117/2011. (X. 21.) HM utasítása a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről.

117/2011. (X. 21.) HM utasítása a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2004. évi CV. törvény 52. § (1) bekezdés f) pontja alapján a tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs tevékenységéről a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § Az utasítás hatálya kiterjed Magyar Köztársaság Állandó NATO Képviselet, Védelempolitikai Részleg (a továbbiakban: MK ÁNK VPR), a Magyar Honvédség Katonai Képviselő Hivatala (a továbbiakban: MH KKH), a Magyar Honvédség Nemzeti Katonai Képviselet (a továbbiakban: MH NKK), a Magyar Honvédség Nemzeti Összekötő Képviselet (a továbbiakban: MH NÖK), a Magyar Köztár saság Állandó EBESZ Képviselet, Katonai Képviselet (a továbbiakban: MK ÁEK KK) (a továbbiakban együtt: Képviseletek), az önálló NATO-, EU- és egyéb nemzeti beosztásokban, a NATO-, EU- és egyéb nemzetközi szervezet parancsnokságain, szervezeti elemeinél (a továbbiakban együtt: egyéni beosztásúak), a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben tartós külföldi szolgálatot teljesítő személyi állományra, valamint a Honvéd Vezérkar főnöke közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, az MH Összhaderőnemi Parancsnokságra (a továbbiakban: MH ÖHP) és alárendelt katonai szervezeteire, a Honvédelmi Minisztérium Fegyverzeti és Hadbiztosi Hivatalra (a továbbiakban: HM FHH) és a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatalra (a továbbiakban: HM KPH). 2. § Az utasítás alkalmazásában a) reprezentáció: a hivatalos kapcsolattartás során nyúj tott vendéglátás és ajándékozás; b) vendéglátás: a hivatalos kapcsolattartás során a meg hívottak részére program, élelmezés biztosítása; c) ajándékozás: a hivatalos kapcsolattartás során – a vi szonosság elve alapján – a külföldiek részére emlék- és ajándéktárgyak átadása; d) irodai reprezentáció: napi munkakapcsolat során a külföldiek vendéglátása (frissítő, kávé, ásványvíz stb.); e) norma: a rendezvénytípusonként alkalmazott 1 fő meghívottra vetített vendéglátásra felhasználható összeg; f) személyi reprezentációs keret: a beosztás ellátásához kapcsolódó reprezentációs tevékenység költségeihez való hozzájárulás; g) rendezvényi reprezentációs keret: a rendezvények megtartásának költségeihez való hozzájárulás; h) éves reprezentációs keret: az éves költségvetési tervjavaslatokban megtervezett és jóváhagyott összeg, amely tartalmazza a rendezvények és a személyi reprezentációs keret összegét. 2. Képviseletek személyi állományára, valamint az egyéni beosztásúakra vonatkozó különös szabályok 3. § (1) A hivatalos reprezentációs feladatok vonatkozásában a személyi állományt az alábbi kategóriákba kell sorolni: a) I. kategória: a személyi reprezentációs kerettel rendelkező, rendszeres reprezentációs tevékenységre jogosult állomány: MH KKH katonai képviselő, MK ÁNK VPR képviseletvezető, MH NKK katonai képviselő, MH NÖK képviseletvezető, MK ÁEK KK képviseletvezető, b) II. kategória: a rendezvényi reprezentációs keret terhére eseti reprezentációs tevékenységre jogosult szervezet, illetve állomány: Képviseletek, egyéni beosztásúak. (2) Az (1) bekezdés szerinti állomány, illetve szervezetek részére megállapított éves személyi és rendezvényi reprezentációs kereteket az 1. melléklet tartalmazza. (3) A személyi reprezentációs keret az I. kategóriába sorolt állomány reprezentációs tevékenységének (reprezentációs rendezvények, irodai reprezentáció, ajándékozás, a külföldi partner által tartott hivatalos rendezvény) költségeihez történő hozzájárulás. A személyi reprezentációs keret tartalmazza továbbá – az I. kategóriába sorolt állomány engedélyével – az alárendelt állomány által az MH képviseletében folytatott ajándékozás költségeit, valamint a külföldi partner által tartott hivatalos rendezvény részvételi díja költségeihez történő hozzájárulást. A személyi reprezentációs keretből az I. kategóriába tartozó állomány szükség esetén a rendezvényi reprezentációs keretbe átcsoportosíthat, a rendezvényi keretből a személyi reprezentációs keret azonban nem egészíthető ki. (4) A rendezvényi reprezentációs keret évente egy nemzeti fogadás költségeit tartalmazza, melynek időpontját illetően a fogadó szervezet rendezvénytervéhez kell igazodni. Az egyéni beosztásúak részére helyőrségenként és szervezetenként (parancsnokságonként) kell a keretet felszámolni, a Magyar Honvédség külföldi szolgálatot teljesítő és külföldi tanulmányokat folytató személyi állománya devizaellátmányáról és egyes ellátmányon kívüli pénzbeli járandóságairól szóló 26/2007. (VI. 20.) HM rendelet 3. § i) pont 1–4. alpontjai szerinti engedélyező elöljáró hatáskörében összesítve. A felszámolt összesített keretösszeg helyőrségenkénti, szervezetenkénti felosztásáról, felhasználásáról az engedélyező elöljáró dönt, azonban abból a Képviseletek rendezvényi reprezentációs kerete, valamint a személyi reprezentációs keret nem egészíthető ki. (5) A rendezvényi reprezentációs keret terhére rendezvényeket a katonai képviselő vagy képviseletvezető, illetve a (4) bekezdésben meghatározott engedélyező elöljáró által az adott helyőrségben vagy szervezetnél (parancsnokságon) szolgálatot teljesítő állományból kijelölt kiküldött tarthat a felszámított (engedélyezett) keretösszeg terhére. A rendezvényi reprezentációs keret terhére a rendezvényeket Brüsszelben az MH KKH katonai képviselője, együttműködve az MK ÁNK VPR képviseletvezetőjével, Monsban az MH NKK katonai képviselője, Norfolkban a MH NÖK képviseletvezetője, Bécsben az MK ÁEK KK képviseletvezetője tartja. (6) A reprezentációs keretek nem használhatóak fel: a) nem hivatalos programokra; b) a rendezvényi reprezentációs keret terhére, szolgálati lakáson tartott rendezvényre. (7) Az 1. melléklet szerinti keretek nem tartalmazzák a reprezentációs tevékenységgel összefüggő kiadások közterheit (kivéve az általános forgalmi adót). A munkáltatót terhelő adók és járulékok bevallása, valamint megfizetése érdekében az egyes meghatározott és béren kívüli juttatá sok után a munkáltatót terhelő adó bevallásához és megfizetéséhez szükséges adatszolgáltatás teljesítéséről szóló 20/2011. (HK 5.) HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal főigazgatói szakutasítás szerint kell eljárni. (8) Az 1. melléklet szerinti kereteket nem terheli a reprezentációs rendezvények lebonyolításában közreműködő szakács, felszolgáló és konyhai kisegítő (a továbbiakban együtt: személyzet) megbízási díja. A személyzet megbízási szerződéssel alkalmazható, a megbízási díjat a Képviseletek, illetve – a Honvéd Vezérkar Személyzeti Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK SZCSF) hatáskörében felszámított keret terhére tartott rendezvény esetében – a nemzeti támogatásért felelős szervezet részére jóváhagyott külső megbízási díjkeret terhére kell elszámolni. 4. § (1) A vendéglátás, illetve az ajándékozás az alábbi személyekre terjedhet ki: a) a nemzetközi szervezetek és a partnerországok azon képviselőire, akikkel a reprezentációra jogosult kiküldött (meghívó) hivatalos munkakapcsolatba kerül; b) az a) pontban meghatározott személyek (meghívottak) partnerére. (2) A rendezvényen részt vehetnek a reprezentációra jogosult kiküldött azon munkatársai, akiknek a jelenléte a meghívó megítélése szerint elengedhetetlen (vendéglátók). (3) Amennyiben a rendezvényre való meghívás kiterjed az (1) bekezdés a) pont szerinti meghívottak partnerére is, akkor a rendezvényen való részvétel kiterjedhet a (2) bekezdés szerinti vendéglátók partnerére is. (4) A vendéglátók száma nem haladhatja meg a meghívottak létszámát. 5. § (1) Az 1. melléklet szerinti reprezentációs kereteket terheli: a) az – elsősorban nemzeti jellegű – italok, hazánkat népszerűsítő kiadványok, emlék- és ajándéktárgyak értéke, b) az irodai reprezentációval és a kapott meghívásokkal (részvételi díj saját és partner részére, virágcsokor a vendéglátó részére, gravírozás stb.) kapcsolatos beszerzések, szolgáltatások költségei, c) a reprezentációs tevékenységhez kapcsolódó egyéb költségek (pl. postaköltségek, nyomdaköltségek, üdvözlő-, ültető-, menü-, köszönetnyilvánító kártyák, borítékok költségei), valamint d) a vendéglátással kapcsolatban az a)–c) pontban foglalt kiadásokon túl felmerülő azon kiadások, amelyeket a nemzetközi és belföldi (hazai) katonai együttműködéssel összefüggő egyes protokolláris és vendéglátási kérdésekről szóló 74/2011. (VII. 8.) HM utasítás (a továbbiakban: Ut.) tartalmaz. (2) A személyi reprezentációs keret terhére a külföldi partnerek részére emlék- és ajándéktárgyak szerezhetőek be, amelynek végrehajtásához a nemzeti támogatásért felelős szervezet segítséget nyújt. Az ajándékozás mértékére vonatkozóan az Ut.-ban foglaltakat kell irányadónak tekinteni. (3) Amennyiben valamely beosztásban évközben váltás történik, akkor az adott évre, az adott beosztásra jóváhagyott személyi reprezentációs keret a beosztás átadás-átvételének időpontjára vetített időarányos része használható fel. 6. § (1) Az 1. melléklet szerinti reprezentációs keretek költségvetési előirányzatait az adott szervezet, illetve – a HVK SZCSF hatáskörében felszámított keret esetében – a nemzeti támogatásért felelős szervezet költségvetése tartalmazza. (2) A rendezvény megtartása után, 15 munkanapon belül a reprezentáló személynek reprezentációs költség elszámolást kell készítenie a 2. melléklet szerinti formában. Meghívás, irodai vendéglátás, valamint ajándék- és emléktárgyak beszerzése miatt felmerült költségek elszámolásához a 3. melléklet szerinti költségelszámolást kell elkészíteni. Az elszámolásokhoz a 12. § (1) bekezdés rendelkezéseinek megfelelő bizonylato(ka)t (számla, egyszerűsített számla stb.) csatolni kell. (3) A rendezvényekkel kapcsolatban felmerült költségek elszámolásához a reprezentációra jogosult kiküldöttnek, illetve a rendezvényi reprezentációs keret terhére engedélyezett kiadások elszámolásáért felelős személynek csatolnia kell a rendezvényen résztvevő meghívottak és a vendéglátók nevét és nemzeti hovatartozását tartalmazó listát. (4) A reprezentációs kiadások előirányzatait az „562133. Tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs kiadásai előirányzata” alszámláin, a felhasználását az „562233. Tartós külföldi szolgálatot teljesítők reprezentációs kiadásai előirányzata teljesítése” alszámláin személyi és rendezvényi reprezentációs kiadások bontásban kell elszámolni. (5) A felszámított reprezentációs keretekről és a felhasználásról a nemzeti támogatásért felelős szervezet a 4. melléklet szerint keretnyilvántartást vezet. A keretek felhasználásának alakulásáról az 1. melléklet szerinti jogosultak részére a nemzeti támogatásért felelős szervezet igény szerint tájékoztatást nyújt. 7. § (1) A rendezvényekre felhasználható keretösszeget az 5. melléklet szerinti normák és a meghívottak létszáma alapján kell felszámítani, amely azonban nem haladhatja meg a rendelkezésre álló keretösszeget. (2) A Képviseletekre és az egyéni beosztásúakra vonatkozó normák szükség szerinti módosítására a HM KPH főigazgatója tesz javaslatot. 3. A nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben szolgálatot teljesítőkre vonatkozó különös szabályok 8. § (1) Személyi és rendezvényi reprezentációs kerettel a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben szolgálatot teljesítő katonai kontingensek parancsnokai, a törzstiszti csoportok és a katonai megfigyelő missziók rangidős tisztjei rendelkeznek. (2) A személyi reprezentációs keret terhére a parancsnokok és rangidős tisztek az irodai reprezentáció és ajándékozás költségeit, a rendezvényi reprezentációs keret terhére évente egyszer, május 21-e, a Honvédelem Napja (nemzeti nap) alkalmából megtartott rendezvény, valamint váltásonként egy, a műveletben letöltött idő utáni kitüntetések átadása alkalmából tartott rendezvény (ún. „medal parade”) költségeit számolhatják el. 9. § (1) A katonai kontingensek, törzstiszti csoportok, valamint a katonai megfigyelő missziók 6. melléklet szerinti kategóriákba sorolását, valamint az éves reprezentációs keretek megállapítását – az MH ÖHP-vel együttműködve – a HM KPH főigazgatója hajtja végre tárgyévet megelőző év november 30-ig. (2) A HM KPH a költségvetési tervjavaslatok összeállítása során, a megállapított éves reprezentációs keretet szerepelteti az adott katonai kontingens, törzstiszti csoport, illetve katonai megfigyelő misszió költségvetésében. A jóváhagyott reprezentációs célokra fordítható költségvetési előirányzat nem léphető túl. (3) A 8. § (1) bekezdésben meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek a helyi viszonyokban bekövetkező lényeges változások esetén az MH ÖHP parancsnoka egyetértésével a HM KPH főigazgatója részére a tárgyévet megelőző év június 30-ig a következő évi, 6. melléklet szerinti reprezentációs normák változtatására javaslatot tehetnek. (4) Az év közben felállításra kerülő katonai kontingensek, törzstiszti csoportok, valamint katonai megfigyelő missziók esetében az (1) bekezdésben meghatározott feladatokat az elemi költségvetési terveik összeállításával egyidejűleg kell végrehajtani. 10. § (1) A reprezentációs normákat a 6. melléklet, a reprezentációs keretek felszámítását a 7. melléklet határozza meg. (2) A 8. § (1) bekezdés szerinti parancsnokok és rangidős tisztek a tárgyévben – vezénylésükhöz igazodóan – a személyi reprezentációs keret naptári évre vetített időarányos részét használhatják fel. (3) A rendelkezésre álló éves személyi és rendezvényi reprezentációs keretet a 4. melléklet szerint kell nyilvántartani. (4) A személyi reprezentációs keretből a 8. § (1) bekezdésében meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek szükség esetén a rendezvényi reprezentációs keretbe átcsoportosíthatnak, a rendezvényi keretből a személyi reprezentációs keret azonban nem egészíthető ki. 11. § (1) A reprezentációs rendezvényre meghívható vendégek körét az MH ÖHP parancsnoka hagyja jóvá a rendezvény megtartása előtt 30 nappal, azonban a rendezvényi keret felszámításakor a 6. melléklet szerint engedélyezett meghívotti létszám nem léphető túl. (2) A hivatalos rendezvény előtt – a felszámítható keret erejéig – előleg adható, amellyel a rendezvényt követő 10 napon belül az (1) bekezdés alapján el kell számolni. Azon kontingensek, törzstiszti csopotok, illetve katonai megfigyelő missziók, akik pénzügyi ellátását a műveleti területen pénzügyi szolgálattal rendelkező kontingens nem tudja végrehajtani, a kiutazás előtt előleget vesznek fel és a hazatérést követő 10 napon belül elszámolnak a HM KPH-nál. Az előleggel történő elszámolást a 2. és a 3. melléklet szerinti nyomtatványokkal és a felhasználást alátámasztó számlákkal kell végrehajtani. 12. § (1) A rendezvényi és a személyi reprezentációs keretek felhasználását az alaki és tartalmi követelményeknek megfelelő bizonylattal (számla, egyszerűsített számla stb.) kell igazolni. Az idegen nyelven kibocsátott bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, elszámolhatóságához, a megbízható, valóságnak megfelelő adatrögzítéshez szükségesek – a bizonylat elszámolását megelőzően –, magyarul is fel kell tüntetni. (2) A külföldi pénznemben felmerülő reprezentációs költségeket az érvényes, HM Egységes Számviteli Politikája szerint kiadott érvényes vállalati árfolyamon kell forintra számítani. (3) A reprezentációs költségek elszámolását a 2. vagy 3. mellékletek alkalmazásával kell összeállítani. (4) A reprezentációs kiadások előirányzatait és azok felhasználását a 6. § (4) bekezdés rendelkezései szerint kell elszámolni. 13. § Ajándékozást a 8. § (1) bekezdésében meghatározott parancsnokok és rangidős tisztek – az Ut. figyelembevételével – a személyi reprezentációs keret terhére folytathatnak. Az arra jogosultak emlék- és ajándéktárgyakat az MH 64. Boconádi Szabó József Logisztikai Ezredtől, egyéb hazai, illetve külföldi beszerzéssel szerezhetnek be. 4. Záró rendelkezések 14. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit azonban 2011. október 1-től kell alkalmazni. (2) Hatályát veszti a nemzetközi válságkezelési és békefenntartó műveletekben részt vevő hivatásos és szerződéses katonák külföldi reprezentációjáról szóló 3/2005. (HK 3.) HM utasítás és az egyes külföldön szolgálatot teljesítő személyek vendéglátási és reprezentációs tevékenységéről szóló 122/2005. (HK 2/2006.) HM utasítás. Dr. Hende Csaba s. k., honvédelmi miniszter