§ 26 vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby – Vedení spisové služby v mimořádných situacích
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby · 259/2012 Sb. · Ostatní právní předpisy
Stručně: Paragraf 26 vyhlášky 259/2012 stanoví, jak má veřejnoprávní původce vést spisovou službu v situacích, kdy kvůli mimořádné události nemůže dodržovat běžná pravidla, a jak se má s takto vedenou evidencí naložit po skončení mimořádné situace. Pokud dojde k živelní pohromě, havárii nebo jiné mimořádné situaci, která znemožní běžné vedení spisové služby, veřejnoprávní původce musí vést dokumenty a spisy v takzvané „náhradní evidenci“. (§ 26 zákona č. 259/2012 Sb., vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, stav k 7. 10. 2026)
Klíčová fakta
(1) Veřejnoprávní původce v případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je veřejnoprávnímu původci znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovou službu způsobem podle § 2 až 25, vede spisovou službu náhradním způsobem a eviduje dokumenty nebo spisy ve zvláštní evidenční pomůcce, kterou je náhradní evidence dokumentů (dále jen „náhradní evidence“), a to v rozsahu podle § 10 odst. 1. Veřejnoprávní původce stanoví podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádné situaci, zejména označování a evidenci dokumentů nebo spisů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání ve spisovém řádu.
(2) Veřejnoprávní původce uzavře náhradní evidenci po ukončení mimořádné situace.
(3) Pokud jsou dokumenty nebo spisy evidovány v náhradní evidenci, veřejnoprávní původce
a) evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo
b) ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.
(4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.
Srozumitelný výklad
Co to znamená v praxi
- Pokud dojde k živelní pohromě, havárii nebo jiné mimořádné situaci, která znemožní běžné vedení spisové služby, veřejnoprávní původce musí vést dokumenty a spisy v takzvané „náhradní evidenci“.
- Podrobnosti o tom, jak se má spisová služba v takové mimořádné situaci vést (např. jak se dokumenty označují, evidují, vyřizují, odesílají a ukládají), musí být stanoveny ve spisovém řádu veřejnoprávního původce.
- Po skončení mimořádné situace se náhradní evidence uzavře a dokumenty z ní se buď převedou do běžné evidence, nebo zůstanou v náhradní evidenci a jen ty, které nelze v náhradní evidenci vyřídit, se převedou do běžné.
- Všechny dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se nakonec uloží ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.
Na co si dát pozor
- Veřejnoprávní původce musí mít ve svém spisovém řádu předem stanovené postupy pro výkon spisové služby v mimořádných situacích.
- I v mimořádné situaci je nutné zajistit evidenci dokumentů, byť náhradním způsobem.
- Po skončení mimořádné situace je třeba provést řádné uzavření náhradní evidence a převod nebo zařazení dokumentů do běžného systému.
Generováno z textu ustanovení, orientační – nenahrazuje radu advokáta.
Související
§ 4 Katalog prací ve veřejných službách a správě (Nařízení vlády o katalogu prací ve veřej)§ 21 Vedení spisové služby v mimořádných situacích (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové )§ 4 Účinnost (Nařízení vlády, kterým se stanoví katalo)§ 4 Účinnost (Nařízení vlády o stanovení seznamu činno)§ 14 KATALOG PRACÍ A FUNKCÍ (Nařízení vlády České a Slovenské Federat)