21/2015. (XI. 24.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Kommunikációs Szabályzatáról

21/2015. (XI. 24.) NKFIH utasítása a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Kommunikációs Szabályzatáról.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, valamint a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 2/2015. (I. 16.) MvM utasítás 1. melléklet 33. § (1) bekezdés a) pontja alapján a következő utasítást adom ki:

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre 1.1 Jelen utasítás (a továbbiakban: utasítás) alkalmazási köre a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatalra (a továbbiakban: NKFI Hivatal) terjed ki.

1.2 Az utasítást alkalmazni kell az NKFI Hivatal valamennyi szervezeti egységénél foglalkoztatott vezető munkakörű és beosztott

1.4 Az utasítás értelmében hír, hírértékű információ (a továbbiakban együttesen: információ) minden, az NKFI Hivatalra vagy az NKFI Hivatal által kezelt Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alapra (a továbbiakban: NKFI Alap) vonatkozó vagy azzal kapcsolatos és közérdeklődésre számot tartó, a közfeladat-ellátással összefüggő és az NKFI Hivatal küldetését hangsúlyozó adat, esemény, történés, tény, körülmény.

2.2 Az NKFI Hivatal kommunikációja során a hivatal iránti közbizalmat erősítő, hiteles intézményi képet kell kialakítani, a valóságnak megfelelő (tényszerűen bizonyítható és visszakövethető), továbbá időszerű információkkal kell ellátni a sajtót, a közigazgatási szerveket és a civil szervezeteket. A társadalmi és ügyfél-tájékoztatásra ugyanezen elveket kell érvényesíteni.

3.2 Az NKFI Hivatalt és az NKFI Alapot érintő ügyekben a sajtó számára nyilatkozatot, közleményt vagy információt az elnök adhat, erre az NKFI Hivatal más vezetője vagy beosztott munkatársa kizárólag az elnök előzetes engedélyével jogosult, az utasítás 5.3.3 pontjában foglalt nyilatkozattételi rend alapján.

II. Fejezet

A KOMMUNIKÁCIÓ SZABÁLYAI 4. Az intézményi kommunikáció szervezeten belüli irányítása Az NKFI Hivatal kommunikációs feladatait az Elnöki Titkárság látja el, elsődlegesen az Elnöki Titkárság Kommunikációs Osztálya (a továbbiakban: Kommunikációs Osztály) útján. A Kommunikációs Osztály javaslatokat dolgoz ki az NKFI Hivatal kommunikációs stratégiájára, és vezetői döntést követően gondoskodik az abban foglaltak megvalósításáról, koordinálja az NKFI Hivatal intézményi kommunikációját, valamint működteti az NKFI Hivatal belső kommunikációs rendszerét.

5.1 Az Elnöki Titkárság az elnök és az elnökhelyettesek nyilvános megjelenésével kapcsolatban

5.2 A médiával való kapcsolattartás keretében a Kommunikációs Osztály

5.3.1 Sajtóközlemény Az NKFI Hivatal tevékenységéről, rendezvényeiről és az NKFI Hivatal által ellátott főbb feladatokról sajtóközlemény kiadását az NKFI Hivatal elnöke, elnökhelyettesei és főosztályvezetői kezdeményezhetik a közvélemény tájékoztatása céljából. A sajtóközleményeket a Kommunikációs Osztály adja ki. Az érintett szakterület összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, és összeállítja a sajtóközlemény szövegének tervezetét, amelyet a Kommunikációs Osztály véglegesít. A sajtóközleményeket az érintett szakmai terület vezetőjének jóváhagyását követően, az Elnöki Titkárság vezetőjének előterjesztése alapján az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá. Idegen nyelven (is) megjelenő sajtóközlemény esetén a fordításról az érintett szakterület gondoskodik. A sajtóközlemények sajtólistára való elküldése és a honlapon való megjelentetése a Kommunikációs Osztály feladata.

5.3.2 Sajtótájékoztató Az NKFI Hivatal sajtótájékoztatóit a Kommunikációs Osztály a szakmailag illetékes terület vezetőjével vagy munkatársával együttműködve tervezi és szervezi. A szükséges sajtóanyagokhoz az érintett szakterület összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, és összeállítja a sajtóanyagok szövegének tervezetét, amelyet a Kommunikációs Osztály véglegesít. A sajtóanyagokat az érintett szakmai terület vezetőjének jóváhagyását követően, az Elnöki Titkárság vezetőjének előterjesztése alapján az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá.

A sajtótájékoztatók és azok háttéranyagainak megjelentetését a honlapon a Kommunikációs Osztály végzi.

Idegen nyelven (is) megjelenő sajtóanyagok esetén az idegen nyelvű szöveg elkészítéséről, fordításról az érintett szakterület gondoskodik.

5.3.3 Nyilatkozattétel Az NKFI Hivatalt és az NKFI Alapot érintő ügyekben a sajtó számára nyilatkozatot, közleményt vagy információt az elnök adhat, erre az NKFI Hivatal más vezetője vagy beosztott munkatársa kizárólag az elnök előzetes engedélyével jogosult. Az NKFI Hivatal elnöke, valamint az elnökhelyettesek az NKFI Hivatalt érintő szakmai és egyéb kérdésekben a Kommunikációs Osztálya szervezésében nyilatkoznak. Az NKFI Hivatal egészét érintő nyilatkozatok esetén az elnökhelyettesek a nyilatkozat tartalmát egyeztetik az elnökkel, és annak engedélyével nyilatkoznak. Az elnökhelyettesek az irányításuk alatt álló szakterületet érintő szakmai kérdésekben az Elnöki Titkárság előzetes tájékoztatása mellett nyilatkoznak. A szakmai főosztályok vezetői az irányításuk alatt álló területet érintő szakmai kérdésekben az Elnöki Titkárság előzetes engedélye alapján nyilatkozhatnak.

Amennyiben a nyilatkozat idegen nyelven történik, annak idegen nyelven történő kidolgozásáról, fordításáról az érintett szakterület gondoskodik.

5.3.4 Sajtómegkeresések megválaszolása Az NKFI Hivatal médiakapcsolatait a Kommunikációs Osztály tervezi és szervezi, a sajtótól érkező megkereséseket a Kommunikációs Osztály koordinálja. Az a szervezeti egység, amelyhez a nyilatkozattétellel kapcsolatosan megkeresés érkezik, a megkeresést azonnal köteles átirányítani a Kommunikációs Osztályhoz. A sajtótól érkező megkeresés kezeléséről, a tájékoztatás módjáról, műfajáról, illetve a tájékoztatást adó személyről az Elnöki Titkárság vezetője dönt, szükség szerint egyeztetve az NKFI Hivatal elnökével. A Kommunikációs Osztály kérésére az érintett szakterület összeállítja a szakmai háttéranyagot, összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, és összeállítja a tájékoztatás szövegének tervezetét. A sajtó számára készülő tájékoztatás végső tartalmát és formáját a Kommunikációs Osztály dolgozza ki, és azt az érintett szakmai terület vezetőjének jóváhagyását követően az Elnöki Titkárság vezetője hagyja jóvá. Idegen nyelvű tájékoztatás esetén az idegen nyelvű szöveg elkészítéséről, fordításról az érintett szakterület gondoskodik.

5.3.5 Sajtó-helyreigazítási kérelem Az NKFI Hivatal munkatársai a Kommunikációs Osztályon keresztül sajtó-helyreigazítási kérelmet kezdeményezhetnek, amennyiben olyan sajtómegjelenést észlelnek, amely azt vélhetően megalapozottá teszi. A sajtó-helyreigazítási kérelem jogi megalapozottságát egyeztetni kell a Jogi és Igazgatási Főosztállyal.

Amennyiben a kérelem indítása megalapozott, az érintett szakterület összegyűjti a szükséges adatokat, információkat, valamint összeállítja a helyreigazítási kérelem szövegének tervezetét. A helyreigazítási kérelem végső tartalmát és formáját a Kommunikációs Osztály a Jogi és Igazgatási Főosztállyal és az érintett szakfőosztállyal, valamint az Elnöki Titkárság vezetőjével egyeztetve véglegesíti. A kérelem szövegét az adott szakterület vezetőjének jóváhagyását követően az Elnöki Titkárság vezetője hagyja jóvá.

5.3.6 Az NKFI Hivatal munkatársainak a hivatalt érintő közlései magán közösségi média oldalon Az NKFI Hivatal munkatársainak a közösségi médiában való megjelenésük során tartózkodniuk kell minden olyan megnyilvánulástól, amely az NKFI Hivatal hírnevét hátrányosan befolyásolhatja. Az NKFI Hivatal munkatársaival szemben elvárás, hogy a közösségi médiában magánemberként történő kommunikációjuk során is a jogszabályoknak, valamint az NKFI Hivatal belső szabályozásainak és etikai alapelveinek megfelelő, kormánytisztviselőhöz méltó magatartást tanúsítsanak, különösen akkor, ha tevékenységük, illetve személyük az NKFI Hivatallal bármilyen módon összefüggésbe hozható, vagy azt a látszatot keltheti, hogy az NKFI Hivatal nevében járnak el, illetve nyilvánítanak véleményt.

6.2 A rendezvénytervet az Elnöki Titkárság a főosztályokkal együttműködve folyamatosan felülvizsgálja és aktualizálja.

Az éves rendezvénytervben nem szereplő rendezvények megtartását, költségvetését, programját, meghívotti körét, a társrendezőként való esetleges szereplést a felelős szakmai főosztály, valamint az Elnöki Titkárság vezetőjének javaslata alapján minden esetben az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi.

6.3 Az NKFI Hivatal kiállításait vagy kiállításon való részvételét, valamint a kiemelt – elnöki, illetve elnökhelyettesi felügyelettel szerveződő – sajtónyilvános rendezvényeit a Kommunikációs Osztály koordinálja az érintett szakmai főosztályok közreműködésével.

A jóváhagyott éves rendezvénytervben szereplő egyéb szakmai rendezvények, konferenciák szervezésekor az érintett szakmai főosztály köteles az Elnöki Titkársággal folyamatosan együttműködni. Ennek során egyeztetni kell a rendezvény megtartásának időpontját, a rendezvény programját, költségvetését, a meghívandók körét, valamint a meghívók szövegét és kiküldését. Ezen események szervezésekor a Kommunikációs Osztály munkatársai szakmai támogatást nyújthatnak (program optimális felépítésének kialakítása, igazodás a hivatali arculathoz, hír megfogalmazása a honlapra, sajtóközlemény írása, megjelentetése).

6.4 Az NKFI Hivatal szakmai rendezvényeinek sajtónyilvánosságáról a felelős szakmai főosztály, valamint az Elnöki Titkárság vezetőjének javaslata alapján az NKFI Hivatal elnöke dönt.

6.5 Az NKFI Hivatal saját rendezvényei mellett az Elnöki Titkárságot tájékoztatni kell azokról a nyilvános eseményekről (konferenciák, workshopok, kiállítások, ünnepségek stb.), ahol az NKFI Hivatal elnöke, elnökhelyettese, főosztályvezetője vagy bármely munkatársa meghívottként részt vesz. Az NKFI Hivatal vezető beosztású munkatársainak szereplései esetében indokolt lehet sajtóközlemény kiadása, amelyről az Elnöki Titkárság vezetője dönt.

6.6 A szakmai közönség tájékoztatása érdekében nyilvános rendezvényeinek programját, meghívóját az NKFI Hivatal a honlapján is megjelenteti. A nyilvános rendezvények programját, meghívóját a rendezvényért felelős főosztály a rendezvény időpontja előtt minimum 10 munkanappal továbbítja a webmesternek az OSS Help Desk alkalmazáson keresztül, amelyről a Kommunikációs Osztály is értesítést kap. Amennyiben azt a szakmai főosztály kéri, illetve az Elnöki Titkárság indokoltnak látja, a program, a meghívó, illetve az elektronikus regisztrációs felület közzétételre kerül az NKFI Hivatal honlapján. A rendezvények után az előadások anyagai – kizárólag az előadók engedélyével – elektronikus formában is megjelenhetnek a honlapon, az NKFI Hivatal munkatársainak előadásai az intraneten is megjelennek.

7.2 A kiadványok tematikáját és főbb tartalmi elemeit a szakmai főosztályok előzetesen egyeztetik az Elnöki Titkársággal.

A kiadványok munkaanyagának elkészítése a szakmai főosztályok feladata. A megjelentetésre jóváhagyott kiadványok esetében a Kommunikációs Osztály gondoskodik az arculatnak megfelelő megjelenésről, a grafikai tervezés, valamint a nyomdai kivitelezés szabályszerű lebonyolításáról. Az elkészült kiadvány terjesztését, melyről pontos nyilvántartást kell készíteni, az érintett szakmai főosztály végzi az Elnöki Titkárság koordinációjában. A nyilvános kiadványoknak a honlapon történő elektronikus megjelentetéséről a Kommunikációs Osztály gondoskodik.

8.2 Az intézményi arculattal kapcsolatban a Kommunikációs Osztály

8.3.1 Névjegykártya Az NKFI Hivatal munkatársai részére az Elnöki Titkárságon keresztül kétoldalas és kétnyelvű névjegykártya rendelhető. A névjegykártya-igénylésre jogosultak névsorára az adott főosztály vezetője tesz javaslatot.

Az intraneten közölt sablon szerint készítendő névjegykártyákon a munkatárs nevén kívül a kinevezésében megjelölt munkakört, az NKFI Hivatal elnöke által adományozott címet (például közigazgatási tanácsadó), valamint a szervezeti egység nevét és a munkatárs elérhetőségeit kell feltüntetni. Az idegen nyelvű oldalra ugyanezek a szabályok vonatkoznak.

8.3.2 Levélformátum, prezentáció, elektronikus levélben szereplő aláírás Az egységes használat érdekében a megfelelő minták és sablonok az intraneten közzétételre kerülnek.

Az elektronikus levélben szereplő aláírás elemei megegyeznek a névjegykártya elemeivel. Igény esetén az aláírás megfelelő beállításához az informatikai ügyekért felelős szervezeti egység nyújt segítséget.

9.2 A honlapon kell megjelentetni különösen:

9.3 Az NKFI Hivatal honlapján RSS csatornákat üzemeltet a tematikus információk minél gyorsabb és egyszerűbb eljuttatása érdekében. Az RSS formátum lehetővé teszi, hogy egy honlap aktualitásairól, híreiről a webhely törzslátogatói minél gyorsabban értesüljenek. Az RSS csatornák automatikusan frissülnek, amint egy új hír megjelenik a honlapon. Az RSS csatornákra a honlapon erre a célra biztosított felületen bárki feliratkozhat.

9.4 Az NKFI Hivatal Facebook oldalán a Kommunikációs Osztály munkatársai tehetnek közzé információkat az Elnöki Titkárság vezetőjével egyeztetve. Az NKFI Hivatal YouTube-csatornájára az érintett szakmai főosztályvezető engedélyével a Kommunikációs Osztály tölt fel videókat. Egyéb közösségi média felületen való publikálás esetén (pl. LinkedIn csoport, egyéb Facebook-csoport) az Elnöki Titkárság vezetőjének engedélye szükséges.

9.5 Elektronikus hírlevelet – havi vagy más rendszerességgel – a szakterületekkel együttműködve a Kommunikációs Osztály állít össze és küld ki meghatározott címlistára, az Elnöki Titkárság vezetőjével egyeztetve. A hírlevél nyilvános, a címlistára a honlapon erre a célra biztosított felületen bárki feliratkozhat. A hírlevél címzettjeinek adatkezelésére vonatkozó tájékoztatást az NKFI Hivatal a hírlevél mellékleteként közzéteszi.

10.2 A szervezeti kommunikáció kiemelt közzétételi felülete az intranet, amely az NKFI Hivatal minden munkatársa számára elérhető. Az intranet elsődleges célja, hogy hatékonyan biztosítsa az információcserét az NKFI Hivatal szervezeti egységei között (horizontális kommunikáció), valamint az NKFI Hivatal különböző vezetési szintjei és szervezeti egységei között (vertikális kommunikáció). Feladata továbbá a napi munkavégzés speciális alkalmazásokkal való támogatása (Telefonkönyv, HelpDesk, Teremfoglaló, Távollét).

Az intranet működtetéséért, koordinációjáért és karbantartásáért szakmai szervezeti egységként a Kommunikációs Osztály felelős a társfőosztályokkal együttműködve. A főosztályok javaslatot tesznek az egyes tartalmak módosítására, amelyet a Kommunikációs Osztály véglegesít. Az intranet kijelölt felületére a főosztályok jogosultak az NKFI Hivatal napi működésével kapcsolatos tartalmat feltölteni. Az intranet általános részeit a Kommunikációs Osztály kezeli.

10.3 Az intraneten kell közzétenni különösen:

10.4 Az intranet további feladatai:

III. Fejezet

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 12. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Dr. Pálinkás József s. k., elnök