§ 26 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Vedení spisové služby v mimořádných situacích
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · § 26 · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 26 vyhlášky 259/2012 stanoví, jak má veřejnoprávní původce vést spisovou službu v situacích, kdy kvůli mimořádné události nemůže dodržovat běžná pravidla, a jak se má s takto vedenou evidencí naložit po skončení mimořádné situace.
§ 26 Vedení spisové služby v mimořádných situacích
(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem a eviduje dokumenty nebo spisy ve zvláštní evidenční pomůcce, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů nebo spisů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu.
(2) Veřejnoprávní původce uzavře náhradní evidenci po ukončení mimořádné situace.
(3) Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní původce
a) evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo
b) ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.
(4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.
Paragraf 26 vyhlášky 259/2012 stanoví, jak má veřejnoprávní původce vést spisovou službu v situacích, kdy kvůli mimořádné události nemůže dodržovat běžná pravidla, a jak se má s takto vedenou evidencí naložit po skončení mimořádné situace.
Co to znamená v praxi
Pokud dojde k živelní pohromě, havárii nebo jiné mimořádné situaci, která znemožní běžné vedení spisové služby, veřejnoprávní původce musí vést dokumenty a spisy v takzvané „náhradní evidenci“.
Podrobnosti o tom, jak se má spisová služba v takové mimořádné situaci vést (např. jak se dokumenty označují, evidují, vyřizují, odesílají a ukládají), musí být stanoveny ve spisovém řádu veřejnoprávního původce.
Po skončení mimořádné situace se náhradní evidence uzavře a dokumenty z ní se buď převedou do běžné evidence, nebo zůstanou v náhradní evidenci a jen ty, které nelze v náhradní evidenci vyřídit, se převedou do běžné.
Všechny dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se nakonec uloží ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.
Na co si dát pozor
Veřejnoprávní původce musí mít ve svém spisovém řádu předem stanovené postupy pro výkon spisové služby v mimořádných situacích.
I v mimořádné situaci je nutné zajistit evidenci dokumentů, byť náhradním způsobem.
Po skončení mimořádné situace je třeba provést řádné uzavření náhradní evidence a převod nebo zařazení dokumentů do běžného systému.
Provozuje Eucalypt 4 s.r.o., IČO 22103741, Jičínská 226/17, Praha 3 (kontakt). Zdroj dat: e-Sbírka / justice.cz (oficiální). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.