§ 20 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Výstupní datové formáty
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 191/2009 Sb. · § 20 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 20 vyhlášky 191/2009 stanovuje, jaké konkrétní datové formáty se musí použít pro ukládání a předávání elektronických dokumentů ve spisové službě a do digitálního archivu.
§ 20 Výstupní datové formáty
(1) Výstupním datovým formátem dokumentů uvedených v odstavcích 2 až 5 se rozumí formáty stanovené v těchto odstavcích pro
a) formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
b) formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby,
c) formát pro předávání do digitálního archivu.
(2) Formát Portable Document Format/Archive (PDF/A, ISO 19005) se použije jako výstupní datový formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů.
(3) Jako výstupní datové formáty statických obrazových dokumentů se použijí
a) formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
b) formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6 - nekomprimovaný), nebo
c) formát JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).
(4) Jako výstupní datové formáty dynamických obrazových dokumentů se použijí
a) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
b) video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), nebo
c) formát Graphics Interchange Format (GIF).
(5) Jako výstupní datové formáty zvukových dokumentů se použijí
a) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2),
b) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), nebo
c) formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).
(6) Pro výstup z elektronického systému spisové služby podle odstavce 1 písm. a) lze současně použít také jiný datový formát.
(7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou podle vyhlášky opatřovány dokumenty, se rozumí formát XML podle schématu XML, které je přílohou národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Paragraf 20 vyhlášky 191/2009 stanovuje, jaké konkrétní datové formáty se musí použít pro ukládání a předávání elektronických dokumentů ve spisové službě a do digitálního archivu.
Co to znamená v praxi
Pokud úřad nebo jiná instituce používá elektronickou spisovou službu, musí pro určité typy dokumentů (textové, obrazové, zvukové) používat přesně definované formáty.
Pro běžné textové dokumenty (např. dopisy, smlouvy) je povinný formát PDF/A, který je určen pro dlouhodobou archivaci.
Pro metadata (údaje popisující dokumenty) je předepsán formát XML, který zajišťuje jejich strukturované a strojově čitelné uchování.
Při výstupu z elektronického systému spisové služby je možné kromě předepsaných formátů použít i jiný datový formát, ale jen souběžně s nimi.
Na co si dát pozor
Je nutné zajistit, aby používaný elektronický systém spisové služby podporoval všechny předepsané datové formáty pro ukládání a předávání dokumentů.
Při převodu dokumentů do digitálního archivu je klíčové dodržet stanovené formáty, aby byla zajištěna jejich dlouhodobá čitelnost a integrita.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.