450/2016. (XII. 19.) Korm. rendelete a fővárosi és megyei kormányhivatal elektronikus űrlapra épülő ügyintézésnél alkalmazott egyedi eljárásrend, az a

450/2016. (XII. 19.) Korm. rendelete a fővárosi és megyei kormányhivatal elektronikus űrlapra épülő ügyintézésnél alkalmazott egyedi eljárásrend, az automatikus döntéshozatal, valamint a kapcsolódó nyilvántartási és ügyfélkapcsolati szolgáltatások részletes szabályairól. A Kormány a fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény 21. § g) pontjában kapott felhatalmazás alapján, az Alaptörvény 15. cikk (1) bekezdésében meghatározott feladatkörében eljárva a következőket rendeli el: 1. A kormányhivatali szakrendszer 1. § (1) A Zala Megyei Kormányhivatal országos illetékességgel központi intelligens integrált kormányhivatali szakrendszert (a  továbbiakban: kormányhivatali szakrendszer) működtet, amely biztosítja a  jogszabályban rendszeresített és elektronikus úton érkezett, valamint a 2. § szerint átalakított elektronikus űrlapok és csatolmányaik (a továbbiakban együtt: elektronikus űrlap) a) feldolgozását és b) az eljárás során történő tárolását. (2) A kormányhivatali szakrendszer az eljárást támogató rendszerből és a központi nyilvántartásból áll. (3) Az olyan ügyekben, ahol az eljárás elsőfokon a kormányhivatal hatáskörébe tartozik, az eljáró hatóságok kizárólag olyan informatikai rendszert vezethetnek be az  ügyintézés támogatására, amely – a  közigazgatás-fejlesztésért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által igazolt módon – illeszkedik a kormányhivatali szakrendszerhez. (4) A  kormányhivatali szakrendszer belső működése tekintetében az  elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló rendelet szerinti zárt rendszerekre vonatkozó szabályok szerint működik, a  külső kapcsolatainál a  szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások szerint hozzáférhető központi azonosítási és hitelesítési szolgáltatásokat használja. (5) A kormányhivatali szakrendszer az eljárás dokumentumait az ügy lezárását követően az automatizált feldolgozásra alkalmas adatszerkezet megtartásával központi irattárba átadja, azt saját belső nyilvántartásából az  ügyirat nyilvántartására vonatkozó adatok, valamint a biztonsági naplózás adatai kivételével törli. 2. § (1) A  fővárosi és megyei kormányhivatal (a  továbbiakban: kormányhivatal) a  kormányhivatali szakrendszer útján az elektronikus űrlappal kapcsolatos iratkezelési műveleteknél a) az  érkeztetésre vonatkozóan, a  központi érkeztetési ügynök szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást veszi igénybe, b) az érkeztetési információk tárolására központi, a teljes kormányhivatali rendszerre közös nyilvántartást vezető érkeztető nyilvántartást vesz igénybe, és c) az  iktatási információkat (az elektronikus űrlapok befogadására vonatkozó metaadatokat) tanúsított iratkezelési szoftver részére átadja központi nyilvántartásuk, illetve amennyiben ilyen nem áll rendelkezésre, a szervekhez rendelt nyilvántartásokban történő vezetésük céljából. (2) Amennyiben az  (1)  bekezdés a)–c)  pontjában megadott központi szolgáltatás valamelyike nem áll rendelkezésre (ide nem értve az  üzemzavart), az  érintett feladatot a  kormányhivatali szakrendszer a  kormányhivatal iratkezelő rendszerének igénybevételével végzi. (3) A kormányhivatali szakrendszer az ügyintézési eljárásban az elektronikus űrlapok feldolgozásánál szakrendszerként ellátja az  elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet az  iratkezelés, megőrzési kötelezettség alcímében foglaltak alapján az  ügyintézéssel közvetlenül kapcsolatos iratkezelési lépéseket, nyilvántartja az ezzel kapcsolatos információkat. (4) A kormányhivatali szakrendszer a kormányhivatal iratkezelési szoftvere részére átadja a) az eljáró ügyintézőhöz rendelésre vonatkozó adatokat, b) az eljárás lezárásakor az eljárás lefolyására vonatkozó metaadatokat és c) a kiadmányozással kapcsolatos metaadatokat. (5) Az eljárás során a kormányhivatali szakrendszer az elektronikus űrlapokat és csatolmányaikat maga kezeli. Az eljárás lezárást követően azokat a kormányhivatali iratkezelési szoftver szükség szerinti bevonásával a központi irattárnak adja át. (6) A  kormányhivatali szakrendszerbe elektronikus úton érkezett, a  kormányhivatali szakrendszerben elektronikus úton létrehozott okiratok esetében, valamint ha az  ügyintézés a  papíralapú okiratról készült hiteles elektronikus másolat alapján történt, a  megőrzési kötelezettséget jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a  kormányhivatal az elektronikus irat megőrzése útján teljesíti, az iratok papíralapú másolatát az iratkezelés körébe nem vonhatja. 2. A kormányhivatali eljárásban alkalmazandó elektronikus űrlapok és beadványok 3. § (1) Ahol jogszabály vagy a  fővárosi és megyei kormányhivatalok tekintetében a  szakmai irányító miniszter (a  továbbiakban: szakmai irányító miniszter) valamely beadvány tekintetében elektronikus űrlapot vagy formanyomtatványt rendszeresít, az  elektronikus űrlapot az  elektronikus űrlapkitöltés-támogatási szolgáltatás igénybevételével kell létrehozni. (2) A  kormányhivatal a  részére a  rendszeresített formanyomtatványon előterjesztett beadványt – önállóan vagy központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevételével – elektronikus űrlappá alakítja. (3) Az elektronikus űrlappá alakítás során a kormányhivatal a) a formanyomtatványról hiteles elektronikus másolatot készít vagy készíttet, b) a  formanyomtatvány és az  ahhoz esetlegesen csatolt formanyomtatványok kitöltött adattartalmát automatikus felismertetésre épülő vagy kézi adatrögzítéssel elektronikus űrlapon rögzíti, c) ellenőrzi a  papír alapon beérkező formanyomtatvány és a  b)  pont szerinti elektronikus űrlap tartalmi egyezését, és d) az a) pont szerinti hiteles elektronikus másolatot és a b) pont szerinti elektronikus űrlapot a csatolmányaival együttes adatszerkezetként hitelesíti. (4) Ahol jogszabály vagy a  szakmai irányító miniszter valamely beadvány tekintetében elektronikus űrlapot vagy formanyomtatványt rendszeresít, a kormányhivatal a szóban előterjesztett kérelmet vagy nyilatkozatot elektronikus űrlapon rögzíti, és a) azt az ügyféllel elektronikus úton hitelesítteti, vagy b) annak kinyomtatott példányát az ügyféllel hitelesítteti. (5) Ha a (4) bekezdés szerint előterjesztett kérelemhez az ügyfél mellékletet nyújt be, úgy a kormányhivatal arról hiteles elektronikus másolatot készít, és a  hiteles elektronikus másolatot, valamint a  (4)  bekezdés szerinti elektronikus űrlapot együttes adatszerkezetként hitelesíti. (6) Ahol a  miniszter a  kormányhivatal egyes eljárási cselekményeinek elvégzésére kötelezően alkalmazandó elektronikus űrlapot rendszeresít, az  eljárási cselekményt a  kormányhivatal elektronikus úton, a  rendszeresített elektronikus űrlap alkalmazásával végzi el. (7) Az  1.  mellékletben felsorolt beadványok esetén az  ügyfél jogosult arra, hogy elektronikus ügyintézés keretében történő benyújtás esetén a  beadvány elektronikus másolatát a  kormányrendeletben meghatározott módon saját maga hitelesítse azzal, hogy vállalja az  eredeti beadványnak az  adott iratra vonatkozó, jogszabályban előírt megőrzési idejéig, de legalább a  benyújtást követő 2 évig történő megőrzését és felhívásra történő bemutatását. E  határidőn belül az  elektronikus ügyintézést biztosító szerv indokolt felhívására az  ügyfél a  beadvány eredeti példányának felmutatására köteles. A  megőrzési kötelezettségre és annak időtartamára az  ügyintézést biztosító szerv az ügyfelet figyelmezteti. 3. Automatikus szignálás 4. § (1) Az  elektronikus űrlapon előterjesztett beadványok szignálására a  kormányhivatali szakrendszer által biztosított elektronikus szignálás útján is sor kerülhet. (2) A  2.  mellékletben meghatározott ügyekben a  kormányhivatal országos illetékességgel jár el, és a  szignálásra valamennyi kormányhivatal tekintetében egységesen, központilag a kormányhivatali szakrendszer által biztosított automatikus szignálás útján kerül sor. 4. Automatikus döntéshozatali eljárás 5. § (1) Automatikus döntéshozatali eljárás alkalmazására van lehetőség azon kormányhivatali ügyköröknél, ahol a kormányrendelet szerinti elektronikus űrlap rendszeresített, a) de a beadvány nem a rendszeresített elektronikus űrlapon kerül benyújtásra, és b) annak az ellenőrzésnél biztonsági kockázat észlelése történik, valamint c) a rendelkezési nyilvántartásban szereplő rendelkezéssel ütközés észlelése történik. Ezekben az esetekben a kormányhivatal megtagadja a beadvány átvételét. (2) Automatikus döntéshozatali eljárás alkalmazására van lehetőség azon kormányhivatali ügyköröknél, ahol a kormányrendelet szerinti elektronikus űrlap rendszeresített, és ahol a) a  tájékoztatóban közzétett csatolmány hiányzik, beleértve, ha a  csatolmány nem a  megjelölt formátumú, vagy b) az űrlapon hivatkozott meghatalmazás nem szerepel a rendelkezési nyilvántartásban. Ezekben az esetekben a kormányhivatal automatikus hiánypótlást rendel el. (3) Automatikus döntéshozatali eljárás alkalmazására van lehetőség az adott elektronikus űrlap típuson adatigényként szerepeltetett, a  közigazgatási nyilvántartásokból származó, de elektronikusan közvetlenül nem lekérdezhető adatok kormányhivatal nevében történő bekérése során. (4) Automatikus döntéshozatali eljárás alkalmazására van lehetőség, ha hatósági bizonyítvány vagy igazolás kiállítása olyan nyilvántartásban szereplő adatról történik, amelyről jogszabály rendelkezése alapján a  kormányhivatal hatósági bizonyítvány vagy igazolás kiállítására jogosult. 5. A kormányhivatali iratok kézbesítése, a határozatok nyilvántartása 6. § (1) A kormányhivatal a döntései és egyéb hivatalos iratai elektronikus úton történő kézbesítéséről – a kormányhivatali szakrendszer útján – kézbesítés-szolgáltatással közvetlenül, vagy amennyiben a  szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások szabályai szerint elérhető, a  központi kézbesítési ügynök szolgáltatáson keresztül gondoskodik. (2) A  kormányhivatal a  döntései és egyéb hivatalos iratai nem elektronikus úton történő kézbesítéséről a kormányhivatali szakrendszer vagy arra jogosult szolgáltató útján az elektronikus iratról hiteles papíralapú másolat készítésével gondoskodik. 7. § (1) A kormányhivatal a döntéseit a kormányhivatali szakrendszernek a Zala Megyei Kormányhivatal által működtetett központi nyilvántartásban (a továbbiakban: döntéstár) a kiadmányozással egyidejűleg elhelyezi. (2) Az (1) bekezdés szerinti döntéstárból a határozat megtekintésére, valamint hiteles másolatának lekérésére a címzett és az  általa erre felhatalmazott személy, a  döntést hozó szerv, valamint a  jogszabályban erre kijelölt szerv vagy személy jogosult. (3) A döntéstárból az adatok a döntés döntéstárban történt elhelyezését követő 5 éven túl a központi irattárba, illetve onnan az iratmegőrzési szabályok figyelembevételével a levéltárba helyezhetők. (4) Amennyiben a döntéstárból kért döntés a  (3) bekezdés alapján már nincs a döntéstárban, az (1) bekezdés szerinti működtető a  kért döntést automatikus eljárás keretében a  központi irattárból, illetve levéltárból lekéri és a  kérő értesítése mellett hozzáférhetővé teszi. (5) A  (4)  bekezdés szerint időlegesen bekért döntés online hozzáférhetőségét az  (1)  bekezdés szerinti működtető legalább 30 napig biztosítja. 6. Időpont-foglalási rendszer 8. § (1) A Pest Megyei Kormányhivatal valamennyi kormányhivatal tekintetében időpont-foglalási rendszert működtet. (2) Az időpont-foglalási rendszer az ügyfelek részére időpont-foglalási lehetőséget biztosít a) a személyes megjelenést biztosító ügyfélszolgálaton történő ügyintézéshez, és b) a  személyes kapcsolatot igénylő eljárási cselekményeknél az  eljáró ügyintézőhöz, különösen hiánypótlás, szemle és meghallgatás cselekményekhez. (3) Időpont foglalás alkalmazható távoli elektronikus elérés keretében igénybe vett kapcsolatfelvételnél is. (4) Az  időpont-foglalási rendszerbe vont ügyköröket, ügyintézési helyeket, illetve ügyintézőket a  kormányhivatal honlapján, valamint a közigazgatási tudástárban nyilvánosan és naprakészen közzéteszi. 7. Online ügyintézői segítség 9. § (1) Az ügyfél, illetve az ügyintéző az eljárás során távoli elektronikus kapcsolattal ügyintézőktől (a továbbiakban: segítő) online ügyintézői segítséget vehet igénybe, amennyiben az ehhez szükséges technikai feltételek biztosítottak. (2) A  segítő igénybevételét és a  segítségnyújtás keretében írásban közölteket a  kormányhivatali szakrendszer automatikusan az ügy dokumentációjában rögzíti. (3) Az  ügyben az  érdemi eljárási cselekményt a  segítő igénybevétele esetén is az  eljáró ügyintéző végzi, beleértve az eljárási dokumentumokon a szükséges hitelesítések megadását. 8. Közigazgatási tudástár 10. § (1) A miniszter az e §-ban meghatározottak szerint gondoskodik az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló kormányrendelet szerinti tudástár kormányhivatalokra vonatkozó tudásanyagának kezeléséről. (2) A  közigazgatási tudástár kormányhivatalokra vonatkozó tartalmának feltöltéséért az  ügykör tekintetében szabályozásra feladat- és hatáskörrel rendelkező miniszter (a  továbbiakban: szakminiszter) a  felelős. Ennek keretében a szakminiszter köteles gondoskodni a) a  tudástár tartalmának feltöltéséről, az  új, illetve módosult ügykörökhöz kapcsolódóan a  kiegészítéséről, illetve módosításáról, a tartalom naprakészen tartásáról, és b) a  hatályon kívül helyezett jogszabályon alapuló ügykörökhöz kapcsolódó tudástár-tartalommal összefüggésben a hatályon kívül helyezés bejegyzéséről. (3) Amennyiben egy ügykör tekintetében több szakminiszter érintett, az  ügykörhöz kapcsolódóan a  tudástár tartalmának hatályosítását a szabályozási területért első helyen felelős szakminiszter köteles elvégezni. (4) A  közigazgatási tudástárban új ügykör bejegyzés véglegesítésére, a  tudástárban lévő ügykörök tartalmának végleges módosítására, illetve törlésére a miniszter formai és tartalmi ellenőrzését követően kerülhet sor. (5) A tudástár szakmai tartalmát, az ügykör jogszabályoknak megfelelő elintézhetőségét nem befolyásoló, de a tudástár alkalmazását megnehezítő elírás, hiányosság észlelése esetén a hibát a miniszter a szakminiszter egyidejű értesítése mellett kijavítja, vagy a javításra a szakminisztert felhívja. (6) A tudástár szakmai tartalmát közvetlenül érintő, az ügykör elintézhetőségét közvetlenül befolyásoló hiba észlelése esetén a  miniszter a  szakminiszterhez fordul, aki köteles a  tartalmi hiba kijavításáról a  megkeresés kézhezvételét követő 3 munkanapon belül gondoskodni. Az  ilyen hiba kijavítására csak a  szakminiszter egyetértésével kerülhet sor. Amennyiben az  ilyen hiba kijavításának módjáról vagy annak szükségességéről vita van a  miniszter és a szakminiszter között, a felek kötelesek a vitát egyeztetés keretében megkísérelni rendezni. 11. § A közigazgatási tudástár kormányhivatalokra vonatkozó ügykörleírásai az  elektronikus ügyintézés és a  bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015.  évi CCXXII.  törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló kormányrendelet szerinti tartalmakon felül tartalmazzák: a) az  ügyindításra, valamint az  ügy lefolytatására szolgáló elektronikus űrlapokat nyomtatható formában is, az ügykör tartalmi leírásához kapcsoltan a kitöltést segítő információkkal együtt, b) az  országos telefonos ügyfélszolgálat előzetes tájékoztatási, illetve ügyindítási és ügyintézési szolgáltatásaihoz szükséges információkat, c) az  ügykörhöz közvetlenül kapcsolódó ügymenettámogató informatikai szolgáltatások leírásait, különösen a feldolgozásvezérlő információkat, elektronikusűrlap-definíciókat és d) a tapasztalatmegosztást célzó ügykörleírásokhoz kapcsolódó információkat. 9. Aláírás-minta nyilvántartás 12. § (1) Az aláírás-minta nyilvántartást a Zala Megyei Kormányhivatal vezeti. (2) Az  aláírás-minta nyilvántartás az  ügyfélre vonatkozó adatokat az  ügyfél hozzájárulásának visszavonásáig őrzi. Az ügyfél kérésére az adatokat haladéktalanul és visszavonhatatlanul törli. (3) Az aláírás-minta nyilvántartás az ügyfélre vonatkozó adatokat azonnal törli, ha az ügyfél haláláról értesül. 10. Záró rendelkezések 13. § (1) Ez a rendelet – a (2) és (3) bekezdésben meghatározott kivétellel – 2017. január 1-jén lép hatályba. (2) A 8. § (1), (2) és (4) bekezdése, valamint a 9. § 2017. július 1-jén lép hatályba. (3) Az 1. és 2. §, a 4–7. §, a 8. § (3) bekezdése, a 11. és 12. § 2018. január 1-jén lép hatályba. Orbán Viktor s. k., miniszterelnök