14/2012. (XII. 29.) SZTNH utasítása a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala intranet rendszerének működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezés

14/2012. (XII. 29.) SZTNH utasítása a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala intranet rendszerének működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről. A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala a kormánytisztviselőinek, munkavállalóinak gyors, megfelelő tartalmú és formájú tájékoztatása, továbbá a feladatok ellátásának támogatása érdekében elektronikus belső információs intranet rendszert működtet, amelynek megvalósításához szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről az alábbi utasítást adom ki a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja szerinti felhatalmazás alapján. I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Az utasítás célja 1. § Az utasítás célja, hogy a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) elektronikus belső információs intranet rendszerének (a továbbiakban: intranet) információszolgáltató, egyes feladatok ellátását segítő szerepe érdekében, az ehhez szükséges tevékenységek elvégzéséhez szervezeti, szervezési és eljárásrendi szabályokat biztosítson, és rendezze az ezzel kapcsolatos tevékenység felelősségi szintjeit. Az utasítás hatálya 2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire, munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a kormánytisztviselő és a munkavállaló a továbbiakban együtt: dolgozó) terjed ki. (2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalóira azon rovatok tekintetében, amelyek vonatkozásában külön döntés szerinti hozzáférési jogosultsággal rendelkeznek. Az utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá az egyéb szerződés keretében egyes hivatali feladatokat átmenetileg ellátó személyekre is [az (1) és a (2) bekezdésben meghatározottak a jelen utasításban a továbbiakban együtt: felhasználók]. (3) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett intranetre, annak fejlesztésére, illetve a mindenkori aktuális adatokkal történő ellátása és feltöltése érdekében végzett tevékenységre terjed ki. (4) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki az intraneten keresztül elérhető, de nem közvetlenül ennek a részét képező dokumentumokra, rendszerekre, illetve tevékenységekre. II. SZERVEZETI KERETEK A Hivatal elnöke 3. § (1) A Hivatal elnöke határozza meg a jelen utasításban az intranettel kapcsolatos tevékenység szervezeti és eljárásrendi kereteit, továbbá jelöli ki mindenkor a Hivatal kormánytisztviselői közül a főszerkesztőt és az intranetszerkesztő bizottság tagjait. (2) Az elnököt távollétében vagy akadályoztatása esetén az (1) bekezdésben meghatározott körben az általa erre külön megbízott elnökhelyettes vagy a gazdasági főigazgató helyettesíti. Intranetszerkesztő-bizottság 4. § (1) Az intranettel kapcsolatos tevékenység hatékony végzése érdekében a Hivatalban intranetszerkesztő-bizottság működik, amely szükség szerint ülésezik. (2) Az intranetszerkesztő-bizottság tagjai: a) a főszerkesztő, b) a rovatvezetők. (3) Az intranetszerkesztő-bizottság az ülésén vagy az ülésen kívül írásban, egyszerű szótöbbséggel jogosult dönteni az intranettel összefüggő valamennyi olyan kérdésben, amelyet jogszabály vagy belső utasítás, illetve a Hivatal elnökének döntése nem utal más szerv vagy személy hatáskörébe. Ilyen kérdés különösen az intranet szerkezetének átalakítása, új vagy már meglévő rovat esetén a 8. §-ban előírt eljárási rendtől való eltérésről történő döntés. (4) Az intranetszerkesztő-bizottság bármely tagja írásban kezdeményezheti a főszerkesztőnél, hogy valamely kérdést az intranetszerkesztő-bizottság tárgyaljon meg. Ebben az esetben a főszerkesztő a kérdés megtárgyalása érdekében 15 napon belül intranetszerkesztő-bizottsági ülést hív össze, vagy írásban kéri az intranetszerkesztő-bizottság döntését. (5) Az intranetszerkesztő-bizottság nem alkot elkülönülő szervezeti egységet a Hivatal szervezetében, hanem tagjai eredeti beosztásuk mellett, a munkaköri leírásukban, illetve feladatkitűzésükben feltüntetett feladatként látják el az intranettel kapcsolatos tevékenységüket. (6) Az intranettel kapcsolatos tevékenységgel összefüggő informatikai feladatoknak az esetlegesen tevékenység-kiszervezés keretében, külső vállalkozó részéről történő elvégzése nem érinti a jelen utasításban meghatározott szervezeti kereteket. (7) Az intranetszerkesztő-bizottság munkájáról és az intranettel kapcsolatos tevékenységről a főszerkesztő minden év január 31-éig köteles írásban beszámolni a Hivatal elnöke és elnöki értekezlete számára. Főszerkesztő és szerkesztőségi koordinátor 5. § (1) A főszerkesztő az intranet tartalmának és megjelenésének operatív felelőse. A főszerkesztő a) dönt a szakmailag, vagy egyéb okból indokolt új rovatok kialakításáról, b) irányítja és szervezi az intranetszerkesztő-bizottság munkáját, gondoskodik üléseinek és döntéseinek előkészítéséről, az emlékeztetők elkészítéséről, továbbá felelős a döntéseinek végrehajtásáért, c) gondoskodik az intranet üzemeltetéséről, a megjelenéshez szükséges szervezési, technológiai, technikai és egyéb kérdések rendezéséről, d) kapcsolatot tart az intranet fejlesztésével és üzemeltetésével összefüggő munkálatokat végző külső vállalkozóval, e) javaslatot tesz szükség esetén az intranet tartalmi és formai átalakítására, valamint az intranettel kapcsolatos tevékenység felülvizsgálatára és szükség esetén módosítására, f) kapcsolatot tart a Hivatal vezetőivel és az egyes szervezeti egységekkel az intranettel összefüggő kérdések tekintetében. (2) A főszerkesztő gondoskodik az intranet fenntartására és fejlesztésére jóváhagyott költségvetési keret célszerű felhasználásáról, amelynek keretében a) jogosult külső megrendelések és szerződések aláírására a kötelezettségvállalásra vonatkozó mindenkori belső utasítások szerint, b) köteles a teljesítésigazolások kiadására és a számlák igazolására. (3) A főszerkesztő munkáját a szerkesztőségi koordinátor segíti, aki a) részt vesz az intranet tartalmának folyamatos karbantartásában, b) technikai kérdésekben kapcsolatot tart a főszerkesztő és az üzemeltető között, c) az intranet szerkesztésével kapcsolatos kérdésekben szükség esetén segíti a rovatvezetők munkáját, d) a főszerkesztő utasítására közreműködik az intranettel kapcsolatos tevékenység dokumentálásában. Rovatvezetők és információszolgáltatók 6. § (1) A rovatvezetők személyükben felelősek az általuk gondozott intranetes rovatok aktuális tartalmáért és rendszeres tartalmi frissítéséért. A rovatvezetők az intranetszerkesztő-bizottság tagjaiként részt vesznek annak munkájában. (2) A rovatvezetőket feladataik rendszeres ellátásában más kijelölt dolgozók segíthetik (a továbbiakban: információszolgáltató). Amennyiben az információszolgáltató személyében bármely okból változtatás szükséges, az érintett rovatvezető kezdeményezheti új dolgozó információszolgáltatóként történő bevonását, a dolgozó munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének előzetes jóváhagyásával. (3) Az intranet tartalmának mindenkori aktualizálása és frissítése érdekében a rovatvezetők kötelesek az általuk kezelt rovatok tartalmának módosításáról gondoskodni, illetve kötelesek a szükséges előzetes egyeztetéseket lefolytatni, amelyek alapján a tartalom módosítását az adott rovat (2) bekezdés szerinti információszolgáltatói is kezdeményezhetik, illetve azt maguk is elvégezhetik. (4) A rovatvezető, vagy felhatalmazása alapján az információszolgáltató gondoskodik a már aktualitásukat vesztett anyagok archívumba helyezéséről vagy törléséről, figyelemmel arra, hogy elektronikusan, vagy egyéb módon szükség lehet-e utóbb az adott anyag rendelkezésre állására. (5) A vezetői megbízással rendelkező rovatvezető köteles beosztottjai közül helyettesről gondoskodni, aki a rovatvezető akadályoztatása esetén mind a rovatvezetői, mind az intranetszerkesztő-bizottsági feladatok tekintetében eljárhat a rovatvezető helyett. A helyettes személyét a rovatvezető írásban közli a főszerkesztővel. (6) A rovatvezetőket a Hivatal elnöke jelöli ki, személyüket a főszerkesztő rovatok szerint tartja nyilván a 7. § (1) bekezdésében írt módon. III. INTRANET ROVATOK 7. § (1) A Hivatal intranet rendszerének rovatait és egyéb tartalmait (a továbbiakban: rovat), az egyes rovatokért felelős rovatvezetők és információszolgáltatók megnevezését a főszerkesztő együtt tartja nyilván. (2) Az intranet főszerkesztőjének feladata, hogy a rovatok körének bővülését, változását, továbbá a rovatvezetők vagy az információszolgáltatók személyében bekövetkező változásokat nyilvántartsa, és ezeknek megfelelően az (1) bekezdés szerinti nyilvántartás tartalmát folyamatosan aktualizálja. (3) Az intraneten önálló rovatoknak minősülnek a közérdeklődésre számot tartó hirdetések elhelyezésére és az egyéni vélemények kifejtésére lehetőséget biztosító felületek, amelyek a felhasználók véleménynyilvánítási jogának színterei, ennek megfelelően ezen rovatokba beírni a 2. § szerinti bármely felhasználó jogosult, és ezért ezen rovatoknak nincs kinevezett tartalmi felelősük. A hirdetőtábla és a fórum rovatba a bejegyzések a felhasználók neve alatt kerülnek a Hivatal belső nyilvánossága elé, ezért a bejegyzést író felhasználó saját személyében felelős az általa közzétett tartalomért. (4) Ha az intranet egyes rovatai a Hivatal internetes honlapjával teljesen azonosak, akkor az intranetes rovatra kattintva a Hivatal honlapjának megfelelő rovata érhető el. Ezen rovatok frissítésére a honlapra vonatkozó elnöki utasítás szabályai az irányadók. IV. ELJÁRÁSI REND 8. § (1) A 7. § (3)–(4) bekezdésében foglaltak kivételével az intranet egyes rovatainak tartalmáról és az anyagok felhelyezéséről a rovatvezető, vagy felhatalmazása alapján az információszolgáltató önállóan gondoskodik, de indokolt esetben a szerkesztőségi koordinátor segítségét kérheti az anyagok intranetre történő feltöltéséhez. (2) A rovatvezető vagy az információszolgáltató köteles gondoskodni arról, hogy új anyagok tartalmi, nyelvhelyességi és formai szempontokból egyaránt alkalmasak legyenek az intranetre történő felhelyezésre. (3) Az intranetre a dokumentumokat PDF formátumban kell feltenni az adott rovatba, kivéve a munkaanyagokat, a táblázatokat és a kitöltésre szánt nyomtatványokat. (4) A (3) bekezdés szerinti előírás nem vonatkozik az intranet hirdetőtáblájára vagy fórum rovatába kerülő anyagokra és bejegyzésekre. V. FELHASZNÁLÓKRA VONATKOZÓ KÖZÖS SZABÁLYOK 9. § (1) Annak érdekében, hogy az intranet tájékoztató funkcióját képes legyen betölteni, a felhasználóknak rendszeresen – legalább naponta egyszer – meg kell nézni az intranet friss anyagait. (2) Ha a felhasználónak a mindenki által megismerhető rovatokon kívül más rovatokhoz való hozzáférése is szükséges, az ehhez szükséges jogosultság megadását írásban kell kezdeményezni a 10. § (2) bekezdése szerint. (3) Az intraneten hirdetőtábla és fórum rovatok állnak rendelkezésre, amelyre minden, a 2. § (1) bekezdése szerinti felhasználó közérdeklődésre számot tartó bejegyzést tehet. VI. JOGOSULTSÁGOK 10. § (1) A Hivatal dolgozói, továbbá a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói a munkába lépésükkel, más, személyükre egyedileg meghatározott informatikai jogosultságukkal egyidejűleg felhasználói jogosultságot kapnak az intranet minden munkatárs, illetve a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói által megismerhető és igénybe vehető rovatainak megtekintésére, használatára. (2) A nem mindenki által megismerhető vagy használható intranet rovatokhoz való hozzáférési jogosultságot a felhasználónak a főszerkesztőnél kell írásban kérnie. Ha az adott rovathoz való hozzáférés ezt szükségessé teszi, a főszerkesztő az adott rovat vezetőjével előzetesen egyezteti a kérés teljesítésének indokoltságát. (3) Az (1) bekezdésen kívüli személyek részére az intranet minden dolgozó által hozzáférhető rovataihoz, vagy indokolt esetben egyes más rovataihoz való hozzáférési jogosultságot a feladat ellátásáról gondoskodni köteles szervezeti egység vezetője írásban (e-mailben) kéri meg az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetőjétől. 11. § A főszerkesztő elektronikus úton elküldött írásos javaslata alapján a Gazdálkodási és Informatikai Főosztály biztosítja a megfelelő jogosultságot és a szükséges technikai feltételeket ahhoz, hogy az intranet rovatvezetői és információszolgáltatói az egyes rovatok feltöltését el tudják végezni. Az intranet szerkesztőség gondoskodik arról, hogy ezen személyek a feladat ellátásához elengedhetetlen ismereteket megszerezzék, a szükséges oktatást megkapják. 12. § (1) A hivatali munkacsoport vezető vagy szervezeti egység vezető az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetőjénél írásban (e-mailben) kezdeményezheti azokhoz a nem mindenki által megismerhető, közös munkavégzésre alkalmas intranetes felületekhez a hozzáférést, amelyet csak a közös munkában részt vevő személyek érhetnek el és használhatnak. (2) A közösen használható intranetes munkafelületnek a jellemzője, hogy több személy számára teszi lehetővé az ugyanazon munkaanyagban történő egyidejű munkavégzést. (3) A hivatali munkacsoport vezető vagy szervezeti egység vezető ugyancsak írásban jelenti be, ha a felhatalmazott személyek körében bármilyen változás szükséges, továbbá, ha az adott felület biztosítása a munkacsoport vagy a szervezeti egység számára már nem szükséges. VII. VEGYES RENDELKEZÉSEK 13. § Az intranettel kapcsolatos tevékenységgel kapcsolatos költségeket a költségvetésben a honlapra vonatkozó költségektől elkülönítve, a beruházási, illetve a működési kiadások megfelelő előirányzatán belül kell szerepeltetni. 14. § (1) A Hivatal által működtetett, az intraneten keresztül elérhetővé tett, de az intranet rendszer részét nem képező adatbázisok és rendszerek üzemeltetéséért a Hivatal Infokommunikációs Szolgáltatási Osztályának vezetője felelős. (2) Az intranet üzemeltetése keretében külön kell meghatározni az intranet tartalmának adatvédelme, valamint archiválása érdekében szükséges teendőket és intézkedéseket. (3) Az intranet üzemeltetése során a Hivatal informatikai biztonsági előírásait be kell tartani. 15. § Az intranet működéséhez szükséges, jelen utasítás szerinti főszerkesztői, rovatvezetői és információszolgáltatói tevékenység a Hivatal erre kijelölt dolgozóinak kötelessége. A dolgozó az utasításban megjelölt feladatokat – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető döntésétől függően – munkaköri feladatként vagy külön meghatározott többletfeladatként, célfeladatként látja el. Az ehhez szükséges feladatkitűzéseket, a munkaköri leírások módosítását az intranetszerkesztő-bizottság szakmai javaslata és a Hivatal vezetésének döntése alapján a Humánpolitikai Önálló Osztály bevonásával kell elkészíteni. VIII. HATÁLYBA LÉPTETŐ ÉS VEGYES RENDELKEZÉSEK 16. § (1) Ez az elnöki utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Jelen elnöki utasítás hatálybalépésével hatályát veszti a Magyar Szabadalmi Hivatal elnökének a Magyar Szabadalmi Hivatal intranet rendszerének működéséhez szükséges tevékenység szervezeti, szervezési és eljárásrendjéről szóló 5/2010. számú elnöki utasítása. (3) Az utasítás hatálybalépését követő 30 napon belül az intranet főszerkesztője és az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkatársai kizárólag azon rovatokhoz rendelkezzenek hozzáférési jogosultsággal, amelyek a munkavégzésükhöz elengedhetetlenül szükségesek. (4) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról az intranet főszerkesztője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását. Dr. Bendzsel Miklós s. k., a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala