39/2012. (VI. 8.) HM utasítása a honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről.

39/2012. (VI. 8.) HM utasítása a honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerének kialakításáról, működtetéséről és fejlesztéséről. A honvédelemről és a Magyar Honvédségről valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 2. § (2) bekezdés g) pontja alapján, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 61. és 69. §-aiban, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben, valamint a honvédelmi szervezetek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 346/2009. (XII. 30.) Korm. rendeletben előírtak végrehajtására a következő utasítást adom ki: 1. Általános rendelkezések 1. § Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra, mint intézményre (a továbbiakban: HM), a miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen irányítása alá tartozó szervezetekre, a parlamenti államtitkár által felügyelt szervezetre, valamint a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) terjed ki. 2. § (1) A belső kontrollrendszer olyan irányítási és ellenőrzési rendszer, amely lefedi a honvédelmi szervezet tevékenységének teljes vertikumát és segítségével a honvédelmi szervezet vezetője érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes tevékenység követelményeit, – a honvédelmi szervezet feladataira vonatkozó – pontos és naprakész információk rendelkezésre állását. (2) A honvédelmi szervezet vezetője a honvédelmi szervezet tevékenységének folyamataira és sajátosságaira tekintettel kialakítja, működteti és fejleszti a belső kontrollrendszerét. A belső kontrollrendszer tartalmazza: a) az operatív belső kontrollok rendszerét, magukban foglalva a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket, b) az operatív tevékenységtől függetlenül működő – külön szabályozás hatálya alá tartozó – belső ellenőrzést. (3) A honvédelmi szervezet vezetője kialakítja a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 3. §-ában meghatározott alappillérek operatív folyamatainak követelményeit intézményi szinten leíró okmányrendszert. (4) Az operatív belső kontrollok rendszere követelményeinek leírását, kialakítását, működtetését és fejlesztését a honvédelmi szervezet vezetője a hatályban lévő, vonatkozó jogszabályok, valamint a HM Gazdasági Tervezési és Szabályozási Főosztály (a továbbiakban: HM GTSZF) által kidolgozott HM–MH Operatív Belső Kontrollok Rendszere Kézikönyv (a továbbiakban: Kézikönyv) szerint hajtja végre. (5) Az operatív belső kontrollok rendszerével összefüggő fejezeti szintű koordinációs tevékenységet a HM GTSZF végzi a HM Szervezeti és Működési Szabályzata alapján. (6) A HM, mint intézmény operatív belső kontrolljai kialakításának, működtetésének részletes szabályait, a honvédelemről és a Magyar Honvédségről, valamint a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekről szóló 2011. évi CXIII. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet 6. § (2) bekezdés d) pontja alapján a közigazgatási államtitkár (a továbbiakban: HM KÁT) szakutasítása határozza meg. 2. Operatív belső kontrollok rendszere alapokmányai 3. § (1) A 2. § (3) bekezdésben meghatározott okmányrendszer alapjaként a honvédelmi szervezet vezetője elkészíti az általános operatív belső kontroll szabályzatot, amely a honvédelmi szervezet sajátosságait figyelembe véve, a honvédelmi szervezetre vonatkozóan részletesen meghatározza az operatív belső kontrollok rendszere kialakításával, működtetésével és fejlesztésével kapcsolatos alapvető követelményeket, felelősséget és jogköröket, végrehajtási szinteket. (2) A honvédelmi szervezet vezetője a Rendelet 6. § (3) és (4) bekezdésében meghatározottakon túl, kockázatkezelési szabályzatot készít. A honvédelmi szervezet kockázatkezelési szabályzatában kell rögzíteni a kockázatkezelés feladatait és eljárásrendjét, valamint el kell készíteni a kockázat-nyilvántartást, amely az egyes tevékenységek vonatkozásában a beazonosított kockázatokat tartalmazza. 3. Az okmányok rendszere 4. § (1) Az operatív belső kontrollok rendszere felelősségi szintjeit oly módon kell meghatározni, hogy a rendszer és okmányai kialakítása, működtetése és fejlesztése során a szervezet teljes struktúrája és működési rendje lefedésre kerüljön. (2) A honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszerét az alapító okiratukban meghatározott gazdálkodási jogosultságra figyelemmel a pénzügyi és számviteli, az elhelyezési, az infrastrukturális, valamint a logisztikai utaltsági rendnek megfelelően, az ellátást biztosító illetékes honvédelmi s szervezetekkel együttműködve dolgozzák ki. (3) Az operatív belső kontrollok rendszere, valamint a kapcsolódó okmányok pontosítását, aktualizálását a honvédelmi szervezet feladatainak változásával összefüggés ben esetenként, de évente legalább egy alkalommal, a 7. § (1) bekezdésben meghatározott értékelési kötelezettség végrehajtását megelőzően, annak tartalmi alátámasztásaként felülvizsgálat keretében el kell végezni. 5. § (1) Az ellátást biztosító honvédelmi szervezetek vezetői szervezetüket illetően biztosítják az utalt honvédelmi szervezetek operatív belső kontrolljai rendszere kidolgozásában ellenőrizhető, dokumentált módon történő szakmai együttműködést, a kapcsolódó tevékenységek, kötelező egyeztetések meghatározása, a kockázatok felmérése, értékelése és kezelése terén jelentkező feladatok, a kapcsolódási pontok, a hatáskörök egyértelmű, összehangolt szerepeltetése érdekében. (2) A szervezeti elkülönülés okán jelentkező, az ellátói jogosultságból, kötelezettségből fakadó folyamatok szabályszerű végrehajtásáért az ellátó honvédelmi szervezet vezetője, az ellátott honvédelmi szervezet operatív belső kontrolljai rendszerébe történő beépítéséért az ellátott honvédelmi szervezet vezetője a felelős. (3) A tevékenységek mélységét, részletességét kizárólag az ellátott honvédelmi szervezet kapcsolódó szakfeladataival összhangban kell meghatározni. 6. § (1) Az MH Összhaderőnemi Parancsnokság (a továbbiakban: MH ÖHP) válságkezelő és béketámogató műveletekben részt vevő, jogi személyiséggel felruházott szervezeti egységeiként létrehozott ideiglenes katonai szervezetek (a továbbiakban: ideiglenes katonai szervezetek) operatív belső kontrolljai rendszere megegyezik az MH ÖHP – mint a megalakításukra kijelölt honvédelmi szervezet – operatív belső kontrolljai rendszerével. Okmányrendszerének kialakításáért az MH ÖHP parancsnoka a felelős az ideiglenes katonai szervezet adatszolgáltatása alapján. (2) Az ideiglenes katonai szervezetek pénzügyi, ellátási és gazdálkodási feladataik támogatására kijelölt együttműködő honvédelmi szervek az 5. § (1) és (2) bekezdésben meghatározottak szerint szolgáltatnak adatot az ideiglenes katonai szervezetek megalakítására kijelölt honvédelmi szervezet(ek) részére. 7. § (1) A honvédelmi szervezet vezetője a belső kontrollrendszer kialakítását, működését és minőségét az 1. mellékletben szereplő kérdéslista alapján értékeli, arról az 1. melléklet szerint nyilatkozik és a nyilatkozatot a szolgá lati út betartásával tárgyévet követő év március 31-ig felterjeszti a HM GTSZF útján a honvédelmi miniszter részére. (2) Az 1. melléklet szerinti tartalommal és formában kell végrehajtani az értékelési és nyilatkozattételi kötelezettséget a Rendelet 11. § (4) bekezdésében meghatározott esetekben. (3) A HM GTSZF által összeállított összefoglaló jelentést a HM GTSZF felterjeszti a HM védelemgazdaságért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM VGHÁT), a Honvéd Vezérkar főnök és a HM KÁT útján a honvédelmi miniszter részére jóváhagyásra a tárgyévet követő év április 15-ig. (4) A pénzügyi és számviteli feladatok végrehajtására kijelölt honvédelmi szervezet által ellátott honvédelmi szervezet vezetőjének az 1. mellékletben meghatározott nyilatkozata alátámasztásaként, az ellátó honvédelmi szervezet részéről – annak pénzügyi és számviteli ellátásáért felelős – a beszámoló aláírására jogosult illetékes gazdasági vezető nyilatkozik a honvédelmi szervezet vezetője részére, az adott honvédelmi szervezetre vonatkozóan a 2. melléklet szerinti formában és tartalommal. 8. § A Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 89/2011. (VIII. 4.) HM utasítás 56. §-ában meghatározott, sajátosan gazdálkodó honvédelmi szervezetek az operatív belső kontrolljaik rendszerét – figyelemmel a szaktevékenységükre vonatkozó jogszabályi és egyéb normatív szabályozói előírásokra – jelen utasítás alapján, önállóan alakítják ki, működtetik és fejlesztik, amelyhez szükség szerint igénybe veszik a HM GTSZF szakmai közreműködését. 4. Az intézkedési tervvel kapcsolatos előírások külső ellenőrzés esetén 9. § (1) Külső ellenőrzést a Rendelet 13. § (1) bekezdésében meghatározott szervezetek hajtanak végre, amelynek értelmében a fejezet ellenőrzési szervezetei közül a HM Belső Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: HM BEF), valamint átruházott hatáskörben az MH ÖHP Belső Ellenőrzési Osztálya valósít meg külső ellenőrzéseket. (2) A Rendelet 13. és 14. §-ai alapján az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett honvédelmi szervezet vezetője a külső ellenőrzést végzők részére a külön jogszabályban vagy annak hiányában az ellenőrző szervezet által meghatározott módon és határidőre számol be az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról. 10. § (1) A honvédelmi szervezet vezetője felelős a külső ellenőrzések koordinációjáért és a javaslatokra hozott intézkedések nyilvántartásáért a Kézikönyvben előírt formában és tartalommal. (2) A honvédelmi szervezetek vezetői a külső ellenőrzések alapján tett intézkedések helyzetéről az (1) bekezdésben meghatározott nyilvántartás alapján a tárgyévet követő év január 31-ig beszámolnak a HM belső ellenőrzési vezetője útján a honvédelmi miniszternek. Az MH ÖHP belső ellenőrzési egysége által végzett ellenőrzések alapján tett intézkedések helyzetéről az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezet vezetője az MH ÖHP parancsnokának az MH ÖHP belső ellenőrzési vezetője útján is beszámol. (3) A (2) bekezdésben foglalt beszámoló tartalmazza a tárgyévben határidős intézkedések rövid leírását, a végre nem hajtott intézkedések okát, továbbá önálló mellékletként az (1) bekezdésben meghatározott a beszámoló alapját képező nyilvántartást számba véve és szerepeltetve az esetlegesen áthúzódó és a tárgyévet követően határidőzött feladatokat is. A beszámolóban összefoglalóan értékelni kell az ellenőrzést követően tett intézkedések realizálásának hatását a honvédelmi szervezet működésére. 5. Záró rendelkezések 11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő harmadik napon lép hatályba. (2) A HM GTSZF az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató közzétételét követő 60 napon belül elkészíti a 2. § (4) bekezdés szerinti Kézikönyvet. (3) A Kézikönyv hatálybalépéséről és a HM Közgazdasági és Pénzügyi Hivatal által kiadott 12/327. nyt. számú Operatív Belső Kontroll Kézikönyv hatályon kívül helyezéséről HM VGHÁT szakutasítás rendelkezik. (4) A honvédelmi szervezeteknek jelen utasítás rendelkezései alapján, a Kézikönyv hatálybalépését követő 60 napon belül ki kell alakítaniuk, felül kell vizsgálniuk, továbbá módosítaniuk kell az operatív belső kontrolljaik rendszerét, okmányait, figyelembe véve az egyes adatszolgáltatási, beszámolási feladatok határidejét. (5) Hatályát veszti a honvédelmi szervek operatív belső kontrolljainak kialakításáról és működtetéséről szóló 49/2011. (HK 6.) HM utasítás. Dr. Hende Csaba s. k., honvédelmi miniszter