13/2015. (VI. 22.) GVH utasítása a Gazdasági Versenyhivatal közszolgálati adatvédelmi szabályzatáról.

13/2015. (VI. 22.) GVH utasítása a Gazdasági Versenyhivatal közszolgálati adatvédelmi szabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 177.  § (4)  bekezdése alapján, a  Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló 14/2014. (X. 15.) GVH [13/2014. (X. 22.) GVH] utasítás 80.  § 15. és 16.  pontjában foglalt tárgykörben –  a  közszolgálati tisztviselők személyi irataira, a  közigazgatási szerveknél foglalkoztatott munkavállalók személyi irataira és a  munkaügyi nyilvántartásra, a  közszolgálati alapnyilvántartásra és közszolgálati statisztikai adatgyűjtésre, valamint a  tartalékállományra vonatkozó egyes szabályokról szóló 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet rendelkezéseire figyelemmel  – a Gazdasági Versenyhivatal közszolgálati adatvédelmi szabályzatát az alábbiak szerint állapítom meg: 1. A szabályzat hatálya 1. § (1) A szabályzat hatálya a Gazdasági Versenyhivatal (a továbbiakban: Hivatal) köztisztviselőire, közszolgálati ügykezelőire, munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira, a prémiumévek programról és a különleges foglalkoztatási állományról szóló 2004. évi CXXII. törvény szerint prémiumévek programban részt vevő köztisztviselőire (a  továbbiakban együtt: munkatárs), a pályázati eljárásban részt vevőkre, a kiválasztási adatbázisban szereplő jelentkezőkre, továbbá azokra a tartalékállományba helyezett köztisztviselőkre terjed ki, akiknek a Hivatal számára az erre a célra szolgáló rendszeren (a továbbiakban: TARTINFO-rendszer) váltak hozzáférhetővé az adatai. (2) A szabályzat hatálya kiterjed a közszolgálati jogviszonnyal, munkaviszonnyal (beleértve az azok létesítésével összefüggő pályázati vagy egyéb kiválasztással) kapcsolatos személyes adatok, személyi iratok kezelésével összefüggő ügyviteli és informatikai folyamatokra, annyiban, amennyiben azokat más normatív utasítás, így különösen a) a Hivatal szervezeti és működési szabályzata, többek között a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos adatok, dokumentumok és a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos eljárások tekintetében, b) a Hivatal belső eljárásrendje, c) az iratkezelési szabályzat, d) az informatikai rendszerhasználati és informatikai biztonsági szabályzat, többek között az elektronikus levelezőrendszer és az internet használatával és annak ellenőrzésével összefüggő kérdések, illetve a tevékenység naplózása tekintetében, e) a közszolgálati szabályzat, többek között a munkaidő ellenőrzése és nyilvántartása, a munkatársak be- és kilépésének rögzítése, a kiválasztási eljárás során a Hivatal kezelésébe kerülő személyes adatok kezelése tekintetében, f ) az egyéni teljesítménykövetelmények meghatározásának és a munkatársak egyéni teljesítményértékelésének, illetve minősítésének rendjéről szóló szabályzat, g) a munkaidő-ráfordítást nyilvántartó program részletes szabályait megállapító utasítás nem szabályozza. 2. Az érintett jogai 2. § (1) Az érintett a személyes adatai kezelésével kapcsolatban az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) alapján őt megillető jogokat írásbeli kérelem alapján közvetlenül, a szolgálati út betartása nélkül gyakorolhatja annál a személynél, aki az adott személyes adatának kezeléséért felelős szervezeti egységen belül munkaköre alapján a személyes adatot kezeli. A kérelmet soron kívül teljesíteni kell, ha az egyértelmű megítélésű, és a soron kívüli teljesítés nem okoz az adatot kezelő személy rendes munkavégzésében számottevő fennakadást. Egyébként a kérelemről az adatot kezelő személy három munkanapon belül dönt, és a kérelem teljesíthetőségéről írásban tájékoztatja az érintettet. Ebben az esetben a kérelmet – teljesíthetősége esetén – ésszerű időn belül, az érintett érdekeit és a kérelem teljesítésének időigényét figyelembe véve a lehető leghamarabb kell teljesíteni. (2) A kérelem teljesíthetőségével kapcsolatos kérdés esetén a Hivatal szervezetei és működési szabályzatában kijelölt belső adatvédelmi felelős állásfoglalását kell kérni. (3) Az érintett a személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogainak sérelme esetén, vagy ha úgy véli, hogy az adatkezelés jogellenes, a Hivatal belső adatvédelmi felelőséhez fordulhat. 3. § (1) Az érintett a saját személyi iratába, a közszolgálati alapnyilvántartás rá vonatkozó részébe, valamint a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, iratokba – ha törvény nem zárja ki – jogszabályban és normatív utasításban meghatározottak szerint betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot készíthet vagy kérhet, illetve kérheti az adatai helyesbítését, és – a kötelezően nyilvántartott adatok kivételével – adatai törlését vagy zárolását. (2) Az érintett a személyi iratba történt betekintésről, az abból történt adatszolgáltatásról, valamint a személyi anyagának más szervhez történt megküldéséről a Humánerőforrás Iroda vezetőjétől vagy munkatársától kérhet tájékoztatást. A Humánerőforrás Iroda munkatársa ebből a célból adattovábbítási és betekintési nyilvántartást vezet. (3) Ha az érintett a személyi anyagában vagy a személyi anyagával együtt őrzött iratban szereplő adat helyesbítését vagy törlését kéri, és kérelmének a Humánerőforrás Iroda vezetője helyt ad, a Humánerőforrás Iroda vezetője az eredeti iratra kézzel rávezeti a változást, és azt szignóval látja el. Ha a változás mértéke indokolja, új változatot kell készíteni, amelyen fel kell tüntetni, hogy az az eredeti irat helyesbítéseként jött létre. Az új változatból az eredeti irattal azonos számú példányt kell kiadmányozni, és azt az eredeti irat címzettjeinek át kell adni, illetve az ügyiratban vagy a személyi anyagban el kell helyezni. 4. § (1) Az érintett felelős azért, hogy az általa szolgáltatott adatok pontosak, teljesek és időszerűek legyenek. Ha az adat hitelességét igazolni kell, az érintett a hitelesség követelményét előíró jogszabálynak megfelelően eredeti vagy másolati példányban köteles benyújtani vagy bemutatni az adat hitelességét igazoló okiratot. (2) Ha az érintett a Hivatal által kért adat közlését megtagadja, a megtagadás tényéről és indokáról tájékoztatja a belső adatvédelmi felelőst, aki megvizsgálja az adatkezelés jogalapját és állást foglal az adatközlés megtagadásának jogszerűségéről. 3. A személyes adatok kezelésének jogszerűségéért való felelősség 5. § (1) A közszolgálati jogviszonnyal vagy munkaviszonnyal összefüggésben a Hivatal kezelésében lévő személyes adatok kezelésének jogszerűségéért az a személy felelős, aki munkaköre alapján az adatot kezeli. (2) A Hivatal által az érintett hozzájárulása alapján kezelt személyes adat esetében az adatot munkaköre alapján kezelő személy felelős azért, hogy az érintett adatkezeléshez adott hozzájárulása megfelelő tájékoztatáson alapuljon, és egyébként alkalmas legyen a hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségének megalapozására. (3) A munkaköre alapján személyi iratot kezelő személy köteles a személyi iratot zárható helyen őrizni oly módon, hogy az jogosulatlan személy számára ne váljon hozzáférhetővé. (4) A személyi anyag részét képező irathoz való hozzáférési szabályokat az irat tervezetére is alkalmazni kell, a tervezethez való hozzáférés jogszerűségét a tervezetet előkészítő személynek kell biztosítania. 4. A személyi anyag és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi irat kezelésére vonatkozó adatvédelmi szabályok 6. § (1) A személyi anyagot és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratot a Humánerőforrás Iroda munkatársa kezeli. (2) A Humánerőforrás Iroda munkatársa összeállítja és az erre a célra rendszeresített személyi iratgyűjtőben rendezi a személyi anyagot, valamint vezeti a 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet 7. § (4) bekezdése szerinti tartalomjegyzéket és a betekintési lapot. (3) Az érintett személyi anyagával együtt, ugyanazon személyi iratgyűjtőben kell őrizni a) a korábbi munkaviszony vagy szolgálati jogviszony megszűnésekor kiállított jogviszony igazolás másolatát, b) a munkatárs nyilatkozatát a közszolgálati alapnyilvántartás tartalmát képező adatokról, c) a közszolgálati szabályzatban meghatározott, a belső hálózaton közzétett adatlapot kitöltve, d) a munkabér vagy illetmény folyószámlára utalásához szükséges nyilatkozatokat, e) a cafetéria juttatások vagy egyéb, nem rendszeres juttatások nyújtásához vagy igénybevételéhez szükséges egyéb nyilatkozatokat, f ) a munkatárs hozzájáruló nyilatkozatát arról, hogy fényképét a Hivatal belső telefonkönyvében a Hivatal más munkatársai számára közzétegyék, g) az érintett hozzájárulása alapján kezelt egyéb személyi iratot. 7. § (1) A személyi iratgyűjtőt a Humánerőforrás Iroda vezetője az irodájában lévő szekrényben elzárva tartja. A szekrény kulcsát a Humánerőforrás Iroda vezetője, távolléte esetén az általános helyettesítési rend szerint a Humánerőforrás Iroda munkatársa őrzi. (2) A személyi iratgyűjtőben tárolt személyi iratot csak a kezeléshez szükséges esetben és ideig lehet a tárolásra szolgáló helyről elvinni. Munkaidő végén a személyi iratot vissza kell vinni és el kell zárni a tárolására szolgáló szekrényekben. (3) A személyi iratgyűjtők tárolására szolgáló szekrény kulcsának másolatát a főtitkár őrzi lezárt borítékban. Szükség esetén a főtitkár az általa kijelölt személynek átadja a kulcs másolatát, ha a személyi iratgyűjtőhöz hozzá kell férni, és az (1) bekezdés szerinti személy távolléte vagy egyéb ok miatt a kulcs eredeti példánya nem hozzáférhető. A kulcs másolatának időpontját és indokát, a kulcsot átvevő személy megjelölését, valamint a szekrényben tárolt iratokhoz való hozzáférés körét dokumentálni kell, arról a főtitkár a Humánerőforrás Iroda vezetőjét tájékoztatja. 8. § (1) A munkaköre alapján – a személyi anyag iratain és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratokon kívül – személyi iratot kezelő köztisztviselőnek lehetőség szerint külön irodahelyiséget kell biztosítani. Ha nem biztosítható kizárólagos használatban álló irodahelyiség, közös irodában csak a munkakörük alapján azonos típusú személyi iratot kezelő köztisztviselők munkaállomását lehet elhelyezni. (2) A személyi irat őrzési helye szerinti irodában csak a személyi iratot kezelő köztisztviselő jelenlétében lehet tartózkodni. Személyi irathoz való hozzáférés esetén a személyi iratot kezelő köztisztviselőn kívül csak az érintett és az irat megismerésére jogosult személy lehet jelen. (3) A központi irattárból személyi iratot csak a Humánerőforrás Iroda munkatársa kölcsönözhet. 9. § (1) A kiadmányozott személyi iratot az érintett részére postán kell kézbesíteni, vagy a Hivatalon belül – előzetes egyeztetés alapján – az érintett tevékenységét közvetlenül irányító vezető vagy a Humánerőforrás Iroda munkatársa útján kell átadni. (2) A személyi irat postai kézbesítése vagy Hivatalon belüli átadása kizárólag lezárt borítékban, a címzett saját kezű felbontásának megjelölésével történhet. (3) Ha a személyi irat kézhezvételekor a címzett észleli, hogy a boríték, a csomag vagy az adathordozó oly módon sérült, hogy a személyi irat tartalmát arra nem jogosult személy megismerhette, vagy egyébként más erre utaló jelet észlel, ezt haladéktalanul jelzi a feladónak. Hivatalon belüli adattovábbítás esetén a Humánerőforrás Iroda vezetőjét is tájékoztatni kell. 5. A közszolgálati alapnyilvántartás 10. § (1) A közszolgálati alapnyilvántartást a Humánerőforrás Iroda munkatársa vezeti. E feladatkörében a) biztosítja, hogy a közszolgálati alapnyilvántartás megbízható és naprakész legyen, b) biztosítja a közszolgálati alapnyilvántartásban szereplő személyes adat kezelésének jogszerűségét, c) gondoskodik a közszolgálati alapnyilvántartásban lévő adatok biztonságáról, azoknak a technikai, szervezési intézkedéseknek és eljárási szabályoknak az alkalmazásáról, amelyek az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok érvényre juttatásához szükségesek, különösen, amelyek védelmet biztosítanak a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, véletlen megsemmisülés és sérülés, az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen, d) ellátja a közszolgálati alapnyilvántartásba való betekintési jog gyakorlásával kapcsolatos feladatokat, e) nyolc napon belül átvezeti a közszolgálati alapnyilvántartásban az érintett által bejelentett adatváltozást, f ) módosítja a közszolgálati alapnyilvántartást, ha az az érintett adatkezeléssel összefüggő jogának gyakorlása nyomán szükséges. (2) A közszolgálati alapnyilvántartásban nyilvántartott adatokról a Kttv. 180. § (1) bekezdése alapján betekintésre jogosult személyek betekintési joguk gyakorlása érdekében a Humánerőforrás Iroda munkatársától másolatot kérhetnek. (3) A köztisztviselő köteles a közszolgálati alapnyilvántartás adatkörét érintő változást – a változás tényét igazoló irat másolatának becsatolásával egyidejűleg – 8 napon belül bejelenteni a Humánerőforrás Iroda részére. (4) A Kttv. 178. § (1) bekezdése szerinti közszolgálati statisztikai adatgyűjtés keretében az adatszolgáltatást elektronikusan, az erre szolgáló informatikai rendszerben, a Kttv. szerinti személyügyi központ által közölt módon a Humánerőforrás Iroda munkatársa teljesíti (a továbbiakban: KSA adatszolgáltatás). A rendszerbe való bejelentkezésre szolgáló KSA-kód és jelszó más személy részére nem hozzáférhető. 6. Az elektronikus személyügyi nyilvántartó program 11. § (1) A Hivatalban a közszolgálati alapnyilvántartás elektronikus vezetése és egyéb humánerőforrás gazdálkodási feladatok elektronikus kezelése érdekében egyedi hozzáférésű integrált személyügyi nyilvántartó szoftver (JDolBer integrált humánügyviteli rendszer; a továbbiakban: személyügyi nyilvántartó program) működik. A személyügyi nyilvántartó program dokumentációját meg kell őrizni. (2) A személyügyi nyilvántartó programban a Humánerőforrás Iroda vezetője rendelkezik adminisztrátori jogosultsággal. E jogosultsági körben a Humánerőforrás Iroda vezetője ad hozzáférési jogosultságot annak, akinek munkaköre alapján a személyügyi nyilvántartó programot alkalmaznia kell (a továbbiakban: felhasználó). A felhasználói jogosultság terjedelmét a Humánerőforrás Iroda vezetője egyedileg határozza meg oly módon, hogy a felhasználó csak a munkaköréből következő célból, munkaköri feladatai ellátásához szükséges mértékben férjen hozzá a rendszerben tárolt személyes adatokhoz. (3) A személyügyi nyilvántartó programban a) a Humánerőforrás Iroda vezetője és a Humánerőforrás Iroda munkatársa ügyintézői jogosultsággal b) a Költségvetési Iroda vezetője és a Főtitkár olvasási jogosultsággal rendelkezik. (4) A személyügyi nyilvántartó program által kezelt rendszer vagy annak bármely eleme csak az ügyintézői jogosultsággal rendelkező személy felhatalmazásával változtatható meg, amelyet ellenőrizni kell. (5) A rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó (hagyományos vagy számítástechnikai eszközzel olvasható) dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy elveszítésük, lecserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen, olyan tervet kell kidolgozni, amely a számítástechnikai eszközök előre nem látható üzemzavarának hatását ellensúlyozni képes intézkedéseket tartalmaz. (6) Az adatfeldolgozás során nyomtatással keletkezett hibás vagy feleslegessé vált, aktualitását vesztett listákat, táblázatokat, nyomtatványokat, képernyő kivonatokat és egyéb dokumentumokat meg kell semmisíteni, azokat kidobni vagy bezúzás nélkül elszállítani tilos. (7) A személyügyi nyilvántartó programra, illetve a közszolgálati alapnyilvántartást tartalmazó számítógépes adatbázishoz való hozzáférésre egyebekben a Hivatal informatikai rendszerhasználati és biztonsági szabályzatának rendelkezései az irányadóak. 7. Az állománytábla 12. § (1) A Humánerőforrás Iroda munkatársa a Hivatal személyi állományára vonatkozó humánerőforrás adatok bemutatása érdekében havi rendszerességgel, a tárgyhónap utolsó napját követő öt munkanapon belül állománytáblát készít a főtitkár számára. (2) Az állománytábla szervezeti egységenkénti bontásban tartalmazza a köztisztviselők kinevezése szerinti szervezeti egységét, munkakörét, besorolását, besorolásuk szerinti illetményét illetményelemenkénti bontásban, valamint a főtitkár által meghatározott, a Hivatal személyi állományára vonatkozó egyéb adatot. Az állománytáblában fel kell tüntetni a tárgyhónap záró állapotának megfelelő létszámadatokat és az üres álláshelyek számát. (3) Az állománytáblát a Humánerőforrás Iroda munkatársa a tárgyhónap utolsó napján hatályos adatok alapján állítja össze, és elektronikus úton, közvetlenül küldi meg a főtitkár számára. A főtitkár az állománytáblát az elnök számára továbbítja. (4) Az állománytáblákat elektronikus formában, dátum szerint rendezve a Humánerőforrás Irodához rendelt nem nyilvános hálózati mappában hat évig kell megőrizni. 8. A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítését megelőző eljárásra vonatkozó adatkezelési szabályok 13. § (1) A Hivatalnál betöltendő álláshelyekre kiírt pályázatokra beérkezett, valamint a kiválasztási eljárás során keletkezett iratokat személyi iratként kell kezelni. Ha a kiválasztási eljárás során beérkező irat nem a Humánerőforrás Irodára vagy a humaneroforras@gvh.hu e-mail címre érkezik, azt érkeztetés után a Humánerőforrás Iroda munkatársa részére kell átadni. (2) Közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítése esetén az addig elektronikusan kezelt iratokat ki kell nyomtatni, és az egyéb személyi iratokkal együtt a személyi anyagban kell elhelyezni. (3) A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítésének elmaradása esetén a döntés meghozatalától számított tizenöt napon belül a Humánerőforrás Iroda munkatársa gondoskodik – az érintett rendelkezése szerint – az érintett önéletrajzának a kiválasztási adatbázisba történő felvételéről, a kiválasztási eljárás során az érintett által benyújtott iratok visszaküldéséről vagy megsemmisítéséről, illetve a más szervtől kapott személyi anyagnak az érintett szervhez való visszaküldéséről. (4) Az elbírálás során keletkezett, személyazonosításra alkalmatlan összefoglaló adatokat a Humánerőforrás Iroda munkatársa a pályázati eljárás dokumentációjában megőrzi. (5) A kiválasztási eljárás során keletkezett személyes adatok kezelésére és a kiválasztási adatbázisra vonatkozó szabályokat a közszolgálati szabályzat határozza meg. 14. § A Kttv. 258. §-a szerint foglalkoztatott közszolgálati munkavállaló személyi iratai kezeléséhez adott írásbeli hozzájárulását a munkaszerződés megkötése előtt szerzi be a Humánerőforrás Iroda. 9. A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnésével összefüggő adatkezelési szabályok 15. § A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnése esetén a személyi iratgyűjtő tartalomjegyzékét és a betekintési lapot a Humánerőforrás Iroda munkatársa lezárja. A lezárt személyi anyagot a jogviszony megszűnését követő tizenöt nap eltelte után a központi irattárba adja. Az irattárba helyezés előtt az iratgyűjtő tartalomjegyzékén fel kell tüntetni az irattározás tényét, időpontját és az iratkezelő aláírását. 16. § (1) Végleges közigazgatási áthelyezés esetén a Humánerőforrás Iroda munkatársa a lezárt tartalomjegyzéket és betekintési lapot, valamint a személyi anyagot és a munkatárs által önként átadott, a személyi anyaggal együtt tárolt személyi iratokat tartalmazó személyi iratgyűjtőt átadás-átvételi jegyzékkel együtt az áthelyezés időpontját követő munkanapon megküldi az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szerv humánerőforrás-feladatokat ellátó szervezeti egységének vagy munkatársának. (2) Áthelyezés esetén a Humánerőforrás Iroda a lezárt tartalomjegyzékről és a személyi anyagban tárolt iratokról egyszerű másolatot készít, amelyet a központi irattárba ad. (3) A személyi anyag átadása során úgy kell eljárni, hogy az átadás és az átvétel időpontja, valamint az átadó és az átvevő személye bizonyítható legyen, ideértve a tértivevényes küldeményként való kézbesítést, illetve az átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vagy postakönyvvel való átadást is. 10. A TARTINFO rendszer 17. § (1) A 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet szerinti TARTINFO rendszerhez a Humánerőforrás Iroda vezetője és munkatársa rendelkezik hozzáférést biztosító azonosítóval, a TARTINFO azonosító más személy részére nem hozzáférhető. (2) A TARTINFO rendszerrel kapcsolatos feladatokat a Humánerőforrás Iroda munkatársa, vagy a Humánerőforrás Iroda vezetője látja el. A köztisztviselő tartalékállományba helyezése esetén a Humánerőforrás Iroda munkatársa a jogszabályban előírtak szerint a) öt munkanapon belül rögzíti a TARTINFO rendszerben az érintett Kttv. 3. mellékletében meghatározott adatait, b) megszerzi az érintett írásbeli hozzájárulását a 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet 20. § (5) bekezdése szerinti adattovábbításhoz, c) megkeresi a személyügyi központot a 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet 20. § (1) bekezdés alapján, d) átvezeti a Hivatal adataiban történt változást a TARTINFO rendszerben a 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet 22. § (1) bekezdése szerint, e) rögzíti és törli a betöltetlen álláshely adatait a 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet 23. §-ában foglaltak szerint. 11. A köztisztviselők nemzetbiztonsági vizsgálatával kapcsolatos adatkezelési szabályok 18. § (1) A nemzetbiztonsági ellenőrzés alá eső személy számára a Humánerőforrás Iroda vezetője megküldi a biztonsági kérdőívet, tájékoztatja a változásbejelentési kötelezettségről, az e kötelezettség alá eső lényeges adatokról, valamint arról, hogy az érintett írásbeli hozzájárulása esetén a személyügyi nyilvántartásban szereplő adatban bekövetkezett változásról az érintett helyett tájékoztatja a nemzetbiztonsági szolgálatot. A változás-bejelentésre szolgáló adatlapot és a személyügyi nyilvántartásból változás esetén a nemzetbiztonsági szolgálatnak adott tájékoztatáshoz való írásbeli hozzájárulás mintáját a Humánerőforrás Iroda saját hálózati mappájában minden munkatárs számára hozzáférhetővé teszi. (2) A biztonsági kérdőívet az érintettnek nyolc munkanapon belül ki kell töltenie. A kitöltött biztonsági kérdőívet és a  változás bejelentési adatlapot lezárt borítékban kell a Humánerőforrás Iroda vezetője számára eljuttatni, aki azt a nemzetbiztonsági szolgálat számára haladéktalanul továbbítja. (3) A nemzetbiztonsági vizsgálat eredményét tartalmazó biztonsági szakvélemény másolatát a Humánerőforrás Iroda vezetője átadja az ellenőrzés alá vont köztisztviselő részére. A Humánerőforrás Iroda vezetője a biztonsági szakvéleményt az érintett személyi anyagával együtt őrzött személyi iratok között helyezi el. A Humánerőforrás Iroda vezetője a biztonsági szakvéleményekről – azok tartalmára való utalás nélkül – névsor szerinti elektronikus nyilvántartást vezet, amely tartalmazza a szakvélemény számát, dátumát és a változás bejelentési kötelezettség teljesítésének időpontját is. 12. A munkaköri orvosi alkalmassági véleményre vonatkozó adatkezelési szabályok 19. § (1) A köztisztviselők munkaköri alkalmassági vizsgálatának érvényességéről és a soron következő vizsgálat esedékes időpontjáról a Humánerőforrás Iroda munkatársa névsor szerinti nyilvántartást vezet. A Humánerőforrás Iroda munkatársa az alkalmassági vizsgálat érvényességének lejárta előtt legalább tizenöt nappal tájékoztatja az érintettet az orvosi vizsgálat esedékességéről, előkészíti a beutalót, és azt kiadmányozást követően haladéktalanul eljuttatja az érintett részére. (2) A munkaköri alkalmassági vizsgálat eredményét a személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratok között kell elhelyezni, kezelésére a személyi anyag irataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. 13. A hivatali belső telefonkönyvben és a hálózati szervereken tárolt személyes adatok kezelése 20. § (1) A Hivatal belső hálózatán a munkatársak által hozzáférhető belső telefonkönyvet vezet a Hivatal állományába tartozó személyek alábbi adatairól: a) név, b) szervezeti egység, c) a szoba száma, d) telefonszám és mellék, e) e-mail cím, f ) munkakör. (2) A telefonkönyv tartalmazza az érintett személyi anyagában található, vagy a szolgálati igazolványhoz készített fényképet is, ha ahhoz a köztisztviselő előzetesen írásban hozzájárult. (3) A telefonkönyvben szereplő adatokat az Informatikai és Iratirányítási Iroda munkatársa veszi fel, módosítja vagy törli a Humánerőforrás Iroda munkatársának írásbeli megkeresése alapján, a megkeresésben foglaltak szerint. (4) A Humánerőforrás Iroda munkatársa az érintett munkába lépését követő öt munkanapon belül továbbítja az Informatikai és Iratirányítási Iroda munkatársának a telefonkönyvbe feltöltendő adatokat és fényképet. Az érintett közszolgálati jogviszonyának vagy munkaviszonyának megszűnése esetén a Humánerőforrás Iroda munkatársa a jogviszony megszűnése előtt megkeresi az Informatikai és Iratirányítási Iroda munkatársát a telefonkönyv érintettre vonatkozó adatainak törlése érdekében. Az adatok a jogviszony megszűnését követő naptól nem lehetnek hozzáférhetők. (5) A Hivatal belső hálózatán tárolt egyéb személyes adatokkal kapcsolatban – ideértve az érintettről készített fényképet vagy egyéb, a munkavégzéssel nem közvetlenül összefüggő személyes adatot is – az érintett jogainak gyakorlására vonatkozó szabályokat megfelelően alkalmazni kell. 14. A Hivatal területén üzemeltetett kamerás megfigyeléssel kapcsolatos tájékoztatás 21. § (1) A Hivatal területén és annak közvetlen közelében biztonsági célú kamerás megfigyelőrendszer működik, amely lehetővé teszi a rögzítést, valamint a portaszolgálatra bekötött monitorok segítségével a valós idejű megfigyelést. (2) A megfigyelőrendszer részeként a) a Hivatal épületén kívül két kamera irányul a Hivatal épületének Alkotmány utcai, illetve Honvéd utcai falfelületére, b) a földszinten ba) egy kamera közvetlenül a bejáratra, bb) egy kamera a bejárat utáni folyosóra, bc) három kamera az előtérre és a recepcióra, bd) egy kamera a versenytanácsi tárgyalóra, be) egy kamera a konferenciaterem előtti térre irányul, c) a harmadik emeleten ca) egy kamera a körfolyosó lépcsők és felvonó felőli szakaszára, cb) egy kamera a Versenytanács irattárának ajtajára, cc) egy kamera a teherfelvonó melletti bejárati ajtóra irányul, d) a negyedik emeleten egy kamera a felvonó előterére irányul. (3) A (2) bekezdés d) pontban meghatározott kamera felvételeit kivéve a kamerák által rögzített képet a portaszolgálaton üzemeltetett eszközön a Hivatal tíz napig tárolja. (4) Az (1) és (3) bekezdéstől eltérően a (2) bekezdés d) pontban meghatározott kamera a Nemzetgazdasági Minisztérium monitorszobájába van bekötve, és a megfigyelést és rögzítést a Nemzetgazdasági Minisztérium végzi. (5) A Hivatal épületének harmadik emeletén a körfolyosóról nyíló bejáratnál videotelefon rendszer működik, amely lehetővé teszi a videotelefonon bejelentkező vendég megfigyelését. A videotelefon rendszer felvételt nem készít, adatot nem rögzít. 15. Záró rendelkezések 22. § (1) Ez az utasítás 2015. július 1-jén lép hatályba. (2) Hatályát veszti a Gazdasági Versenyhivatal közszolgálati adatvédelmi szabályzatáról szóló 10/Eln./2001. számú belső utasítás. Dr. Juhász Miklós s. k., elnök