5/2015. (IX. 18.) SZTNH utasítása a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala honlapjának működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárás

5/2015. (IX. 18.) SZTNH utasítása a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala honlapjának működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről. A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalának mint a szellemi tulajdon védelméért felelős kormányhivatalnak a szellemi tulajdon területén a találmányok szabadalmi oltalmáról szóló 1995. évi XXXIII. törvény 115/G. § c) pontja alapján folyamatosan végzett állami dokumentációs és információs tevékenység megvalósításával összefüggő alaptevékenysége végzéséhez, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben meghatározott célok, így a közvélemény pontos és gyors tájékoztatásához és a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosításához, továbbá a központi államigazgatási szervekkel szembeni egyéb általános elvárások kielégítéséhez, ennek keretében különösen a hivatali működés átláthatóságához, a hírek, események nyilvánosságra hozatalához és a kétirányú kommunikáció keretében a hivatalhoz intézett kérdések megválaszolásához elengedhetetlen a kor technikai lehetőségeinek felhasználásával készített, az interneten megtekinthető elektronikus portál, honlap megjelentetése, fenntartása és folyamatos frissítése. Az előbb felsoroltak megalapozását szolgáló tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről az alábbi utasítást adom ki a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjával összhangban: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az utasítás célja 1. § Az utasítás célja, hogy a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) által fenntartott és üzemeltetett honlap információs szolgáltató szerepével összefüggésben jelentkező feladatok elvégzéséhez szervezeti, szervezési és eljárásrendi szabályokat biztosítson, és rendezze az ezzel kapcsolatos tevékenység felelősségi szintjeit. Az utasítás hatálya 2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira terjed ki. (2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá a HIPAvilon Nonprofit Kft. azon munkavállalóira is, akik részt vesznek valamely, a Hivatal honlapjával összefüggő feladat ellátásában. (3) Az (1) és a (2) bekezdésben említett személyek a jelen utasítás szempontjából a továbbiakban együtt: dolgozók. 3. § (1) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett, a hivatali alaptevékenységekkel kapcsolatos elektronikus kommunikációra szolgáló, magyar és angol nyelven elérhető www.sztnh.gov.hu honlapra (a továbbiakban: honlap), valamint annak fejlesztése, aktuális adatokkal történő ellátása és feltöltése, továbbá a nem aktuális tartalmak archiválása érdekében végzett tevékenységre (a továbbiakban: honlaptevékenység) terjed ki. (2) Az utasítás tárgyi hatálya – a 6. § (2) bekezdés i) pontja kivételével – nem terjed ki az (1) bekezdésben hivatkozott honlapon kívüli, a Hivatal által megszerzett és fenntartott domain nevek közül, vezetői döntés alapján, információközvetítés érdekében átmenetileg fel nem használt vagy felhasznált (adatokkal, információkkal feltöltött) más honlapokra, amelyekkel kapcsolatosan az egyes honlapok működéséért, működtetéséért felelős személyek és eljárási szabályok külön kerülnek meghatározásra. (3) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki továbbá az elektronikus ügyintézéssel, illetve a hatósági adatbázisokkal (e-szolgáltatásokkal) kapcsolatos hivatali hatósági tevékenységekre, valamint a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett, a belső tájékoztatást szolgáló intranetes szolgáltatásra sem. II. SZERVEZETI KERETEK Felelős kiadó 4. § (1) A felelős kiadó, egyben a honlap felelős szerkesztője, a Hivatal elnöke. (2) A felelős kiadó a honlaptevékenység irányítója. A felelős kiadó jelöli ki a Hivatal kormánytisztviselői közül a főszerkesztőt, a honlap-koordinátort, továbbá a dolgozók közül a rovatvezetőket, és felelős azért, illetve biztosítja azt, hogy a honlap tartalma a kormányzati informatikai és a hivatali stratégiával összhangban legyen. (3) A felelős kiadót távollétében vagy akadályoztatása esetén az általa megbízott elnökhelyettes vagy a gazdasági főigazgató helyettesíti. Honlapszerkesztő-bizottság 5. § (1) A honlaptevékenység hatékony végzése érdekében a Hivatalban Honlapszerkesztő-bizottság működik, amely szükség szerint, de évente legalább egyszer ülésezik. (2) A Honlapszerkesztő-bizottság tagjai: a) a főszerkesztő, b) a honlap-koordinátor és c) a rovatvezetők. (3) A Honlapszerkesztő-bizottság az ülésén vagy az ülésen kívül írásban, egyszerű szótöbbséggel jogosult dönteni a  honlappal összefüggő valamennyi olyan kérdésben, amelyet jogszabály vagy belső utasítás, illetve a Hivatal elnökének döntése nem utal más szerv vagy személy hatáskörébe. Ilyen kérdés különösen a honlap szerkezetének átalakítása, a lejárt aktualitású, hatályukat vesztett vagy módosított anyagok archiválási rendje és módja, visszakereshetősége, új vagy már meglévő rovat esetén a 10. §-ban előírt eljárási rendtől való eltérésről történő döntés. (4) A Honlapszerkesztő-bizottság bármely tagja írásban kezdeményezheti a főszerkesztőnél, hogy valamely kérdést a Honlapszerkesztő-bizottság tárgyaljon meg. Ebben az esetben a főszerkesztő a kérdés megtárgyalása érdekében 15 napon belül honlapszerkesztő-bizottsági ülést hív össze, vagy írásban kéri a Honlapszerkesztő-bizottság döntését. (5) A Honlapszerkesztő-bizottság nem alkot elkülönült szervezeti egységet, tagjai eredeti beosztásuk mellett látják el a honlappal kapcsolatos tevékenységüket. (6) A főszerkesztő minden évben kétszer, július hónapban az I. félévben, a következő év január hónapban az adott év egészében végzett honlapszerkesztő-bizottsági munkáról és honlaptevékenységről köteles írásban beszámolni a  Hivatal elnöke és felső vezetése számára. A féléves és éves beszámoló határideje igazodik a Hivatalon belül a  főosztályi féléves és éves beszámolók határidejéhez, ha a Hivatal elnöke ebben a tekintetben mást nem határoz meg. Főszerkesztő és honlap-koordinátor 6. § (1) A főszerkesztő a honlap tartalmának és megjelenésének operatív felelőse, aki a (2) bekezdésben meghatározott feladatok ellátása során a hatósági szolgáltatások folyamatossága és a minőség biztosítása érdekében együttműködik a) az Ügyfélszolgálattal, b) a Hivatalban működő ISO integrált irányítási rendszer vezetőjével, c) az informatikai terület vezetőjével és d) az információbiztonsági vezetővel. (2) A főszerkesztő a) szervezi a honlap tartalmának összegyűjtését, b) szervezi a rovatvezetők által elkészített anyagoknak a honlapon való közzétételét, c) dönt a szakmailag vagy egyéb okból indokolt új rovatok kialakításáról, d) gondoskodik a honlap már nem aktuális anyagainak archívumba helyezéséről, e) irányítja és szervezi a Honlapszerkesztő-bizottság munkáját, gondoskodik üléseinek és döntéseinek előkészítéséről, emlékeztetőinek elkészítéséről, továbbá felelős a döntéseinek végrehajtásáért, f ) gondoskodik a honlap üzemeltetéséről, a megjelenéshez szükséges szervezési, technológiai, technikai és egyéb kérdések rendezéséről, g) kapcsolatot tart a honlap fejlesztésével összefüggő munkálatokat végző külső vállalkozókkal, h) javaslatot tesz a honlap tartalmi és formai módosítására, valamint a honlaptevékenység felülvizsgálatára és szükség esetén módosítására, i) aktualizált nyilvántartást vezet a Hivatal által megszerzett és fenntartott, önállóan működtetett vagy a 3. § (1) bekezdésében megjelölt honlapra mutató domain nevekről, gondoskodik a domain nevek karbantartásáról, j) kapcsolatot tart a Hivatal vezetőivel és az egyes szervezeti egységekkel a honlappal összefüggő kérdések tekintetében, k) vezeti a (3) bekezdés szerinti nyilvántartást, amit szükség szerint közzétesz az intraneten. (3) A főszerkesztő a Hivatal honlapjának rovatait az egyes rovatokért felelős rovatvezetők és információszolgáltatók megnevezésével együtt tartja nyilván. A honlap rovatainak főbb csoportjait a 8. § (3) bekezdése tartalmazza. (4) A honlap főszerkesztőjének feladata, hogy a rovatok bővülését, változását, továbbá a rovatvezetők vagy információszolgáltatók személyében bekövetkező változásokat nyilvántartsa, és ezeknek megfelelően a (3) bekezdés szerinti nyilvántartás tartalmát folyamatosan aktualizálja. (5) A főszerkesztő gondoskodik a honlap fenntartására és fejlesztésére jóváhagyott költségvetési keret célszerű felhasználásáról, amelynek keretében a) jogosult külső megrendelések és szerződések aláírására a kötelezettségvállalásra vonatkozó mindenkori belső utasítások szerint, b) köteles a teljesítésigazolások kiadására és a számlák igazolására. 7. § (1) A honlap-koordinátor a főszerkesztő munkáját segíti. (2) A honlap-koordinátor a) részt vesz a honlap tartalmának folyamatos karbantartásában, b) technikai és adminisztratív kérdésekben kapcsolatot tart a főszerkesztő, az üzemeltető(k) és más közreműködők között, c) a honlap szerkesztésével kapcsolatos kérdésekben szükség esetén segíti a rovatvezetők munkáját, d) a főszerkesztő utasítására közreműködik a honlaptevékenység dokumentálásában, e) a főszerkesztő távollétében vagy akadályoztatása esetén ellátja helyette a 10. § (5)–(6) bekezdéseiben és a 11. §-ban meghatározott feladatokat. Rovatvezetők és információszolgáltatók 8. § (1) A rovatvezetők személyükben felelősek az általuk gondozott rovatok aktuális tartalmáért és rendszeres tartalmi frissítéséért, amelynek keretei között elkészítik, és a III. fejezetben meghatározottak szerint a közzététel érdekében megküldik az egyes oldalak tartalmának módosított szövegét, továbbá javaslatot tesznek a közzétett, de már nem aktuális anyagok archiválására. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt állapít meg, vagy meghatározza, hogy az adatoknak meddig kell a honlapon elérhetőnek lenni, ezek figyelemmel kíséréséért a rovatvezetők a felelősek. A honlap tartalmának mindenkori aktualizálása és frissítése érdekében a rovatvezetők kötelesek az általuk kezelt rovatok tartalmának módosítását kezdeményezni, illetve kötelesek a szükséges előzetes egyeztetéseket lefolytatni, amelyek alapján a tartalom módosítását az adott rovat (6) bekezdés szerinti, az információ szolgáltatásáért felelős munkatársa is kezdeményezheti. A rovatvezetők a Honlapszerkesztő-bizottság tagjaiként részt vesznek annak munkájában. (2) A rovatvezető – akadályoztatása esetére – köteles helyettesről gondoskodni, aki mind a rovatvezetői, mind a  honlapszerkesztő-bizottsági feladatok tekintetében eljárhat a rovatvezető helyett. A helyettes személyét a rovatvezető írásban közli a főszerkesztővel. (3) A Hivatal honlaptevékenységgel összefüggő főbb területei (témái) többek között: a) szabadalmi tárgyú témák, b) védjegy, földrajzi árujelző, formatervezési minta és használati minta tárgyú témák, c) a Szabadalmi Közlöny és Védjegyértesítő, valamint az Iparjogvédelmi és Szerzői Jogi Szemle közzététele, d) az iparjogvédelmi jogi témák (többek között a jogszabályok, az iparjogvédelmi jogi hatósági tájékoztatások és az iparjogvédelmi tárgyú nemzetközi hírek), valamint az Iparjogvédelmi Szakértő Testület és a Szabadalmi Ügyvivői Vizsgabizottság testületi hírei, e) a szerzői jogi témák (jogszabályok, szerzői jogi hatósági tájékoztatások, szerzői jogi nemzetközi hírek) és a Szerzői Jogi Szakértő Testület testületi hírei, f ) oktatás és szakmai együttműködés, szakmai tájékoztatás, szolgáltatási, valamint a K+F+I témák, g) a Fórum, h) a Szellemi Tulajdon Nemzeti Tanácsa testületi hírei, i) a Magyar Formatervezési Tanács testületi hírei, j) a Hamisítás Elleni Nemzeti Testület testületi hírei, k) a kommunikáció, l) humánpolitikai témák, m) az ISO integrált irányítási rendszerrel kapcsolatos témák, n) a gazdálkodással összefüggő témák, o) a közbeszerzés, p) egyes igazgatási tárgyú témák, q) a közzétételi listák, r) a hatósági adatbázisok (e-szolgáltatások) működése, továbbá s) a hatósági adatbázisok (e-szolgáltatások) tartalmi frissítése. (4) A rovatvezetői felelősségi kör – a 8. § (3) bekezdés r) pontja szerinti feladat kivételével – magában foglalja az adott témához kapcsolódó adatbázisok tartalmáért való felelősséget is. (5) A rovatvezetőket a Hivatal elnöke jelöli ki, személyüket a főszerkesztő rovatok szerint tartja nyilván a 6. § (3) bekezdésében említett módon. 9. § A rovatvezetőket feladataik rendszeres ellátásában kijelölt dolgozók segíthetik (a továbbiakban: információszolgáltató), akik a rovatvezetők akadályoztatása esetén helyettesítik őket. Amennyiben az információszolgáltató személyében bármely okból változtatás szükséges, a rovatvezetők kezdeményezhetik új dolgozó információszolgáltatóként történő bevonását, a dolgozó munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének előzetes jóváhagyásával. III. ELJÁRÁSI REND 10. § (1) A rovatvezető vagy az információszolgáltató a 8. § (1) bekezdése szerint elsősorban a munkakiadó (feladatkiosztó) rendszeren keresztül közvetlenül, annak hibája esetén elektronikus levélben, írásban küldi meg a főszerkesztő és a honlap-koordinátor részére a tartalmi és formai szempontból is közzétételre szánt és arra alkalmas, kész szöveget, illetve az archiválási javaslatot. (2) A rovatvezető vagy az információszolgáltató a javasolt anyagot munkaidőn belül, elsősorban az erre a célra szolgáló elektronikus rendszeren keresztül, olyan időben továbbítja a főszerkesztőnek és a honlap-koordinátornak, hogy a  javasolt tartalom honlapra történő felhelyezésére, illetve az azt megelőző szöveggondozásra kellő idő álljon rendelkezésre. Az egyes témák tekintetében az anyagok továbbítása előtt az információszolgáltató köteles egyeztetni a rovatvezetővel, a rovatvezető pedig szükség esetén egyeztet a Hivatal téma szerinti szakterületének főosztályvezetőjével. (3) Az angol nyelvű anyagokat – a jogszabályok angol nyelvű fordításainak kivételével – az érintett szervezeti egység készíti el, és juttatja el jóváhagyásra a Jogi és Nemzetközi Főosztály vezetőjéhez. Az angol nyelvű anyagok kizárólag a Jogi és Nemzetközi Főosztály jóváhagyása után továbbíthatók a honlapra. Amennyiben az angol nyelvű anyag vagy fordítás elkészítése az érintett szervezeti egységben nem lehetséges, azt az adott rovatvezető jelzésére a Jogi és  Nemzetközi Főosztály – a vezetője erre irányuló döntését követően – készíti el. A jogszabályok angol nyelvű fordításait a Jogi és Nemzetközi Főosztály készíti el, és azokat a jogi elnökhelyettes jóváhagyását követően juttatja el a honlapra feltétel érdekében a főszerkesztőhöz és a honlap-koordinátorhoz. (4) A főszerkesztő a honlap-koordinátor közreműködésével áttekinti a beérkező anyagokat, és gondoskodik azoknak a honlapra történő felhelyezéséről, szükség esetén a rovatvezetővel történt konzultációt követően. (5) A Hivatal vezetése vagy az elnöki értekezlet döntése értelmében a honlapra soron kívül felhelyezendő információk tekintetében a téma szerinti rovatvezető haladéktalanul jelzi az igényt a főszerkesztőnek és a honlap-koordinátornak, közölve a tartalomra és a határidőre vonatkozó utasításokat, továbbá egyezteti velük a tartalom helyét és végleges verzióját. A rovatvezető által elkészített, a főszerkesztőnek és a honlap-koordinátornak megküldött sürgős anyagokat a döntésnek megfelelő időpontban, annak hiányában haladéktalanul fel kell a honlapra helyezni. (6) A jelen §-ban foglalt eljárásrendet kell alkalmazni azon anyagok esetében is, amelyeknek honlapon történő közzétételét jogszabály írja elő. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt határoz meg, a rovatvezetők vagy az információszolgáltatók kötelesek az anyagokat olyan határidőben megküldeni, hogy a honlapon a határidő lejárta előtt azok közzétehetők legyenek. 11. § A 10. §-ban foglalt eljárási rendet nem kell alkalmazni a honlapon keresztül elérhető „közlöny”, „fórum”, valamint „elégedettségmérés” tekintetében. Ezek vonatkozásában külön kijelölt dolgozók felelősek a honlapon keresztül elérhető adatok frissítéséért. IV. VEGYES RENDELKEZÉSEK 12. § A honlaptevékenységgel kapcsolatos költségeket a költségvetésben a beruházási, illetve a működési kiadások megfelelő előirányzatán belül elkülönítetten kell szerepeltetni. 13. § (1) A honlapon keresztül elérhető, a Hivatal által működtetett informatikai rendszerek rendelkezésre állásának menedzseléséért, az igénybe vett szolgáltatások esetében a külső partner felé történő kapcsolattartásért a Hivatal Ügyvitelfejlesztési és Informatikai Főosztályának vezetője, akadályoztatása esetén az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője felelős. (2) A honlap és a honlapon keresztül elérhető informatikai rendszerek üzemeltetése keretében külön kell meghatározni a honlap tartalmának archiválása érdekében szükséges teendőket és intézkedéseket. 14. § A honlap üzemeltetése során az informatikai biztonsági, információbiztonsági és adatvédelmi előírásokat be kell tartani. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 15. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 16. § (1) Hatályát veszti a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala honlapjának működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről szóló 12/2012. (XII. 29.) SZTNH utasítás. (2) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a honlap főszerkesztője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását. Dr. Bendzsel Miklós s. k., a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala elnöke