8/2012. (XI. 13.) NMH utasítása a munkaügyi nyilvántartások hozzáférésének rendjéről.

8/2012. (XI. 13.) NMH utasítása a munkaügyi nyilvántartások hozzáférésének rendjéről. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) c) pontjában foglalt hatáskörömnél fogva, a Nemzeti Munkaügyi Hivatalról és a szakmai irányítása alá tartozó szakigazgatási szervek feladat- és hatásköréről szóló 323/2011. (XII. 28.) Korm. rendelet 1. § (3) és 11. § (1) bekezdéseire figyelemmel a munkaügyi nyilvántartások hozzáférésének rendjéről a Nemzeti Munkaügyi Hivatal Munkavédelmi és Munkaügyi Igazgatóság főigazgató-helyettesének egyetértésével a következő normatív utasítást adom: I. Fejezet Általános rendelkezések 1. Az utasítás hatálya 1. § (1) A normatív utasítás személyi hatálya kiterjed a Nemzeti Munkaügyi Hivatal Munkavédelmi és Munkaügyi Igazgatóságára, valamint a fővárosi és a megyei kormányhivatalok munkavédelmi és munkaügyi szakigazgatási szerveinél a munkaügyi nyilvántartáshoz való hozzáférési jogosultsággal rendelkező kormánytisztviselőkre. (2) A normatív utasítás tárgyi hatálya a Nemzeti Munkaügyi Hivatal Munkavédelmi és Munkaügyi Igazgatóságán, valamint a fővárosi és a megyei kormányhivatalok munkavédelmi és munkaügyi szakigazgatási szerveinél a munkaügyi nyilvántartásokhoz való hozzáférési jogosultság egyes kérdéseire terjed ki. 2. Értelmező rendelkezések 2. § Ezen utasítás alkalmazásában a) EMMA: az egyes pénzügyi tárgyú törvények módosításáról szóló 2006. évi CXXXI. törvény 207. §-a alapján a munkaügyi hatóság kezelésébe adott, egységes munkaügyi nyilvántartásban kezelt adatok; b) EFA: az egyszerűsített foglalkoztatásra vonatkozó jogszabályok alapján a munkaügyi hatóság részére megküldött egyszerűsített foglalkoztatási adatokat tartalmazó adatbázis; c) munkaügyi nyilvántartás: az EMMA és az EFA együtt; d) Informatikai Szervezeti Egység: a Nemzeti Munkaügyi Hivatal (a továbbiakban: NMH) mindenkor hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata alapján a NMH informatikai rendszerével kapcsolatos hálózatbiztonsági, -fejlesztési és -üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység; e) Nyilvántartási Szervezeti Egység: az NMH mindenkor hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata alapján a munkaügyi nyilvántartásokkal kapcsolatos adatkezelési feladatokért felelős szervezeti egység; f) Szakmai Szervezeti Egységek: az NMH mindenkor hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata alapján a munkavédelmi hatósági, irányítási, felügyeleti feladatokat, és a munkabaleseti nyilvántartási rendszer kezelését ellátó, valamint a munkaügyi hatósági, irányítási és felügyeleti feladatokat ellátó szervezeti egységek; g) Szakigazgatási Szerv: a fővárosi és megyei kormányhivatalok munkavédelmi és munkaügyi szakigazgatási szervei; h) kontroller: a Nyilvántartási Szervezeti Egységben munkaköre alapján központi ellenőrzési és intézkedési feladatokat ellátó személy; i) munkaügyi felügyelő: a Nemzeti Munkaügyi Hivatalról és a szakmai irányítása alá tartozó szakigazgatási szervek feladat- és hatásköréről szóló 323/2011. (XII. 28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 11. § (4) bekezdésében meghatározott vizsgát sikeresen elvégző és az R. 19. § (3) bekezdésében meghatározott elsőfokú hatósági feladatokat ellátó személy, valamint az OKJ-s munkaügyi felügyelői szakképesítéssel rendelkező kormánytisztviselők; j) munkavédelmi felügyelő: az R. 11. § (4) bekezdésében meghatározott vizsgát sikeresen elvégző és az R. 18. § (5) bekezdésében meghatározott elsőfokú hatósági feladatokat ellátó személy. II. Fejezet Különös rendelkezések 3. A munkaügyi nyilvántartások használatára jogosultak köre 3. § A munkaügyi nyilvántartások használatára jogosult: a) az NMH Munkavédelmi és Munkaügyi Igazgatóság (a továbbiakban: NMH MMI) vezetője; b) az NMH MMI Szakmai Szervezeti Egységek vezetői és azok helyettesei; c) az NMH MMI Szakmai Szervezeti Egységek másodfokú hatósági feladatokat ellátó ügyintézői, valamint szakmai koordinátorai; d) az NMH MMI Nyilvántartási Szervezeti Egység vezetője és helyettese; e) az NMH MMI Nyilvántartási Szervezeti Egység kontrollerei; f) a Szakigazgatási Szerv igazgatója és igazgatóhelyettesei; g) a munkaügyi felügyelők; h) a munkavédelmi felügyelők. 4. A hozzáférés igénylésének rendje 4. § A munkaügyi nyilvántartások használatára jogosult személyek részére az adott Szervezeti Egység iktatott, elektronikus levélben igényel hozzáférést a munkaügyi nyilvántartásokhoz a Nyilvántartási Szervezeti Egységtől. A Nyilvántartási Szervezeti Egység vezetője az igényléssel kapcsolatban haladéktalanul intézkedik. Annak érdekében, hogy a jogosultság eldönthető legyen, kétség esetén az igénylő szervezeti egység megadja a Nyilvántartási Szervezeti Egység részére a szükséges felvilágosítást. 5. A hozzáférés biztosításának rendje 5. § (1) Az igény indokoltsága esetén a Nyilvántartási Szervezeti Egység elektronikus levélben megkeresi az EFA hozzáférés biztosítása érdekében az Informatikai Szervezeti Egységet. Az EMMA hozzáférés biztosításáról a Nyilvántartási Szervezeti Egység kontrollerei gondoskodnak. (2) A munkaügyi nyilvántartásokhoz hozzáféréssel rendelkező személyekről a Nyilvántartási Szervezeti Egység nyilvántartást vezet. (3) A munkaügyi nyilvántartáshoz hozzáféréssel rendelkező személy az EMMA- és EFA-nyilvántartásba belépni, onnan adatokat, információkat lekérni kizárólag munkavégzéssel összefüggésben jogosult. (4) A munkaügyi nyilvántartásokhoz hozzáféréssel rendelkező személy a munkaügyi nyilvántartásokhoz való hozzáférési adatait hozzáféréssel nem rendelkező személy részére nem adhatja át, illetve nem járulhat hozzá a hozzáférési adatok hozzáféréssel nem rendelkező személy részére történő átadásához. (5) A (3) és (4) bekezdésben foglaltak megsértése esetén, ha az az Informatikai Szervezeti Egység tudomására jut, annak vezetője arról írásban tájékoztatja az NMH MMI vezetőjét. (6) A (3) és (4) bekezdésben foglaltak megsértése az NMH MMI személyi állományában lévő személyek esetén a fegyelmi eljárás megindítására okot adó körülmény. (7) A (3) és (4) bekezdésben foglaltaknak a Szakigazgatási Szervek személyi állományában lévő személyek által történő megsértése esetén az NMH MMI vezetője tájékoztatja a Szakigazgatási Szerv vezetőjét, aki a hivatkozott tájékoztatást követően a hatályos jogszabályoknak megfelelően jár el. (8) A (3) és (4) bekezdésben foglaltak megsértése esetén a munkaügyi nyilvántartásokhoz való hozzáférési adatokat meg kell változtatni annak érdekében, hogy az azt megismerő illetéktelen személy a továbbiakban ne férhessen hozzá a munkaügyi nyilvántartásokhoz. 6. A hozzáférések visszavonásának rendje 6. § (1) Az NMH-val közszolgálati jogviszonyban álló, a munkaügyi nyilvántartásokhoz hozzáféréssel rendelkező személy közszolgálati jogviszonyának megszűnéséről vagy megszüntetéséről annak a Szakmai Szervezeti Egységnek a vezetője, ahol a személy a munkaköre szerinti feladatot ellátta, a Szakigazgatási Szervvel közszolgálati jogviszonyban álló, a munkaügyi nyilvántartásokhoz hozzáféréssel rendelkező személy közszolgálati jogviszonyának megszűnéséről vagy megszüntetéséről a Szakigazgatási Szerv vezetője 3 munkanapon belül értesíti a Nyilvántartási Szervezeti Egységet. (2) Amennyiben a munkaügyi nyilvántartásokhoz hozzáféréssel rendelkező személy munkakörében olyan változás áll be, melynek következtében már nem tartozik a 3. §-ban meghatározott személyi körbe, az NMH MMI személyi állományában lévő személy esetén a munkáltatói jogkör gyakorlója, míg a Szakigazgatási Szervek személyi állományában lévő személyek esetén a Szakigazgatási Szerv vezetője a változást követő munkanapon értesíti a Nyilvántartási Szervezeti Egységet. (3) Vissza kell vonni a munkaügyi nyilvántartásokhoz való hozzáférést abban az esetben, ha a hozzáféréssel rendelkező személyt állásából felfüggesztik vagy ha a hozzáféréssel rendelkező személy 60 napot meghaladóan nem végez munkát, így különösen fizetés nélküli szabadság, vagy szülési szabadság ideje alatt. (4) A (3) bekezdés szerinti visszavonási okok fennállásáról történő értesítés tekintetében az (1) és (2) bekezdésben foglalt szabályok az irányadóak. A visszavonást előidéző körülmény elhárulása esetén újra igényelhető hozzáférés, a 4. §-ban rögzített szabályok megfelelő alkalmazásával. (5) A Nyilvántartási Szervezeti Egység az (1)–(4) bekezdésekben meghatározott tájékoztatás alapján haladéktalanul intézkedik az EMMA-hozzáférés visszavonása érdekében, valamint elektronikus levélben értesíti az Informatikai Szervezeti Egységet az EFA-hozzáférés visszavonása érdekében. III. Fejezet Záró rendelkezések 7. Hatálybalépés 7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. (2) Hatályát veszti a munkaügyi nyilvántartások hozzáférésének rendjéről szóló 4/2011. (X. 28.) OMMF utasítás. Komáromi Róbert s. k., főigazgató