Circulaire budgétaire relative à l'élaboration des budgets des communes et des C.P.A.S. de la Région wallonne à l'exception des communes et des C.P.A.

SERVICE PUBLIC DE WALLONIE 22 OCTOBRE 2009. - Circulaire budgétaire relative à l'élaboration des budgets des communes et des C.P.A.S. de la Région wallonne à l'exception des communes et des C.P.A.S. relevant des communes de la Communauté germanophone pour l'année 2010 A Mmes et MM. les Bourgmestres, Présidents de C.P.A.S., Echevins, Membres du Bureau permanent et Conseillers Pour information : A Mme et MM. les Gouverneurs, A Mmes et MM. les Députés provinciaux, A Mmes et MM. les Secrétaires et Receveurs communaux et de C.P.A.S., A Mmes et MM. les Greffiers provinciaux, Mesdames, Messieurs, J'ai le plaisir de vous adresser la circulaire budgétaire 2010. Ce document rassemble l'essentiel des données utiles à la compréhension et à la confection des budgets communaux et de C.P.A.S. pour l'exercice 2010. Il constitue ainsi un document de référence à l'attention des mandataires et des fonctionnaires impliqués dans la gestion budgétaire de leur commune et de leur C.P.A.S. La présente circulaire constitue un document complet qui remplace les circulaires budgétaires précédentes. Afin de permettre à toutes les personnes intéressées de disposer du présent document, je vous invite à diffuser l'adresse de téléchargement de la présente circulaire consultable sur le site de la Direction générale opérationnelle des Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé (DGO5) : http://pouvoirslocaux.wallonie.be/jahia/Jahia/pid/450 ou http://pouvoirslocaux.wallonie.be/jahia/Jahia/pid/664 Ou sur le site http://pouvoirslocaux.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Circulaire relative à l'élaboration des budgets des communes et des C.P.A.S. de la Région wallonne pour 2010 (document à télécharger) Je rappelle que dans un souci de parfaite transparence, il sera indispensable de remettre à chaque conseiller un exemplaire de la présente circulaire, ou, s'ils disposent d'un accès internet personnel, de leur communiquer l'adresse internet de téléchargement afin d'éviter l'impression de trop grands volumes de papier. Malgré le soin apporté à la confection de cette circulaire, il est difficile d'être exhaustif, tant le champ d'action des communes et des C.P.A.S. est vaste et important. Aussi, mon administration et mon Cabinet se tiennent à votre disposition pour toute information complémentaire. Dans le cadre du partenariat entre les autorités locales et de tutelle, -la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé, rue Van Opré 91-95, à 5100 Jambes - Tél. 081-32 37 11 - Fax 081-30 90 93. - E-mail : dgpl@mrw.wallonie.be avenue G. Bovesse 100, à 5100 Jambes - Tél. 081-32 72 11 - Fax 081-32 74 74. - E-mail : dgass@mrw.wallonie.be - le Centre régional d'Aide aux Communes, allée du Stade 1, à 5100 Jambes Tél. 081-32 71 11 - Fax 081-32 71 91 - E-mail : info@crac.wallonie.be peuvent vous apporter toutes leurs compétences pour les questions que vous souhaiteriez poser, notamment au sujet de la présente circulaire. Déjà, je souhaite à toutes et à tous un excellent travail. CHAPITRE Ier. - Directives pour les communes TITRE Ier. - Dispositions générales I.1. Calendrier légal Dans un souci de bonne maîtrise de la gestion communale, j'attire votre attention sur la nécessité de veiller à respecter au mieux les prescrits légaux concernant les dates de vote budgétaires et comptables, traduisant ainsi la rigueur d'efforts parfois difficiles mais nécessaires afin de pouvoir disposer dès le début de l'exercice financier d'un budget, et encore plus de comptes annuels visant rapidement à l'arrêt de la situation réelle de la commune. Pour mémoire, le budget doit être voté par le Conseil communal le premier lundi du mois d'octobre (article L 1312-2 du CDLD) et le compte de l'exercice précédent (x-1) au cours du premier trimestre de l'exercice x (article L 1312-1 du CDLD). Il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date (article 15 du Règlement général de la comptabilité communale), ceci afin de ne perturber en rien l'exercice normal de la tutelle (tutelle d'approbation et droit d'évocation). J'en appelle à toute la rigueur des gestionnaires communaux. Par ailleurs, en vertu de l'article L 1313-1 du CDLD, je rappelle que le budget doit être déposé à la maison communale où quiconque peut toujours en prendre connaissance sans déplacement. Cette possibilité est rappelée par voie d'affichage (qui ne peut être inférieur à dix jours) dans le mois qui suit l'adoption du budget. Je tiens aussi à rappeler que la possibilité ouverte par l'article L 1122-26 du CDLD, visant le vote séparé d'un article, groupe d'articles ou postes spécifiques, ne peut en aucun cas aboutir à une demande de vote séparé sur tous les articles du budget ou du compte, ce qui dénaturerait la faculté offerte par cet article. I.2. Règles budgétaires essentielles I.2.a. Règle de fond L'équilibre budgétaire, c'est-à-dire l'équilibre global (déterminé sur la dernière ligne des tableaux récapitulatifs figurant à la fin du budget), tant au service ordinaire qu'au service extraordinaire, constitue le premier principe essentiel de la gestion financière. Il s'agit d'une prescription légale contenue dans les articles L 1314-1 et -2 du CDLD. Les recettes et dépenses doivent être précises et complètes, conformément à l'article 7 du règlement général de la comptabilité communale (R.G.C.C.). L'approbation d'un crédit budgétaire ne dégage pas les autorités communales de l'application des diverses législations et réglementations applicables à l'opération recouverte par ce crédit. Je songe notamment à l'application de la législation relative aux marchés publics : il est clair que la présence d'un article budgétaire de dépenses autorise la conclusion effective du marché mais n'exonère pas l'autorité compétente du respect de l'ensemble des étapes imposées par la réglementation. I.2.b. Règle de forme La rigueur dans la forme impose notamment la stricte conformité aux classifications fonctionnelle et économique normalisées et à la classification normalisée des comptes généraux et particuliers (arrêtés ministériels des 30 octobre 1990, 25 mars 1994, 29 avril 1996, 9 juin 1997 et 24 octobre 2003). Les modèles de documents comptables tels que définis par les arrêtés ministériels des 23 septembre 1991 et 10 janvier 1996 sont de stricte application. Dans cette perspective, la règle de forme devient également une règle de fond. Le budget doit obligatoirement comprendre l'ensemble des prévisions de recettes et de dépenses ainsi que les annexes et le rapport synthétisant le projet de budget et définissant la politique générale et financière de la commune tels que prévus à l'article L 1122-23 du CDLD. Ce rapport ne peut se limiter à quelques données ou considérations trop générales mais doit constituer un document véritablement circonstancié qui permette une vision claire et transparente de la gestion communale. A cette fin, ce rapport comprendra un tableau exposant la situation nette de chaque fonction budgétaire (soit le total des recettes de la fonction moins le total des dépenses de la fonction). En vertu de l'article 12 du R.G.C.C., une commission comprenant au moins un membre du Collège, le secrétaire et le receveur, doit donner son avis préalable sur la légalité et les implications financières prévisibles du projet de budget. En outre, une discussion relative à l'évolution de la charge de la dette doit nécessairement avoir lieu. Le rapport écrit de cette commission doit faire apparaître clairement l'avis de chacun de ses membres, tel qu'émis au cours de la réunion, même si l'avis doit être présenté d'une manière unique. Ce rapport doit être joint au projet de budget présenté au Conseil communal et au budget soumis à l'approbation de la tutelle. Pour rappel, cette procédure doit également être appliquée à toutes les modifications budgétaires ultérieures. Je tiens à préciser que l'avis de chacun des membres de cette commission doit être clairement repris dans le compte-rendu de la commission si des opinions divergentes apparaissent et qu'il est interdit de "censurer" quelque propos que ce soit. Je rappelle que l'avis de cette commission constitue une formalité essentielle, ledit rapport constituant quant à lui une annexe légale et formellement obligatoire. L'absence de l'avis de cette commission empêche le délai de tutelle de débuter et ne peut que conduire à la non-approbation du budget (ou de la modification budgétaire) concerné(e). Afin d'aider les communes, un modèle de rapport (officieux) est disponible sur le site de la DGO5 à l'adresse suivante : http://pouvoirslocaux.wallonie.be/jahia/Jahia/lang/fr/pid/472 Ou sur le site http://pouvoirslocaux.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Réglement général de la comptabilité communale > Vade mecum : téléchargement > Modélisation de l'avis rendu par la Commission budgétaire (article 12 du R.G.C.C.) > Modèle de rapport de la Commission budgétaire, documents à télécharger Pour rappel, l'article 12 du nouvel R.G.C.C. insiste sur la nécessité, dans un souci de gestion " en bon père de famille " de tenir compte de toutes les charges, produits, ou économies, induites dans le futur par un investissement significatif. L'appréciation de la notion d'investissement significatif est laissée aux autorités communales. Toutefois, je recommande de considérer à tout le moins que tout investissement amortissable en dix ans ou plus rentre dans cette catégorie. L'appréciation de l'impact complet d'un investissement dans les futurs budgets ordinaires est cependant difficile à estimer avec un degré de précision suffisant au moment de l'intention d'investissement soumise à la Commission budgétaire. Aussi, le modèle d'avis n'exige pas nécessairement l'estimation chiffrée, mais a pour objectif de forcer à une réflexion globale sur les impacts d'un projet extraordinaire. Le logiciel e-comptes distribué gratuitement aux communes comportera une fonction permettant l'automatisation d'une partie du tableau. Enfin, j'insiste pour que le maniement du budget, sa lecture et sa compréhension soient aisés, tant pour les mandataires locaux que pour les organes de tutelle. I.2.c. Règle du tiers boni La règle du tiers boni est un signal d'alerte devant une situation financière en voie de dégradation. Par principe, il est indispensable de veiller au strict respect de ce principe. Dans le cas où le budget communal ne respecte pas ce principe, les autorités régionales exerceront d'office leur droit d'évocation (mesure de tutelle) avant de l'approuver, le cas échéant. Dans la lignée et de manière plus générale, il importe que le Conseil communal mène une réflexion en profondeur sur les causes du déficit constaté, son caractère éventuellement structurel et les moyens d'y remédier dans le futur, afin d'assurer la pérennité financière de l'institution dont le Conseil communal à la charge. Respecte la règle du tiers boni la commune dont le budget de l'exercice x présente à son exercice proprement dit un mali qui est strictement inférieur au tiers du montant constitué du boni présumé au 31 décembre x-1 majoré du fonds de réserve ordinaire sans affectation spéciale existant au 31 décembre x-1 (article L 3311-2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation). Exemple : boni présumé = euro 300.000. fonds de réserve ordinaire sans affectation = euro 60.000. tiers boni = euro 120.000. Si le mali de l'exercice proprement dit est de euro 119.999,99 au maximum, la commune respecte la règle du tiers boni. en sachant par ailleurs que le principe d'évocation est appliqué au budget qui ne le respecte pas sauf si la Commune est confrontée à des pertes exceptionnelles I.3. Présentation I.3.a. Forme Afin d'assurer une bonne lisibilité des documents : 1° les budgets ordinaires et extraordinaires doivent être présentés en deux livrets distincts;2° les dépenses et recettes peuvent être présentées soit sous la forme d'une liste continue (les dépenses précédant les recettes) soit en regard les unes des autres;dans cette hypothèse, il convient que les dépenses figurent sur les pages de gauche et les recettes sur les pages de droite; 3° toute modification dans la classification des recettes ou des dépenses rendant inopérante la comparaison avec les exercices antérieurs doit être explicitement mentionnée dans l'annexe. I.3.b. Tableau de synthèse Ce tableau revêt une importance particulière car il permet d'inscrire aux exercices antérieurs du budget le résultat escompté de l'exercice précédent. Les données qui y sont mentionnées doivent donc être dûment justifiées et, comme l'ensemble des crédits repris au budget, représenter une estimation suffisamment précise. Il ne s'agit pas d'une simple annexe au budget, mais d'un élément fondamental et indissociable de celui-ci. Les articles budgétaires relatifs à la reprise des résultats présumés (000/951-01, 000/951-51...) doivent obligatoirement figurer de manière distincte dans le corps du budget, aux exercices antérieurs. Le tableau de synthèse présente une vue des résultats budgétaires : - réels pour l'année pénultième (résultat budgétaire du compte); - présumés pour l'année précédente (budget avec les dernières modifications budgétaires et adaptations); - budgétisés pour l'année budgétaire en cours. Dans la présentation du tableau, ces trois parties sont indépendantes les unes des autres : les résultats ne doivent pas être additionnés les uns aux autres dans la mesure où ils figurent déjà dans les reports. Le volet du tableau de synthèse relatif à l'année précédant l'exercice comprend trois parties distinctes :

1. a)Première partie (après la dernière modification budgétaire) Cette partie reprend les prévisions de recettes ainsi que les prévisions de dépenses telles qu'elles ressortent de la dernière modification budgétaire arrêtée par le Conseil communal ou le Conseil de l'action sociale. Ainsi que mentionné ci-avant, le résultat du compte de l'année pénultième a déjà été reporté par modification budgétaire avant l'établissement du budget.
2. b)Deuxième partie (adaptations) Cette partie reprend, tant en prévisions de recettes qu'en prévisions de dépenses, les modifications au budget précédant l'exercice, non intégrées dans une modification budgétaire. L'attention des autorités locales est attirée spécialement sur ce point. Le tableau de synthèse est un document essentiellement technique qui ne peut contenir que des constats de prévisions de recettes ou de dépenses en plus ou en moins générées par des faits ou des situations qui sont intervenus en fin de l'exercice précédent. Il ne peut servir à apporter de nouvelles modifications au budget précédent (pour ce faire, une modification budgétaire classique était indispensable) sauf s'il s'agit d'enregistrer des droits constatés en plus ou en moins ou des annulations de dépenses portées en compte après les dernières modifications budgétaires de l'exercice précédent. Il n'est pas permis d'y imputer des augmentations de dépenses qui constitueraient en fait des dépassements de crédits existant, sauf s'il s'agit de prélèvements d'office. Ces modifications seront, comme de coutume, détaillées dans un état récapitulatif signé par le receveur qui déclarera en avoir pris connaissance. En ce qui concerne les diminutions de crédits de dépenses, le Collège communal et le receveur communal devront tenir compte des ajustements repris en annexe du tableau de synthèse et afin d'éviter d'engager, imputer et payer au-delà des limites des nouveaux crédits. Par ailleurs, je rappelle que le receveur n'est fondé à effectuer une dépense que s'il y a un engagement préalablement opéré par le Collège communal sur ledit crédit. Pour ce faire, il est essentiel que les programmes informatiques tiennent compte des adaptations de crédits induites par le tableau de synthèse.
3. c)Troisième partie (après adaptations) Cette partie reprend simplement le total des deux parties précédentes et ne demande aucune explication complémentaire. Le budget de l'exercice La partie du tableau de synthèse réservée au budget de l'exercice reprend les prévisions de recettes et de dépenses de l'exercice. La différence entre ces deux éléments donne le résultat budgétaire présumé à la date du 31 décembre de l'exercice. I.4. Annexes Vous trouverez en annexe de la présente la liste complète des annexes à joindre pour la tutelle à vos budgets et modifications budgétaires de cours d'exercice, telles que reprises à divers points de cette circulaire. Concernant le programme d'investissements, on notera que : - le programme triennal des travaux sera inclus de façon détaillée et identifié par la mention PTR en marge des libellés (dans toute la mesure du possible, précisez de quel PTR il s'agit - ex : PTR10-12 pour le nouveau programme 2010-2012); - le tableau doit reprendre tous les investissements prévus et non seulement les travaux (il s'agit donc de reprendre également des investissements significatifs en matériel de bureau ou en matériel roulant par exemple); - les travaux internes effectués à charge du service ordinaire doivent figurer dans le tableau des investissements (au moins globalisés par fonction). - il doit correspondre aux crédits figurant dans le budget - il doit être fourni à chaque modification budgétaire Complémentairement aux annexes obligatoires, les villes et communes soumises à plan de gestion (CRAC - Tonus axe 2, prêts d'aide extraordinaire à long terme,...) doivent joindre au projet de budget le plan de gestion actualisé ainsi que l'ensemble des pièces et documents permettant d'en assurer le suivi. En outre, je vous invite à joindre au projet de budget un récapitulatif du contentieux en cours ainsi qu'un descriptif de son état d'avancement afin de donner une information correcte aux conseillers. Cette information doit permettre notamment de mieux gérer le contentieux dans le temps et d'opérer une politique préventive. Enfin, je tiens à vous rappeler qu'il va de soi que tous les courriers et pièces annexes reçus par la commune et nécessaires à la vérification des montants inscrits au budget au titre des taxes additionnelles au PI et à l'IPP doivent bien évidemment être jointes également. En ce qui concerne la transmission de ces documents aux conseillers communaux, ceux-ci seront clairement informés de leur droit à recevoir toutes les annexes. Les modalités de communication de ces annexes seront également précisées aux conseillers plus tard au moment de l'envoi du budget. Ces annexes seront impérativement communiquées à l'autorité de tutelle. Par ailleurs, l'absence d'une (ou de plusieurs) de ces annexes constitue un facteur susceptible d'allonger le délai d'exercice de la tutelle. Je vous engage donc vivement à transmettre un dossier parfaitement complet à l'autorité de tutelle. Enfin, dans un souci de clarté et de facilité, je vous invite à prévoir une table des matières des documents annexés au budget. I.5. Crédits provisoires L'adoption du budget en temps voulu permet à la commune de disposer des crédits indispensables à son fonctionnement dès le début de l'exercice. Lorsqu'à la suite de circonstances particulières, le budget n'a pas encore été adopté par le Conseil au 1er janvier de l'exercice, force est de recourir à des crédits provisoires appelés douzièmes provisoires (article 14 du R.G.C.C.). Dans le cas où le budget n'a pas encore été adopté, le Conseil doit expressément statuer et prendre une délibération particulière concernant le recours aux crédits provisoires. Une telle décision doit être explicitement motivée par référence aux dites circonstances spécifiques; le simple constat que le budget n'est pas voté ne constitue pas en soi une motivation suffisante. Les crédits provisoires sont alors égaux au douzième des crédits budgétaires des dépenses ordinaires de l'exercice précédent. Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses relatives à la rémunération du personnel, au paiement des primes d'assurances, des taxes et de toute dépense strictement indispensable à la bonne marche du service public. Dans ce dernier cas, l'engagement de la dépense ne pourra s'effectuer que moyennant une délibération motivée du collège, ratifiée à la plus proche séance du conseil communal. Si le budget a été adopté par le Conseil mais n'a pas encore été approuvé par la tutelle au 1er janvier, le recours aux douzièmes provisoires est autorisé sans délibération spécifique supplémentaire. Les crédits provisoires sont alors égaux au douzième des crédits budgétaires de l'exercice en cours. Il convient de ne voter qu'un seul douzième à la fois et de préférence avant le début du mois concerné. On rappellera également que les crédits provisoires peuvent concerner les dépenses à engager dans le cadre d'actions spécifiques subsidiées lorsque la commune a reçu la notification de son droit à la subvention. Dans cette hypothèse spécifique, il est également permis d'utiliser les crédits provisoires pour engager des dépenses nouvelles prévues au budget de l'exercice et pour lesquelles aucun crédit budgétaire ne figurait au budget de l'exercice précédent. Par souci de précision, je signale qu'il est bien entendu que les chèques-repas octroyés par les communes peuvent bénéficier du régime des douzièmes provisoires pour autant que leur octroi soit prévu dans le règlement administratif du personnel. I.6. Report du résultat du compte L'article 10 du R.G.C.C. stipule que le résultat estimé des exercices antérieurs porté au budget tel qu'il a été établi par le tableau de synthèse est remplacé, par voie de modification budgétaire, par le résultat du compte dès que celui-ci est arrêté par le Conseil. Le résultat des deux services doit être introduit concomitamment. L'article L 1312-1 du CDLD précise que le compte communal doit être présenté au Conseil au plus tard le 31 mars de l'année suivante. L'article 10 susmentionné précise aussi que le Conseil doit prendre les mesures propres à rétablir l'équilibre budgétaire lorsque le report du résultat de l'exercice antérieur provoque ou accroît un déficit global. Un retard dans l'arrêt des comptes pourrait donc compromettre la recherche des voies et moyens nécessaires à restaurer l'équilibre. I.7. Modifications budgétaires Les modifications budgétaires sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget et toutes les règles de principe applicables au budget initial de l'exercice sont évidemment transposables aux modifications budgétaires de l'exercice, y compris les règles de tutelle spéciale d'approbation et d'exercice du droit d'évocation. Les modifications budgétaires sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire. Chaque modification budgétaire ordinaire et/ou extraordinaire sera décidée par une seule et même délibération du conseil communal. Le conseil communal ne peut voter une modification budgétaire extraordinaire isolée sauf si elle n'a aucun impact sur le service ordinaire. Il n'y a pas de limites formelles dans le temps pour les premières modifications budgétaires, et notamment celle qui doit introduire, le plus rapidement possible après le vote du compte, dans le corps du budget, le résultat du compte de l'exercice précédent en application de l'article 10 du R.G.C.C. Il convient, toutefois, de limiter au maximum les modifications d'autres crédits trop tôt dans le courant de l'exercice, au regard de l'article 7 du R.G.C.C. Je souhaite donc que les communes évitent de prendre des modifications de ce type qui ne seraient pas justifiées par des événements particuliers avant le 1er mai de l'exercice. J'attire votre attention sur le fait qu'il découle clairement du R.G.C.C. (article 15) qu'il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date, et que la transmission tardive de celles-ci à l'autorité de tutelle peut conduire à une absence de décision avant le 31 décembre de l'exercice, qui rendrait donc inexécutoires lesdites modifications et empêcherait tout engagement de crédits y prévus. De même, des modifications budgétaires soumises à l'autorité de tutelle après le 31 décembre de l'exercice ne peuvent que faire l'objet d'une décision formelle de non-approbation. Je vous recommande aussi, dans un souci de clarté et de cohérence, et dans toute la mesure du possible d'éviter de voter de nouvelles modifications budgétaires alors que les précédentes n'ont pas encore approuvées. I.8. Engagements des dépenses I.8.a. Article 02 (exercices antérieurs) Les modifications budgétaires évitent le recours abusif à l'article 02. Ne peuvent dès lors apparaître à l'article 02 que des sommes représentant des dépassements de crédits approuvés sur base du budget précédent et non pas des crédits nouveaux. Pour les communes sous plan de gestion, je rappelle qu'il est essentiel d'assurer un suivi budgétaire très strict de leurs dépenses afin d'éviter des dépenses à l'article 02, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées. Une prochaine circulaire précisera mieux les dépenses admises. I.8.b. Date limite des engagements Je rappelle qu'il est tout à fait illégal et donc formellement interdit d'engager des crédits avant leur approbation formelle (ou implicite de par l'effet de l'expiration du délai imparti à la tutelle pour se prononcer), et que si un crédit n'a pas été approuvé avant le 31 décembre de l'exercice, il est inexécutoire. Toute transgression de ces règles impliquera dorénavant la stricte rigueur des sanctions pesant sur les responsables de l'infraction (dont éventuellement des conséquences pécuniairesY). Dans un souci de simplification des reports de crédit, les factures relatives à des engagements effectués avant le 31 décembre et reçues après le 31 décembre de l'exercice clôturé peuvent être imputées, ordonnancées et mandatées sur l'exercice précédent. Le Receveur pourra ainsi procéder à leur paiement sans devoir attendre l'arrêt, le 15 février, des crédits reportés, et ce afin de ne pas porter préjudice aux fournisseurs et prestataires de service. Il s'agit ici d'une tolérance qui vise à éviter des retards de paiement préjudiciables et permet d'alléger les reports de crédits. I.8.c. Engagements reportés Dès que le Collège communal a arrêté la liste des engagements à reporter, le receveur dispose des crédits nécessaires au paiement des ces engagements. Il peut donc procéder au paiement de ces dépenses sans attendre la clôture du compte. I.8.d. Marchés publics. Enregistrement de l'engagement L'engagement des dépenses extraordinaires effectuées dans le cadre de marchés publics sera enregistré à la date d'attribution du marché par le Collège communal, comme sous l'empire de l'ancien règlement général. Le montant engagé sera strictement égal au montant attribué. (voir point IV.7) I.8.e. Engagement de marchés sur la base de crédits approuvés l'exercice précédent La tolérance admise par la tutelle sous l'empire de l'ancien Règlement général sur la comptabilité communale, en son article 29 tel que commenté, est bien maintenue sous le nouveau Règlement général de la comptabilité communale en ce qui concerne l'engagement de dépenses extraordinaires prévues au budget de l'exercice précédent (x-1), approuvées par la tutelle mais non engagées et réinscrites au budget du nouvel exercice x. Dans cette hypothèse, très spécifique, il est admis que ces dépenses extraordinaires puissent être engagées dès le vote du budget de l'exercice x avant l'approbation formelle de l'autorité de tutelle, ceci toutefois sous la réserve d'un budget x équilibré quant à son résultat global. I.9. Additionnels au précompte immobilier : crédit sur exercice antérieur Afin de pallier, dans la mesure du possible, les retards de perception, l'autorité de tutelle tolérera l'inscription dans la modification budgétaire prévue à l'article 10 du R.G.C.C. d'un crédit budgétaire (fictif) de recette sur exercice antérieur reprenant une estimation des additionnels au précompte immobilier restant à percevoir. Ce crédit ne pourra être utilisé et s'annulera automatiquement au 31 décembre de l'exercice. Le montant de ce crédit budgétaire ne pourra excéder 95 % des droits restant à percevoir du dernier exercice d'imposition, c'est-à-dire de l'exercice précédant celui du budget. Pour établir cette prévision, la commune doit tenir compte de tout élément exceptionnel (exemple : fermeture d'entreprise) qui justifierait un dégrèvement ou un irrécouvrable important. Il convient de toute façon que le pourcentage retenu - qui peut donc être inférieur à 95 % - corresponde à la réalité de ce que la commune est en droit d'attendre réellement. L'inscription de ce crédit est strictement concomitante à l'injection du résultat du compte précédent (article 10 du R.G.C.C.). I.10. Perception des recettes Je vous rappelle qu'en vertu, notamment, de l'article L 3321-4 du CDLD, les droits établis dans les rôles sont comptabilisés aux recettes de l'exercice au cours duquel lesdits rôles sont rendus exécutoires. J'insiste sur l'intérêt de rendre les rôles de taxes exécutoires dans le courant de l'exercice auquel ils se rattachent. En effet, cette manière de procéder assure à la commune une prise en compte équilibrée d'année en année de l'ensemble de ses recettes fiscales. Par ailleurs, lorsqu'une commune souhaite reprendre dans le budget de l'exercice en cours des recettes liées à des rôles de taxes de l'exercice précédent rendus exécutoires entre le 1er janvier et le 30 juin de l'exercice en cours, cette opération ne peut se faire d'abord qu'au moment de l'injection du résultat du compte, afin d'éviter toute double inscription en recettes, et ensuite que par une inscription de recettes qui doit figurer aux exercices antérieurs (ceci n'est pas d'application si la commune a seulement inscrit à son budget précédent la part de recettes relative aux rôles de taxes rendus exécutoires au cours de cet exercice). I.11. Réévaluation annuelle des biens du patrimoine immobilier Pour l'application de l'article 21 du Règlement général de la Comptabilité communale, l'indice ABEX de référence pour le compte 2009 est de 684 (692 en 2008 - 654 en 2007). I.12. Placements Je porte à l'attention des autorités communales que je ne m'oppose pas à ce qu'elles pratiquent des placements de fonds en S.I.C.A.V. dans la mesure où ces placements seraient couverts par une classification de degré de risque « 0 » arrêtée par la CBFA ou une classification équivalente. Il convient de toute façon, et impérativement, que le capital soit garanti. De la même manière, je ne m'oppose pas à des placements opérés dans des fonds ou des produits d'assurance à capital et taux d'intérêt minimum garantis. I.13. Transmission électronique des extraits de comptes Je n'ai aucune objection à ce que les organismes financiers des communes leur transmettent par la voie électronique leurs extraits de compte, dans la stricte mesure où la procédure utilise un format lisible indépendant (par exemple, « .pdf ») et est parfaitement sécurisée et où des copies de sauvegarde existent pendant au moins dix ans. I.14. Avances de fonds L'article 31, § 2, du Règlement général de la comptabilité communal organise cette procédure dérogatoire. Par ailleurs, il est rappelé que l'octroi de provisions pour menues dépenses à des mandataires communaux est interdit. I.15. Tutelle Les documents budgétaires sont soumis à une tutelle d'approbation. Avant son approbation définitive (soit avant l'expiration de l'éventuelle seconde phase d'évocation ou avant la décision sur recours de la commune ou du Gouverneur) ou l'expiration du délai d'approbation, le budget n'est pas exécutoire, c'est-à-dire qu'il ne peut être mis à exécution. J'attire l'attention des communes sur certaines modalités fonctionnelles à respecter dans le cadre du décret organisant la tutelle : - en ce qui concerne les budgets, modifications budgétaires et transferts de crédits de dépenses, les autorités communales veilleront à en adresser trois exemplaires au Collège provincial du Conseil provincial et simultanément un exemplaire à mon attention (rue Van Opré 91 - 5100 Namur) et pour les communes sous plan de gestion un exemplaire au CRAC. - la transmission des documents budgétaires et comptables communaux - budget initial, modifications budgétaires de cours d'exercice, bilan, comptes de résultat, annexe - doit être effectuée à la fois sur support papier (comme actuellement) et sur support informatique. Cette nouvelle pratique vise à terme un objectif non seulement de modernisation de la tutelle, mais aussi de simplification administrative (cfr. ci-dessous). Ces documents budgétaires devront être accompagnés de toutes les pièces justificatives (en un seul exemplaire) permettant leur analyse complète préalable à leur approbation, et en particulier la délibération in extenso du Conseil communal (mise en application des articles L 3112-1 et 3113-1 du code). I.16. Processus informatiques en cours de réalisation initiés par la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé Projet PR10. Depuis 2008, il convient de me communiquer, en même temps que l'envoi en double transmission visé à l'article L 3132-1 précité du code, une version informatique du document soumis à l'approbation (soit budget initial, soit modification budgétaire). Cette communication sur support informatique doit strictement respecter le protocole disponible sur le site de la Direction générale des Pouvoirs locaux ainsi que les modalités y définies. Les fournisseurs informatiques travaillant en Région wallonne ont été associés au développement de ce protocole et sont aptes à vous apporter toute l'aide voulue à cette fin. Le mode d'envoi des fichiers est l'attachement à un courrier électronique. J'insiste sur le respect strict du protocole et l'interdiction formelle de modifier quoi que ce soit au canevas prédéfini (nom du fichier, par ex). Les fichiers de données comptables et budgétaires des communes sont à envoyer sur : DepotComptesEtBudgets.DGO5@spw.wallonie.be Projet e-Comptes. Le projet e-Comptes est un plan intégré visant à doter progressivement tous les pouvoirs locaux d'un ensemble d'applicatifs développés en mutualisation et en co-création de contenu avec les utilisateurs de terrain. Il s'appuie sur deux piliers : ? Une standardisation préalable des données financières locales dans un seul et même format informatique, grâce à l'implantation d'une base de données comptables standardisée au format xml telle que prévue par l'article 35 du Règlement général de la comptabilité communale ? Un logiciel public, réalisé en collaboration avec le terrain, géré et distribué par le SPW, Direction générale opérationnelle des Pouvoirs locaux, de l'Action sociale et de la Santé Les logiciels e-Comptes sont publics et gratuits pour les pouvoirs locaux, ils assurent 4 fonctions en un : 1. AIDE A LA GESTION en donnant aux communes et aux C.P.A.S. un outil d'analyse d'aide à la gestion permettant de suivre tous les éléments financiers, recettes, dépenses, budget, trésorerie, dette... 2. AIDE A LA COMPREHENSION DES FINANCES LOCALES, tant par les mandataires que par le public, grâce à l'éditeur de documents clairs et didactiques 3.SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE en simplifiant et en automatisant la production de documents à caractère comptable et financier. L'encodage est réduit au strict minimum pour les utilisateurs car les applications eComptes puisent l'essentiel des données nécessaires dans la Base de Données comptables standardisée. Ainsi, quelques minutes suffisent pour réaliser une analyse complète de tous les aspects des finances locales (production de la Synthèse Analytique) 4. ALIMENTATION NUMERIQUE DES STATISTIQUES et de l'eTUTELLE : le logiciel produit l'équivalent numérique des budgets et comptes, sous la forme d'un fichier de Synthèse des Informations Comptables, qui peut, à la fois alimenter l'eTutelle, et une base de données statistiques sur les pouvoirs locaux afin, non seulement, d'aider le Gouvernement Wallon dans ses prises de décision à caractère macro-économique, mais aussi d'améliorer la connaissance des finances locales La grande majorité des communes et C.P.A.S. wallons est aujourd'hui équipée du logiciel eComptes. Peu à peu, mon administration s'emploie à lever les problèmes techniques qui peuvent subsister et qui s'expliquent par le défi technologique du projet qui doit fonctionner sur toutes les plates-formes informatiques et configurations possibles, tout en répondant à un souci d'automatisation afin d'alléger au maximum les tâches d'encodage manuel. Je rappelle que la version actuelle de l'eComptes est appelée à évoluer, dans un processus de co-création et de mutualisation, pour répondre au mieux à vos besoins d'analyse - n'hésitez donc pas à faire part de vos suggestions concrètes à la Cellule eComptes. Envoi des fichiers de Synthèse des Informations comptables à la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé. L'arrêté ministériel du 21 septembre 2008, pris en exécution de l'article 35 du Règlement général de la comptabilité communale, prévoit pour les communes et les C.P.A.S. une obligation d'envoi à la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé et au CRAC (pour les communes sous plan de gestion) de ces fichiers S.I.C. Cette obligation est conditionnée par la mise à disposition opérationnelle de l'application eComptes par la Région wallonne, ce qui est le cas pour la quasi-totalité des administrations. Ces fichiers S.I.C. servent à alimenter une base de données statistiques. Ils doivent être générés et expédiés à la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé au moyen de l'application eComptes selon les modalités techniques explicitées sur le site du plan eComptes (www.ecomptes.
4. be)Si vous le souhaitez, vous pouvez également utiliser ces fichiers, équivalent numérique de vos budgets et comptes, pour alimenter la nouvelle tutelle électronique. Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter le coordinateur général du plan à la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé : philippe.brognon@spw.wallonie.be Cellule e-Comptes www.ecomptes.be, tél. 081-32 32 04 Service public de Wallonie Direction générale opérationnelle des Pouvoirs locaux, de l'Action sociale et de la Santé Direction de la Prospective et du Développement des Pouvoirs locaux Rue Van Opré 91-95, 5100 NAMUR Au plan technique, un helpdesk informatisé a été mis en place, et vous êtes invités, dans un souci d'efficacité, à formuler vos demandes d'intervention exclusivement via mail à l'adresse : ecomptes.dgpl@mrw.wallonie.be avec une copie des messages générés par l'application. TITRE II. - Service ordinaire. - Recettes II.1. Financement général des communes Conformément au décret du 15 juillet 2008, la dotation générale au Fonds des Communes pour l'exercice (n-1) est fixée en tenant compte du taux prévisionnel communiqué par le Bureau fédéral du Plan augmenté d'1 %. Elle est aussi corrigée de la différence entre le taux d'inflation prévisionnel de l'année n et le taux réel de ladite année. La dotation générale prévisionnelle pour l'exercice 2009 a été fixée en tenant compte d'une inflation de 2,6 %. Le taux d'inflation réel annoncé est de 0 %. Le taux d'inflation prévisionnel pour 2010 est quant à lui fixé à 1,5 %. En conséquence, les communes inscriront à l'article 021/466-01 "Dotation générale au fonds des communes" une prévision égale au montant de la dotation octroyée en 2009. II.2. Communes transfrontalières Les communes inscriront à l'article 00010/466-48 "Compensation travailleurs frontaliers luxembourgeois" le dernier montant communiqué par le SPF Finances. II. 3. Compensations Plan Marshall Les compensations Plan Marshall sont ramenées à zéro. II.4. Mesures dans le cadre la neutralité budgétaire liée aux pertes des compensations « Plan Marshall » L'article 2 de l'avant-projet de décret « d'équité fiscale et d'efficacité environnementales pour le parc automobile et les maisons passives » prévoit la modification des conditions d'octroi de l'exonération du précompte immobilier. La Région entend faire de la lutte contre les immeubles inoccupés un axe de sa politique en faveur de libération d'espace au bénéfice de l'activité économique et du renforcement de l'offre de logement. A cette fin, et eu égard à la volonté du Gouvernement wallon d'assurer le principe de neutralité budgétaire pour les pouvoirs locaux, les conditions de réduction du précompte immobilier pour les immeubles inoccupés ou improductifs seront modifiées en requérant une inoccupation ou une improductivité de 180 jours au lieu de 90 et ne bénéficiant que durant douze mois. Les communes sont donc autorisées à majorer leur recette « précompte immobilier » en fonction de leur estimation de l'impact de la modification des conditions d'octroi de l'exonération du précompte immobilier. L'estimation doit être raisonnable et basée sur des données objectives. A défaut d'estimation propre, une croissance moyenne en Région wallonne de 3,7 % peut être retenue. Par ailleurs, le Gouvernement entend assurer la neutralité budgétaire entre les pertes de recettes réelles liées au Plan Marshall d'une part et l'augmentation réelle des recettes engendrée par la restriction des conditions d'octroi de l'exonération de précompte immobilier sur les immeubles inoccupés. II.5. Compensation pour la non-perception des centimes additionnels au précompte immobilier sur certains immeubles Article 025/466-09 - Les communes inscriront le dernier montant connu. II.6. Compensation en raison de l'impact négatif découlant des réformes fiscales régionales - décret du 22 octobre 2003 modifiant les articles 253, 255, 257, 258 et 518 du Code des impôts sur les revenus 1992 et du relèvement du seuil d'allivrement. Cette compensation prend en compte d'une part l'impact lié à la forfaitarisation de la réduction du précompte immobilier pour personnes à charges et invalides de guerre et d'autre part l'impact causé par le relèvement du seuil d'allivrement de 10.000,00 EUR à 50.000,00 EUR d'investissement par parcelle cadastrale. Les communes inscriront une prévision équivalente au dernier montant connu à l'article 02510/466-09 « Compensation de la forfaitarisation des réductions du P.I. ». II.7. Amendes administratives L'article 119bis de la Nouvelle loi communale inséré par la loi du 13 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/05/1999 pub. 10/06/1999 numac 1999000487 source ministere de l'interieur et ministere de la justice 13 MAI 1999 - Loi relative aux sanctions administratives dans les communes fermer relative aux sanctions administratives dans les communes octroyant aux communes la faculté de prévoir une série d'amendes administratives a été modifié par la loi du 17 juin 2004. Cependant il a fallu attendre l'arrêté royal du 17 mars 2005 (Moniteur belge du 24 mars 2005) pour que cette loi entre en vigueur à la date du 1er avril 2005. La loi du 20 juillet 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer0 portant des dispositions diverses, en son titre IV (Moniteur belge du 29 juillet 2005) apporte de nouvelles modifications aux textes concernés.Je vous recommande de prendre connaissance de la circulaire OOP 30ter du Ministre fédéral de l'Intérieur y relative. Je vous invite par ailleurs à regrouper les recettes de ces amendes sous un article 100/380-03 (éventuellement individualisé au niveau du code fonctionnel : 100xx/380-03). J'attire aussi votre attention sur le décret du 5 juin 2008 (Moniteur belge du 20 juin 2008, 2e édition) relatif à la recherche, la constatation, la poursuite et la répression des infractions et les mesures de réparation en matière d'environnement (que je vous recommande d'individualiser sous un code fonctionnel 100xx/380-03, distinct du précédent). II.8. Service "incendie" - intervention provinciale Les interventions provinciales en matière de services incendie n'existent plus depuis 2009. II.9. Libéralisation du secteur énergétique Considérant que le marché a été libéralisé au 1er janvier 2007, et à défaut de notification de prévisions en provenance des intercommunales, les communes inscriront au budget 2010 les mêmes montants qu'en 2009. Mais je vous invite à prendre contact avec l'intercommunale qui vous concerne aux fins d'obtenir des informations plus précises. Par ailleurs, je vous rappelle que le gestionnaire de réseau doit s'acquitter d'une redevance annuelle auprès des communes pour occupation du domaine public par le réseau dont il assure la gestion. Si la commune souhaite l'individualiser, cette redevance est à inscrire sur un article budgétaire 552/161-05. Il va de soi que ce montant ne peut apparaître qu'une seule fois, soit distinct comme dit ci-avant, soit globalisé avec le dividende « classique ». II.10. Dividendes DEXIA Considérant le contexte général, et malgré un lent redressement économique, aucune prévision de dividendes du Holding Communal n'est à prévoir pour 2010. Pour les nouvelles parts découlant de l'opération d'augmentation du capital du Holding : parts A (13 % de la valeur des actions pendant 10 exercices) et B (rémunération de 1,25 euro par action ou de 0,25 euro par certificat de trésorerie Dexia en sachant que 1 action B correspond à 5 certificats de trésorerie). Il conviendra dorénavant d'inscrire sur des articles distincts les différents dividendes octroyés : 12401/274-01 pour les dividendes classiques - 12402/274-01 pour les parts A - 12403/274-01 pour les parts B. Par ailleurs, en ce qui concerne l'opération, en cours, d'augmentation de capital du Holding communal, je vous signale que : - la circulaire du 7 septembre 2009 vous fournit des informations et recommandations générales - la circulaire du 19 janvier 2001 relative aux certificats Dexia constitue une bonne référence générale - pour la partie apport en numéraire (nouvelles parts A), il s'agit d'une opération classique de prise de participations (sous un code économique 812-51) - le Holding est une entreprise de droit public et les parts sont acquises entièrement libérées - pour la partie apport en nature des certificats (nouvelles parts B), la circulaire susvisée du 19 janvier 2001 est applicable mutatis mutandis. Les actions B sont valorisées à leur valeur d'émission telle que fixée par le Holding (40,96 euros par action). Les certificats du holding communal sont supprimés par le compte de contrepartie "dons et legs" à leur valeur d'inscription en 2001, comme prévu par la circulaire susvisée du 19 janvier 2001 (cette dernière opération sans impact en comptabilité budgétaire) II.11. Subventions en général C'est la date de la notification de la subvention qui définit l'exercice d'inscription de la recette comptable. II.12. Subventions pour la mise en oeuvre du plan de cohésion sociale Dans la mesure où ledit plan peut concerner une multitude d'actions (par ex : crèches, logements sociaux, mobilité, entreprises d'économies sociales, relations interculturelles, lutte contre les assuétudes...), et par souci de cohérence globale, je vous recommande d'inscrire les subventions y relatives sous un article 84010/465-48 et les dépenses sous des articles 84010/xxx-xx (cfr. partie C.P.A.S. : point I,3). TITRE III. - Service ordinaire. - Dépenses III.1. Dépenses de personnel Je tiens tout d'abord à rappeler que le Gouvernement wallon a réaffirmé la primauté du statut au sein de la fonction publique locale et provinciale dans le cadre du protocole d'accord signé le 8 décembre 2008 mettant en oeuvre la convention sectorielle 2005-2006 et le Pacte pour une Fonction publique locale et provinciale solide et solidaire. L'évaluation des crédits peut tenir compte de l'effectif prévisible pour l'année budgétaire, des évolutions de carrières et des mouvements naturels du personnel (mises à la retraite, démissions, engagements ainsi que des conséquences de la mise en oeuvre de la loi du 24 décembre 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/12/1999 pub. 27/01/2000 numac 2000012029 source ministere de l'emploi et du travail Loi en vue de la promotion de l'emploi fermer en vue de la promotion de l'emploi). Vu les prévisions d'inflation du Bureau fédéral du Plan pour 2010, une indexation de 0 % doit être prévue pour le budget 2010 par rapport aux rémunérations de juillet 2009, indépendamment des éventuelles augmentations liées aux évolutions barémiques (promotion, ancienneté...). Il convient de tenir compte du taux de cotisation communiqué par l'O.N.S.S.A.P.L. ou le gestionnaire de la caisse locale de pension. Par ailleurs, j'insiste pour que, sur la base d'un plan de formation, vous prévoyiez les crédits nécessaires destinés à assurer la carrière et le niveau de compétence du personnel. Les autorités locales sont également rendues attentives à la problématique de la pension de leurs mandataires. Il conviendra de veiller à prévoir les crédits suffisants pour couvrir ces dépenses. En plus du tableau du personnel, une note reprendra le plan d'embauche et de promotion de l'année en cours. Ceci permet une gestion prévisionnelle affinée et une parfaite information des conseillers. En outre, un tableau reprendra le personnel affecté aux secrétariats des membres du Collège communal (nombre de personnes, grades et dépenses y affectées). Les mêmes renseignements porteront sur le personnel mis à disposition des organismes extérieurs aux communes, notamment les ASBL et les intercommunales. Afin d'éviter de fausser l'analyse des budgets et des comptes, les inscriptions fictives de recettes et de dépenses de personnel relatives aux enseignants dont la charge, la liquidation, et le calcul de salaire sont intégralement effectués par la Communauté Française ne seront plus portées au budget et aux comptes. En effet, vu qu'il n'y a ni calcul de salaire, ni décaissement, ni déclaration fiscale et sociale en la matière, cette façon de faire permettra en outre de respecter l'article 7 du R.G.C.C. qui dispose que le budget comprend l'estimation précise de toutes les recettes et dépenses susceptibles d'être effectuées dans le courant de l'exercice. III.2. Dépenses de fonctionnement Bien que les dépenses de fonctionnement reflètent l'évolution du coût de la vie, j'incite à la stabilisation de leur part relative dans le total des dépenses ordinaires. Par ailleurs, dans le souci de rencontrer diverses préoccupations très actuelles, telles la compression des dépenses, la protection de l'environnement et le bon usage concret de l'informatique, je ne peux que vous sensibiliser à une réduction de l'emploi du papier dans toutes les circonstances où cela s'avère possible. Je vous renvoie à ce sujet à la circulaire du 3 juin 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/05/1999 pub. 10/06/1999 numac 1999000487 source ministere de l'interieur et ministere de la justice 13 MAI 1999 - Loi relative aux sanctions administratives dans les communes fermer0 du Gouvernement wallon relative à l'achat de papier à copier ou imprimer (Moniteur belge du 22 juin 2009). Compte tenu de l'évolution mondiale, il en est de même - avec encore plus d'acuité - pour la gestion de l'énergie. Je vous rappelle que le code fonctionnel 101 doit comprendre les dépenses de fonctionnement des mandataires alors que celles-ci sont trop souvent intégrées voire dispersées dans la fonction 104. Pour mémoire, la dépense correspondant à la souscription obligatoire à partir du 1er janvier 2001 ( Loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021298 source ministere de la justice Loi portant assentiment de l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Région wallonne relative à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 22/06/1999 numac 1999009592 source ministere de la justice Loi instaurant la responsabilité pénale des personnes morales type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000423 source ministere de l'interieur Loi visant à améliorer les congés politiques en faveur des conseillers provinciaux et communaux, membres du conseil de l'aide sociale, bourgmestres, échevins et présidents du conseil de l'aide sociale dans le secteur public et privé fermer, article 329bis ) d'une assurance particulière pour couvrir la responsabilité civile des mandataires dans l'exercice de leurs fonctions doit être inscrite à l'article 101/124-08. III.3. Dépenses de transfert Dans la situation actuelle des finances publiques, il va de soi que toutes les institutions qui tirent leurs ressources des communes, comme les autres entités consolidées, doivent, elles aussi, veiller à mener une politique de grande rigueur. Le Collège communal veillera à leur impact sur l'ensemble du budget ainsi qu'à fournir à tous les conseillers les moyens utiles et efficaces visant à leur permettre d'exercer toutes leurs prérogatives en la matière (transmission de pièces, informations...). Je rappelle toute l'importance qu'il faut accorder aux dépenses à caractère sportif et à celles pérennisant des actions culturelles durables de par la mise en valeur de certaines qualités permettant le développement de l'individu et le facteur de cohésion sociale qu'elles peuvent apporter à la Région wallonne et à son image, tout en maintenant la rigueur budgétaire. Je souhaite également rappeler aux autorités locales, le respect des obligations et des engagements en matière de cofinancement d'activités culturelles qui auraient un caractère obligatoire au regard des dispositions légales et réglementaires. Dans le strict respect de l'autonomie locale, il convient que les mandataires communaux veillent à exercer toutes leurs responsabilités en ce qui concerne les compétences de contrôle leur dévolues à l'égard des institutions et organismes para-locaux qui tirent leurs ressources des communes et doivent, elles aussi, veiller à mener une politique de stricte économie. Je vise notamment ici les C.P.A.S., en ce compris les établissements de soins, les fabriques d'église, les intercommunales, les Centres Culturels, les Centres sportifs, les ASBL qui assument des tâches à caractère communal et les zones de police. Il y a lieu d'entendre par subvention toute contribution, avantage ou aide, quelle qu'en soit la forme ou la dénomination, en ce compris les avances de fonds récupérables, consenties sans intérêt, octroyées en vue de promouvoir des activités utiles à l'intérêt général, à l'exclusion toutefois des prix décernés aux savants et aux artistes pour leurs oeuvres. Il convient en toutes hypothèses que les représentants de la commune dans une ASBL exercent totalement leur rôle de contrôle et veillent à informer régulièrement le Conseil communal de leur mission particulièrement au regard de la situation financière ou des difficultés de gestion de ces structures. Le budget initial de l'exercice devra être accompagné d'une liste des ASBL et autres associations subventionnées par la commune qui précisera tout type de participation et les montants leur attribués s'ils sont équivalents ou supérieurs à euro 1.239,47. Le tableau joint en annexe comprendra cette liste ainsi que les renseignements permettant d'assurer le suivi et le contrôle requis par le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation. Ce tableau sera également joint aux comptes annuels de l'exercice afin de vérifier la bonne application des dispositions susvisées. Pour les subventions inférieures euro à 1.239,47, il conviendra de joindre au budget un tableau ventilant l'ensemble des octrois par bénéficiaire, destination, montant et article budgétaire. Pour les subventions supérieures à euro 24.789,35, le bilan et le dernier compte disponible de l'ASBL (ou, le cas échéant, copie de la page de ce compte relative à la subvention accompagnée de l'attestation communale que le contrôle prévu par les articles L 3331-1 à -9 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation a bien été réalisé) devront être joints au budget qui m'est présenté. Par ailleurs, je tiens de toute façon à ce que le compte de l'exercice directement précédent de l'ASBL soit soumis au Conseil communal au cours de l'exercice, aux fins d'apprécier la gestion de l'association au regard des subventions accordées ou à accorder. Par ailleurs, en complément de la circulaire du 14 février 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021298 source ministere de la justice Loi portant assentiment de l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Région wallonne relative à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 22/06/1999 numac 1999009592 source ministere de la justice Loi instaurant la responsabilité pénale des personnes morales type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000423 source ministere de l'interieur Loi visant à améliorer les congés politiques en faveur des conseillers provinciaux et communaux, membres du conseil de l'aide sociale, bourgmestres, échevins et présidents du conseil de l'aide sociale dans le secteur public et privé fermer9 sur le contrôle de l'octroi et de l'emploi de certaines subventions (Moniteur belge du 18 mars 2008), il convient d'attirer l'attention des communes sur les points suivants : 1°) La délibération d'octroi d'une subvention doit contenir une motivation formelle et une motivation de l'intérêt général : La loi du 29 juillet 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer4 relative à la motivation formelle des actes administratifs impose que les actes administratifs comportent une motivation formelle. En outre, en vertu de l'article L 3331-2 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation, cette motivation doit viser spécifiquement le caractère d'activités utiles à l'intérêt général que la subvention permet de promouvoir. De plus, l'article 3 de la loi du 29 juillet 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer4 dispose que la motivation doit être adéquate. Sont donc à exclure les motivations minimalistes ou stéréotypées. 2°) La commune doit veiller à respecter le délai de transmission de l'acte à l'autorité de tutelle : L'article L 3122-2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation dispose que « les actes des autorités communales [...] sont transmis au Gouvernement [...] dans les quinze jours de leur adoption. » 3°) Ne sont pas obligatoirement transmissibles à l'autorité de tutelle, les délibérations du conseil communal qui octroient : 3.1. des subventions qui ne sont pas supérieures à euro 2.500 indexés ( euro 2.583, 45 pour les délibérations adoptées à partir du 1er février 2009) (article L 3122-2, 5° CDLD); 3.2. des subventions en vertu des dispositions d'une loi ou d'un décret (article L 3122-2, 5°, in fine CDLD); On peut citer comme exemples le décret du Parlement de la Communauté française du 28 juillet 1992 fixant les conditions de reconnaissance et de subvention des centres culturels, le décret du Parlement de la Région wallonne du 25 mars 2004 relatif à l'agrément et à l'octroi de subventions aux agences de développement local et le décret du Parlement de la Communauté française du 28 février 1978 organisant le service public de lecture. 3.3. des montants qui ne constituent pas des subventions au sens de l'article L 3331-1 du Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation : - les prix décernés aux savants et aux artistes pour leurs oeuvres. - les dotations obligatoires (en particulier, au profit des C.P.A.S., des zones de police, des fabriques d'église, des services régionaux d'incendie, des intercommunales); - les avances de fonds sur dotation octroyées aux C.P.A.S. et aux zones de police; - les cotisations versées par les communes à diverses associations en tant que membres, en échange de prestations spécifiques exécutées par ces associations au profit de la commune (UVCW, aux fédérations des secrétaires et receveurs communaux et de C.P.A.S.); - les montants alloués aux régies communales ordinaires étant donné que celles-ci n'ont pas de personnalité juridique distincte de celle des communes; 4°) La délibération d'octroi d'une subvention doit mentionner les justifications exigées du bénéficiaire de la subvention, ses conditions d'utilisation et son estimation : L'article L 3331-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation stipule que « toute décision qui attribue une subvention doit en préciser la nature, l'étendue, les conditions d'utilisation et prévoir les justifications exigées du bénéficiaire. » 5°) Le dispensateur d'une subvention est le Conseil communal : La décision d'octroyer une subvention relève de la compétence du conseil communal en vertu de l'article L 1122-30 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation et non du collège communal. Il existe néanmoins une hypothèse où le collège communal est compétent pour attribuer des subventions. Lorsque le conseil communal fixe, dans un règlement général, les règles d'attribution prédéterminées ainsi que les éventuels justificatifs devant être fournis et les modalités d'information, il peut déléguer son exécution au collège communal. Il ne s'agit nullement d'un blanc-seing donné au collège communal; celui-ci se borne à octroyer les subventions selon les modalités strictement définies par le conseil communal. En outre, la technique d'une ratification a posteriori par le conseil communal de décisions adoptées par le collège communal est elle-même illégale. 6°) Concernant les pièces justificatives à transmettre avec la décision d'octroi d'une subvention, le dispensateur doit certifier d'une part, que pour les subventions précédentes, les pièces justificatives et s'il échet, les documents financiers visés à l'article L 3331-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ont été transmises par le bénéficiaire lors de la demande de subvention ou antérieurement (éventuellement dans les attendus de la délibération) dès lors que conformément à l'article L 3331-8 dudit Code, la production de ces pièces et documents est une condition d'octroi de toute nouvelle subvention et d'autre part, si l'utilisation faite des précédentes subventions est conforme aux fins pour lesquelles elles on été octroyées et en outre, annexer la convention passée avec l'association, le cas échéant, conformément à ma circulaire du 14 février 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021298 source ministere de la justice Loi portant assentiment de l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Région wallonne relative à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 22/06/1999 numac 1999009592 source ministere de la justice Loi instaurant la responsabilité pénale des personnes morales type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000423 source ministere de l'interieur Loi visant à améliorer les congés politiques en faveur des conseillers provinciaux et communaux, membres du conseil de l'aide sociale, bourgmestres, échevins et présidents du conseil de l'aide sociale dans le secteur public et privé fermer9 relative aux pièces justificatives. Ainsi, les délibérations approuvant le budget, les comptes de résultats et le bilan des associations subventionnées ne doivent pas être transmises à l'autorité de tutelle (au surplus, je souligne qu'il n'appartient pas aux autorités communales d'approuver ces documents, seulement d'en prendre connaissance aux fins de vérifier l'utilisation de la subvention octroyée au regard de la décision d'octroi, et aux fins d'apprécier la gestion de l'association au regard des subventions accordées ou à accorder). 7°) Les risques inhérents à subventionner des associations de fait. Je tiens à rappeler l'insécurité juridique qui caractérise les relations avec une association de fait ou une personne physique, ainsi que le fait qu'il n'y a pas de droit subjectif à recevoir des subventions. 8°) Il est souhaitable que la délibération contienne la liste des présents et le résultat du vote et que son ampliation soit revêtue de l'estampille communale. III.3.a. C.P.A.S. Les communes veilleront à rechercher et appliquer de nécessaires économies d'échelle et synergies avec leur C.P.A.S. (fusions de fonctions, de services à l'exception de l'octroi de l'aide sociale). J'insiste spécialement sur les conventions de trésorerie Commune - C.P.A.S. qui permettent aux deux institutions d'éviter bien souvent des ouvertures de crédits dispendieuses. Par ailleurs, je vous rappelle le rôle important de tutelle dévolu au commune sur les budgets de leur C.P.A.S.. Dans ce cadre, il est important que celui-ci soit exercé dans le délai de quarante jours prévu par l'article 88 de la loi organique des centres publics d'action sociale. III.3.b. Hôpitaux publics, Maisons de repos et MRS Beaucoup d'intercommunales du secteur médico-social (hôpitaux, MRS et maisons de repos) doivent faire face à de graves difficultés financières et sont d'ailleurs concernées par le Plan Tonus axe Hôpitaux. Des plans de gestion ont été élaborés et sont d'application. La recherche de l'équilibre financier constitue l'objectif premier de ces plans. Néanmoins, un déficit social résiduel demeure possible pour préserver la qualité des services. Aussi, afin de prévenir au mieux toutes les situations susceptibles de connaître des dégradations, il conviendra dorénavant d'inscrire au budget communal une prévision de couverture du déficit de l'institution sur la base des projections budgétaires actualisées établies dans le cadre du plan de gestion approuvé de l'institution ou à défaut sur base de tous les éléments connus, avérés et manifestement prévisibles afin d'anticiper tout effet « boule de neige » du déficit. Afin de planifier son intervention et d'éviter toute surprise désagréable au moment de l'arrêt définitif des comptes et du déficit à supporter, la commune pourra constituer une provision ou un fonds de réserve, ce dernier par un prélèvement sur le boni des exercices antérieurs, tout en veillant au respect de la règle du tiers boni. La libération de ce crédit aura lieu dès l'approbation des comptes susvisés par l'autorité régionale de tutelle. Il va de soi que les mandataires locaux délégués dans ces intercommunales, doivent prester leur mission avec une attention et une vigilance toute particulière, attentifs au bon suivi du plan de gestion et à sa bonne exécution, dans la perspective du maintien d'une médecine publique de qualité, mais aussi de rigueur. III.3.c. Zones de police Au regard de la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, les zones ne peuvent être mises en déficit global, les dotations communales doivent y suppléer. Ce qui implique que les problèmes financiers des zones sont indirectement reportés sur les dotations communales et donc sur les finances des communes qui les composent. En tant que Ministre des Affaires intérieures disposant de la tutelle sur les communes et les zones de police, la charge des dotations communales aux zones retient toute mon attention, en particulier dans les zones composées de communes sous plan de gestion. Sur la base des budgets zonaux et communaux 2009 et dans l'attente, d'une nouvelle loi de financement pour la police locale, il m'apparaît important, dans le cadre de l'intérêt régional, de préserver les finances locales. Ainsi, eu égard aux prévisions d'inflation du Bureau fédéral du Plan et sans préjudice des dispositions d'indexation prévue par le Pouvoir fédéral, il est indiqué de ne pas majorer le montant des dotations communales telles qu'inscrites dans les budgets ajustés 2009 des zones de police. Le budget voté par le Conseil de police qui ne respectera pas la recommandation précitée sur les dotations communales, sera soumis à une procédure d'évocation afin de me permettre d'analyser en détail la situation financière de la zone de police et des communes qui la compose. Il est indispensable que les conseillers communaux et zonaux soient vigilants aux dépenses réalisées au sein des zones de police, en particulier pour les dépenses d'investissement. J'attacherai une grande importance aux cadres des zones de police. Les dépassements des normes fédérales en termes de personnel opérationnel et administratif devront être pleinement justifiés et mis en adéquation par rapport aux finances des communes composant les zones. Je tiens à souligner qu'en tant qu'entité consolidée, il convient, pour ce qui concerne les zones dont une ou plusieurs communes sont sous plan de gestion, de prendre en considération ma circulaire du 27 janvier 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/05/1999 pub. 10/06/1999 numac 1999000487 source ministere de l'interieur et ministere de la justice 13 MAI 1999 - Loi relative aux sanctions administratives dans les communes fermer1 définissant notamment les prescrits relatifs au niveau d'endettement. Le niveau d'endettement des communes sous plan de gestion sera apprécié en tenant compte du niveau d'endettement des zones de police et des nouveaux investissements de celles-ci. Une attention particulière sera également apportée aux investissements financés sur fonds propres. Les aspects de sécurité et de prévention sont primordiaux pour assurer à la fois un cadre de vie serein mais aussi une cohésion sociale privilégie par le Gouvernement wallon. Néanmoins, je tiens à rappeler que les zones de police sont des organes supra-communaux dont les responsables politiques émanent d'une ou plusieurs communes. Il est essentiel que ces mandataires prennent en considération ces aspects tout en tenant compte de l'impact sur les finances de leur commune. Ainsi, je tiens à insister sur l'importance de prendre une délibération propre à la dotation communale à destination de votre zone de police. Cette délibération sera reprise en tant qu'annexe obligatoire au budget communal. Je vous recommande également de mettre à l'ordre du jour du Conseil communal durant lequel la dotation sera votée, un point relatif à la politique de sécurité afin de débattre des problèmes propres à votre commune sécuritaires notamment dans la perspective du plan zonal de sécurité. III.3.d. Fabriques d'église et maisons de la laïcité Je rappelle que, dans le souci de promouvoir une juste égalité entre les convictions philosophiques confessionnelles et non confessionnelles, dans les limites de leurs moyens budgétaires, les communes peuvent soutenir les actions menées par les maisons de la laïcité et les associations laïques. Par souci d'uniformité, il convient d'inscrire de telles subventions à la laïcité sous l'article budgétaire 79090/332-01. L'article 181, § 2, de la Constitution prévoit d'ailleurs que les traitements et pensions des délégués des organisations reconnues par la loi qui offrent une assistance morale selon une conception philosophique non confessionnelle sont à charge de l'Etat, comme ceux des ministres du culte. J'insiste pour que la Communes et les fabriques développent un maximum de synergies telles que la gestion du portefeuille d'assurances (bâtiments et biens, parc automobile) via des renégociations de contrats ou encore les achats groupés en combustibles, carburants, fournitures et services divers. En outre, l'article 2 de la loi du 4 mars 1870 sur le temporel du culte précisent que le budget fabricien est soumis à l'avis du Conseil communal. Cet avis sera favorable ou défavorable. En cas d'avis favorable, aucune justification n'est à fournir. Dans le cas contraire, il est nécessaire d'éclairer objectivement les autorités de tutelle sur les griefs éventuels articulés à l'égard de tel crédit que le Conseil aurait jugé inutile voire surfait. Emettre un avis défavorable parce que le subside demandé à la commune est trop élevé n'a pas de sens en soi car il résulte de l'application des articles 36 et 92 du décret du 30 décembre 1809 et de l'article L 1321-1 du CDLD. Un tel avis ne peut être considéré que comme une décision de principe et soumis comme tel à l'appréciation du Collège provincial. III.4. Dépenses de dette Le tableau annexé au budget et relatif à l'évolution de la dette doit être le plus fiable et le plus complet possible. Dans ce but, il convient d'y intégrer les données - les plus récentes possibles par rapport à la date de vote du budget - et y compris les données relatives aux produits structurés, en provenance de tous les organismes financiers auprès desquels on a contracté des emprunts. Il convient également de ne pas oublier d'y faire figurer tous les emprunts à contracter découlant des programmes antérieurs. Soucieux tout comme vous de la bonne gestion et afin d'optimaliser le secteur de la dette, j'attire votre attention sur certaines clauses de dédommagement prévues par les banques en cas d'une négociation portant sur les emprunts. Il va de soi enfin qu'il convient d'éviter dans toute la mesure du possible de conserver des queues d'emprunts inactives, et de veiller à leur utilisation soit pour du remboursement anticipé, soit pour un autofinancement (après désaffection et réaffectation des soldes). III.4.a. Stabilisation de la charge de la dette Je précise qu'il n'y a stabilisation de la charge de la dette que pour autant que les charges complètes d'intérêts et d'amortissement (estimation prévisionnelle puisqu'il n'y a pas d'amortissement - dans la plupart des hypothèses, certains nouveaux produits prévoyant un amortissement la 1re année - l'année où l'emprunt est contracté) des emprunts contractés en 2009 n'excèdent pas la moyenne arithmétique des charges complètes d'intérêts et d'amortissement des emprunts venus à échéance au cours des dix années précédentes tout en considérant l'inflation (soit de 1999 inclus à 2009 inclus - afin d'éviter la référence à un seul exercice qui pourrait s'avérer exceptionnellement faible ou important). Il est indispensable d'inclure dans ces calculs les charges relatives aux opérations de leasing. Afin d'éviter de juger de la stabilité de la charge de la dette au travers de cette seule règle mathématique, il conviendra de tenir à jour un tableau reprenant, par exercice, les montants qui ont servi à l'autofinancement du service extraordinaire ainsi que les montants affectés à des remboursements anticipés d'emprunts (soit sur boni extraordinaire, soit par transfert direct de service, soit par prélèvement via un fonds de réserve). Par ailleurs, j'attire tout particulièrement l'attention sur le danger de comprendre le principe de stabilisation de la charge de la dette de façon trop restrictive. Une comparaison qui se ferait strictement au niveau des charges nominales pourrait, à terme, aboutir à une augmentation importante de la dette réelle de la commune qui pourrait avoir des conséquences néfastes en cas de hausses de taux. Les communes, et en particulier celles qui présentent des difficultés financières, doivent s'inspirer du principe de la stabilisation de la charge de la dette afin d'éviter une éventuelle dégradation de leur situation financière. III.4.b. Leasing Le leasing est défini comme une opération financière à moyen ou long terme visant l'acquisition de biens d'équipement, dans laquelle un organisme financier se porte acheteur du bien dont une entreprise a besoin et le lui loue pendant la durée normale d'amortissement. Les charges périodiques de leasing doivent être imputées aux fonctions concernées, en dépenses ordinaires de dette, sous un code économique 911-03 pour le remboursement du capital et sous un Code économique 211-03 pour les intérêts. En outre, la décision de souscription d'un leasing doit être prévue au service extraordinaire (voir infra). Par ailleurs, les charges du leasing devront être prises en considération dans le cadre de la stabilisation de la charge de la dette. III.4.c. Emprunts à contracter prévus au cours des exercices antérieurs L'article 42, § 2, 3°, du R.G.C.C. prévoit que le droit à recette est constaté lors de la mise à disposition de l'emprunt par l'organisme de crédit. De nouveaux crédits budgétaires de recettes doivent être votés par le conseil pour constater les droits relatifs aux emprunts non contractés en temps voulu (et "annulés" en conséquence au 31 décembre). III.4.d. Garanties d'emprunts Les communes annexeront à leur budget une liste complète des garanties qu'ils ont accordées (bénéficiaire, organisme prêteur, montant, durée de validité, totalisation des garanties, etc.). Il convient de rappeler que l'octroi d'une garantie d'emprunt n'est pas sans risque. En effet, s'il y a défaillance du débiteur principal, la commune peut se voir obligé de suppléer cette carence. Aussi, je recommande la plus grande prudence dans l'octroi de telles garanties. Le Conseil concerné doit analyser de manière prospective la situation et le sérieux de l'organisme tiers avant d'octroyer sa garantie et celle-ci doit être accompagnée de mesures de suivi permettant à la commune d'être informé en permanence de l'évolution de la situation financière de l'organisme tiers (ceci concernant encore plus les particuliers ou associations de fait sans personnalité juridique). Les garanties sont soumises à la tutelle générale (avec transmission obligatoire) du Gouvernement wallon. Je vous invite à bien annexer à l'envoi de la délibération portant décision de garantie toutes les pièces justificatives prévues par la circulaire du 14 février 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021298 source ministere de la justice Loi portant assentiment de l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Région wallonne relative à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 22/06/1999 numac 1999009592 source ministere de la justice Loi instaurant la responsabilité pénale des personnes morales type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000423 source ministere de l'interieur Loi visant à améliorer les congés politiques en faveur des conseillers provinciaux et communaux, membres du conseil de l'aide sociale, bourgmestres, échevins et présidents du conseil de l'aide sociale dans le secteur public et privé fermer9. Ceci afin d'éviter des pertes de temps qui pourraient vous être préjudiciables (de très nombreux dossiers transmis depuis l'entrée en vigueur de ces dispositions étaient malheureusement incomplets, ce qui empêchait le délai de tutelle de démarrer). III.4.e. Rééchelonnements d'emprunts La notion de rééchelonnement vise l'étalement de charges sur une période plus longue, non la suppression d'un emprunt et son remplacement par un autre (par exemple). Tout en respectant bien évidemment la durée de vie économique du bien concerné (il n'est pas question d'étendre sur cinquante ans un emprunt visant un projet dont la durée de vie économique est de cinq ans - cfr. article 22 du Règlement général de la comptabilité communale). Les délibérations communales concernées sont soumises à la tutelle spéciale du Collège provincial et les marchés d'emprunts sont soumis à la législation sur les marchés publics et le cas échéant à la tutelle générale du Gouvernement wallon. III.4.f. Charge des nouveaux emprunts Les communes inscriront au budget une prévision correcte en fonction de l'évolution des taux de charges d'intérêts (il n'y a généralement pas d'amortissement à prévoir la 1re année) équivalente : - à six mois pour les nouveaux emprunts à contracter au cours de l'exercice pour des investissements non subsidiés; - à trois mois pour les nouveaux emprunts à contracter au cours de l'exercice pour les investissements subsidiés. Cette "règle" des 3 ou 6 mois d'intérêts concerne exclusivement les nouveaux emprunts de l'exercice, à l'exclusion des emprunts antérieurs réinscrits. Dans l'hypothèse de réinscriptions d'emprunts prévus aux exercices antérieurs, mais non concrétisés (sur dépenses engagées), il convient de prévoir une année complète d'intérêts, la constatation des droits pouvant survenir n'importe quand (pas d'amortissement, toutefois, s'agissant de la première année de vie de l'emprunt). Par ailleurs, il est toléré qu'un emprunt seulement inscrit en modification budgétaire de fin d'exercice ne soit accompagné que de la partie "réaliste" des charges d'intérêts potentielles correspondant à la partie de l'année subsistante (si inscrit en novembre, il va de soi "qu'au pire" il ne devra supporter que deux mois d'intérêts). III.4.g. prises de participations dans la SPGE Il conviendra de joindre en annexe au budget la liste des participations à libérer au cours de l'année pour la SPGE. III.5. Prélèvements et provisions pour risques et charges III.5.a. Prélèvements La constitution des fonds de réserve - qui ne peut se pratiquer que sur un boni - ne doit pas être affectée uniquement à la couverture du financement des dépenses extraordinaires. Le recours à des fonds de réserve ordinaire peut en effet contribuer à mieux répartir des charges et produits courants fortement fluctuants dans le moyen ou le long terme. Un fonds de réserve ne peut jamais être rapatrié dans l'exercice proprement dit d'un budget mais toujours dans le résultat global par la fonction 060 (correspondance stricte entre la constitution du fonds avec des recettes globales et son utilisation comme dépenses globales). Je rappelle également que, dans le cadre de l'application des numéros de projet extraordinaire, l'utilisation du boni du service extraordinaire, à condition que celui-ci soit dûment justifié, doit faire l'objet d'un transfert préalable au fonds de réserve extraordinaire afin d'en permettre la comptabilisation. Il en va de même pour les transferts en provenance de l'ordinaire. III.5.b. Provisions pour risques et charges Les dispositions des articles 1er, 15°, 3, 8 et 9 du R.G.C.C. permettent l'utilisation des fonctions bénéficiaires pour la constitution et l'utilisation de provisions pour risques et charges. Pour ce faire, il s'agira de créer au niveau de chaque fonction une nature "prélèvement pour provisions" avec le code économique 958-01 pour la dotation (code totalisateur 78), les Codes économiques 998-01 pour l'utilisation et 998-02 pour la reprise (code totalisateur 68). Je rappelle que la constitution de provisions pour risques et charges vise à introduire une planification de certaines dépenses à venir dans la comptabilité. Il doit s'agir de dépenses futures certaines ou du moins très probables quant à leur principe, circonscrites quant à leur nature ou leur objet (s'il s'agit d'une volonté de constituer une réserve générale pour le futur, on doit passer par un fonds de réserve "classique" - voir ci-avant) mais indéterminée quant à leur montant. La matière des hôpitaux (quand déficit) et celle des rémunérations des receveurs régionaux constituent des contextes où la constitution de provisions est quasi indispensable. La constitution d'une provision ne peut provoquer un mali à l'exercice proprement dit. Dans le cadre indiqué, la constitution et l'utilisation de provisions pour risques et charges porteront donc sur l'exercice proprement dit de plusieurs budgets non nécessairement successifs (il est interdit, et au surplus sans intérêt, de constituer une provision et de l'utiliser au cours du même exercice). Il est illégal de mélanger prélèvements et provisions, en constituant par exemple un fonds par prélèvement (sur des crédits de provenance globale) et en le rapatriant comme une provision (à l'exercice proprement dit). Ceci confond irrégulièrement les deux notions et change la nature des crédits concernés, en totale infraction avec les articles 5 et 6 du R.G.C.C. TITRE IV. - Service extraordinaire IV.1. Généralités Le service extraordinaire du budget comprend l'ensemble des recettes et des dépenses qui affectent directement et durablement l'importance, la valeur ou la conservation du patrimoine communal, à l'exclusion de son entretien courant. Il comprend également les subsides et prêts consentis à cette même fin, les participations et placements de fonds à plus d'un an ainsi que les remboursements anticipés de la dette. Tous les investissements dont la réalisation est projetée au cours de l'année budgétaire doivent être repris au service extraordinaire. La recherche de toutes les subventions possibles est une nécessité impérieuse qu'il convient de mettre en oeuvre dans toutes les hypothèses. Par ailleurs, et sans préjudice des crédits budgétaires disponibles, les investissements dans les énergies renouvelables sont encouragés. Je rappelle que, par référence aux articles 7 et 15 du Règlement général de la comptabilité communale, il est illégal de ne voter qu'une modification budgétaire extraordinaire isolée (c'est-à-dire sans voter simultanément une modification budgétaire ordinaire), sauf si cette modification budgétaire extraordinaire n'a aucun impact sur le service ordinaire. Je vous recommande d'inscrire les subventions extraordinaires dans le budget de l'exercice correspondant à celui au cours duquel la dépense sera engagée, ce qui apporte l'adéquation parfaite entre la recette et la dépense et rejoint les préoccupations de l'article 5 du R.G.C.C. Il conviendra donc de tenir compte de la promesse ferme sur adjudication, non de la promesse ferme sur projet. Le nouveau R.G.C.C. introduit désormais la notion de projet extraordinaire en son article 1er, 4°. Constitue un projet extraordinaire, l'ensemble des recettes et des dépenses affectées à un même investissement, de sa conception à sa finalisation complète. L'objectif de cette disposition est double, d'une part accroître la lisibilité des documents comptables et d'autre, simplifier les démarches administratives par l'informatisation d'un concept de projet extraordinaire qui permettra de relier les dépenses d'investissement et leur financement, de leur création budgétaire jusqu'à la fin des opérations de perception et de paiement. Un numéro unique par projet, relié à une base de données identifiant les investissements, permettra la génération des fiches de suivi des investissements ainsi que des tableaux de voies et moyens. Toute la documentation nécessaire et les modèles de documents (fiches de suivi, tableaux des voies et moyens par projet) sont disponibles sur le site : http://pouvoirslocaux.wallonie.be/jahia/Jahia/pid/470 Ou sur le site http://pouvoirslocaux.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Réglement général de la comptabilité communale > Vade mecum : mise en application du nouveau concept de "projet extraordinaire". IV.2. Petites dépenses d'investissement. Comptabilisation Il n'existe pas de méthode permettant de répondre simultanément et directement aux préoccupations de garder la trace des petits investissements en comptabilité et de conserver une classification précise des petits investissements en comptabilité budgétaire. L'utilisation du code économique 749-98 entraîne l'enregistrement des petits investissements dans les actifs immobilisés et en impose ainsi le suivi. L'amortissement de ce type d'investissements, dont la durée d'utilisation présumée est réduite, est fixé à un an par le R.G.C.C. lui-même. Si l'utilisation des articles budgétaires du service ordinaire permet de ventiler de manière plus précise les petits investissements, elle ne permet pas d'en assurer le suivi au travers des comptes particuliers. Les deux méthodes paraissent acceptables et pourraient être complétées, la première par une subdivision du code fonctionnel pour les communes et du code économique pour les C.P.A.S. permettant de ventiler les petits investissements de manière plus précise, la seconde par le report dans le fichier du patrimoine, à titre signalétique, des petits investissements réalisés au service ordinaire. Au delà de ces deux méthodes de comptabilisation, les communes peuvent, bien entendu, décider d'enregistrer les petits investissements comme les investissements "classiques" dans les différents articles budgétaires du service extraordinaire. IV.3. Délégation L'article L 1222-3 du CDLD permet de déléguer au Collège communal le choix du mode de passation des marchés relatifs à la gestion journalière de la commune, dans les limites des crédits inscrits à cet effet au budget ordinaire. Les Conseils communaux, par délibération spéciale, peuvent fixer, pour les petits investissements à inscrire au budget ordinaire, des montants limités, d'une part par marché, et, d'autre part, par unité de bien. IV.4. Travaux subsidiés Le programme triennal des travaux 2010-2012 fera l'objet d'instructions spécifiques de la Direction générale opérationnelle des Routes et des Bâtiments. IV.5. Boni des exercices antérieurs Il importe d'être prudent dans l'utilisation du boni du service extraordinaire des exercices antérieurs qui apparaît au tableau de synthèse du budget. Un tel boni ne peut jamais être affecté sans discernement à la couverture de dépenses extraordinaires. Il est absolument indispensable d'en dégager d'abord les éléments constitutifs réellement disponibles, faute de quoi l'équilibre du service peut être rompu. Sauf des circonstances particulières à justifier, une commune ne peut conserver un important boni extraordinaire inemployé, alors qu'elle pourrait éviter des emprunts. Ceci est d'ailleurs conforme au principe des articles 25 et suivants du Règlement général de la comptabilité communale que je vous invite à appliquer plus fréquemment, afin d'éviter de conserver indéfiniment des « queues » d'emprunts inutilisées et (parfois) coûteuses. Je vous invite donc à constituer un fonds de réserve extraordinaire non affecté avec les bonis cumulés des exercices antérieurs, et de l'alimenter de cette façon chaque exercice. J'insiste toutefois de façon générale (ceci visant les services ordinaire et extraordinaire) pour qu'un fonds de réserve ne soit constitué ou augmenté que s'il est soutenu par une réalité comptable pour au moins 50 % du montant concerné. IV.6. Réserves extraordinaires Il est précisé que le droit est constaté en "prélèvement de la réserve extraordinaire" au moment de l'engagement de la dépense extraordinaire. Si l'imputation est inférieure à l'engagement, le droit constaté à l'article 995-51 sera rectifié dans la mesure où la correction a lieu au cours du même exercice. S'il s'agit d'un engagement reporté, l'excédent prélevé sera annulé par l'imputation d'une dépense extraordinaire sur l'article 955-51 et la réserve ainsi réajustée. IV.7. Marchés publics Tant que les crédits nécessaires et suffisants n'auront pas été prévus au budget et n'auront pas été définitivement approuvés, les autorités communales s'abstiendront d'attribuer des marchés de travaux, de confier des études à des auteurs de projet ou de contracter des emprunts conformément au R.G.C.C. Je tiens à préciser pour éviter toute confusion que le montant comptable de l'engagement d'un marché est celui découlant de l'attribution de ce marché, ceci permettant par ailleurs d'éviter des emprunts supérieurs à cette attribution. Le marché d'honoraires et le marché en lui-même peuvent être rattachés au même article budgétaire (et être couverts par un seul emprunt), mais ils n'en constituent pas moins deux marchés distincts nécessitant chacun sa procédure (sauf exceptions comme les marchés de promotion). La circulaire du 8 janvier 2008 propose une série de « check lists » dans le cadre de la passation des marchés de travaux, fournitures et services à l'adresse suivante : http://pouvoirslocaux.wallonie.be/jahia/Jahia/pid/513 Ou sur le site http://pouvoirslocaux.be > Aides juridiques et diverses > Marchés publics > Check-list "Marchés publics" Ces documents élaborés avec le concours de spécialistes en matière de marchés publics, et testés sur le terrain, sont conçus pour servir de guide chronologique dans les étapes du processus d'un marché public, de la délibération de principe jusqu'au paiement. L'usage de ceux-ci sous forme papier ou sous une forme informatique similaire constitue une bonne pratique essentielle. Nous rappelons toutefois qu'elle ne dispense pas le Receveur de son devoir de contrôle de légalité. L'objectif de ces documents est double puisqu'ils servent à la fois de document de contrôle interne et d'assistance au suivi. Quant à l'application de la réglementation en matière de marchés publics, je vous rappelle que vous pouvez toujours vous adresser à la Direction générale opérationnelle 5 - Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé du Service public de Wallonie pour toutes les questions ou problèmes pratiques que vous rencontrez. L'attention des autorités locales est attirée : - sur la loi du 15 juin 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer2 relative aux marchés publics et à certaines marchés de travaux, de fournitures et de services (Moniteur belge du 15 février 2007 - à noter spécialement que les articles 2, 4°, 15, 31, 77, 3° et 79 sont déjà d'application) et sur la loi du 16 juin 2006 relative à l'attribution, à l'information aux candidats et soumissionnaires et au délai d'attente concernant les marchés publics et à certaines marchés de travaux, de fournitures et de services (Moniteur belge du 15 février 2007, dont l'entrée en vigueur sera fixée par le Roi). - sur la loi du 3 décembre 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/12/2005 pub. 26/01/2006 numac 2005003870 source service public federal finances Loi contenant le règlement définitif des budgets d'organismes d'intérêt public pour l'année 1995 fermer prévoyant l'indemnisation des indépendants suite à des travaux publics (Moniteur belge du 2 février 2006) telle que modifiée par la loi programme du 22 décembre 2008 (Moniteur belge du 29 décembre 2008).Le fonds d'indemnisation est désormais financé par une dotation fédérale indexée annuellement. Il n'y a donc plus d'inscription budgétaire d'une quote-part communale (en tant que maître d'ouvrages) dans le fonds d'intervention à prévoir. Tous les renseignements voulus sont consultables sur le site http://www.travauxpublics-independants.be Je vous rappelle à toutes fins utiles que l'article L 1312-1 du Code de la démocratie et de la décentralisation a été complété par le décret du 8 décembre 2005 (article 24 - Moniteur belge du 2 janvier 2006) modifiant certaines dispositions du Code de la démocratie et de la décentralisation et prévoit dorénavant la communication en annexe aux comptes annuels, outre le rapport visé à l'article L - 1222-23, de " la liste des adjudicataires de marchés de travaux, de fournitures ou de services pour lesquels le Conseil communal a choisi le mode de passation et a fixé les conditions." La communication de cette liste est de nature à éclairer le Conseil communal sur le suivi des dossiers de marchés publics qu'il a initiés mais dont il ne connaît pas automatiquement le résultat, étant donné que l'attribution des marchés est de la compétence du Collège (articles L 1222-3 et -4 du même code). Cette liste doit être jointe aux comptes depuis l'exercice 2005. IV.8. Investissement par leasing Les investissements financés par leasing doivent figurer au budget extraordinaire sous des articles de dépenses 748-5x pour le montant de l'investissement et sous un article de recette 961-53 pour le montant emprunté. La procédure de souscription d'un leasing est exactement similaire à celle d'un emprunt traditionnel. Les charges périodiques de leasing figurent au budget ordinaire (voir point III.4b). IV.9. Achat et vente de biens immobiliers Je vous invite à vous référer aux circulaires du 20 juillet 2005 relative aux modalités à respecter en matière de vente et d'acquisition de biens immobiliers et du 9 janvier 2006 relative aux acquisitions de biens immobiliers par les régies autonomes. CHAPITRE II. - Directives pour les centres publics d'action sociale TITRE Ier. - Directives générales I.1. Définitions de base Il est essentiel de retenir que les articles budgétaires de dépenses sont limitatifs, c'est-à-dire que le montant prévu ne peut être dépassé, sauf trois exceptions : premièrement, les articles relatifs à un prélèvement d'office; deuxièmement, les ajustement internes de crédits au sein d'une même enveloppe budgétaire, sans que soit dépassé le montant global initial de l'enveloppe. Forment une enveloppe budgétaire les allocations portées aux différents articles qui ont la même nature économique dans un même code fonctionnel, la nature économique étant identifiée par les deux premiers chiffres du code économique (cfr. : article 91 loi organique); et troisièmement, les dépenses sociales (cfr : art 88, § 2, loi organique). I.2. Calendrier légal J'attire votre attention sur la nécessité de veiller à respecter au mieux les prescrits légaux concernant les dates de vote budgétaire et comptable, traduisant ainsi la rigueur d'efforts parfois difficiles mais nécessaires afin de pouvoir disposer dès le début de l'exercice financier, d'un budget, et encore plus de comptes annuels visant rapidement à l'arrêt de la situation réelle du C.P.A.S. Pour mémoire, le budget doit être approuvé par le Conseil communal avant le 15 septembre (article 88 loi organique) et le compte de l'exercice précédent (x - 1) au plus tard au 1er juin de l'exercice x (article 89 loi organique). I.3. Règles de forme Certaines précisions doivent être apportées en ce qui concerne les codes économiques : - 831/3341-07 : prise en charge de frais d'hébergement dans une MR/S gérée par le centre. - 831/3342-07 : prise en charge des frais d'hébergement dans une MR/S gérée par une institution publique ou une ASBL - 831/3343-07 : prise en charge des frais d'hébergement dans une MR/S gérée par un organisme privé. - xxx/465-xx : subside de la Région wallonne dont : - 84010/xxx-xx : dépenses du plan de cohésion sociale (cfr. partie communes : II,11) - 8451/465-07 : prime de la Région wallonne en faveur de l'engagement d'article 60 - xxx/467-xx : subside de l'Etat fédéral dont : - xxx/467-06 : Activa - xxx/467-07 : Titres services - xxx/467-08 : SINE - xxx/485-xx : subside d'autres institutions publiques à préciser (C.F.,O.N.E., F.S.E.,...) La rigueur dans la forme impose notamment la stricte conformité aux classifications fonctionnelle et économique normalisées et à la classification normalisée des comptes généraux et particuliers (arrêté ministériel du 23 mai 1997 fixant la classification fonctionnelle et économique, la classification des comptes généraux et particuliers, et les documents comptables en exécution de l'arrêté du gouvernement wallon relatif à la comptabilité des centres publics d'action sociale, tel que modifié par les arrêtés ministériels des 12 janvier 1998, 10 janvier 2000, 15 juillet 2004, 12 janvier 2006 et 22 janvier 2009). Les modèles de documents comptables tels que définis par l'arrêté ministériel du 23 mai 1997 sont de stricte application. Dans cette perspective, la règle de forme devient également une règle de fonds Le budget doit obligatoirement comprendre l'ensemble des prévisions de recettes et de dépenses ainsi que les annexes, la note de politique générale ainsi que le rapport établi en application de l'article 26bis, § 5, de la loi organique relatif aux économies d'échelles et aux suppressions des doubles emplois ou chevauchements d'activités du C.P.A.S. et de la commune. I.4. Avis préalables L'article 12 du R.G.C.C. stipule que : « Le Conseil de l'Action sociale établit le projet de budget après avoir recueilli l'avis d'une commission où siègent au moins un membre du bureau permanent désigné à cette fin, le secrétaire et le receveur du Centre. Cette commission doit donner son avis sur la légalité et les implications financières prévisibles du projet de budget, en ce compris la projection sur plusieurs exercices de l'impact, au service ordinaire, des investissements significatifs. Le rapport écrit doit faire apparaître clairement l'avis de chacun des membres, tel qu'émis au cours de la réunion, même si l'avis doit être présenté d'une manière unique. Ce rapport doit être joint au projet de budget et présenté au comité de concertation pour avis, au conseil communal pour approbation et doit être soumis à l'autorité de tutelle. Cette procédure doit être également appliquée à toutes les modifications budgétaires ultérieures. » L'absence de l'avis de cette commission ne peut donc que conduire à la non approbation du budget (ou de la modification budgétaire) concerné(
5. e)ou son annulation par le Gouverneur. J'attire votre attention sur certains points : 1) la désignation du membre du bureau permanent au sein de la commission d'avis peut être réalisée par le bureau permanent;2) ce rapport est présenté lors d'une réunion annuelle commune et publique du conseil communal et du conseil de l'action sociale.Il convient que cette réunion commune soit tenue avant la séance du Conseil de l'Action sociale au cours de laquelle l'adoption du budget est portée à l'ordre du jour. Vous trouverez toutes les informations utiles ainsi qu'un modèle d'avis adapté aux C.P.A.S. sur le site : http://pouvoirslocaux.wallonie.be/jahia/Jahia/lang/fr/pid/472 Ou sur le site http://pouvoirslocaux.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Règlement général de la comptabilité communale > Vade mecum : téléchargement > Modélisation de l'avis rendu par la Commission budgétaire (article 12 du R.G.C.C.) > Modèle de rapport de la Commission budgétaire, documents à télécharger. Par ailleurs, en vertu de l'article 26bis , § 5 de la loi organique, le comité de concertation veille à établir annuellement un rapport sur l'ensemble des synergies existantes et à développer entre la commune et le centre public d'action sociale. Ce rapport est également relatif aux économies d'échelle et aux suppressions des doubles emplois ou chevauchements d'activité du centre public d'action sociale et de la commune. Ce rapport est annexé au budget du centre. I.5. Présentation Afin d'assurer une bonne lisibilité des documents : 1° les services ordinaires et extraordinaires doivent être présentés en deux livrets distincts;2° les dépenses et recettes peuvent être présentées soit sous la forme d'une liste continue (les dépenses précédant les recettes) soit en regard les unes des autres;dans cette hypothèse, il convient que les dépenses figurent sur les pages de gauche et les recettes sur les pages de droite; 3° toute modification dans la classification des recettes ou des dépenses rendant inopérante la comparaison avec les exercices antérieurs doit être explicitement mentionnée dans l'annexe. I.6. Tableau de synthèse Ce tableau revêt une importance particulière car il permet d'inscrire aux exercices antérieurs du budget le résultat escompté de l'exercice précédent. Les données qui y sont mentionnées doivent donc être dûment justifiées et, comme l'ensemble des crédits repris au budget, représenter une estimation suffisamment précise. Il ne s'agit pas d'une simple annexe au budget, mais d'un élément fondamental et indissociable de celui-ci. Les articles budgétaires relatifs à la reprise des résultats présumés (000/951-01, 000/951-51,...) doivent obligatoirement figurer de manière distincte dans le corps du budget, aux exercices antérieurs. Le tableau de synthèse présente une vue des résultats budgétaires : - réels pour l'année pénultième (résultat budgétaire du compte); - présumés pour l'année précédente (budget avec les dernières modifications budgétaires et adaptations); - budgétisés pour l'année budgétaire en cours. Dans la présentation du tableau, ces trois parties sont indépendantes les unes des autres : les résultats ne doivent pas être additionnés les uns aux autres dans la mesure où ils figurent déjà dans les reports. Le volet du tableau de synthèse relatif à l'année précédant l'exercice comprend trois parties distinctes
6. a)Première partie (après la dernière modification budgétaire) Cette partie reprend les prévisions de recettes ainsi que les prévisions de dépenses telles qu'elles ressortent de la dernière modification budgétaire arrêtée par le Conseil de l'action sociale. Ainsi que mentionné ci avant, le résultat du compte de l'année pénultième a déjà été reporté par modification budgétaire avant l'établissement du budget.
7. b)Deuxième partie (adaptations) Cette partie reprend, tant en prévisions de recettes qu'en prévisions de dépenses, les modifications au budget précédant l'exercice, non déjà intégrées dans une modification budgétaire. Le tableau de synthèse est un document essentiellement technique qui ne peut contenir que des constats de prévisions de recettes ou de dépenses en plus ou en moins générées par des faits ou des situations qui sont intervenus en fin de l'exercice précédent. Il ne peut servir à apporter de nouvelles modifications au budget précédent (pour ce faire, une modification budgétaire classique est indispensable) sauf s'il s'agit d'enregistrer des droits constatés en plus ou en moins ou des annulations de dépenses portées en compte après les dernières modifications budgétaires de l'exercice précédent. Il n'est pas permis d'y imputer des augmentations de dépenses qui constitueraient en fait des dépassements de crédits existants, sauf s'il s'agit de prélèvements d'office. Ces modifications seront, comme de coutume, détaillées dans un état récapitulatif signé par le receveur qui déclarera en avoir pris connaissance. En ce qui concerne les diminutions de crédits de dépenses, le Conseil de l'action sociale et le receveur devront tenir compte des ajustements repris en annexe du tableau de synthèse afin d'éviter d'engager, imputer et payer au-delà des limites des nouveaux crédits. Pour ce faire, il est essentiel que les programmes informatiques tiennent compte des adaptations de crédits induites par le tableau de synthèse.
8. c)Troisième partie (après adaptations) Cette partie reprend simplement le total des deux parties précédentes et ne demande aucune explication complémentaire. Le budget de l'exercice La partie du tableau de synthèse réservée au budget de l'exercice reprend les prévisions de recettes et de dépenses de l'exercice. La différence entre ces deux éléments donne le résultat budgétaire présumé à la date du 31 décembre de l'exercice. I.7. Annexes Les annexes justifiant certains crédits seront jointes, et notamment : - la liste nominative des locataires et fermiers; - le tableau des emprunts du C.P.A.S., présenté par emprunt, avec récapitulation; - le tableau d'évolution de la dette du C.P.A.S. (couvrant six exercices, deux avant et trois après l'exercice courant) intégrant toutes les prévisions d'emprunts futurs et leur remboursement. Il convient également de mentionner les remboursements anticipés qui auraient été effectués au cours de la période considérée; - le tableau du personnel du C.P.A.S. (hors article 60) assorti d'une note reprenant le plan d'embauche et de promotion de l'année budgétaire (ce qui permet une gestion prévisionnelle affinée et une parfaite information des conseillers); - le tableau d'évolution des charges de dettes échues depuis cinq ans; - la liste des garanties de bonne fin accordées par le C.P.A.S. à des tiers (toute personne physique ou morale); - la liste des ASBL et autres associations subventionnées par le C.P.A.S. qui précisera tout type de participation et les montants leur attribués s'ils sont équivalents ou supérieurs à 1.250 euros. Les articles L 3331-1 à -9 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation (intégrant la loi du 14 novembre 1983) fixent les règles d'octroi et de contrôle des subventions. Je rappelle que : * les bénéficiaires de subventions inférieures à 1.239,47 euros sont, a priori, exonérés de l'obligation de fournir comptes, bilan ou budget lors de la demande sauf si le Conseil en décide autrement; * pour les subventions entre 1.239,47 euros et 24.789,35 euros, les obligations de fournir des documents comptables et financiers s'appliquent, sauf au Conseil, par une délibération, d'en exonérer le bénéficiaire en tout ou partie; * pour les subventions supérieures à 24.789,35 euros, les bénéficiaires doivent sans restriction joindre à leur demande et transmettre a posteriori les documents comptables et financiers utiles afin permettre un contrôle de l'emploi des subventions accordées. - le tableau de la situation et des mouvements des réserves et provisions présentant clairement leur évolution en fonction des dotations et utilisations prévues au budget (avec remise à jour lors de chaque modification budgétaire s'il échet); - le programme d'investissements et des voies et moyens de financement reprenant le programme détaillé par article budgétaire des dépenses d'investissements pour l'exercice et les moyens de financement y afférents. On notera que : - le tableau doit reprendre tous les investissements prévus et non seulement les travaux (il s'agit donc de reprendre également des investissements significatifs en matériel de bureau ou en matériel roulant par exemple); - figurent dans le tableau des investissements les travaux internes effectués en régie à charge du service ordinaire. - il doit correspondre aux crédits figurant dans le budget - il doit être fourni à chaque modification budgétaire Complémentairement aux annexes qui doivent déjà être obligatoirement jointes au projet de budget présenté au Conseil de l'action sociale et au budget soumis ultérieurement à la tutelle, j'attire l'attention des autorités des C.P.A.S. dont la commune est soumise à plan de gestion (CRAC - Tonus axe 2...) sur la nécessité d'y adjoindre le plan de gestion actualisé ainsi que l'ensemble des pièces et documents permettant d'en assurer le suivi. Ce plan de gestion tiendra compte de la note de méthodologie d'application et notamment des balises relatives aux dépenses de personnel, de fonctionnement et de dette, ainsi que de la circulaire du 27 janvier 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/05/1999 pub. 10/06/1999 numac 1999000487 source ministere de l'interieur et ministere de la justice 13 MAI 1999 - Loi relative aux sanctions administratives dans les communes fermer1 relative à l'actualisation des plans de gestion. En outre, je vous invite à joindre dans les pièces consultables du budget un récapitulatif du contentieux en cours ainsi qu'un descriptif de son état d'avancement afin de donner une information correcte aux conseillers. Cette information doit permettre notamment de mieux gérer le contentieux dans le temps et d'opérer une politique préventive. En ce qui concerne la transmission de ces documents aux conseillers de l'action sociale, ceux-ci seront clairement informés de leur droit à recevoir toutes les annexes. Les modalités de communication de ces annexes seront également précisées aux conseillers au plus tard au moment de l'envoi du budget. Ces annexes seront par contre impérativement communiquées à l'autorité de tutelle. Par ailleurs, l'absence d'une (ou de plusieurs) de ces annexes constitue un facteur susceptible d'allonger le délai d'exercice de la tutelle voire d'entraîner la non-approbation et/ou l'annulation de l'acte. Je vous engage donc vivement à transmettre un dossier parfaitement complet à l'autorité de tutelle. Enfin, dans un souci de clarté et de facilité, je vous invite à prévoir une table des matières des documents annexés au budget. I.8. Crédits provisoires L'adoption du budget en temps voulu permet au C.P.A.S. de disposer des crédits indispensables à son fonctionnement dès le début de l'exercice. Lorsqu'à la suite de circonstances particulières, le budget n'a pas encore été adopté par le Conseil de l'action sociale au 1er janvier de l'exercice, force est de recourir à des crédits provisoires appelés douzièmes provisoires (article 14 du R.G.C.C.). Dans le cas où le budget n'a pas encore été adopté, le Conseil de l'action sociale doit prendre une délibération particulière concernant le recours aux crédits provisoires qui devra être approuvée par le collège communal. Une telle décision doit être explicitement motivée par référence aux dites circonstances spécifiques; le simple constat que le budget n'est pas voté ne constitue pas en soi une motivation suffisante. Les crédits provisoires sont alors égaux au douzième des crédits budgétaires des dépenses ordinaires de l'exercice précédent. Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses d'aide sociale individuelles et du revenu d'intégration, à la rémunération du personnel, au paiement des primes d'assurances, des taxes et de toute dépense strictement indispensable à la bonne marche du service public. Dans ce dernier cas, l'engagement de la dépense ne pourra s'effectuer que moyennant une délibération motivée du conseil de l'action sociale approuvée par le collège communal. Si le budget a été adopté par le Conseil de l'action sociale mais n'a pas encore été approuvé par la tutelle au 1er janvier, le recours aux douzièmes provisoires est autorisé sans délibération spécifique supplémentaire. Les crédits provisoires sont alors égaux au douzième des crédits budgétaires de l'exercice en cours. Il convient de ne voter qu'un seul douzième à la fois et de préférence avant le début du mois concerné. On rappellera également que les crédits provisoires peuvent concerner les dépenses à engager dans le cadre d'actions spécifiques subsidiées lorsque le C.P.A.S. a reçu la notification de son droit à la subvention. Dans cette hypothèse spécifique, il est également permis d'utiliser les crédits provisoires pour engager des dépenses nouvelles prévues au budget de l'exercice et pour lesquelles aucun crédit budgétaire ne figurait au budget de l'exercice précédent. Par souci de précision, je signale qu'il est bien entendu que les chèques-repas octroyés par les C.P.A.S. peuvent bénéficier du régime des douzièmes provisoires pour autant que leur octroi soit prévu dans le règlement administratif du personnel. I.9. Modifications budgétaires Les modifications budgétaires sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget et toutes les règles de principe applicables au budget initial de l'exercice sont évidemment transposables aux modifications budgétaires de l'exercice (sauf stipulation contraire expresse), y compris les règles de tutelle. Les modifications budgétaires sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire. Chaque modification budgétaire ordinaire et/ou extraordinaire sera décidée par une seule et même délibération du conseil de l'action sociale. Le conseil de l'action sociale ne peut voter une modification budgétaire extraordinaire isolée sauf si elle n'a aucun impact sur le service ordinaire. Il n'y a pas de limites formelles dans le temps pour les premières modifications budgétaires, et notamment celle qui doit introduire, le plus rapidement possible après le vote du compte, dans le corps du budget, le résultat du compte de l'exercice précédent en application de l'article 10 du R.G.C.C. Il convient, toutefois, de limiter au maximum les modifications d'autres crédits trop tôt dans le courant de l'exercice, au regard de l'article 7 du R.G.C.C. Je souhaite donc que les C.P.A.S. évitent de prendre des modifications de ce type qui ne seraient pas justifiées par des événements particuliers avant le 1er mai de l'exercice. J'attire votre attention sur le fait qu'il découle clairement du R.G.C.C. (article 15) qu'il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement du C.P.A.S. et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date, et que la transmission tardive de ces modifications budgétaires à l'autorité de tutelle peut conduire à une absence de décision avant le 31 décembre de l'exercice, qui rendrait donc inexécutoires lesdites modifications et empêcherait tout engagement de crédits y prévus. De même, des modifications budgétaires soumises à l'autorité de tutelle après le 31 décembre de l'exercice ne peuvent que faire l'objet d'une décision formelle de non-approbation. Il vous appartient donc de veiller à ce que ces modifications budgétaires puissent être légalement exécutoires avant le 31 décembre de l'exercice (cfr ci-dessous point I.11.b). Il convient donc d'abord que le conseil communal se prononce sur ces modifications budgétaires de telle sorte qu'une éventuelle décision de la tutelle (collège provincial) puisse intervenir avant le 31 décembre, et ensuite que les modifications budgétaires de fin d'exercice soient impérativement transmises au Gouverneur avant la fin dudit exercice. Toute infraction à ce principe sera constatée et signalée afin de permettre aux autorités concernées d'en prendre bien conscience. J'attire votre attention toute particulière sur le fait que la poursuite de ces pratiques illégales en 2011 sera sanctionnée par des mesures d'annulation desdites modifications budgétaires, avec impact au niveau des comptes (rejet des dépenses engagées sur base des modifications budgétaires annulées et déficit corrélatif mis à charge du receveur). Je vous recommande aussi, dans un souci de clarté et de cohérence, et dans toute la mesure du possible d'éviter de voter de nouvelles modifications budgétaires alors que les précédentes n'ont pas encore approuvées. I.10. Report du résultat du compte L'article 10 du R.G.C.C. stipule que le résultat estimé des exercices antérieurs porté au budget tel qu'il a été établi par le tableau de synthèse est remplacé, par voie de modification budgétaire, par le résultat du compte dès que celui-ci est arrêté par le Conseil de l'action sociale. Le résultat des deux services doit être introduit concomitamment. En effet, je tiens à rappeler que l'article 10 du Règlement général de la comptabilité communale vise bien l'introduction en modification budgétaire x des résultats ordinaire et extraordinaire des comptes antérieurs x-1 (ce qui implique le cas échéant - mali au compte par ex - l'obligation d'équilibrer le budget x), et ceci même si le C.P.A.S. n'a pas voté de crédits extraordinaires pour l'exercice x (rare mais possible). L'article 10 susmentionné précise aussi que le Conseil de l'action sociale doit prendre les mesures propres à rétablir l'équilibre budgétaire lorsque le report du résultat de l'exercice antérieur provoque ou accroît un déficit global. Un retard dans l'arrêt des comptes pourrait donc compromettre la recherche des voies et moyens nécessaires à restaurer l'équilibre. I.11. Engagements des dépenses I.11.a. Article 02 (exercices antérieurs) Les modifications budgétaires évitent le recours abusif à l'article 02. Ne peuvent dès lors apparaître à l'article 02 que des sommes représentant des dépassements de crédits approuvés sur base du budget précédent et non pas des crédi