23/2012. (XII. 18.) VM utasítása a taxi kártyák használatának szabályairól.

23/2012. (XII. 18.) VM utasítása a taxi kártyák használatának szabályairól. Az egyes miniszterek, valamint a Miniszterelnökséget vezető államtitkár feladat- és hatásköréről szóló 212/2010. (VII. 1.) Korm. rendeletben meghatározott feladat- és hatáskörömben eljárva – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a taxi kártyák használatának és kezelésének rendjét az alábbiak szerint állapítom meg: 1. § A szabályzat hatálya kiterjed a Vidékfejlesztési Minisztériummal (a továbbiakban: Minisztérium) a közszolgálati tisztviselők jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) alapján kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselőkre és kormányzati ügykezelőkre, a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) alapján a Minisztériummal munkaviszonyban álló munkavállalókra, valamint a Magyar Közigazgatási Ösztöndíj Program keretében foglalkoztatott ösztöndíjas jogviszonyban állókra (a továbbiakban együtt: kormánytisztviselők). 2. § Jelen szabályzat alkalmazásában: 1. taxi kártya: a személyszállítás díjaként fizetendő készpénzt helyettesítő fizetési eszköz. A személyszállítás díjaként fizetendő összeg tekintetében teljes körűen biztosítja a készpénz kímélését. A taxi kártya szigorú számadású, egyedi sorszámozású plasztik kártya; 2. igénybe vevő: a taxi kártya felvételére és utazásra való felhasználására feljogosított kormánytisztviselő; 3. adminisztrátor: a kártyát birtokló szervezeti egységeknél a taxi kártya felvételére, a kártyaállomány kezelésére, őrzésére, az igénybe vevő részére történő átadására és a nyilvántartás vezetésére a szervezeti egység vezetője által kijelölt kormánytisztviselő; 4. KEF elszámoló: a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) közalkalmazottja, aki végzi a taxi kártyák kiadását, nyilvántartásának ellenőrzését, teljesítési igazolások megküldését, aláírt teljesítési igazolások ellenőrzését; 5. Szervezeti egység: a Minisztérium Miniszteri Titkársága, Miniszteri Kabinete, közigazgatási államtitkársága, államtitkárságai és helyettes államtitkárságai; 6. Szervezeti egység vezetője: a szervezeti egység titkárságvezetője; 7. VM kapcsolattartó: a KEF-fel történő kapcsolattartásért felelős, valamint a Minisztérium részéről a taxi kártyák kibocsátását engedélyező személy: Név, beosztás, szervezeti egység: Gúti Zsuzsanna, titkárságvezető, Jogi és Igazgatási Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság Telefon: +36 (1) 795-2143 E-mail: zsuzsanna.guti@vm.gov.hu 3. § (1) A taxi kártya olyan hivatali célú utazásra vehető igénybe és használható fel, amikor az ügyintézés sürgőssége, a szállítandó anyag, eszköz jellemzői vagy egyéb rendkívüli körülmény nem teszi lehetővé tömegközlekedési eszköz igénybevételét, vagy az ilyen igénybevétel a hivatali munka zökkenőmentességét, illetve az utazással érintett kormánytisztviselő teherbírását veszélyeztetné. (2) A taxi kártya az (1) bekezdésben foglalt feltételek mellett is csak Budapesten és a város közigazgatási határától számított 20 km-es körzeten belül vehető igénybe. A munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető, illetve megbízott esetén a megbízó engedélye alapján a taxi kártya távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve, hogy az nem minősül kiküldetésnek és az ilyen utazáshoz a KEF által biztosított kulcsos, vagy taxi rendszerű személygépkocsi használata akadályba ütközik. (3) A taxi kártya kizárólag személyszállításra, a KEF által lebonyolított közbeszerzési eljárás nyerteseként szerződött, a kártyán feltüntetett szolgáltató személygépkocsi-parkjához tartozó személygépkocsival történő utazáshoz használható fel. A közbeszerzési eljárás nyertesével a KEF köt a személyszállítási szolgáltatásra szerződést. A taxi kártyák beszerzéséről a KEF Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztálya (a továbbiakban: GFÜF) gondoskodik. (4) Taxi kártya nem vehető igénybe a napi munkába járáshoz, kiküldetéshez, reptéri transzferhez, továbbá nem hivatali ügyek intézéséhez. Az állami vezetők kivételével a személyi használatra biztosított személygépkocsik jogosultjai taxi kártyát csak abban az esetben igényelhetnek, amennyiben a személyi használatra biztosított gépkocsi valamilyen oknál fogva nem üzemel, vagy a gépjárművezetésben valamilyen oknál fogva (pl. személyi sérülés stb.) korlátozottak. 4. § (1) Az utazásra feljogosító taxi kártya az alábbi adatokat tartalmazza: a) a kibocsátó neve, telefonszáma; b) a kártya sorszáma. (2) Az utazásra szolgáló minden egyes taxi kártya egyedi sorszámmal ellátott. (3) A kártyahasználatra jogosult szervezeti egység vezetője az 1. melléklet szerinti „Formalevél taxi kártya igényléséhez” nyomtatvány kitöltésével határozza meg, hogy ellátmányként hány darab taxi kártya kerüljön igénylésre, melyet minden esetben a VM kapcsolattartó aláírásával kell ellátni. Az 5. melléklet tartalmazza a Minisztériumban kiosztásra kerülő taxi kártyák számát szervezeti egységenként. A szervezeti egység vezetője jelöli ki a kártyákat és a nyilvántartásokat kezelő adminisztrátort és helyettesét, akik a kijelölést az aláírás-mintájuk megadásával tudomásul veszik. A taxi kártyát a szervezeti egységnél az adott nyilvántartás kezelésére kijelölt adminisztrátor a 4. melléklet szerinti „Felelősségvállalási nyilatkozat” kitöltését és aláírását követően, megőrzési felelősség mellett, átadás-átvételi jegyzék aláírása mellett veszi át személyesen a KEF elszámolótól. A kártyák használatára engedély alapján jogosultak a szervezeti egység dolgozói, illetve a szervezeti egység felügyelete alá tartozó főosztályok dolgozói is. (4) Az adminisztrátor vagy helyettesének személyében történő változást a szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul bejelenteni a 2. melléklet szerinti „Átadás-átvételi jegyzőkönyv” kitöltése és a KEF elszámolójának történő megküldése útján. (5) Az átvett taxi kártyákat, a nyilvántartási űrlapokat és az utazási bizonylatokat az adminisztrátor kezeli és más által hozzá nem férhető, zárható helyen őrzi. Az adminisztrátor feladata továbbá az utazásokról készített, a szabályzat 3. melléklete szerinti nyilvántartás – kártyánkénti – naprakész vezetése. Az adminisztrátor nyilvántartását a szervezeti egység vezetője és a minisztérium Ellenőrzési Főosztálya bármikor, a KEF elszámolója előzetes időpont egyeztetéssel ellenőrizheti. 5. § (1) A taxi kártyával történő utazás engedélyezését a szervezeti egység vezetője, illetve a 6. mellékletben található Meghatalmazás alapján az általa kijelölt személy végzi. Az adminisztrátor csak az ilyen utazásra adott vezetői engedély birtokában adhat taxi kártyát az igénybe vevőnek. Az engedélyt a vezető, illetve az általa kijelölt személy a szabályzat 3. mellékletének az „engedélyező aláírása” rovatának kitöltésével adja meg. (2) A taxi kártya átadásával egyidejűleg az adminisztrátor tájékoztatja az igénybe vevőt a taxi kártya használatával kapcsolatos kötelezettségeiről és a kártya PIN kódjáról. (3) A taxi kártya utazásra történő kiadásakor az igénybe vevő a 3. melléklet „igénybe vevő aláírása” rovatában aláírásával igazolja a kártya átvételét. Az igénybe vevő az adminisztrátortól a taxi kártyát megőrzési és elszámolási kötelezettség mellett kapja meg, utazási célú felhasználásra. (4) Az igénybe vevő a taxi kártyát az utazás végén a gépjárművezető részére átadja, aki a POS terminálon azt lehúzza, beírja a szükséges adatokat, majd a terminál nyomógombjainak segítségével az igénybe vevő – az adatok ellenőrzését követően – a kártyához tartozó PIN kódot beüti, így teljesíti a fizetési kötelezettséget. A POS terminál által kinyomtatott bizonylat másodpéldányát a gépjárművezető az igénybe vevőnek átadja, aki azt elszámolási kötelezettséggel megőrzi. (5) A taxi kártyát az igénybe vevő más személyre nem ruházhatja át, és kizárólag a jelen szabályzatban foglaltak szerinti hivatali célra használhatja fel. (6) Az utazást követően az igénybe vevő a POS terminál eredeti bizonylatát köteles haladéktalanul leadni a szervezeti egység adminisztrátorának, akitől a taxi kártyát a (2) bekezdés szerint kapta, valamint a POS terminál eredeti bizonylatának másolatát a Jogi és Igazgatási Ügyekért felelős Helyettes Államtitkárságra a VM kapcsolattartónak. Az adminisztrátor az igénybe vevőtől átvett bizonylatot a taxi kártyához tartozó nyilvántartó laphoz tűzi és a rajta szereplő összeget a megfelelő rovatba bevezeti. (7) A felhasználó a kártya első használatát megelőzően köteles a 4. mellékletben található felhasználói felelősségvállalási nyilatkozatot aláírni. Amennyiben a szervezeti egység kezelésében lévő taxi kártya a felhasználás során elvész, úgy lehetőség van annak pótlására. A kártya pótlása díjköteles. Az aktuális esedékes díjat a KEF az Ellátási Portálján teszi közzé. A pótlási díjat a kártya felhasználója köteles a KEF részére 8 munkanapon belül a megküldött csekk felhasználásával postai úton, vagy a KEF pénztárában személyesen befizetni. (8) A taxi kártya elvesztése esetén az érintett igénybe vevő soron kívül köteles munkaidőben a KEF elszámolót, munkaidőn kívül a GFÜF illetékesét telefonon értesíteni, aki haladéktalanul intézkedik a kártya letiltásáról. Ezt követően az érintett igénybe vevő soron kívül köteles a szervezeti egység vezetője részére az eseményről feljegyzést készíteni. A feljegyzés másolati példányát a nyilvántartást vezető adminisztrátor – a szervezeti egység vezetőjének aláírását követően – köteles a KEF elszámolójának haladéktalanul – elektronikus formában is (e-mailben vagy faxon) – megküldeni. Az eredeti feljegyzést a kártya nyilvántartó lapjához kell csatolni és azokat 3 munkanapon belül le kell adni a KEF elszámolójának. Ezt követően a kezelő adminisztrátor az 1. melléklet szerinti igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxi kártyát igényelhet. Engedélyezett igénylés esetén a GFÜF az igénylés beérkezését követő egy munkanapon belül új taxi kártyát biztosít az igénylő szervezeti egység részére. (9) A taxi kártya felhasználhatatlanságig történő megrongálódása esetén az érintett igénybe vevő köteles a szervezeti egység vezetője részére az eseményről jegyzőkönyvet készíteni. A jegyzőkönyv másolati példányát a nyilvántartást vezető adminisztrátor – a szervezeti egység vezetőjének aláírását követően – köteles a KEF elszámolójának megküldeni. Az eredeti jegyzőkönyvet a kártya nyilvántartó-lapjához kell csatolni és azokat 3 munkanapon belül le kell adni a KEF elszámolójának, aki a kártyát az átadás-átvételi jegyzéken történő aláírásával visszaveszi. Ezt követően az adminisztrátor az 1. melléklet szerinti igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxi kártyát igényelhet. Engedélyezett igénylés esetén a GFÜF az igénylés beérkezését követő egy munkanapon belül új taxi kártyát biztosít az igénylő szervezeti egység részére. 6. § Az utazásra kiadott taxi kártya PIN kóddal működik. A kártyához tartozó PIN kódot a KEF elszámolója a kártya átadás-átvételekor közli az adminisztrátorral. A PIN kód titkosan kezelendő, csak az igénybe vevő személlyel közölhető. A PIN kódot a kártyán vagy mellette feltüntetni tilos. 7. § (1) A taxi kártyák felhasználásának a Minisztériumra eső éves költségkeretét a KEF határozza meg. A szervezeti egységenkénti negyedéves költségkereteket a KEF-fel történő előzetes egyeztetést követően a Minisztérium közigazgatási államtitkára az éves költségkeret elfogadását követő 10 munkanapon belül határozza meg. A szervezeti egység jóváhagyott éves költségkerete nem léphető túl azzal, hogy a negyedéves költségkeretek a negyedév végén jelentkező megtakarítása a következő negyedévre átvihető. Az éves költségkeretben év végén keletkező megtakarítás a következő évre nem vihető át. Az éves költségkeret kimerítése után a taxi-szolgáltatás kizárólag az igénybevevő saját költségére vehető igénybe. (2) A szabályzatban foglaltak szerinti utazásra a szervezeti egység részére jóváhagyott költségkeret jogszerű és takarékos felhasználását a szervezeti egység vezetője, illetve az általa megbízott személy köteles a nyilvántartás adatai alapján folyamatosan figyelemmel kísérni. 8. § (1) A taxiszolgáltatótól havonta kapott részletes számlaösszesítő mellékletének alapján a KEF elszámolója az egyes szervezeti egységek részére az adott egységnél a havonta történő utazások részletezését tartalmazó kimutatást küld, amelyet a szervezeti egység soron kívül köteles összevetni az adminisztrátor(ok) által vezetett nyilvántartással. A kimutatás szervezeti egységhez érkezésétől számított 3 munkanapon belül a KEF elszámolója felé kell a szervezeti egység vezetője által aláírtan visszaigazolni az összevetés eredményét. Amennyiben a nyilvántartás és a kimutatás között eltérés van, azt – szükség esetén a szolgáltató bevonásával is – a KEF tisztázza. (2) Az (1) bekezdés szerinti határidő betartásáért a szervezeti egység vezetője felel. Visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén a szervezeti egység a visszaigazolás pótlásáig, illetve a késedelem megszűntéig a részére megállapított utazási keretfelhasználására nem jogosult. (3) A 4. § (5) bekezdésben meghatározott, ellenőrzésre jogosult személyek felhívására, a szervezeti egységnél lévő, a taxi kártyák nyilvántartó lapjához tűzött igazolások alapján a GFÜF felé történő alkalomszerű elszámolás, a szervezeti egységnél a taxi kártyák kezelésével, őrzésével megbízott adminisztrátor feladata és felelőssége. 9. § Amennyiben a taxi kártyák kezelésével, megőrzésével megbízott adminisztrátor a rábízott taxi kártyákkal nem tud elszámolni, úgy erről a 4. § (5) bekezdés meghatározott ellenőrzésre jogosult személy jegyzőkönyvet vesz fel, amelyet a munkáltatói jogkör gyakorlójának meg kell küldeni. A taxi kártyák engedély nélküli felhasználása esetén a szervezeti egység vezetője az adminisztrátorral szemben – kár keletkezésének hiányában is – fegyelmi eljárást indíthat. A szabályzatban foglaltak megsértésével okozott kárért a kárt okozó személy – az egyéb alkalmazható jogkövetkezmény mellett – kártérítési felelősséggel tartozik. Az adminisztrátor jogviszonyának, vagy adminisztrátori kijelölésének megszűnése esetén a taxi kártyákkal és a nyilvántartások naprakész vezetésével köteles a KEF kijelölt munkatársának elszámolni. 10. § (1) A szervezeti egységek taxi kártyával történő ellátására első alkalommal jelen szabályzat hatálybalépését követő 10 munkanapon belül kerül sor, egyidejűleg jegyzőkönyv alapján visszavonásra kerülnek a korábban átadott csekktömbök. A jegyzőkönyv formátumával, tartalmával és mellékleteivel kapcsolatb (2) Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (3) Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti az 1/2009. (II. 13.) KvVM utasítás. Dr. Fazekas Sándor s. k., vidékfejlesztési miniszter