolható el a) az útlevél beszerzésével, meghosszabbításával kapcsolatos költségek (kivéve diplomata- és szolgálati útlevelek); b) a személyes szükséglet kielégítését szolgáló kiadások (pl. gyógyszer, ital, hotel minibár, ruházat stb.); c) a számlával nem igazolt költségek. 11. Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos napidíj, egyéb előlegek felvétele és a költségek elszámolása 42. A kiküldött a 3. melléklet szerinti formanyomtatványon a kiküldetés befejezését követő 8 munkanapon belül köteles – a  helyi tömegközlekedés költségeit kivéve – számlákkal alátámasztva elszámolni a  felmerült költségekkel. Amennyiben a kiküldött előleget vett fel, és visszafizetési kötelezettsége keletkezik, a kiküldetés befejezését követő 5  munkanapon belül köteles teljesíteni azt a  pénzkezelési szabályzat szerint. Aki az  elszámolási és visszafizetési kötelezettségét indokolatlanul határidőn túl teljesíti, a későbbiekben előlegben nem részesülhet. 43. Az elszámoláshoz csatolni kell a bizonylatokat, a menetjegyet, a szállodaszámlát és a dologi kiadásokra vonatkozó bizonylatokat, valamint a reptéri minibusz szelvényeit és az NKFI Hivatal nevére kiállított taxiszámlát. 44. Indokolt dologi költségeket (így különösen: részvételi díj, vásári belépő, telefon-, telefax-, internethasználat, 5 napnál hosszabb kiküldetés esetén mosatási és tisztítási szolgáltatás költségek) az utazás előtt a külföldi utazási engedélyen kell engedélyeztetni. 45. A külföldi kiküldetés költségelszámolásánál a  kiküldetés teljesítését igazolni kell. Az  igazoló személy a  kiküldött –  külsős kiküldött esetén a  kapcsolattartásra kijelölt személy – közvetlen vezetője, aki a  3.  melléklet megfelelő rovatának aláírásával a  térítésmentes étkezésről szóló nyilatkozat meglétét és az  abban foglaltak, valamint a meghívóban és/vagy programban foglaltak összhangját is tanúsítja. 46. Az utazás esetleges elmaradása esetén a felvett előleget 5 munkanapon belül vissza kell fizetni a házipénztárba. 47. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 6.  §. (4)  bekezdés b)  pontjában foglaltak szerint a magánszemély napidíjból származó bevételét a napidíj megszerzése napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamon kell forintra átszámítani és az átszámított összeg alapján megállapítani a fizetendő személyi jövedelemadót, valamint kifizetni, illetve elszámolni a napidíjat. A kiküldetés során felmerült egyéb dologi költségek elszámolása során a  költség felmerülése napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamot kell figyelembe venni, kivéve a VIP kártyával kiegyenlített költségeket, ahol az elszámolás a banki terhelésnek megfelelő árfolyamon történik. 12. Szakmai beszámoló 48. A kiküldött feladata ellátását a külföldi utazás befejezésétől számított 15 munkanapon belül kötelezően elkészített, a kiküldőhöz és másolatban a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya vezetőjéhez eljuttatott, iktatott 2. melléklet szerinti utazási jelentéssel igazolja. Az  utazási jelentést – a kiküldő által történt jóváhagyás után – az NKFI Hivatal belső Intranetes hálózatán közzé kell tenni. 49. Az utazási jelentésnek tartalmaznia kell a kiküldetés rövid szakmai összefoglalóját, ki kell térnie a képviseleti joggal felruházott munkatárs NKFI Hivatal nevében tett állásfoglalásaira, illetve minden olyan a kiküldetés során megtörtént eseményre, amely az  NKFI Hivatal tevékenységére hatással lehet. Az  utazási jelentéshez – amennyiben az  utazási jelentés készítésekor rendelkezésre áll – mellékelni kell a vonatkozó jegyzőkönyveket. 13. Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó szolgáltatások megrendelésének szabályai 50. Az NKFI Hivatal a  központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó költségvetési szerv. A  nemzetközi utazás szervezéséhez kapcsolódó szolgáltatások beszerzése központosított közbeszerzés keretében, az  erre a  célra rendszeresített számítógépes program használatával történik. A  beszerzések lebonyolítására az  utaztató, illetve az e feladatra felhatalmazott más munkatársak jogosultak. A feladatkört az érintett munkatársak munkaköri leírásában rögzíteni kell. 51. A központosított közbeszerzést az alábbi utazáshoz kapcsolódó szolgáltatások beszerzése esetén kell alkalmazni: a) repülőjegy; b) VIP váró; c) vonatjegy; d) szállás; e) utazási biztosítás; f ) túlsúlyjegy; g) gépjárműbérlés. 52. Az 51.  pontban meghatározott szolgáltatások megrendelését a  jóváhagyott külföldi utazási engedély alapján és a kiküldetés mellékelt programja ismeretében kell elvégezni. 53. A megrendelések során a központosított közbeszerzés keretében ajánlott legolcsóbb szolgáltatást kell választani. 54. A központosított közbeszerzés keretében történő ajánlatkérés során, amennyiben az aktív ajánlatok között a szükséges szolgáltatás nem elérhető, a számítógépes program ún. passzív felületén a szállítóktól egyedi ajánlatot kell kérni. 55. A fentiektől eltérni csak abban az  esetben lehetséges, ha a  központosított közbeszerzésen keresztül a  szükséges szolgáltatás nem elérhető. 56. A központosított közbeszerzés keretében elérhető legolcsóbb ajánlattól való eltérés indokát a  megrendeléskor a számítógépes programban rögzíteni kell. 14. A repülőjegy- és szállásrendelés során alkalmazandó szempontok 57. A repülőjegy és a  szállás megrendelését a  külföldi rendezvény programjának figyelembevételével kell elvégezni. A kiküldött számára biztosítani kell, hogy a) a célországba érkezést követően elég idő álljon rendelkezésre a rendezvény helyszínére történő eljutáshoz; b) a rendezvény befejezését követően elég idő álljon rendelkezésre a repülőtérre történő eljutáshoz. 58. Amennyiben a célállomáson több repülőtér is van, egynapos utazások esetén lehetőleg a rendezvény helyszínéhez közelebb eső repülőtérre érkező járatra kell jegyet rendelni. 59. Egynapos utazások során átszállás nélküli légi utazást kell biztosítani. Többnapos utazások esetén úgy kell repülőjegyet rendelni, hogy az átszállás időtartama lehetőleg ne haladja meg a) Európán belüli utazások esetén a 2 óra; b) Európán kívüli utazások esetén a 4 óra időtartamot. 60. A kiküldöttek számára 3 (indokolt esetben 4), legfeljebb 150 EUR/éj/szoba költségű szállodai elhelyezést kell biztosítani, lehetőség szerint a rendezvény helyszínétől legfeljebb 2,5 km, illetve 20 perc tömegközlekedéssel elérhető távolságra. Ettől eltérni az alábbi esetekben lehetséges: a) az elnök és elnökhelyettesek magasabb költségű, magasabb csillagbesorolású elhelyezést is igénybe vehetnek a jóváhagyott külföldi utazási engedélyen szereplő maximális keretösszeg erejéig; b) ha a rendezvénynek helyet adó városban csak 150 EUR/éj/szoba ár felett biztosítható a szállodai elhelyezés; c) ha a  rendezvénynek helyet adó városban csak magasabb kategóriájú szállással oldható meg a  kulturált elhelyezés; d) a kiküldött alacsonyabb kategóriájú szállást igényel; e) ha a kiküldetés 150 EUR/éj/szobánál magasabb költségű szálloda igénybevételét teszi szükségessé (a külföldi utazási engedélyen ennek tényét fel kell tüntetni, és indokolni kell), így különösen delegációval történő utazás vagy a rendezvény szervezői által biztosított szállás esetén, illetve 2 hetet meghaladó kiküldetés esetén, amely esetben a  kiküldetés időtartamától, jellegétől függően az  elhelyezés színvonala, költségének keretösszege egyedileg kerül megállapításra. 61. Ha a kiküldött egy adott repülőjáratra igényel repülőjegyet, illetve egy meghatározott szállodában kéri elhelyezését, ennek tényét és indokát a külföldi utazási engedélyen jelezni kell. 15. Az ideiglenes külföldi kiküldetésre vonatkozó egyéb rendelkezések 62. Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket és a kiküldetés során felmerülő költségtérítéseket személyenkénti lebontásban kell nyilvántartani. 63. A külsős kiküldöttek jelen szabályzat hatálya alá tartozó utaztatása esetén a szabályzat rendelkezéseit értelemszerűen alkalmazni kell. A  külsős kiküldött külföldi utazási engedélyéhez mellékelni kell a  külsős kiküldött által kitöltött 5. melléklet szerinti nyilatkozatot is. 64. Amennyiben az utazást a külföldi fogadó szervezet megtéríti, részére az átutaláshoz az NKFI Hivatal következő adatait kell megadni: Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Számlaszám: 10032000-00334820-00000000 IBAN szám: HU59 1003 2000 0033 4820 0000 0000 Swift kód: HUSTHUHB 65. Költségigazolás (Application for Reimbursement of expenses – Expert) kitöltése esetén kapcsolattartó személyként (contact person) a  kiküldött személyt kell megjelölni. A  kitöltött nyomtatványokat a  kincstári igazolás beszerzése céljából a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya részére kell leadni. III. Fejezet A belföldi kiküldetésre vonatkozó szabályok 16. A belföldi kiküldetések engedélyezése és elszámolása 66. Belföldön kiküldetést teljesít az a kormánytisztviselő, aki az NKFI Hivatal székhelyétől (Budapest) eltérő településen végez munkát. 67. A 100 000 Ft értéket el nem érő belföldi kiküldetést a nem vezető beosztású kiküldött közvetlen vezetője, a vezető beosztású kormánytisztviselők esetében a  gazdasági vezető, a  100 000 Ft értéket meghaladó belföldi kiküldetést az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi a Költségvetési Főosztály által erre rendszeresített formanyomtatványon, amely a kötelezettségvállalás dokumentumaként is szolgál. 68. A belföldi kiküldetés elszámolására a 67. pont szerinti formanyomtatvány megfelelő részét kell alkalmazni. 69. A kiküldött az engedély alapján a kiküldetést megelőzően előleget vehet fel utólagos elszámolási kötelezettséggel. A hazaérkezést követő 5 munkanapon belül az előleggel el kell számolni. 17. Belföldi napidíj 70. A kiküldetésben lévő kormánytisztviselőnek az élelmezésével kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés (a továbbiakban: belföldi napidíj) jár. 71. A belföldi napidíj mértéke a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott illetményalap egy munkanapra eső összegének 25%-a. Kiszámításánál havonta 21 munkanapot kell figyelembe venni, és azt tíz forintra felkerekítve kell megállapítani. Munkavállalók esetén a belföldi napidíj mértéke 500 forint. 72. A belföldi napidíj fele jár, ha a kiküldetésben töltött idő a 8 órát nem éri el. Nem számolható el belföldi napidíj, ha a kiküldetésben töltött idő nem éri el a 4 órát. Munkavállalók nem jogosultak belföldi napidíjra, ha a kiküldetésben eltöltött idő a 6 órát nem éri el, egyéb esetben a munkavállaló részére a belföldi napidíj teljes egészében jár. 73. Munkavállalók esetén az  adott napra vonatkozó belföldi napidíj mértékét 20%-kal csökkenteni kell, amennyiben a kiküldött részére az NKFI Hivatal szállást is foglal, és a szállásköltség a reggeli árát tartalmazza. 18. Szállásfoglalás 74. Többnapos rendezvény esetén, továbbá abban az esetben, ha a kiküldött a kiküldetés napján lakóhelyére nem tud visszatérni, a kiküldött részére az NKFI Hivatal szállást foglal. Belföldi szállásfoglalás során a gazdálkodásra vonatkozó szabályok szerint kell eljárni. 75. A szállásfoglalásra vonatkozóan a 60. pontban rögzített szempontokat kell alkalmazni. 19. A belföldi kiküldetések során igénybe vehető közlekedési eszközök 76. A belföldi kiküldetéshez elsősorban közforgalmú, menetrend szerint közlekedő tömegközlekedési eszközt kell igénybe venni. Az elnök és az elnökhelyettesek a belföldi kiküldetéseiket elsősorban hivatali gépjármű igénybevételével teljesítik. 77. A kiküldetések során a  helyközi hivatalos utazásokat lehetőleg vasúti vagy távolsági autóbuszjáratokkal kell lebonyolítani. Vasúton történő utazás esetében a II. osztályú teljes árú menetjegy, helyjegy, IC és más hasonló pótlék téríthető. A menetjegyek megvételekor az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított készpénzfizetési számlát kell kérni. 78. Amennyiben a kiküldetés helyszínén helyi tömegközlekedési eszköz nem áll rendelkezésre, taxi is igénybe vehető. 79. A helyi közlekedés költségét taxi esetében a számla, egyéb esetben a menetjegy leadása ellenében lehet megtéríteni. 80. Gépjárművel történő utazás esetén a gépjármű szabályzat rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell. 20. Szakmai beszámoló 81. A kiküldött a belföldi kiküldetés céljáról és a feladat ellátásáról feljegyzés formájában számol be közvetlen vezetője részére a kiküldetés befejezését követő 15 munkanapon belül. A feljegyzésnek tartalmaznia kell a kiküldetés rövid szakmai összefoglalóját, ki kell térnie a  képviseleti joggal felruházott munkatárs NKFI Hivatal nevében tett állásfoglalásaira, illetve minden olyan, a kiküldetés során megtörtént eseményre, mely az NKFI Hivatal tevékenységére hatással lehet. A feljegyzéshez mellékelni kell a vonatkozó jegyzőkönyveket. 21. Egyéb rendelkezések 82. A belföldi kiküldetésekre vonatkozóan az ellenjegyzési, érvényesítői és utalványozási jogköröket a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Gazdálkodási Szabályzata című 2/2015. elnöki utasítás (a továbbiakban: Gazdálkodási szabályzat) határozza meg. 83. Az előleg felvételének és elszámolásának módját a pénzkezelési szabályzat szabályozza. IV. Fejezet Az NKFI Hivatal költségvetése terhére szervezett egyéb utazások 84. Az NKFI Hivatal állományába nem tartozó személyek (a továbbiakban: utazó) javára, az NKFI Hivatal által szervezett eseményen való részvétel érdekében és az NKFI Hivatal költségvetése terhére szervezett utazásokra a jelen fejezet rendelkezései szerint kell eljárni. 85. Az utazó utazásával, elszállásolásával és az  ezekhez kapcsolódó szolgáltatások megrendelésével kapcsolatos költségeket csak abban az esetben lehet elszámolni az NKFI Hivatal költségvetése terhére, amennyiben azokat a jelen fejezet szerint rendelték meg, fizették ki. 86. A nemzetközi utazással kapcsolatos szolgáltatásokat az utaztató rendeli meg a szabályzat II. Fejezete rendelkezéseinek megfelelő alkalmazásával. 87. A szállást az utazóval való kapcsolattartásért felelős személy a Gazdálkodási szabályzatban foglaltak alkalmazásával rendeli meg azzal, hogy a szálláshely kiválasztása során a 60. pont rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell. 88. Az NKFI Hivatal elnökének erre irányuló külön engedélye nélkül az utazó által vásárolt szállás és utazási költségek nem téríthetők meg. Az engedélyt a szolgáltatás megrendelését megelőzően kell beszerezni, és gondoskodni kell arról, hogy az utazó a szolgáltatások megrendelése során keletkező számlákat az NKFI Hivatal nevére állíttassa ki. 89. A jelen fejezet szerinti utazásokkal kapcsolatban napidíj nem számolható el. V. Fejezet Záró rendelkezések 90. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 91. Jelen utasítás rendelkezéseit csak a hatálybalépését követően elrendelt kiküldetések esetén kell alkalmazni. 92. Hatályát veszti a  külföldi és belföldi kiküldetések engedélyezésének, lebonyolításának és költségtérítésének szabályzata című 16/2013. számú elnöki utasítás. Dr. Pálinkás József s. k., elnök