§ 21 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Vedení spisové služby v mimořádných situacích
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 21 vyhlášky 191/2009 Sb. stanovuje, jak má úřad (původce) vést spisovou službu v případě mimořádné události, která mu brání v běžném provozu, a jak se s takto evidovanými dokumenty následně naloží. V případě živelní pohromy nebo jiné mimořádné situace se spisová služba vede náhradním způsobem v listinné podobě, a to v podacím deníku. (§ 21 zákona č. 191/2009 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
- Předmět úpravy: Vedení spisové služby v mimořádných situacích
- Lhůta nebo doba (odst. 2): „Náhradní evidenci původce uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace.“
- Lhůta nebo doba (odst. 3): „méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence původce“
- Lhůta nebo doba (odst. 3): „déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci…“
- Znění: aktuální úplné znění podle Sbírky zákonů (e-Sbírka), stav databáze k
- Zdroj: e-Sbírka, 191/2009 Sb.
(1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen „mimořádná situace“), vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen „náhradní evidence“). Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích podle věty první, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, upraví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydává spisový řád3), uvede tyto skutečnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.
(2) Náhradní evidenci původce uzavře neprodleně po ukončení mimořádné situace.
(3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci
a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence původce,
b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.
(4) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatními dokumenty původce.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- V případě živelní pohromy nebo jiné mimořádné situace se spisová služba vede náhradním způsobem v listinné podobě, a to v podacím deníku.
- Úřad si musí ve svém spisovém řádu (nebo jiném vnitřním předpise) předem určit podrobnosti pro vedení spisové služby v těchto mimořádných situacích, například jak se budou dokumenty označovat, evidovat, vyřizovat, odesílat a ukládat.
- Po skončení mimořádné situace se náhradní evidence uzavře.
- Pokud byla náhradní evidence používána méně než 48 hodin, všechny dokumenty se převedou do běžné (řádné) evidence úřadu. Pokud byla používána déle než 48 hodin, dokumenty zůstanou v náhradní evidenci a do řádné evidence se převedou jen ty, které v náhradní evidenci nelze vyřídit.
Na co si dát pozor
- Je klíčové mít předem připravený spisový řád nebo vnitřní předpis, který detailně popisuje postup pro vedení spisové služby v mimořádných situacích.
- Rozhodující pro další postup s dokumenty je délka trvání mimořádné situace, respektive doba, po kterou byla náhradní evidence používána (méně nebo více než 48 hodin).
- Všechny dokumenty, které byly evidovány a vyřízeny v náhradní evidenci, se ukládají do spisovny společně s ostatními dokumenty úřadu.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 4 Katalog prací ve veřejných službách a správě (Nařízení vlády o katalogu prací ve veřej)§ 26 Vedení spisové služby v mimořádných situacích (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 4 Účinnost (Nařízení vlády, kterým se stanoví katalo)§ 4 Účinnost (Nařízení vlády o stanovení seznamu činno)§ 14 KATALOG PRACÍ A FUNKCÍ (Nařízení vlády České a Slovenské Federat)