Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 maja 2026 r. w sprawie sposobu składania wniosku o certyfikację wykonawców zamówień publicznyc

DZIENNIK USTAW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ Warszawa, dnia 1 czerwca 2026 r. Poz. 709 RO ZPO RZ ĄD Z E N I E M IN I S TR A F IN AN SÓ W I G O SPO DA RK I 1) z dnia 22 maja 2026 r. w sprawie sposobu składania wniosku o certyfikację wykonawców zamówień publicznych i postępowania z tym wnioskiem, szczegółowego sposobu przeprowadzania procedury certyfikacji, sposobu prowadzenia stałego nadzoru nad aktualnością ważności udzielonej certyfikacji i sposobu przeprowadzania jej aktualizacji oraz sposobu ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego związanego z certyfikacją Na podstawie art. 25 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1235 oraz z 2026 r. poz. 421) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa: 1) sposób składania wniosku o certyfikację wykonawców zamówień publicznych, zwaną dalej „certyfikacją”, oraz innych dokumentów związanych z udzieleniem certyfikacji, a także sposób postępowania z wnioskiem o certyfikację i tymi dokumentami przez podmiot udzielający certyfikacji, zwany dalej „podmiotem certyfikującym”; 2) szczegółowy sposób przeprowadzania procedury certyfikacji, w tym czynności wykonywane w związku z umową zawieraną między podmiotem certyfikującym a wykonawcą, zwaną dalej „umową”; 3) sposób prowadzenia stałego nadzoru nad aktualnością ważności udzielonej certyfikacji, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”, oraz sposób ustalania terminów wykonywania czynności w ramach tego nadzoru; 4) szczegółowy sposób przeprowadzania aktualizacji ważności certyfikacji; 5) sposób ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego związanego z certyfikacją. § 2. Użyte w rozporządzeniu określenie: 1) certyfikacja niepodlegania wykluczeniu – oznacza certyfikację, o której mowa w art. 3 ust. 2 pkt 1 ustawy; 2) certyfikacja zdolności wykonawcy – oznacza certyfikację, o której mowa w art. 3 ust. 2 pkt 2 ustawy; 3) podmiotowe środki dowodowe – oznacza podmiotowe środki dowodowe w rozumieniu art. 7 pkt 17 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.2)), zwanej dalej „Prawem zamówień publicznych”; 1) Minister Finansów i Gospodarki kieruje działem administracji rządowej – gospodarka, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997). Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173 i 1235 oraz z 2026 r. poz. 252. 2) Dziennik Ustaw –2– Poz. 709 4) środki komunikacji elektronicznej – oznacza środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513); 5) wykonawca – oznacza wykonawcę w rozumieniu art. 7 pkt 30 Prawa zamówień publicznych. Rozdział 2 Wniosek o certyfikację § 3. Wykonawca składa wniosek o certyfikację, zwany dalej „wnioskiem”, oraz inne dokumenty związane z udzieleniem certyfikacji do podmiotu certyfikującego w formie pisemnej lub w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pomocą formularza wniosku udostępnionego przez podmiot certyfikujący na swojej stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej. § 4. 1. Podmiot certyfikujący po otrzymaniu wniosku: 1) sprawdza wniosek pod względem kompletności i poprawności zawartych w nim danych i informacji, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 1‒6 ustawy; 2) weryfikuje spełnienie warunku, o którym mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, w Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych, o której mowa w art. 26 ust. 1 ustawy, zwanej dalej „bazą certyfikacji”. 2. W przypadku gdy wniosek: 1) jest niekompletny lub zachodzą wątpliwości co do poprawności zawartych w nim danych i informacji, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 1‒6 ustawy, 2) wymaga uzupełnienia o inne informacje niezbędne do udzielenia certyfikacji, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 7 ustawy ‒ podmiot certyfikujący wzywa wykonawcę do jego uzupełnienia lub poprawienia w wyznaczonym terminie. 3. W przypadku nieuzupełnienia lub niepoprawienia wniosku w wyznaczonym terminie, wniosek pozostawia się bez rozpoznania i niezwłocznie aktualizuje się dane o złożonym wniosku w bazie certyfikacji. § 5. Podmiot certyfikujący ustala z wykonawcą warunki umowy i termin przekazania podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń wykonawcy, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1 ustawy, i dokumentów lub informacji, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 2 ustawy, zwanych dalej „dokumentami, oświadczeniami i informacjami”. Rozdział 3 Procedura certyfikacji § 6. 1. Podmiot certyfikujący w toku procedury certyfikacji współdziała z wykonawcą. 2. Procedura certyfikacji obejmuje sprawdzenie podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów, oświadczeń i informacji, w szczególności: 1) sprawdzenie informacji o wykonawcy w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w innych dostępnych rejestrach publicznych w rozumieniu art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 oraz z 2026 r. poz. 160); 2) wystąpienie do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o wykonawcy lub urzędującym członku jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólniku spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariuszu w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurencie; 3) wystąpienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu ustalenia, czy wykonawca nie zalega z opłaceniem podatków i opłat – w przypadku gdy wykonawca złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy; 4) wystąpienie do właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w celu ustalenia, czy wykonawca nie zalega z opłaceniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne – w przypadku gdy wykonawca złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy; Dziennik Ustaw –3– Poz. 709 5) sprawdzenie w Biuletynie Zamówień Publicznych, o którym mowa w art. 267 Prawa zamówień publicznych, ogłoszenia o wykonaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego w celu ustalenia w szczególności, czy wykonawca naruszył obowiązki zawodowe, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych, należycie wykonał zobowiązania wynikające z zawartych umów w sprawie zamówienia publicznego lub umów koncesji lub posiada zdolności techniczne lub zawodowe, w szczególności niezbędne doświadczenie; 6) wystąpienie o udzielenie informacji dotyczących wykonawcy do biura informacji gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2025 r. poz. 85 oraz z 2026 r. poz. 176); 7) wystąpienie o informacje dotyczące wykonawcy do podmiotów, z którymi wykonawca podejmował współpracę bezpośrednio lub za pośrednictwem podmiotu trzeciego. 3. W przypadku gdy wykonawca nie złoży oświadczenia, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy, podmiot certyfikujący sprawdza informacje dotyczące niezalegania przez wykonawcę z opłacaniem podatków i opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, na podstawie podmiotowych środków dowodowych przekazywanych przez wykonawcę, potwierdzających brak tych zaległości. § 7. W przypadku gdy podmiot certyfikujący w toku procedury certyfikacji poweźmie wątpliwości dotyczące otrzymanych od wykonawcy podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów, oświadczeń i informacji, lub pozyskanych samodzielnie na podstawie art. 20 ust. 4 ustawy podmiotowych środków dowodowych, zwraca się do wykonawcy o wyjaśnienie jego sytuacji podmiotowej, wyznaczając mu termin na przedstawienie wyjaśnień niekrótszy niż 5 dni roboczych od dnia zwrócenia się o wyjaśnienie, o ile umowa nie stanowi inaczej. § 8. 1. Podmiot certyfikujący powołuje zespół do przeprowadzenia procedury certyfikacji, zwany dalej „zespołem oceniającym”, w skład którego wchodzą osoby pozostające w stosunku pracy z podmiotem certyfikującym lub osoby zatrudnione przez ten podmiot na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze, które posiadają wiedzę i doświadczenie z zakresu zamówień publicznych. 2. Pracownicy oraz osoby wchodzące w skład zespołu oceniającego zapewniają zachowanie obiektywizmu, przejrzystości i rzetelności w toku procedury certyfikacji, a dodatkowo w okresie w którym wchodzą w skład zespołu oceniającego: 1) nie wystąpiły z wnioskiem o certyfikację; 2) nie pozostają z wykonawcą lub jego zastępcą prawnym, członkiem organu zarządzającego lub organu nadzorczego w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie są z nimi związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli; 3) w okresie 3 lat przed dniem wszczęcia procedury certyfikacji nie pozostawały w stosunku pracy lub innym stosunku cywilnoprawnym o podobnym charakterze z wykonawcą, nie otrzymywały od wykonawcy wynagrodzenia z innego tytułu, a także nie były członkami organu zarządzającego lub organu nadzorczego wykonawcy; 4) nie pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z prowadzoną procedurą certyfikacji z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w udzieleniu certyfikacji. § 9. 1. Po przeprowadzeniu procedury certyfikacji przez zespół oceniający podmiot certyfikujący podejmuje decyzję o udzieleniu certyfikacji albo odmowie jej udzielenia, oraz zawiadamia wykonawcę odpowiednio o: 1) udzieleniu certyfikacji, w tym o terminie zamieszczenia informacji o udzieleniu certyfikacji oraz certyfikatu wykonawcy zamówień publicznych w bazie certyfikacji, 2) odmowie udzielenia certyfikacji, w tym o terminie zamieszczenia informacji o odmowie udzielenia certyfikacji w bazie certyfikacji ‒ w formie pisemnej lub w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. 2. Informacja, o której mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne odmowy udzielenia certyfikacji oraz pouczenie o możliwości złożenia zastrzeżeń zgodnie z art. 23 ustawy. § 10. W przypadku złożenia przez wykonawcę zastrzeżeń na odmowę udzielenia certyfikacji, podmiot certyfikujący powołuje zespół do ich rozpatrzenia, w skład którego wchodzą pracownicy lub osoby, o których mowa w § 8 ust. 1, które nie brały udziału w procedurze certyfikacji, której dotyczą zastrzeżenia. Przepis § 8 ust. 2 stosuje się. Dziennik Ustaw –4– Poz. 709 § 11. Czynności podejmowane w toku procedury certyfikacji, w tym sposób weryfikacji wymagań dla osób powołanych do zespołu oceniającego, są dokumentowane w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia przebiegu ich wykonania oraz ich treści, a także dokładnego ich odtworzenia, oraz przechowywane do końca okresów, o których mowa w art. 15 ust. 3 ustawy, w formie elektronicznej, w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej. Rozdział 4 Nadzór nad aktualnością ważności certyfikacji § 12. Stały nadzór nad aktualnością ważności certyfikacji, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy, zwany dalej „stałym nadzorem”, prowadzi zespół powołany przez podmiot certyfikujący do prowadzenia nadzoru, zwany dalej „zespołem nadzorującym”. Przepis § 8 ust. 2 stosuje się. § 13. 1. Zespół nadzorujący monitoruje sytuację wykonawcy, w szczególności przez: 1) okresową analizę dokumentów, oświadczeń i informacji, o których mowa w § 6 ust. 2, w tym weryfikację informacji o wykonawcy zawartych w rejestrach publicznych, o których mowa w § 6 ust. 2 pkt 1; 2) analizę informacji przekazanych przez zamawiających, dotyczących realizacji zamówień przez wykonawcę; 3) ocenę zgłoszeń, zawiadomień lub innych sygnałów dotyczących wykonawcy, mogących wskazywać na utratę spełniania warunków udzielenia certyfikacji. 2. W przypadku gdy wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 18 ust. 3 ustawy, zespół nadzorujący monitoruje informacje dotyczące niezalegania przez wykonawcę z opłacaniem podatków i opłat oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, na podstawie zaświadczeń przekazywanych przez wykonawcę w terminach ustalonych w umowie. 3. Podmiotowe środki dowodowe zespół nadzorujący sprawdza w okresie ich ważności, określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 128 ust. 6 Prawa zamówień publicznych. § 14. 1. Podmiot certyfikujący opracowuje harmonogram czynności podejmowanych w ramach monitorowania sytuacji wykonawcy. Harmonogram czynności ustala się na okres kolejnych 12 miesięcy od dnia udzielenia certyfikacji, a w przypadku certyfikacji udzielanej na okres dłuższy niż rok, harmonogram czynności ustala się na okresy 12-miesięczne. 2. Harmonogram czynności na kolejny okres opracowuje się niepóźniej niż na 2 miesiące przed dniem, w którym upływa okres wcześniej ustalony. § 15. 1. Podmiot certyfikujący przeprowadza czynności sprawdzające, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy, niezwłocznie w terminie niedłuższym niż 10 dni od dnia: 1) zgłoszenia przez wykonawcę potrzeby ich przeprowadzenia, 2) podjęcia własnych ustaleń co do potrzeby ich przeprowadzenia – chyba że w umowie postanowiono inaczej. 2. Podmiot certyfikujący informuje wykonawcę niezwłocznie o przeprowadzonych czynnościach sprawdzających i dokonanych ustaleniach mogących mieć wpływ na ważność certyfikacji w całości lub w części albo jej zawieszenie w całości lub w części, niepóźniej niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia przez zespół nadzorujący tych czynności. § 16. Prowadzenie stałego nadzoru jest dokumentowane w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia przebiegu jego wykonania oraz treści, a także dokładnego jego odtworzenia, oraz przechowywane do końca okresów, o których mowa w art. 15 ust. 3 ustawy, w formie pisemnej, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej. Rozdział 5 Aktualizacja ważności certyfikacji § 17. 1. W przypadku zawieszenia ważności certyfikacji, podmiot certyfikujący przystępuje do jej aktualizacji, niezwłocznie, niepóźniej niż w terminie 3 dni roboczych od dnia jej zawieszenia, chyba że w umowie postanowiono inaczej. 2. Podmiot certyfikujący w toku prowadzonej aktualizacji ważności certyfikacji po wezwaniu wykonawcy do przedstawienia wyjaśnień oraz innych informacji i dokumentów, o których mowa w art. 12 ust. 3 ustawy, może wezwać wykonawcę do dokonania czynności niezbędnych do aktualizacji ważności certyfikacji, w szczególności czynności służących potwierdzeniu spełniania przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy lub czynności umożliwiających potwierdzenie, że wykonawca nadal posiada zdolności do należytego wykonania zamówienia w zakresie określonym w udzielonej certyfikacji. Dziennik Ustaw –5– Poz. 709 § 18. Aktualizację ważności certyfikacji przeprowadza zespół nadzorujący. § 19. 1. Po przeprowadzeniu aktualizacji ważności certyfikacji podmiot certyfikujący informuje wykonawcę o: 1) uaktualnieniu ważności certyfikacji w całości albo w części, w tym o terminie zamieszczenia informacji o uaktualnieniu ważności certyfikacji w całości albo w części w bazie certyfikacji, 2) utracie ważności certyfikacji ‒ w formie pisemnej lub w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. 2. Informacja, o której mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne utraty ważności certyfikacji oraz pouczenie o możliwości złożenia zastrzeżeń zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy. § 20. W przypadku wniesienia przez wykonawcę zastrzeżeń do wyniku przeprowadzonej aktualizacji ważności certyfikacji, podmiot certyfikujący powołuje zespół do ich rozpatrzenia, w skład którego wchodzą pracownicy tego podmiotu lub osoby, o których mowa w § 8 ust. 1, które nie brały udziału w podejmowaniu rozstrzygnięcia, którego dotyczą zastrzeżenia. Przepis § 8 ust. 2 stosuje się. § 21. Czynności podejmowane w toku prowadzonej aktualizacji ważności certyfikacji są dokumentowane w sposób zapewniający możliwość sprawdzenia przebiegu ich wykonania oraz ich treści, a także dokładnego ich odtworzenia, przez okres 3 lat licząc od dnia zaistnienia zdarzenia określonego w art. 15 ust. 3 ustawy, w formie pisemnej, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej. Rozdział 6 Sposób ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego § 22. 1. Wynagrodzenie podmiotu certyfikującego związane z certyfikacją, określone w umowie, ustala się adekwatnie do zakresu oraz złożoności czynności podejmowanych przez podmiot certyfikujący w toku procedury certyfikacji, prowadzonego stałego nadzoru oraz aktualizacji ważności certyfikacji, w szczególności charakteru tych czynności oraz rodzaju i stopnia ich złożoności. 2. Wynagrodzenie podmiotu certyfikującego związane z udzieleniem certyfikacji: 1) niepodlegania wykluczeniu w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1‒5 Prawa zamówień publicznych, ustala się łącznie dla wszystkich podstaw wykluczenia; 2) niepodlegania wykluczeniu w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 2 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1‒5 i 7‒10 Prawa zamówień publicznych, ustala się odrębnie dla każdej z podstaw wykluczenia; 3) zdolności wykonawcy ustala się odrębnie dla każdej ze zdolności wykonawcy. 3. Odrębnie od wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 2, ustala się wynagrodzenie za: 1) badanie spełnienia przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy; 2) prowadzenie stałego nadzoru nad aktualnością ważności certyfikacji, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy, w tym za przeprowadzenie aktualizacji ważności certyfikacji w przypadku jej zawieszenia; 3) rozpatrzenie zastrzeżeń, o których mowa w art. 12 ust. 5 i art. 23 ustawy. Rozdział 7 Przepis końcowy § 23. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 12 lipca 2026 r., z wyjątkiem § 22, który wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia. Minister Finansów i Gospodarki: wz. M. Jaros