Norme metodologice din 30 iunie 2016

NORME METODOLOGICE din 30 iunie 2016 privind sistemul de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 538 din 18 iulie 2016 Notă ... ────────── Aprobate de Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.84 din 30 iunie 2016, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I Nr. 538 din 18 iulie 2016. ──────────

Capitolul I

Dispoziţii generale

Articolul 1

Prezentele norme metodologice, denumite în continuare norme, asigură condiţiile necesare implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial în Ministerul Apărării Naţionale, denumit în continuare minister.

Articolul 2

Sintagma "control intern/managerial" este utilizată în înţelesul definit de art. 2 lit. d) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Articolul 3

Articolul 4

În sensul prezentelor norme, definiţiile unor termeni şi expresii utilizate sunt prevăzute în anexa nr. 1.

Capitolul II

Organizarea sistemului de control intern/managerial

Articolul 5

În minister se constituie şi funcţionează, în funcţie de nivelul ierarhic, următoarele structuri şi comisii:

Articolul 6Secretariatul general, prin structura de specialitate, are următoarele atribuţii:

Articolul 7

Comisiile de la nivelul structurilor ministerului se înscriu în ordinul de zi pe unitate şi se constituie din:

Articolul 8

Secretariatele comisiilor sunt asigurate de un birou/compartiment, o funcţie de control intern/managerial sau de către o persoană stabilită de comandantul/şeful structurii.

Articolul 9(1) Comisia are următoarele atribuţii:

...

Articolul 10

Pe linia implementării şi dezvoltării sistemului de control intern/managerial, comandanţii/şefii structurilor ministerului au următoarele atribuţii:

Articolul 11(1) Şefii microstructurilor au următoarele atribuţii:

...

Capitolul III

Implementarea standardelor de control intern/managerial

Secţiunea 1

Direcţii generale de acţiune privind implementarea standardelor de control intern/managerial

Articolul 12

Articolul 13

Articolul 14

La nivelul ministerului, în vederea implementării standardelor de control intern/managerial, se stabilesc structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial, conform anexei nr. 4.

Secţiunea a 2-a Reguli privind implementarea standardelor de control intern/managerial 1. Standardul 1 - Etica şi integritatea

Articolul 15

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului desemnează un ofiţer responsabil cu consilierea etică pentru cadrele militare şi personalul civil contractual, în vederea promovării valorilor etice, precum şi a valorilor specifice Armatei României.

Articolul 16

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de protecţie a identităţii persoanelor care au sesizat nereguli, fraude sau fapte de corupţie, conform legislaţiei privind avertizorul de integritate.

Articolul 17

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun actualizarea documentelor privind misiunea structurii, regulamentele interne şi fişele posturilor pentru atingerea obiectivelor şi luarea la cunoştinţă a conţinutului acestora de către întregul personal.

Articolul 18

Articolul 19

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri pentru întocmirea planurilor de pregătire profesională a personalului nou-încadrat, încă din timpul procesului de selecţie.

Articolul 20

Pentru proiectarea structurii organizatorice, personalul implicat parcurge, în principal, următoarele etape:

Articolul 21Actul de delegare este conform atunci când:

Articolul 22

Persoana delegată răspunde de realizarea sarcinii, iar comandantul/şeful care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea finală pentru realizarea acesteia.

Articolul 23

Conducerea ministerului defineşte obiectivele legate de scopurile acestuia, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne.

Articolul 24

Articolul 25

Articolul 26

În vederea monitorizării gradului de îndeplinire a obiectivelor se elaborează indicatori de performanţă pentru fiecare politică şi activitate utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.

Articolul 27

Structurile ministerului analizează anual riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri şi stabilesc responsabilităţi şi termene pentru aplicarea planurilor respective.

Articolul 28În managementul riscului structurile ministerului sunt obligate să parcurgă următoarele etape:

Articolul 29

Implementarea managementului riscului se realizează potrivit Diagramei de proces pentru implementarea managementului riscului prevăzute în anexa nr. 7, având în vedere Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor, prevăzută în anexa nr. 8.

Articolul 30

Registrul de riscuri al structurii se elaborează potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 9 şi se actualizează anual până la data de 15 decembrie sau ori de câte ori situaţia o impune.

Articolul 31

Pentru îndeplinirea obiectivelor, structurile ministerului stabilesc activităţile care pot fi transpuse în proceduri de sistem/operaţionale.

Articolul 32

Articolul 33

Articolul 34

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun planificarea, organizarea şi executarea controalelor activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării eficace a acestora, în baza unor proceduri prestabilite.

Articolul 35Supravegherea activităţilor presupune:

Articolul 36

Articolul 37Controlul se desfăşoară potrivit prevederilor actelor normative specifice şi presupune:

Articolul 38

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de identificare a principalelor riscuri cu privire la continuitatea derulării activităţilor şi de asigurare a continuităţii activităţii prin măsuri/planuri care să prevină apariţia situaţiilor de discontinuitate.

Articolul 39

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de stabilire a metodelor şi căilor de comunicare care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor necesare desfăşurării activităţilor şi să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă.

Articolul 40

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului dispun măsuri de elaborare şi implementare a procedurilor de sistem/operaţionale privind primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea documentelor, care să ofere control asupra ciclului complet de viaţă a acestora, precum şi accesibilitatea personalului şi terţilor abilitaţi.

Articolul 41

Comandanţii/Şefii structurilor ministerului care au calitatea de ordonatori de credite sunt responsabili de organizarea şi ţinerea la zi a contabilităţii şi de prezentarea la termen a situaţiilor financiare asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrare, precum şi a execuţiei bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate sub control.

Articolul 42

Contabilul-şef/Şeful microstructurii financiar-contabile asigură calitatea informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile, care reflectă în mod real activele şi pasivele.

Articolul 43

Articolul 44

Pentru autoevaluarea sistemului de control intern/managerial structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi au calitatea de ordonatori de credite parcurg, în principal, următoarele etape:

Articolul 45

Structurile ministerului ai căror comandanţi/şefi nu au calitatea de ordonatori de credite completează doar documentul prevăzut la art. 44 lit. b) şi îl transmit eşaloanelor superioare pentru a fi cuprins în Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării a acestora.

Articolul 46

Structurile de audit public intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern/ managerial al structurilor ministerului.

Articolul 47

Pentru fundamentarea Raportului asupra sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20...., prevăzut în anexa nr. 4.3 la Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern managerial din Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, la nivelul ministerului se stabilesc următoarele responsabilităţi:

Capitolul IV

Dispoziţii tranzitorii şi finale

Articolul 48

Articolul 49

Documentele privind controlul intern/managerial se arhivează într-un dosar separat la compartimentul documente clasificate, potrivit termenelor stabilite de legislaţia în domeniu.

Articolul 50

Reglementări specifice privind elemente de noutate/bună practică în domeniul controlului intern/managerial se stabilesc prin precizări ale secretarului general.

Articolul 51

Anexele nr. 1-14 fac parte integrantă din prezentele norme.

Anexa 1 la norme GLOSAR Impactul - consecinţa asupra rezultatelor/obiectivelor, dacă riscul s-ar materializa.

Microstructura - orice compartiment/birou/secţie/serviciu, după caz, de la toate nivelurile ierarhice.

Probabilitatea - posibilitatea sau eventualitatea ca un risc să se materializeze, determinată apreciativ sau prin cuantificare, atunci când natura riscului şi informaţiile disponibile permit o astfel de evaluare.

Riscul inerent - expunerea la un anumit risc, înainte să fie luată vreo măsură de atenuare a lui.

Riscul rezidual - expunerea cauzată de un anumit risc după ce au fost luate măsurile de management al riscului.

Structurile ministerului - structurile centrale, structurile subordonate nemijlocit ministrului apărării naţionale, structurile din subordinea/coordonarea structurilor centrale, până la nivel batalion/similar inclusiv, cu denumire, stat de organizare şi indicativ numeric.

Anexa 2 la norme Principalele cerinţe privind implementarea standardelor de control intern/managerial *Font 7* ┌───┬────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐ │Nr.│ Standarde │ Principalele cerinţe │ Documente │ │crt│ │ │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 1.│Standardul 1 │1.1. Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii, │- Documentele prin care au fost │ │ │ETICA ŞI INTEGRITATEA │respectării şi aplicării de către întregul personal│aduse la cunoştinţa întregului │ │ │ │a reglementărilor cu privire la etică, integritate,│personal reglementările care │ │ │ │evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi │guvernează comportamentul la locul │ │ │ │raportarea fraudelor, actelor de corupţie şi │de muncă (notificare e-mail, │ │ │ │semnalarea neregularităţilor: │registrul privind prelucrarea │ │ │ │1.1.1. postarea pe reţelele informatice locale │ordinelor, tabel de luare │ │ │ │existente a Codului de conduită etică a │la cunoştinţă etc.) │ │ │ │personalului militar şi civil contractual din │- Ordinul de zi pe unitate │ │ │ │Ministerul Apărării Naţionale, aprobat prin Ordinul│- Declaraţiile de avere şi interese│ │ │ │ministrului apărării naţionale nr. M.94/2004*), │- Procedurile operaţionale │ │ │ │precum şi a altor coduri de conduită aplicabile în │- Fişele posturilor │ │ │ │cadrul structurii, în funcţie de domeniul de │- Documentele cercetării (când │ │ │ │activitate şi/sau de categoriile de personal │este cazul) │ │ │ │existente; │ │ │ │ │1.1.2. aducerea la cunoştinţă a reglementărilor │ │ │ │ │care guvernează comportamentul la locul de muncă, │ │ │ │ │aplicabile în cadrul structurii; │ │ │ │ │1.1.3. prelucrarea actelor normative specifice │ │ │ │ │pentru respectarea disciplinei militare în armată; │ │ │ │ │1.1.4. desemnarea, potrivit Legii nr. 7/2004 │ │ │ │ │privind Codul de conduită al funcţionarilor │ │ │ │ │publici, republicată, prin ordin de zi pe unitate │ │ │ │ │(OZU) a unui consilier de etică pentru │ │ │ │ │funcţionarii publici din cadrul structurii, │ │ │ │ │responsabil pentru consiliere etică şi │ │ │ │ │monitorizarea respectării normelor de conduită, │ │ │ │ │precum şi desemnarea unui consilier de etică pentru│ │ │ │ │cadre militare şi personalul contractual civil; │ │ │ │ │1.1.5. aducerea la cunoştinţă a problemelor │ │ │ │ │disciplinare apărute la nivelul armatei, publicate │ │ │ │ │în Buletinul Informativ al Armatei; │ │ │ │ │1.1.6. depunerea, publicarea, monitorizarea şi │ │

│ │ │actualizarea declaraţiilor de avere şi de interese │ │ │ │ │ale personalului de conducere şi ale │ │ │ │ │funcţionarilor publici; │ │ │ │ │1.1.7. completarea fişelor posturilor cu atribuţii │ │ │ │ │în ceea ce priveşte semnalarea neregularităţilor │ │ │ │ │care pot afecta îndeplinirea obiectivelor; │ │ │ │ │1.1.8. asigurarea condiţiilor necesare │ │ │ │ │personalului de a semnala neregularităţile │ │ │ │ │apărute, astfel încât aceste semnalări să nu │ │ │ │ │determine un tratament inechitabil şi │ │ │ │ │discriminatoriu faţă de persoana în cauză; │ │ │ │ │1.1.9. efectuarea de cercetări pentru elucidarea │ │ │ │ │neregularităţilor semnalate, stabilirea şi │ │ │ │ │aplicarea măsurilor care se impun (când este │ │ │ │ │cazul). │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 2.│ Standardul 2 │2.1. Elaborarea/Actualizarea documentelor privind │- Atribuţiile structurii │ │ │ ATRIBUŢII, FUNCŢII, │misiunea, atribuţiile şi activităţile structurii │- Fişele posturilor │ │ │ SARCINI │2.2. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a │- Inventarul funcţiilor considerate│ │ │ │documentelor actualizate privind misiunea, │ca fiind în mod special expuse la │ │ │ │atribuţiile şi activităţile structurii │corupţie/sensibile │ │ │ │2.3. Stabilirea sarcinilor/atribuţiilor asociate │- Inventarul activităţilor │ │ │ │posturilor în concordanţă cu competenţele │structurii │ │ │ │decizionale necesare realizării acestora │ │ │ │ │2.4. Repartizarea tuturor atribuţiilor structurii, │ │ │ │ │prevăzute de lege şi de normele interne, │ │ │ │ │personalului din compunerea structurii, prin │ │ │ │ │fişele posturilor │ │ │ │ │2.5. Actualizarea fişelor posturilor în vederea │ │ │ │ │repartizării raţionale şi echilibrate a │ │ │ │ │activităţilor/sarcinilor personalului │ │ │ │ │2.6. Întocmirea Inventarului funcţiilor │ │ │ │ │considerate ca fiind în mod special expuse la │ │ │ │ │corupţie/sensibile şi luarea măsurilor necesare │ │ │ │ │pentru reducerea riscurilor asociate acestora │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 3.│ Standardul 3 │3.1. Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit │- Planul de pregătire a noilor │ │ │COMPETENŢA, PERFORMANŢA │legii │angajaţi │ │ │ │3.2. Completarea fişelor posturilor cu date privind│- Tabelul cu nevoile de pregătire │ │ │ │cunoştinţele şi aptitudinile necesar a fi deţinute │pe categorii de personal │ │ │ │de titulari în vederea îndeplinirii sarcinilor/ │- Documentaţia care atestă ocuparea│

│ │ │atribuţiilor │posturilor prin concurs, potrivit │ │ │ │3.3. Întocmirea tabelului centralizator cu nevoile │legii │ │ │ │de pregătire pe categorii de personal (cursuri │- Procedurile operaţionale │ │ │ │necesare pentru promovarea în carieră, cursuri de │ │ │ │ │specialitate pentru îndeplinirea atribuţiilor │ │ │ │ │funcţionale) şi modul de aplicare a nevoilor de │ │ │ │ │pregătire │ │ │ │ │3.4. Elaborarea şi realizarea de programe de │ │ │ │ │pregătire profesională a personalului, de către │ │ │ │ │structurile de specialitate, conform nevoilor de │ │ │ │ │perfecţionare identificate │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 4.│ Standardul 4 │4.1. Actualizarea şi păstrarea în conformitate cu │- Statul de organizare al │ │ │STRUCTURA ORGANIZATORICĂ│normele specifice în domeniu a statului de │structurii │ │ │ │organizare al structurii │- Diagramele de relaţii │ │ │ │4.2. Asigurarea corespondenţei dintre statul de │- Ordinul de zi pe unitate sau │ │ │ │organizare al structurii, registrul de evidenţă pe │extrasul din acesta │ │ │ │funcţii şi fişele postului │- Fişele posturilor │ │ │ │4.3. Stabilirea în scris a competenţelor şi a │ │ │ │ │responsabilităţilor delegate, precum şi a │ │ │ │ │limitelor acestora │ │ │ │ │4.4. Asumarea responsabilităţii de către personalul│ │ │ │ │delegat, confirmată prin semnătură │ │ │ │ │4.5. Înscrierea în fişa postului a activităţii │ │ │ │ │delegate │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 5.│ Standardul 5 │5.1. Stabilirea obiectivelor generale şi a celor │- Inventarul activităţilor │ │ │ OBIECTIVE │specifice ale structurii, conform actelor normative│structurii │ │ │ │în domeniu, în funcţie de resursele avute la │- Planul cu principalele activităţi│ │ │ │dispoziţie, având termene de realizare şi │ │ │ │ │indicatori de performanţă ataşaţi │ │ │ │ │5.2. Elaborarea inventarului activităţilor │ │ │ │ │structurii │ │ │ │ │5.3. Stabilirea activităţilor individuale pentru │ │ │ │ │fiecare salariat, care să conducă la atingerea │ │ │ │ │obiectivelor structurii │ │ │ │ │5.4. Formularea, în cadrul şedinţelor de lucru, a │ │ │ │ │ipotezelor/premiselor, acceptate prin consens, care│ │ │ │ │stau la baza stabilirii obiectivelor │ │ │ │ │5.5. Reevaluarea obiectivelor specifice atunci │ │ │ │ │când se constată modificări ale ipotezelor/ │ │ │ │ │premiselor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤

│ 6.│ Standardul 6 │6.1. Repartizarea resurselor alocate astfel încât │- Planul cu principalele activităţi│ │ │ PLANIFICAREA │să asigure activităţile necesare realizării │şi/sau alte documente de │ │ │ │obiectivelor specifice compartimentului │planificare (directive, strategii │ │ │ │6.2. Elaborarea şi aprobarea documentelor de │etc.) │ │ │ │planificare şi conducere în funcţie de obiectivele │- Planul de asigurare şi │ │ │ │structurii │îmbunătăţire a calităţii │ │ │ │6.3. Actualizarea planurilor/programelor în │activităţii (Programul de pregătire│ │ │ │funcţie de schimbarea obiectivelor, resurselor sau │/instruire a personalului) │ │ │ │altor elemente ale procesului de fundamentare │- Programul anual al achiziţiilor │ │ │ │6.4. Adoptarea măsurilor de coordonare a │publice │ │ │ │deciziilor şi activităţilor structurii cu cele │- Planul de mentenanţă │ │ │ │ale altor structuri, în scopul asigurării │- Proiectul de buget │ │ │ │convergenţei şi coerenţei acestora │- Diagramele de relaţii │ │ │ │6.5. Realizarea de consultări permanente atât în │- Procedurile de sistem/ │ │ │ │cadrul structurilor, cât şi între structuri, în │operaţionale │ │ │ │vederea coordonării eficiente a activităţilor │ │ │ │ │desfăşurate, pentru îndeplinirea obiectivelor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 7.│ Standardul 7 │7.1. Primirea, în mod sistematic, de raportări │- Rapoartele de activitate │ │ │ MONITORIZAREA │despre activitatea structurii de către comandantul/│- Analiza stării structurii │ │ │ PERFORMANŢELOR │şeful acesteia │- Fişele de apreciere de serviciu │ │ │ │7.2. Monitorizarea activităţilor în vederea │anuale │ │ │ │îndeplinirii obiectivelor cu ajutorul unor │- Planul cu principalele activităţi│ │ │ │indicatori de performanţă │ │ │ │ │7.3. Evaluarea performanţelor de către comandantul/│ │ │ │ │şeful structurii │ │ │ │ │7.4. Reevaluarea indicatorilor atunci când au loc │ │ │ │ │modificări ale ipotezelor/premiselor şi, implicit, │ │ │ │ │a obiectivelor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 8.│ Standardul 8 │8.1. Identificarea şi evaluarea/reevaluarea │- Procesul-verbal de analiză a │ │ │ MANAGEMENTUL RISCULUI │principalelor riscuri asociate obiectivelor şi │riscurilor │ │ │ │activităţilor structurii care pot afecta │- Registrul de riscuri │ │ │ │eficacitatea şi eficienţa operaţiunilor, │ │ │ │ │respectarea regulilor, regulamentelor, încrederea │ │

│ │ │în informaţiile financiare şi de management intern │ │ │ │ │şi extern, protejarea bunurilor, prevenirea şi │ │ │ │ │descoperirea fraudelor │ │ │ │ │8.2. Stabilirea măsurilor de gestionare a │ │ │ │ │riscurilor │ │ │ │ │8.3. Întocmirea şi actualizarea Registrului de │ │ │ │ │riscuri la nivelul structurii │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │ 9.│ Standardul 9 │9.1. Stabilirea activităţilor care pot fi transpuse│- Inventarul activităţilor │ │ │ PROCEDURI │în proceduri de sistem/operaţionale │structurii │ │ │ │9.2. Elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale│- Procedurile de sistem/ │ │ │ │şi aducerea lor la cunoştinţă persoanelor cu │operaţionale │ │ │ │atribuţii în domeniu │- Registrul pentru evidenţa │ │ │ │9.3. Respectarea codurilor de identificare │procedurilor de sistem/ │ │ │ │stabilite la nivelul ministerului │operaţionale │ │ │ │9.4. Identificarea activităţilor/acţiunilor/ │- Atribuţiile structurii │ │ │ │proceselor care necesită reevaluări sau noi │- Fişele posturilor │ │ │ │proceduri │- Diagramele de relaţii │ │ │ │9.5. Efectuarea modificărilor apărute în urma │- Documente justificative │ │ │ │analizei │ │ │ │ │9.6. Centralizarea procedurilor de sistem/ │ │ │ │ │operaţionale în format electronic de către │ │ │ │ │secretariatul comisiei │ │ │ │ │9.7. Modificarea şi actualizarea procedurilor de │ │ │ │ │sistem/ operaţionale, ca urmare a disfuncţiilor │ │ │ │ │constatate pe parcursul derulării activităţilor │ │ │ │ │9.8. Stabilirea măsurilor necesare pentru │ │ │ │ │separarea atribuţiilor şi responsabilităţilor, │ │ │ │ │potrivit legii │ │ │ │ │9.9. Exercitarea de persoane diferite a funcţiilor │ │ │ │ │de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor│ │ │ │ │9.10. Întocmirea de documente înainte de efectuarea│ │ │ │ │operaţiunilor, în situaţia unor circumstanţe │ │ │ │ │deosebite, care nu au putut fi anticipate şi care │ │ │ │ │induc abateri ce nu permit derularea tranzacţiilor │ │ │ │ │prin procedurile existente │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │10.│ Standardul 10 │10.1. Implementarea şi evaluarea eficacităţii │- Procedurile de sistem/ │ │ │ SUPRAVEGHEREA │mijloacelor de control şi supraveghere impuse │operaţionale │ │ │ │pentru realizarea obiectivelor stabilite │- Fişele de apreciere de serviciu │ │ │ │10.2. Comunicarea atribuţiilor, a │anuale │ │ │ │responsabilităţilor şi a limitelor de competenţă │- Planul de control │

│ │ │atribuite fiecărui salariat │- Documente rezultate în urma │ │ │ │10.3. Efectuarea evaluării periodice a activităţii │executării controlului │ │ │ │întregului personal │ │ │ │ │10.4. Verificarea şi aprobarea rezultatelor muncii │ │ │ │ │obţinute în diverse etape de realizare a │ │ │ │ │operaţiunii │ │ │ │ │10.5. Elaborarea planurilor de control care să │ │ │ │ │furnizeze asigurări pentru atingerea obiectivelor │ │ │ │ │10.6. Definirea modalităţilor de evaluare şi │ │ │ │ │valorificare a rezultatelor controalelor │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │11.│ Standardul 11 │11.1. Asigurarea continuităţii activităţilor la │- Inventarul situaţiilor care pot │ │ │ CONTINUITATEA │nivelul fiecărei microstructuri în parte, prin │conduce la discontinuităţi în │ │ │ ACTIVITĂŢII │întocmirea unui inventar al situaţiilor care pot │activitate şi al măsurilor care să │ │ │ │conduce la discontinuităţi în activitate şi al │prevină apariţia lor │ │ │ │măsurilor care să prevină apariţia lor │- Ordinul de zi pe unitate prin │ │ │ │11.2. Efectuarea demersurilor de încadrare pe │care se numeşte înlocuitorul la │ │ │ │funcţiile disponibile la plecarea personalului din │comandă al persoanelor cu funcţii │ │ │ │structură │de conducere la plecarea acestora │ │ │ │11.3. Asigurarea existenţei de contracte de service│în concedii, misiuni etc. │ │ │ │pentru întreţinerea echipamentelor din dotare │- Procedurile de sistem/ │ │ │ │11.4. Asigurarea existenţei de contracte de │operaţionale │ │ │ │achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente din │- Contractele de achiziţii │ │ │ │dotare │- Contractele de service │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │12.│ Standardul 12 │12.1. Stabilirea tipurilor de informaţii şi a │- Diagrama de relaţii │ │ │ INFORMAREA ŞI │nevoilor de informare în cadrul fiecărei structuri,│- Procedurile de sistem/ │ │ │ COMUNICAREA │pe nivele ierarhice, astfel încât, prin primirea şi│operaţionale │ │ │ │transmiterea informaţiilor, sarcinile să poată fi │- Buletinul Informativ al Armatei │ │ │ │îndeplinite │- Pagina de internet proprie │ │ │ │12.2. Stabilirea unui flux informaţional (diagramă │ │ │ │ │de relaţii) fiabil, în toate sensurile, inclusiv │ │ │ │ │în relaţiile cu exteriorul structurii │ │ │ │ │12.3. Stabilirea unui sistem eficient de comunicare│ │ │ │ │internă şi externă care să asigure o difuzare │ │ │ │ │rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor │ │

│ │ │12.4. Adaptarea procesului de comunicare la │ │ │ │ │capacitatea utilizatorilor, în ceea ce priveşte │ │ │ │ │prelucrarea informaţiilor şi achitarea de │ │ │ │ │responsabilităţi în materie de comunicare │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │13.│ Standardul 13 │13.1. Organizarea expedierii/primirii, a │- Procedurile de sistem/ │ │ │GESTIONAREA DOCUMENTELOR│depozitării şi a lucrului cu documente pentru │operaţionale │ │ │ │rezolvarea sarcinilor de serviciu şi transpunerea │- Documentele prin care au fost │ │ │ │acestor operaţiuni în proceduri operaţionale │aduse la cunoştinţa întregului │ │ │ │13.2. Implementarea măsurilor de securitate pentru │personal reglementările cu privire │ │ │ │protejarea documentelor împotriva distrugerii, │la corespondenţă şi arhivare │ │ │ │furtului, pierderii, incendiului etc. │(notificare e-mail, registrul │ │ │ │13.3. Aducerea la cunoştinţa întregului personal a │privind prelucrarea ordinelor, │ │ │ │legislaţiei cu privire la corespondenţă şi arhivare│tabel de luare la cunoştinţă etc.) │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │14.│ Standardul 14 │14.1. Elaborarea/Actualizarea procedurilor │- Planul de control intern în │ │ │ RAPORTAREA CONTABILĂ │contabile în concordanţă cu prevederile normative │domeniul financiar-contabil │ │ │ ŞI FINANCIARĂ │aplicabile domeniului financiar-contabil │- Procedurile de sistem/ │ │ │ │14.2. Executarea controalelor pentru a asigura │operaţionale │ │ │ │corecta aplicare a politicilor, normelor şi │- Rapoarte/Acte de verificare │ │ │ │procedurilor contabile, precum şi a prevederilor │- Situaţiile financiare anuale │ │ │ │normative aplicabile domeniului financiar-contabil │ │ │ │ │şi al controlului intern │ │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │15.│ Standardul 15 │15.1. Realizarea, anual, a operaţiunii de │- Situaţiile centralizatoare │ │ │EVALUAREA SISTEMULUI DE │autoevaluare a subsistemului de control intern/ │semestriale/anuale privind stadiul │ │ │ CONTROL INTERN/ │managerial la nivelul structurii prin întocmirea de│implementării şi dezvoltării │ │ │ MANAGERIAL │raportări şi informări/situaţii centralizatoare │sistemului de control intern/ │ │ │ │prevăzute de legislaţia în domeniu │managerial │ │ │ │15.2. Autoevaluarea anuală a stadiului │- Chestionarul de autoevaluare a │ │ │ │implementării şi dezvoltării sistemului propriu de │stadiului de implementare a │

│ │ │control intern/managerial, pentru a stabili gradul │standardelor de control intern/ │ │ │ │de conformitate a acestuia cu standardele de │managerial │ │ │ │control intern/managerial │- Situaţia sintetică a rezultatelor│ │ │ │ │autoevaluării │ │ │ │ │- Raportul asupra sistemului de │ │ │ │ │control intern/managerial │ ├───┼────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────┤ │16.│ Standardul 16 │16.1. Executarea de misiuni de consiliere privind │- Documentele misiunii de audit │ │ │ AUDITUL INTERN │pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului │ │ │ │ │de control intern/managerial al structurii │ │ │ │ │16.2. Asigurarea evaluării independente şi │ │ │ │ │obiective a sistemului de control intern/ │ │ │ │ │managerial, de către structura de audit intern │ │ │ │ │16.3. Finalizarea acţiunilor auditorului intern │ │ │ │ │prin rapoarte de audit, în care se enunţă punctele │ │ │ │ │slabe identificate în sistem şi se formulează │ │ │ │ │recomandări pentru eliminarea acestora │ │ │ │ │16.4. Dispunerea de către comandantul/şeful │ │ │ │ │structurii a măsurilor necesare eliminării │ │ │ │ │punctelor slabe constatate de misiunile de audit, │ │ │ │ │având în vedere recomandările din rapoartele de │ │ │ │ │audit intern │ │ └───┴────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────┘ Notă ... ────────── *) Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.94/2004 nu a fost publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, deoarece avea ca obiect reglementări din sectorul de apărare a ţării şi securitate naţională. ────────── Anexa 3 la norme

A. Cadru legal:

B. Obiective:

C. Acţiuni *Font 9* ┌────┬───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────┬──────────┐ │Nr. │ Acţiuni │ Răspunde │ Participă │ Termen │Observaţii│ │crt.│ │ │ │ │ │ ├────┴───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────┴──────────┤ │ Implementarea standardului 5 - Obiective │ ├────┬───────────────────────┬──────────────────┬───────────────────┬──────────┬──────────┤ │ 1. │Formularea obiectivelor│Şefii de │Şefii de │ ........ │ │ │ │generale şi specifice │compartimente/ │compartimente/ │ │ │ │ │la nivelul │birouri/secţii/ │birouri/secţii/ │ │ │ │ │microstructurilor, │servicii │servicii │ │ │ │ │precum şi identificarea│ │ │ │ │ │ │ipotezelor/premiselor │ │ │ │ │ │ │ce stau la baza │ │ │ │ │ │ │stabilirii obiectivelor│ │ │ │ │ ├────┼───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┤ │ 2. │Elaborarea │Şefii de │Şefii de │ ........ │ │ │ │indicatorilor de │compartimente/ │compartimente/ │ │ │ │ │performanţă asociaţi │birouri/secţii/ │birouri/secţii/ │ │ │ │ │obiectivelor │servicii │servicii │ │ │ ├────┼───────────────────────┼──────────────────┼───────────────────┼──────────┼──────────┤ │ 3. │Includerea în Planul cu│Preşedintele │Şefii de │ ........ │ │ │ │principalele activităţi│comisiei │compartimente/ │ │ │ │ │ale structurii a │ │birouri/secţii/ │ │ │ │ │ipotezelor/premiselor, │ │servicii │ │ │ │ │obiectivelor şi │ │ │ │ │ │ │indicatorilor de │ │ │ │ │ │ │performanţă asociaţi │ │ │ │ │ ├────┴───────────────────────┴──────────────────┴───────────────────┴──────────┴──────────┤ │ Implementarea standardului ........................... │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Anexa 4 la norme Structurile centrale responsabile de standardele de control intern/managerial *Font 7* ┌────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┐ │Nr. │ Standardele de │Departa-│ Departa- │Departa-│ Statul │Secreta-│Direcţia│Direcţia│Direcţia│Direcţia│ Corpul │Direcţia│Direcţia│ │crt.│ control intern/ │ mentul │ mentul │ mentul │ Major │ riatul │generală│ mana- │ finan- │ instan-│ de con-│ audit │medicală│ │ │ managerial │ pentru │ pentru │ pentru │ General│ general│ de │ gement │ ciar- │ ţelor │ trol şi│ intern │ │ │ │ │politica│relaţia cu │ arma- │ │ │informa-│resurse │ conta- │militare│ inspec-│ │ │ │ │ │ de apă-│Parlamentul│ mente │ │ │ ţii a │ umane │ bilă │ │ ţie │ │ │ │ │ │ rare şi│ şi │ │ │ │apărării│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ plani- │ informare │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ficare │ publică │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Mediul de control │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 1.│Etica, integritatea │ - │ C │ - │ - │ C │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 2.│Atribuţii, funcţii, │ - │ - │ - │ C │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │sarcini │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 3.│Competenţa, │ - │ - │ - │ C │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │performanţa │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 4.│Structura │ - │ - │ - │ R │ - │ - │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │organizatorică │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Performanţe şi managementul riscului │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 5.│Obiective │ R │ - │ - │ C │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 6.│Planificarea │ R │ - │ - │ C │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 7.│Monitorizarea │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │performanţelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 8.│Managementul │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │riscului │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤

│ Activităţi de control │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 9.│Proceduri │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 10.│Supravegherea │ - │ - │ C │ R │ - │ C │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 11.│Continuitatea │ - │ - │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │activităţii │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Informarea şi comunicarea │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 12.│Informarea şi │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │comunicarea │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 13.│Gestionarea │ - │ - │ - │ C │ - │ R │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ │ │documentelor │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 14.│Raportarea contabilă│ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ │ │şi financiară │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┤ │ Evaluare şi audit │ ├────┬────────────────────┬────────┬───────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┬────────┤ │ 15.│Evaluarea sistemului│ C │ C │ C │ C │ R │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ C │ │ │de control intern/ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │managerial │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┤ │ 16.│Auditul intern │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ R │ - │ └────┴────────────────────┴────────┴───────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┘ LEGENDĂ:

Anexa 5 la norme *Font 9*

Nr. ...........din ...............

Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale şi contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. Ele se particularizează de către comandantul/şeful structurii, în concordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice ale acesteia, şi se includ în planul cu principalele activităţi ale structurii sau în alte documente de planificare.

Ipotezele/premisele stau la baza stabilirii obiectivelor şi reprezintă construcţii logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibilele schimbări din mediul intern sau extern al ministerului (de exemplu: în estimarea costurilor sau beneficiilor unei acţiuni se ia în considerare rata inflaţiei).

Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:

Obiectivele generale şi specifice trebuie stabilite în aşa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanţă pentru activitatea planificată.

Indicatorii de performanţă sunt elaboraţi pentru a furniza informaţii de încredere asupra naturii şi performanţei sectorului supus revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanţei. Acest lucru va contribui la creşterea gradului de răspundere publică al sectorului, precum şi la asigurarea faptului că deciziile privind politicile pot fi agreate în baza informaţiilor întemeiate şi de încredere.

Un indicator de performanţă defineşte măsurarea unei informaţii importante şi folositoare, cu privire la performanţa ministerului, exprimată în procente, index, rată sau altă comparaţie, care este monitorizată la intervale regulate şi este comparată cu unul sau mai multe criterii.

Măsurarea performanţei este, în general, orientată fie către rezultatele activităţii (output), fie către impactul programului (outcome) pe termen lung.

Tipuri de indicatori de performanţă:

La selecţia indicatorilor de performanţă se au în vedere următoarele:

Anexa 7 la norme Diagrama de proces pentru implementarea managementului riscului ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ ┌────→┤ Stabilirea obiectivelor generale/specifice │ │ │ │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Stabilirea activităţilor principale pentru îndeplinirea │ │ │ obiectivelor generale/specifice │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Identificarea riscurilor │ │ │ │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ │ Evaluarea riscurilor │ │ │ │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ │ Stabilirea măsurilor de management al riscurilor │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Centralizarea propunerilor pentru întocmirea proiectului │ │ │ Registrului de riscuri al structurii │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │Întocmirea proiectului Registrului de riscuri al structurii de │ │ │ către responsabilul pe linia controlului intern/managerial │ │ └──────────────────────────┬────────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │┌───→┤ Analizarea şi avizarea proiectului Registrului de riscuri al │ ││ │ structurii în cadrul şedinţei comisiei │ ││ └────────────────────────────┬──────────────────────────────────┘ ││ │ ││ ↓ ││ . ││ ┌──────────────┐ . . ││ │ Responsabilul│ . . ││ │ pe linia │ Nu . Avizarea . ├┼─┤ controlului ├←───────. în şedinţa . ││ │ intern/ │ . comisiei . ││ │ managerial │ . . ││ └──────────────┘ . . ││ . ││ │ Da ││ ↓ ││ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ ││ │ Promovarea proiectului Registrului de riscuri al structurii, │ ││ │ spre aprobare, comandantului/şefului structurii printr-un│ ││ │ raport în care sunt evidenţiate principalele riscuri │ ││ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘ ││ │ ││ ↓ ││ . ││ . . ││ . Aprobarea . ││ Nu . comandantului/ . │└──────────────────────.şefului structurii . │ . . │ . . │ . . │ . │ │ Da │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │ Punerea în aplicare a măsurilor stabilite │ │ │ │ │ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ Analizarea stadiului implementării măsurilor │ │ │ de management al riscurilor │ │ └───────────────────────────┬───────────────────────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐ └─────┤ Revizuirea, monitorizarea şi actualizarea │ │ Registrului de riscuri al structurii │ └───────────────────────────────────────────────────────────────┘ Anexa 8 la norme Metodologia privind identificarea, evaluarea şi atenuarea riscurilor Managementul riscurilor este un proces efectuat de către conducerea şi personalul structurilor ministerului şi constă în:

Existenţa unui sistem de obiective clar definite în cadrul structurii constituie premisa esenţială pentru identificarea şi definirea riscurilor.

Dacă situaţia o impune, anumite activităţi/sarcini, ce au un rol determinant în realizarea obiectivului, pot fi detaliate la rândul lor până la limita necesară unei identificări şi evaluări mai precise a riscurilor.

Identificarea riscurilor se efectuează prin formularea răspunsului la următoarea întrebare: care ar fi consecinţele nerealizării sau realizării necorespunzătoare a acestei activităţi/sarcini?

Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul câtorva cuvinte care să îi redea esenţa (de exemplu: efectuarea de plăţi necuvenite sau atribuirea nelegală a contractului de furnizare).

Pentru identificarea şi definirea riscurilor se respectă următoarele reguli:

Etapele evaluării riscurilor sunt:

2.1. evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat;

2.2. evaluarea impactului asupra obiectivelor în cazul materializării riscurilor;

2.3. evaluarea expunerii la risc.

2.1. Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat Evaluarea probabilităţii de materializare a riscului identificat constă în determinarea şanselor de apariţie a unui rezultat specific şi se realizează prin:

Evaluarea expunerii la risc se determină astfel: probabilitate x impact (X x Y).

Scala evaluării expunerii la risc se reprezintă grafic astfel: ┌────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┐ │RI- │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │DI- │≈≈≈≈≈3≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒6▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒9▒▒▒▒▒▒│ │CAT │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ 3 │≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ ├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤ IMPACT (Y)│ME- │░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │DIU │░░░░░2░░░░░░░│≈≈≈≈≈4≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒6▒▒▒▒▒▒│ │ 2 │░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ ├────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤ │SCĂ-│░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ZUT │░░░░░1░░░░░░░│░░░░░2░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈3≈≈≈≈≈≈│ │ 1 │░░░░░░░░░░░░░│░░░░░░░░░░░░░│≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ └────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤ │ SCĂZUTĂ-1 │ MEDIE-2 │ RIDICATĂ-3 │ └─────────────┴─────────────┴─────────────┘ PROBABILITATE (X) NOTĂ:

Liniile matricei descriu variaţia probabilităţii, iar coloanele variaţia impactului. Expunerea la risc apare la intersecţia liniilor cu coloanele.

3.2. Stabilirea limitei de toleranţă la risc constă în punerea într-o relaţie de echilibru a costului de controlare a riscurilor cu costul expunerii, în cazul în care riscul s-ar materializa şi se face potrivit tabelului: ┌───────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐ │ Nivel tolerare │ Explicaţii │ ├─────────┬─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤ │░░░░░░░░░│ │ │ │░░1 - 2░░│ Tolerabil │ Nu necesită nici o măsură de control. │ │░░░░░░░░░│ │ │ ├─────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤ │≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ │ │≈≈3 - 5≈≈│ Tolerare medie │Necesită măsuri de control pe termen scurt/mediu.│ │≈≈≈≈≈≈≈≈≈│ │ │ ├─────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ │ │▒▒6 - 9▒▒│ Intolerabil │ Necesită măsuri de control urgente. │ │▒▒▒▒▒▒▒▒▒│ │ │ └─────────┴─────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘ 4. Strategia adoptată pentru atenuarea riscurilor - controlarea riscurilor (răspunsul la risc) 4.1. După ce riscurile au fost identificate şi evaluate şi după ce s-au definit limitele de toleranţă în cadrul cărora structura este dispusă la un moment dat să îşi asume riscuri, se stabileşte tipul de răspuns la risc pentru fiecare risc în parte, potrivit tabelului: ┌─────────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────┐ │Strategia adoptată pentru│ Măsurile ce urmează a fi luate │ │ răspunsul la risc │ │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Acceptare │Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv │ │ │neluarea unor măsuri de control, intervine atunci │ │ │când riscurile sunt liber asumate şi aplicarea unei │ │ │strategii de răspuns la risc nu este posibilă (se │ │ │recomandă în cazul riscurilor cu expunere scăzută). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Evitare │Evitarea riscurilor, eliminarea activităţilor │ │ │(circumstanţelor) care generează riscurile │ │ │(aplicarea acestei strategii este limitată în cazul │ │ │activităţilor care ţin de scopul structurii). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Monitorizare permanentă │Acceptarea riscului cu condiţia menţinerii sale sub │ │ │o permanentă supraveghere presupune o amânare a │ │ │luării măsurilor de control până la momentul │ │ │creşterii probabilităţii de apariţie a riscului │ │ │astfel tratat (se aplică în cazul riscurilor cu │ │ │impact semnificativ, dar cu probabilitate mică de │

│ │apariţie, monitorizându-se cu precădere │ │ │probabilitatea de apariţie a riscului). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Transferarea riscurilor │Încredinţarea gestionării riscului unui terţ │ │ │specializat, pe bază de contract, are ca efect │ │ │micşorarea expunerii structurii şi gestionarea │ │ │eficace a riscului de către un terţ specializat (se │ │ │pretează în cazul riscurilor financiare şi │ │ │patrimoniale, cum sunt contractele de asigurare). │ ├─────────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────┤ │Tratarea (atenuarea) │Reprezintă cea mai frecventă modalitate de abordare │ │riscurilor │pentru majoritatea riscurilor cu care se confruntă │ │ │structura şi presupune acţionarea prin măsuri de │ │ │atenuare a probabilităţii, a impactului sau a │ │ │amândurora (implementarea de instrumente de control │ │ │intern/managerial pentru a menţine riscurile în │ │ │limite acceptabile). │ └─────────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────┘ 4.2. Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul măsurilor luate în vederea atenuării riscurilor şi sunt clasificate în şase grupe, astfel:

Anexa 9 la norme *Font 7*

Anexa 10 la norme *Font 9*

NOTĂ:

La nivelul fiecărei microstructuri, precum şi la nivelul întregii structuri, numărul activităţilor procedurabile reprezintă doar o parte din cel al activităţilor identificate.

Anexa 11 la norme Diagrama de proces pentru elaborarea procedurilor de sistem/operaţionale *Font 8* ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ┌────────────────────────────────┐ │ │ │Iniţierea PS/PO*) de către şeful│ │ │ │ structurii/microstructurii │ │ │ │ │ │ │ │● Stabilirea activităţilor care │ │ │ ┌─────────────────────┤pot fi transpuse în PS/PO │ │ │ ↓ │● Stabilirea termenelor şi │ │ │┌───────────────────────────────┐ │persoanelor responsabile de │ │ ││ Elaborare PS/PO │ │elaborarea PS/PO │ │ ││ │ └────────────────────────────────┘ │ ││● Elaborarea PS/PO de către │ ┌───────────────────────────────┐ │ ││persoanele desemnate │ │ Difuzarea PS/PO │ │ ││● Verificarea PS/PO de către │ │ │ │ ││şeful microstructurii │ │● Originalul PS/PO se înregis- │ │ │└──────────────┬────────────────┘ │trează şi se păstrează la │ │ │ │ ┌─────────────┐ │structura/microstructura │ │ │ │ ┌┴────────────┐│ │emitentă │ │ │ │ │Proiect PS/PO├┘ │● Se transmite PS/PO în format │ │ │ │ └─────────────┘ │electronic structurilor/micro- │ │ │ ↓ │structurilor implicate şi │ │ │┌───────────────────────────────┐ │responsabilului pe linia │ │ ││ Analizarea PS/PO în cadrul │ │controlului intern/managerial │ │ ││ şedinţelor comisiei │ └───────────────────────────────┘ │ ││ │ ↑ │ ││● Verificarea conformităţii │ │ │ ││PS/PO │ │ │ │└──────────────┬────────────────┘ . │ │ │ ↓ . . │ │ │ . . . │ │ │ . . .Implică mai. ┌────────┴──────────┐ │ │ . .┌───────────┐ . multe .┌───────────┐ │ │ │ │ . CONFORM . DA ┌─┼───→. structuri/ . NU ├─┬──→│ Adoptarea PS/PO │ │ │ . .└─────────┼─┘ . micro- .└───────────┘ │ │ │ │ │ . . │ . structuri?. │ └───────────────────┘ │ │ . │ . . │ ↑ │ │ ┌───────┐ │ . . │ │ │ │ │ NU │ │ . │ ┌────────┴──────────┐ │ │ └───┬───┘ │ ┌───────┐ │ │ Armonizarea între │ │ │ │ ┌──────────┐│ │ DA │ │ │structurile/micro- │←───┼─┐ │ │ ┌┴─────────┐││ └───┬───┘ │ │ structurile │ │ │ │ │ │Observaţii├┘│ │ │ │ implicate │ │ │ │ │ └──────────┘ │ │ │ └───────────────────┘ │ │ │ ↓ │ ↓ │ │ │ │┌───────────────────────────┐ │ ┌───────────────────────┐ │ │ │ ││ Modificarea PS/PO │ │ │ Avizare PS/PO │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││● De către structura/ ├─┘ │● structura/micro- │ │ │ │ ││microstructura responsabilă│ │structura responsabilă │ │ │ │ │└───────────────────────────┘ │transmite electronic │ │ │ │ │ ┌───────┐ │PS/PO structurilor/ │ │ │ │ │ ┌┴──────┐│ │microstructurilor │ │ │ │ │ │Proiect││ │implicate │ │ │ │ │ │ PS/PO ││ └───────────┬───────────┘ │ ┌───────────────┐ │ │ │ │refăcut├┘ ↓ │ ┌┴──────────────┐│ │ │

│ └───────┘ . │ │ Observaţii ││ │ │ │ . . │ │ transmise ││ │ │ │ . . │ │ structurii/ ││ │ │ │ . .┌────────┐ │ │microstructurii││ │ │ │ . Observaţii . NU ├──────┘ │ responsabile ├┘ │ │ │ . .└────────┘ └───────────────┘ │ │ │ . . │ │ │ . . │ │ │ . │ │ │ ┌───────┐ │ │ │ │ DA ├───────────────────────────────────────────────┼─┘ │ └───────┘ │ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Notă ... ────────── *) PS - procedura de sistem.

PO - procedura operaţională. ────────── Anexa 12 la norme

Revizia se schimbă atunci când au loc acţiuni de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a unuia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii de sistem/operaţionale.

Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv.

Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.

Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise.

5.1. Definiţii 5.2. Abrevieri 6. Domeniul de aplicare Sunt precizate principalele activităţi de care depind sau care depind de activitatea care va fi transpusă în procedură, compartimentele furnizoare de date sau/şi beneficiare de rezultate ale activităţii. Listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii.

Această parte de descriere a procedurii propriu-zise poate fi realizată astfel:

Anexa 13 la norme