53/2012. (XII. 18.) BM utasítása a Belügyminisztérium és a belügyminiszter által irányított szervek nem hivatásos szolgálati jogviszonyban álló dolgoz

53/2012. (XII. 18.) BM utasítása a Belügyminisztérium és a belügyminiszter által irányított szervek nem hivatásos szolgálati jogviszonyban álló dolgozóinak a munkáltatói, a Belügyminisztérium és a belügyminiszter által irányított szervek nyugállományba helyezett, valamint szolgálati járandóságban részesülő egykori dolgozóinak a nyugdíjas, illetve a szolgálati járandóságra jogosultságot igazoló igazolványainak kiadásáról és nyilvántartásáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában biztosított jogkörömben a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. Ezen utasítás alkalmazásában: a) belügyi szerv: a Belügyminisztérium hivatali szervezetei, a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott önálló belügyi szervek, valamint a rendészeti szakközépiskolák; b) személyi állomány: a belügyi szervnél nem hivatásos jogviszonyban foglalkoztatottak összessége; c) igazolvány: ca) a személyi állomány munkáltatói igazolványa; cb) a belügyi szervtől nyugállományba helyezettek nyugdíjas igazolványa; cc) a belügyi szervtől nyugállományba helyezett, 2012. január 1-től szolgálati járandóságban részesülők szolgálati járandóságra jogosultságát igazoló igazolványa; d) megszemélyesítést végző szerv: az adatok nélküli igazolványt a belügyi szervre, valamint az igazolvány birtokosára vonatkozó adattartalommal ellátó szerv; e) központi személyügyi szerv: a belügyi szerv központi szervének személyügyi szerve; f) hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv: a belügyi szerv vagy annak szervezeti egysége szervezeti és működési szabályzatában az igazolvány megrendelésére, elkészíttetésére, kiadására, nyilvántartására, visszavonására és selejtezésére kijelölt személyügyi szerve; g) központi személyügyi nyilvántartó program: a belügyi szervnél alkalmazott, a központi személyügyi szerv felügyelete alatt álló, a hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv által kezelt személyügyi adminisztrációs program; h) közeli hozzátartozó: a házastárs, a bejegyzett élettárs, az egyeneságbeli rokon, a házastárs egyeneságbeli rokona, a bejegyzett élettárs egyeneságbeli rokona, az örökbefogadott, a mostoha és a nevelt gyermek, az örökbefogadó, a mostoha és a nevelőszülő, a testvér, valamint az élettárs; 2. Az igazolvány – ezen utasítás eltérő rendelkezése hiányában – a) a belügyi szerv személyi állományába tartozást, b) a személyi állománynak, valamint a nyugállományba helyezetteknek és a szolgálati járandóságban részesülőknek a belügyi szerv kezelésében álló objektumba – a be- és kiléptetés, valamint a benntartózkodás szabályainak megtartásával – történő belépés jogosultságát, c) a nyugállományba helyezettek és szolgálati járandóságban részesülők esetében a korábban a belügyi szervnél hivatásos vagy nem hivatásos jogviszonyban történő foglalkoztatását tanúsítja. 3. A személyi állomány tagja köteles igazolványát megőrizni, munkavégzése során magánál tartani és jogszerűen használni, ezért anyagi, fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik. Hivatalos eljárása során jogosult hivatalos minőségét ezzel igazolni. 4. A személyi állomány igazolványa adattartalmának leírását az 1-9. melléklet, a belügyi szervtől nyugállományba helyezett nem hivatásos állományúak nyugdíjas igazolványa adattartalmának leírását a 10. melléklet, a belügyi szervtől nyugállományba helyezett hivatásos állományúak nyugdíjas igazolványa adattartalmának leírását a 11. melléklet, amennyiben a 10–11. mellékletben meghatározott igazolvány kiállításának technikai akadálya van, úgy a belügyi szervtől 1999. december 31. előtt nyugállományba helyezettek nyugdíjas igazolványa adattartalmának leírását a 12. melléklet tartalmazza. A szolgálati járandóságban részesülők szolgálati járandóságra jogosultságát igazoló igazolványa adattartalmának leírását a 13. melléklet tartalmazza. 2. Az igazolvány érvényessége 5. A személyi állomány igazolványa, valamint a belügyi szervtől nyugállományba helyezettek nyugdíjas igazolványa visszavonásig, a szolgálati járandóságban részesülők igazolványa nyugdíjas igazolványuk átvételéig érvényes. 3. Az igazolvány elkészítése 6. Az igazolvány megrendeléséért, elkészíttetéséért, kiadásáért, nyilvántartásáért, visszavonásáért és selejtezéséért a hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv felel. 7. Az igazolvány megszemélyesítéséhez szükséges adatokat a hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv az adatforgalom biztonságát biztosító védett informatikai hálózaton a megszemélyesítést végző szervnek küldi el. Amennyiben a megszemélyesítést végző szervnél az adatforgalom biztonságát biztosító védett informatikai hálózat nem áll rendelkezésre, a hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv képviselője az igazolványok megszemélyesítéséhez szükséges adatokat adathordozón adja át. A megszemélyesítést végző szerv az elkészült igazolványt az igazolványt megrendelő hatáskörrel rendelkező személyügyi szervnek küldi el. 8. Az igazolvány előállítási és megszemélyesítési költségét az igazolványt megrendelő belügyi szerv a saját költségvetéséből biztosítja. A 17. pontban foglalt felelősség megállapítása esetén az új igazolvány elkészítésének költségét a személyi állomány tagja megtéríti. A nyugállományba helyezettek és a szolgálati járandóságban részesülők esetében az igazolvány előállítási és megszemélyesítési költségét a belügyi szerv az igazolvány első kiállítása alkalmával biztosítja. 4. Az igazolvány kiadása, cseréje 9. Az igazolvánnyal történő ellátás során a) a személyi állomány tagja személyesen megjelenik a hatáskörrel rendelkező személyügyi szervnél fényképezés és aláírásminta rögzítése céljából, b) a fényképezésre, valamint az arc- és aláírásfényképének központi személyügyi nyilvántartásban történő rögzítésére a személyi állomány tagjának írásbeli hozzájárulását követően kerül sor, c) a személyi állomány tagja az igazolvány átvételének tényét aláírásával igazolja. 10. Az igazolvány első alkalommal történő kiadásával egyidejűleg, valamint az arckép, illetve a név megváltozása esetén az arckép mását és a saját kezű aláírásminta másolatát a személyi állomány tagjának személyi anyagában el kell helyezni. 11. A munkaviszonyt nyugállományba helyezés miatt megszüntető határozat átadásával egyidejűleg a hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv a nyugállományba helyezett személy arcképmását és saját kezű aláírásmintája másolatát – az érintett írásbeli hozzájárulását követően – a személyi anyagában elhelyezi, ezzel egy időben a nyugállományba helyezett részére a nyugdíjasigazolványt megrendeli. 12. A hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv a belügyi szervtől nyugállományába helyezettnek az alkalmazási jogviszony megszűnése napján a nyugdíjasigazolványt kiadja. 13. Az igazolványt cserélni kell, ha érvényessége lejárt, ha az azon feltüntetett adatokban változás következett be, vagy ha az igazolvány megrongálódott. Az igazolványt pótolni kell, ha elveszett vagy megsemmisült. 14. A személyi állomány a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvényben meghatározott kirendelés alapján más szervnél foglalkoztatott tagja a kirendelés tartama alatt a munkáltatói igazolványát megtartja. Amennyiben a kirendelés tartama alatt a munkáltatói igazolvány adatváltozás miatti cseréje vagy egyéb okból pótlása válik szükségessé, ennek végrehajtásáról annak a belügyi szervnek a személyügyi szerve gondoskodik, ahonnan a személyi állomány tagja kirendelésre került. 5. Eljárás az igazolvány elvesztése, megrongálódása, megsemmisülése esetén 15. A munkáltatói igazolványa elvesztéséről, megrongálódásáról, megsemmisüléséről a személyi állomány tagja a tudomására jutást követően haladéktalanul köteles tájékoztatni a közvetlen vezetőjét. 16. A közvetlen vezető a tudomására jutást követően azonnal intézkedik az elvesztés, megsemmisülés tényének a központi személyügyi nyilvántartásba történő bejegyzése, valamint a munkáltatói igazolványhoz kapcsolódó jogosultságok letiltása iránt. A közvetlen vezető a hatáskörrel rendelkező személyügyi szervnél kezdeményezi a munkáltatói igazolvány érvénytelenítését és pótlását. 17. A munkáltatói igazolvány elvesztésének, megsemmisülésének, illetve megrongálódásának körülményeit a munkáltatói jogkör gyakorlója, az érintett közvetlen vezetőjének jelzése alapján, az esetleges fegyelmi és kártérítési felelősség megállapítása érdekében köteles kivizsgálni. 18. A nyugállományba helyezett és a szolgálati járandóságban részesülő az igazolványa elvesztését, megrongálódását, megsemmisülését az utolsó munkavégzés helye szerint hatáskörrel rendelkező személyügyi szervnek köteles haladéktalanul jelezni. Aki a nyugállományba helyezésekor berendelt vagy vezényelt állományúként látta el feladatát, igazolványa elvesztését, megrongálódását, megsemmisülését a belügyi szerv azon személyügyi szervének köteles haladéktalanul jelezni, amely nyugállományba helyezte. 19. A lecserélt, az eltűnt vagy megsemmisült igazolványt a központi személyügyi szerv tiltja le. 20. Az elveszett, de később megtalált igazolványt birtokosa visszavonás és a 22–24. pontban szabályozottak szerinti selejtezés és megsemmisítés céljából haladéktalanul köteles leadni a hatáskörrel rendelkező személyügyi szervnek. 6. Az igazolvány visszavonása 21. A hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv a) a belügyi szervvel fennálló jogviszony megszűnése esetén, a jogviszony megszűnése napján – amennyiben ez hétvégére vagy ünnepnapra esik, az ezt követő első munkanapon – az igazolványt, b) a személyi állomány tagja, a belügyi szervtől nyugállományba helyezett vagy a szolgálati járandóságban részesülő személy halála esetén a közeli hozzátartozó által átadott igazolványt c) a szolgálati járandóságra való jogosultság megszűnése esetén, a jogosultság megszűnése napján – amennyiben ez hétvégére vagy ünnepnapra esik, az ezt követő első munkanapon – az igazolványt d) az érvénytelenített, a megrongálódott, illetve az adatváltozás miatt cserére szoruló igazolványt visszavonja, és ennek tényét a központi személyügyi nyilvántartásban rögzíti. 7. A visszavont igazolványok selejtezése 22. A hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv a visszavont igazolványokat – a központi személyügyi nyilvántartásnak történő adatszolgáltatást követően – évente selejtezi. 23. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek adatait a központi személyügyi nyilvántartásban kell rögzíteni. A selejtezési jegyzőkönyv egy példányát a selejtezéstől számított tíz évig meg kell őrizni. A központi személyügyi nyilvántartásban az igazolvány visszavonásának okát, a selejtezés tényét, a selejtezési jegyzőkönyv nyilvántartási számát és az igazolvány adataihoz tartozó tételszámot kell rögzíteni. 24. A selejtezett igazolványok megsemmisítéséről a központi személyügyi szerv gondoskodik a veszélyes hulladékok kezelésére, valamint a szigorú számadási kötelezettség alá tartozó okiratok selejtezésére vonatkozó szabályok szerint. 8. Az érvénytelen igazolvány átadása 25. A személyi állomány tagja, a szolgálati járandóságban részesülő vagy a nyugállományba helyezett halála esetén igazolványa – a közeli hozzátartozó kérelmére, kegyeleti okból – a nyugállományba helyezésről határozó belügyi szerv munkáltatói jogkör gyakorlójának engedélyével átadható a közeli hozzátartozónak, az alábbi eljárási szabályok megtartásával: a) az átadás előtt az igazolványt a hologram közepén átlyukasztva kell visszavonhatatlanul érvényteleníteni, b) az igazolvány sorszámát vissza kell vonni, c) az igazolványt selejtezni kell, d) az érvénytelenítés tényét az igazolvány adatait tartalmazó nyilvántartásokban rögzíteni kell, valamint e) a közeli hozzátartozónak aláírásával igazolnia kell az érvénytelenített igazolvány átvételét. 26. A belügyi szervnél legalább 20 év szolgálati időt szerzett szolgálati járandóságban részesülő és a nyugállományba helyezett számára az érvénytelenített igazolvány a 25. pont a)–d) pontjában meghatározott eljárási szabályok megtartása mellett, átvételi elismervény ellenében átadható. 27. Az érvénytelenített és selejtezett igazolványt a hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv átvételi elismervény ellenében a személyi állomány elhunyt tagja, illetve a belügyi szervtől nyugállományba helyezett vagy szolgálati járandóságban részesült elhunyt személy közeli hozzátartozójának, valamint a személyi állomány nyugállományba helyezett vagy a szolgálati járandóságban részesülő tagjának átadja, majd az átvételi elismervényt az elhunyt, illetve a nyugállományba vonult személyi anyagában elhelyezi. 9. Záró rendelkezések 28. Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba. 29. Ezen utasítás hatályba lépésekor érvényes igazolványok az igazolványban meghatározott érvényességi idő lejártáig vagy visszavonásukig érvényesek. 30. A szolgálati járandóságban részesülő nyugdíjas igazolványát a hatáskörrel rendelkező személyügyi szerv haladéktalanul, de legkésőbb 2013. március 31-ig visszavonja és a szolgálati járandóságban részesülőt a 13. mellékletben foglalt adattartalommal bíró igazolvánnyal látja el. A szolgálati járandóságban részesülők nyugdíjas igazolványa visszavonásig, de legkésőbb 2013. március 31-ig érvényes. 31. A BÁH berendelt hivatásos állományú tagjai kiegészítő igazolványát a BÁH személyügyi szerve, a Belügyminisztérium Ellenőrzési Főosztály ügyintéző állománya kiegészítő igazolványát a Belügyminisztérium személyügyi szerve 2013. február 28. napjáig a 22–24. pontban meghatározottak szerint visszavonja és selejtezi. 32. Hatályát veszti a belügyminiszter által irányított szervek kormánytisztviselői, köztisztviselői, közalkalmazotti, munkáltatói, valamint a Belügyminisztérium jogkörébe tartozó igazolványok kiadásának szabályairól és a nyilvántartás rendjéről szóló 28/2011. (X. 21.) BM utasítás. Dr. Pintér Sándor s. k., belügyminiszter