§ 21 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Vedení spisové služby v mimořádných situacích
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · § 21 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 21 vyhlášky 191/2009 Sb. stanovuje, jak má úřad (původce) vést spisovou službu v případě mimořádné události, která mu brání v běžném provozu, a jak se s takto evidovanými dokumenty následně naloží.
§ 21 Vedení spisové služby v mimořádných situacích
(1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen „mimořádná situace“), vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen „náhradní evidence“). Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích podle věty první, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, upraví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydává spisový řád3), uvede tyto skutečnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.
(2) Náhradní evidenci původce uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace.
(3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci
a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence původce,
b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.
(4) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty původce.
Paragraf 21 vyhlášky 191/2009 Sb. stanovuje, jak má úřad (původce) vést spisovou službu v případě mimořádné události, která mu brání v běžném provozu, a jak se s takto evidovanými dokumenty následně naloží.
Co to znamená v praxi
V případě živelní pohromy nebo jiné mimořádné situace se spisová služba vede náhradním způsobem v listinné podobě, a to v podacím deníku.
Úřad si musí ve svém spisovém řádu (nebo jiném vnitřním předpise) předem určit podrobnosti pro vedení spisové služby v těchto mimořádných situacích, například jak se budou dokumenty označovat, evidovat, vyřizovat, odesílat a ukládat.
Po skončení mimořádné situace se náhradní evidence uzavře.
Pokud byla náhradní evidence používána méně než 48 hodin, všechny dokumenty se převedou do běžné (řádné) evidence úřadu. Pokud byla používána déle než 48 hodin, dokumenty zůstanou v náhradní evidenci a do řádné evidence se převedou jen ty, které v náhradní evidenci nelze vyřídit.
Na co si dát pozor
Je klíčové mít předem připravený spisový řád nebo vnitřní předpis, který detailně popisuje postup pro vedení spisové služby v mimořádných situacích.
Rozhodující pro další postup s dokumenty je délka trvání mimořádné situace, respektive doba, po kterou byla náhradní evidence používána (méně nebo více než 48 hodin).
Všechny dokumenty, které byly evidovány a vyřízeny v náhradní evidenci, se ukládají do spisovny společně s ostatními dokumenty úřadu.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.